Cara penulisan nama seorang pasien memakai kaidah EYD. Adapun cara penulisan adalah sebagai berikut :
A. NAMA
1. Nama Orang Indonesia
a. Nama orang yang mempunyai nama keluarga, diindeks kata akhir (nama keluarga) sebagai kata pengenal diikuti tanda koma, baru kemudian namanya sendiri. Contoh : Suwito Dipokusumo diindeks dengan Dipokusumo, Dipo.
b. Nama yang majemuk. Contoh : Joni Rasmanto, diindeks dengan Rasmanto, Joni.
c. Nama yang memiliki suku/marga, diindeks menurut nama suku dan marga tersebut. Contoh : Nelsong Manurung, diindeks dengan Manurung, Nelson atau Amir Chaniago diindeks denghan Chaniago, Amir.
d. Nama wanita
i. Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya diindeks dengan nama ayah. Contoh : Anna Mantovanni,
diindeks dengan Mantovanni, Anna.
ii. Wanita yang sudah bersuami diindeks dengan nama suaminya. Contoh : Anna Bambang diindeks dengan Bambang, Anna.
Aturan ini berlaku pula bagi janda yang masih menggunakan nama almarhum suaminya. Bila yang bersangkutan bersuami
lagi, nama suami yang baru sebagai kata pengenal pertama. Untuk membedakan antara wanita yang bersuami dengan wanita yang belum bersuami dalam pengindenksan dibelakang nama dituliskan Nn, Ny dalam tanda kurung. Contoh : Nn. Atmiwati binti Marjohan diindeks Marjohan, Atmiwati binti (Nn).
e. Nama bayi, jika laki-laki ditulis bayi “nama bapaknya”, dan jika perempuan ditulis bayi “nama ibunya”. Dalam kartu indeks jika bayi sampai pulang belum juga memiliki nama maka nama yang ditulis dalam Rekam Medik bayi adalah nama yang diindeks. f. Petunjuk silang, alat penunjuk dari indeks yang tidak dipergunakan kepada indeks yang dipakai atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lainnya yang juga dipakai.
2. Gelar-gelar
a. Gelas bangsawan, merupakan bagian dari indeks, seperti : nama suci, baptis dan gelar Haji atau RA, RM, RTS;
b. Gelar kesarjanaan bukan merupakan bagian dari mengindeks nama, dalam penulisan di Rekam Medik dapat dilakukan sesuai dengan kaidah penulisan gelar yang berlaku; c. Pangkat dan jabatan tidak termasuk gelar, jika hal tersebut benar-benar diperlukan dapat diindeks seperti : Mayor Sutopo
Rekam Medik hampir semua pasien disimpan menurut nomor, yaitu nomor pasien masuk (admission number). Ada 3 (tiga) macam sistem pemberian nomor pasien masuk, yaitu :
a. Pemberian Nomor Cara Seri
Dengan sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumahsakit. Jika ia berkunjung 5 (lima) kali maka ia akan mendapat 5 (lima) nomor yang berbeda. Semua nomor yang telah diberikan kepada pasien tersebut harus dicatat pada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang bersangkutan. Sedangkan Rekam Medik disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya. Baik untuk mengetahui jumlah kunjungan ke rumahsakit, dari segi efisiensi dan efektifitas tidak memenuhi target.
b. Pemberian Nomor Cara Unit
Sistem ini memberikan satu unit Rekam Medik baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat inap. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumahsakit apakah sebagai pasien berobat jalan atau pasien rawat inap, kepadanya diberikan 1 (satu) nomor yang dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya, sehingga Rekam Medik pasien tersimpan di dalam berkas di bawah 1 (satu) nomor yaitu nomor pertamakali ke rumahsakit. Sistem/cara yang dianjurkan karena semua Rekam Medik penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map (folder). Sistem ini dapat memberikan secara cepat gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit, pengobatan dan perawatan
pasien. Mengurangi kerepotan mencari dan mengumpulkan Rekam Medik yang terpisah-pisah jika menggunakan cara seri. Sistim Pemberian Nomor Cara Unit (di-sk-an)
c. Pemberian Nomor Seri Unit Seri
Merupakan sintesis antara cara seri dan cara unit di atas. Setias pasien ke rumahsakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi Rekam Mediknya yang terdahulu digabung dan disimpan dibawah nomor yang baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit Rekam Medik. Apabila satu Rekam Medik lama diambil dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi petunjuk yang menunjukan kemana Rekam Medik tersebut telah di pindahkan. Tanda petunjuk ini ditempatkan menggantikan tempat Rekam Medik yang lama. Hal ini sangat membantu ketertiban penyimpanan Rekam Medik.
Sumber Nomor
Rumahsakit biasanya memiliki bank nomor dengan menentukan sampai nomor tertinggi yang ke berapa, baru mulai lagi dengan nomor satu. (SK Penetapan Direktur tentang Nomor Rekam Medik terendah sampai tertinggi pada setiap tahunnya). Untuk hampir semua rumahsakit nomor di mulai dari nomor 00 00 01 sampai 99 99 99 akan merupakan sumber (patokan) pemberian nomor yang bisa berjalan sampai bertahun-tahun.
Nomor-nomor disusun dalam satu “Buku Induk”, tempat dimana tanggal, nomor dan identitas pasien dalam Rekam Medik
disimpan, juga memuat kemana pendistribusian nomor baru dari Rekam Medik RSD KOL. ABUNDJANI BANGKO.
Perubahan Sistim Penomoran
Merubah sistem nomor cara unit dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :
• Tentukan tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada tanggal permulaan tahun;
• Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut dengan sedikit koding tahun kedua bank nomor;
• Sesuai dengan usia Rekam Medik yang kadaluarsa, berikan nomor baru yang sesuai dengan nomor saat pasien berobat kembali, Rekam Medik lama diletakkan di folder nomor baru tersebut.
3. CARA PEMBUATAN KARTU INDEKS UTAMA PASIEN (KIUP)
Kartu Indeks Utama Pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan kepada pasien, karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk memcarikan data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. KIUP suatu kartu tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya pada instansi yang bersangkutan. KIUP dibuat berdasarkan atas ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin. Dalam KIUP membuat data identitas pasien yang harus dibuat secara terperinci dan lengkap, antara lain :
- Nama lengkap pasien - Status perkawinan - Nomor rekam medis - Tempat/ tanggal lain - Alamat - Pekerjaan
- Nama ibu - Orang yang dihubungi bila terjadi sesuatu - Nama ayah - Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama
- Agama - Jenis Kelamin Umur
Bila setelah menikah pasien pindah alamat, maka alamat pertama dicoret dan dicantumkan alamat baru pada tempat yang kosong dan tanda tangan berobat dibalik kartu tersebut untuk memudahkan pencarian alamat terahir. Karena KIUP harus selalu berada pada tempat dan harus senan tiasa memiliki data yang terbaru untuk setiap penggunaan, maka akan sering dipergunakan sehingga harus diusahakan memakai kertas tebal. Gunakan kertas berwarna putih serta harus doperhatikan pula standard ukurannya yaitu 12,5 x 7,5 cm.
CARA PENYIMPANAN KARTU INDEKS