i
ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR (RM 02.1A) RS HERMINA PANDANARAN
SEMARANG TAHUN 2012
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Oleh :
PUNGKY ASTRIANI NIM D22.2009.00903
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG
2012
ii
HALAMAN HAK CIPTA
© 2012
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Peneliti
iii
HALAMAN PERSETUJUAN
ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR (RM 02.1A) RS HERMINA PANDANARAN SEMARANG TAHUN 2012
Disusun oleh : PUNGKY ASTRIANI
D22.2009.00903
Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal : 10 Juli 2012
Pembimbing
( Retno Astuti Setijaningsih, SS. MM )
iv
HALAMAN PENGESAHAN
ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR (RM 02.1A) DI RS HERMINA PANDANARAN SEMARANG TAHUN 2012
KARYA TULIS ILMIAH TAHUN 2012
Disusun oleh : PUNGKY ASTRIANI NIM D22.2009.00903
Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Semarang, 16 Juli 2012
Tim Penguji :
Ketua : Enny Rachmani, SKM, M.Kom ( ……… )
Anggota : Sigit Susilo Aji, S.Kom, MM ( ……… )
Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM ( ……… )
Mengetahui, Dekan
( Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, MKes )
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :
Allah SWT yang terlalu sayang pada hambanya ini, melimpahkan rahmat dan hidayah Allah SWT yang terlalu sayang pada hambanya ini, melimpahkan rahmat dan hidayah Allah SWT yang terlalu sayang pada hambanya ini, melimpahkan rahmat dan hidayah Allah SWT yang terlalu sayang pada hambanya ini, melimpahkan rahmat dan hidayah----Nya Nya Nya Nya kepada kami semua...
kepada kami semua...
kepada kami semua...
kepada kami semua...
Junjungan Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di hari kiamat kelak...
Junjungan Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di hari kiamat kelak...
Junjungan Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di hari kiamat kelak...
Junjungan Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di hari kiamat kelak...
Bapak dan Ibu yang selalu mencurahkan seluruh doa, dukung Bapak dan Ibu yang selalu mencurahkan seluruh doa, dukung Bapak dan Ibu yang selalu mencurahkan seluruh doa, dukung
Bapak dan Ibu yang selalu mencurahkan seluruh doa, dukungan, dan kasih an, dan kasih an, dan kasih an, dan kasih sayangnya....selalu njagain Zhillan selama Pungky kerja dan kuliah....
sayangnya....selalu njagain Zhillan selama Pungky kerja dan kuliah....
sayangnya....selalu njagain Zhillan selama Pungky kerja dan kuliah....
sayangnya....selalu njagain Zhillan selama Pungky kerja dan kuliah....
Seluruh keluarga besarku....
Seluruh keluarga besarku....
Seluruh keluarga besarku....
Seluruh keluarga besarku....
Suamiku tercinta...yang memberi cinta, dukungan dan kasih sayang...kepadaku...Zhillan Suamiku tercinta...yang memberi cinta, dukungan dan kasih sayang...kepadaku...Zhillan Suamiku tercinta...yang memberi cinta, dukungan dan kasih sayang...kepadaku...Zhillan Suamiku tercinta...yang memberi cinta, dukungan dan kasih sayang...kepadaku...Zhillan tersayang....karya tulis ini khusus untuk kakak...
tersayang....karya tulis ini khusus untuk kakak...
tersayang....karya tulis ini khusus untuk kakak...
tersayang....karya tulis ini khusus untuk kakak...
Tem Tem Tem
Teman an an an----teman rekam medis RS Hermina yang telah mendukung kuliahku.... teman rekam medis RS Hermina yang telah mendukung kuliahku.... teman rekam medis RS Hermina yang telah mendukung kuliahku.... teman rekam medis RS Hermina yang telah mendukung kuliahku....
RS Hermina Pandanaran Semarang....
RS Hermina Pandanaran Semarang....
RS Hermina Pandanaran Semarang....
RS Hermina Pandanaran Semarang....
Bu Retno Astuti...terima kasih ya bu....
Bu Retno Astuti...terima kasih ya bu....
Bu Retno Astuti...terima kasih ya bu....
Bu Retno Astuti...terima kasih ya bu....Semua dosen UDINUS, teman Semua dosen UDINUS, teman Semua dosen UDINUS, teman Semua dosen UDINUS, teman----teman kuliah dan teman kuliah dan teman kuliah dan teman kuliah dan sahabat
sahabat sahabat
sahabat----sahabatku...yang senantiasa membantuku... sahabatku...yang senantiasa membantuku... sahabatku...yang senantiasa membantuku... sahabatku...yang senantiasa membantuku...
Almamater tercinta, Almamater tercinta, Almamater tercinta,
Almamater tercinta, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang...
Semarang...
Semarang...
Semarang...
vi
RIWAYAT HIDUP
Nama : Pungky Astriani
Tempat & Tanggal Lahir : Semarang, 22 Januari 1985 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Jl. Pamularsih V No 12 Semarang
Riwayat Pendidikan :
1. SDN Bongsari 01 Semarang tahun 1991-1997 2. SLTPN 30 Semarang tahun 1997-2000 3. SMF Theresiana Semarang tahun 2000-2003
4. Program Studi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2009-2012
Riwayat Pekerjaan :
1. Apotek Kroden Kudus tahun 2003
2. Apotek Mardi Waluyo Semarang tahun 2003-2004
3. RS Hermina Pandanaran Semarang tahun 2004- sekarang
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat, hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan KARYA TULIS ILMIAH dengan judul “ Analisis Desain Formulir Lembar Masuk dan Keluar (RM 02.1A) di RS Hermina Pandanaran Semarang Tahun 2012 ”.
Penyusunan Karya Tulis ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Penulisan Karya Tulis ini tidak akan berhasil tanpa bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Sehingga pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro.
3. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro.
4. Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM selaku dosen pembimbing KTI.
5. Enny Rachmani, SKM, M.Kom, selaku dosen review KTI.
6. Dr. Hadi Wibowo, MMR selaku Direktur RS Hermina Pandanaran Semarang.
viii
7. Siti Umiyatun, Amd, PK selaku Kepala Unit Rekam Medis RS Hermina Pandanaran Semarang.
8. Semua pihak yang telah membantu
Dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah ini, peneliti menyadari masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan dari pembaca demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini.
Semarang, Juli 2012
Peneliti
ix
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2012 ABSTRAK
PUNGKY ASTRIANI
ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR (RM 02.1A) RS HERMINA PANDANARAN SEMARANG TAHUN 2012
Formulir RM 1 merupakan salah satu formulir yang diabadikan, digunakan sebagai ringkasan dari keadaan pasien saat masuk dan keluar rumah sakit. Berdasarkan survei awal di RS Hermina Pandanaran Semarang mempunyai formulir RM 02.1A yang belum pernah direvisi, bahan yang digunakan belum sesuai. Tujuan penelitian adalah bagaimana desain formulir RM 02.1A RS Hermina Pandanaran Semarang.
Jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan cross-sectional. Objek dari penelitian adalah formulir RM 02.1A RS Hermina Pandanaran Semarang. Subjek dari penelitian ini adalah dokter, perawat IGD, petugas rekam medis. Instrumen penelitian yang digunakan adalah kuesioner dan pedoman observasi. Cara pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Analisa data yang digunakan adalah analisa deskriptif, mengevaluasi dan merancang ulang formulir.
Berdasarkan hasil penelitian terhadap hasil analisa 3 aspek yaitu aspek fisik adalah bahan yang digunakan untuk formulir belum sesuai. Aspek anatomi formulir tidak memiliki nomor edisi adan tanggal penerbitan, margin dan kolom yang ada kurang lebar, penambahan kata dokter pada kolom close, instruksi yang belum ada. Aspek isi yaitu butir data ada yang perlu dihilangkan dan perawat IGD merasa kesulitan mengisi identitas pasien.
Bedasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa dari desain formulir saat ini belum sesuai dengan teori. Oleh karena itu perlu dirancang ulang desain formulir RM 02.1A, pengisian identitas pasien sebaiknya ditulis oleh petugas pendaftaran rawat inap, tinjauan ulang kebijakan pengisian RM 02.1A.
Kata kunci : Desain Formulir, RM 1, Lembar Masuk dan Keluar Kepustakaan : 1994-2010
x
DIII Studies Program Medical Record and Health Information Medical Faculty of the University of Dian Nuswantoro Semarang 2012 ABSTRACT
Pungky Astriani
ANALYSIS DESIGN OF FORM SHEET OUT AND IN SHEET FORM (RM 02.1A) RS HERMINA PANDANARAN SEMARANG YEAR 2012
Form RM 1 is one of the forms are enshrined, is used as a summary of the patient at admission and hospital discharge. Based on a preliminary survey in RS Hermina Pandanaran Semarang has 02.1A RM form that has not been revised, the materials used have not been appropriate. The research objective is to design a form 02.1A RM RS Hermina Pandanaran Semarang.
This type of descriptive study with cross-sectional approach. Object of research is a form 02.1A RM RS Hermina Pandanaran Semarang. The subject of this study was a doctor, emergency room nurses, medical records clerk. The research instrument used was questionnaire and observation.
Method of data collection used were observation and interviews. Analysis of the data used is descriptive analysis, evaluate and redesign the form.
Based on the results of research on the analysis of three aspects: the physical aspect is the material used to form not appropriate. Anatomical aspects of the form do not have edition number issue date of issuance, margin and column widths are less, the addition of the word doctor in close column, instruction no. Aspect of the content of any data items that need to be removed and the ER nurses found it difficult to fill the patient's identity.
Based on the research results can be concluded that the current form of the design belumsesuai with theory. Form design redesign 02.1A RM, filling the patient's identity should be written by inpatient admissions, review of charging policies RM 02.1A.
Key words : Design Form, RM 1, Sheet Entry and Exit Bibliography : 1994-2010
xi DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN HAK CIPTA... ii
HALAMAN PERSETUJUAN... iii
HALAMAN PENGESAHAN... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN... v
HALAMAN RIWAYAT HIDUP... vi
KATA PENGANTAR... vii
ABSTRAK... x
DAFTAR ISI... xi
DAFTAR TABEL... xiii
DAFTAR LAMPIRAN... xv
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Rumusan Masalah... 5
C. Tujuan Penelitian... 5
D. Manfaat Penelitian... 6
E. Ruang Lingkup Penelitiian... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 9
A. Rekam Medis... 9
B. Kelengkapan Dokumen Rekam Medis... 12
C. Isi Ringkasan Masuk dan Keluar... 16
xii
D. Formulir Rekam Medis... 18
E. Kerangka Teori... 32
F. Kerangka Konsep... 33
BAB III METODE PENELITIAN... 34
A. Jenis Penelitian... 34
B. Variabel Penelitian... 34
C. Definisi Operasional... 35
D. Objek dan Subjek Penelitian... 37
E. Instrumen Penelitian... 38
F. Cara Pengumpulan Data... 38
G. Pengolahan Data... 38
H. Analisis Data... 39
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 41
A. Kelemahan Penelitian... 41
B. Hasil... 41
C. Pembahasan... 65
BAB V PENUTUP... 81
A. KESIMPULAN... 81
B. SARAN... 84
DAFTAR PUSTAKA... 87
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Tabel Efek Psikologi Warna
Tabel 4.1 Tabel Desain Formulir dari Aspek Fisik
Tabel 4.2 Tabel Desain Formulir dari Aspek Anatomi
Tabel 4.3 Tabel Desain Formulir dari Aspek Isi
Tabel 4.4 Tabel Hasil Wawancara Dokter tentang Pengetahuan terhadap
Formulir RM 02.1A
Tabel 4.5 Tabel Hasil Wawancara Perawat IGD tentang Pengetahuan
terhadap Formulir RM 02.1A
Tabel 4.6 Tabel Hasil Wawancara Petugas Rekam Medis tentang
Pengetahuan terhadap Formulir RM 02.1A
Tabel 4.7 Tabel Persepsi Dokter terhadap Aspek Fisik
Formulir RM 02.1A
Tabel 4.8 Tabel Persepsi Perawat IGD terhadap Aspek Fisik
Formulir RM 02.1A
Tabel 4.9 Tabel Persepsi Petugas Rekam Medis terhadap Aspek Fisik
xiv Formulir RM 02.1A
Tabel 4.10 Tabel Persepsi Dokter terhadap Aspek Anatomi
Formulir RM 02.1A
Tabel 4.11 Tabel Persepsi Perawat IGD terhadap Aspek Anatomi
Formulir RM 02.1A
Tabel 4.12 Tabel Persepsi Petugas Rekam Medis terhadap Aspek Anatomi Formulir RM 02.1A
Tabel 4.13 Tabel Persepsi Dokter terhadap Aspek IsiFormulir
RM 02.1A
Tabel 4.14 Tabel Persepsi Perawat IGD terhadap Aspek IsiFormulir
RM 02.1A
Tabel 4.15 Tabel Persepsi Petugas Rekam Medis terhadap Aspek Isi Formulir RM 02.1A
xv
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Ijin Penelitian 2. Kuesioner
3. Tabel Bantu Hasil Kuesioner 4. Pedoman Observasi
5. Cek List
6. Kebijakan Rumah Sakit 7. Prosedur Tetap Rumah Sakit
8. Formulir Lembar Masuk Keluar RM 02.1A
9. Rancangan Desain Formulir Lembar Masuk Keluar RM 02.1A
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kesehatan merupakan salah satu aspek terpenting dalam kehidupan manusia. rumah sakit merupakan salah satu sarana untuk mendukung pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Agar pelayanan rumah sakit dapat dilaksanakan secara optimal, maka setiap sarana pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit hendaknya menyelenggarakan rekam medis, seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269/Menkes/Per/III/2008 yang menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.(1)
Rekam Medis memiliki peran penting sebagai sumber informasi bagi pasien maupun pihak rumah sakit. Rumah Sakit harus dapat mendokumentasikan data identitas pasien dan pelayanan yang diberikan secara lengkap, jelas , dan akurat dalam dokumen rekam medis baik secara tertulis atau elektronik. Rekam Medis harus dibuat segera setelah pasien menerima pelayanan agar keakuratan data terjaga dan kesinambungan informasi terjamin. Setiap melakukan pencatatan data, harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan
2
dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan secara langsung. Jika terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan data pada dokumen rekam medis, maka boleh dilakukan koreksi yaitu dengan mencoret yang salah dan memberi paraf/tanda tangan pada catatan yang dibetulkan.(4)
Formulir rekam medis merupakan sarana yang digunakan untuk mendokumentasikan data pasien, proses dan pelayanan kesehatan yang diberikan oleh rumah sakit. Data rekam medis yang dicatat, selanjutnya akan dikumpulkan, diproses, dan dianalisis sehingga menghasilkan kelengkapan data rekam medis yang berguna untuk kebutuhan informasi. Oleh karena itu, berkas rekam medis yang berisikan formulir-formulir harus didesain sebaik mungkin agar dapat mempermudah dalam pengisian.(2)
Formulir dirancang dan digunakan untuk pemeliharaan dan pengawasan agar sesuai dengan tujuan dibuatnya formulir tersebut.
Formulir rekam medis dibedakan antara lain formulir aktif dan in-aktif.
