Formulir Rekam Medis - TINJAUAN PUSTAKA - ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR (RM

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

D. Formulir Rekam Medis

Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan merekam terjadinya peristiwa-peristiwa atau transaksi-transaksi suatu kegiatan pelayanan.⁽²⁾

2. Pengertian Formulir Rekam Medis

Formulir rekam medis adalah secarik kertas yang digunakan untuk mendokumentasikan (merekam) peristiwa, transaksi, pelayanan yang terjadi dalam organisasi kesehatan.⁽²⁾

19 3. Desain Formulir

Desain Formulir adalah suatu rancangan dalam formulir yang mengatur tata letak dan penyusunan layout dan perwajahan, kolom-kolom, garis-garis maupun huruf-huruf.⁽⁶⁾

4. Syarat Desain yang Efektif

a. Menarik, menimbulkan perhatian terhadap pesannya.

b. Mengikat pesan dapat mudah dibaca dan dimengerti.

c. Membuat kesan, sehingga konsumen ingin memiliki barang cetakannya.⁽³⁾

5. Manfaat Formulir

a. Alat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan.

b. Alat untuk merekam data transaksi.

c. Alat untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

d. Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan pokok dari satu orang-ke orang lain didalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.⁽²⁾

6. Tujuan Formulir

a. Untuk menuntut perhatian, misalnya :

1) Bisa memerlukan tanda tangan/ cap jempol dan sebagainya.

2) Formulir pengumpulan data menyebabkan timbulnya dokumentasi.

b. Untuk memenuhi kebutuhan penggunanya.

c. Untuk mengintruksi pemakainya tentang apa yang harus dilakukan, data apa yang harus dikumpulkan, dimana data diperoleh, bagaimana mengumpulkannya, dan apa yang harus dilakukan sesudahnya.

d. Untuk memperbaiki tanggung jawab dan mengidentifikasikan catatan untuk pengarsipan dan rujukan masa depan.

e. Untuk mengatur standarisasi sehingga menjamin konsistensi pengumpulan data dan interpretasi.

f. Untuk komunikasi.⁽²⁾

7. Prinsip Dasar Perancangan Desain Formulir

a. Buatlah rancangan dengan memikirkan pengguna.

b. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir.

c. Rancanglah formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan.

d. Gunakan terminologi standar untuk elemen data, atau gunakan definisi-definisi, beri label semua informasi.

e. Aturan urutan item-item data secara logis.⁽²⁾ 8. Aspek Desain Formulir

Formulir merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data sesuai dengan yang dibutuhkan hingga nantinya dapat

menghasilkan informasi yang berarti bagi pengguna formulir tersebut.

Formulir harus didesain sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Pada dasarnya desain formulir dibagi menjadi 3 golongan besar, yaitu :

a. Aspek Fisik

Bangunan fisik formulir adalah ukuran dan sifat khususnya.

Faktor yang berkaitan dengan bangunan fisik formulir antara lain bahan kertas. Ada 4 kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :

1) Bahan

Bahan formulir harus memperhatikan kegunaan formulir tersebut sehingga harus ada beda antara bahan formulir yang bersifat abadi dan bahan untuk formulir yang cepat dimusnahkan.

Terdapat lima sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir antara lain weight, grade, grain, finish of paper, dan color of paper.

Sifat-sifat ini berhubungan dengan permanency, durability, mutu penulisan kertas, keterbacaan dan pembuatan micro film.

Permanency adalah berapa lama kertas dapat disimpan, sedangkan durability berhubungan dengan kesanggupan sesorang untuk mengelola kertas berkali-kali.

Keterbacaan dipengaruhi oleh interaksi kertas dengan cahaya, misalnya kilatan pada kertas, jenis kertas juga mempengaruhi pembuatan micro film, karena beberapa warna, lapisan, jenis dan ukuran cetakan tidak dapat muncul dengan jelas apabila jenis kertasnya tidak baik.

a) Weight (berat kertas) berarti berat kertasnya pada ukuran tertentu.

b) Grade adalah mutu kertas dan seratan berdasarkan pada jenis material yang digunakan dalam proses pembuatannya. Kertas dibuat dari rag, bubur mekanis kayu, dengan berbagai komposisi tergantung jenis kayu yang diinginkan. Grade yang digunakan untuk formulir tergantung pada hal-hal seperti ketahanan formulir dan penampilan.

c) Grain of paper adalah arah serat-serat pembuat kertas yang menentukan kekuatan kertas.

d) Finish of paper adalah lapisan kimia pada permukaan kertas, misalnya kasar (low finish), licin (high finish), mengkilat/glossy (very high finish).

e) Color of paper, merupakan medium yang efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik, dan sederhana untuk memudahkan penanganan formulir.

