V. IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI PERUSAHAAN
5.1 APLIKASI PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN
Subbab ini merupakan analisis terhadap proses yang dilakukan oleh PT Petrokimia Gresik dalam implementasi perangkat lunak PSP pada tahap pertama. Pembahasa n perangkat lunak IFS (Industrial and Financial Systems) dianalisis dari sudut pandang perangkat keras, perangkat lunak dan manajemen pelaksananya. Data spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak dan aktifitas manajemen pelaksana diper oleh dari dokumentasi implementasi perangkat lunak pada tahap pertama.
5.1.1 Perangkat Keras
Perangkat yang digunakan untuk sistem yang diterapkan mengacu kepada dokumen implementasi perangkat lunak PSP, disesuaikan dengan spesifikasi yang disyaratkan oleh pengembang perangkat lunak dan kondisi yang ada pada PT Petrokimia Gresik, yakni terdiri dari :
a. Personal Computer sebagai Client, memiliki spesifikasi sistem operasi windows, sedangkan oracle client dan cristal report sebagai pelengkap fungsi serta internet explorer (IE) maupun netscape navigator sebagai browsernya.
b. Server terbagi beberapa jenis, yakni internet server dengan sistem operasi WinNT maupun freeBSD, bertugas mengelola FTP, Proxy, DNS dan Email.
Kemudian database server berupa HP-9000 server series dengan spesifikasi processor 2 PA8700 650 Mhz, memori 4 GB dan harddisk drive 2 x 36 GB, bertugas mengelola secara terpusat seluruh data yang beredar di dalam sistem. Terakhir adalah application server dengan spesifikasi yang sama dengan database server, namun bertugas untuk mengelola rutin aplikasi yang diakses oleh komputer klien.
c. Jasa jaringan internet memanfaatkan leased line dari Telkom
d. Untuk distribusi jaringan dimanfaatkan hub, router dan switch sebagai pengatur lalu lintas data.
Secara skematik, konfigurasi perangkat keras dan alur jaringan yang menghubungkannya, dapat dilihat pada Gambar 10 berikut.
Gambar 10. Konfigurasi jaringan PT Petrokimia Gresik 5.1.2 Perangkat Lunak
a. Spesifikasi
Perangkat lunak yang digunakan memiliki spesifikasi sebagai berikut : Product Database ORACLE (versi : 9.2.0.1)
Lisensi : 30 lisensi user, Full Use, Standard Engine, Name User, Multi Server
b. Modul Tahap I
Aplikasi IFS yang diimplementasikan dalam tahap I meliputi: § IFS Financials : - IFS\General Ledger - IFS\Account Payable - IFS\Account Receivable - IFS\Financial Ledger - IFS\Fixed Assets - IFS\Report Generator § IFS Distribution : - IFS\Inventory - IFS\Purchasing - IFS\Invoicing - IFS\Customer Orders § IFS Human Resources :
- IFS\Payroll - IFS\Personal Admin § IFS Maintenance : - IFS\Equipment - IFS\Preventive Maintenance - IFS\Work Request - IFS\Work Processing - IFS\Project
§ IFS Business Performance
- Basis Application (versi: 2003) - Crystal Reports
Lisensi: 5 user license
Perangkat lunak tersebut tidak dapat begitu saja diinstalasi tanpa kustomisasi. Namun untuk menghindari kehilangan fokus dalam keseluruhan fase perencanaan sumberdaya perusahaan ini, maka digunakan
manaje men kustomisasi menggunakan suatu metode yang disebut Application Implementation Methodology with Package Development Methodology (AIM-PDM). Dengan menggunakan metodologi ini dapat dipastikan diperoleh:
- Akurasi yang tinggi
- Kecepatan tinggi yang disertai kualitas tinggi - Mudah dijadwal
- Penanggung jawab yang jelas
- Mudah dalam mengalokasikan personil - Mudah ditelusuri setelah selesai proyek
Metodologi membagi pekerjaan pembuatan ke dalam paket–paket yang pada umumnya dapat dibuat dalam batas waktu yang ditetapkan oleh beberapa Technical Consultant (1~4 orang). Aktivitas ini berjalan dalam rencana waktu yang jelas. Sejumlah kustomisasi dapat dilaksanakan secara paralel sehingga dapat menghemat waktu pengerjaan proyek.
Lebih lanjut, proses implementasi kustomisasi IFS dilakukan dalam batasan waktu yang jelas untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang terdiri dari pembuatan spesifikasi, pembuatan program, internal test , PG (PT Petrokimia Gresik) test, feedback dan diakhiri PG test akhir dan persetujuan. Beberapa keuntungan dari strategi implementasi ini adalah:
- Testing terkoordinasi dengan pembuatan program dan aktivitas lainnya seperti pembuatan rutin kerja dan tidak terkonsentrasi pada akhir proyek.
- PG menyetujui fungsi-fungsi dalam skala kecil sehingga permasalahan-permasalahan kecil tidak akan menyebabkan tertundanya proyek.
- Kustomisasi dilakukan paralel sehingga mempercepat proses implementasi.
- Spesifikasi dibentuk secara bersamaan dengan pembuatan program sehingga PG dapat mengetahui dengan jelas bagaimana produk akhir bekerja.