Dalam mendesain formulir perlu diketahui adanya prinsip dasar perancangan formulir, antara lain : membuat rancangan dengan memikirkan pengguna, mempelajari tujuan dan pemakaian formulir, merancang formulir sesederhana mungkin. Sederhana berarti menghemat waktu, tenaga dan materi.(2)
Rumah Sakit memiliki berbagai macam jenis formulir rekam medis, salah satu formulir rekam medis yang diabadikan adalah formulir lembar masuk keluar pasien (RM 01). Formulir ini berisi data
3
identitas pasien dan data klinis, termasuk ringkasan penyakit terdahulu, diagnose awal, diagnose utama, diagnose komplikasi, infeksi nosokomial, tindakan lainnya. Formulir ini dibuat oleh perekam medis berdasarkan formulir-formulir pendukung (formulir anamnesa, pemeriksaan fisik, formulir penunjang, laporan operasi, dll) dan ditanda tangani oleh dokter yang merawat.
Formulir lembar masuk keluar sangat penting karena memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, yang berarti informasi yang terkandung dalam formulir tersebut dapat digunakan kembali ketika pasien tersebut datang untuk berobat pada kunjungan- kunjungan berikutnya. Sehingga tercipta kesinambungan informasi yang mengakibatkan pelayanan terhadap pasien menjadi lebih maksimal dan tepat sasaran. Selain itu formulir ini juga dapat membenarkan diagnosis dan pengobatan, berarti data dan informasi dalam rekam medis dapat digunakan untuk menilai proses dan hasil pelayanan klinis guna memperoleh kebenaran ilmiah dan hukum.
Berdasarkan survei awal yang dilakukan di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang dengan metode observasi yang dilakukan dengan cara melihat beberapa sampel berjumlah 10 dokumen rekam medis dan bertanya kepada petugas Rekam Medis berjumlah 2 orang, Perawat IGD berjumlah 2 orang, Dokter berjumlah 2 orang. Petugas Rekam medis mengeluhkan kolom nama pasien dan kolom nama suami/ orang tua tidak ditulis secara lengkap. Pada kolom Kelas, Kamar, Status Perkawinan, Pindah Kelas, Kamar, Dirawat Ke, Kasus Polisi, Dikirim oleh, Dokter yang merawa, Biaya dibebankan
4
pada, Nama perusahaan, Kode Perusahaan, Keadaan Keluar, dan Infeksi Nosokomial sering tidak diisi oleh perawat. Hal ini membuat petugas sulit melakukan pengidentifikasian pasien jika terdapat dua nama pasien yang sama. Jika hal itu diteruskan dapat terjadi kekeliruan pasien yang dapat merugikan pasien tersebut. Pada kolom tanggal keluar pasien sering tidak diisi, hal ini membuat petugas rekam medis kesulitan saat membuat LOS pasien.
Perawat IGD mengeluhkan kolom identitas pribadi pasien kurang lebar sehingga membuat petugas mengalami kesulitan dalam pengisian secara rapi dan efisien. Data-data yang diisi terlalu banyak sehingga menyulitkan pengguna, terutama pada lembar Persetujuan Rawat Menginap, terdapat pengulangan persetujuan rawat inap sudah dituliskan pada lembar regristrasi pasien. Perawat Instalasi Gawat Darurat mengeluhkan pengisian data social pasien seharusnya diisi oleh petugas TPPRI bukan perawat Instalasi Gawat Darurat /keluarga pasien sendiri. Jika data social diisi oleh perawat Instalasi Gawat Darurat maka perawat tidak dapat melayani pasien secara maksimal dan data yang didapat tidak lengkap.
Pada kolom close pembubuhan tanda tangan sering terjadi kekeliruan, tanda tangan dan nama jelas sebenarnya diisi oleh dokter penanggung jawab pasien tetapi sering diisi oleh tanda tangan pasien.Jika hal itu diteruskan maka formulir Lembar Masuk Keluar tidak dapat digunakan karena informasi yang dihasilkan kurang lengkap dan tidak berkesinambungan. Sebagai dasar hukum dan bukti otentik pengisian formulir, pada closing tanda tangan dan nama jelas
5
dokter harus diisi sesuai dengan dokter penanggungjawab pasien.
Ketidak lengkapan butir data dapat menyebabkan kurangnya bukti hukum. Dokter juga mengeluhkan kolom diagnose sementara, akhir, dan komplikasi yang kurang lebar. Hal tersebut membuat dokter kesulitan mengisi data sehingga data yang dihasilkan kurang akurat dan relevan, dengan adanya kendala tersebut dapat menyebabkan formulir Lembar Masuk Keluar tidak sesuai fungsinya yaitu mengidentifikasikan pasien.
Alasan tersebut sebagai bahan pertimbangan untuk dilakukan redesain formulir sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka peneliti tertarik mengambil judul “Analisis Desain Formulir Lembar Masuk Keluar (RM02.1A) di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Kota Semarang Tahun 2012”.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana desain formulir Lembar Masuk Keluar di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Kota Semarang Tahun 2012 ditinjau dari aspek fisik, anatomi dan isi ?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Menganalisis desain formulir Lembar Masuk Keluar di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang.
6 2. Tujuan Khusus
a. Menganalisis desain formulir Lembar Masuk Keluar yang terdiri dari 3 aspek :
1) Fisik
Meliputi : bahan, bentuk, ukuran, serta warna kertas 2) Anatomi
Meliputi : heading, introduction, instruction, body,close 3) Isi
Meliputi :kelengkapan butir data, teminologi ruang entry b. Mengidentifikasikan keluhan pengguna (perawat, dokter, dan
petugas rekam medis).
c. Merancang /merevisi formulir Lembar Masuk Keluar
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti
Menambah pengetahuan peneliti tentang desain formulir Rumah Sakit terutama dalam hal mendesain formulir sesuai dengan fungsinya.
2. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi bagi rumah sakit saat perevisian formulir Lembar Masuk Keluar serta mengembangkan
7
formulir yang didesain dengan baik dan benar agar mendapatkan hasil yang lebih lengkap dan akurat.
3. Bagi Akademik
Menambah referensi di perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro dan sebagai tolak ukur dalam ilmu desain formulir.
E. Ruang Lingkup Penelitian 1. Lingkup Keilmuan
Penelitian ini termasuk dalam lingkup keilmuan rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
Materi yang diambil dalam penelitian ini adalah Desain Formulir, yaitu mengenai analisa desain formulir Lembar Masuk Keluar Rumah Sakit Hermina Pandanaran Kota Semarang untuk periode 2012.
3. Lingkup Lokasi
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Kota Semarang.
4. Lingkup Metode
Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara.
8 5. Lingkup Objek
Objek penelitian ini adalah formulir Lembar Masuk Keluar Rumah Sakit Hermina Pandanaran Kota Semarang.
6. Lingkup Waktu
Penelitian ini dilakukan pada bulan Maret s/d April 2012
9 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Berdasarkan Kamus Umum Bahasa Indonesia, disebutkan bahwa Rekam Medis adalah hasil perekaman yang berupa keterangan mengenai hasil pengobatan pasien dan kesehatan pasien.(5)
Menurut Departemen Kesehatan RI, Rekam Medis adalah
“Berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di Rumah Sakit”.(2)
Berdasarkan Pemenkes RI Nomor 269 /Menkes /PER /III /2008 Bab I Pasal I, disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (1)
10 2. Kegunaan Rekam Medis
Menurut Gilboni, kegunaan rekam medis antara lain : a. Administration (Administrasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrassi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal (Hukum)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut adanya jaminan kepastian hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Financial (Keuangan)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan pelayanan, maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.
d. Research (Penelitian)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai guna penelitian karena isinya mengandung informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
11 e. Education ( Pendidikan )
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dari pelayanan medic yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat digunakan dibidang profesi pengguna
f. Documentation (Dokumentasi)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai dokumentasi karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban.
