Persetujuan terhadap Project Charter menunjukkan pemahaman tentang tujuan yang dijelaskan dalam dokumen ini. Dengan telah ditandatanganinya Project Charter, setiap individu setuju pekerjaan pada proyek ini harus dimulai dan sumber daya yang diperlukan proyek dijelaskan disini.
285 Section 1. Project Overview
1.1 Problem Statement
Untuk mengembangkan sistem informasi pengolahan data pegawai pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah, proyek telah mengidentifikasi komponen-komponen utamanya yaitu bagaimana mengubah proses pengolahan data pegawai menjadi sistem yang terkomputerisasi.
1.2 Project Description
Untuk mengembangkan sistem yang berbiaya rendah dan mendukung mekanisme yang mampu meraih melayani kebutuhan pengguna terhadap penyebaran informasi dengan konsep sistem informasi pengolahan data pegawai.
1.3 Project Goals and Objectives
Proyek ini termasuk merencanakan dan mendistribusikan yang mendukung layanan untuk :
Menjadikan dinas sebagai pusat sistem informasi pengolahan data pegawai dengan biaya murah
Memfasilitasi penciptaan sistem baru
Mengurangi penggunaan kertas
Mengatasi keterbatasan pengadaan dan pengolahan data
1.4 Project Scope Project Includes
Ruang lingkup proyek ini mencakup dinas-dinas dengan pengolahan data pegawai yang ada di Kabupaten Bangka Tengah dan sekitarnya.
Proyek ini akan mencakup berbagai form yang berhubungan dengan pengolahan data pegawai.
286 Project Includes
Proyek ini akan menghasilkan sistem informasi pengolahan data pegawai yang mampu menyediakan berbagai sumber informasi dalam bentuk tampilan dekstop yang dibuat dari software Microsoft Visual Studio 2008.
Project Excludes
Proyek ini mencakup bagaimana memenuhi kebutuhan informasi pengolahan data pegawai di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah.
Proyek ini mencakup bagaimana memenuhi kebutuhan dokumentasi data-data lama dan baru sebagai bukti pengolahan data-data pegawai.
1.5 Critical Success Factors
Berdasarkan pengalaman dan data yang ada, kebanyakan proyek teknologi
informasi mengalami kegagalan karena kurang diperhatikannya tahap Pre-Conditioning dan tahap Managing Transition, bukan pada tahap Project
Management itu sendiri. Mengapa hal tersebut dapat terjadi ? pimpinan perusahaan merupakan kunci penanggung jawab dari setiap inisiatif dan pelaksanaan proyek yang ada di dalam perusahaan. Setiap keputusan terhadap perencanaan dan pelaksanaan proyek teknologi informasi pasti memiliki tujuan yang sejalan dengan strategi perusahaan (alignment phenomena). Jika tujuan tersebut bersifat jangka pendek dan manfaat teknologi informasi tersebut dapat diukur, maka hal ini tidak menjadi masalah.
Namun, jika tujuan yang ingin dicapai memiliki proyeksi waktu jangka menengah dan panjang, terlebih-lebih dengan adanya manfaat teknologi informasi yang bersifat intangible, maka komitmen pimpinan perusahaan merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh dinas, dalam hal ini adalah komitmen Kepala Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah. Komitmen tersebut tidak saja berarti yang bersangkutan harus memiliki semangat dan keinginan untuk secara sungguh-sungguh berperan dalam merencanakan dan memonitor proyek yang ada, komitmen ini juga berpengaruh
287
dalam rupa persetujuan untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya seperti waktu, biaya dan tenaga yang dibutuhkan oleh proyek teknologi informasi terkait.
Kondisi inilah yang harus dimengerti oleh seluruh STAKEHOLDER sebelum sebuah teknologi informasi secara formal dinyatakan dimulai.
1.6 Assumptions
Proyek pengembangan Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pengolahan data pegawai yang berlangsung di dinas. Ada asumsi yang berkembang bahwa Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai membuat jasa percetakan mengalami kerugian karena format manual berubah menjadi format terkomputerisasi. Teknologi yang terkait dengan teknologi sistem informasi pengolahan data pegawai adalah teknologi yang mengubah proses kegiatan pengolahan data pegawai yang berlangsung di dinas lebih terpusat.
