Agar suatu organisasi berjalan baik, maka perlu memperhatikan beberapa azas organisasi, yang pada hakekatnya “azas” merupakan penyebab dasar pikiran daripada terciptanya sesuatu, dasar pikiran tersebut adalah :
1. Suatu pangkal tolak pikiran untuk kasus
2. Suatu jalan dan saran untuk menciptakan sesuatu tata hubungan atau kondisi yang kita kehendaki.
Sesudah mengetahui arti dan fungsi dari pada prinsip atau azas, maka selanjutnya akan dikemukakan beberapa azas organisasi yang dianggap penting didalam menganalisa struktur organisasi yaitu :
1. Azas perumusan Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai oleh suatu organisasi harus dirumuskan dengan jelas dan sebaiknya secara tertulis, karena tujuan ini akan dijadikan pedoman untuk menyusun fungsi-fungsi yang diperlukan, aktivitas yang akan dilakukan serta tugas-tugas yang akan dilaksanakan. Tujuan harus diketahui dan diyakini oleh setiap pejabat dalam organisasi dari pucuk pimpinan sampai pejabat terendah, karena tujuan hanya tercapai melalui kerjasama yang teratur dan kontinyu antara personilnya. Hal ini mengandung konsekuensi adanya kesatuan pimpinan dan kesatuan arah gerak.
Meiliza : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2007.
USU Repository © 2009
2. Azas Departementasi
Yang dimaksud departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan- satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Agar pekerjaan berjalan dengan lancar dan efisien, maka kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan secara langsung dikelompokkan masing- masing menurut jenis serta hubungannya. Setiap kelompok tugas dilaksanakan oleh suatu unit kerja tertentu, jangan sampai ada batas-batas unit kerja yang tidak jelas dan tidak tegas.
3. Azas Pembagian Kerja
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Jadi yang diharapkan dengan adanya pembagian kerja adalah terdapatnya keseimbangan antara tugas yang dibebankan, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga luas dan berat tanggung jawab yang dibebankan akan sesuai dengan luas dan berat tugasnya.
4. Azas Delegasi Kekuasaan
Delegasi kekuasaan adalah penyerahan hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. Pelimpahan kekuasaan itu sedapat mungkin tertulis dan dirumuskan dengan kata-kata yang jelas dan mudah dipahami, menunjukkan isi materinya dan batas-batasnya yang tegas. Dalam pendelegasian kekuasaan atau wewenang dikenal istilah “ sentralisasi dan desentralisasi”.
Meiliza : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2007.
USU Repository © 2009
5. Azas Kesatuan Komando
Yang dimaksud azas kesatuan komando adalah tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat atasan tertentu, yang dikenal lewat motto : “ No man can serve two bosse’’. Prinsip ini berti bahwa setiap penyusunan organisasi itu harus mengikuti tata hubungan bawahan atasan mulai dari bawah ke atas sampai berakhir pada suatu titik puncak organisasi. Tidak adanya kesatuan komando akan menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.
W. Warren Haynes L. Massie mengatakan :
“Tidak ada orang melayani dua kepala’’
Luther Gulick mengatakan :
“Seseorang tak dapat melayani dua kepala’’
6. Azas koordinasi
Azas koordinasi berarti “ adanya keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi dan keselarasan tugas diantara para pejabatnya’’.
manfaat koordinasi adalah :
• Menghindari konflik
• Menghindarka rebutan sumber atau fasilitas
• Menghindarkan kekosongan pengerjaan
• Menghindarkan perasaan lepas atau sama lain
• Menjamin kesatuan sikap
• Menjamin kesatuan tindakan
• Menjamin kesatuan kebijaksanaan
Meiliza : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2007.
USU Repository © 2009
7. Azas Rentang Kontrol (Span of Control)
Yang dimaksud azas rentang kontrol yaitu “ berapa orang setepat-tepatnya harus berada di bawah kekuasaan pimpinan sehingga pimpinan mampu untuk mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan perintah-perintahnya”.
8. Azas Jenjang Organisasi
Yang dimaksud jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu. Tingkatan dalam struktur organisasi dibedakan 3 macam :
a. Setruktur Organisasi Pipih
Adalah struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai 3 tingkat
b. Struktur Organisasi Datar
Adalah struktur yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat
c. Struktur Organisasi Curam
Adalah struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai 5 tingkat
Hendaknya jenjang organisasi diusahakan sependek mungki, jangan terlalu panjang, karena akan menyulitkan komunikasi, menghambat perintah, petunjuk dari atas dan sebaliknya laporan-laporan, dan keluhan-keluhan dari bawah.
Meiliza : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2007.