3. Tujuan Rekam Medis
Rekam medis memiliki beberapa tujuan di antaranya sebagai berikut (Samil, 2001).
a. Mempunyai nilai administratif karena berisi tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis.
b. Dapat digunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan dan perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c. Adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam usaha menegakkan hukum serta menyediakan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
12
d. Sebagai bahan untuk menetapkan biaya pelayanan di rumah sakit. Tanpa bukti tindakan catatan pelayanan, pembayaran biaya pelayanan di rumah sakit tidak dapat dipertanggungjawabkan.
e. Dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.(10)
B. Kelengkapan Dokumen Rekam Medis 1. Pengertian Data
Data adalah fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti, yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar- gambar, kata-kata, angka-angka dan lain-lain.
2. Kualitas data
a. Ciri-ciri data yang baik memiliki 4 kriteria, sebagai berikut : 1) Akurat
Maksudnya adalah data yang harus lengkap dan tepat dalam merekam keadaan tertentu.
2) Valid
Masih berlaku untuk waktu tertentu, tidak ketinggalan, tidak kadaluarsa.
3) Terus Menerus
Pengumpulan datanya dilakukan secara terus menerus tidak terputus-putus.
13 4) Reliable
Dapat diandalkan atau dapat dipercaya.
Keempat ciri tersebut harus dipenuhi dalam suatu system pencatatan dan system pelaporan sebagai sarana menciptakan informasi yang berkualitas.(7)
b. Ada 6 Aturan data yang baik :
1) Data yang tidak terpakai jangan dibiarkan terlalu lama.
2) Data yang berkualitas pada sistem informasi berfungsi untuk digunakan, tidak untuk dikumpulkan.
3) Kualitas data sangat tergantung pada ketepatan pada saat memasukkan data.
4) Masalah kualitas data berkembang seiring dengan umur system jadi harus selalu diperbaharui.
5) Kurang beberapa atribut / elemen data berarti akan mengubah hasil akhirnya.
6) Peraturan tentang kuatlis data juga ditetapkan pada data dan data yang berisikan data.
3. Prinsip Pencatatan dalam Rekam Medis
Pencatatan dalam rekam medis pada setiap rumah sakit memiliki aturan tersendiri. Akan tetapi, pada dasarnya memiliki prinsip yang sama di antaranya sebagai berikut (Soeparto dkk., 2006).
a. Catat secara tepat.
Tenaga kesehatan sesuai dengan kompetensinya harus melakukan pencatatan dalam waktu secepat mungkin dengan
14
pelaksana observasi dan pemberian tindakan secara tepat.
Jika pencatatan dilaksanakan pada akhir dinas, dikhawatirkan akan terlupakan dan informasi yang didapat tidak akurat.
b. Hindari pencatatan dengan sistem blok.
Kebiasaan mencatat semua informasi pasien dalam satu waktu atau dikenal sistem blok memiliki banyak kelemahan seperti kehilangan banyak informasi, tidak akurat, dan waktu pencatatan tidak terstruktur. Oleh karena itu, kebiasaan mencatat laporan perkembangan pasien dengan menggunakan sistem blok perlu dihindari.
c. Catat segera setelah pemberian tindakan.
Pencatatan dalam rekam medis seharusnya dilakukan setelah pemberian tindakan pada pasien. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya informasi yang bias dan tidak akurat karena pencatatan yang lama tidak mencerminkan respons secara langsung pada pasien.
d. Isi bagian format pencatatan yang masih kosong.
Pencatatan harus ditulis selengkap mungkin untuk menghindari munculnya pertanyaan seperti sudahkah data diperoleh atau dikaji untuk menghindari interpretasi dalam pencatatan yang kosong. Oleh karenanya, beberapa fasilitas atau tempat pelayanan kesehatan memiliki aturan tersendiri, seperti pencantuman garis datar atau lainnya.(10)
4. Ketentuan Pengisian Rekam Medis, meliputi :
15
a. Setiap tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien, selambat-lambatnya dalam waktu 2 x 24 jam harus ditulis dalam lembaran (formulir) rekam medis.
b. Semua pencatatan harus ditandatangani oleh dokter / tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal.
c. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa lainnya ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat atau oleh dokter yang membimbingnya.
d. Pencatatan yang dibuat oleh residens harus diketahui oleh dokter pembimbingnya.
e. Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan dan melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf.
f. Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.
5. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kelengkapan
Suatu system yang terdiri dari beberapa komponen yang mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan tertentu khususnya pelayanan kesehatan, komponen tersebut terdiri dari sumber daya yang meliputi :
1) Man (Manusia)
Faktor terpenting dari pelaksanan suatu system untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal.
2) Material ( Bahan)
16
Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjangg tujuan dalam pelaksanaan system pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit.
3) Machines (Peralatan )
Alat yang digunakan manusia untuk mengerjakan suatu pekerjaan agar lebih cepat, efisien, dan sebagai penunjang pelaksanaan kesehatan di rumah sakit.
4) Methods (Metode)
Metode yang tepat akan membantu tugas-tugas seseorang akan lebih cepat dan ringan didalam pelaksanaan kesehatan di rumah sakit.
5) Money (Dana)
Dana yang paling berperan.
C. Isi Ringkasan Masuk dan Keluar
Ringkasan Masuk dan Keluar yaitu formulir yang digunakan untuk mencatat identitas pasien dan untuk mencatat ringkasan perjalanan penyakit serta pelayanan apa saja yang diberikan sejak pasien masuk sampai dengan pasien keluar rumah sakit. Isi pokok formulir ini yaitu identitas pasien (baik identitas pribadi maupun social), identitas dokter yang merawat, keluhan utama dan keluhan tambahan, riwayat ringkasan penyakit terdahulu, diagnosis awal, diagnosis utama, diagnosis komplikasi, diagnosis karsinoma, infeksi nosokomial, tindakan dan sebab kematian.(2)
17
Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar dapat digunakan untuk informasi dalam perawatan pasien selanjutnya, Isi formulir adalah sebagai berikut :
1. Informasi tentang identitas pasien : a. Nomor rekam medis
b. Nama Pasien c. Umur
d. Alamat e. Pendidikan f. Jenis kelamin g. Agama h. Pekerjaan
i. Status Perkawinan 2. Informasi yang perlu dicatat :
a. Cara pelayanan pasien atau keikutsertaan dalam asuransi b. Cara penerimaan pasien
c. Asal pasien
d. Nama dan alamat keluarga terdekat e. No. Telepon yang dihubungi
f. Tanggal dan jam masuk rawat inap g. Tanggal dan jam keluar rawat inap h. Lama di rawat
i. Bagian atau spesialisasi j. Ruang rawat
k. Kelas Perawartan
18 l. Diagnose Masuk
m. Diagnose akhir ( utama, komplikasi ) n. Operasi atau tindakan (jika ada) o. Jenis anestesi (jika ada)
p. Infeksi nosokomial dan penyebabnya (jika ada) q. Imunisasi yang pernah didapat
r. Imunisasi yang diperoleh selama di rawat s. Transfusi darah (jika ada)
t. Nama dan tanda tangan dokter yang merawat u. Tempat dan tanggal kejadian
v. Sebab Kematian
D. Formulir Rekam Medis 1. Pengertian Formulir
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan merekam terjadinya peristiwa-peristiwa atau transaksi-transaksi suatu kegiatan pelayanan.(2)
2. Pengertian Formulir Rekam Medis
Formulir rekam medis adalah secarik kertas yang digunakan untuk mendokumentasikan (merekam) peristiwa, transaksi, pelayanan yang terjadi dalam organisasi kesehatan.(2)
19 3. Desain Formulir
Desain Formulir adalah suatu rancangan dalam formulir yang mengatur tata letak dan penyusunan layout dan perwajahan, kolom-kolom, garis-garis maupun huruf-huruf.(6)
4. Syarat Desain yang Efektif
a. Menarik, menimbulkan perhatian terhadap pesannya.
b. Mengikat pesan dapat mudah dibaca dan dimengerti.
c. Membuat kesan, sehingga konsumen ingin memiliki barang cetakannya.(3)
5. Manfaat Formulir
a. Alat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan.
b. Alat untuk merekam data transaksi.
c. Alat untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
d. Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan pokok dari satu orang-ke orang lain didalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.(2)
6. Tujuan Formulir
a. Untuk menuntut perhatian, misalnya :
1) Bisa memerlukan tanda tangan/ cap jempol dan sebagainya.