Sumber daya yang akan dijadikan materi sistem informasi adalah data Pegawai Negeri Sipil (PNS), surat permohonan cuti, surat izin cuti, kartu cuti Pegawai Negeri Sipil (PNS), surat pengantar kenaikan pangkat, surat keputusan kenaikan pangkat, surat pengantar kenaikan gaji berkala, surat keputusan kenaikan gaji berkala, surat pemberitahuan pensiun, surat pengantar pensiun, surat keputusan pensiun dan laporan-laporan yang berkaitan dengan pengolahan data pegawai. Pengembangan Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah menjadi sistem informasi pengolahan data pegawai diharapkan akan menjadi kemajuan besar dalam mendukung program pengolahan data pegawai di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah. Dengan tersedianya sistem informasi akan mengurangi kesulitan bagi bagian kepegawaian dan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam mendapatkan informasi pengolahan data pegawai yang cepat.
1.7 Constraints
Proyek tidak dikomunikasikan dengan jelas dari Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah ke Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
288
Terlalu sedikit peserta dalam proyek.
Ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung sistem informasi pengolahan data pegawai.
Kurangnya komitmen sumber daya manusia (waktu bagian kepegawaian).
Section 2. Project Authority and Milestones 2.1 Funding Authority
Proyek ini dibiayai oleh dana APBD Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah tahun anggaran 2012-2015. Proyek ini dilaksanakan dibawah kendali Kepala Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah yang bertanggung jawab kepada Bupati Bangka Tengah melalui Sekretaris Daerah.
2.2 Project Oversight Authority
Proyek ini dikontrol oleh Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah, sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap kelancaran proyek. Selain itu, proyek ini juga diawasi oleh Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah sebagai bentuk pertanggung jawaban penggunaan dana APBD.
2.3 Major Project Milestones
Milestone/Deliverable Planned Completion Date
1. Mulai Proyek 18 April 2014
2. Perencanaan Proyek 2 Mei 2014
3. Pelaksanaan Proyek 15 Agustus 2014 4. Pembelian Barang untuk Proyek 1 September 2014 5. Pengendalian Hasil Proyek 8 September 2014
6. Penutupan Proyek 18 September 2014
289 Section 3. Project Organization 3.1 Project Structure
Struktur oganisasi proyek :
Manager Proyek
Analysis System
Accountant
Network Administrator
Database Administrator
Programmer
Software Developer
Tester Manager
Team Member
3.2 Roles and Responsibilities
Role Responsibility
Manager Proyek
Bertanggung jawab mulai dari merekrut anggota tim sampai proyek dapat disimpulkan.
Analysis System Bertanggung jawab mulai dari mengidentifikasi kebutuhan awal sistem.
Accountant Bertanggung jawab mulai dari tahap perencanaan anggaran proyek sampai penutupan proyek.
Network Administrator
Bertanggung jawab mulai dari tahap pelaksanaan, khususnya saat merancang LAN sampai sistem terimplementasi.
Database Administrator
Bertanggung jawab mulai dari tahap pelaksana, khususnya saat analisa sampai sistem terimplementasi.
Programmer Bertanggung jawab mulai dari mendesain program.
Software Developer
Bertanggung jawab membangun perangkat lunak untuk dipakai dalam pengembangan sistem informasi pengolahan data pegawai.
290
Tester Manager Bertanggung jawab mulai dari pengujian sistem sampai training operator.
Team Member Bertanggung jawab dalam mendukung pengerjaan proyek dari tahap perencanaan sampai penutupan proyek.
3.3 Project Facilities and Resources
Resource Requirement Responsibility
Fasilitas ruang kantor Adanya ruang kantor memudahkan kerja anggota tim proyek.
Peralatan komputer Membantu pekerjaan tim proyek untuk membuat sistem informasi.
Peralatan kantor dan alat tulis kantor
Membantu dokumentasi proyek.
Section 4. Points of Contacts
Primary Contact Organization Phone Email Silvia Ayu
Christina
PT. Qwerty 087797162776 [email protected]
Secondary Contact
Organization Phone Email
Dewita Megasari PT. Cahaya Abadi
085788332054 [email protected]
Section 5. Glossary
Data-data tentang pengolahan data pegawai adalah sumber daya dinamis, oleh karena itu harus ada peninjauan terus-menerus dan pembaharuan update untuk memastikan bahwa data relevan dengan pengguna/ stakeholder.
291
Menggolongkan/ mengelompokkan data-data pegawai harus dilakukan mengingat tujuan dari pengolahan data pegawai adalah mengorganisasikan data-data dengan teknik pengolahan yang terstruktur.
Beberapa kegiatan yang nantinya akan dilakukan harus dengan persetujuan dari bagian-bagian yang berwenang, setidaknya sekali dalam sebulan.
Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah harus objektif dan relevan terhadap pengolahan data pegawai tersebut.
292