BAB II TINJAUAN PUSTAKA
H. Manfaat Formulir rekam Medis
I. Aspek Desain Formulir
Dalam aspek fisik terdapat 4 komponen : a. Bahan
Dalam mendesain formulir sebaiknya dipilih dari bahan yang tidak mudah rusak/kusut. Bahan formulir harus memperhatikan kegunaan formulir dan berapa lama dapat disimpan
Terdapat 5 sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :
1) Weight adalah berat kertas pada ukuran tertentu
2) Grade adalah mutu kertas berdasarkan jenis material yang diinginkan dalam proses pembuatan
3) Grain of paper adalah arah serat-serat yang membuat kertas 4) Finish of paper adalah lapisan kimia yang diberikan pada
kertas, keadaan kertas bisa kasar, licin, mengkilat
5) Colour of paper adalah sarana/media efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik dan cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir
Berat kertas dikelompokkan menjadi beberapa istilah, antara lain :
1) Kertas Bond; berat antara 11-24 pounds (5500-12000 gram) 2) Kertas Manifold/kertas tisue; berat antara 7-11 pounds
(3500-5500 gram)
3) Ketas Onin Skin; berat antara 7-11 pounds dan lapisan transparan
4) Kertas ledger; berat kertas antara 24-36 pounds (12000-18000 gram)
5) Kertas Bristol, post card, board, tag, duplikatot, safety, dan newsprint.
b. Bentuk
Bentuk formulir harus disesuaikan dengan standart, pada umumnya berbentuk persegi panjang
c. Ukuran
Ukuran yang baik dalam formulir adalah ukuran standart, sehingga akan memudahkan dalam pengelolaannya, yaitu apakah akan disimpan atau di copy.
d. Warna
Warna kertas dalam pembuatan formulir adalah digunakan untuk memudahkan dalam penanganan formulir. Penggunaan kertas berwarna untuk formulir merupakan media yang efektif untuk memperoleh daya tarik (eye chatching). Penanganan formulir dengan tinta pengisian yang tidak menyulitkan pengguna waktu pengisian.
Persepsi warna adalah kesan yang terhadap warna yang ditentukan oleh jenis-jenis panjang gelombang cahaya serta efek psikologi warna(5).
Tabel 1.1
Tabel Efek Psikologi Warna
Warna
Efek
Jarak Suhu Psikis
Biru Jauh Sejuk Menyejukkan
Hijau Jauh Sangat hangat Menyegarkan
Merah Dekat Hangat Sangat mengganggu
Orange Sangat dekat Sangat hangat Merangsang
Kuning Dekat Sangat hangat Merangsang
Sawo matang Sangat dekat Netral Merangsang
Ungu Sangat dekat Sejuk Agresif
Putih Dekat Netral Netral
Sumber : Modul ergonomi & perancangan kerja 2. Aspek Anatomik
a. Heading
Berperan sebagai tempat pemberian judul dan mengandung informasi tentang formulir, yaitu letak formulir(kiri atas,tengah atas, kanan atas, bawah) nama dan alamat institusi perlu ditulis dalam judul, identitas dan tanggal edisi formulir pada umumnya ditempatkan ditepi kanan atas, identitas formulir harus ada pada semua halaman(9).
Apabila formulir terdiri dari halaman yang terpisah atau tercetak dihalaman balik, maka identifikasi harus berada pada kedua setiap formulir. Hal ini berfungsi untuk menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan dan membantu dalam
pembuang stok yang tidak dipakai lagi. Tanggal penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.
b. Introduction
Bagian ini menjelaskan tujuan dari formulir. Kadang-kadang tujuan ditujukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut memang diperlukan, maka pernyataan yang jelas bisa dimasukkan ke dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya.
c. Instruction
Instruksi harus bisa menentukan dengan cepat berupa copy diperlukan, siapa yang harus mengajukkan formulir, dan kepada siapa copynya dikirim. Instruksi bisa diletakkan pada bagian depan formulir apabila terdapat ruang yang cukup.
Apabila diperlukan informasi yang lebih detail, sisi balik formulir dan lembar atau buku kecil terpisah dapat digunakan dengan tetap harus memberikan rujukan tentang hal tersebut pada instruksi umum
d. Body
Body merupakan bagian utama dari formulir. Pertimbangan hati-hati harus diberikan mengenai susunan data yang diminta atau informasi tersedia yang meliputi pengelompokan, pengurutan dan penyusunan tepi (aligning) yang sepantasnya, margin, spacing, rules, type style, dan cara pencatatan.
e. Margins
Batas pinggir tidak saja menambah tampilan dan kegunaan formulir, tapi juga kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik. Margins minimum adalah 2/16” pada bagian atas, 3/16” bagian bawah, dan 3/10” pada sisi-sisi.
f. Spacing
Spacing adalah ukuran area entry data. Untuk mendesain formulir dengan data yang ditulis tangan, maka gunakan spaci 1/10” untuk horizontal spacing. Sedangkan ¼ sampai 1/3” untuk vertical spacing. Untuk mendesain di rumah sakit panti wilasa citarum semarang gunakan 1/3”.
g. Rules
Rule adalah sebuah garis baik horizontal maupun vertical. Garis ini bisa solid(langsung), dotted (terputus-putus), atau paralel berdekatan melayani berbagai tujuan. Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan tulisan untuk pemasukkan data pada tempat semestinya, menginstruksikan penulisan mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya tarik fisik formulir.
h. Type Style
Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan.
Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sesedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama disebagian formulir. Baisanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus.
i. Cara Pencatatan
Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik atau komputer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Regocniting yaitu pengenalan huruf secara optis) dan ‘bar code’ , yang bekerja sebagai input langsung kedalam komputer. Sebagai tambahan pada prinsip umum desain formulir yang baik, pertimbangan khusus untuk adanya peralatan OCR atau ‘bar code’ merupakan hal yang penting.
j. Close
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah close atau penutup. Ini merupakan ruangan untuk tanggal, nama dan tanda tangan pengotentikasi atau persetujuan(5).
3. Aspek Isi
a. Kelengkapan Butir Data
Data yang tercatat pada formulir harus berisikan data pasien dan data klinis pasien, serta data yang tercatat harus dengan kebutuhan pengguna.
b. Terminologi
Komunikasi efektif antara orang-orang tergantung dari pengguna terminologi yang dapat dipahami oleh mereka, begitu juga dalam penggunaan kata, nomor, dan singkatan(4). Singkatan yang ditunjukkan oleh institusi harus dipahami oleh semua orang. Jika tidak memungkinkan formulir atau tampilan atau layar tersebut harus menyediakan definisi.
4. Ruang Pengisian Data
Ruang pengisian data adalah ruang kosong yang disediakan di dalam formulir dalam rangka pengisian informasi, meliputi ukuran ruang pengisian data, banyaknya ruang pengisian data.
J. Pengguna Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar