IV. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI
DI PT PETROKIMIA GRESIK
Pada bab ini dibahas hasil akuisisi data dari PT Petrokimia Gresik yang berada pada lingkup kajian teknologi informasi yang dimiliki dan digunakan selama ini, untuk mempermudah pembahasan diberikan dua subbab yakni sistem manajemen perusahaan dan sistem teknologi informasi. Hasil yang diperoleh dari pembahasan bab ini adalah analisis struktur manajemen dan kebutuhan teknologi informasi yang digunakan untuk memper mudah proses bisnis perusahaan.
4.1 SISTEM MANAJEMEN PERUSAHAAN
PT Petrokimia Gresik memiliki operasi bisnis yang cukup luas dan mempunyai serangkaian fasilitas pabrik berbeda yang terintegrasi. Terdapat diantaranya, industri kimia, industri pestisida, pembuatan peralatan pabrik, disain industri dan jasa rancang-bangun dan jenis jasa lainnya ( www.petrokimia-gresik.com).
Dalam rangka mendukung dan memudahkan pengadaan bahan baku, proses produksi dan pemasaran/distribusi, PT Petrokimia Gresik mengadakan berbagai macam fasilitas pendukung dan infrastruktur. Mereka mencakup hal-hal berikut (www.petrokimia -gresik.com) :
a. Darmaga
b. Pembangkit listrik c. Fasilitas Perawatan Air
Untuk memudahkan berbagai aktivitas produksinya, PT Petrokimia Gresik membuat bahan baku sendiri seperti belerang cuka, asam fosfat dan amoniak. Operasi untuk menghasilkan produk pupuk dan produk lain yang non-pupuk telah dikelompokkan ke dalam 3 unit manajemen yang berbeda, masing-masing meliputi sejumlah pabrik (lihat Ta bel 3. unit produksi I, II, III). Pupuk hingga sekarang menjadi komoditas utama perusahaan, oleh karena itu, dalam memanajemen proses produksi, perusahaan secara konstan mempertimbangkan kebutuhan pelanggannya agar efisiensi pertanian mencapai maksimum.
Ammonia Sulphate (ZA) III 200.000 MT Superphosphate (SP-36) I 500.000 MT Superphosphate (SP-36) II 500.000 MT PLANT II. Phonska 300.000 MT Phosphoric Acid (100%) 170.000 MT Sulphuric Acid 600.000 MT 600.000 MT Ammonium Sulphate (Z A) II 250.000 MT Cement Retarder 440.000 MT PLANT III. Almunium Flouride 12.600 MT
Ada juga produk non-pupuk yang dihasilkan oleh perusahaan; seperti amoniak, belerang cuka, asam fosfat, oksigen, zat lemas, dan karbondioksida. Produk tersebut selain menjadi bahan baku untuk produksi pupuk, beberapa diantaranya dijual dalam wujud gas, cairan dan/atau padat. Proses pembuatan asam fosfat menghasilkan beberapa hasil sampingan seperti gips (mentah, berbentuk butiran dan dibersihkan) untuk produk campuran semen, da n almunium fluoride (diambil dari cuka fluosilicylic yang merupakan hasil sampingan dari proses pembuatan asam fosfat).
Sistem distribusi pupuk, pelayanan penjualan pupuk dan teknis pengambilan barang dapat dilihat pada Gambar 6 sampai Gambar 9 secara berurutan.
Gambar 6. Sistem distribusi pupuk tanpa gudang penyangga
Gambar 7. Sistem distribusi pupuk dengan gudang penyangga
Petrokimia
Gambar 9. Teknis pengambilan barang
Dilihat dari kapasitas kerja manajemen perusahaan PT. Petrokimia Gresik yang sangat luas dan kompleks, memanfaatkan teknologi informasi untuk mengintegrasikan keseluruhan proses tersebut adalah pilihan bijaksana. Sistem informasi telah sejak lama menjadi pilihan dalam meningkatkan kinerja manajemen di PT Petrokimia Gresik. Teknologi informasi yang awal mula digunakan adalah berbasis mini komputer HP-3000, lalu seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan, maka saat ini sedang diterapkan perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP) dengan memanfaatkan perangkat lunak IFS.
