Aspek manajemen operasional adalah suatu fungsi atau kegiatan manajemen yang meliputi perencanaan organisasi, staffing, koordinasi, pengarahan, dan pengawasan terhadap operasi perusahaan (Umar, 2001). Terkait dengan aspek teknis dan tenologis, dapat ditentukan struktur organisasi, deskripsi pekerjaan dan kebutuhan kerja untuk industri biodiesel ini.
IV. 5. 1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian akivitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tersebut sampai dalam perusahaan. Struktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan. Beberapa faktor yang menentukan struktur organisasi, yaitu strategi dan struktur organisasi, teknologi manusia, serta kapasitas produksi sebagai bahan penentu struktur (Umar, 2001).
63 Manajemen operasional industri yang baik akan mampu memenuhi segala kebijakan dan tujuan perusahaan. Tenaga manajemen yang ahli merupakan faktor utama dalam keberhasilan manajemen industri. Menurut Sutojo (2000), tenaga kerja yang tepat dan berkualitas dapat diperoleh dengan mengetahui beberapa hal penting yaitu uraian jenis pekerjaan atau tugas pokok yang diperlukan untuk menjalankan operasional industri, struktur organisasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas perusahaan secara efisien, persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk mengisi jabatan yang ada untuk mengisi kekurangan ahli. Semua pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan harus dirinci dan didistribusikan semua kepada orang-orang yang mampu bekerja di bidang tersebut.
Karena penekanan kepada spesialisasi dan efisiensi, maka struktur organisasi operasi umumnya disusun atau dikelompokkan berdasarkan fungsi. Salah satu cara agar organisasi mencapai kemampuan mengelola suatu perusahaan yang baik adalah menentukan struktur formal organisasi. Adanya struktur organsisasi yang jelas akan memudahkan dalam sistem koordinasi antar anggota organisasi, sehingga masing-masing anggota mengetahui tugasnya secara jelas. Dalam struktur formal ditetapkan tingkat-tingkat wewenang dan tanggung jawab, yang merupakan mekanisme yang mengaitkan tugas, jabatan, dan cara pengoperasian. Secara garis besar rencana pengelolaan operasional industri biodiesel pada dasarnya terdiri dari dua kegiatan utama, yaitu kegiatan operasional dan kegiatan produksi. Kegiatan operasional meliputi seluruh kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, keuangan dan pemasaran.
Struktur organisasi dalam sebuah industri pengolahan wewenang untuk memberi keputusan dimaksudkan agar operasinya dapat berjalan lancar. Rencana struktur organisasi untuk industri biodiesel dari biji nyamplung yang menunjukkan setiap bagian memiliki peranan dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya. Struktur organisasi sebagian besar sama untuk Industri pada umumnya, pada industri biodiesel ini ditekankan pada bagian pemasaran dengan adanya staff ahli pemasaran karena produk ini tergolong baru sehingga perlu adanya pemasaran yang baik. Untuk struktur dapat dilihat pada Gambar 21.
64
IV. 5. 2. Deskripsi Pekerjaan
Agar pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi jelas, maka perlu disusun uraian kerja masing-masing posisi sehingga setiap tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Setiap pekerjaan dideskripsikan secara jelas dan diberikan kepada pekerjaan yang memiliki kemampuan dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut.
Deskripsi tugas dan tanggung jawab disusun untuk memudahkan pekerja dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya. Deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan di industri biodiesel dari biji nyamplung antara lain sebagai berikut:
• Manager Pabrik, bertugas sebagai penentu kebijakan dalam seluruh kegiatan perusahaan. Tanggung jawab manager pabrik adalah menjalankan roda organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, merencanakan, mengorganisasikan, mengatur, mengendalikan dan mengawasi seluruh kegiatan jabatan yang berada dibawahnya.
• Kepala Pabrik, bertugas melakukan perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan produksi pabrik, kualitas produksi dan pemeliharaan sarana produksi. Bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran proses produksi pabrik, kualitas hasil produksi dan pengendalian biaya-biaya produksi. Melakukan kegiatan penelitian dan pengembangan terhadap produk agar memperoleh keunggulan dalam persaingan.
• Staff Pengembangan Sumber daya Manusia (HRD), bertugas melakukan perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan dan pengawasan dalam pengembangan dan riset yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
• Staff ahli pemasaran, bertugas merencanakan pemasaran produk, menetapkan strategi pemasaran, memperoleh informasi mengenai kebutuhan/keinginan konsumen (pembeli), kondisi pesaing, dan berbagai masalah eksternal. Meneliti prospek pemasaran yang berkaitan dengan jenis, model dan kebijakan harga dari produk yang dihasilkan.
• Staff Keuangan dan administrasi, bertugas mengkoordinasikan kegiatan keuangan perusahaan, pengawasan pencatatan kegiatan keuangan serta pelaksanaan administrasi kantor dan operasional perusahaan.
• Quality Control (QC), bertanggung jawab atas kualitas produksi, termasuk didalamnya
quality control, jaminan mutu serta Research and Development (R&D).