- ASP (PT Aksesa Sistimindo Pratama) menerima input balik secara terus menerus mengenai kualitas dari program sehingga pada akhirnya tidak diharapkan adanya bugs yang tertinggal dan produk akhir akan memuaskan pihak PG.
- Proyek akan bergulir lebih baik dan tim akan bekerja lebih efektif apabila dalam waktu yang pendek bekerja untuk skala kecil dari pada bekerja untuk waktu yang panjang untuk mencapai target yang besar.
- Akan memperkecil manajemen resiko karena PG maupun ASP akan mengetahui lebih cepat apabila ada kemungkinan tertundanya proyek. Penyebab dari keterlambatan lebih mudah teridentifikasi diwaktu yang lebih awal sehingga penanggulangan pun dapat dilakukan lebih cepat dengan biaya minim.
Agar metodologi ini dapat bekerja baik maka syarat-syaratnya adalah: - Solution report /blue print disepakati terlebih da hulu sebelum
memulai kustomisasi.
- Alokasi personil tim PG yang tetap. - Urutan proses impelementasi diikuti.
- Memahami masing-masing tanggung jawab baik ASP sebagai pembuat program dan pihak PG sebagai penerima produk.
- Kustomisasi yang di luar lingkup kerja ditempatkan secara terpisah agar bisa menjadi prioritas yang lebih rendah dari kustomisasi didalam ruang lingkup pekerjaan.
Kustomisasi yang dilakukan dengan prioritas dan tingkat kerumitan dalam merealisasikannya secara lebih jelas dapat dilihat pada Lampiran 4. 5.1.3 Manajemen Pelaksana
Secara organisasi, mengacu kepada dokumen operasi implementasi sistem PSP, manajemen organisasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik dalam melaksanakan proses tersebut terdiri dari :
A. Panitia Pengarah Proyek (PPP)
PPP umumnya terdiri dari top manajemen dari pihak PG (PT Petrokimia Gresik) dan IFS/ASP.
B. Manajer Proyek ASP (MP ASP)
MP ASP (Aksesa Sistimindo Pratama) bertanggung jawab atas kualitas kegiatan sehari-hari dari implementasi yang dilaksanakan oleh personil ASP dan memberikan penjelasan kepada MP PG.
C. Manajer Proyek PG (MP PG)
PG menunjuk seorang MP internal untuk bekerja bersama MP ASP untuk mengikuti tahapan implementasi. MP PG akan menempatkan waktu 80%~100% selama implementasi berlangsung.
D. Konsultan Aplikasi ASP (KA)
Tim teknis yang menentukan arah aplikasi perangkat lunak E. Konsultan Teknik ASP (KT)
Tim teknis yang melaksanakan keputusan yang diambil oleh KA
Selain komponen organisasi tersebut, dibentuk pula tim yang melaksanakan fungsi spesifik untuk memastikan kelancaran dari proses penerapan perencanaan sumberdaya perusahaan ini. Hal ini dibutuhkan karena waktu yang lama dan tingkat kerumitan yang tinggi akan sangat kritis terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Tim yang dibentuk disebut sebagai PG Project Core Team, yang terdiri dari manejer proses bisnis yang mempunyai pengetahuan mendalam mengenai proses yang akan ditangani oleh IFS Application. Project Core Team juga diharuskan menyediakan waktunya untuk keperluan implementasi serta diharapkan personil yang ditunjuk dapat mewakili PG untuk memberikan masukan-masukan kepada implementasi selain mampu berkomunikasi secara efektif. Efektif yang dimaksud dalam hal ini adalah menjamin bahwa pendapat-pendapat dan hal-hal yang menjadi titik perhatian rekan-rekan dari bagian yang sama disampaikan, dianalisis dan ditangani dalam implementasi. Di samping itu, hasilnya disampaikan kembali kepada rekan-rekan tersebut. Adapun tim-tim yang dibentuk didalamnya adalah : F. Project Core Team, terdiri dari
- Key Person – PG, merupakan koordinator per bidang manajemen
- Key User – PG, merupakan pelopor dan peletak dasar pemanfaatan modul - Tim Manajemen Perubahan – PG, merupakan pengelola sumberdaya manusia
- System Administrator – PG, merupakan tim teknis implementor aplikasi. Masing-masing tim manajemen tersebut dibentuk dengan fungsi tersendiri seperti yang telah dijabarkan diatas. Cakupan keputusan yang dapat diambil oleh tim tersebut secara umum dapat dilihat pada Tabel 5, sedangkan seluruh fungsi dan tugas tim manajerial pelaksanaan implementasi aplikasi PSP dapat dilihat secara lengkap pada Lampiran 5.
Tabel 5. Otorisasi pengambilan keputusan
Jenis Keputusan Pedoman Pengambilan Keputusan Pengambil
Keputusan
Ruang Lingkup Kontrak, Rencana Implementasi Awal PPP Perubahan Ruang
Lingkup
PG Solution Specification, Perubahan terhadap Rencana Implementasi
PPP
Kustomisasi PG Solution Specification, Rencana Implementasi dan
perubahan akibat kustomisasi
MP ASP, M P PG
Risk Management Risk Management, Rencana Implementasi MP ASP, M P PG
Meeting Notulen Rapat PPP/M P