USU Repository © 2009 9. Azas Fleksibelitas
Azas ini menghendaki struktur organisasi harus mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubaha yang terjadi tanpa merngurangi aktivitas yang sedang berjalan. Jika terjadi sesuatu terhadap organisasi itumaka segera timbul inisiatif dari para warga yang bersangkutan untuk bertindak dan mengamankan keadaan kondisi organisasi, yang penting perubahan tersebut jangan sampai menganggu kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.
10. Azas Berkelangsungan
Suatu organisasi yang dibentuk, oleh para pembentuknya diharapkan dapat berjalan terus menerus dan makin berkembang tidak boleh terhenti karena seseorang berhalangan (sakit, tugas luar kota, cuti dan sebagainya). Oleh karena itu harapan pembentuk ini harus dapat menyediakan sarana-sarana agar dapat melanjutkan aktivitas operasinya terus-menerus.
11. Azas Keseimbangan
Yaitu satuan-satuan organisasi hendaknya ditempatkan pada struktur organisasi sesuai dengan peranannya. Beberapa satuan organisasi yang memiliki peranan sama penting harus ditempatkan pada jenjang organisasi yang setingkat. Satuan yang berperan penting hendaknya dijadikan satuan utama jangan dijadikan satuan lanjutan.
Pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan yang menjadi tujuan organisasinya adalah untuk menjami kelangsungan hidup perusahaan dan
Meiliza : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2007.
USU Repository © 2009
karyawan-karyawan melalui pertumbuhan dan profittabilitas juga sebagai peoman kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi.
Pelaksanaan organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan dilaksanakan dengan mengelompokkan tugas-tugas atau pekerjaan yang bertujuan untuk memudahkan adanya pengarahan dan pengawasa pada setiap individu yang terlibat dalam aktivitas perusahaan. PT. Perkebunan Nusantara III Medan menjalankan azas-azas organisasinya dengan baik, pada azas pembagian kerja terdapatnya keseimbangan antara tugas yang dibebankan, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga luas dan berat tanggung jawab yang dibebankan sesuai dengan luas dan berat tugasnya.
Fungsi-fungsi Organisasi
Dalam pengembangannya organisasi dapat bergerak secara vertikal maupun horizontal, pengembangan vertikal berarti diperlukannya unit-unit baru secara vertikal dari atas ke bawah sehingga rantai sekala semakin panjang. Sedangkan pengembangan horizontal berarti akan terjadi penambahan unit-unit fungsional baru, baik ke samping kiri maupun kanan.
Orang yang menduduki posisi dalam garis vertikal mempunyai otoritas nilai (line outhority) dengan fungsi garis atau (line function) dan disebut sebagai pejabat lini. Pejabat lini ini berhubungan langsung dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan orang-orang yang menduduki jabatan horizontal mempunyai otoritas horizontal dan tidak langsung berhubungan dengan
Meiliza : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2007.
USU Repository © 2009
pencapaian tujuan organisasi dan sifatnya hanya sebagai penunjang pejabat fungsional sehingga disebut sebagai staf.
Tugas staf adalah pengabdian yang berupa pembinaan pendapatan dan nasehat, sebagai suatu fungsi yang dapat dibedakan dari fungsi kekuasaan atau komando. Pengabdian tersebut mempunyai 3 taraf yang timbul dalam hubungan yang terjalin dengan jelas. Taraf-taraf tersebut adalah memberikan keterangan, memberi saran atau pendapat dan mengadakan pengawasan. Taraf memberi keterangan berhubungan dengan hal-hal yang harus diketahui oleh pejabat yang berkuasa memberi perintah dan memutuskankebijakan. Taraf memberi pendapat berkuasa memberi perintah dan memutuskan kebijakan. Taraf memberi pendapat/nasehat sebenarnya didasarkan atas keterangan yang telah diberikan, sedangkan taraf pengawasan dengan taraf keterangan dan staf memberikan nasehat dilaksanakan terhadap semua detail pelaksanaan melalui staf pengawasan sifat pemberian keterangan dan nasehat dilaksanakan secara operasional dalam seluruh organisasi.
Dengan demikian jelaslah bahwa tugas staff, tidak sama dengan kedudukan manajer. Staf hanyalah pembantu dari pimpinan dan tidak boleh memberikan perintah kepada petugas lini.
Fungsi organisasi dibedakan atas : a. Staff Line Model ( Model Staf dan Lini)
b. Staff Functional Model (Model Staf Fungsional) yang terdiri dari :
• General Staff (staf umum) yang tugasnya membantu pimpinan dan
Meiliza : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, 2007.
USU Repository © 2009
dan memberi pertimbangan dan nasehat atas diputuskannya kebijakan yang bersifat strategis.
• Technical Staff (staff teknis) yang mengkhususkan pada kegiatan
laboratorium, riset, engineering design, supervisor fungsional secara langsung pada para pekerja.
• Authority Staff (staf bantuan) yang melayani kegiatan personalia, keuangan supply industrial engeneering dan analyse administrative.