Pada situs IFS (www.ifsworld.com, 2004) dijelaskan bahwa saat ini IFS memiliki perangkat lunak versi terakhir yang dikenal dengan nama IFS
AplicationsTM2004.
Perangkat lunak IFS memiliki arsitektur menggunakan bahasa pemrograman utama C++, Java, PL/SQL. Sedangkan sistem manajemen basisdata menggunakan Oracle. Untuk perangkat kerasnya, IFS memanfaatkan sistem operasi Unix, NT/2000, Linux pada host atau aplikasi di server dan untuk client memanfaatkan sistem operasi Windows (www.homercomputer.com.au, 2003).
Penjelasan lebih lengkap yang diperoleh dari situs IFS (www.ifsworld.com, 2004) menyebutkan bahwa proses implementasi sistem diawali dengan menerapkan landasan IFS (IFS Foundation1TM
) yaitu fondasi teknologi yang berbasis standar umum seperti UML, SQL, XML, J2EET M, dan Microsoft® .NET
yang di dalamnya tercakup metodologi dan alat untuk mendesain, mengembangkan, instalasi dan mengatur aplikasi-aplikasi dari IFS. Selain itu juga
konsep dari landasan tersebut adalah menyediakan kerangka kerja dan jasa yang memfasilitasi penyimpanan berbasisdata, eksekusi logika bisnis dan mengatur antar muka pengguna.
PT Petrokimia Gresik saat ini telah menyelesaikan tahap pertama dari implementasi perangkat lunak IFS untuk modul financial, sales and service,
maintenance dan human resources. Setelah tahap pertama selesai dilaksanakan
maka pada tahap kedua dilakukan penerapan modul IFS selanjutnya antara lain
engineering, distribution dan manufacturing. Struktur lengkap modul software
IFS diperlihatkan pada Lampiran 1.
4.2 SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI 4.2.1 HP-3000
Teknologi informasi ini diterapkan sejak tahun 1984 dengan memanfaatkan mini komputer 3000/969 sebagai server sampai tahun 2003. Sebelumnya 3000/969 dibantu oleh dua mini komputer lainnya, yakni HP -3000/817 dan HP-3000/918LX, namun karena telah habis masa guna terkait masa lisensi dan dukungan purna jual yang telah selesai terhadap kedua mini komputer tersebut maka semua data akhirnya dimigrasikan ke server utama.
Hingga tahun 2003, kemudian diperpanjang hingga 2005, server HP-3000/969 mendukung komunikasi data terutama untuk aplikasi yang mendukung manajemen dalam aspek pergudangan dan distribusi. Secara detil jenis aplikasi pada HP -3000/969 dan pada PC yang terkoneksi dengannya dapat dilihat pada Lampiran 3.
Selain aplikasi yang dioperasionalkan tersebut, terdapat sistem operasi yang digunakan terutama pada mini komputer HP-3000/969 yaitu MPE/ix 5.0 lalu terdapat program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer, yaitu Transact, Basic, Fortran dan SpeedWare. Aplikasi yang digunakan oleh PT Petrokimia Gresik dikembangkan dengan konsep tree database model dengan menggunakan Turbo Image 3000 sehingga antara aplikasi satu dengan lainnya dapat dikoordinasikan sesuai peruntukannya dan dikembangkan untuk setiap aplikasi baru tanpa harus mengubah keseluruhan sistem database yang telah ada.
bawah Kepala Kompartemen Pengembangan, Direktorat Teknik PT Petrokimia Gresik. Biro ini memiliki dua bagian fungsional, yakni Bagian Pengembangan dan Bagian Teknik dan Operasi.
Pada tahun 2003 dimulai usaha untuk menggantikan sistem HP-3000 ini, selain terkait masa lisensi dan dukungan purna jual yang telah selesai, sistem ini tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menghadapi persaingan bebas maupun tantangan lainnya dimasa datang. Hal ini dapat dianalisis dari beberapa kelemahan yang dimilikinya, yakni konsep yang didukung belum integrated
application system sehingga tidak efisien dalam pemenuhan konsep data akurat
dan terkini untuk memberikan masukan bagi pengambil keputusan dalam menyikapi kondisi dinamis di lapangan.
