1. Buku panduan tentang GCG yang memuat berbagai kebijakan tentang praktek Tata Kelola Perusahaan yang baik. Buku panduan GCG ini adalah kristalisasi dari semua aturan yang memandu pelaksanaan praktek GCG terbaik, nilai-nilai budaya, visi dan misi. Pedoman GCG mengandung prinsip tata kelola perusahaan yang dijabarkan lebih lanjut berbagai kebijakan dan aturan pelaksanaan teknis.
2. Buku Perjanjian Kerja Bersama
Untuk mendorong penyebaran praktis prinsip-prinsip bisnis, satu set buku pegangan peraturan perseroan “Perjanjian Kerja Bersama” (PKB) telah dipublikasikan. Buku ini memuat informasi mengenai topik- topik berikut: prosedur penilaian kinerja karyawan, kompensasi dan tunjangan, penilaian, kebijakan cuti, dan prosedur disipliner. Buku ini dirancang untuk memastikan bahwa karyawan mendapat perlakuan yang adil, dan digunakan untuk menginformasikan karyawan aturan, peraturan, dan kebijakan.
Karyawan dapat mengacu pada buku pegangan untuk menjawab pertanyaan dasar selama masa jabatan mereka dengan perseroan. Selain itu, manajer di perseroan dapat menggunakan buku pegangan untuk membantu mereka membuat keputusan seragam dan konsisten tentang karyawan. Seringkali buku pedoman karyawan digunakan sebagai referensi selama sesi orientasi perseroan.
3. Etika Bisnis
Etika Bisnis merupakan sebuah buku panduan yang mengatur kode etik hubungan antara pihak internal (karyawan) dan pihak eksternal seperti pemegang saham, investor, pelanggan, pemasok, Pemerintah, masyarakat dan lingkungan. Kode etik ini tidak mencakup setiap masalah yang mungkin timbul, tapi memuat prinsip-prinsip dasar dimana semua anggota perseroan harus melakukannya sebagaimana mestinya. Arahan panduan perilaku ini disesuaikan seperlunya untuk mencerminkan perkembangan yang sedang berlangsung di dalam legislasi kode etik dan integritas bisnis.
Pokok-pokok panduan kode etik adalah sebagai berikut: 1. Kepatuhan
Mematuhi hukum, undang-undang dan peraturan, baik yang tersurat maupun yang tersirat, merupakan landasan dimana standar etika perseroan dibangun.
In implementing the GCG, the company refers to the company’s handbooks, which was periodically re-evaluated comprehensively and completed in order to bring current parameter in line. Certain business principles govern the company’s business decisions and actions, and apply equally to the behaviour of individual employees.
The objective of the principles is to ensure complying with laws and regulations, as well as with Arwana’s norms, values and standards. Principles of the guidelines have been socialized to the employees who are expected to implement them in their daily jobs and become the corporate culture.
The handbooks are as follows:
1. Handbooks on GCG which contains various policies regarding Good Corporate Governance practices. GCG Guidelines are the crystallization of all rules that guide the implementation of GCG best practices, cultural values, vision and mission. GCG Guidelines contain corporate governance principles which are further elaborated in various policies and technical implementation rules.
2. Company Rules
To drive the practical deployment of the business principles, a set of handbook “Company Rules” has been published. The handbook includes information on the following topics: employee compensation and benefits, performance appraisal procedures, leave policies, and disciplinary procedures. The handbook is designed to ensure that employees receive fair treatment, and is used to inform employees of rules, regulations, and policies.
Employees can refer to the handbook to answer basic questions throughout their tenure with the company. Additionally, managers in the company can use the handbook to assist them in making uniform and consistent decisions regarding employees. Often the employee handbook is used as a reference during a company’s orientation sessions.
