ORGANISASI DAN MANAJEMEN PERUSAHAAN
9.3 Bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi, dengan segala aktivitasnya terdapat hubungan di antara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, maka akan semakin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu dibuat bagan yang menggambarkan hubungan tersebut, termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan itu dikenal sebagai bagan organisasi atau struktur organisasi. Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah : (1) Pembagian kekuasaan (authority) dan (2) tanggung-jawab (responsibility) .
Berdasarkan pola hubungan kerja dan wewenang serta tanggung jawab maka struktur organisasi dapat dibedakan atas:
1. Bentuk struktur organisasi garis 2. Bentuk struktur organisasi fungsionil 3. Bentuk struktur organisasi garis dan staf 4. Bentuk struktur organisasi fungsionil dan staf
9.3.1 Bentuk Struktur Organisasi Garis
Pada jenis organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung-jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan meberikan pertanggung-jawabannya kepada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung-jawab pada satu atasan. Oleh karena itu pada jenis organisasi ini, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas, karena tidak memiliki staff (pembantu ahli). Jenis ini sesuai untuk perusahaan kecil (Arijanto, Agus., 2012) Organiasai Garis ini mempunyai kebaikan dan kelemahan.
Adapun kebaikan dari organisasi garis adalah sbb. : 1. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah 2. Pengambilan keputusan lebih cepat
3. Solidaritas karyawan tinggi 4. Biayanya rendah.
Keburukan Organiasasi garis sebagai berikut :
1.bergantung pada satu pimpinan, sehingga jika ia tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
2. Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis 3. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas.
9.3.2 Bentuk Struktur Organisasi Fungsionil
Organiasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi dan sebagainya. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung-jawab kepada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi di bawahanya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian selama masih ada hubungannya dengan bidang pekerjaan dimaksud. Pada jenis organisasi ini, terdapat sejumlah spesialis fungsional yang mengawasi kegiatan masing-masing karyawan, sehingga berbagai unit staff mempunyai wewenang garis atas orang yang sama (Arijanto, Agus., 2012).
Kebaikan organisasi fungsional adalah : 1. Pembagian tugas jelas
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin
3. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
Keburukan organisasi fungsional sebagai berikut ;
1. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama mempunyai kekuasaan.
2. Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing bidang spesialisasinya yang penting.
9.3.3 Bentuk Struktur Organisasi Garis Dan Staf
Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerah operasionalnya luas serta memilki bidang tugas yang kompleks. Di sini kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Kepada atasan tersebut bawahan harus bertanggung–jawab atas pelaksanaan pekerjaannya. Dalam hal ini terdapat satu atau beberapa staf.
Yang dimaksud staff adalah ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasehat ataupun saran-saran yang sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisi tersebut bilamana pimpinan mengalami kesulitan dalam menangani permasalahan perusahaan, oleha karena itu staff di sini tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja (Arijanto, Agus., 2012).
Kebaikan organisasi garis dan staff sbb : 1. Relevan untuk perusahaan besar
2. keputusan lebih rasional karena adanya staff ahli
3. Dapat mewujudkan “ The right man , in the right place “
Keburukan organisasi garsi dan staff adalah :
1. Organisainya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi.
2. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
3. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
9.3.4 Bentuk Struktur Organisasi Fungsionil Dan Staf
Bentuk organisasi fungsionil dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsionil dan bentuk organisasi garis dan staf. Kebaikan dan kekurangan dari bentuk organisasi ini merupakan perpaduan dari bentuk organisasi yang dikombinasikan (Siagian, 1992).
Dari uraian di atas dapat diketahui kebaikan dan kekurangan dari beberapa bentuk organisasi. Setelah mempertimbangkan baik dan buruknya maka
Pra-rancangan Pabrik Pembuatan Asam Fenil Asetat menggunakan bentuk organisasi garis dan staf. Hal ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut:
1. Dapat digunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besar dan kompleks susunan organisasi tersebut.
2. Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah karena adanya pembagian kewenangan dan kekuasaan serta tugas yang jelas dari pimpinan, staf dan pelaksana sehingga koordinasi mudah dilaksanakan.
