Pengertian Audit SDM
Menurut Veithzal Rivai (2008, h. 550) audit SDM adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu departemen, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan/perbaikan kegiatan.
Audit merupakan suatu prespektif yang komperhensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya dan kebijakan menajemen mengenai pengelolaan SDM serta menunjukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Audit juga menciptakan cirta departemen SDM yang profesional antara manajer dan spesialis SDM, membantu menjernihkan peran departemen dan menghasilkan keseragaman yang lebih besar. Intinya, melelui audit dapat menunjukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Manajemen audit/policy audit merupakan suatu penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independen, berorientasi kepada masa depan terhadap keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencarian rencana yang telah ditetapkan serta pencapaian social objective.
Peformance/operational audit merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objektif dan independen, berorientasi untuk masa depan atas semua kegiatan yang ada dalam suatu perusahaan, utamanya dalam bidang SDM. Baik yang menyangkut kegiatan top-middle atau low
manajemen, dengan tujuan untuk mengadakan perbaikan rencana kerja perusahaan, pencapaian tujuan serta meningkatkan manfaat SDM yang ada pada perusahaan itu, serta pengembangan SDM sebagai bagian dari aset perusahaan.
Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian/penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan/administrasi untuk memberikan perlindungan keamana aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal kontrol yang diterapkan.
Manfaat Audit SDM
Menurut Veithzal Rivai (2008, h. 565) audit secara logis di mulai dengan menelaah kerja departemen SDM. Audit SDM biasanya meliputi langkah sebagai berikut:
1. Suatu perencanaan rapat yang melibatkan staf kunci departemen dan manajer senior. Prosedur audit disesuaikan untuk memberi penekanan pada isu yang dirasakan penting rencana pengumpulan data dan wawancara yang dikembangkan.
2. Pemeriksaan informasi terkait, termasuk data karyawan, kapabilitas komputer, buku manual karyawan dan manajerial, buku pedoman, formulir dan materi penilaian, materi rekrutmen, komunikasi dan bahan-bahan lainnya yang memungkinkan relevan.
3. Wawancara dengan manajer kunci unit divisi, eksekutif senior, dan perwakilan karyawan untuk menunjuk isu yang menjadi perhatian, kekuatan saat ini kebutuhan yang diantisipasi, dan filosofi manajerial mengenai sumber daya manusia. Jumlah wawancara di tentukan dalam rapat permulaan.
4. Informasi tambahan seperti rencana bisnis, anggaran, data penilaian, dan data kompensasi dapat berguna dalam menyelidiki isu tertentu yang diidentifikasi sebagai pembenaran konsiderasi dalam perencanaan kebutuhan di masa yang akan datang.
5. Berbagai masukan disatukan dalam rangka menyajikan suatu gambaran yang terintegrasi dari aktivitas saat ini, proritas, SDM, dan permasalahan yang di identifikasi. Kebutuhan prinsipil di masa mendatang di identifikasi sebagai kriteria untuk menilai prioritas SDM dan program spesifik yang di usulkan. 6. Normalnya, hasil-hasil audit di diskusikan dalam serangkaian rapat yang
melibatkan manajer dan staf profesional. Kemungkinan aspek-aspek tertentu dapat menjadi isu untuk penelitian lebih lanjut (sebagai contoh, analisis staffing, pengembangan sistem informasi, dan revisi praktik penilaian kerja).
Adapun manfaat dari audit manajemen SDM lain adalah: 1. Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan. 2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara karyawan departemen SDM.
4. Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen SDM. 5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM. 6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.
7. Menyelesaikan keluhan dengan pedoman pada urutan yang berlaku. 8. Mengurangi biaya-biaya SDM melakui prosedur yang efektif.
9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan di dalam departemen SDM.
10. Memberikan evaluasi yagn cermat atas sistem informasi depatemen SDM. Tujuan Audit SDM
Menurut Veithzal Rivai (2008, h 567) tujuan audit SDM adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk:
1. Menilai efektivitas SDM
2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki 3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
4. Menunjukan kemungkinan perbaikan, dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, menggunakan perosedur oleh para manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan kerja.
Sumber Data Audit SDM
Menurut Veithzal Rivai (2008, h. 567) sumber data dapat digunakan untuk keperluan audit, dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain yaitu:
1. Pemerikasaan fisik 2. Konfirmasi
3. Dokumentasi 4. Observasi
5. Pertanyaan pada klien Laporan Audit
Menurut Veithzal Rivai (2008, h. 578) berbagai pendekatan dan instrumen yang digunakan mengembangkan gambaran kegiatan SDM perusahaan. Agar informasi ini bermanfaat, perlu diwujudkan menjadi laporan audit. Laporan audit SDM (audit report) adalah deskripsi komperhensif yang berisi hasil olahan temuan dan kegiatan audit SDM, yang meliputi baik pengarahan terhadap praktik-praktik efektif maupun rekomendasi untuk perbaikan untuk praktik-praktik yang tidak efektif. Laporan audit tidak hanya mengemukakan pernyataan kesimpulan dan saran-saran saja, tetapi hendaknya dapat menggambarkan seluruh informasi yang akurat.
Laporan audit SDM kerap terdiri dari beberapa bagian. Bagian pertama ditunjukan untuk manajer operasional, bagian kedua ditunjukan untuk para manajer dalam departemen SDM, dan bagian terakhir ditunjukan untuk manajer SDM.
1. Laporan untuk manajer-manajer lini
Laporan audit untuk manajer operasional meringkas tugas, tujuan dan tanggung jawab sumber daya manusia mereka, seperti pewawancara pelamar,
pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan dan pemuasan kebutuhan karyawan dan juga mengidentifikasikan masalah-masalah orang-orang.
2. Laporan untuk MSDM
Spesialis yang menangani SDM, pelatihan, kompensasi dan aktivitas SDM lainnya juga memerlukan umpan balik. Laporan audit yang mereka terima mengesolusi bidang-bidang spesifik kinerja yang buruk dan baik.
3. Laporan untuk MSDM
Laporan untuk manajer SDM berisi semua informasi yang diberikan kepada manajer operasional dan spesialis di dalam departemen SDM dan juga memperoleh umpan balik mengenai:
a. Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai pelayanan departemen SDM
b. Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk mencapai tujuan tersebut
c. Permasalahan SDM dan implikasinya
d. Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh auditor.
Rekomendasi Hasil Audit
Menurut Veithzal Rivai (2008, h. 580) rekomendasi hasil audit memuat temuan atas hasil audit yang dilakukan oleh auditor, temuan-temuan yang bersifat negatif biasanya dibuat dalam bentuk KDT (Kertas Data Temuan) oleh auditor untuk dijadikan laporan kepada institusi auditor.
Kertas Data Temuan tersebut, setelah audit selesai perlu ada tanggapan dari perusahaan yang diaudit, sehingga penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan dapat dijelaskan apa yang menjadi penyebabnya dan apa upaya dari perusahaan tersebut di masa yang akan datang, agar penyimpangan-penyimpangan itu tidak terulang kembali.
HUBUNGAN INDUSTRIAL