20
2) Formulir pengumpulan data menyebabkan timbulnya dokumentasi.
b. Untuk memenuhi kebutuhan penggunanya.
c. Untuk mengintruksi pemakainya tentang apa yang harus dilakukan, data apa yang harus dikumpulkan, dimana data diperoleh, bagaimana mengumpulkannya, dan apa yang harus dilakukan sesudahnya.
d. Untuk memperbaiki tanggung jawab dan mengidentifikasikan catatan untuk pengarsipan dan rujukan masa depan.
e. Untuk mengatur standarisasi sehingga menjamin konsistensi pengumpulan data dan interpretasi.
f. Untuk komunikasi.(2)
7. Prinsip Dasar Perancangan Desain Formulir
a. Buatlah rancangan dengan memikirkan pengguna.
b. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir.
c. Rancanglah formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan.
d. Gunakan terminologi standar untuk elemen data, atau gunakan definisi-definisi, beri label semua informasi.
e. Aturan urutan item-item data secara logis.(2) 8. Aspek Desain Formulir
Formulir merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data sesuai dengan yang dibutuhkan hingga nantinya dapat
21
menghasilkan informasi yang berarti bagi pengguna formulir tersebut.
Formulir harus didesain sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Pada dasarnya desain formulir dibagi menjadi 3 golongan besar, yaitu :
a. Aspek Fisik
Bangunan fisik formulir adalah ukuran dan sifat khususnya.
Faktor yang berkaitan dengan bangunan fisik formulir antara lain bahan kertas. Ada 4 kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :
1) Bahan
Bahan formulir harus memperhatikan kegunaan formulir tersebut sehingga harus ada beda antara bahan formulir yang bersifat abadi dan bahan untuk formulir yang cepat dimusnahkan.
Terdapat lima sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir antara lain weight, grade, grain, finish of paper, dan color of paper.
Sifat-sifat ini berhubungan dengan permanency, durability, mutu penulisan kertas, keterbacaan dan pembuatan micro film.
Permanency adalah berapa lama kertas dapat disimpan, sedangkan durability berhubungan dengan kesanggupan sesorang untuk mengelola kertas berkali-kali.
22
Keterbacaan dipengaruhi oleh interaksi kertas dengan cahaya, misalnya kilatan pada kertas, jenis kertas juga mempengaruhi pembuatan micro film, karena beberapa warna, lapisan, jenis dan ukuran cetakan tidak dapat muncul dengan jelas apabila jenis kertasnya tidak baik.
a) Weight (berat kertas) berarti berat kertasnya pada ukuran tertentu.
b) Grade adalah mutu kertas dan seratan berdasarkan pada jenis material yang digunakan dalam proses pembuatannya. Kertas dibuat dari rag, bubur mekanis kayu, dengan berbagai komposisi tergantung jenis kayu yang diinginkan. Grade yang digunakan untuk formulir tergantung pada hal-hal seperti ketahanan formulir dan penampilan.
c) Grain of paper adalah arah serat-serat pembuat kertas yang menentukan kekuatan kertas.
d) Finish of paper adalah lapisan kimia pada permukaan kertas, misalnya kasar (low finish), licin (high finish), mengkilat/glossy (very high finish).
e) Color of paper, merupakan medium yang efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik, dan sederhana untuk memudahkan penanganan formulir.
2) Bentuk
23
Bentuk formulir untuk ringkasan masuk dan keluar adalah persegi panjang agar mudah disatukan dengan formulir yang lain dalam 1 folder.
3) Ukuran
Pengetahuan mengenai huruf, pemilihan huruf, penataan huruf, dan penerapan huruf sehingga membuat komunikasi tercetak efektif.
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : a) Faktor penyesuaian dengan pembaca
Untuk penerbitan yang bersifat umum pemakaian huruf sebaiknya dibatasi pada satu atau dua jenis huruf.
b) Huruf harus sesuai dengan karakteristik isi pesan/
naskah.
c) Harus mempunyai keterbacaan yang tinggi.
4) Warna
Kertas berwarna untuk formulir merupakan media yang efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir. Hal yang menjadi perhatian dalam hal warna formulir dengan tinta yang digunakan.
Kontras adalah derajat perbedaan antara luminesi 2 obyek atau permukaan dalam komunikasi visul, unsur kontras digunakan sebagai eye catcher atau daya tarik,
24
sehingga tertarik dan tindakan selanjutnya adalah terkesan dan mempunyai penilaian yang baik tentang produk yang ditawarkan. Kesan terhadap warna ditentukan oleh jenis- jenis panjang gelombang cahaya serta efek psikologi warna. Hal ini ditampilkan dengan table efek psikologi warna.
Tabel 1.1 Efek Psikologi Warna
Warna Efek
Jarak Suhu Psikis
Biru Jauh Sejuk Menyejukkan
Hijau Jauh Sangat
sejuk Menyejukkan
Merah Dekat Hangat Sangat
Menyejukkan Orange Sangat
dekat Sangat
hangat Merangsang
Kuning Dekat Sangat
hangat Merangsang Sawo
matang Sangat
dekat Netral Merangsang
Ungu Sangat
dekat Sejuk Agresif
Sumber : Ergonomic untuk Produktifitas Kerja, Sumakmur PK.(8)
b. Aspek Anatomi
Lima komponen utama yang biasanya pada formulir kertas yaitu :
1) Heading
Heading mencakup judul dan informasi mengenai formulir. Posisi standart judul sebuah formulir adalah kiri atas, tengah atas, kanan atas, kiri bawah/ kanan bawah.
Judul harus berada diatas sehingga informasi control yang
25
berhubungan bisa terlihat di bagian dasar. Sebuah sub judul harus digunakan kalau judul utama memerlukan penjelasan/ kualifikasi lebih lanjut .
Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Batas kanan merupakan tempat terbaik untuk identifikasi formulir dan tanggal penerbitan. Kalau formulir terdiri dari berberapa halaman terpisah / tercetak di halaman balik, identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Hal ini akan membantu dalam penyusunan halaman-halaman yang sama dari formulir-formulir yang memiliki halaman ganda.
Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir.Hal ini membantu dalam menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan dan membantu dalam pembuangan stok yang tidak dipakai lagi.Tanggal penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.
Kalau terdapat halaman ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat. Nomor halaman bisa berupa angka / alphabet, dan bisa terletak pada sudut kanan atas/ kanan bawah.
Pada saat mendesain formulir yang memerlukan lembar tambahan dan nomor halaman tersebut tidak diketahui oleh pengguna pada awalnya menggunakannya, maka setiap halaman harus diberi tempat untuk pengisian nomor
26
halamannya, misalnya “ halaman….dari….halaman “ yang diisikan oleh petugas rekam medis.
2) Introduction
Bagian pendahuluan ini menjelaskan tujuan formulir.
Kalau penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan yang jelas bisa dimasukkan didalam formulir untuk menjelaskan tujuan formulir digunakan.
3) Instruction
Instruksi umum harus singkat dan berada pada bagian atas formulir. Bila tidak mungkin diringkas, sebaiknya tidak dimuat didalam formulir, tetapi dibuat lembaran khusus petunjuk atau informassi pengisian formulir, instruksi tidak boleh diletakkan diantara ruang-ruang entry karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian.
