Arsitektur integrasi yang telah dibangun merupakan blueprint integrasi teknologi, layanan, informasi dan proses bisnis yang menjadi dasar bagi pengembangan dan
pengelolaan sistem informasi sehingga selaras dengan bisnis enterprise.
Arsitektur integrasi dibangun dengan didasarkan pada dorongan bisnis kemudian pada kebutuhan data, aplikasi dan teknologi. Untuk menerapkan hasil pengembangan arsitektur, maka diperlukan strategi sehingga dapat menerapkan integrasi. Hasil dari penerapan strategi integrasi diharapkan menjadi acuan dalam implementasi kegiatan integrasi.
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memformulasikan dan mempersiapkan rencana untuk implementasi arsitektur enterprise. Tahapan ini juga disebut sebagai strategi migrasi yang menekankan pada strategi untuk bergerak dari bisnis saat ini ke bisnis yang diinginkan di masa mendatang berdasarkan model bisnis, information resource catalog (IRC) dan ketiga arsitektur yang telah didefinisikan pada tahapan sebelumnya.
Dalam arsitektur aplikasi terdapat 29 aplikasi. Dari ke-29 aplikasi tersebut perlu ditentukan prioritas aplikasi yang akan diimplementasikan. Perencanaan arsitektur enteprise berbeda dengan perencanaan sistem tradisional dimana data digunakan untuk mengendalikan urutan implementasi dengan menggunakan prinsip bahwa aplikasi yang menciptakan (create) data harus diimplementasikan sebelum aplikasi yang menggunakan (use) data. Prinsip ini penting dalam menentukan prioritas urutan pengembangan aplikasi bagi lingkungan yang berbagi pakai bersama data.
Matriks yang merelasikan entitas data dengan fungsi bisnis yang dihasilkan pada tahapan pembentukan arsitektur data (Gambar III.13) menunjukkan apakah suatu entitas diciptakan (created), di-update (updated) atau digunakan (referenced) oleh setiap fungsi. Sedangkan matriks yang merelasikan aplikasi dengan fungsi bisnis pada tahapan pembentukan arsitektur aplikasi menunjukkan penyebaran aplikasi melalui batasan-batasan unit organisasi (Gambar III.16).
Gambar IV.21 Matriks Aplikasi – Entitas
Kedua matriks ini yaitu antara apliksi dengan fungsi dan antara fungsi dengan entitas dapat digabungkan untuk menghasilkan matriks yang merelasikan aplikasi dengan entitas sehingga dapat menunjukkan apakah suatu aplikasi menciptakan (create), meng-update (update) atau menggunakan (reference) suatu entitas. Baris dari matriks menunjukkan aplikasi sedangkan kolom matriks adalah entitas. Hasil dari penggabungan matriks Gambar III.13 dan III.16 adalah matriks pada Gambar IV.21.
Baris dan kolom dari matriks (Gambar IV.21) disusun sedemikian sehingga entri
“C/Create” membentuk area diagonal dari pojok kiri atas ke pojok kanan bawah.
Baris dengan sedikit entri digeser ke atas, sedangkan baris dengan banyak entri digeser ke bawah, arah entri “C” ke sebelah kanan. Kolom dengan banyak entri digeser ke kiri, sedangkan kolom dengan sedikit entri digeser ke kanan, arah entri
“C” ke atas. Area atas diagonal harus dibuat sekosong mungkin, sedangkan area bawah diagonal terdiri atas sebanyak mungkin entri “R/Reference” atau
“U/Update”. Penyusunan dengan cara seperti ini akan menghasilkan daftar aplikasi dalam urutan pengembangan data-driven sehingga aplikasi yang terdapat pada area atas matriks harus diimplementasikan terlebih dahulu karena aplikasi-aplikasi tersebut menciptakan data yang diperlukan oleh aplikasi-aplikasi-aplikasi-aplikasi yang berada di bawahnya.
Dengan melihat pengelompokkan aplikasi dengan menggunakan garis tebal dapat dilihat urutan implementasi aplikasi yang mengikuti rantai nilai (value chain) enterprise yang terdiri atas fungsi bisnis utama akademik dan fungsi pendukung keuangan. Hal ini menunjukkan bahwa jika melihat berdasarkan baris, dapat dilihat urutan implementasi aplikasi sedangkan kolom menunjukkan urutan penciptaan sumber daya data yang dapat dipakai bersama (data sharing).
