Gambar IV.18 DFD Level 3 Dekomposisi Proses 2.6
kurikulum identitas dosen
[kurikulum]
[identitas dosen]
Data Dosen Data Kurikulum
2.6.1 Mengelola
Jadwal Kuliah 2.6.2 Mengelola Jadwal Ujian
Gambar IV.19 Arsitektur Integrasi Proses Bisnis (4)
Arsitektur integrasi proses juga penting dalam rangka penyelarasan antara teknologi informasi dengan bisnis yang dimulai dengan pemodelan proses bisnis yang dapat dipahami oleh para pelaku bisnis sehingga terdapat kesepahaman antara staf IT dengan pelaku bisnis. Proses lalu diotomatisasi berdasarkan model teresbut. Hal ini akan mengurangi adanya salah interpretasi terhadap business requirement atau kesalahan proses. Proses dapat tersebar diantara unit bisnis sehingga tidak hanya satu atau sekelompok orang saja yang memiliki suatu end-to-end process. Model proses akan menyajikan pemahaman mengenai bagaimana bisnis dilakukan di dalam enterprise dan harus dikelola sebagai aset yang bernilai.
Proses bisnis (Gambar IV.20) dimulai ketika calon siswa/mahasiswa mengajukan permohonan menjadi siswa/mahasiswa dengan mengisi formulir pendaftaran disertai dengan pembayaran biaya formulir di Bagian Pendaftaran (Mentor).
Bagian Pendaftaran lalu memasukkan data di formulir pendaftaran dan pembayaran biaya formulir ke aplikasi keuangan. Setelah formulir yang telah terisi diserahkan ke Bagian Pendaftaran, calon mahasiswa mengikuti Ujian Saringan Masuk (USM). Jika lulus, maka mahasiswa ASM menyerahkan biaya pendidikan semester 1 (angsuran 1) dan uang seragam di Bagian Keuangan serta mengisi fomulir biodata dan menyerahkan biodata tersebut ke Bagian Akademik.
Sedangkan siswa LPP tidak mengikuti ujian saringan masuk. Bagian Keuangan akan memasukkan transaksi pembayaran ke komputer lalu memberikan bukti pembayaran rangkap ke-1 (bukti pembayaran adalah 3 rangkap, rangkap ke-2 dilampirkan dalam laporan keuangan periodik, sedangkan rangkap ke-3 diarsip) dan formulir Kartu Rencana Studi (KRS) kosong 3 rangkap pada mahasiswa.
Formulir KRS yang diterima oleh mahasiswa tersebut akan digunakan untuk melakukan perwalian dengan dosen wali. KRS yang telah terisi akan didistribusikan, rangkap 1 dipegang oleh Bagian Akademik, rangkap 2 dipegang oleh dosen wali, sedangkan rangkap 3 dipegang oleh mahasiswa.
Berdasarkan formulir biodata yang masuk, Bagian Akademik mengukur seragam, kemudian memasukkan data mahasiswa baru dan menetapkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) atau Nomor Induk Siswa (NIS) di aplikasi akademik sehingga
status calon siswa/mahasiswa berubah menjadi siswa/mahasiswa. Bagian Keuangan akan memeriksa apakah data keuangan di komputer sama dengan jumlah uang fisik dan kwitansi pembayaran yang diperoleh. Setelah dilakukan pemeriksaan, maka uang fisik diserahkan ke bank dan Bagian Keuangan melakukan pengelolaan kas pada aplikasi keuangan.
