PEMANFAATAN DAN EVALUASI
TEKNOLOGI INFORMASI DI PT PETROKIMIA GRESIK
HARI SETIABUDI HUSNI
G651024224
PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2006
PEMANFAATAN DAN EVALUASI
TEKNOLOGI INFO RMASI DI PT PETROKIMIA GRESIK
HARI SETIABUDI HUSNI G651024224
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Komputer
pada Program Studi Ilmu Komputer
PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2006
RINGKASAN
Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) merupakan proses untuk mengintegrasikan komponen manajemen perusahaan seperti pembelian peralatan, perencanaan produksi, perawatan inventaris, customer service, hubungan dengan supplier dan alur instruksi (tracking orders) ke dalam sebuah sistem. Sistem yang dibangun memiliki kebutuhan yang sangat tinggi akan teknologi informasi.
Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan PSP adalah mengalirnya informasi secara cepat dan tepat sehingga eksekusi keputusan penting bisa dilakukan cepat dengan pertimbangan yang didasarkan pada informasi yang akurat dari berbagai departemen/bagian dalam perusahaan/organisasi. Demikian pula dengan feedback dari lini bawah dapat segera diterima guna pertimbangan lebih lanjut. Di lain sisi penerapan sistem PSP akan mengurangi operational cost, karena sistem ini merupakan sistem paperless di mana semua informasi dialirkan ke semua bagian secara digital tanpa kertas (www.gorupsite.co.id). Perencanaan Sumberdaya Perusahaan sebagai sebuah sistem dapat ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya dengan Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang membantu setiap penanggung jawab lini manajemen untuk mengambil keputusan tepat sesuai kondisi yang terjadi.
Tesis ini dibuat dalam usaha melakukan evaluasi implementasi perangkat lunak PSP di PT Petrokimia Gresik sesuai tahapan yang ada, dalam bentuk sebuah aplikasi perangkat lunak yang me manfaatkan konsep SPK. Pembahasan awal merupakan teori-teori yang berhubungan dengan konsep perencanaan sumberdaya perusahaan dan perangkat lunak yang digunakan. Pembahasan selanjutnya membedah teknik evaluasi implementasi PSP yang salah satunya memanfaatkan metrik perangkat lunak. Setelah dijelaskan cara evaluasi dalam proses implementasi PSP, pembahasan mengarah kepada pemanfaatan konsep SPK dalam evaluasi PSP adapun alat analisa yang digunakan adalah metode perbandingan ekponensial (MPE) dan proses analisa hierarki (AHP).
Pembahasan selanjutnya setelah konsep SPK dibangun secara detil adalah merancang aplikasi yang dapat merealisasikan konsep SPK tersebut. Hal ini
dilakukan dengan cara memanfaatkan konsep SDLC (System Development Life Cycle ) yakni perencanaan, analisa, desain dan implementasi. Setelah aplikasi selesai dibangun memanfaatkan ASP (Active Server Pages) dan MSSQL (Microsoft Structured Query Language) maka dilakukan uji coba simulasi terhadap aplikasi dengan memanfaatkan data dummy.
Hasil analisa AHP memperlihatkan bahwa bobot penilaian panelis terhadap efektifitas pelaksanaan implementasi sistem PSP mencapai 29% dan untuk efisiensi pelaksanaan implementasi sistem PSP mencapai 28,0% , kedua aspek ini berperan dalam menyumbang pemilihan alternatif strategi kustomisasi modul yang bobot penilaiannya mencapai 61,1%. Kustomisasi modul lebih disukai untuk diaplikasikan oleh pengambil keputusan dalam memperbaiki hasil implementasi perangkat lunak ERP dibandingkan mengevaluasi anggaran (12,6%) dan evaluasi manajemen (26,3%). Kompleksitas perangkat lunak SPK yang dibangun atau big O dari aplikasi evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan adalah O(N).
Kesimpulan yang dicapai dari penelitian ini adalah bahwa perangkat lunak ERP dibutuhkan oleh PT Petrokimia Gresik disebabkan skalabilitas perusahaan yang semakin berkembang dan untuk mengevaluasi proses implementasinya dapat dilakukan dengan pendekatan anggaran, perangkat lunak dan manajemen implementasi. Saran yang diberikan adalah mempertimbangkan melakukan kustomisasi modul untuk memperbaiki kinerja implementasi namun evaluasi anggaran dan manajemen yang lebih baik juga patut dilaksanakan. Penelitian lebih lanjut disarankan memanfaatkan metode analisis balanced scorecard sebagai pembanding hasil MPE maupun AHP dan mengikutsertakan fungsi analisis tersebut ke dalam sistem penunjang keputusan yang dibangun.
ABSTRACT
HARI SETIABUDI HUSNI. Utilization and Evaluation of Information Technology in PT Petrokimia Gresik. Supervised by Marimin, Rindang Karyadin, and Batara Yudistira.
In 2003, PT Petrokimia Gresik began to utilize information technology (IT) software called Industrial and Financial Systems (IFS). The software use Enterprise Resource Planning (ERP) concept, which integrate all data in the company thus enhancing bussines process. There are two phases in the implementation of software modules, the first phase are module for finance, human resource, maintenance, sales and service. The second phase include module for engineering, distribution and manufacturing.
This thesis evaluates the implementation of IFS from selecting modules phase to executing system phase in three point of view, which is managerial, budgeting, and system performance. The result then used as a basis data for an application that developed in the end of research. The applications are using decision support system (DSS) concept as a tool in evaluation information for the executive, so they can achieve a conclusion for the implementation result.
The results of IT utili zation in PT Petrokimia Gresik are bussines process simplification and data integration. The results enhance efficiency and effectivity of bussines process thus optimalizes company workload. The strategy to improve IT implementation process are furthering costumization of the modules.
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta, pada tanggal 19 September 1980 sebagai anak kedua dari empat bersaudara pasangan H.M.Husni Nurdin dan Dra.Hj.Siti Fadhillah. Penulis menempuh pendidikan di SD 09 Pagi Jakarta hingga tahun 1992, SMP 252 Jakarta tahun 1992-1995, dan SMU 91 Jakarta tahun 1995-1998. Penulis diterima di Institut Pertanian Bogor, Fakultas Peternakan, Jurusan Ilmu Produksi Ternak, Program Studi Teknologi Hasil Ternak pada tahun 1998 dan memperoleh gelar Sarjana Peternakan (S.Pt) pada tahun 2002.
Pada tahun 2003, penulis diterima sebagai mahasiswa Sekolah Pascasarjana Program Studi Ilmu Komputer Institut Pertanian Bogor. Penulis melaksanakan penelitian dengan judul ”Pemanfaatan dan Evaluasi Teknologi Informasi di PT Petrokimia Gresik” untuk penyusunan tesis sebagai tugas akhir guna memperoleh gelar Magister Sains.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Rabb Semesta Alam, karena menyadari bahwa berkat rahmat dan hidayahNya maka penulisan tesis ini pada akhirnya dapat terselesaikan. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof.Dr.Ir.Marimin, MSc. selaku ketua komisi pembimbing, Bapak Rindang Karyadin, ST., M.Kom. dan Bapak Batara Yudistira, SE., Ak., MMT. selaku anggota komisi pembimbing. Tanpa bimbingan intensif dari beliau-beliau maka tesis ini tidak akan mencapai kesempurnaan.
2. Ketua Program Studi Pascasarjana Ilmu Komputer yang telah memfasilitasi studi, Dosen Penguji yang meluangkan waktu untuk menguji materi yang dibahas dalam tulisan ini serta staf pengajar dan karyawan di Program Studi Ilmu Komputer, Sekolah Pascasarjana IPB.
3. Bapak Ir. Arifin Tasrif, MM selaku Direktur Utama PT Petrokimia Gresik yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menjalani tugas belajar ini.
4. Segenap staf dan pegawai PT Petrokimia Gresik terutama di Biro Pendidikan dan Latihan serta Tim Proyek Teknologi Informasi.
5. Ayahanda H.M.Husni Nurdin dan Ibunda Dra.Hj.Siti Fadhillah, kedua orangtua yang telah memberikan dukungan hingga selesainya studi penulis. Kakanda Arif Hidayat Husni ST., MMIT., atas kumpulan literatur tiada ternilai.
6. Istri tercinta Laeli Fitrah, S.Pt dan seluruh keluarga atas dukungan moral dan spiritual.
7. Terima kasih kepada rekan-rekan mahasiswa program pascasarjana ilmu komputer IPB, Krisna, Irwang, Asid, Wawan, Rein dan lainnya yang walau tidak tersebutkan namun tak lekang dalam ingatan.
Akhir kata, semoga tesis ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak dan memperkaya khasanah ilmu pengetahuan.
Bogor, Februari 2006
I. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Perusahaan yang hidup di awal abad 20 hingga saat ini memahami bahwa kultur manajemen yang tradisional sudah tidak dapat menjawab tantangan zaman. Tradisional dalam arti gagap terhadap perkembangan teknologi, terutama teknologi informasi. Salah satu teknologi informasi dalam manajemen perusahaan yang sedang berkembang saat ini adalah Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP).
Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah sebuah proses yang mengintegrasikan komponen-komponen manajemen perusahaan seperti perencanaan produksi, pembelian peralatan, perawatan inventaris, hubungan dengan supplier , customer service, dan alur instruksi (tracking orders) ke dalam sebuah sistem. Sistem yang dibangun biasanya di dukung teknologi informasi secara optimal.
