a. Pengertian.
Indeks penderita adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua penderita yang pernah berobat di RS. Informasi yang ada dalam kartu ini adalah : Halaman Depan : Nama lengkap, kelamin, umur, Alamat, Tempat tanggal lahir, Nama ayah, Pekerjaan dan Halaman Belakang : Tanggal masuk, Tanggal Keluar, Hasil Pemeriksaan, Nama Dokter, Nomor Rekam Medik
Ukuran kartu indeks penderita tergantung dari banyak sedikitnya penderita yang berobat ke Rumah Sakit. Ukuran yang dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm. Untuk rumah sakit yang sangat banyak penderita rawat jalannya dianjurkan menggunakan kartu dengan ukuran ( 4,25 X 7,5) cm. Untuk negara yang maju, data penderita dimasukkan kedalam komputer. c. Kegunaan.
Kartu indeks penderita adalah kunci untuk menemukan berkas Rekam Medik seorang penderita.
d. Cara penyimpanan.
- Kartu indeks disusun alfabet seperti susunan kata-kata dalam kamus
- Jika seorang penderita datang kembali dengan mengatakan bahwa dia telah bersuami, kartunya yang sekarang harus dibuat catatan penunjuk (tanda lihat atau tanda X) dengan kartunya yang dulu dan sebaliknya.
- Untuk mempercepat dan mempermudah pengambilan kartu indeks nama jika sewaktu-waktu dibutuhkan, penyimpanan kartu indeks harus diberi petunjuk dan dibelakang setiap petunjuk maksimum hanya diletakkan 20 kartu saja.
- Pengecekan terhadap penyimpanan kartu-kartu harus dilakukan secara periodik untuk memperbaiki kekeliruan yang mungkin terjadi.
- Untuk negara yang maju, data penderita dimasukkan kedalam komputer.
e. Lama penyimpanan.
Lama panyimpanan kartu indeks penderita sama dengan lama penyimpanan berkas rekam medik.
- Menggunakan lemari 8 laci dengan 3 kotak pada setiap laci. Rata-rata 100 kartu dapat diletakkan pada setiap 2,5 cm, sehingga satu lemari besi 8 laci dengan 3 kotak tersebut dapat menyimpan 63.000 kartu.
- Menggunakan kata yang berkotak-kotak yang dapat diputar ( nama register kosong indeks file ).
B. PROSEDUR REKAM MEDIS
Bahwa dalam tatacara penerimaan seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari pelayanan suatu rumahsakit. Tatacara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab.
Pasien di RSD KOL. ABUNDJANI BANGKO dapat dikategorikan sebagai pasien poliklinik, pasien IGD dan pasien rawat inap. Pasien menurut pembedaannya terdiri dari pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian, dan pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat darurat. Dan ada pasien yang segera ditolong (pasien gawat darurat)
Pasien menurut jenis kedatangan terdiri dari pasien baru dan pasien lama, pasien baru adalah pasien yang baru pertama kali datang berobat ke rumahsakit untuk keperluan berobat; dan pasien lama adalah pasien yang pernah datang sebelum nya untuk keperluan berobat.
Kedatangan pasien ke rumahsakit dapat terjadi karena : Dikirim oleh dokter yang praktek diluar rumahsakit, Dikirim oleh rumah sakit lain, PUSKESMAS, atau jenis Pelayanan Kesehatan lainnya, Pasien yang datang sendiri. Pasien yang diantar oleh Polisi (kasus Polisi) atau institusi non Pelayanan Kesehatan (lihat formulir Rekam Medik pasien)
1. PASIEN BARU RAWAT JALAN, setiap pasien baru di terima di Tempat Penerimaan Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas yang akan diisikan pada formulir ringkasan Riwayat Klinik.
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya ke rumahsakit yang sama, baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
Data pada ringkasan riwayat klinik diantaranya berisi : • Dokter penanggungjawab poliklinik, Nomor pasien
• Nama pasien, alamat lengkap (Sesuai KTP), tempat tanggal lahir • Umur, Jenis Kelamin, status keluarga, Agama dan Pekerjaan.
Ringkasan riwayat klinik dipakai sebagai dasar pembuatan KIUP. Pasien baru dengan berkas Rekam Medik akan dikirim ke poliklinik sesuai dengan yang dikehendaki, setelah itu pasien dapat saja :
• Pasien boleh langsung pulang
• Pasien diberi slip perjanjian oleh petugas poliklinik untuk datang kembali pada hari dan tanggal yang telah ditetapkan. Kepada pasien yang diminta datang kembali, harus melaporkan kembali ke TPP
• Pasien dirujuk/dikirim ke rumahsakit lain • Pasien harus ke ruang perawatan
Semua berkas medis pasien poliklinik akan dikirim ke bagian Rekam Medik kecuali pasien yang harus dirawat, Rekam Medik nya akan dikirim ke ruang perawatan.
Pasien lama datang ke TPP yang telah ditentukan. Pasien ini dapat dibedakan : pasien yang datang dengan perjanjian, dan yang datang atas kemauan sendiri.
Pasien membeli karcis, baru dilayani di TPP. Pasien perjanjian akan langsung menuju poliklinik yang dimaksud, karena Rekam Medik nya telah disiapkan oleh petugas. Pasien yang datang atas kemauan sendiri setelah membeli karcis, dengan kartu berobatnya dimintakan/disiapkan Rekam Medik nya oleh petugas TPP. Setelah Rekam Medik dikirim ke poliklinik dan pasien menerima Pelayanan Kesehatan di poliklinik yang dituju.
3. PROSEDUR PASIEN GAWAT DARURAT
Pasien datang ke TPP di IGD yang buka 24 jam. Pasien disini ditolong terlebih dahulu, baru penyelesaian administrasinya. Setelah mendapatkan Pelayanan Kesehatan yang cukup, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien :
• Pasien boleh langsung pulang
• Pasien dirujuk/dikirim ke rumahsakit lain
• Pasien harus dirawat di ruang rawat inap sesuai dengan penyakitnya /spesialistik
• Pasien masuk ke kamar operasi dan baru di rawat • Pasien masuk ke kamar bersalin.
1. Pasien yang sudah diseleksi dan membawa surat pengantar untuk dirawat dapat langsung di bawa ke ruang perawatan atau ruang penampungan sementara sambil menunggu tempat tidur kosong dari ruang perawatan.
2. Jika pasien telah sadar dan dapat diwawancarai, petugas sentral opname mendatangi pasien/keluarganya untuk mendapatkan identitas selengkapnya.
3. Sentral opname mengecek data Identitas ke bagian Rekam Medik untuk mengetahui apakah pasien pernah dirawat/berobat ke rumahsakit
4. Bagi pasien yang pernah berobat / dirawat maka Rekam Medik nya segera dikirim ke ruang perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai nomor yang telah dimiliki. (Petugas SO menanyakan apakan bernah berobat ke rumahsakit)
5. Bagi pasien yang belum pernah dirawat atau berobat ke rumahsakit maka dinerikan nomor baru (nomor Rekam Medik)
6. Petugas SO harus selalu memberitahukan ruang penampungan sementara mengenai situasi tempat tidur di ruang perawatan.