Pada tahun akademik berjalan, Bagian Akademik melakukan beberapa kegiatan yang terkait dengan belajar mengajar, yaitu :
1. Menetapkan wali kelas/dosen wali.
2. Menetapkan dosen-dosen pengajar dengan terlebih dahulu melakukan rapat koordinasi dan menerbitkan SK mengajar.
3. Mengalokasikan mata kuliah (baik tetap berdasarkan paket maupun tambahan seperti beauty class, table manner, berbagai seminar dan pelatihan). Untuk semester 1 dan 2, mata kuliah yang diambil siswa/mahasiswa berupa mata kuliah paket, sedangkan untuk mahasiswa mulai semester 3 sampai dengan 6 dapat mengambil mata kuliah pada semester sebelum atau sesudahnya dengan ketentuan bahwa mata kuliah di semester ganjil hanya dapat diambil di semester ganjil, dan begitu juga mata kuliah di semester genap hanya dapat diambil di semester genap.
4. Mengalokasikan kelas berdasarkan mata kuliah dan jumlah siswa/mahasiswa yang mengambil mata kuliah.
5. Menerbitkan Kartu Tanda Siswa (KTS)/Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Peserta Ujian (KPU), Kartu Hasil Studi (KHS), transkrip nilai dan sertifikat bagi siswa/mahasiswa.
6. Membuat daftar hadir kuliah, UTS dan UAS bagi siswa/mahasiswa serta dosen.
7. Menerbitkan surat yang terkait dengan kegiatan akademik baik bagi orang tua siswa/mahasiswa, dosen maupun instansi/perusahaan.
Pelaksanaan UTS adalah pada pertemuan ke 7 sedangkan UAS pada pertemuan ke 14 tahun akademik berjalan. Setelah penyelenggaraan UTS dan UAS, dosen diberi waktu 1 minggu untuk mengoreksi nilai dan mengisikan nilai pada daftar hadir
nilai UTS atau UAS yang terdiri dari 3 rangkap, rangkap 1 dan 2 untuk Bagian Akademik sedangkan rangkap ke-3 dipegang oleh dosen yang bersangkutan.
Bagian Akademik mengumumkan nilai dari nilai rangkap ke-2, sedangkan rangkap ke-1 digunakan untuk memasukkan nilai ke aplikasi akademik dan diberikan ke Bagian Keuangan untuk perhitungan honor ujian, kemudian diarsip.
Pada akhir semester, Bagian Akademik akan memberikan kartu hasil studi (KHS) bagi siswa/mahasiswa dan juga wali kelas/dosen wali. Dosen wali memasukkan nilai yang tertera di KHS ke kartu kuning sehingga dapat dijadikan dasar untuk melakukan perwalian semester yang akan datang. Selain KHS, hasil kemajuan akademik siswa/mahasiswa juga dihasilkan dalam bentuk transkrip nilai.
Perbedaan antara KHS dan transkrip nilai adalah KHS diterbitkan untuk menunjukkan prestasi akademik satu semester terakhir yang telah ditempuhnya, sedangkan transkrip nilai diterbitkan untuk menunjukkan prestasi akademik keseluruhan semester (dari semester satu sampai dengan semester terakhir yang telah ditempuhnya).
Setiap semester, Bagian Keuangan melakukan penagihan biaya pendidikan sebanyak 3 kali yaitu di awal semester, menjelang UTS dan menjelang UAS melalui surat penagihan angsuran biaya pendidikan untuk mahasiswa. Saat mahasiswa membayar, maka Bagian Keuangan akan memasukkan data pembayaran ke aplikasi keuangan dan memberikan bukti pembayaran rangkap ke-1 (bukti pembayaran adalah 3 rangkap, rangkap ke-2 dilampirkan dalam laporan keuangan periodik, sedangkan rangkap ke-3 diarsip). Selain mengelola pemasukan dari siswa/mahasiswa, Bagian Keuangan juga mengelola pengeluaran seperti pembayaran honor/gaji dosen baik tetap maupun luar biasa yang dilakukan setiap bulan. Bagian akademik dan keuangan setiap bulan secara periodik melaporkan kegiatan akademik dan laporan keuangan kepada pihak manajemen yaitu Pembantu Direktur I dan II untuk kemudian diteruskan ke Direktur.