4) Body
Body merupakan bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir yang sesungguhnya. Pertimbangan hati-hati harus diberikan mengenai susunan data yang diminta / informasi yang tersedia mencakup pengelompokan, pengurutan, dan penyusunan tepi yang sepantasnya.
27
Pertimbangan juga harus diberikan untuk margins, spacing, rules, dan type styles dan cara pencatatan.
a) Margins
Batas pinggir ini tidak hanya menambah tampilan dan kegunaan formulir tapi juga kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik. Margin minimum harus disediakan 2/16” pada bagian atas, 3/16” pada sisi-sisi.
b) Spacing
Spacing adalah ukuran area entry data. Pada waktu mendesain formulir dengan data yang akan diisi dengan mesin ketik, ikuti petunjuk ini ;
1. Horizontal spacing : 1/12” untuk huruf ‘elite’, 1/10”
untuk huruf ‘pica’, spacing 1/10” untuk huruf elite dan pica.
2. Vertical spacing :terdapat enam garis vertical setiap inchi pada mesin ketik standart, elite atau pica 1/6”.
c) Rules
Sebuah rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini solid (langsung), dotted (terputus- putus), atau pararel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.
28
Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulisan untuk pemasukan data pada tempat semestinya, mengintruksi penulisan mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya tarik formulir.
d) Type Styles
Jenis huruf ini penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sesdikit kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir. Biasanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus.
Pemakaian huruf dalam sebuah formulir harus diseragamkan dengan baik. Adapun yang menjadi perhatian pada huruf adalah bentuk huruf, ukuran huruf, symbol yang digunakan, istilah-istilah dan singkatan- singkatan yang ada pada formulir.
Tipografi adalah pengetahuan mengenai huruf, kepemilikan huruf, penataan huruf dan penerapan huruf sehingga membuat komunikasi menjadi efektif.Kemampuan membaca setiap orang dipengaruhi oleh tingkat pendidikan dan kebiasaan
29
membaca.Secata umum huruf teks adalah 10-11 point, sedangkan yang lebih besar dari 10 point diletakkan sebagai huruf display atau judul.
Tingkat kemudahan mata mengenali suatu tulisan tanpa harus bersusah payah. Hal ini bias ditentukan oleh :
1. Kerumitan desain huruf, seperti penggunaan serif, kontras stroke, dan sebagainya.
2. Penggunaan warna.
3. Frekuensi pengamat menemui huruf tersebut dalam kehidupan sehari-hari.
Selain itu kenyamanan suatu susunan huruf saat dibaca sangat penting dalam keterbacaan huruf. Hal ini dipengaruhi oleh :
1. Jenis huruf 2. Ukuran
3. Pengaturan, termasuk didalamnya alur, spasi, kerning, perataan, dan sebagainya.
4. Kontras warna terhadap latar belakang.(9)
Hal terakhir, huruf haruslah indah dan menyenangkan pembaca. Huruf sebagai elemen yang tercetak tidak hanya terbaca tetapi begaimana huruf tersebut dapat berperan sebagai unsure etis dan pemuas pembaca.
30 e) Cara pencatatan
Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik atau cetakan computer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Recogniting = pengenalan huruf secara optis) dan ‘bar code’ yang bekerja secara input langsung ke dalam computer.
5) Close
Penutup merupakan ruangan untuk tanda tangan pengotentikassian / persetujuan.(2)
c. Aspek Isi
Aspek isi ini berkaitan berkaitan dengan poin-poin/ butir- butir yang terdapat pada formulit.
Adapun yang termasuk aspek isi sebagai berikut :
1) Butir Data
Data yang harus tercatat pada formulir harus berisikan data pasien dan data klinis pasien, serta data yang tercatat harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2) Terminologi
Komunikasi yang efektif antara orang-orang tergantung dari penggunaan terminologi yang dapat dipahami oleh
31
mereka. Penggunaan terminolgi standart jika memungkinkan sangat dianjurkan, begitu juga dengan penggunaan kata, nomor, dan singkatan. Singkatan dalam institusi harus dipahami oleh semua, jika tidak memungkinkan maka harus menyediakan definisinya.(2)
9. Kemudahan Penggunaan Formulir
Kemudahan bagi pengguna yaitu dokter dan petugas rekam medis dalam pengisian formulir agar informasi yang ada didalam formulir dapat digunakan kembali ketika pasien tersebut datang untuk berobat. Sehingga tercipta kesinambungan informasi yang mengakibatkan pelayanan terhadap pasien menjadi lebih maksimal dan tepat sasaran.(2)
32 C. Kerangka Teori
Formulir Lembar Masuk
Keluar
Desain Formulir Lembar Masuk
Keluar
Fisik
Bahan
Bentuk
Ukuran
Warna
Heading
Introduction
Instruction
Kelengkapan Item Data
Terminologi Body
Close
Isi Anatomi
Keluhan Pengguna
Kemudahan Pengguna Kebijakan RS
5M - Man - Matherial - Methode - Machine - Money
33 D. Kerangka Konsep
Formulir Lembar Masuk
Keluar
Desain Formulir Lembar Masuk
Keluar
Fisik
Bahan
Bentuk
Ukuran
Warna
Heading
Introduction
Intruction
Kelengkapan Item Data
Terminologi Body
Close
Isi Anatomi
Keluhan Pengguna Kebijakan RS
Sesuai dengan teori
desain formulir
Tidak Sesuai dengan teori
desain formulir
34 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif yaitu mendeskripsikan atau menggambarkan sifat-sifat suatu keadaan yang sementara berjalan pada saat penelitian dilakukan dan memeriksa sebab- sebab dari suatu gejala tertentu. Pendekatan yang digunakan adalah cross sectional yaitu mengambil data secara langsung saat penelitian. [3]
B. Variabel Penelitian
Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah desain formulir Lembar Masuk Keluar, meliputi beberapa aspek yaitu :
1. Keluhan pengguna formulir Lembar Masuk Keluar a. Dokter Umum Tetap
b. Perawat IGD
c. Petugas Rekam Medis
2. Desain Formulir ditinjau dari 3 aspek : a. Aspek Fisik, meliputi :
1) Bahan 2) Bentuk 3) Warna 4) Ukuran
35 b. Aspek Anatomi, meliputi :
1) Heading 2) Introduction 3) Instruction 4) Body 5) Close
c. Aspek Isi, meliputi : 1) Kelengkapan butir data 2) Terminologi
3. Kemudahan penggunaan formulir Lembar Masuk Keluar oleh dokter, perawat IGD dan petugas Rekam Medis.
C. Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1. Keluhan Kesulitan-kesulitan yang dirasakan oleh pengguna formulir dalam pengisian butir data.
a. Dokter mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengisi formulir RM 02.1A dibagian diagnosa sementara sampai akhir, kolom operasi dan tindakan, kolom operator, dan bertugas menandatangani formulir tersebut.
b. Perawat IGD bertugas membantu mengisi identitas pasien, mengisi data medis pasien sejak masuk sampai keluar, menyiapkan formulir-formulir yang digunakan untuk rawat inap.
c. Petugas rekam medis bertugas mengisi kode ICD X dan ICOPIM, serta melengkapi data identitas pasien setelah pasien pulang.
36
No Variabel Definisi Operasional
2. Formulir Lembar Masuk
Keluar Formulir yang digunakan untuk mencatat identitas pasien dan pelayananan apa saja yang diberikan selama pasien dirawat sampai dengan keluar.
3. Aspek Desain Formulir
Fisik - Bahan :
Kertas yang digunakan sebagai bahan pokok dan media untuk mengumpulkan data yang meliputi berat kertas, kualitas kertas, serat-serat kertas, warna kertas, dan lapisan kimia kertas.