Keuntungan pemanfaatan teknologi informasi dalam penerapan PSP adalah mengalirnya informasi secara cepat dan tepat sehingga eksekusi keputusan penting bisa dilakukan dalam waktu singkat dengan pertimbangan yang didasarkan pada informasi yang akurat dari berbagai departemen/bagian dalam perusahaan/organisasi. Demikian pula dengan feedback dari lini bawah dapat segera diterima guna pertimbangan lebih lanjut. Di lain sisi penerapan sistem PSP akan mengurangi operational cost, karena sistem ini merupakan sistem paperless di mana semua informasi dialirkan ke semua bagian secara digital tanpa kertas (www.gorupsite.co.id) .
Perencanaan Sumberdaya Perusahaan sebagai sebuah sistem belum lengkap tanpa adanya Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan (SPK) yang membantu setiap penanggung jawab lini manajemen untuk mengambil keputus an tepat sesuai kondisi yang terjadi. Sistem Penunjang Keputusan tidak memiliki definisi khusus tetapi dapat dijelaskan sebagai pendukung dan untuk memperbaiki pengambilan keputusan dalam manajemen (Turban dan Aronson, 2001).
Teknologi informasi yang digunakan PT Petrokimia Gresik untuk meningkatkan kinerja perusahaan menerapkan konsep PSP didalamnya karena diharapkan dapat memberi solusi integrasi perusahaan yang memiliki berbagai macam data disetiap unit bidang usaha dengan struktur bisnis yang kompleks. Pada tahun 2003 dilakukan implementasi perangkat lunak yang mengakomodasi konsep PSP, namun selama pelaksanaan ditemui be berapa permasalahan.
Permasalahan tersebut antara lain terkait dengan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kustomisasi perangkat luna k PSP , komunikasi oleh tim teknologi informasi perusahaan kepada pengguna yang belum paham dan kebijakan manajemen perusahaan yang belum efektif dalam sosialisasi keuntungan dari pemanfaatan teknologi informasi. Langkah yang telah diambil oleh PT Petrokimia Gresik dalam penyelesaian permasalahan diatas adalah mengintesifkan komunikasi dengan konsultan teknologi informasi dan menambah baik waktu maupun jumlah pegawai yang diikutsertakan dalam pelatihan teknologi informasi.
Melihat situasi yang berkembang tersebut, maka tesis ini dibuat dalam usaha melakukan evaluasi implementasi perangkat lunak PSP di PT Petrokimia Gresik sesuai tahapan yang ada. Pembahasan awal akan diberikan teori-teori yang berhubungan dengan konsep perencanaan sumberdaya perusahaan dan pe rangkat lunak sebagai bentuk teknologi informasi yang digunakan. Hal ini akan membantu dalam menilai efektifitas dari perangkat lunak PSP yang digunakan dan memahami sistem SPK yang dibangun.
Setelah dipaparkan konsep PSP yang struktur secara detilnya diperlihatkan pada Lampiran 1, selanjutnya diberikan informasi yang berhubungan dengan aplikasi SPK dalam melakukan evaluasi implementasi PSP. Informasi akan mencakup analisis struktur aplikasi SPK berdasarkan data yang diperoleh dari pakar maupun studi pustaka, rancangan model SPK memanfaatkan teknik Software Development Life Cycle (SDLC) agar hasil fungsional sistem dapat segera dilihat, dan pembahasan proses implementasi yang dilakukan. Teknis untuk setiap tahapan yang dilaksanakan dalam penelitian diberikan pada Lampiran 2.
Pembahasan analisis , rancangan dan implementasi diharapkan dapat memberikan kontribusi kepada penyempurnaan implementasi PSP lebih lanjut
sekaligus mengetahui efektifitas dari SPK yang dibangun untuk melakukan evaluasi implementasi perangkat lunak PSP .
1.2 TUJUAN
Tujuan penelitian ini adalah :
a. Menelaah dan mengevaluasi struktur Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) yang terkait dengan pemanfaatan dan evaluasi teknologi informasi di PT Petrokimia Gresik.
b. Merancang Sistem Penunjang Keputusan (SPK) untuk mengevaluasi implementasi perangkat lunak PSP.
1.3 MANFAAT
Manfaat penelitian ini adalah :
a. Memberi arahan dan masukan evaluasi penerapan modul PSP yang telah dilakukan di PT Petrokimia Gresik.
b. Membantu merancang sistem SPK untuk mengevaluasi kiner ja implementasi PSP di PT Petrokimia Gresik.
1.4 RUANG LINGKUP
Lingkup kajian terhadap industri manufaktur yang menerapkan sistem teknologi informasi untuk perencanaan sumberdaya perusahaan dalam penelitian ini meliputi :
a. Analisis struktur dan tahapan implementasi sistem PSP di PT Petrokimia Gresik.
b. Pengembangan SPK untuk evaluasi tingkat keberhasilan proses implementasi sistem PSP yang akan diterapkan PT Petrokimia Gresik. c. Fokus bahasan ditinjau dari 6 perspektif teknologi komunikasi dan
informasi, yaitu perangkat lunak, perangkat keras, manajemen organisasi, sumberdaya manusia, jaringan dan data.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MANAJEMEN
Dalam menelaah dan mengevaluasi struktur perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) dibutuhkan studi literatur mengenai ranah keilmiahan yang mendasari teknologi informasi yang digunakannya. Hal ini dilakukan untuk memahami manfaat teknologi informasi yang digunakan secara ideal berdasarkan hasil penelitian yang ada.
Secara definisi, terdapat banyak versi untuk menjelaskan teknologi informasi dan komunikasi, namun pada umumnya memiliki kebutuhan minimal akan data, manusia , jaringan, software, hardware dan organisasi (manajemen). Salah satu yang cukup representatif dan jelas terdapat di situs Stanford Electronic Health Information Security Committee yaitu teknologi informasi dan komunikasi yang dimaksud adalah berupa sumberdaya informasi yang saling terkoneksi dalam satu kontrol manajemen langsung yang sama dan memiliki pembagian wewenang fungsi yang terpadu, membe ntuk sebuah sistem yang terdiri dari hardware, software, informasi, data, aplikasi, komunikasi, dan manusia (http://ostinato.stanford.edu/hipaa-feedback/definitions.html, 2005).
Turban dan Aronson (2001) menjelaskan bahwa perusahaan yang dibantu aktifitasnya dengan teknologi informasi seperti keuangan, sumber daya manusia, pemeliharaan dan pemasaran dapat bekerja lebih efektif dan efisien dibandingkan ketika belum memanfaatkan teknologi informasi. Aktifitas tersebut tercakup dalam manajemen perusahaan dalam arti luas, artinya tidak hanya pada lini bisnis yang bertumpu pada kerja administratif saja.
Lebih lanjut dijelaskan bahwa dari seluruh lini manajemen yang menjalankan aktifitas perusahaan, setiap penanggung jawab lini memiliki kapasitas sebagai pengambil keputusan. Wewenang tersebut akan terbantu dengan pemanfaatan teknologi informasi yang ditujukan untuk mengintegrasikan keseluruhan lini manajemen dalam sebuah sistem Perencanaa n Sumberdaya Perusahaan (PSP) atau Enterprise Resource Planning (ERP) dan me manfaatkan aplikasi Sistem Penunjang Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) di dalam prosesnya.
Martin, Arie dan Carrie (1998) menyebutkan pengaruh teknologi informasi dalam manajemen, yakni bahwa teknologi informasi seperti yang berbasis web (e-commerce) memiliki potensi untuk merubah secara radikal cara melakukan procurement, yakni sebuah fungsi bisnis yang penting untuk menentukan biaya sebuah proyek dan kualitas dari produk akhirnya. Dengan perubahan yang diterapkan, biaya proses procurement bisa ditekan dan seluruh rantai penyediaan (supply chain) dapat berjalan lebih efisien.
Contoh aplikasi teknologi informasi untuk manajemen diberikan oleh Christoph dan Heinz-Jürgen (1996) yakni sebuah alat CASE (Computer-Aided Software Engineering) yang disebut Mokassin, dibangun khusus untuk pengguna yang tidak menguasai teknik pengembangan software. Sistem lainnya yang diperoleh dengan pemanfaatan teknologi informasi adalah Korpus, yakni sebuah sistem aliran kerja (workflow system) yang dimanfaatkan untuk industri penyuplai bahan baku.
Contoh lainnya adalah pemanfaatan teknologi informasi pada perencanaan sumberdaya perusahaan yang dikemukakan oleh Henk Eertink dan kawan-kawan (1999) yang mengembangkan sebuah bahasa pemodelan bisnis untuk meningkatkan efektifitas dalam mendesain proses bisnis. Bahasa pemodelan bisnis yang disebut AMBER (Architectural Modelling Box for Enterprise Redesign) ini merupakan pengembangan dan penyempurnaan dari bahasa pemodelan sebelumnya yang menggantikan model spreadsheet untuk memperkirakan akibat yang ditimbulkan dari perubahan.