2) Bentuk

Bentuk formulir untuk ringkasan masuk dan keluar adalah persegi panjang agar mudah disatukan dengan formulir yang lain dalam 1 folder.

3) Ukuran

Pengetahuan mengenai huruf, pemilihan huruf, penataan huruf, dan penerapan huruf sehingga membuat komunikasi tercetak efektif.

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : a) Faktor penyesuaian dengan pembaca

Untuk penerbitan yang bersifat umum pemakaian huruf sebaiknya dibatasi pada satu atau dua jenis huruf.

b) Huruf harus sesuai dengan karakteristik isi pesan/

naskah.

c) Harus mempunyai keterbacaan yang tinggi.

4) Warna

Kertas berwarna untuk formulir merupakan media yang efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir. Hal yang menjadi perhatian dalam hal warna formulir dengan tinta yang digunakan.

Kontras adalah derajat perbedaan antara luminesi 2 obyek atau permukaan dalam komunikasi visul, unsur kontras digunakan sebagai eye catcher atau daya tarik,

sehingga tertarik dan tindakan selanjutnya adalah terkesan dan mempunyai penilaian yang baik tentang produk yang ditawarkan. Kesan terhadap warna ditentukan oleh jenis-jenis panjang gelombang cahaya serta efek psikologi warna. Hal ini ditampilkan dengan table efek psikologi

Biru Jauh Sejuk Menyejukkan

Hijau Jauh Sangat

hangat Merangsang Sawo

matang Sangat

dekat Netral Merangsang

Ungu Sangat

dekat Sejuk Agresif

Sumber : Ergonomic untuk Produktifitas Kerja, Sumakmur PK.⁽⁸⁾

b. Aspek Anatomi

Lima komponen utama yang biasanya pada formulir kertas yaitu :

1) Heading

Heading mencakup judul dan informasi mengenai formulir. Posisi standart judul sebuah formulir adalah kiri atas, tengah atas, kanan atas, kiri bawah/ kanan bawah.

Judul harus berada diatas sehingga informasi control yang

berhubungan bisa terlihat di bagian dasar. Sebuah sub judul harus digunakan kalau judul utama memerlukan penjelasan/ kualifikasi lebih lanjut .

Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Batas kanan merupakan tempat terbaik untuk identifikasi formulir dan tanggal penerbitan. Kalau formulir terdiri dari berberapa halaman terpisah / tercetak di halaman balik, identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Hal ini akan membantu dalam penyusunan halaman-halaman yang sama dari formulir-formulir yang memiliki halaman ganda.

Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir.Hal ini membantu dalam menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan dan membantu dalam pembuangan stok yang tidak dipakai lagi.Tanggal penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.

Kalau terdapat halaman ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat. Nomor halaman bisa berupa angka / alphabet, dan bisa terletak pada sudut kanan atas/ kanan bawah.

Pada saat mendesain formulir yang memerlukan lembar tambahan dan nomor halaman tersebut tidak diketahui oleh pengguna pada awalnya menggunakannya, maka setiap halaman harus diberi tempat untuk pengisian nomor

halamannya, misalnya “ halaman….dari….halaman “ yang diisikan oleh petugas rekam medis.

2) Introduction

Bagian pendahuluan ini menjelaskan tujuan formulir.

Kalau penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan yang jelas bisa dimasukkan didalam formulir untuk menjelaskan tujuan formulir digunakan.

3) Instruction

Instruksi umum harus singkat dan berada pada bagian atas formulir. Bila tidak mungkin diringkas, sebaiknya tidak dimuat didalam formulir, tetapi dibuat lembaran khusus petunjuk atau informassi pengisian formulir, instruksi tidak boleh diletakkan diantara ruang-ruang entry karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian.