3. Pimpinan lebih cepat mengambil keputusan.
4. Bakat dan kemampuan yang berbeda-beda dari karyawan dapat dikembangkan ke arah spesialisasinya.
5. Perintah berjalan dengan baik dan lancar dari atas ke bawah, sedangkan tanggung jawab, nasihat dan saran, bergerak dari bawah ke atas.
Kekuasaan tertinggi dalam perusahaan ini akan dipegang oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Perwakilan dari pemegang saham akan dipilih oleh RUPS sebagai dewan komisaris yang akan mengawasi jalannya perusahaan. Dewan komisaris akan dibantu oleh Direktur yang membawahi empat orang manajer yaitu Manajer Produksi, Manajer Teknik, Manajer Umum dan Keuangan dan Manajer Pembelian dan Pemasarandengan bentuk organisasi garis dan staf.
9.4 UraianTugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab 9.4.1 Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Pemegang kekuasaan tertinggi pada struktur organisasi garis dan staf adalah Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang dilakukan minimal satu kali dalam setahun. Bila ada sesuatu hal, RUPS dapat dilaksanakan secara mendadak sesuai dengan jumlah forum. RUPS dihadiri oleh pemilik saham, Dewan Komisaris, dan Direktur (Sutarto, 2002). Hak dan wewenang RUPS adalah sebagai berikut:
1. Meminta pertanggungjawaban Dewan Komisaris dan Direktur lewat suatu sidang.
2. Dengan musyawarah dapat mengganti Dewan Komisaris dan Direktur serta mengesahkan anggota pemegang saham bila mengundurkan diri.
3. Menetapkan besar laba tahunan yang diperoleh untuk dibagikan, dicadangkan, atau ditanamkan kembali.
9.4.2 Dewan Komisaris
Dewan Komisaris dipilih RUPS untuk mewakili para pemegang saham dalam mengawasi jalannya perusahaan. Dewan Komisaris ini bertanggung jawab kepada RUPS. Tugas-tugas Dewan Komisaris adalah:
1. Menentukan garis besar kebijaksanaan perusahaan. 2. Mengadakan rapat tahunan para pemegang saham.
3. Meminta laporan pertanggung-jawaban Direktur secara berkala.
4. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap seluruh kegiatan dan pelaksanaan tugas Direktur.
9.4.3 Direktur
Direktur merupakan pimpinan tertinggi yang diangkat oleh Dewan Komisaris. Adapun tugas-tugas Direktur adalah:
1. Memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efisien.
2. Menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan umum pabrik sesuai dengan kebijaksanaan RUPS.
4. Mewakili perusahaan dalam mengadakan hubungan maupun perjanjian-perjanjian dengan pihak ketiga.
5. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan tugas setiap personalia yang bekerja pada perusahaan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur dibantu oleh Manajer Teknik dan Produksi, Manajer Umum dan Keuangan, dan Manajer Riset dan Pengembangan.
9.4.4 Staf Ahli
Staf ahli bertugas memberikan masukan, baik berupa saran, nasehat, maupun pandangan terhadap segala aspek operasional perusahaan.
9.4.5 Sekretaris
Sekretaris diangkat oleh direktur untuk menangani masalah surat-menyurat untuk pihak perusahaan, menangani kearsipan dan pekerjaan lainnya untuk membantu Direktur dalam menangani administrasi perusahaan.
9.4.6 Manajer Teknik
Manajer Teknik bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Tugasnya mengkoordinir segala kegiatan yang berhubungan dengan masalah teknik baik dilapangan maupun dikantor. Manajer Teknik dibantu oleh Kepala Teknik.
9.4.7 Manajer Produksi
Manajer Produksi bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Tugasnya mengkoordinir segala kegiatan yang berhubungan dengan masalah proses baik dibagian produksi maupun utilitas. Dalam menjalankan tugasnya Manajer Produksi dibantu oleh Kepala Produksi.