Hal kedua yang menjadi kelemahan adalah aplikasi yang telah ada mengalami kesulitan untuk dilakukan pengintegrasian karena beragamnya pengembang perangkat lunak yang digunakan. Masing-masing memiliki desain dan kebutuhan sistem yang unik sesuai spesifikasi yang diberikan oleh para pengembangnya.
4.2.2 Perencanaan Sumberdaya Perusahaan
Untuk mengatasi dan memperbaiki keseluruhan manajemen administrasi yang semakin kompleks, maka PT Petrokimia Gresik merintis pengembangan sistem informasi ya ng dapat memenuhi kebutuhannya dalam kerangka perencanaan sumberdaya perusahaan (PSP). Dalam perkembangan penerapan sistem aplikasi PSP, PT Petrokimia Gres ik melakukan pembagian fase implementasi dalam beberapa tahapan yang dilakukan karena selain merupakan keputusan strategis, penerapannya akan berpengaruh luas terhadap keseluruhan proses kerja PT Petrokimia Gresik. Strategi perencanaan sumberdaya perusahaan
mencakup beberapa proses, dimana setiap outputnya memberikan pengaruh dalam keberhasilan pencapaian hasil maksimum yang bisa diperoleh.
PT Petrokimia Gresik menerapkan perangkat lunak PSP dalam beberapa tahap, setiap tahap mengimplementasikan modul perangkat lunak tersebut kepada bidang manajemen yang dianggap siap dan mendesak. O’Leary (2000) mengatakan perencanaan sumberdaya perusahaan terbagi dalam proses berkesinambungan yang diawali sejak perusahaan memutuskan akan merencanakan sumberdaya perusahaan, lalu memilih sistem perencanaan sumberdaya perusahaan yang diinginkan, kemudian mendesain sistem perencanaan sumberdaya perusahaan untuk selanjutnya masuk kepada proses penerapan sistem perencanaan sumberdaya perusahaan. Setelah menerapkan maka akan menghadapi permasalahan pasca penerapan sistem. Tahapan lainnya yang ada dalam setiap proses adalah pelatihan sumberdaya manusia, dimana hal ini ditujukan untuk mengantisipasi keutuhan proses untuk disadari dan diikuti dengan seksama.
Dengan habisnya masa guna dari HP-3000/969 pada tahun 2003, PT Petrokimia Gresik memulai usaha pengalihan sistem informasi kepada yang lebih baru dan sesuai dengan perkembangan teknologi. Solusi yang dipilih adalah menggunakan perangkat lunak untuk mengintegrasikan seluruh manajeme n administrasi perusahaan dalam sebuah konsep Perencanaan sumberdaya
perusahaan (PSP). Secara ringkas, aplikasi yang telah diterapkan dapat dilihat
pada Tabel 4, yang secara detil dapat dilihat pada Lampiran 3 dan 4.
Dari Tabel 4 dapat dinilai bahwa pada sebuah sistem informasi yang sangat kompleks dan mencakup aspek yang luas seperti yang ada pada PT Petrokimia Gresik, dibutuhkan pengalihan yang sifatnya evolusi bukan revolusi. Artinya pengalihan yang dilakukan harus mengakomodir siklus perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Apabila hal ini dapat dilakukan, maka sikap penolakan terhadap sistem baru akan minimalis dan proses bisnis yang terjadi di perusahaan akan berjalan tanpa harus mengalami penghentian dalam waktu lama.
Dalam kerangka berpikir seperti ini, maka PT Petrokimia Gresik melakukan pengalihan sistem secara bertahap. Tahap pertama telah dilakukan dan pada
- Aplika si Keuangan - IFS \Account Receivable - IFS \Financial Ledger - IFS \Fixed Assets - IFS \Report Generator Pemasaran dan
Distribusi, Inventory dan Purchasing
- Aplikasi pemasaran
- Aplikasi gudang Pemasaran dan distribusi
- IFS\Inventory - IFS\ Purchasing - IFS\Invoicing - IFS\ Customer Orders Maintenance - Aplikasi Maintenance Control
System
- IFS\ Equipment
- IFS\ Preventive Maintenance - IFS\ Work Request
- IFS\ Work Processing - IFS\ Project
Sumber Daya Manusia
- Aplikasi Adm. Personalia dan Payroll
- Aplikasi Pendidikan dan Pelatihan
- IFS\ Payroll - IFS\ Personal Admin