4) Body

Body merupakan bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir yang sesungguhnya. Pertimbangan hati-hati harus diberikan mengenai susunan data yang diminta / informasi yang tersedia mencakup pengelompokan, pengurutan, dan penyusunan tepi yang sepantasnya.

Pertimbangan juga harus diberikan untuk margins, spacing, rules, dan type styles dan cara pencatatan.

a) Margins

Batas pinggir ini tidak hanya menambah tampilan dan kegunaan formulir tapi juga kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik. Margin minimum harus disediakan 2/16” pada bagian atas, 3/16” pada sisi-sisi.

b) Spacing

Spacing adalah ukuran area entry data. Pada waktu mendesain formulir dengan data yang akan diisi dengan mesin ketik, ikuti petunjuk ini ;

1. Horizontal spacing : 1/12” untuk huruf ‘elite’, 1/10”

untuk huruf ‘pica’, spacing 1/10” untuk huruf elite dan pica.

2. Vertical spacing :terdapat enam garis vertical setiap inchi pada mesin ketik standart, elite atau pica 1/6”.

c) Rules

Sebuah rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini solid (langsung), dotted (terputus-putus), atau pararel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.

Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulisan untuk pemasukan data pada tempat semestinya, mengintruksi penulisan mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya tarik formulir.

d) Type Styles

Jenis huruf ini penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sesdikit kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir. Biasanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus.

Pemakaian huruf dalam sebuah formulir harus diseragamkan dengan baik. Adapun yang menjadi perhatian pada huruf adalah bentuk huruf, ukuran huruf, symbol yang digunakan, istilah-istilah dan singkatan-singkatan yang ada pada formulir.

Tipografi adalah pengetahuan mengenai huruf, kepemilikan huruf, penataan huruf dan penerapan huruf sehingga membuat komunikasi menjadi efektif.Kemampuan membaca setiap orang dipengaruhi oleh tingkat pendidikan dan kebiasaan

membaca.Secata umum huruf teks adalah 10-11 point, sedangkan yang lebih besar dari 10 point diletakkan sebagai huruf display atau judul.

Tingkat kemudahan mata mengenali suatu tulisan tanpa harus bersusah payah. Hal ini bias ditentukan oleh :

1. Kerumitan desain huruf, seperti penggunaan serif, kontras stroke, dan sebagainya.

2. Penggunaan warna.

3. Frekuensi pengamat menemui huruf tersebut dalam kehidupan sehari-hari.

Selain itu kenyamanan suatu susunan huruf saat dibaca sangat penting dalam keterbacaan huruf. Hal ini dipengaruhi oleh :

1. Jenis huruf 2. Ukuran

3. Pengaturan, termasuk didalamnya alur, spasi, kerning, perataan, dan sebagainya.

4. Kontras warna terhadap latar belakang.⁽⁹⁾

Hal terakhir, huruf haruslah indah dan menyenangkan pembaca. Huruf sebagai elemen yang tercetak tidak hanya terbaca tetapi begaimana huruf tersebut dapat berperan sebagai unsure etis dan pemuas pembaca.

30 e) Cara pencatatan

Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik atau cetakan computer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Recogniting = pengenalan huruf secara optis) dan ‘bar code’ yang bekerja secara input langsung ke dalam computer.

5) Close

Penutup merupakan ruangan untuk tanda tangan pengotentikassian / persetujuan.⁽²⁾

c. Aspek Isi

Aspek isi ini berkaitan berkaitan dengan poin-poin/ butir-butir yang terdapat pada formulit.

Adapun yang termasuk aspek isi sebagai berikut :

1) Butir Data

Data yang harus tercatat pada formulir harus berisikan data pasien dan data klinis pasien, serta data yang tercatat harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.