Dari pemaparan contoh diatas, dapat diambil benang merah pemanfaatan teknologi informasi dalam manajemen sangat bervariasi dan untuk sistem PSP secara umum berbentuk sebuah program aplikasi yang baku. Aplikasi tersebut terdiri dari modul yang mendukung pelaksanaan dari hampir setiap proses bisnis. Oleh karena itu, sistem ini menawarkan suatu tulang punggung terstandardisasi serta terintegrasi untuk semua transaksi data. Dalam proses implementasi sistem PSP, evaluasi dilakukan pada setiap tahapan dengan kontrol yang ketat untuk menjamin hasil yang baik, namun keputusan untuk menyatakan tingkat keberhasilan pada suatu tahapan tidak mudah diambil sehingga dibutuhkan sistem penunjang keputusan.
Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah bentuk lain area pemanfaatan teknologi informasi yang biasanya berupa modul mandiri yang ditujukan untuk memberikan suatu pemahaman masalah yang lebih baik kepada pengambil keputusan. Pemanfaatannya dapat digabungkan dengan perangkat lunak PSP sebagai sebuah kesatuan aplikasi maupun digunakan terpisah. Dalam pemanfaatan pada sistem PSP, aplikasi ini dapat digunakan untuk menganalisis proses implementasi sistem PSP sehingga diketahui tingkat keberhasilannya.
2.2 PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN
Setelah diketahui konsep pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia manajerial, selanjutnya adalah mengetahui konsep perencanaan sumberdaya perusahaan. Literatur ya ng menjelaskan tentang PSP cukup banyak karena konsepnya sendiri telah ada sejak dikembangkannya komputer untuk memudahkan kerja manusia. Lebih lanjut, pengenalan tentang konsep PSP diharapkan dapat memudahkan mengenali struktur dan proses implementasi sistem tersebut.
Pada awal proses perkembangannya, teknologi informasi digunakan untuk mengotomatiskan tugas yang administratif seperti pembukuan dan invoicing. Pada awal tahun enampuluhan, aplikasi teknologi informasi menuju ke arah sistem pengendalian persediaan dan dengan diperkenalkannya COPICS (IBM 1972) spesifikasi konsep aplikasi teknologi informasi pada industri di tahun tujuhpuluhan mengarah kepada konsep MRP (Kebutuhan Perencanaan Bahan). Konsep MRP diperluas ke MRP/II (Memproduksi Perencanaan Sumber Daya) di tahun delapanpuluhan dan dengan pengembangan dari standard RD BMS (Sistem Relasional Manajemen Database) di tahun sembilanpuluhan, model sistem ERP (Perencanaan Sumberdaya Perusahaan, PSP ) mendominasi (Kræmmergaard and Møller, 2000).
Perkembangan terakhir dari sistem PSP adalah sistem penjadwalan dan perencanaan tingkat lanjut (Advanced Planning System, APS). Sistem APS merupakan perluasan lingkup sistem PSP kepada rantai persediaan perusahaan keseluruhan yang sebelumnya dikenal dengan sistem manajemen rantai persediaan (SCM). Sistem APS menyediakan perusahaan, kemampuan untuk
membuat perencanaan dan penjadwalan tingkat lanjut di sepanjang rantai persediaan.
Gambar 1. Perkembangan sistem perusahaan (Hieber & Alard, 1999) Pengaruh dari teknologi informasi yang diimplementasikan untuk sistem PSP secara umum ditunjukkan oleh literatur sebagai optimalisasi aktivitas rantai-nilai, sesuatu yang mengintegrasikan departemen yang sebelumnya mandiri dan terpisah, dan oleh karenanya mengakibatkan pengintegr asian lebih lanjut di dalam organisasi (Kræmmergaard and Møller, 2000).
Pada tahun 2004 tercatat dua perusahaan multinasional yang telah selesai menerapkan teknologi informasi untuk PSP. Pertama adalah PT HM Sampoerna (HMS) dan yang kedua adalah Asia Pulp & Papers (APP).
Humaedi (2004) menjelaskan bahwa PT HM Sampoerna (HMS) menerapkan sistem teknologi informasi pada aplikasi PSP dengan proses yang cukup berliku dan waktu panjang. Namun menemukan kunci keberhasilannya pada penentuan skala prioritas dan komunikasi intensif.
Perusahaan PT Petrokimia Gresik memanfaatkan IFS (Industrial and Financial Systems) sebagai aplikasi yang digunakan untuk menerapkan konsep PSP. Menurut situs IFS (www.ifsworld.com, 2004), aplikasi mereka dioptimalisasi kepada konsep PSP, manajemen aset perusahaan dan MRO (maintenance, repair and operations) sehingga menyediakan keuntungan terukur kepada bisnis untuk mempercepat kembalinya modal investasi, mengurangi resiko dan memberikan keragama n pilihan terhadap modul yang ingin diterapkan.
2.3 EVALUASI PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN Landasan ilmiah yang dibangun untuk memahami manfaat teknologi informasi dan konsep perencanaan sumberdaya perusahaan diharapkan telah memadai. Selanjutnya untuk memenuhi tujuan kedua dari penelitian yakni merancang Sistem Penunjang Keputusan (SPK) dalam mengevaluasi implementasi perangkat lunak PSP, dibutuhkan landasan teori yang memadai dalam hal teknik evaluasi yang dapat dilakukan berdasarkan penelitian yang telah ada.
Eskilsson et.al (2003) menyebutkan bahwa evaluasi penerapan perencanaan sumberdaya perusahaan dapat dilakukan dengan membandingkan antara sistem perencanaan sumberdaya perusahaan di atas kertas dengan sistem perencanaan sumberdaya perusahaan yang telah diterapkan di dalam perusahaan. Keduanya dibandingkan berdasarkan aspek-aspek yang mempengaruhi kinerja perusahaan secara nyata dialami di lapangan.
Eskilsson et.al (2003) lebih lanjut menyarankan bahwa dalam melakukan evaluasi, teknik pengumpulan da ta yang digunakan adalah kualitatif karena akan memberikan gambaran mendalam terhadap data yang dikumpulkan.
Evaluasi perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) secara tradisional dilakukan dengan melakukan analisis terhadap kriteria finansial. Hal ini mencakup NPV (net present value), IRR (internal rate of return), ROI (return on investment) dan pengembalian modal (payback in time) yang hanya menampilkan paradoks produktivitas investasi teknologi informasi.
Ditelaah lebih lanjut, sistem PSP memberikan keuntungan investasi tidak hanya berupa pengurangan biaya, karena seiring waktu berjalan sistem berevolusi secara alami terutama biaya dan keuntungan yang intangible . Hal ini telah banyak dibahas secara luas bahwa disebabkan ole h kompleksitas dari sistem maka ide ntifikasi sumber biaya maupun keuntungan yang diperoleh dari investasi tersebut hanya dapat diketahui seiring implementasi dari sistem itu sendiri.
Oleh karena sifat intangible tersebut, ukuran penilaian keuntungan dan biaya dari investasi sistem PSP tidak cukup mengandalkan pendekatan secara finansial, berikut beberapa alasan yang dapat dikemukakan (Stefanou, 2001):
a. Sejumlah besar keuntungan dan biaya dari investasi sistem tidak mudah diidentifikasi, karena tersebar secara merata diseluruh proses implementasi. b. Biaya dan keuntungan yang teridentifikasi tidak mudah dikuantitatifkan. c. Keuntungan dan biaya yang terbesar tidak ditimbulkan oleh penggunaan
perangkat lunak saja tapi utamanya dari perubahan organisatoris yang dipengaruhi dari penerapan sistem dan dukungan perangkat lunak kepada fungsionalitas yang ada di perusahaan.
Lebih lanjut Stefanou (2001) menyebutkan pendekatan secara non-finansial untuk mengevaluasi PSP dapat dilakukan dengan perhitungan ekonomi informasi (information economics) yaitu memperhitungkan manfaat secara ekonomis yang diperoleh perusahaan dari implementasi teknologi informasi pada lini manajemen tertentu seperti misalnya peningkatan layanan konsumen.
Pendekatan lain yang disebutkan adalah kartu nilai berimbang (balanced scorecard) yang memperhatikan penilaian terhadap finansial, proses internal, konsumen dan penelitian inovasi. Namun hasil evaluasi memanfaatkan pendekatan yang disebutkan sebelumnya tidak selalu efektif, karena skala kerumitan proyek teknologi informasi yang tinggi disebabkan dari interaksi antara lingkungan ekonomi, teknik dan sosial di dalam perusahaan. Interaksi yang ada harus diidentifikasi dengan cermat agar dapat dilihat hambatan yang ditimbulkannya sehingga evaluasi yang dilakukan dapat efektif.
Untuk itu, Stefanou (2001) mengajukan faktor -faktor yang patut diperhatikan agar evaluasi PSP dapat berjalan secara efektif. Faktor tersebut teridentifikasi pada level strategis dan operasional, lalu pada kebutuhan dan keterbatasan yang dimiliki perusahaan dan terakhir teridentifikasi pada penyedia perangkat lunak. Penjelasan mengenai faktor yang teridentifikasi dan pengaruhnya kepada sistem evaluasi yang dibangun pada penelitian ini, diberikan lebih lanjut pada pembahasan evaluasi dibagian lain penulisan.