• Laboran, bertugas membantu supervisor QC dalam pelaksanaan pemeriksaan kualitas baik bahan baku atau produk, pemeriksaan standar produk yang dihasilkan pabrik, jaminan mutu dan sebagainya.
• Operator produksi, bertugas menjalankan mesin sesuai dengan prosedur yang ada dan memastikan mesin berjalan sesuai dengan kriteria yang seharusnya. Operator harus secara terus menerus melakukan pengawasan terhadap proses produksi dan kinerja mesin agar tidak terjadi penyimpangan produk yang tidak diinginkan. Operator juga bertugas untuk melakukan perawatan mesin dan alat-alat produksi
• Pekerja pabrik, bertugas mengangkut bahan mentah dan produk jadi, serta melaksanakan proses produksi pabrik.
• Lain-lain, yang bertugas untuk memperlancar kegiatan yang ada di industri.
IV. 5. 3. Kebutuhan Tenaga Kerja
Salah satu aspek dalam manajemen operasi adalah menganalisa kebutuhan tenaga kerja pada industri yang dijalankan. Analisa kebutuhan tenaga kerja merupakan salah satu aspek dalam
65 manajemen operasi yang perlu direncanakan pada awal proyek. Proses produksi biodiesel dari biji nyamplung sebagian besar dilakukan oleh mesin, namun dalam pelaksanaan proses produksi tetap dibutuhkan tenaga kerja manusia sebagai operator, pengawas proses produksi, dan beberapa kegiatan produksi yang membutuhkan campur tangan manusia secara langsung. Selain dalam lingkup proses produksi, tenaga kerja dibutuhkan dalam pelaksanaan aktivitas di luar produksi seperti kegiatan administrasi, kegiatan pemasaran, kegiatan distribusi dan transportasi, serta kegiatan yang lainnya. Tenaga kerja yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dan kriteria tenaga kerja yang dibutuhkan.
Industri biodiesel dari biji nyamplung ini merupakan perusahaan yang benar-benar baru didirikan sehingga kebutuhan sumber daya merupakan hal yang sangat penting untuk ditetapkan dengan baik. Tenaga kerja yang dipakai dalam industri biodiesel dari biji nyamplung ini terdiri dari tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tak langsung. Tenaga kerja langsung merupakan tenaga kerja yang secara langsung terlibat dalam proses produksi, sedangkan tenaga kerja tak langsung adalah tenaga kerja yang tidak berhubungan secara langsung dengan proses produksi. Tenaga kerja langsung adalah operator produksi, laboran, pekerja pabrik, sedangkan tenaga kerja tak langsung antara lain general manager, kepala pabrik, quality control dan staff kantor. Jam kerja untuk operator dan pekerja pabrik terbagi menjadi 3 shift dengan waktu kerja yaitu shift pertama dari jam 07.00-15.00, untuk shift kedua dari jam 15.00-23.00, dan untuk shift ketiga yaitu dari jam 23.00-07.00. Untuk bagian selain pekerja pabrik dan operator produksi, jam kerja yang diberlakukan adalah mulai dari jam 08.00-17.00. Adapun kualifikasi pekerjaan dan jabatan dapat dilihat pada Tabel 20.
Tabel 20. Tabulasi Kebutuhan Tenaga Kerja
No Jabatan Kualifikasi Pendidikan Jumlah (orang)
1 Manajer Pabrik S1, S2 Berpengalaman 1
2 Kepala Pabrik S1, Teknik Industri 1
3 Staff HRD S1, Psikologi 1
4 Staff Keuangan dan Administrasi S1, Manajemen, Ekonomi, Akutansi 1
5 Staff Pemasaran S1, Teknik Industri, Marketing 2
6 Operator Produksi D3, Teknik, SMU/STM 3
7 Quality Control S1, Teknik Industri, Kimia 1
8 Pekerja Pabrik Sekolah Menengah 11
9 Laboran D3, Kimia, Teknik Industri 1
10 Supir Sekolah Menengah 2
11 Satpam Sekolah Menengah 1
12 Bagian kebersihan Sekolah Menengah Pertama 1
66 Pada kajian ini diperkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan adalah 26 orang, dengan rincian pekerja langsung sebanyak 15 orang dan pekerja tidak langsung sebanyak 11 orang dengan upah per bulan sesuai dengan jabatan dan deskripsi perkerjaan masing-masing bagian dengan mengacu pada upah minimum pekerja daerah Banyuwangi.
Pada awal pendirian industri, komposisi tenaga kerja banyak difokuskan pada bagian pemasaran. Hal ini berkaitan dengan sifat produk yang tergolong produk baru dan masih berada pada tahap pengenalan sehingga pemasaran merupakan satu hal yang penting dalam rangka pengenalan dan pencarian pasar biodiesel dari biji nyamplung yang telah diproduksi. Untuk perkembangan perusahaan ke depannya tidak menutup kemungkinan dilakukan perubahan komposisi tenaga kerja maupun dilakukan rotasi kerja.