3. Business Ethics
Business Ethics is a handbook that regulates code of conducts between internal parties (employees) and external parties like shareholders, investors, customers, suppliers, Government, society and the environment. The Code does not cover every issue that may arise, but it sets out basic principles whereby all company’s members must conduct them accordingly. The code of conduct directives are adapted as needed to reflect ongoing developments in codes and business integrity legislation.
The main items of the Code are as follows: 1. Compliance
Obeying the laws, rules and regulations, both in letter and in spirit, is the foundation on which the company’s ethical standards are built.
Handbooks
2. Benturan kepentingan
Anggota perseroan harus menyadari bahwa kedudukan mereka di perseroan harus merupakan pekerjaan utama bagi mereka. Mereka harus menghindari setiap koneksi bisnis - baik langsung maupun tidak - dengan konsumen, pemasok atau kompetitor perseroan, kecuali atas nama dan untuk kepentingan perseroan.
3. Insider Trading dan Penggunaan Peluang Korporasi
Anggota perseroan yang memiliki akses ke informasi rahasia tidak diperkenankan menggunakan atau memberikan informasi untuk tujuan perdagangan saham atau untuk tujuan lainnya kecuali untuk melakukan usaha perseroan. Anggota perseroan tidak boleh menggunakan hak milik Perusahaan, informasi, atau kedudukan untuk keuntungan pribadi yang tidak patut, dan anggota perseroan tidak boleh bersaing dengan perseroan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
4. Persaingan dan Hubungan Kerja yang Adil
Perseroan berusaha untuk unggul dalam persaingan secara adil dan jujur. Untuk mempertahankan reputasi perseroan yang sangat berharga, kepatuhan terhadap proses mutu perseroan, syarat-syarat untuk keamanan, dan undang-undang tentang lingkungan hidup adalah sangat penting.
5. Diskriminasi dan Pelecehan
Perseroan memegang teguh komitmen tentang penyediaan kesempatan kerja yang sama dalam semua aspek pekerjaan dan tidak akan mentolerir setiap diskriminasi atau pelecehan yang melanggar hukum dalam bentuk apapun juga.
6. Kesehatan dan Keamanan
Setiap anggota perseroan memiliki tanggung jawab untuk menjaga keamanan dan kesehatan tempat kerja dengan mengikuti peraturan dan praktek kesehatan serta melaporkan kecelakaan, luka serta peralatan, praktek dan kondisi yang tidak aman. Penggunaan obat-obatan terlarang atau minuman keras tidak diperbolehkan di tempat kerja.
7. Penggunaan Praktek Akuntansi yang Benar
Perseroan mengharuskan pencatatan dan pelaporan informasi yang jujur dan akurat agar dapat membuat keputusan bisnis yang bertanggung jawab. Karyawan yang bertugas mengungkapkan sesuatu kepada BEI atau Bapepam atau komunikasi masyarakat lainnya harus membuat laporan yang penuh, adil, akurat, tepat waktu, dan dapat dimengerti dalam laporan dan dokumennya.
8. Rahasia Dagang dan Kerahasian
Anggota perseroan tidak diperkenankan mengungkapkan, menduplikat, menyimpan, atau menggunakan bagi kepentingan mereka sendiri atau kepentingan pekerjaan karyawan atau ailiasi lain dengan perseroan, semua rahasia atau informasi rahasia, formula, desain, gambar, rencana kerja, spesiikasi, proses, peralatan, penelitian, atau rahasia dagang lainnya, tanpa ijin tertulis dari perseroan. Anggota perseroan juga tidak diperbolehkan mengungkapkan informasi tentang perusahaan, produknya, kondisi keuangan, atau informasi lain, kecuali dalam rangkaian tugas pekerjaan yang biasa.
2. Conflict of Interest
Company’s members must realize that their position with the company is their primary occupation. They must avoid any direct or indirect business connection with the company’s customers, suppliers or competitors, except on the company’s behalf.
