Pemegang Saham (DPS) VIVA dan daftar khusus yang berkaitan dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan anggota keluarganya atas kepemilikan saham pada Perseroan, perusahaan publik, maupun afiliasinya;
• Menjamin tersedianya informasi mengenai VIVA, termasuk laporan tahunan, kuartalan, dan siaran pers melalui website www.vivagroup.co.id.
Dalam rangka memenuhi ketentuan Peraturan Nomor X.K.1 Lampiran Keputusan Ketua Bapepam Nomor.Kep-86/ PM/1996 tanggal 24 Januari 1996 tentang Keterbukaan Informasi Yang Harus Segera Diumumkan Kepada Publik dan ketentuan Peraturan Nomor I-E Lampiran Keputusan Direksi PT Bursa Efek Jakarta No. Kep-306/BEJ/07-2004 tanggal 19 Juli 2004 tentang Kewajiban Penyampaian Informasi, Perseroan sepanjang tahun 2014, telah melakukan Laporan Keterbukaan Informasi kepada OJK sebanyak 26 (dua puluh enam) kali dan BEI sebanyak 45 (empat puluh lima) kali tentang informasi yang perlu diketahui publik.
Disamping itu, selama 2014 Bapak Neil R. Tobing telah berpartisipasi sebagai pembicara dan narasumber dalam acara-acara sebagai berikut:
1. Indonesia Broadcasting Expo 2014 (IBX 2014) di Bandung, tanggal 30 Oktober 2014 dengan topik “Masyarakat Ekonomi ASEAN”.
2. Seminar Penguatan Kapasitas Nasional Bidang Komunikasi dan Informatika dalam menghadapi
Masyarakat Ekonomi ASEAN 2015, di Makassar, tanggal 6 November 2014
dengan judul “Peluang Industri Penyiaran dan Konten Digital Dalam Masyarakat Ekonomi ASEAN 2015”. 3. Proses Penyusunan dan Penyempurnaan Etika Pariwara
2014.
the Board of Directors, the Board of Commissioners, and members of their families over the ownership of shares in the Company, any public company and its affiliates; • To ensure availability of information regarding VIVA,
including annual and quarterly reports, and press releases through www.vivagroup.co.id website.
In order to comply with the provisions of Regulation No. XK1 Attachment to the Decision of the Chairman of Bapepam Nomor.Kep-86 / PM / 1996 dated January 24, 1996 regarding Disclosure of Information that must be made Public and provisions of Rule Number I-E Attachment to the Decision of the Directors of the Jakarta Stock Exchange No. Kep-306 / BEJ / 07-2004 dated 19 July 2004 on the Obligation to Submit Information, the Company throughout 2014, has submitted 26 (twenty six) Disclosure statements to the OJK and 45 (forty five) submissions to the BEI on information that needs to be known publicly the Indonesia Stock Exchange.
Furthermore, during 2014 Mr. Neil R. Tobing has participated as a speaker and resource person for the following events: 1. The Indonesia Broadcasting Expo 2014 (IBX 2014), held in
Bandung on October 30,2014 on the topic of “the ASEAN Economic Community”.
2. National Capacity Strengthening for Communications and Informatics in the face of the ASEAN Economic Community Seminar, held in Makassar on November 6, 2014 with the title of “Opportunities for the Broadcasting and Digital Content Industry in the 2015 ASEAN Economic Community”. 3. The Preparation and Completion Process of Etika Pariwara
(integrated control system) guna memastikan bahwa kegiatan operasional sudah dijalankan dengan baik sesuai dengan SOP sehingga dapat memberikan value added bagi Perseroan melalui efektivitas pelaksanaan manajemen risiko dan prinsip-prinsip GCG;
• Meningkatkan kualitas sistem dan sumber daya Unit Audit Internal sehingga diharapkan dengan sistem pengendalian yang semakin baik dapat mengoptimalkan pencapaian sasaran yang ditetapkan oleh Perseroan.