2) Terminologi

Komunikasi yang efektif antara orang-orang tergantung dari penggunaan terminologi yang dapat dipahami oleh

mereka. Penggunaan terminolgi standart jika memungkinkan sangat dianjurkan, begitu juga dengan penggunaan kata, nomor, dan singkatan. Singkatan dalam institusi harus dipahami oleh semua, jika tidak memungkinkan maka harus menyediakan definisinya.⁽²⁾

9. Kemudahan Penggunaan Formulir

Kemudahan bagi pengguna yaitu dokter dan petugas rekam medis dalam pengisian formulir agar informasi yang ada didalam formulir dapat digunakan kembali ketika pasien tersebut datang untuk berobat. Sehingga tercipta kesinambungan informasi yang mengakibatkan pelayanan terhadap pasien menjadi lebih maksimal dan tepat sasaran.⁽²⁾

34 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu mendeskripsikan atau menggambarkan sifat-sifat suatu keadaan yang sementara berjalan pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Pendekatan yang digunakan adalah cross sectional yaitu mengambil data secara langsung saat penelitian. ^[3]

B. Variabel Penelitian

Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah desain formulir Lembar Masuk Keluar, meliputi beberapa aspek yaitu :

1. Keluhan pengguna formulir Lembar Masuk Keluar a. Dokter Umum Tetap

b. Perawat IGD

c. Petugas Rekam Medis

2. Desain Formulir ditinjau dari 3 aspek : a. Aspek Fisik, meliputi :

1) Bahan 2) Bentuk 3) Warna 4) Ukuran

35 b. Aspek Anatomi, meliputi :

1) Heading 1) Kelengkapan butir data 2) Terminologi

3. Kemudahan penggunaan formulir Lembar Masuk Keluar oleh dokter, perawat IGD dan petugas Rekam Medis.

C. Definisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional

1. Keluhan Kesulitan-kesulitan yang dirasakan oleh pengguna formulir dalam pengisian butir data.

a. Dokter mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengisi formulir RM 02.1A dibagian diagnosa sementara sampai akhir, kolom operasi dan tindakan, kolom operator, dan bertugas menandatangani formulir tersebut.

b. Perawat IGD bertugas membantu mengisi identitas pasien, mengisi data medis pasien sejak masuk sampai keluar, menyiapkan formulir-formulir yang digunakan untuk rawat inap.

c. Petugas rekam medis bertugas mengisi kode ICD X dan ICOPIM, serta melengkapi data identitas pasien setelah pasien pulang.

No Variabel Definisi Operasional

2. Formulir Lembar Masuk

Keluar Formulir yang digunakan untuk mencatat identitas pasien dan pelayananan apa saja yang diberikan selama pasien dirawat sampai dengan keluar.

3. Aspek Desain Formulir

Fisik - Bahan :

Kertas yang digunakan sebagai bahan pokok dan media untuk mengumpulkan data yang meliputi berat kertas, kualitas kertas, serat-serat kertas, warna kertas, dan lapisan kimia kertas.

- Bentuk :

Bangun atau dimensi dari suatu benda - Ukuran :

Panjang dan lebar kertas yang digunakan untuk membuat formulir disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang dikumpulkan.

- Warna :

Warna yang digunakan pada kertas untuk memudahkan dalam pengisian atau menarik perhatian pengguna.

Anatomi - Heading :

Bagian dari formulir yaitu judul dan informasi tentang formulir ( identifikasi formulir, tanggal penerbitan, nomor halaman)

- Introduction :

Bagian pendahuluan yang menjelaskan tujuan formulir.

- Instruction :

Perintah atau penjelasan yang ada pada formulir sebagai petunjuk penggunaan formulir tentang cara pengisian, penulisan ataupun petunjuk khusus tentang penggunaan formulir.

- Body :

Bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir yang sesungguhnya, yaitu mengenai susunan data yang diminta atau informasi yang tersedia yang mencakup

pengelompokan, pengurutan dan

penyusunan tepi sepantasnya.

Pertimbangan juga harus diberikan untuk margins, spacing, rules, dan type styles serta cara pencatatan

No Variabel Definisi Operasional

- Close :

Bagian penutup yang berupa nama dan tanda tangan ( pengotentikasian )

Isi - Kelengkapan butir data :

Formulir harus berisikan data identitas pasien dan data medis pasien.

- Terminologi :

Mencakup istilah dan singkatan yang digunakan pada formulir Lembar Masuk Keluar.

4. Kemudahan pengguna

formulir Kemudahan bagi pengguna dalam hal ini dokter, perawat IGD dan petugas rekam medis dalam menggunakan formulir.

D. Objek dan Subjek Penelitian 1. Objek Penelitian

Objek penelitian adalah formulir Lembar Masuk Keluar yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang.

