BAB IV HASIL PENELITIAN
D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori
1. Asas Jarak Terpendek
Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat. Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Penataan ruang kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS nampaknya belum menerapkan asas jarak terpendek ini secara maksimal. Hal tersebut dapat dilihat dari peletakkan lemari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai. Padahal, dalam pekerjaan tata usaha selalu berhubungan dengan file, dokumen dan arsip. Jadi, setiap hari pekerjaan pegawai tata usaha selalu menggunakan file, dokumen maupun arsip tersebut. Dengan intensitas penggunaan yang sering tetapi letaknya jauh dari tempat duduk akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga.
Permasalahan ini dapat ditemui di seluruh ruangan tata usaha, baik ruang bagian Tata Usaha maupun ruang sub-sub bagiannya. Lemari arsip dan filling cabinet
commit to user
diletakkan di satu sisi ruangan yang jauh dari tempat duduk pegawai, sehingga jika pegawai membutuhkan file, dokuman atau arsip yang tersimpan di dalamnya harus berjalan agak jauh. Apalagi jika file,dokumen atau arsip yang diperlukan berbeda- beda dan berganti-ganti, maka pegawai akan berjalan bolak balik dari tempat duduknya ke tempat menyimpan file tersebut. Contoh di Sub Bagian Umum dan Perlengkapan yang letak lemari arsip dan filling cabinet berada di belakang tempat duduk pegawai atau di sisi barat ruangan. Berikut ini analisis gerakan dan waktu ketika pegawai mengambil arsip di Sub Bagian UMKAP.
a. Pegawai yang duduk paling dekat dengan almari arsip Jarak : ± 1 meter
Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10
2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20
3. Menemukan letak almari arsip 10
4. Berjalan menuju almari arsip 15
5. Membuka almari arsip 10
6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30
7. Mengambil folder 10
8. Mencari file di dalam folder 90
9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file yang dicari
45
10. Mengambil file yang sesuai 10
11. Merapikan file lainnya dan menutup folder 30
12. Meletakkan folder ke tempat semula 10
13. Menutup pintu almari arsip 10
14. Berjalan kembali ke tempat duduk 15
15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi
16. Menarik kursi ke depan 15
17. Duduk
18. Meletakkan file di meja
commit to user
b. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (depan) Jarak : ± 4 meter
Tabel 12. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 4 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10 2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20
3. Menemukan letak almari arsip 10
4. Berjalan menuju almari arsip 60
5. Membuka almari arsip 10
6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30
7. Mengambil folder 10
8. Mencari file di dalam folder 90
9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file yang dicari
45
10. Mengambil file yang sesuai 10
11. Merapikan file lainnya dan menutup folder 30 12. Meletakkan folder ke tempat semula 10
13. Menutup pintu almari arsip 10
14. Berjalan kembali ke tempat duduk 60
15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi
16. Menarik kursi ke depan 15
17. Duduk
18. Meletakkan file di meja
commit to user
c. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (samping) Jarak : ± 6 meter
Tabel 13. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 6 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10
2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20
3. Menemukan letak almari arsip 10
4. Berjalan menuju almari arsip 90
5. Membuka almari arsip 10
6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30
7. Mengambil folder 10
8. Mencari file di dalam folder 90
9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file yang dicari
45
10. Mengambil file yang sesuai 10
11. Merapikan file lainnya dan menutup folder 30
12. Meletakkan folder ke tempat semula 10
13. Menutup pintu almari arsip 10
14. Berjalan kembali ke tempat duduk 90
15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi
16. Menarik kursi ke depan 15
17. Duduk
18. Meletakkan file di meja
TOTAL 475
Berdasarkan analisis gerak dan waktu ketika pegawai mengambil file di lemari arsip yang tidak berada di dekat tempat duduknya, hasilnya adalah sebagai berikut.
a. Jarak tempat duduk pegawai yang terdekat dengan almari arsip ± 1 meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali
commit to user
ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 325 detik atau 5 menit 25 detik.
b. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (depan) ± 4 meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 415 detik atau 6 menit 55 detik.
c. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (samping) ± 6 meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 475 detik atau 7 menit 55 detik.
Untuk dapat mengetahui gerakan dan waktu tersebut sudah efisien atau belum, kita harus membandingkan dengan perlakuan yang lain. Di muka sudah dikatakan bahwa sebaiknya file, arsip atau dokumen diletakkan di dekat tempat duduk pegawai yang menggunakannya. Dengan keberadaan file/dokumen/arsip di sebelahnya, pegawai tersebut tidak perlu beranjak dari tempat duduknya. Berikut ini analisis gerak dan waktunya.
Tabel 14. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 0 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Tangan mendekati lemari atau meja kecil 2
2. Mencari folder 10
3. Mengambil folder 3
4. Mencari file/dokumen/arsip 30
5. Mengambil file/dokumen/arsip 5
6. Mengembalikan folder ke almari atau meja kecil 3
TOTAL 53
Berdasarkan tabel tersebut dapat kita ketahui bahwa jika masing- masing pegawai memiliki meja atau almari kecil tempat menyimpan arsip dan dokumen yang dibutuhkannya, dia hanya melakukan 6 (enam) gerakan dan
commit to user
membutuhkan waktu 53 detik. Hal ini menunjukkan bahwa dengan meletakkan file, dokumen atau arsip di dekat pegawai, maka pekerjaan akan lebih efisien baik gerakan dan waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik = 272 detik sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi gerakan yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan, artinya pegawai tidak perlu melakukan 12 gerakan yang lainnya. Dengan berkurangnya 12 gerakan, maka pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga. Penghematan tenaga ini akan menghindarkan pegawai dari kelelahan dan keletihan dalam bekerja.