Prinsip data dependency bukanlah satu-satunya cara yang digunakan untuk membuat urutan aplikasi, namun terdapat beberapa prioritas lain yaitu (11) :
1. Permintaan (demand) : mengukur seberapa diperlukannya suatu aplikasi dan adanya tekanan politik.
2. Sistem saat ini (existing system) : jika aplikasi yang ada saat ini telah cukup mendukung fungsi-fungsi bisnis, maka aplikasi dimodifikasi agar dapat dioperasikan pada shared data environment. Jika aplikasi yang ada saat ini sulit untuk dipelihara, maka perlu diganti oleh aplikasi yang baru.
3. Kemungkinan sukses/resiko (likelihood of success/risk) : kesuksesan implementasi aplikasi tergantung pada jumlah sumber daya yang diperlukan, jumlah sumber daya yang tersedia, waktu pengembangan aplikasi serta kesulitan dan kompleksitas aplikasi. Pada umumnya, aplikasi yang beresiko harus ditunda diimplementasikan setelah implementasi aplikasi dengan kemungkinan kesuksesan yang tinggi.
4. Manfaat potensial (potential benefits) : aplikasi yang memiliki rate of return yang tinggi harus diimplementasikan secepatnya.
5. Dampak organisasional (organizational impact) : Aplikasi yang kurang memberikan dampak, komitmen dan standar pada organisasi harus diimplementasikan secepatnya.
Berdasarkan urutan implementasi aplikasi data-dependency pada matriks aplikasi-entitas (Gambar IV.21) dan berdasarkan kebijakan dan kebutuhan YPA untuk melakukan integrasi antara data dan aplikasi, maka urutan aplikasi yang perlu diperbaiki atau diintegrasikan dengan aplikasi lain terdapat pada Tabel IV.5.
Tabel IV.5 Urutan Aplikasi
No. No.
Aplikasi Kandidat Aplikasi Keterangan
1 1.1 Sistem Pendaftaran Calon
Siswa/Mahasiswa Baru Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
2 1.3 Sistem Pengelolaan Ujian Saringan Masuk seleksi calon mahasiswa baru 3 1.4 Sistem Pelaporan Penerimaan
Siswa/Mahasiswa Baru Ditingkatkan menjadi aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen YPA.
4 2.12 Sistem Manajemen Kurikulum Ditingkatkan menjadi aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen YPA.
5 2.1 Sistem Registrasi Ulang
Siswa/Mahasiswa Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
6 2.2 Sistem Pembuatan KRS, KTS dan KTM Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
7 2.11 Sistem Administrasi Dosen Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
Tabel IV.5 Urutan Aplikasi (Lanjutan)
No. No.
Aplikasi Kandidat Aplikasi Keterangan
8 2.3 Sistem Perwalian
9 2.4 Sistem Perubahan Rencana Studi
10 2.5 Sistem Penjadwalan KBM Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
11 2.6 Sistem Administrasi KBM Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
12 2.7 Sistem Penjadwalan Ujian (UTS, UAS,
Sidang, Komprehensif) Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
13 2.8 Sistem Administrasi Ujian (UTS, UAS,
Sidang, Komprehensif) Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
14 2.9 Sistem Pengelolaan Nilai Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
15 2.10 Sistem Pembuatan Kartu Hasil Studi Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
16 3.1 Sistem Pembuatan Ijazah, Sertifikat dan
Transkrip Nilai Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
17 3.2 Sistem Administrasi Wisuda Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
18 3.3 Sistem Pelaporan Kegiatan Wisuda Ditingkatkan menjadi aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen YPA.
19 2.13 Sistem Pelaporan Akademik Ditingkatkan menjadi aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen YPA.
20 5.3 Sistem Pengelolaan Alumni Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
21 5.4 Sistem Pengelolaan Pelaporan Kegiatan
BKK dan IKA Pengembangan baru.
22 1.2 Sistem Pengelolaan Pembayaran
Pendaftaran Diubah menjadi aplikasi yang
terintegrasi dengan aplikasi lain.
23 6.1 Sistem Pengelolaan Pembayaran Biaya
Pendidikan dari Siswa/Mahasiswa Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
24 6.2 Sistem Pengelolaan Honor Dosen Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
25 6.3 Sistem Pengelolaan Pelaporan Pembayaran Biaya Pendidikan Siswa/Mahasiswa
Diubah menjadi aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi lain.
Analisa kesenjangan antara data, aplikasi serta teknologi dapat digunakan untuk membantu memberikan pertimbangan pengurutan pengembangan sistem. Pada Tabel IV.6 diuraikan urutan aplikasi yang memiliki hubungan dan pengaruh terhadap aplikasi legacy, teknologi dengan arsitektur integrasi yang telah dibuat yaitu arsitektur layanan dan arsitektur informasi serta rencana implementasinya yang diperkirakan diselesaikan dalam waktu empat tahun.