Berdasarkan Piagam Audit Internal Perusahaan yang telah disetujui Dewan Komisaris Perusahaan pada tanggal 27 Mei 2011, dinyatakan bahwa fungsi Unit Audit Internal adalah sebagai berikut:
• Menjadi penilai independen yang berperan membantu Presiden Direktur dalam mengamankan investasi dan aset organisasi secara efektif;
• Melakukan analisa dan evaluasi efektivitas sistem dan prosedur pada semua bagian dan unit kegiatan Perseroan dan Entitas Anak;
• Mendampingi pelaksanaan audit oleh auditor eksternal agar kelancaran proses dapat tercapai;
• Meningkatkan fungsi pengendalian yang terintegrasi guna memastikan bahwa kegiatan operasional sudah dijalankan dengan baik dan dapat meningkatkan value added bagi Perseroan melalui efektivitas pelaksanaan manajemen risiko dan prinsip-prinsip GCG;
• Meningkatkan kualitas sistem dan sumber daya audit internal yang berkesinambungan sehingga diharapkan dengan sistem pengendalian yang semakin baik dapat mengoptimalkan pencapaian sasaran yang ditetapkan. Sepanjang tahun 2014, Unit Audit Internal telah menjalankan Audit Mutu Internal (compliance audit yang diselaraskan dengan koridor ISO 9001:2008) di ANTV, tvOne, dan viva. co.id. Hasilnya adalah ketiga Entitas Anak tersebut berhasil mempertahankan sertifikasi ISO 9001:2008. Berdasarkan hasil audit tersebut, Unit Audit Internal menetapkan area-area penting yang memerlukan audit lebih lanjut dan menjadwalkan audit operasional atas area-area tersebut pada tahun 2015.
Setelah proses Audit Mutu Internal selesai dilaksanakan, Perusahaan dan ketiga entitas Perusahaan tersebut menjalani surveillance audit oleh Badan Sertifikasi ISO yang ditunjuk oleh masing-masing Entitas. Berdasarkan hasil surveillance audit tersebut dinyatakan bahwa Perusahaan dan ketiga entitas Perusahaan berhasil mempertahankan sertifikasi ISO 9001:2008 yang diakui secara internasional. Dengan demikian diharapkan untuk tetap dapat melakukan perbaikan yang berkelanjutan sesuai dengan komitmen Perseroan untuk menjadi perusahaan yang berstandar internasional.
• To improve integrated control system to ensure that
operations are conducted properly and can increase the value added to the Company through effective implementation of risk management and GCG.
• To improve a sustainable quality of internal audit system and human resources with the expectation that with an improving control system, achievement of predetermined objectives can be maximized.
Based on the Company’s Internal Audit Charter that has been approved by the Board of Commissioners of the Company on May 27, 2011, it was stated that the Internal Audit function are as follows:
• To be an independent appraiser in assisting the President Director to effectively secure investments and assets of the organization;
• To analyze and evaluate the effectiveness of the systems and procedures in all sections and units of activity of the Company and its Subsidiaries;
• To accompany the external auditors in auditing the Company in order to facilitate the process;
• To improve integrated controls to ensure operational activities are performed accordingly thus generating value added for the Company through risk management and GCG; • To improve the quality of the resources of the Internal Audit
Unit which in turn will increase the control system and optimize the achievement of targets set by the Company;
During 2014, the Internal Audit Unit has conducted an Internal Quality Audit (a compliance audit integrated within the ISO 9001:2008 corridor) at ANTV, tvOne and viva.co.id. The results were that these three companies have successfully maintained the ISO 9001:2008 certification. Based on the audit results, the Internal Audit Unit has established critical areas that require further audit and has scheduled operational audits for those areas in 2015.
After the Internal Quality Audit process is completed, the Company and the Company’s three Subsidiaries undergo surveillance audits by an ISO certification body designated by each subsidiary. Based on the results of the surveillance audit, it was revealed that the Company and its three Subsidiaries successfully maintained the ISO 9001: 2008 certification requirements which recognized internationally. It is expected that the Company will continue to make sustainable improvements in accordance with the Company’s commitment to become an international standard corporation.