Jadi, sebaiknya setiap pegawai memiliki almari atau meja kecil sebagai tempat menyimpan file, dokumen atau arsip tersebut dan diletakkan di sebelah pegawai. Akan lebih tepat jika meja atau lemari kecil tersebut diletakkan di sebelah kiri kursi pegawai. Jika diletakkan di sebelah kursi, keberadaan meja atau lemari kecil tersebut masih dalam wilayah meja pegawai tersebut, tidak mengambil tempat atau wilayah pegawai yang lain. Sedangkan peletakkan di sebelah kiri dimaksudkan agar ketika mencari file/dokumen/arsip dapat menggunakan tangan kiri, sedangkan tangan kanan tetap bisa memegang pena dan ketika mengambil file/dokumen/arsip tersebut tubuh tidak akan melakukan gerakan membelok. Selain itu, ketika proses pengambilan tidak terhalang oleh adanya tangan kanan sebagaimana jika letak lemari atau meja tersebut berada di sebelah kanan.
Selain masalah penempatan almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari pegawai, belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui dari penempatan posisi tempat duduk pegawai yang tidak sesuai dengan jenis pekerjaannya. Misalnya, di ruang Sub Bagian Pendidikan yang banyak berhubungan dengan mahasiswa, posisi tempat duduk pegawai yang langsung mengurus kepentingan mahasiswa berada di bagian paling belakang.
Tidak semua pelayanan mahasiswa dilakukan di depan loket, tetapi sering mahasiswa atau pihak lain yang berkepentingan langsung masuk melalui pintu masuk ruangan, misalnya ketika mengurus transkrip atau revisi nilai. Dari pintu masuk ruangan, tempat duduk pegawai administrasi mahasiswa masing- masing jurusan justru berada paling belakang (utara). Jarak dari pintu masuk ke
commit to user
tempat duduk pegawai tersebut ± 5 m. Hal ini mengakibatkan mahasiswa harus berjalan lebih jauh untuk menemui petugas yang dimaksud. Dengan jarak yang lebih jauh maka otomatis waktu penyelesaian pekerjaan pun akan lebih lama. Sebaiknya pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa ditempatkan di dekat pintu masuk ruangan yaitu di deretan depan, sehingga begitu mahasiswa masuk akan dapat langsung menemui petugas yang dimaksud. Jika pegawai tersebut di tempatkan di deretan depan, jarak yang ditempuh ± 2 m dari pintu masuk. Semakin cepat dia menemui petugas maka akan semakin cepat pula proses penyelesaian pekerjaan tersebut.
Belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui dari jarak antar meja di dalam ruangan yang terlalu sempit. Asas jarak terpendek menyebutkan bahwa tata ruang kantor yang paling baik adalah tata ruang yang memungkinkan para pegawai menempuh jarak yang sependek-pendeknya dalam penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek dalam hal ini bukan berarti jarak yang paling pendek tanpa menghiraukan proses penyelenggaraan pekerjaan, tetapi jarak terpendek yang paling ideal untuk proses penyelenggaraan pekerjaan. Jadi, jika terdapat jarak yang lebih pendek dari jarak terpendek ideal justru mengganggu proses penyelesaian pekerjaan, maka hal tersebut dapat dikategorikan belum menerapkan asasa jarak terpendek. Misalnya di ruang Sub Bagian Pendidikanyang jarak antar meja pegawai ± 50-60 cm.
Di tengah ruangan Sub Bagian Pendidikan diletakkan meja bagi para pegawai. Ada 12 (dua belas meja) yang ditata sedemikian rupa agar dapat memenuhi ruangan. Dari arah utara ke selatan berjejer 4 (empat) meja dengan jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer 3 (tiga) buah meja dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm, sedangkan meja kedua dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Padahal, jarak terpendek ideal antar meja baik yang bersebelahan ataupun membelakangi ± 80 cm. Dengan jarak antar meja yang hanya 50-60 cm mengakibatkan pegawai tidak memiliki ruang gerak yang cukup. Apalagi ada meja yang berhimpitan sehingga mengganggu lalu lintas para pegawai yang akan duduk di kursinya, karena terhalang kursi pegawai yang berada di sebelahnya.
commit to user
Dari hasil analisis tersebut, dapat kita ketahui bahwa dengan menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor, efisiensi kerja pegawai dapat tercapai. Penerapan asas jarak terpendek ini dapat berupa peletakkan benda-benda yang dibutuhkan pegawai di tempat yang dekat dengan tempat duduk pegawai yang menggunakannya tersebut, menempatkan pegawai di posisi yang paling dekat sesuai dengan arus prosedur kerjanya dan mengatur posisi antar meja pegawai dengan jarak terpendek yang paling ideal. Efisiensi yang dapat diperoleh berupa efisiensi waktu, gerakan dan tenaga. Jika efisiensi kerja dapat tercapai, maka pencapaian tujuan organisasi atau instansi dapat terwujud dengan baik.