2.4 METRIK PERANGKAT LUNAK
Sebenarnya metrik perangkat lunak adalah bagian dari teknik melaksanakan evaluasi untuk perangkat lunak yang telah diimplementasikan. Diberikannya pembahasan khusus untuk landasan teori yang menunjang pemahaman hal ini karena informasi yang dihasilka n dari teknik ini sangat variatif dan detil. Sehingga diharapkan
dari pemaparan teori metrik perangkat lunak ini dapat dibangun kerangka analisis hasil metrik yang diberikan dari evaluasi perangkat lunak di PT Petrokimia Gresik.
Metrik secara definitif ada lah pengukuran. Sebuah sistem metrik adalah satu set pengukuran yang dapat dikombinasikan untuk membuat turunan pengukuran lainnya. Tantangan dari metrik untuk pengujian adalah objek pengukuran memiliki beragam properti yang dapat diukur dengan definisi yang beragam pula. Terdapat beberapa macam metode metrik perangkat lunak yang bermanfaat dan mudah untuk digunakan, Hutcheson (2003) menjelaskan bahwa perusahaan pada umumnya memiliki metrik dan alat penelusuran bug. Beberapa mengembangkan cara penelusuran bug memanfaatkan aplikasi web based yang cukup rumit untuk dimanfaatkan sejak penulisan script hingga tahap pengujian sistem. Cara demikian untuk memberikan dukungan sistem dan pengguna yang lebih baik.
Umumnya upaya pengujian tergantung kepada metrik penelusuran bug mereka. Sebagian besar metrik bug yang digunakan basisnya adalah metrik dasar dengan memadukan beberapa metrik seperti rentang waktu antara kegagalan dan bug yang ditemukan per jam.
Pada uji paling penting (MIT) digunakan teknik dimana dilakuka n analisis berbasis beberapa tipe pengukuran yang dilaksanakan bersamaan. Manfaat dari teknik ini adalah variasi sudut pandang yang fleksibel untuk melihat kondisi dari sistem perangkat lunak.
Metrik untuk pengujian inventory dan pengujian cakupan dipertimbangkan sebagai kebutuhan dari setiap pengujian yang dilaksanakan di masa ini bahkan untuk jenis pengujian perangkat lunak yang terus berevolusi. Sejak 10 tahun yang lalu metrik ini telah digunakan dalam pengembangan software dan hingga saat ini telah mengalami pengembangan lebih lanjut dengan pengguna yang lebih banyak.
Perencanaan, analisis path, dan analisis data lalu worksheet untuk estimasi pengujian merupakan rangkaian langkah pengujian yang dapat berdiri sendiri maupun dikombinasikan untuk beberapa pendekatan pengujian perangkat lunak. Pertimbangan digunakan terpisah dan dikombinasikan tergantung kepada skala dari perangkat lunak yang diuji.
Metrik performa pengujian dan kurva-S berhubungan dengan erat serta dapat digunakan pada saat yang bersamaan jika kelompok penguji memiliki perangkat lunak
graphic (seperti Microsoft Graph) untuk menghasilkan kurva-S. Hanya saja, nilai kelebihan dari pemanfaatan metode ini tidak sebanding dengan waktu dan energi yang diberikan untuk menggunakannya. Hal ini disebabkan metode ini dimanfaatkan seiring perubahan desain yang cepat selama proses pengembangan perangkat lunak.
Kurva-S sendiri adalah salah satu alat pembuat gambar untuk penelusuran perkembangan sebuah proyek yang ada. Gambar tersebut menyediakan informasi ringkas mengenai perkembangan yang kritis dari proyek. Upaya yang keras harus diberikan dan berkolaborasi dengan teknologi terkini agar dapat memudahkan alat ini digunakan oleh anggota kelompok untuk melaporkan angka hasil pengujian dan menghasilkan kurva-S.
Pengujian berulang secara otomatis adalah satu dari perangkat paling rumit digunakan untuk mendapatkan hasil pengujian yang memuaskan dan hampir setiap orang yang mencoba merasakannya. Satu hal yang perlu ditekankan dengan pengujian ini adalah bahwa unt uk mendapatkan hasil yang baik, maka harus dilakukan pengulangan yang sangat banyak.
Pembangkit pengujian otomatis merupakan upaya mendapatkan hasil pengujuan dinamis. Pada perangkat lunak yang terus berevolusi secara kontinu maka pengujian secara statis memiliki waktu guna yang pendek. Pada proyek perangkat lunak yang berat, waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan dan mempertahankan pengujian otomatis merupakan hal yang rumit. Hal ini lebih kepada pihak manajemen yang tidak sabar untuk melakukan pengujian berulang-ulang karena tidak yakin investasi yang diberikan akan berdampak sama sepanjang pengujian. Tabel 1 menampilkan metrik pengujian perangkat lunak menurut tingkat kerumitan (Hutcheson, 2003).
Tabel 1. Metrik pengujian perangkat lunak menurut tingkat kerumitan Paling mudah digunakan Lebih sulit digunakan - Metrik untuk pencarian bug
- Metrik untuk pengujian inventory dan pengujian cakupan
- Perencanaan, analisis path, dan analisis data
- Uji Paling Penting (Most Importance Test, IMT)
- Worksheet untuk estimasi pengujian - Metrik performa pengujian
- Kurva-S
- Pengujian berulang secara otomatis - Pembangkit pengujian otomatis
Aplikasi IFS yang digunakan PT Petrokimia Gresik untuk menunjang konsep perencanaan sumberdaya perusahaannya merupakan sebuah perangkat lunak yang utuh, besar dan sangat kompleks karena telah mengalami evolusi pengembangan yang memakan waktu bertahun-tahun. Pengujian yang dilakukan untuk sebuah sistem aplikasi yang telah memakan waktu lama dalam pengembangannya akan tidak efektif apabila menggunakan metrik untuk pencarian bug.
Pengujian yang dapat digunakan adalah metrik untuk pengujian inventory dan pengujian cakupan karena dapat menggunakan pendekatan kebutuhan fungsional bisnis PT Petrokimia Gresik sebagai basis pengujian perangkat luna k yang digunakan. Pengujian ini akan lebih tepat karena tujuan dari aplikasi IFS adalah mendukung proses bisnis. Tidak seluruh fungsional dari inventory maupun cakupan dari modul aplikasi yang telah dikustomisasi tersebut harus dilakukan pengujian, akan te tapi dibatasi dengan mengikuti konsep proses bisnis dan melakukan klasifikasi terhadap kekritisannya terhadap keseluruhan proses bisnis.
Perencanaan, analisis path, dan analisis data lalu worksheet untuk estimasi pengujian juga turut dimanfaat untuk menghasilkan metrik perangkat lunak pada PT Petrokimia Gresik. Dengan memfokuskan analisis kepada modul spesifik dan kritis terhadap keberlangsungan proses bisnis PT Petrokimia Gresik maka dapat diharapkan proses pengujian yang efektif dan efisien dari segi waktu maupun biaya.
2.5 SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN
Setelah dibangun pemahaman ilmiah mengenai manfaat teknologi informasi, konsep perencanaan sumberdaya perusahaan dan evaluasi terhadap hasil implementasi yang dilakukan serta metrik perangkat lunak sebagai salah satu alatnya, maka selanjutnya dibutuhkan pemahaman mengenai sistem penunjang keputusan. Hal ini penting untuk dipahami karena akan dibangun sebuah aplikasi untuk melakukan evaluasi hasil implementasi perangkat lunak PSP memanfaatkan konsep SPK pada bagia n akhir penelitian ini.
Turban dan Aronson (2001) membagi aplikasi sistem penunjang keputusan (SPK) dalam empat komponen subsistem yaitu :
b. Manajemen Model (Mmod)
c. Manajemen Berbasis Pengetahuan (MBP) d. Manajemen Dialog (Mdig)
yang dapat dihubungkan dengan jaringan yang ada di dalam dan luar perusahaan. Gambar 2 memperlihatkan struktur komponen subsistem SPK secara skematik.
Gambar 2. Struktur komponen subsistem SPK (Turban dan Aronson, 2001) Subsistem manajemen data mencakup basisdata yang berisi data yang relevan sesuai situasi yang ada atau dibutuhkan dan diatur dengan sebuah perangkat lunak DBMS (database management system) yang dapat terhubung kepada data warehouse perusahaan. Data warehouse berisi data yang digunakan khusus untuk menunjang pengambilan keputusan.
Subsistem manajemen model adalah paket perangkat lunak yang mencakup model sistem kuantitatif yang menyediakan kemampuan analisis dan memberikan perangkat lunak manajemen yang tepat. Subsistem ini dapat dihubungkan kepada subsistem manajemen model diluar SPK lainnya.
Subsistem manajemen basis pengetahuan adalah subsistem yang mendukung subsistem lainnya maupun berlaku sebagai komponen berdiri sendiri. Subsistem tersebut berfungsi sebagai penampung pe ngetahuan/informasi yang dimiliki pengambil keputusan (individual) yang dapat dihubungkan dengan penampung pengetahuan perusahaan (grup individual) , yang disebut basis pengetahuan perusahaan.
Subsistem manajemen dialog adalah subsistem yang memfasilitasi pengguna dalam berkomunikasi dan memanfaatkan fungsi-fungsi SPK. Bila
Pengguna Mdig Mdat Mmod MBP3 MBP2 MBP1
subsistem semakin baik, maka akan mengintensifkan interaksi antara pengguna dengan SPK sehingga SPK akan semakin berkontribusi lebih baik.