Tabel IV.6 Strategi Integrasi
Dampak pada Aplikasi
Legacy Teknologi Integrasi Layanan Integrasi Informasi Strategi Implementasi
Basis
Nama Aplikasi
(P)ertahankan/(T)ingkatka n/(M)odifikasi/(Ganti) (T)etap/(Integrasi)/( B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru No.Event yang Dilayani
Actor
Sistem Pendaftaran Calon
Siswa/Mahasiswa Baru
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E1 Bagian
Pendaftaran,
Pendaftar 1.1 Identitas
pendaftar Identitas pendaftar
2
Sistem Pengelolaan Ujian Saringan Masuk seleksi calon mahasiswa baru
Aplikasi akademik
ASM P T T T T E3 Bagian
Akademik 1.3 Identitas
pendaftar Hasil usm
3
Sistem Pelaporan Penerimaan Siswa/Mahasiswa Baru
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
T I T U T E4
4 Sistem Manajemen Kurikulum
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
T I T U T E5 Bagian
Akademik 2.1 Kurikulum
5 Sistem Registrasi Ulang
Siswa/Mahasiswa
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E7 Pendaftar, Peserta Didik 2.3 Identitas 6 Sistem Pembuatan
KRS, KTS dan KTM
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E8 Bagian
Tabel IV.6 Strategi Integrasi (Lanjutan)
Dampak pada Aplikasi
Legacy Teknologi Integrasi Layanan Integrasi Informasi Strategi Implementasi
Basis
Nama Aplikasi
(P)ertahankan/(T)ingkatka n/(M)odifikasi/(Ganti) (T)etap/(Integrasi)/( B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru No.Event yang Dilayani
Actor
7 Sistem Administrasi
Dosen 1. Aplikasi
akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E6 Bagian
Akademik, Dosen
2.2 Identitas
dosen Identitas dosen
8 Sistem Perwalian Aplikasi akademik
ASM P T T T T E9 Bagian
Akademik, Wali Akademik, Mahasiswa
2.5 Identitas mahasiswa, kurikulum
Trans perwalian prs
9 Sistem Perubahan
Rencana Studi Aplikasi akademik
ASM P T T T T E10 Bagian
Akademik, Wali Akademik, Mahasiswa
2.5 Identitas mahasiswa, kurikulum
Trans perwalian prs
10 Sistem Penjadwalan
KBM 1. Aplikasi
akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E11 Bagian
Akademik 2.6
.1 Identitas dosen, kurikulum 11 Sistem Administrasi KBM 1. Aplikasi
akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E12 Bagian
Akademik 2.6
.1 Identitas dosen, kurikulum
Tabel IV.6 Strategi Integrasi (Lanjutan)
Dampak pada Aplikasi
Legacy Teknologi Integrasi Layanan Integrasi Informasi Strategi Implementasi
Basis
Nama Aplikasi
(P)ertahankan/(T)ingkatka n/(M)odifikasi/(Ganti) (T)etap/(Integrasi)/( B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru No.Event yang Dilayani
Actor
12 Sistem Penjadwalan Ujian (UTS, UAS, Sidang, Komprehensif)
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E13 Bagian
Akademik 2.6
.1 Identitas dosen, kurikulum 13 Sistem Administrasi
Ujian (UTS, UAS, Sidang, Komprehensif)
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E14 Bagian
Akademik 2.6
.1 Identitas dosen, kurikulum 14 Sistem Pengelolaan Nilai 1. Aplikasi
akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E15 Bagian
Akademik, Dosen
2.7 Identitas dosen, identitas siswa, identitas mahasiswa, kurikulum
Khs, nilai
15 Sistem Pembuatan Kartu
Hasil Studi 1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E16 Bagian
Akademik 2.7 Identitas dosen, identitas siswa, identitas mahasiswa, kurikulum
Khs, nilai
Tabel IV.6 Strategi Integrasi (Lanjutan)
Dampak pada Aplikasi
Legacy Teknologi Integrasi Layanan Integrasi Informasi Strategi Implementasi
Basis
Nama Aplikasi
(P)ertahankan/(T)ingkatka n/(M)odifikasi/(Ganti) (T)etap/(Integrasi)/( B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru No.Event yang Dilayani
Actor
16 Sistem Pembuatan Ijazah, Sertifikat dan Transkrip Nilai
1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E18 Bagian
Akademik 3.1 ,
17 Sistem Administrasi
Wisuda 1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E18 Bagian
