PENGAWASAN INTERNAL
4. Bidang Administrasi Tata Usaha dan Rumah Tangga
Hasil Pengawasan :
a. Penatausahaan persuratan di Pengadilan Tinggi Agama Mataram sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan SOP, meskipun masih ada yang perlu disempurnakan baik penatausahaan maupun kinerjanya, seperti penggunaan ekspedisi untuk kendali surat, surat tidak lupa distempel dinas dan lainnya;
b. Penatausahaan/pengelolaan inventaris/BMN di Pengadilan Tinggi Agama Mataram sudah berjalan dengan baik, namun perlu ditingkatkan baik penatausahaan maupun kinerjanya seperti selalu melakukan Up Date tentang KIB, SK menempati rumah dinas, DBR (Daftar Barang Ruangan), balik nama mobil dinas NoPol B.70891 Q termasuk servis dan pemliharaan untuk sarana perkantoran seperti AC dan Washtafel di lantai dua tetap dilakukan secara rutin agar berfungsi sebagaimana mestinya;
c. Pengelolaan perpustakan pada umumnya telah berjalan dengan baik namun perlu ditingkatkan pengelolaannya karena separuh dari buku yang ada belum berstatus BMN, 8 buah buku yang diterima bulan Oktober 2016 belum diberi nomor dan segera menertibkan masa pinjaman buku dikarenakan jumlah SDM/staf yang ada diperpustakaan hanya berjumlah 2 (dua) orang.
Rekomendasi :
a. Penatausahaan tata persuratan, pengelolaan BMN dan Pengelolaan Perpustakaan perlu ditingkatkan yakni dengan cara pelaksanaan yang belum sesuai dengan aturan dan terdapat kekeliruan supaya dilakukan berdasarkan aturan dan ketentuan yang berlaku dan disempurnakan;
b. Pejabat terkait sebagai penanggung jawab pengelolalaan tersebut pada huruf a supaya melakukan peningkatan pengawasan dan bimbingan kepada seluruh pihak yang terkait untuk mempertahankan dan meningkatkan seluruh kegiatan pada Penatausahaan tata persuratan, pengelolaan BMN dan Pengelolaan Perpustakaan.
5. Bidang Administrasi Kepegawaian dan Teknologi Informasi
Hasil Pengawasan : 1. Teknologi Informasi
a. Pada Website untuk menu :
1) Pada menu Profil dan Kinerja, sub menu Profile Institusi, bagian menu “Sejarah”, Sejarah singkat berdirinya Pengadilan Tinggi Agama Mataram, tidak dicantumkan nama-nama pejabat Ketua Pengadilan Tinggi Agama Mataram sejak berdirinya (tahun 2013) sampai dengan sekarang.
2) Pada menu Profil dan Kinerja, pada Sub menu Tugas Pokok dan Fungsi, Sub Menu Personil, Sub Menu Program kerja, Kinerja dan Pelaporan, Sub Menu Pengawasan dan Pendisiplinan belum dilakukan update dengan kondisi terbaru menyesuaikan dengan dasar hukum/ketentuan yang berlaku, update pejabat dan
pegawai baru, update hasil kinerja dan pelaporan pada tahun berjalan, serta update dasar pelaksanaan pengawasan pada tahun berjalan.
3) Pada menu Informasi dan layanan pada sub menu Jam Kerja Kantor, Sub menu Standar dan Maklumat Pelayanan Peradilan, Sub menu Layanan Pengaduan, dan Sub menu lainnya, juga belum dilakukan update dengan kondisi terbaru saat ini. 4) Pada menu Informasi Perkara dan menu Transparansi juga belum dilakukan
update dengan kondisi terbaru saat ini.
b. Pada Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP).
SIPP pada Pengadilan Tinggi Agama Mataram sistem sudah baik karena tersentralisasi di Mahkamh Agung serta sudah terintegrasi dengan SIPP Mahkamah Agung, namun inplementasinya oleh masing-masing user belum sepenuhnya dilakukan, masih diketemukan hal-hal yang belum sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Administrasi Kepegawaian
a. Secara umum pelaksanaan administrasi kepegawaian pada Pengadilan Tinggi Agama Mataram sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan SOP, namun perlu dilakukan peningkatan kinerjanya.
b. Pada data daftar pegawai PTA. Mataram dan data pejabat PTA. Mataram dan Pejabat PA. Sewilayah PTA. Mataram belum dilakukan update yang terbaru, mengingat sudah dilakukan beberapa kali proses promosi dan mutasi di lingkungan PTA. Mataram;
c. Belum ada papan statistik yang memuat data pegawai PTA. Mataram secara keseluruhan.
Rekomendasi :
a. Kepengurusan Tim Teknologi Informasi agar bekerja lebih keras guna penataan tampilan website PTA Mataram, dalam waktu relatif singkat agar dapat terisi menu-menu sesuai dengan ketentuan standar tampilan dan update;
b. Perlu dilakukan update data pada website PTA. Mataram secara berkala, minimal dilakukan satu bulan sekali mengingat data pada beberapa menu dan sub menu belum dilakukan update sesuai dengan kondisi terbaru saat ini;
c. Perlu dilakukan update data terkait data daftar pegawai PTA. Mataram dan data pejabat PTA. Mataram dan Pejabat PA. Sewilayah PTA. Mataram secara cepat pada saat terjadinya proses perubahan data akibat promosi dan mutasi;
d. Perlu dibuatkan sarana media informasi berupa papan statistik yang memuat data pegawai PTA. Mataram secara keseluruhan sebagai alat evaluasi dan kontrol secara instan dan cepat serta dapat diakses oleh semua pihak.
6. Bidang Administrasi Rencana Program dan Anggaran
Hasil Pengawasan :
a. Pelaksanaan kerja yang berkaitan dengan Administrasi pada sub bagian Rencana Program dan Anggaran di Pengadilan Tinggi Agama Mataram secara umum telah terlaksana dengan baik dan tertib sesuai dengan program kerja tahun 2016 dan Standar Operasional Pelayanan (SOP), namun dalam sisi-sisi tertentu perlu dilakukan perbaikan untuk penyempurnaan.
b. Ruang Kerja yang ditempati oleh Sub. Bagian Rencana Program dan Anggaran belum representatif dikarenakan ruangan server berada pada ruangan yang sama dengan ruang kerja Sub. Bagian Rencana Program dan Anggaran.
c. Data-data arsip maupun data-data dukung RKAKL belum diarsipkan dengan baik dikarenakan keterbatasan sarana berupa lemari arsip.
d. Jumlah SDM atau pegawai yang ada di sub bagian Rencana Program dan Anggaran sangat belum representatif yakni hanya 1 (satu) orang kasubag, dan 2 (dua) orang staf dimana tugas beban kerjanya sangat tinggi karena selain mengadministrasikan Rencana Program dan Anggaran seluruh wilayah PTA. Mataram, juga mengadministrasikan tentang ULP Pengadilan di Provinsi NTB.
Rekomendasi :
a. Agar diberikan ruangan kerja yang representatif yang terpisah dengan server agar suasana kerja lebih kondusif dan rapi.
b. Perlu ditambahkan sarana lemari dan lainnya agar pengarsipan dokumen dan data dukung RKAKL yang ada dapat tersimpan dengan baik dan rapi.
c. Perlu ditambah 2 (dua) orang pegawai lagi untuk membantu pekerjaan pada sub. Bagian Rencana Program dan Anggarann