1. Karyawan wajib menjalankan pekerjaan yang telah dipercayakan kepadanya dengan penuh dedikasi, kesadaran, dan tanggung jawab;
2. Karyawan wajib merahasiakan dan menjaga segala informasi mengenai VIVA yang dianggap rahasia yang diperoleh karena jabatan, maupun pergaulan di lingkungan VIVA, hingga 3 (tiga) tahun sesudah karyawan tersebut berhenti bekerja dari VIVA;
3. Karyawan wajib menjaga nama baik VIVA;
4. Karyawan wajib menerima penugasan dan atau mutasi yang diperintahkan oleh Pimpinan VIVA;
5. Karyawan wajib mentaati segala etika dan tata-tertib kerja, Peraturan Perusahaan yang berlaku dan mentaati perintah serta petunjuk Atasan Langsung;
6. Karyawan wajib menyerahkan kepada VIVA segala hak cipta (HAKI) yang dihasilkan atas penugasan dan/atau atas biaya VIVA selama dan dalam hubungan kerja;
7. Karyawan wajib mentaati segala pedoman kerja yang berlaku, antara lain yang menyangkut keselamatan diri dan rekan sekerjanya, serta yang menyangkut keselamatan mesin, peralatan/aset perusahaan lainnya, dan keselamatan kerja;
8. Karyawan wajib memelihara ketertiban dan kebersihan tempat kerjanya;
9. Karyawan wajib bersikap dan berperilaku sopan, ikut menciptakan serta menjaga suasana kondusif di lingkungan kerja;
10. Karyawan wajib berpakaian rapi dan sopan serta menggunakan tanda pengenal Perusahaan (ID Card); 11. Karyawan wajib melaporkan semua kehilangan,
kerusakan, atau kehancuran barang milik perusahaan kepada Atasan langsung maksimal dalam 2x24 jam;
1. Employees shall carry out the work entrusted to them with full dedication, awareness, and responsibility;
2. Employees shall keep and maintain all information about VIVA that is considered confidential, obtained because of his/her position, as well as due to relationships within VIVA working environment, up to three (3) years after the employee cease working for VIVA;
3. Employees must maintain VIVA’s good reputation; 4. Employees are obliged to accept assignments and or
placement/rotation ordered by the management of VIVA; 5. Employees shall comply with all work ethics and discipline,
the prevailing Company regulations and obey orders and instructions by their Direct Supervisors;
6. Employees are required to submit to VIVA any copyright (IPR) generated over their assignments and/or at the expense of VIVA during and in their employment with the Company; 7. Employees shall comply with all applicable employment
guidelines, among others, that involves the safety of themselves and colleagues and co-workers regarding safety for equipment /other assets and work safety;
8. Employees shall maintain order and cleanliness of the workplace;
9. Employees are required to act and behave decently, helping to create and maintain a conducive atmosphere for work in the workplace;
10. Employees shall be neatly dressed and polite and use the company identification card (ID Card);
11. Employees shall report any loss, damage or destruction of company property to the immediate supervisor within a maximum of 2x24 hours;
KODe etiK Dan buDaYa PeRuSaHaan
CODE OF ETHICS AND CORPORATE CULTURE
yang telah ditentukan;
13. Sebelum memulai pekerjaan, setiap karyawan wajib mengisi sendiri daftar hadir, di tempat-tempat yang telah ditentukan baik menggunakan mesin absensi, maupun memakai kartu hadir. Sesuai ketentuan yang berlaku, karyawan yang tidak melaksanakan ketentuan sebagaimana tersebut di atas dianggap mangkir/tidak masuk kerja;
14. Karyawan tidak dibenarkan datang terlambat atau pulang lebih cepat dari jam kerja yang telah ditentukan, kecuali telah diijinkan oleh atasan langsung;
15. Karyawan yang berhalangan masuk kerja karena sakit atau karena alasan lain yang dapat diterima, wajib secepatnya memberitahukan kepada atasan langsungnya dan mengisi formulir pemberitahuan ketidakhadiran pada kesempatan pertama karyawan yang bersangkutan masuk kerja kembali;
16. Apabila ketidakhadiran itu disebabkan karena sakit lebih dari 1 (satu) hari, maka karyawan yang bersangkutan wajib pada kesempatan pertama menyampaikan surat keterangan dokter kepada Departemen HRD setelah diketahui oleh atasan langsungnya. Tanpa Surat
Keterangan Dokter tersebut, karyawan dianggap mangkir atau tidak masuk kerja;
17. Karyawan yang tidak masuk kerja dengan alasan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, dikenai sanksi oleh perseroan; dan
18. Karyawan wajib melaporkan semua perubahan yang terjadi mengenai alamat, status kekeluargaan ke HRD selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah terjadi perubahan dengan melampirkan bukti-bukti pendukung yang dikeluarkan oleh instansi berwenang.
of work as determined;
13. Before starting work, each employee must clock-in at determined/established locations, either at the attendance machine, or using the ID card. According to the prevailing regulations, employees who do not implement the provisions referred to above are considered absent / not present at work;
14. Employees are not allowed to come late or leave earlier than the specified working hours, unless otherwise permitted by the immediate supervisor;
15. Employees who are absent from work due to illness or other acceptable reasons, shall promptly notify their immediate supervisor and fill out the notification absence at the first opportunity when the employee is back at work;
16. If the absence was due to illness of more than 1 (one) day, the employee concerned shall at the earliest opportunity submit a letter of medical pass to HR Department upon reporting to the immediate supervisor. Without the Medical pass, the employee is considered absent from work;
17. Employees who are absent from work for reasons that cannot be accounted for, will be sanctioned by the company, and;
18. Employees are required to report all changes regarding address, family status to HR no later than 1 (one) month after the change by attaching supporting evidence issued by the competent authority.
