VII. SISTEM EVALUASI IMPLEMENTASI PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN
7.3 UJI COBA
Untuk uji coba dilakukan penentuan parameter evaluasi PSP, bidang manajemen organisasi dan bidang evaluasi PSP. Dengan memanfaatkan data dummy sebagai data uji coba, dilakukan simulasi penentuan dengan memanfaatkan alat analisis MPE. Hal ini ditujukan sebagai cara untuk mengetahui apakah semua fungsi yang disediakan dapat digunakan dengan baik karena data sebenarnya tidak dapat diperoleh disebabkan kondisi yang telah disebutkan sebelumnya.
7.3.1 Penentuan parameter evaluasi implementasi PSP
Penentuan memanfaatkan alat analisis metode perbandingan eksponensial secara manual. Tujuan dari penentuan ini agar mendapatkan alternatif parameter evaluasi yang dijadikan dasar untuk memasukkan pertanyaan yang sesuai untuk dievaluasi oleh pengguna sistem. Alternatif yang dibangun berdasarkan enam perspektif teknologi informasi dan komunikasi yakni Software resources, Hardware resources , Network resources, Data resources , People resources dan Organization resources. Kriteria yang dibangun untuk menilai adalah faktor-faktor evaluasi penerapan sebuah sistem yang disarankan oleh Stefanou (2001) demikian juga berlaku untuk penentuan bobot yang memiliki kisaran antara nilai 1-9. Pada Tabel 7 diperlihatkan hasil penilaian penentuan parameter evaluasi PSP.
Tabel 7. Penilaian alternatif parameter evaluasi implementasi PSP Nilai alternatif parameter evaluasi No Kriteria Bobot
Software Hardware Network Data People Organization
1 Level Strategis 9 9 7 6 6 7 8 2 Level Operasional 8 9 6 7 7 7 9 3 Keb.perusahaan dan batasannya 7 8 7 7 7 6 9 4 Produk ERP, vendor dan purna jual 7 9 6 6 9 9 8 5 Kebijakan pemilihan 8 9 6 6 6 6 6
Setelah dihitung menggunakan teknik MPE maka akan terlihat urutan prioritas alternatif para meter evaluasi, seperti yang terlihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Hasil perhitungan parameter evaluasi dengan MPE
Prioritas Alternatif Nilai MPE
Parameter prioritas 1 Software 480.394.052 Parameter prioritas 2 Organization 185.824.186 Parameter prioritas 3 Hardware 52.860.929 Parameter prioritas 4 People 44.816.318 Parameter prioritas 5 Data 23.128.625 Parameter prioritas 6 Network 18.625.592
Dari Tabel 8 dapat disimpulkan bahwa hasil simulasi menunjukkan prioritas pertanyaan evaluasi yang diberikan harus mengenai software dari PSP dan bobot
yang diberikan disesuaikan untuk setiap pertanyaan yang ada. Mengenai simulasi pertanyaan yang diberikan dan bobot masing-masing, terdapat pada Tabel 13. 7.3.2 Penentuan bidang manajemen organisasi
Penentuan memanfaatkan alat analisis metode perbandingan eksponensial secara manual. Tujuan dari penentuan ini agar mendapatkan alternatif bidang manajemen organisasi yang akan dijadikan kriteria dalam evaluasi tingkat keberhasilan implementasi PSP. Alternatif yang dibangun berdasarkan dokumentasi PT Petrokimia Gresik mengenai bidang manajemen yang berhubungan dalam penerapan perangkat lunak PSP. Kriteria yang dibangun untuk menilai adalah alternatif parameter hasil penentuan sebelumnya, karena sudah dalam susunan prioritas, maka bobot dummy yang diberikan disesuaikan dengan urutan tersebut sedangkan penilaian alternatif dilakukan menurut hasil kajian terhadap dokumentasi PT Petrokimia Gresik. Pada Tabel 9 diperlihatkan hasil penilaian penentuan parameter evaluasi PSP untuk bidang manajemen organisasi.
Tabel 9. Penilaian alternatif bidang manajemen organisasi Nilai alternatif bidang manajemen No Kriteria Bobot
Prod SDM Distrb Perawatan Finansial Tim TI Manajerial
1 Software 9 8 7 8 8 9 6 6 2 Organization 8 6 6 7 8 9 7 9 3 Hardware 7 7 7 7 7 7 9 8 4 People 6 8 8 8 8 8 9 9 5 Data 5 9 9 9 9 9 6 6 6 Network 4 8 8 8 8 8 8 8
Setelah dihitung menggunakan teknik MPE maka akan terlihat urutan prioritas alternatif bidang manajemen organisasi, seperti yang terlihat pada Tabel 10.
Tabel 10. Hasil perhitungan bidang manajemen organisasi dengan MPE
Prioritas Alternatif Nilai MPE
Bidang prioritas 1 Finansial 431.616.042 Bidang prioritas 2 Perawatan 152.143.776 Bidang prioritas 3 Distribusi 141.131.361 Bidang prioritas 4 Produksi 137.046.176 Bidang prioritas 5 Manajerial 55.764.882 Bidang prioritas 6 SDM 43.182.055 Bidang prioritas 7 TIM TI 21.168.779
Dari Tabel 10 dapat disimpulkan bahwa simulasi perhitungan menunjukkan prioritas bidang manajemen yang dievaluasi imple mentasi modulnya diberikan kepada finansial. Dokumentasi pelaksanaan implementasi memperlihatkan bahwa bidang manajemen finansial diutamakan dalam implementasi karena
mempengaruhi langsung kepada kinerja proses bisnis perusahaan sebagai distributor pupuk. Tim teknologi informasi (TI) merupakan bidang manajemen yang memiliki prioritas terendah karena bersifat sementara dan bertugas sebagai fasilitator dalam implementasi perangkat lunak PSP.
7.3.3 Penentuan bidang evaluasi PSP
Penentuan memanfaatkan alat analisis metode perbandingan eksponensial secara manual. Tujuan dari penentuan ini agar mendapatkan alternatif bidang evaluasi yang akan dijadikan kriteria dalam evaluasi tingkat keberhasilan implementasi PSP, sama seperti hasil yang diberikan dari penentuan bidang manajemen organisasi. Penentuan alternatif berdasarkan pengelompokan dari parameter evaluasi yang dibahas oleh Stefanou (2001) yang terdiri dari kebijakan manajerial, komposisi anggaran proyek dan kinerja sistem. Kriteria yang dibangun untuk menilai adalah alternatif bidang kerja hasil penentuan sebelumnya, karena sudah dalam susunan prioritas, maka bobot yang diberikan disesuaikan dengan urutan tersebut, sedangkan penilaian alternatif dilakukan menggunakan data dummy. Pada Tabel 11 diperlihatkan hasil penilaian penentuan parameter evaluasi PSP untuk bidang evaluasi.
Tabel 11. Penilaian alternatif bidang evaluasi Nilai alternatif bidang evaluasi No Kriteria Bobot
Kebijakan Anggaran Kinerja Sistem
1 Finansial 9 1 1 9 2 Perawatan 8 1 1 9 3 Distribusi 7 1 1 9 4 Produksi 6 1 1 9 5 Manajerial 5 9 6 1 6 SDM 4 1 1 9 7 TIM TI 3 1 9 1
Setelah dihitung menggunakan teknik MPE maka akan terlihat urutan prioritas alternatif bidang manajemen organisasi, seperti yang terlihat pada Tabel 12.
Tabel 12. Hasil pe rhitungan bidang evaluasi dengan MPE
Prioritas Alternatif Nilai MPE
Bidang prioritas 1 Kinerja Sistem 435.788.183 Bidang prioritas 2 Kebijakan Manajerial 59.055 Bidang prioritas 3 Anggaran 8.510
Dari Tabel 12 dapat disimpulkan bahwa simulasi perhitungan menunjukkan prioritas bidang evaluasi yang dilakukan dalam melihat tingkat keberhasilan dari implementasi perangkat lunak ERP adalah kinerja sistem. Nilai MPE bidang
evaluasi anggaran yang rendah disebabkan bobot dari tiap kriteria yang digunakan memberikan kontribusi yang rendah pula.
7.3.4 Simulasi perangkat lunak
Pada uji coba simulasi perangkat lunak, dilakukan pendaftaran user, memasukkan pertanyaan, menjawab pertanyaan dan laporan jawaban pertanyaan. Data yang digunakan untuk simulasi ini adalah fiktif (dummy). Berikut adalah simulasi perangkat lunak yang dilakukan.
a. Pendaftaran User
Sebelum user dapat menggunakan perangkat lunak, maka dilakukan pendaftaran data user untuk disimpan pada basis data. Sub fungsi ini terdapat di dalam sistem fungsi user administrator (admin), sehingga secara default user admin telah tersimpan datanya di dalam sistem. Setelah data user tersimpan, apabila terjadi perubahan terhadap data maka perangkat lunak memiliki fungsi edit dan delete untuk mengakomodasinya. Antarmuka pengguna tampak pada Gambar 14.