3. Insider Trading and Use of Corporate Opportunities
Company’s members who have access to confidential information are not permitted to use or share that information for stock trading purposes or for any other purpose except the conduct of the company’s business. No company’s members may use corporate property, information, or position for improper personal gain, and no company’s members may compete with the company directly or indirectly.
4. Competition and Fair Dealing
The company seeks to outperform its competition fairly and honestly. To maintain the company’s valuable reputation, compliance with the company’s quality processes, safety requirements, and environmental regulations are essential.
5. Discrimination and Harassment
The company is firmly committed to providing equal opportunity in all aspects of employment and will not tolerate any illegal discrimination or harassment or any kind.
6. Health and Safety
Each company’s members has responsibility for maintaining a safe and healthy workplace by following safety and health rules and practices, as well as reporting accidents, injuries, and unsafe equipment, practices, and conditions. The use of illegal drugs or alcohol in the workplace is strictly prohibited.
7. Use of Proper Accounting Practices
The company requires honest and accurate recording and reporting of information in order to make responsible business decisions. Employees who are charged with duties to make any disclosures to the IDX and Capital Market Supervision Body or to make any other public communications shall make full, fair, accurate, timely, and understandable disclosures in those reports and documents. 8. Trade Secrets and Confidentiality
Company’s members shall not disclose, copy, retain, or use for their own benefit or the benefit of employee’s employment or other affiliations with the company, any secret or confidential information, formulas, designs, drawings, programs, specifications, processes, apparatus, research, or other trade secrets without prior written consent of the company. Nor shall any company’s members disclose information about the company, its products, financial conditions, or other information except in the normal course of his/her duties during employment.
Rencana Pelaksaaan GCG Tahun Depan
Berdasarkan hasil self assesment, perseroan telah menyusun rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang berdasarkan tujuan dan strategi usaha yang telah disetujui oleh setiap anggota Direksi dan Dewan Komisaris. Rencana kerja tersebut disusun dengan memperhatikan faktor internal dan eksternal. Pencapaian atas kinerja perseroan dilaporkan kepada Dewan Komisaris secara berkala, sehingga memungkinkan Dewan Komisaris mengevaluasi kemajuan perseroan, menilai kinerja Direksi serta memberikan masukan dan saran.
Secara singkat rencana kerja perseroan di tahun 2014 adalah sebagai berikut:
• Meningkatkan efektivitas kerja Komite Audit.
• Memperluas audit scope yang dilakukan oleh Corporate Risk and Internal Audit (CRIA) berdasarkan compliance based dan risk based serta merekrut dua sta auditor baru yang berkompeten di divisi CRIA.
• Memperluas fokus pemantauan Divisi Manajemen Risiko yang saat ini mayoritas pada bidang operasional, akan dikembangkan pada bidang-bidang yang lain.
• Melanjutkan pelaksanaan eisiensi antara lain dengan menyempurnakan metode pelaporan ke arah pelaporan yang bersifat paperless.
• Mengembangkan Teknologi Informasi guna mendukung strategi bisnis.
• Meningkatkan keterbukaan informasi melalui situs Perseroan.
Next Year GCG Implementation Plan
Based on self assessment result, the company has arranged short, medium and long-term plans based on objectives and business strategy that was approved by every members of the Board of Commissioners and Directors. Work plans have been prepared by taking notes of internal and external factors. The company’s achievement is reported to the Board of Commissioners regularly, so as to enable the Board of Commissioners to evaluate the company’s progress, to assess the Directors’ performance and to give input and recommendation.
In brief, the company’s work plan in 2014 are as follows:
• To increase of the Audit Committee’s work eectiveness
• To widen audit scope of the Corporate Risk and Internal Audit (CRIA) rested on compliance based and risk based and to recruit two competent audit stas at CRIA division.
• Expanding the scope of Risk Management Division that currently focuses mostly on operation.
• To continue improving e ciency by developing the reporting system towards paperless reporting.
• To develop Information Technology in order to support business strategy.
• To enhance information transparency via corporate website.