9.4.8 Manajer Pemasaran
Manajer Pemasaran bertanggung jawab langsung kepada Direktur. Tugasnya mengkoordinir segala kegiatan yang berhubungan dengan masalah pemasaran. Dalam menjalankan tugasnya, Manajer Pemasaran dibantu oleh Kepala Pemasaran.
9.4.9 Manajer Keuangan dan Administrasi
Manajer Keuangan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dalam mengawasi dan mengatur keuangan. Dalam menjalankan tugasnya Manajer Keuangan dibantu oleh Kepala Keuangan dan Administrasi.
9.4.10 Manajer Personalia
Manajer Personalia bertanggung jawab langsung kepada Direktur dalam mengawasi dan mengatur karyawan. Dalam melaksanakan tugasnya Manajer Personalia dibantu oleh Kepala Personalia.
9.4.11 Manajer Riset dan Pengembangan
Manajer Riset dan Pengembangan bertanggung jawab kepada Direktur dalam hal pelaksanaan riset dan penelitian perusahaan serta rencana pengembangan perusahaan. Dalam melaksanakan tugasnya Manajer Riset dan Pengembangan dibantu oleh Kepala Riset dan Pengembangan.
9.4.12 Kepala Bagian Teknik
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut:
1. Memimpin bagian teknik dan bertanggung jawab langsung kepada Manajer Teknik.
2. Menyusun program perawatan dan pemeliharaan peralatan produksi.
Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Bagian Teknik dibantu oleh empat Kepala Seksi, yaitu seksi mesin, seksi listrik, seksi instrumentasi, serta seksi pemeliharaan pabrik.
9.4.13 Kepala Bagian Produksi
Kepala Bagian Produksi bertanggung jawab kepada Manajer Produksi. Tugasnya adalah untuk mengkoordinir dan mengawasi semua kegiatan produksi meliputi proses dan utilitas. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Bagian Produksi dibantu oleh dua Kepala Seksi, yaitu seksi proses dan seksi utilitas.
9.4.14 Kepala Bagian Pemasaran
Kepala Bagian Pemasaran bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran. Kepala bagian ini bertugas dan bertanggung jawab dalam mengkoordinir segala kegiatan pembelian bahan baku dan penjualan produk. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Bagian Pemasaran dibantu oleh dua Kepala Seksi, yaitu seksi pembelian dan seksi penjualan.
9.4.15 Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi
Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi bertanggung jawab kepada Manajer Keuangan dan Administrasi. Kepala bagian ini bertugas dan bertanggung jawab dalam administrasi dari semua kegiatan operasional pabrik serta pembukuan dan pengaturan gaji pegawai. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi dibantu oleh dua Kepala Seksi, yaitu seksi akuntansi dan seksi administrasi.
9.4.16 Kepala Bagian Personalia
Kepala Bagian Personalia bertanggung jawab kepada Manajer Personalia. Tugasnya adalah untuk mengkoordinir kegiatan pabrik yang bersifat umum, seperti perawatan kesehatan, transportasi, kebersihan, dan sarana pelayanan lainnya, serta menangani urusan pegawai.
Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Bagian Personalia dibantu oleh empat Kepala Seksi, yaitu seksi kepegawaian, seksi humas, seksi kesehatan dan seksi keamanan.
9.4. 17 Kepala Bagian Riset dan Pengembangan
Kepala Riset dan Pengembangan bertugas membantu Manajer Riset dan Pengembangan dalam hal pengawasan segala kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan penelitian dan perencanaan pengembangan perusahaan berdasarkan data yang diperoleh dari riset serta kualitas dari produk yang dipasarkan. Kepala Bagian ini bertanggung jawab kepada Manajer Riset dan Pengembangan dan dibantu oleh dua orang Kepala Seksi, yaitu seksi quality assurance (QA)dan seksi quality control