Untuk metode pengembangan SPK, pada umumnya menggunakan Software Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari empat fase pengembangan dasar, yakni perencanaan, analisis , desain dan penerapan. Namun terdapat beberapa macam metode pengembangan SPK lainnya seperti Rapid Application Development (RAD) yang jenisnya terdapat metode Phased Development, Prototyping dan Throwaway prototyping. Setiap metode pengembangan memiliki kelemahan dan keunggulan masing-masing seperti yang terlihat pada Tabel 2 (Turban dan Aronson, 2001).
Sebagai alat analisis dalam mela kukan evaluasi implementasi PSP dimanfaatkan metode perbandingan eksponensial (MPE) untuk menentukan urutan prioritas alternatif dengan kriteria jamak. Marimin (2004) menjelaskan bahwa MPE digunakan sebagai pembantu bagi pengambil keputusan untuk menggunakan rancang bangun model yang telah terdefinisi dengan baik pada tahapan proses. Tahapan dalam menggunakan metode ini ada beberapa yaitu (Marimin, 2004): menyusun alternatif-alternatif yang akan dipilih, menentukan kriteria atau perbandingan kriteria keputusan yang penting untuk dievaluasi, menentukan tingkat kepentingan dari setiap kriteria keputusan atau pertimbangan kriteria, melakukan penilaian terhadap semua alternatif pada setiap kriteria, menghitung skor atau nilai total setiap alternatif, dan menentukan urutan prioritas keputusan didasarkan pada skor atau nilai total masing-masing alternatif.
Tabel 2. Metode pengembangan SPK
Metode Keunggulan Kelemahan
SDLC Pendefinisian kebutuhan sistem sejak awal sebelum dilakukan pemrograman
1. desain harus spesifik dan jelas diatas kertas
2. butuh proses yang memakan waktu cukup lama sejak proposal hingga program jadi
RAD-phased Memenuhi keinginan pengguna secara bertahap seiring proses pengembangan
Tidak adanya desain yang pasti dan jelas bagaimana program yang ingin digunakan sebenarnya.
RAD-Prototyping
Pengguna dapat melihat fungsi sistem dalam waktu singkat dan memberikan tanggapan balik
Dalam setiap purwarupa yang dibangun dapat kehilangan fungsi sistem yang dipesan
RAD-throwaway prototyping
Purwarupa dibangun khusus untuk memastikan fungsi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna
Memakan waktu lama dalam mendefinisikan desain yang diinginkan
Formulasi perhitungan skor untuk setiap alternatif dalam metoda perbandingan eksponensial adalah sebagai berikut :
Nai = (Nilaiij)Krit j dengan:
Nai = nilai akhir dari alternatif ke-i
Nilaiij= nilai dari alternatif ke-i pada kriteria ke-j
Kritj = tingkat kepentingan deret kriteria ke-j ; Kritj > 0, bulat i = 1, 2, 3, ...., n ; n = jumlah alternatif
j = 1, 2, 3, ...., m ; m = jumlah kriteria
Penentuan tingkat kepentingan kriteria dilakukan dengan cara wawancara dengan pakar atau melalui kesepakatan curah pendapat. Sedangkan penentuan skor alternatif pada kriteria tertentu dilakukan dengan memberi nilai setiap alternatif berdasarkan nilai kriterianya. Semakin besar nilai alternatif, semakin besar pula skor alternatif tersebut. Total skor masing-masing alternatif keputusan akan relatif berbeda secara nyata karena adanya fungsi eksponensial.
Keuntungan dari pemanfaatan MPE dalam melakukan evaluasi PSP adalah pengurangan bias yang mungkin terjadi dalam analis is. Nilai skor yang menggambarkan urutan prioritas menjadi besar (fungsi eksponensial) ini mengakibatkan urutan prioritas alternatif kesimpulan tingkat keberhasilan impleme ntasi PSP lebih nyata.
Alat analisis selanjutnya yang digunakan dalam evaluasi implementasi perangkat lunak PSP adalah proses hierarki analitik (AHP). Dalam situs perangkat lunak Expert Choice (www.expertchoice.c om, 2005) yakni salah satu pengembang perangkat lunak untuk alat analisis AHP, memberikan definisi AHP yakni sebuah proses yang ampuh dan fleksibel dalam pengambilan keputusan yang membantu memberikan prioritas dan menghasilkan keputusan terbaik ketika kedua aspek, yakni kualitatif dan kuantitatif dari keputusan harus diikutsertakan. Dengan mengurangi kerumitan keputusan menjadi perbandingan satu-satu secara serial kemudian mesintesa hasilnya, AHP tidak hanya membantu pembuat keputusan mendapatkan keputus an terbaik, tapi juga menyediakan rasionalisasi alasan mengapa keputusan tersebut yang terbaik. AHP didesain untuk mencerminkan cara manusia berpikir pada saat dikembangkan pada tahun 1970
oleh Dr. Thomas Saaty dan selanjutnya menjadi teori pembuat keputusan yang banyak digunakan.
Prinsip kerja AHP diawali dengan penyusunan hierarki, yakni dengan menguraikan persoalan yang akan diselesaikan menjadi unsur-unsurnya dalam bentuk kriteria dan alternatif. Setelah terbentuk hierarki maka langkah selanjutnya adala h penilaian kriteria dan alternatif tersebut melalui perbandingan berpasangan. Langkah berikutnya adalah penentuan prioritas berdasarkan perbandingan berpasangan yang dilakukan dengan cara manipulasi matriks maupun persamaan matematik. Langkah terakhir ada lah memastikan untuk semua elemen dikelompokan secara logis dan diperingkatkan secara konsisten sesuai dengan suatu kriteria yang logis (Marimin, 2004).
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 KERANGKA PEMIKIRAN
Menerapkan se buah sistem tidak semudah melakukan pembeliannya karena sistem aplikasi perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) mempengaruhi seluruh lini manajemen perusahaan. Hal ini kadang tidak dipahami perusahaan ketika melakukan outsourcing untuk menerapkan aplikasi tersebut, sehingga kejadian paling umum yang berlaku adalah kebingungan dalam menentukan langkah strategis agar aplikasi dapat dimanfaatkan secara optimal.
Berdasarkan pemikiran tersebut maka dinilai perlu dilakukan penelaahan dan evaluasi struktur PSP di PT Petrokimia Gresik. Penelaahan diawali dengan mempelajari struktur organisasi dan manajemen dari perusahaan untuk selanjutnya diperoleh peta kebutuhan dari teknologi informasi yang dapat disediakan oleh sistem aplikasi PSP. Peta kebutuhan yang diperoleh selanjutnya digunakan untuk memahami konsep implementasi PSP yang telah dilakukan pada tahap pertama untuk selanjutnya menganalisis kebutuhan teknologi informasi yang akan diterapkan pada tahap kedua implementasi. Hasil yang diharapkan adalah deskripsi kualitatif dari tahap pertama implementasi PSP disertai dengan hasil metrik perangkat lunak yang diperoleh dari data sekunder.
Setelah dipaparkan deskripsi kualitatif tahap pertama implementasi, analisis selanjutnya ditujukan kepada evaluasi implementasi dengan memanfaatkan metode perbandingan eksponensial (MPE), proses hierarki analitik (AHP) dan metrik perangkat lunak yang dihasilkan dari pengujian tahap pertama sebagai data sekunder. Hasil dari analisis diharapkan dapat digunakan untuk membangun sistem SPK yang akan melakukan evaluasi hasil imple mentasi PSP tersebut. Analisis pengembangan sistem SPK disertai dengan desain dan uji coba sistem hingga mencapai kesimpulan tingkat keberhasilan implementasi.
Konsep secara skematik kerangka pemikiran formulasi strategi evaluasi PSP dan perancangan sistem penunjang keputusan untuk pengembangan dan perbaikan proses implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Kerangka pemikiran formulasi penelaahan dan evaluasi implementasi sistem perenc anaan sumberdaya perusahaan
3.2 TATA LAKSANA
Tahapan penelitian yang dilakukan terdiri atas dua langkah yaitu pengumpulan dan pengolahan data, serta perumusan formulasi strategi evaluasi proses implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan dan pengembangan sistem penunjang keputusan. Dalam tahap pertama terdapat penelitian pendahuluan dan penelitian utama. Penelitian pendahuluan dilakukan untuk penelaahan struktur dan manajemen perusahaan serta proses implementasi Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) di PT Petrokimia Gresik.
Sedangkan penelitian utama ditujukan untuk melakukan evaluasi proses implementasi PSP serta merancang sistem penunjang keputusan (SPK) untuk evaluasi proses implementasi PSP berdasarkan hasil dari penelitian pendahuluan. Setelah diperoleh rancangan SPK maka dilakukan proses desain untuk merealisasikan SPK yang selanjutnya dilakukan uji coba untuk mengetahui
Analisis dan desain SPK evaluator implementasi PSP Identifikasi struktur dan manajemen perusahaan
Identifikasi struktur dan tahapan implementasi PSP
Cukup ?
Evaluasi proses implementasi PSP
Alat analisis : MPE, Metrik perangkat lunak, AHP
Uji coba, OK ? Tidak Ya Tidak Ya Perumusan rekomendasi
apakah konsep yang mendasari SPK telah sesuai dengan analisis evaluasi proses implementasi PSP .
