BAB II TINJAUAN PUSTAKA
G. Desain Formulir Rekam Medis
Desain formulir merupakan bagian dari pelaksanaan manajemen formulir. Penetapan manajemen formulir kontrol terhadap keseluruhan atas permintaan, desain, pembuatan, penyimpanan, penyebaran, pemeriksaan dan pemusnahan formulir menyebutkan bahwa manajemen formulir adalah kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian formulir, produksi serta penggunaan formulir secara sistematik. Diamond juga menyebutkan bahwa manajemen formulir berfungsi untuk pertanggungjawaban atas penciptaan, desain, revisi, dan kontrol terhadap keseluruhan formulir di dalam suatu organisasi. Menurut diamond manajemen formulir meliputi analisis kebutuhan penggunaan.
2. Syarat Desain Efektif
a. Menarik, menimbulkan perhatian terhadap pesanya b. Mengikat pesan dapat mudah dibaca dan dimengerti
c. Membuat kesan, sehingga konsumen ingin memiliki barang cetakanya(12).
3. Aturan-Aturan Dasar dalam Perancangan Formulir a. Dirancang untuk pengguna mencapai tujuan efektif
b. Formulir harus sederhana maksudnya, tidak mengandung butir data yang tidak diperlukan
c. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi, beri label semua informasi harus baku d. Adanya petunjuk cara pengisian dan konsistensi interpretasi data
jika diperlukan
e. Butir data harus diurutkan secara logis yang mengacu pada pengumpulan data(4).
4. ( Problem Oriented Medical Record ) POMR
a. Definisi ( Problem Oriented Medical Record ) POMR Adalah : Pengetahuan tentang metode pencatatan yang terpusat pada pemecahan masalah klien dengan pendekatan pada tahapan proses pelayanan medis dan keperawatan.
b. Manfaat ( Problem Oriented Medical Record ) POMRadalah : 1. Meningkatkan mutu asuhan pasien karena informasi yang
terkandung di dalam formulir rekam medis dapat
berkesinambungan dari bagian satu dengan bagian lainnya serta dapat diakses berikutnya.
2. Meningkatkan pengetahuan dan pendidikan tenaga medis dan perawat, karena semua data dan informasi pelayanan kepada pasien pada penyakit yang sama dapat dibaca dan dilihat secara menyeluruh secara sistematis.
3. Memudahkan evaluasi pelayanan klinis yang dilakukan dokter dan perawat, karena data yang tercatat sebutir atis dan logis mengikuti pemikiran mereka.
4. Memudahkan dilakukannya adaptasi adanya perubahan teknologi. Dengan pendekatan POMR yang sesuai dengan logika pemikiran pengguna, bila formulir kertas akan dirubah menjadi formulir elektronik akan lebih familier (dikenal) bagi pengguna formulir.
c. Komponen ( Problem Oriented Medical Record ) POMR ada 4 adalah :
1. Data Dasar Keluarga (Data Base)
Berupa data demografi, riwayat kesehatan data biologis, riwayat tindakan pencegahan, data berbagai faktor resiko, dan data kesehatan lingkungan rumah dan pemukiman,struktur keluarga, fungsi keluarga dan aplikasinya.
2. Data Masalah Kesehatan (Problem List)
Berasal dari hasil anamnesis, hasil pemeriksaan fisik dan hasil pemeriksaan penunjang dicatat adanya masalah: anatomi, fisiologi, sosial, ekonomi, mental dan perilaku, dan
tuliskanpenilaiannya (assessment).
3. Rencana Awal (Initial Plan)
Pada bagian ini dicatat: diagnosis dengan terapi, prosedur lacak dan edukasi pasien yang akan dilakukan.
4. Catatan Kemajuan (Progress Note)
Pada bagian ini dicatat kemajuan yang diperoleh sebagai hasil dari tindakan yang telah dilakukan untuk setiap masalah kesehatan.
Dibedakan menjadi 3 macam yaitu:
1. Uraian narasi (narrative notes).
2. Lembar alur (floe sheets).
3. Ringkasan setelah pasien sembuh (discharge summary).
5. Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir
a. Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau formulir.
Bertujuan untuk efisiensi penulisan bila formulir tersebut diperlukan oleh lebih dari satu pengguna dalam pengumpulan data dan informasi yang sama.
b. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data, karena akan berakibat pemborosan kertas dan ketidakefisiennya penulisan, pemahaman akan rancu bila data yang satu berbeda dengan data yang lain padahal obyeknya sama.
c. Buatlah rancangan sesederhana dan sesingkat mungkin, hal ini bertujuan agar cara penulisan data mudah dilakukan dan isinya padat.
d. Masukanlah unsur internal check dalam merancang formulir
e. Cantumkan nama dan alamat organisasi pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar
f. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi g. Beri nomor untuk identifikasi formulir
h. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga penulis hanya membubuhkan tanda (x) atau ( ѵ) untuk menjawab ya atau tidak untuk menghemat waktu pengisian
i. Bila ada pembagian zona bagilah menurut blog-blog daerah yang berisi data yang terkait(4).
6. Faktor-faktor Pertimbangan dalam Perancangan Formulir
a. Siapa yang memerlukan atau akan mendapatkan informasi yang dicatat dalam formuir. Hal ini untuk menentukan berapa lembar formulir itu dibuat.
b. Adakah formulir yang sekarang yang digunakan berisi informasi yang sama untuk memungkinkan penyatuan beberapa item untuk menjadi satu formulir
c. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian(4).
7. Analisa Perancangan Formulir
a. Sebagai perancang harus mengenal tujuan sistem tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta syarat-syarat terselenggaranya sistem tersebut sehingga dapat menjelaskan mengapa formulir tersebut dibuat
b. Perancangan formulir dapat lebih efektif bila disertai kebijakan pengontrol formulir yang memadai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam hal :
1) Jumlah tenaga yang mengisi formulir
2) Frekuensi kesalahan dalam melengkapi formulir
3) Semua keterangan atau data dapat tersajikan dan ada data atau informasi yang tidak penting atau diperlukan yang perlu perlu dihilangkan
4) Percetakan kertas yang diperlukan
5) Informasi yang dibutuhkan dalam perancangan formulir meliputi ukuran kertas, pokok keterangan atau susunan, spasi, penggunaan huruf
c. Pada dasarnya pokok keterangan/susunan terdiri dari 5 bagian, yaitu :
1) Heading; judul atau nama formulir dan nomor formulir, untuk memudahkan pengontrolan penggunaan dan pengadaan formulir.
2) Instruction; penjelasan untuk menjelaskan isi/badan yang ada di formulir tersebut sudah ada petunjuk atau belum.
3) Introduction; pendahuluan untuk mengantarkan isi/badan formulir sehingga pencetakan data dan pembaca formulir sudah dimengerti formulir ini untuk siapa dan digunakan untuk apa.
4) Body; badan formulir tergantung pada tujuan formulir dibuat.
5) Close; Penutup/kesimpulan, merupakan bagian akhir dari formulir meskipun tidak selalu ada kesimpulan.
d. Formulir yang sedikit berlainan tetap mempunyai maksud yang sama dapat dirancang kembali dengan membuat daftar check yaitu tanda (x) pada data/informasi yang sama, kemudian dianalisis apakah dapat dipadukan menjadi satu.