Gambar 14. Antarmuka untuk menyimpan data pengguna
Setelah user di daftarkan, maka admin selanjutnya menambahkan data pertanyaan sesuai bidang kerja dan level user atau disebut juga bidang evaluasi. kemudian waktu yang diberikan kepada pengguna untuk menjawab pertanyaan tersebut juga dimasukkan.
b. Memasukkan Pertanyaan
Sub fungsi ini masih dalam sistem fungsi user admin, pertanyaan yang disimpan disesuaikan dengan hasil analisis yang dilakukan oleh manajer per bidang manajemen. Pada simulasi ini dimasukkan beberapa pertanyaan yang
mewakili hasil analisis tersebut, sebagian hasilnya terlihat pada Tabel 13 yang berisi id pertanyaan, isi pertanyaan, bobot pertanyaan, id jenis jawaban, id bidang kerja dan id sesi. Secara lengkap daftar pertanyaan yang dimasukkan dalam simulasi terdapat di Lampiran 10. Nilai bobot yang diberikan terentang antara lebih besar dari 0 hingga lebih kecil sama dengan 1, hal ini untuk memudahkan pembacaan angka dan penafsiran yang lebih cepat oleh pengguna.
Ta bel 13. Pertanyaan yang diajukan dalam simulasi Id
pertanyaan Is i pertanyaan bobot
Id jenis jawaban Id bidang kerja Id sesi 1 Apakah Anda memahami aplikasi yang diinstall ? 1 2 0 1 2 Apakah Anda mengetahui deskripsi kerja Anda ? 0.8 2 0 1 3 Apakah Anda memahami fungsi komputer Anda ? 0.7 2 0 1 4 Apakah Anda pernah mendapatkan pelatihan ? 0.6 1 0 1 5 Apakah Anda mendapatkan pelaporan sesuai
kebutuhan ?
0.5 2 0 1
6 Apakah Anda mengalami hambatan dalam koneksi ? 0.4 1 0 1 Keterangan :
1. Id jenis jawaba n
a. nilai 1 adalah ya/pernah b. nilai 2 adalah tidak/belum 2. Id bidang kerja
a. 0 adalah human resource, jenis evaluasi teknik. b. 1 adalah distribusi, jenis evaluasi teknik. c. 2 adalah maintenance, jenis evaluasi teknik. d. 3 adalah financial, jenis evaluasi teknik.
e. 4 a dalah manufaktur/produksi, jenis evaluasi teknik. f. 5 adalah tim TI, jenis evaluasi anggaran.
g. 6 adalah manajerial, jenis evaluasi manajer.
3. Id sesi adalah tanggal mulai 1 Juni 2005 sampai 10 Juni 2006
4. Bobot merupakan nilai untuk memberikan prioritas kekritisan terhadap pertanyaan yang diajukan.
Setelah semua data yang dibutuhkan tersimpan dalam basis data, maka selanjutnya dilakukan aktifitas menjawab pertanyaan yang merupakan sub
fungsi pada setiap sistem fungsi user, baik administrator, operator maupun manajer.
c. Menjawab Pertanyaan
Antarmuka dari menjawab pertanyaan dibangun memanfaatkan kode program dalam lingkungan javascript sehingga hasil yang diberikan adalah sebuah pop up menu yang berisi urutan pertanyaan, isi pertanyaan, jenis jawaban dan tombol naviga si yang membantu pengguna dalam menjawab pertanyaan. Berikut adalah Gambar 15 yang memuat antarmuka menjawab pertanyaan.
Gambar 15. Antarmuka menjawab pertanyaan
Setelah pengguna menjawab pertanyaan, user manajer dapat melihat hasil jawaban pertanyaan tersebut setiap saat seiring mendekatnya waktu sesi kepada akhir. Hal ini memberikan informasi yang lebih detil kepada user sehingga dapat mengantisipasi hasil yang mungkin diberikan.
d. Laporan Jawaban Pertanyaan
Laporan yang diberikan dari aplikasi ini menunjukkan serangkaian angka yang mewakili tingkat pemahaman yang dimiliki oleh masing-masing pengguna sistem terhadap sistem yang diimplementasikan. Sensitifitas nilai sangat tergantung kepada jenis pertanyaan dan bobot setiap pertanyaan yang diajukan dalam kuisioner. Hasil pada tabel pertama menunjukkan nilai pemahaman yang dimiliki oleh pengguna berdasarkan pembagian bidang
kerjanya. Misalnya pada bidang kerja Distribusi memiliki hasil 0,42 maka dapat dikatakan pengguna pada bidang kerja Distribusi memiliki tingkat pemahaman terhadap modul sistem yang digunakan sebesar 42%. Pada Gambar 16 diperlihatkan tampilan laporan yang dimiliki oleh aplikasi yang dibangun.