Setiap analisis dan evaluas i yang dilakukan dalam penelitian ini membasiskan kepada enam cakupan konsep Teknologi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication Technologies, ICT), yakni Data, People, Software, Hardware , Network dan Organization. Teknis proses penelitian ya ng akan dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan metode studi pustaka dan survey lapangan. Studi pustaka digunakan untuk mendapatkan data sekunder yang meliputi model bisnis, perangkat manajemen serta infrastruktur komunikasi dan teknologi informasi. Survey dilakukan untuk memperoleh data primer, yaitu untuk penelaahan dan evaluasi struktur Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (PSP) di PT Petrokimia Gresik. Survey dilakukan dengan observasi dan wawancara terhadap pengambil keputusan yang terkait dengan penelitian ini.
Pengolahan data dilakukan dengan metode perbandingan eksponensial yang dilanjutkan dengan proses analisis hierarki. Kedua metode tersebut digunakan secara berurutan dalam pemodelan sistem penunjang keputusan yang dikembangkan pada akhir penelitian. Hasil pengolahan data kemudian diterjemahkan untuk merumuskan rekomendasi yang akan diberikan kepada PT Petrokimia Gresik .
b. Pemodelan sistem penunjang keputusan
Sistem penunjang keputusan terdiri dari 3 komponen utama, yakni sistem manajemen basis data, sistem manajemen dialog dan sistem manajemen basis model. Data dari ketiga sistem manajemen saling berinteraksi melalui sistem pengolahan pusat yang sekaligus sebagai pengatur dan pengelola sistem secara keseluruhan. Pengguna menggunakan sistem secara interaktif melalui sistem manajemen dialog dan mendapatkan bantuan teknis penggunaan sistem dari fasilitas penjelasan yang disediakan. Gambar 4 menampilkan skematik dari model sistem penunjang keputusan yang dibangun.
Gambar 4. Konfigurasi model sistem penunjang keputusan c. Analisis, desain dan uji coba sistem penunjang keputusan
Analisis dilakukan menurut hasil evaluasi implementasi proses PSP yang dilakukan di PT Petrokimia Gresik menghasilkan sebuah konsep SPK yang terdiri dari sistem manajemen dialog, sistem manajemen basis data dan sistem manajemen basis model. Desain SPK dihasilkan dari pengembangan hasil analisis , diwujudkan dalam bentuk sebuah perangkat lunak dengan memanfaatkan bahasa pemrograman berbasis web (ASP) dan untuk basis data memanfaatkan MSSQL. Uji coba sistem dilakukan dengan mencoba fungsional perangkat lunak pada situasi sebenarnya . Diagram alir deskriptif formulasi penelaahan dan evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan terdapat pada Gambar 5. Data, sumber data dan cara untuk memperoleh serta menganalisis data disajikan pada Lampiran 2.
Pengguna
Sistem Manajemen Dialog
Sistem Pengolahan Pusat Fasilitas Penjelasan
Sistem Manajemen Basis Data
Data Organisasi Perusahaan Data Organisasi implementasi Data Perangkat lunak PSP
Sistem Manajemen Basis Model
Model penilaian parameter evaluasi PSP
Analisis bidang manajemen organisasi Analisis bidang evaluasi
PSP Analisis tingkat keberhasilan implementasi
Gambar 5. Diagram alir deskriptif formulasi penelaahan dan evaluasi implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan
Mulai
Input identifikasi struktur :
- Struktur organisasi dan birokrasi perusahaan - Struktur modul software
- Tahapan implementasi modul
Strategi evaluasi implementasi perencanaan sumberdaya perusahaan Dengan metode MPE, metrik perangkat lunak dan AHP
Desain SPK dengan metode SDLC (Turban, 2001) Input analisis SPK :
- Organisasi implementasi - Perangkat lunak PSP
Output :
SPK evaluator implementasi PSP
Uji coba SPK di internet
Output :
Rekomendasi strategi evaluasi dan perbaikan
IV. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI
DI PT PETROKIMIA GRESIK
Pada bab ini dibahas hasil akuisisi data dari PT Petrokimia Gresik yang berada pada lingkup kajian teknologi informasi yang dimiliki dan digunakan selama ini, untuk mempermudah pembahasan diberikan dua subbab yakni sistem manajemen perusahaan dan sistem teknologi informasi. Hasil yang diperoleh dari pembahasan bab ini adalah analisis struktur manajemen dan kebutuhan teknologi informasi yang digunakan untuk memper mudah proses bisnis perusahaan.
4.1 SISTEM MANAJEMEN PERUSAHAAN
PT Petrokimia Gresik memiliki operasi bisnis yang cukup luas dan mempunyai serangkaian fasilitas pabrik berbeda yang terintegrasi. Terdapat diantaranya, industri kimia, industri pestisida, pembuatan peralatan pabrik, disain industri dan jasa rancang-bangun dan jenis jasa lainnya ( www.petrokimia-gresik.com).
Dalam rangka mendukung dan memudahkan pengadaan bahan baku, proses produksi dan pemasaran/distribusi, PT Petrokimia Gresik mengadakan berbagai macam fasilitas pendukung dan infrastruktur. Mereka mencakup hal-hal berikut (www.petrokimia -gresik.com) :
a. Darmaga
b. Pembangkit listrik c. Fasilitas Perawatan Air
Untuk memudahkan berbagai aktivitas produksinya, PT Petrokimia Gresik membuat bahan baku sendiri seperti belerang cuka, asam fosfat dan amoniak. Operasi untuk menghasilkan produk pupuk dan produk lain yang non-pupuk telah dikelompokkan ke dalam 3 unit manajemen yang berbeda, masing-masing meliputi sejumlah pabrik (lihat Ta bel 3. unit produksi I, II, III). Pupuk hingga sekarang menjadi komoditas utama perusahaan, oleh karena itu, dalam memanajemen proses produksi, perusahaan secara konstan mempertimbangkan kebutuhan pelanggannya agar efisiensi pertanian mencapai maksimum.
Tabel 3. Kapasitas produk per unit pabrikasi PT Petrokimia Gresik
UNIT PRODUK Annual Installed
Capacity (metrik ton)
Ammonia 445.000 MT
Urea 460.000 MT
Ammonia Sulphate (ZA) I 200.000 MT
PLANT I.
Ammonia Sulphate (ZA) III 200.000 MT
Superphosphate (SP-36) I 500.000 MT Superphosphate (SP-36) II 500.000 MT PLANT II. Phonska 300.000 MT Phosphoric Acid (100%) 170.000 MT Sulphuric Acid 600.000 MT 600.000 MT Ammonium Sulphate (Z A) II 250.000 MT Cement Retarder 440.000 MT PLANT III. Almunium Flouride 12.600 MT
Ada juga produk non-pupuk yang dihasilkan oleh perusahaan; seperti amoniak, belerang cuka, asam fosfat, oksigen, zat lemas, dan karbondioksida. Produk tersebut selain menjadi bahan baku untuk produksi pupuk, beberapa diantaranya dijual dalam wujud gas, cairan dan/atau padat. Proses pembuatan asam fosfat menghasilkan beberapa hasil sampingan seperti gips (mentah, berbentuk butiran dan dibersihkan) untuk produk campuran semen, da n almunium fluoride (diambil dari cuka fluosilicylic yang merupakan hasil sampingan dari proses pembuatan asam fosfat).
Sistem distribusi pupuk, pelayanan penjualan pupuk dan teknis pengambilan barang dapat dilihat pada Gambar 6 sampai Gambar 9 secara berurutan.
Gambar 6. Sistem distribusi pupuk tanpa gudang penyangga
Gambar 7. Sistem distribusi pupuk dengan gudang penyangga
Teknis Pengambilan Barang di Gudang Petrokimia Gresik
Distributor Pengambilan Barang (Expeditur)
Gudang Petrokimia
Gresik Penyerahan Barang
• Copy D/O • Surat Kuasa • Copy D/O • Surat Kuasa • Bukti Penyerahan terimaan Pupuk (BP) • BP yang telah ditandatangani oleh pengambil barang dan petugas Gudang Petrokimia
Gambar 9. Teknis pengambilan barang
Dilihat dari kapasitas kerja manajemen perusahaan PT. Petrokimia Gresik yang sangat luas dan kompleks, memanfaatkan teknologi informasi untuk mengintegrasikan keseluruhan proses tersebut adalah pilihan bijaksana. Sistem informasi telah sejak lama menjadi pilihan dalam meningkatkan kinerja manajemen di PT Petrokimia Gresik. Teknologi informasi yang awal mula digunakan adalah berbasis mini komputer HP-3000, lalu seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan, maka saat ini sedang diterapkan perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) dengan memanfaatkan perangkat lunak IFS.
Pada situs IFS (www.ifsworld.com, 2004) dijelaskan bahwa saat ini IFS memiliki perangkat lunak versi terakhir yang dikenal dengan nama IFS AplicationsTM2004.
Perangkat lunak IFS memiliki arsitektur menggunakan bahasa pemrograman utama C++, Java, PL/SQL. Sedangkan sistem manajemen basisdata menggunakan Oracle. Untuk perangkat kerasnya, IFS memanfaatkan sistem operasi Unix, NT/2000, Linux pada host atau aplikasi di server dan untuk client memanfaatkan sistem operasi Windows (www.homercomputer.com.au, 2003).