- Bentuk :
Bangun atau dimensi dari suatu benda - Ukuran :
Panjang dan lebar kertas yang digunakan untuk membuat formulir disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang dikumpulkan.
- Warna :
Warna yang digunakan pada kertas untuk memudahkan dalam pengisian atau menarik perhatian pengguna.
Anatomi - Heading :
Bagian dari formulir yaitu judul dan informasi tentang formulir ( identifikasi formulir, tanggal penerbitan, nomor halaman)
- Introduction :
Bagian pendahuluan yang menjelaskan tujuan formulir.
- Instruction :
Perintah atau penjelasan yang ada pada formulir sebagai petunjuk penggunaan formulir tentang cara pengisian, penulisan ataupun petunjuk khusus tentang penggunaan formulir.
- Body :
Bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir yang sesungguhnya, yaitu mengenai susunan data yang diminta atau informasi yang tersedia yang mencakup
pengelompokan, pengurutan dan
penyusunan tepi sepantasnya.
Pertimbangan juga harus diberikan untuk margins, spacing, rules, dan type styles serta cara pencatatan
37
No Variabel Definisi Operasional
- Close :
Bagian penutup yang berupa nama dan tanda tangan ( pengotentikasian )
Isi - Kelengkapan butir data :
Formulir harus berisikan data identitas pasien dan data medis pasien.
- Terminologi :
Mencakup istilah dan singkatan yang digunakan pada formulir Lembar Masuk Keluar.
4. Kemudahan pengguna
formulir Kemudahan bagi pengguna dalam hal ini dokter, perawat IGD dan petugas rekam medis dalam menggunakan formulir.
D. Objek dan Subjek Penelitian 1. Objek Penelitian
Objek penelitian adalah formulir Lembar Masuk Keluar yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang.
2. Subjek Penelitian
Subjek penelitian ini adalah dokter, perawat IGD, petugas Rekam Medis.
a. Total populasi dokter umum tetap yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang adalah 6 orang.
b. Total populasi perawat IGD yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang adalah 7 orang.
c. Total populasi petugas rekam medis yang ada di Rumah Sakit Hermina Pandanaran Semarang adalah 5 orang.(3)
38 E. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman observasi, cek list dan kuesioner sebagai acuan untuk penelitian terhadap desain formulir Lembar Masuk Keluar. Kuesioner adalah pertanyaan tertulis mengenai pengetahuan dan persepsi responden terhadap desain formulir Lembar Masuk Keluar. Untuk mengetahui kemudahan dan keluhan responden terhadap desain Lembar Masuk Keluar.(4)
F. Cara Pengumpulan Data
1. Pengumpulan data primer dengan observasi yaitu melihat dan mengamati objek secara langsung mengenai aspek fisik, aspek anatomi, dan aspek isi dari formulir Lembar Masuk Keluar. Kuesioner yaitu suatu proses pengumpulan data dalam bentuk pertanyaan secara tertulis kepada responden dalam pengisian formulir Lembar Masuk dan Keluar.
2. Pengumpulan data sekunder yaitu kebijakan tentang pengisian formulir Lembar Masuk Keluar.
3. Langkah-langkah pengumpulan data : a. Membuat kuesioner bagi responden.
b. Menentukan jumlah subjek pengamatan yang akan diberi pertanyaan.
39
c. Mewawancarai terhadap perawat IGD, dokter, dan petugas Rekam Medis.
d. Menjelaskan isi dari kuesioner dan tujuan penelitian.
G. Pengolahan Data
Pengolahan data ini melalui beberapa tahap diantaranya : 1. Editing
Yaitu melakukan koreksi kembali tentang kelengkapan, kejelasan dan kesesuaian antara jawaban satu dengan lainnya.
2. Tabulating
Yaitu mengelompokan data-data sesuai dengan tujuan penelitian, kemudian memasukan kedalam table yang sudah disiapkan untuk lebih memudahkan dalam menganalisis.
3. Pengisian Data
Data disajikan dalam bentuk narasi dan table.
H. Analisis Data
1. Mendeskripsikan data yang diperoleh yaitu : a. Fisik
Meliputi : bahan, bentuk, ukuran, serta warna kertas b. Anatomi
Meliputi : heading, introduction, instruction, body,close
40 c. Isi
Meliputi : kelengkapan butir data, teminologi ruang entry
2. Mengevaluasi kesesuaian desain fomulir dengan teori, keluhan, serta kemudahan penggunaan formulir.
3. Merancang ulang desain formulir apabila tidak sesuai dengan standar teori dan kesulitan/ kemudahan pengguna formulir.
41 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Kelemahan Penelitian
Kelemahan dalam penelitian ini adalah :
1. Beberapa responden sibuk sehingga sulit untuk diwawancarai.
2. Seharusnya sampel diwawancarai sendiri oleh peneliti, tetapi pada kenyataan di lapangan terdapat 1 dari 5 petugas rekam medis, 2 dari 7 perawat IGD minta kuisioner ditinggal untuk diisi sendiri.
B. Hasil
1. Gambaran Umum RS Hermina Pandaran Semarang
RS Hermina Pandanaran dahulu adalah Rumah Sakit Ibu dan Anak Mardi Waluyo, yang dikelola oleh Yayasan Mardi Waluyo. Pada tanggal 18 Desember tahun 2003 Prof. Dr. dr. Hariyono Suyitno, SpA (K) selaku Direktur RSIA Mardi Waluyo menandatangani perjanjian kerja sama operasional yang saling menguntungkan antara Yayasan Mardi Waluyo (pengelola RSIA Mardi Waluyo) dengan PT Medikaloka Utama (pengelola RS Hermina), melalui akte notaris Elly Ninaningsih, SH.
Dalam nota kesepakatan antara lain disebutkan, Yayasan Mardi Waluyo menyerahkan sepenuhnya kepada Hermina Hospital Group untuk membangun dan mengelola rumah sakit dengan nama RSIA Hermina Pandanaran. Nama ini berdasarkan dengan letak rumah
42
sakit yaitu di Jalan Pandanaran 24 Semarang. RSIA Hermina Pandanaran resmi beroperasi pada tanggal 25 April 2005.(12)
Pada tahun 2009 RSIA Hermina Pandanaran berubah menjadi RS Hermina Pandanaran, dimana rumah sakit sekarang melayani pasien dengan penyakit-penyakit umum seperti penyakit dalam, syaraf, bedah, gigi dan penyakit umum yang lainnya.
a. Visi
Visi RS Hermina Pandanaran Semarang adalah : Menjadikan RS Hermina Pandanaran Semarang sebagai Rumah Sakit yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di era globalisasi dengan unggulan pelayanan kesehatan ibu dan anak.
b. Misi
RS Hermina Pandanaran Semarang mempunyai Misi yaitu : 1) Melakukan upaya secara berlanjut untuk meningkatkan
mutu pelayanan kepada pelanggan.
2) Melakukan pelatihan dan pendidikan kepada para karyawan agar mampu memberikan pelayanan yang profesional.
3) Melakukan pengelolaan rumah sakit secara profesional agar tercapai efisiensi dan efektifitas yang tinggi.
43 c. Motto
Moto RS Hermina Pandanaran Semarang berbunyi : Mengutamakan mutu dalam pelayanan.
d. Tujuan
1) Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang dilaksanakan secara menyeluruh.
2) Memberikan pelayanan kesehatan kepada semua lapisan masyarakat.
2. Gambaran Umum URM RS Hermina Pandanaran Semarang
Rekam Medis di RS Hermina Pandanaran secara struktur organisasi rumah sakit berada di bawah Manajer Penunjang Medis.
URM di RS Hermina berada di lantai dua rumah sakit dekat dengan poliklinik, sehingga pendistribusian berkas rekam medis lebih mudah.