2. Subjek Penelitian

Subjek penelitian ini adalah dokter, perawat IGD, petugas Rekam Medis.

a. Total populasi dokter umum tetap yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang adalah 6 orang.

b. Total populasi perawat IGD yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang adalah 7 orang.

c. Total populasi petugas rekam medis yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang adalah 5 orang.⁽³⁾

38 E. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman observasi, cek list dan kuesioner sebagai acuan untuk penelitian terhadap desain formulir Lembar Masuk Keluar. Kuesioner adalah pertanyaan tertulis mengenai pengetahuan dan persepsi responden terhadap desain formulir Lembar Masuk Keluar. Untuk mengetahui kemudahan dan keluhan responden terhadap desain Lembar Masuk Keluar.⁽⁴⁾

F. Cara Pengumpulan Data

1. Pengumpulan data primer dengan observasi yaitu melihat dan mengamati objek secara langsung mengenai aspek fisik, aspek anatomi, dan aspek isi dari formulir Lembar Masuk Keluar. Kuesioner yaitu suatu proses pengumpulan data dalam bentuk pertanyaan secara tertulis kepada responden dalam pengisian formulir Lembar Masuk dan Keluar.

2. Pengumpulan data sekunder yaitu kebijakan tentang pengisian formulir Lembar Masuk Keluar.

3. Langkah-langkah pengumpulan data : a. Membuat kuesioner bagi responden.

b. Menentukan jumlah subjek pengamatan yang akan diberi pertanyaan.

c. Mewawancarai terhadap perawat IGD, dokter, dan petugas Rekam Medis.

d. Menjelaskan isi dari kuesioner dan tujuan penelitian.

G. Pengolahan Data

Pengolahan data ini melalui beberapa tahap diantaranya : 1. Editing

Yaitu melakukan koreksi kembali tentang kelengkapan, kejelasan dan kesesuaian antara jawaban satu dengan lainnya.

2. Tabulating

Yaitu mengelompokan data-data sesuai dengan tujuan penelitian, kemudian memasukan kedalam table yang sudah disiapkan untuk lebih memudahkan dalam menganalisis.

3. Pengisian Data

Data disajikan dalam bentuk narasi dan table.

H. Analisis Data

1. Mendeskripsikan data yang diperoleh yaitu : a. Fisik

Meliputi : bahan, bentuk, ukuran, serta warna kertas b. Anatomi

Meliputi : heading, introduction, instruction, body,close

40 c. Isi

Meliputi : kelengkapan butir data, teminologi ruang entry

2. Mengevaluasi kesesuaian desain fomulir dengan teori, keluhan, serta kemudahan penggunaan formulir.

3. Merancang ulang desain formulir apabila tidak sesuai dengan standar teori dan kesulitan/ kemudahan pengguna formulir.

41 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Kelemahan Penelitian

Kelemahan dalam penelitian ini adalah :

1. Beberapa responden sibuk sehingga sulit untuk diwawancarai.

2. Seharusnya sampel diwawancarai sendiri oleh peneliti, tetapi pada kenyataan di lapangan terdapat 1 dari 5 petugas rekam medis, 2 dari 7 perawat IGD minta kuisioner ditinggal untuk diisi sendiri.

B. Hasil

1. Gambaran Umum RS Hermina Pandaran Semarang

RS Hermina Pandanaran dahulu adalah Rumah Sakit Ibu dan Anak Mardi Waluyo, yang dikelola oleh Yayasan Mardi Waluyo. Pada tanggal 18 Desember tahun 2003 Prof. Dr. dr. Hariyono Suyitno, SpA (K) selaku Direktur RSIA Mardi Waluyo menandatangani perjanjian kerja sama operasional yang saling menguntungkan antara Yayasan Mardi Waluyo (pengelola RSIA Mardi Waluyo) dengan PT Medikaloka Utama (pengelola RS Hermina), melalui akte notaris Elly Ninaningsih, SH.