Pada tahun 2014, VIVA telah memiliki dan menerapkan sistem pelaporan pelanggaran/Whistleblowing System (“WBS”) sebagai sebuah sistem yang memfasilitasi pihak-pihak yang memiliki informasi dan ingin melaporkan suatu perbuatan berindikasi pelanggaran yang terjadi dilingkungan Perseroan yang melibatkan karyawan dan manajemen Perseroan.
Maksud dan Tujuan WBS
a. Sebagai upaya dalam mengungkapkan berbagai permasalahan yang tidak sesuai dengan Pedoman Etika Perusahaan (Code of Conduct); sehingga menimbulkan keengganan bagi insan VIVA untuk melakukan
pelanggaran.
b. Sebagai dasar dalam menangani pengaduan pelanggaran di lingkungan Perseroan untuk menjamin adanya mekanisme deteksi dini dan penyelesaian permasalahan yang efektif, sebelum keluar menjadi publikasi yang negatif atau ditangani secara hukum;
c. Mendorong terciptanya citra positif Perseroan sebagai entitas yang bertanggung jawab dan bersih dari KKN.
Ruang Lingkup Kebijakan WBS
Ruang lingkup Kebijakan WBS mencakup perbuatan melanggar Code of Conduct, yang dapat merugikan Perseroan secara finansial maupun berakibat negatif pada citra dan reputasi VIVA.
Pihak yang dapat melaporkan adanya pelanggaran adalah pihak internal maupun pihak eksternal Perseroan, sedangkan pihak yang dapat dilaporkan sebagai oknum pelaku pelanggaran meliputi anggota Dewan Komisaris, komite-komite di bawah Dewan Komisaris, anggota Direksi, dan seluruh karyawan Perseroan dan Entitas Anak serta mitra usaha Perseroan.
Struktur Pengelolaan WBS
Mekanisme pengaduan pelanggaran di lingkungan VIVA ditujukan kepada Komite WBS yang diketuai oleh Sekretaris Perusahaan. Pelaporan dapat dilakukan melalui sarana atau media telepon, website dan faximili Perseroan dengan disertai bukti pendukung adanya indikasi pelanggaran. Kebijakan pengelolaan WBS dimaksudkan untuk meminimalkan risiko yang mungkin terjadi antara lain terkait dengan kerugian Perseroan secara finansial maupun reputasi VIVA yang bersifat negatif. Pengelolaan WBS disertai komitmen untuk menjaga kerahasiaan informasi pelapor.
In 2014, VIVA has established a Whistleblowing System (“WBS”) as a system to facilitate parties that possess information and choose to report irregularities occurred in the Company’s premises involving employees and management of the Company .
The Objectives of the WBS
a. As attempts to reveal various issues that are in contrary to the Company’s Code of Conduct; so to hinder VIVA personnel from committing violations.
b. As a basis for dealing with violation reports in the Company’s premises to ensure prevention system is in place and that there is an effective resolution mechanism, before it becomes a negative publicity or becomes it becomes a legal issue;
c. Promote a positive image of VIVA as an accountable institution free from corruption, collusion and nepotism.
The Scope of the WBS Policy
The scope the WBS Policy includes Code of Conduct violations, which can be financially detrimental to the Company and/or result in a negative image and reputation for VIVA.
Parties that can report violations are internal party within the Company as well as external parties, while parties that can be reported as the perpetrator(s) of the violation(s) include members of the Board of Commissioners, committees under the Board of Commissioners, members of the Board of Directors, all employees of the Company and its Subsidiaries, and business partners of the Company.
The WBS Management Structure
Violation report mechanism is submitted to the WBS Committee, which is chaired by the Corporate Secretary. The report may be submitted via the telephone, website and facsimile of the Company with the supporting evidence.
The WBS management policy is intended to manage and mitigate risks that may occur, including financial and reputational risks. The WBS management is committed to maintain confidentiality of the complainant.