Penjelasan lebih lengkap yang diperoleh dari situs IFS (www.ifsworld.com, 2004) menyebutkan bahwa proses implementasi sistem diawali dengan menerapkan landasan IFS (IFS Foundation1TM
) yaitu fondasi teknologi yang berbasis standar umum seperti UML, SQL, XML, J2EET M, dan Microsoft® .NET
yang di dalamnya tercakup metodologi dan alat untuk mendesain, mengembangkan, instalasi dan mengatur aplikasi-aplikasi dari IFS. Selain itu juga
konsep dari landasan tersebut adalah menyediakan kerangka kerja dan jasa yang memfasilitasi penyimpanan berbasisdata, eksekusi logika bisnis dan mengatur antar muka pengguna.
PT Petrokimia Gresik saat ini telah menyelesaikan tahap pertama dari implementasi perangkat lunak IFS untuk modul financial, sales and service, maintenance dan human resources. Setelah tahap pertama selesai dilaksanakan maka pada tahap kedua dilakukan penerapan modul IFS selanjutnya antara lain engineering, distribution dan manufacturing. Struktur lengkap modul software IFS diperlihatkan pada Lampiran 1.
4.2 SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI 4.2.1 HP-3000
Teknologi informasi ini diterapkan sejak tahun 1984 dengan memanfaatkan mini komputer 3000/969 sebagai server sampai tahun 2003. Sebelumnya 3000/969 dibantu oleh dua mini komputer lainnya, yakni HP -3000/817 dan HP-3000/918LX, namun karena telah habis masa guna terkait masa lisensi dan dukungan purna jual yang telah selesai terhadap kedua mini komputer tersebut maka semua data akhirnya dimigrasikan ke server utama.
Hingga tahun 2003, kemudian diperpanjang hingga 2005, server HP-3000/969 mendukung komunikasi data terutama untuk aplikasi yang mendukung manajemen dalam aspek pergudangan dan distribusi. Secara detil jenis aplikasi pada HP -3000/969 dan pada PC yang terkoneksi dengannya dapat dilihat pada Lampiran 3.
Selain aplikasi yang dioperasionalkan tersebut, terdapat sistem operasi yang digunakan terutama pada mini komputer HP-3000/969 yaitu MPE/ix 5.0 lalu terdapat program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer, yaitu Transact, Basic, Fortran dan SpeedWare. Aplikasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik dikembangkan dengan konsep tree database model dengan menggunakan Turbo Image 3000 sehingga antara aplikasi satu dengan lainnya dapat dikoordinasikan sesuai peruntukannya dan dikembangkan untuk setiap aplikasi baru tanpa harus mengubah keseluruhan sistem database yang telah ada.
Jaringan yang digunakan untuk operasional HP-3000/969 sudah memanfaatkan kabel berjenis serat optik, sehingga topologi bus dikombinasikan dengan topologi star yang digunakan dapat lebih efektif dan efisien dalam hal mengkomunikasikan data. Meskipun jaringan memiliki tingkat konektifitas yang tinggi, namun secara realitas belum terhubung dalam sebuah sistem utuh yang mengelola secara real time seluruh sumber daya sistem informasi yang ada. Sistem HP-3000 ini dikelola oleh Biro Teknologi Informasi, yang berada di bawah Kepala Kompartemen Pengembangan, Direktorat Teknik PT Petrokimia Gresik. Biro ini memiliki dua bagian fungsional, yakni Bagian Pengembangan dan Bagian Teknik dan Operasi.
Pada tahun 2003 dimulai usaha untuk menggantikan sistem HP-3000 ini, selain terkait masa lisensi dan dukungan purna jual yang telah selesai, sistem ini tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menghadapi persaingan bebas maupun tantangan lainnya dimasa datang. Hal ini dapat dianalisis dari beberapa kelemahan yang dimilikinya, yakni konsep yang didukung belum integrated application system sehingga tidak efisien dalam pemenuhan konsep data akurat dan terkini untuk memberikan masukan bagi pengambil keputusan dalam menyikapi kondisi dinamis di lapangan.
Hal kedua yang menjadi kelemahan adalah aplikasi yang telah ada mengalami kesulitan untuk dilakukan pengintegrasian karena beragamnya pengembang perangkat lunak yang digunakan. Masing-masing memiliki desain dan kebutuhan sistem yang unik sesuai spesifikasi yang diberikan oleh para pengembangnya.
4.2.2 Perencanaan Sumberdaya Perusahaan
Untuk mengatasi dan memperbaiki keseluruhan manajemen administrasi yang semakin kompleks, maka PT Petrokimia Gresik merintis pengembangan sistem informasi ya ng dapat memenuhi kebutuhannya dalam kerangka perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP). Dalam perkembangan penerapan sistem aplikasi PSP, PT Petrokimia Gres ik melakukan pembagian fase implementasi dalam beberapa tahapan yang dilakukan karena selain merupakan keputusan strategis, penerapannya akan berpengaruh luas terhadap keseluruhan proses kerja PT Petrokimia Gresik. Strategi perencanaan sumberdaya perusahaan
mencakup beberapa proses, dimana setiap outputnya memberikan pengaruh dalam keberhasilan pencapaian hasil maksimum yang bisa diperoleh.
PT Petrokimia Gresik menerapkan perangkat lunak PSP dalam beberapa tahap, setiap tahap mengimplementasikan modul perangkat lunak tersebut kepada bidang manajemen yang dianggap siap dan mendesak. O’Leary (2000) mengatakan perencanaan sumberdaya perusahaan terbagi dalam proses berkesinambungan yang diawali sejak perusahaan memutuskan akan merencanakan sumberdaya perusahaan, lalu memilih sistem perencanaan sumberdaya perusahaan yang diinginkan, kemudian mendesain sistem perencanaan sumberdaya perusahaan untuk selanjutnya masuk kepada proses penerapan sistem perencanaan sumberdaya perusahaan. Setelah menerapkan maka akan menghadapi permasalahan pasca penerapan sistem. Tahapan lainnya yang ada dalam setiap proses adalah pelatihan sumberdaya manusia, dimana hal ini ditujukan untuk mengantisipasi keutuhan proses untuk disadari dan diikuti dengan seksama.
Dengan habisnya masa guna dari HP-3000/969 pada tahun 2003, PT Petrokimia Gresik memulai usaha pengalihan sistem informasi kepada yang lebih baru dan sesuai dengan perkembangan teknologi. Solusi yang dipilih adalah menggunakan perangkat lunak untuk mengintegrasikan seluruh manajeme n administrasi perusahaan dalam sebuah konsep Perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP). Secara ringkas, aplikasi yang telah diterapkan dapat dilihat pada Tabel 4, yang secara detil dapat dilihat pada Lampiran 3 dan 4.
Dari Tabel 4 dapat dinilai bahwa pada sebuah sistem informasi yang sangat kompleks dan mencakup aspek yang luas seperti yang ada pada PT Petrokimia Gresik, dibutuhkan pengalihan yang sifatnya evolusi bukan revolusi. Artinya pengalihan yang dilakukan harus mengakomodir siklus perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Apabila hal ini dapat dilakukan, maka sikap penolakan terhadap sistem baru akan minimalis dan proses bisnis yang terjadi di perusahaan akan berjalan tanpa harus mengalami penghentian dalam waktu lama.
Dalam kerangka berpikir seperti ini, maka PT Petrokimia Gresik melakukan pengalihan sistem secara bertahap. Tahap pertama telah dilakukan dan pada
tanggal 1 Maret 2005 semua modul pada tahap ini diimplementasikan dijalankan secara utuh. Sebelum tanggal tersebut, sistem HP-3000/969 tetap digunakan secara paralel dengan sistem informasi yang sedang dikembangkan.
Tabel 4. Aplikasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik Aplikasi
Bidang
HP-3000/969 Industrial and Financial Systems
Finansial - GL,CL,AP dan AR - Aplikasi Budget - Aplika si Keuangan
- IFS\ General Ledger - IFS \Account Payable - IFS \Account Receivable - IFS \Financial Ledger - IFS \Fixed Assets - IFS \Report Generator Pemasaran dan
Distribusi,
Inventory dan Purchasing
- Aplikasi pemasaran
- Aplikasi gudang Pemasaran dan distribusi
- IFS\Inventory - IFS\ Purchasing - IFS\Invoicing - IFS\ Customer Orders
Maintenance - Aplikasi Maintenance Control
System
- IFS\ Equipment
- IFS\ Preventive Maintenance - IFS\ Work Request
- IFS\ Work Processing - IFS\ Project
Sumber Daya Manusia
- Aplikasi Adm. Personalia dan
Payroll
- Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan
- IFS\ Payroll - IFS\ Personal Admin
V.
IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI
PERUSAHAAN
Pembahasan pada bab ini terbagi dalam dua subbab yakni pembahasan mengenai aplikasi perencanaan sumberdaya perusahaan dan tahap kedua implementasi. Kedua subbab tersebut memiliki fokus bahasan yang saling melengkapi untuk pengkajian proses yang dilakukan oleh PT Petrokimia Gresik dalam menerapkan perangkat lunak perencanaan sumberdaya perusahaan.
Bila pada bab sebelumnya telah dibahas mengenai teknologi informasi dan pemanfaatan yang dilakukan perusahaan sampai saat ini. Selanjutnya pada bab ini dilakukan analisis struktur teknologi informasi dan manajemen implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan dalam kerangka pemenuhan kebutuhan proses bisnis perusahaan pada saat ini dan masa yang akan datang.