Petugas Rekam Medis terdiri dari 1 orang Kepala Unit Rekam Medis dan 5 orang petugas rekam medis.(13)
3. Alur dan Proses Pengisian RM 02.1A
Alur dan proses pengisian RM 02.1A dimulai di bagian IGD yaitu pengisian identitas yang dilakukan oleh perawat, kemudian perawat IGD mengisi data medis pasien yang lainnya seperti infeksi nosokomial, tanggal masuk, kelas dan kamar serta menyiapkan
44
formulir yang lainnya. Formulir RM 02.1A selanjutnya berada di ruang perawatan, disini dokter penanggungjawab pasien mengisi kolom diagnosa dan tanda tangan pada formulir, tetapi sering digantikan dengan dokter umum tetap di RS Hermina Pandanaran.
Setelah selesai perawatan petugas rekam medis mengambil berkas rekam medis yang ada di ruang perawatan, di bagian assembling petugas rekam medis meneliti kelengkapan formulir, serta melengkapi data identitas pasien jika data tersebut kurang lengkap.
Petugas rekam medis bertugas membuat kode ICD-X dan ICOPIM di dalam formulir, setelah semua formulir diisi lengkap kemudian diberikan kepada bagian filing untuk disimpan. Jika terdapat formulir yang tidak lengkap maka petugas rekam medis membuat formulir ketidaklengkapan dan menempelkan di bagian sampul berkas rekam medis, untuk diajukan pengisian kepada dokter.
4. Bagian Unit Rekam Medis a. Penerimaan Pasien Baru
Bertanggung jawab terhadap penerimaan pasien baru, kelengkapan identitas pasien, dan duplikasi penomoran.
Tugas pokoknya adalah mengawasi pelaksanaan penerimaan pasien baru, mengontrol kelengkapan dalam penginputan pasien baru, membuat laporan nomor rekam medis ganda kepada EDP, mengawasi pengisian formulir pasien jaminan, memutuskan nomor rekam medis yang digunakan apabila ditemukan nomor rekam medis ganda.(13)
45
b. Pengolahan Berkas Rekam Medis (Assembling)
Assembling atau perakitan berkas rekam medis adalah proses untuk merakit atau menyusun berkas rekam medis berdasarkan tata urutan nomor seri atau nomor urut berkas rekam medis yang berlaku di Unit Rekam Medis RS Hermina Pandanaran Semarang, baik rekam medis rawat jalan maupun rawat inap.(11)
Tugas pokok bagian assembling atau disebut juga bagian pengelolaan berkas adalah memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, mengawasi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, mengusulkan daftar berkas rekam medis yang akan dimusnahkan, memeriksa kelengkapan permohonan keterangan diagnosa untuk asuransi, dan memonitoring jumlah berkas rekam yang keluar dari unit rekam medis. (13)
c. Pengkodingan Diagnosa Penyakit
Pengkodingan diagnosa penyakit adalah proses pemberian klasifikasi kode berdasarkan diagnosis yang diberikan oleh dokter pada berkas rekam medis dan mengacu kepada buku ICD-X dan ICOPIM.(11)
Tugas pokoknya adalah membuat morbiditas penyakit pada menu komputer baik rawat jalan maupun rawat inap, menulis kode penyakit, operasi, penyebab kematian dan penyebab kecelakaan sesuai dengan buku ICD-X dan ICOPIM kemudian menulisnya pada formulir Lembar Masuk Keluar,
46
membuat indeks kode-kode penyakit tersebut berdasarkan kelompok penyakit tertentu dan tindakan atau pembedahan dimana indeks tersebut adalah indeks penyakit. (11)
d. Filing
Penyimpanan berkas rekam medis di RS Hermina Pandanaran adalah desentralisasi, dimana berkas rekam rawat jalan dan rawat inap disimpan terpisah. Proses penjajaran rekam medis menggunakan sistem angka tepi ( Terminal Digit Filling). (11)
Tugas pokoknya adalah mengambil berkas rekam medis baik rawat jalan maupun rawat inap, menyortir berkas rekam medis yang telah dikembalikan dari rawat jalan maupun inap sebelum dimasukkan dalam rak penyimpanan, mengawasi peminjaman berkas rekam medis, mengoreksi kesalahan peminjaman, melakukan penyisiran berkas rekam medis.
e. Pelaporan Rekam Medis
Pelaporan medis rumah sakit adalah kumpulan laporan kegiatan semua jenis pelayanan, data penyakit, pemeliharaan kesehatan lainnya. Pelaporan terdiri dari 2 macam laporan yaitu laporan internal rumah sakit dan laporan eksternal rumah sakit. Laporan internal adalah laporan yang diberikan kepada Manajemen RS Hermina Pandanaran, sedangkan pelaporan
47
eksternal adalah pelaporan yang diberikan kepada Dinas Kesehatan Kota Semarang, Puskesmas dan BKKBN.(11)
Tugas pokoknya adalah membuat laporan harian kegiatan rumah sakit, merekapitulasi sensus harian dari ruangan dan memasukkan ke dalam formulir rekapitulasi pasien rawat inap untuk laporan kegiatan rumah sakit, membuat laporan internal dan eksternal sesuai jadual yang ada, mengeluarkan data yang diperlukan dari komputer atau arsip laporan secara manual, menyediakan formulir-formulir kesehatan yang dibutuhkan untuk manajemen rumah sakit sebagai bahan peningkatan mutu rumah sakit, melayani permintaan data pasien rumah sakit dari bagian/bidang lain rumah sakit yang memerlukan, menyerahkan/ mengantar laporan-laporan ke Dinas Kesehatan Kota Semarang, Puskesmas dan BKKBN, mengarsipkan setiap laporan yang dibuat, merekapitulasi dan memasukkan data-data ke dalam formulir RL 1 s/d RL 4.
5. Dokter
Dokter di RS Hermina Pandanaran berperan dalam pengisian formulir Lembar Masuk dan Keluar yaitu mengisi diagnosa pasien, baik diagnosa sementara, diagnosa akhir, diagnosa lain/ tambahan, komplikasi, nama operasi/ tindakan/ anestesi, serta menandatangani pengesahan formulir Lembar Masuk dan Keluar tersebut. (14) Dokter sebagai penanggung jawab pasien jika sewaktu terjadi penuntutan
48
kesalahan dalam praktek, dokter yang bertanggungjawab di Unit Rawat Inap RS Hermina Pandanaran berjumlah 6 orang.
6. Perawat IGD
Perawat IGD di RS Hermina Pandanaran berjumlah 7 orang, peran perawat dalam pengisian formulir Lembar Masuk dan Keluar adalah membantu mengisi identitas pasien, mengisi data medis pasien sejak masuk dan keluar rumah sakit, memeriksa kelengkapan identitas pasien dan penanggungjawab pasien, melengkapi formulir yang digunakan untuk mengetahui riwayat pasien.
7. Hasil Observasi dan Wawancara
Dari hasil observasi atau pengamatan yang diperoleh selama penelitian terhadap desain formulir lembar Masuk dan Keluar di RS Hermina Pandanaran Semarang ditinjau dari :
49
a. Desain formulir Lembar Masuk dan Keluar dari 3 Aspek : 1) Aspek Fisik
Tabel 4.1
Tabel Desain Formulir dari Aspek Fisik
NO JENIS KETERANGAN
1 Bahan Bahan yang digunakan adalah kertas HVS 70gr
2 Bentuk Bentuk kertas yang digunakan adalah persegi panjang
3 Ukuran Ukuran kertas yang digunakan adalah panjang 33 cm dan lebar 21,5 cm (8,5 x 13 inchi) 4 Warna Warna kertas yang digunakan adalah warna
putih dengan tinta tulisan warna hitam Sumber : Data Primer