Dalam nota kesepakatan antara lain disebutkan, Yayasan Mardi Waluyo menyerahkan sepenuhnya kepada Hermina Hospital Group untuk membangun dan mengelola rumah sakit dengan nama RSIA Hermina Pandanaran. Nama ini berdasarkan dengan letak rumah

sakit yaitu di Jalan Pandanaran 24 Semarang. RSIA Hermina Pandanaran resmi beroperasi pada tanggal 25 April 2005.⁽¹²⁾

Pada tahun 2009 RSIA Hermina Pandanaran berubah menjadi RS Hermina Pandanaran, dimana rumah sakit sekarang melayani pasien dengan penyakit-penyakit umum seperti penyakit dalam, syaraf, bedah, gigi dan penyakit umum yang lainnya.

a. Visi

Visi RS Hermina Pandanaran Semarang adalah : Menjadikan RS Hermina Pandanaran Semarang sebagai Rumah Sakit yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di era globalisasi dengan unggulan pelayanan kesehatan ibu dan anak.

b. Misi

RS Hermina Pandanaran Semarang mempunyai Misi yaitu : 1) Melakukan upaya secara berlanjut untuk meningkatkan

mutu pelayanan kepada pelanggan.

2) Melakukan pelatihan dan pendidikan kepada para karyawan agar mampu memberikan pelayanan yang profesional.

3) Melakukan pengelolaan rumah sakit secara profesional agar tercapai efisiensi dan efektifitas yang tinggi.

43 c. Motto

Moto RS Hermina Pandanaran Semarang berbunyi : Mengutamakan mutu dalam pelayanan.

d. Tujuan

1) Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang dilaksanakan secara menyeluruh.

2) Memberikan pelayanan kesehatan kepada semua lapisan masyarakat.

2. Gambaran Umum URM RS Hermina Pandanaran Semarang

Rekam Medis di RS Hermina Pandanaran secara struktur organisasi rumah sakit berada di bawah Manajer Penunjang Medis.

URM di RS Hermina berada di lantai dua rumah sakit dekat dengan poliklinik, sehingga pendistribusian berkas rekam medis lebih mudah.

Petugas Rekam Medis terdiri dari 1 orang Kepala Unit Rekam Medis dan 5 orang petugas rekam medis.⁽¹³⁾

3. Alur dan Proses Pengisian RM 02.1A

Alur dan proses pengisian RM 02.1A dimulai di bagian IGD yaitu pengisian identitas yang dilakukan oleh perawat, kemudian perawat IGD mengisi data medis pasien yang lainnya seperti infeksi nosokomial, tanggal masuk, kelas dan kamar serta menyiapkan

formulir yang lainnya. Formulir RM 02.1A selanjutnya berada di ruang perawatan, disini dokter penanggungjawab pasien mengisi kolom diagnosa dan tanda tangan pada formulir, tetapi sering digantikan dengan dokter umum tetap di RS Hermina Pandanaran.

Setelah selesai perawatan petugas rekam medis mengambil berkas rekam medis yang ada di ruang perawatan, di bagian assembling petugas rekam medis meneliti kelengkapan formulir, serta melengkapi data identitas pasien jika data tersebut kurang lengkap.

Petugas rekam medis bertugas membuat kode ICD-X dan ICOPIM di dalam formulir, setelah semua formulir diisi lengkap kemudian diberikan kepada bagian filing untuk disimpan. Jika terdapat formulir yang tidak lengkap maka petugas rekam medis membuat formulir ketidaklengkapan dan menempelkan di bagian sampul berkas rekam medis, untuk diajukan pengisian kepada dokter.

4. Bagian Unit Rekam Medis a. Penerimaan Pasien Baru

Bertanggung jawab terhadap penerimaan pasien baru, kelengkapan identitas pasien, dan duplikasi penomoran.

Tugas pokoknya adalah mengawasi pelaksanaan penerimaan pasien baru, mengontrol kelengkapan dalam penginputan pasien baru, membuat laporan nomor rekam medis ganda kepada EDP, mengawasi pengisian formulir pasien jaminan, memutuskan nomor rekam medis yang digunakan apabila ditemukan nomor rekam medis ganda.⁽¹³⁾

b. Pengolahan Berkas Rekam Medis (Assembling)

Assembling atau perakitan berkas rekam medis adalah proses untuk merakit atau menyusun berkas rekam medis berdasarkan tata urutan nomor seri atau nomor urut berkas rekam medis yang berlaku di Unit Rekam Medis RS Hermina Pandanaran Semarang, baik rekam medis rawat jalan maupun

Dalam dokumen ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR (RM 02.1A) RS HERMINA PANDANARAN SEMARANG TAHUN 2012 (Halaman 33-0)