5.1 APLIKASI PERENCANAAN SUMBERDAYA PERUSAHAAN
Subbab ini merupakan analisis terhadap proses yang dilakukan oleh PT Petrokimia Gresik dalam implementasi perangkat lunak PSP pada tahap pertama. Pembahasa n perangkat lunak IFS (Industrial and Financial Systems) dianalisis dari sudut pandang perangkat keras, perangkat lunak dan manajemen pelaksananya. Data spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak dan aktifitas manajemen pelaksana diper oleh dari dokumentasi implementasi perangkat lunak pada tahap pertama.
5.1.1 Perangkat Keras
Perangkat yang digunakan untuk sistem yang diterapkan mengacu kepada dokumen implementasi perangkat lunak PSP, disesuaikan dengan spesifikasi yang disyaratkan oleh pengembang perangkat lunak dan kondisi yang ada pada PT Petrokimia Gresik, yakni terdiri dari :
a. Personal Computer sebagai Client, memiliki spesifikasi sistem operasi windows, sedangkan oracle client dan cristal report sebagai pelengkap fungsi serta internet explorer (IE) maupun netscape navigator sebagai browsernya.
b. Server terbagi beberapa jenis, yakni internet server dengan sistem operasi WinNT maupun freeBSD, bertugas mengelola FTP, Proxy, DNS dan Email.
Kemudian database server berupa HP-9000 server series dengan spesifikasi processor 2 PA8700 650 Mhz, memori 4 GB dan harddisk drive 2 x 36 GB, bertugas mengelola secara terpusat seluruh data yang beredar di dalam sistem. Terakhir adalah application server dengan spesifikasi yang sama dengan database server, namun bertugas untuk mengelola rutin aplikasi yang diakses oleh komputer klien.
c. Jasa jaringan internet memanfaatkan leased line dari Telkom
d. Untuk distribusi jaringan dimanfaatkan hub, router dan switch sebagai pengatur lalu lintas data.
Secara skematik, konfigurasi perangkat keras dan alur jaringan yang menghubungkannya, dapat dilihat pada Gambar 10 berikut.
Gambar 10. Konfigurasi jaringan PT Petrokimia Gresik 5.1.2 Perangkat Lunak
a. Spesifikasi
Perangkat lunak yang digunakan memiliki spesifikasi sebagai berikut : Product Database ORACLE (versi : 9.2.0.1)
Lisensi : 30 lisensi user, Full Use, Standard Engine, Name User, Multi Server
b. Modul Tahap I
Aplikasi IFS yang diimplementasikan dalam tahap I meliputi: § IFS Financials : - IFS\General Ledger - IFS\Account Payable - IFS\Account Receivable - IFS\Financial Ledger - IFS\Fixed Assets - IFS\Report Generator § IFS Distribution : - IFS\Inventory - IFS\Purchasing - IFS\Invoicing - IFS\Customer Orders § IFS Human Resources :
- IFS\Payroll - IFS\Personal Admin § IFS Maintenance : - IFS\Equipment - IFS\Preventive Maintenance - IFS\Work Request - IFS\Work Processing - IFS\Project
§ IFS Business Performance
- Basis Application (versi: 2003) - Crystal Reports
Lisensi: 5 user license
Perangkat lunak tersebut tidak dapat begitu saja diinstalasi tanpa kustomisasi. Namun untuk menghindari kehilangan fokus dalam keseluruhan fase perencanaan sumberdaya perusahaan ini, maka digunakan
manaje men kustomisasi menggunakan suatu metode yang disebut Application Implementation Methodology with Package Development Methodology (AIM-PDM). Dengan menggunakan metodologi ini dapat dipastikan diperoleh:
- Akurasi yang tinggi
- Kecepatan tinggi yang disertai kualitas tinggi - Mudah dijadwal
- Penanggung jawab yang jelas
- Mudah dalam mengalokasikan personil - Mudah ditelusuri setelah selesai proyek
Metodologi membagi pekerjaan pembuatan ke dalam paket–paket yang pada umumnya dapat dibuat dalam batas waktu yang ditetapkan oleh beberapa Technical Consultant (1~4 orang). Aktivitas ini berjalan dalam rencana waktu yang jelas. Sejumlah kustomisasi dapat dilaksanakan secara paralel sehingga dapat menghemat waktu pengerjaan proyek.
Lebih lanjut, proses implementasi kustomisasi IFS dilakukan dalam batasan waktu yang jelas untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang terdiri dari pembuatan spesifikasi, pembuatan program, internal test , PG (PT Petrokimia Gresik) test, feedback dan diakhiri PG test akhir dan persetujuan. Beberapa keuntungan dari strategi implementasi ini adalah:
- Testing terkoordinasi dengan pembuatan program dan aktivitas lainnya seperti pembuatan rutin kerja dan tidak terkonsentrasi pada akhir proyek.
- PG menyetujui fungsi-fungsi dalam skala kecil sehingga permasalahan-permasalahan kecil tidak akan menyebabkan tertundanya proyek.
- Kustomisasi dilakukan paralel sehingga mempercepat proses implementasi.
- Spesifikasi dibentuk secara bersamaan dengan pembuatan program sehingga PG dapat mengetahui dengan jelas bagaimana produk akhir bekerja.
- ASP (PT Aksesa Sistimindo Pratama) menerima input balik secara terus menerus mengenai kualitas dari program sehingga pada akhirnya tidak diharapkan adanya bugs yang tertinggal dan produk akhir akan memuaskan pihak PG.
- Proyek akan bergulir lebih baik dan tim akan bekerja lebih efektif apabila dalam waktu yang pendek bekerja untuk skala kecil dari pada bekerja untuk waktu yang panjang untuk mencapai target yang besar.
- Akan memperkecil manajemen resiko karena PG maupun ASP akan mengetahui lebih cepat apabila ada kemungkinan tertundanya proyek. Penyebab dari keterlambatan lebih mudah teridentifikasi diwaktu yang lebih awal sehingga penanggulangan pun dapat dilakukan lebih cepat dengan biaya minim.
Agar metodologi ini dapat bekerja baik maka syarat-syaratnya adalah: - Solution report /blue print disepakati terlebih da hulu sebelum
memulai kustomisasi.
- Alokasi personil tim PG yang tetap. - Urutan proses impelementasi diikuti.
- Memahami masing-masing tanggung jawab baik ASP sebagai pembuat program dan pihak PG sebagai penerima produk.
- Kustomisasi yang di luar lingkup kerja ditempatkan secara terpisah agar bisa menjadi prioritas yang lebih rendah dari kustomisasi didalam ruang lingkup pekerjaan.
Kustomisasi yang dilakukan dengan prioritas dan tingkat kerumitan dalam merealisasikannya secara lebih jelas dapat dilihat pada Lampiran 4. 5.1.3 Manajemen Pelaksana
Secara organisasi, mengacu kepada dokumen operasi implementasi sistem PSP, manajemen organisasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik dalam melaksanakan proses tersebut terdiri dari :
A. Panitia Pengarah Proyek (PPP)
PPP umumnya terdiri dari top manajemen dari pihak PG (PT Petrokimia Gresik) dan IFS/ASP.
B. Manajer Proyek ASP (MP ASP)
MP ASP (Aksesa Sistimindo Pratama) bertanggung jawab atas kualitas kegiatan sehari-hari dari implementasi yang dilaksanakan oleh personil ASP dan memberikan penjelasan kepada MP PG.
C. Manajer Proyek PG (MP PG)
PG menunjuk seorang MP internal untuk bekerja bersama MP ASP untuk mengikuti tahapan implementasi. MP PG akan menempatkan waktu 80%~100% selama implementasi berlangsung.
D. Konsultan Aplikasi ASP (KA)
Tim teknis yang menentukan arah aplikasi perangkat lunak E. Konsultan Teknik ASP (KT)
Tim teknis yang melaksanakan keputusan yang diambil oleh KA
Selain komponen organisasi tersebut, dibentuk pula tim yang melaksanakan fungsi spesifik untuk memastikan kelancaran dari proses penerapan perencanaan sumberdaya perusahaan ini. Hal ini dibutuhkan karena waktu yang lama dan tingkat kerumitan yang tinggi akan sangat kritis terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Tim yang dibentuk disebut sebagai PG Project Core Team, yang terdiri dari manejer proses bisnis yang mempunyai pengetahuan mendalam mengenai proses yang akan ditangani oleh IFS Application. Project Core Team juga diharuskan menyediakan waktunya untuk keperluan implementasi serta diharapkan personil yang ditunjuk dapat mewakili PG untuk memberikan masukan-masukan kepada implementasi selain mampu berkomunikasi secara efektif. Efektif yang dimaksud dalam hal ini adalah menjamin bahwa pendapat-pendapat dan hal-hal yang menjadi titik perhatian rekan-rekan dari bagian yang sama disampaikan, dianalisis dan ditangani dalam implementasi. Di samping itu, hasilnya disampaikan kembali kepada rekan-rekan tersebut. Adapun tim-tim yang dibentuk didalamnya adalah : F. Project Core Team, terdiri dari
- Key Person – PG, merupakan koordinator per bidang manajemen
- Key User – PG, merupakan pelopor dan peletak dasar pemanfaatan modul - Tim Manajemen Perubahan – PG, merupakan pengelola sumberdaya manusia