Gambar 16. Tampilan laporan hasil aplikasi
Pada tabel kedua diperlihatkan nilai eva luasi yang merupakan pengelompokan bidang kerja sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pengambil kebijakan dalam melihat memahami tingkat keberhasilan implementasi dari sisi teknik, manajerial dan anggaran. Misalkan pada bidang evaluasi teknik memiliki nilai 0,32 maka dapat dikatakan bahwa implementasi pada sisi teknik memiliki tingkat keberhasilan sebesar 32%. Cara mendapatkan nilai pada kedua tabel tersebut adalah :
Untuk Tabel 1,
(BP x NJ)/JP = NU, kemudian JNU/JU = RK dengan:
RK = rataan per bidang kerja BP = bobot pertanyaan NJ = nilai jawaban JP = jumlah pertanyaan NU = nilai per user
JNU = jumlah nilai user per bidang kerja JU = jumlah user per bidang kerja Untuk Tabel 2,
JNUBE / JUBE = RE dengan:
JNUBE = jumlah nilai user per bidang evaluasi JUBE = jumlah user per bidang evaluasi 7.4 EVALUASI DENGAN AHP
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa perangkat lunak yang dikembangkan untuk evaluasi implementasi sistem PSP tidak dapat digunakan diperusahaan karena dapat menimbulkan resiko ketidakstabilan sistem PSP secara keseluruhan, maka langkah evaluasi yang dikembangkan selanjutnya memanfaatkan AHP. Untuk kuisioner yang dibangun dan penilaian yang diberikan oleh ketiga ahli dapat dilihat pada Lampiran 11, sesuai dengan hierarki yang digunakan seperti Gambar 17.
Gambar 17. Hierarki yang digunakan
Pada level paling atas adalah tujuan diadakannya kuisioner ini, yakni mengetahui strategi untuk mengoptimalisasi proses implementasi yang dilaksanakan di perusahaan, selanjutnya pada level kedua diberikan kriteria penilaiannya, yakni modul yang diinstalasi, anggaran yang digunakan, keputusan-keputusan yang diambil dan waktu pelaksanaan proyek. Indikator dari kriteria penilaian yang dibangun ada pada level ketiga yakni kesesuaian dengan perencanaan, efektifitas dan efisiensi dari pelaksanaan implementasi dan implikasi terhadap proses bisnis perusahaan. Pada level keempat diberikan kondisi yang dievaluasi oleh para ahli, yakni percepatan adaptasi sistem, kinerja proses implementasi dan tingkat kegagalan sistem. Hasil yang ingin dicapai dari kondisi yang dievaluasi tersebut diberikan pada level kelima, yakni rendah, sedang dan Modul yang diinstalasi Anggaran yang digunakan Keputusan yang diambil Waktu pelaksanaan
proyek Kesesuaian dengan
rencana
Efektifitas pelaksanaan Efisiensi pelaksanaan Implikasi terhadap proses bisnis
Percepatan adaptasi sistem Kinerja proses implementasi
Tingkat kegagalan sistem
Rendah Sedang Tinggi
Hierarki strategi optimalisasi perencanaan sumberdaya perusahaan (full pairwaised)
Kustomisasi Modul Evaluasi Anggaran Evaluasi Manajemen
tinggi. Lalu pada level keenam adalah alternatif strategi yang diberikan untuk mengoptimalkan proses implementasi sistem PSP di perusahaan.
Ahli yang diminta untuk memberikan penilaian terdiri dari tiga orang, yakni pembimbing tesis di lapangan, kepala dan sekretaris proyek pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik. Penilaian mereka kemudian dianalisis dengan memanfaatkan perangka t lunak Expert Choice 2000. Hasil analisis dapat dilihat pada Gambar 18.
Gambar 18. Hasil analisis sensitifitas dinamis level 2 terhadap alternatif Hasil analisis pada Gambar 18 menunjukkan bahwa altenatif strategi yang lebih disukai untuk dijalankan oleh tim pengadaan teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik adalah kustomisasi modul yang digunakan dengan nilai sebesar 61,3%. Terpilihnya alternatif strategi ini disumbang sebagian besar oleh keputusan manajerial yang diambil selama pelaksanaan implementasi dengan nilai sebesar 34,6% .
Selain keputusan manajerial yang diambil untuk penentuan kustomisasi modul dipilih sebagai strategi optimalisasi proses implementasi, modul yang diinstalasi juga turut menyumbang dihasilkannya pilihan ini dengan nilai sebesar 33,7%. Alternatif strategi evaluasi manajemen (26,2%) lebih disukai dari pada evaluasi anggaran (12,6%), hal ini dipengaruhi kenyataan bahwa anggaran pelaksanaan implementasi tidak dapat diubah secara leluasa dibandingkan mengubah sisi manajerial dan modul yang diimplementasi.