Akademik 3.1 ,
18 Sistem Pelaporan
Kegiatan Wisuda 1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
T I T U T E19 Bagian
Akademik, Manajemen
3.4 Identitas siswa,
Tabel IV.6 Strategi Integrasi (Lanjutan)
Dampak pada Aplikasi
Legacy Teknologi Integrasi Layanan Integrasi Informasi Strategi Implementasi
Basis
Nama Aplikasi
(P)ertahankan/(T)ingkatka n/(M)odifikasi/(Ganti) (T)etap/(Integrasi)/( B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru No.Event yang Dilayani
Actor
19 Sistem Pelaporan
Akademik 1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
T I T U T E17 Bagian
Akademik, Manajemen
2.8 Identitas pendaftar,
20 Sistem Pengelolaan
Alumni 1. Aplikasi akademik LPP 2. Aplikasi
akademik ASM
M I T U T E18 Bagian
Akademik 3.1 , 3.2
21 Sistem Pengelolaan Pelaporan Kegiatan BKK dan IKA
B B B B
Tabel IV.6 Strategi Integrasi (Lanjutan)
Dampak pada Aplikasi
Legacy Teknologi Integrasi Layanan Integrasi Informasi Strategi Implementasi
Basis
Nama Aplikasi
(P)ertahankan/(T)ingkatka n/(M)odifikasi/(Ganti) (T)etap/(Integrasi)/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru (T)etap/(U)pgrade/ (B)aru No.Event yang Dilayani
Actor
22 Sistem Pengelolaan Pembayaran
Pendaftaran
1. Aplikasi keuangan LPP 2. Aplikasi
23 Sistem Pengelolaan Pembayaran Biaya Pendidikan dari Siswa/Mahasiswa
1. Aplikasi keuangan LPP 2. Aplikasi
keuangan ASM
M I T U T E20 Bagian
Keuangan, Peserta Didik
4 Identitas pendaftar, komponen biaya, transaksi pembayara n, identitas siswa,
24 Sistem Pengelolaan
Honor Dosen 1. Aplikasi
4 Identitas dosen, komponen biaya
Honor dosen
25 Sistem Pengelolaan Pelaporan Pembayaran Biaya Pendidikan Siswa/Mahasiswa
1. Aplikasi keuangan LPP 2. Aplikasi
4 Identitas pendaftar, komponen biaya, transaksi pembayara n, identitas siswa,
Manfaat dari integrasi enteprise dapat direalisasikan saat suatu organisasi menggunakan strategi bisnis untuk mengendalikan strategi dan arsitektur integrasi. Berdasarkan hasil analisis terhadap as-is system, diperoleh hasil bahwa fungsi utama yaitu akademik dan juga fungsi pendukung keuangan masing-masing telah didukung oleh 4 kelompok aplikasi. Pada perjalanannya, aplikasi-aplikasi tersebut dibuat oleh sejumlah vendor dalam rentang waktu yang berlainan sehingga berdampak pada perbedaan teknologi mulai dari bahasa pemrograman, database management system sampai dengan teknologi perangkat keras yang mendukungnya. Sedangkan identifikasi terhadap kebutuhan sistem mendatang (to-be system) menuntut adanya integritas diantara sejumlah entitas data serta aplikasi yang mengelolanya. Sebagian besar data, aplikasi serta teknologi saat ini dinyatakan telah dapat memenuhi kebutuhan bisnis baik saat ini maupun untuk masa mendatang, namun perlu dilakukan optimalisasi.
Kesenjangan (gap) diantara kondisi as-is dengan to-be menunjukkan bahwa optimalisasi yang dimaksud adalah melakukan kegiatan integrasi. Berdasarkan kesenjangan antara as-is dan to-be serta adanya pengendali serta requirement bisnis mengenai integrasi, maka dibuat kebijakan untuk membuat arsitektur integrasi dan melakukan implementasi integrasi. Kegiatan integrasi dibagi ke dalam kegiatan stratejik dan taktis.
Kegiatan stratejik dalam proyek integrasi adalah pembentukan arsitektur integrasi teknis, layanan, informasi dan proses. Hasil dari dokumentasi tersebut digunakan sebagai dasar untuk melakukan kegiatan taktis yaitu mengimplementasikan integrasi aplikasi, informasi composite application dan proses. Gambar IV.22 menunjukkan bagaimana hasil analisis kondisi saat ini digunakan untuk menentukan kebutuhan sistem mendatang. Berdasarkan kebijakan yang diperoleh sebagai hasil identifikasi terhadap kesenjangan serta adanya pengendali dan requirement bisnis maka dilakukan kegiatan stratejik dan taktis integrasi.