pelaksanaan Corporate Governance, khususnya pada perusahaan publik dan emiten di bursa. Untuk mengawasi setiap informasi internal perusahaan yang keluar, perusahaan harus menetapkan kebijakan satu pintu keluar buat informasi dari internal perusahaan ke publik. Satu pintu itu sebaiknya melalui fungsi dan peran Corporate Secretary. Dalam aktivitas sehari-hari sebaiknya fungsi Corporate Secretary didukung secara total oleh fungsi GCG, agar setiap ketentuan internal dan eksternal perusahaan dapat dipastikan benar oleh fungsi good corporate governance.
Fungsi Corporate Secretary sendiri dalam perusahaan berbeda-beda. Namun bila disimpulkan kurang lebih fungsi Corporate Secretary secara umum sebagai berikut:
1. Office of the Board
a. Tugas dalam dalam pelaksanaan office of the board, mencakup pemastian ketersediaan informasi dalam pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris dan Direksi.
b. Bagi perusahaan yang cukup besar dan kompleks, sebaiknya Dewan Komisaris dan Direksi memiliki sekretariatnya masing-masing untuk mengadministrasikan pelaksanaan pendokumentasian keputusan rapat. Pendokumentasian ini penting sebagai salah satu bukti pendukung, apabila suatu ketika perusahaan menghadapi kondisi sulit akibat suatu kebijakan perusahaan ataupun untuk keperluan Direksi/ Dewan Komisaris menghadapi tindakan hukum. 2. Compliance
a. Selalu memutakhirkan informasi tentang peraturan dan regulasi yang harus dipatuhi oleh perusahaan berikut pengadministrasiannya.
The Corporate Secretary has a key role in the implementation of corporate governance, particularly in public companies. To oversee any internal corporate information that comes out, the Company should establish a one-door policy for the publication of the Company’s internal information to the public, namely through the function of the Corporate Secretary. In its day-to-day activities, the Corporate Secretary function should be wholly supported by GCG function, so that any internal and external provisions can be properly ascertained through the function of good corporate governance.
The Corporate Secretary’s functions may vary in different companies. However, the gist of the functions is summed up as follows:
1. Office of the Board
a. The tasks in the implementation of the office of the board, including ensuring the availability of information in the decision-making for the BOC and the BOD. b. For large and complex companies, the BOC and the BOD
should have their own secretaries, each for administering and documenting the meeting resolutions. This documentation is important as a supporting evidence, should the Company face difficult conditions due to a policy or for the purposes of the BOC/BOD in facing possible legal action.
2. Compliance
a. Always updating the information on the rules and regulations that the Company must comply with, including the related administrative duties.
Accountant (KICPA) certification.
Began his career at Deloitte Anjin Accounting Firm as Senior Associate for Audit and Business Advisory Services (2002- 2005). Continued his career as Manager of Financial Planning Team (2005-2006) in Donghwa Holding Co., which was then continued with a job as a Finance Chief at Malaysia Holdings.
Sekretaris Perusahaan
a. Bertanggungjawab menyampaikan informasi tindakan perusahaan (corporate action) kepada regulator yang berkepentingan.
b. Dalam rangka menjalankan fungsi compliance, perlu menjalankan fungsi government relations yang bertujuan untuk menciptakan dan memelihara goodwill perusahaan dimata regulator. Tentu fungsi government relations ini harus berada dalam koridor kepatuhan etika bisnis.
3. Investor Relation
Membantu memastikan informasi material tersampaikan kepada investor pada waktu yang tepat. Di mana investor merupakan stakeholders strategis yang keputusannya sangat dipengaruhi oleh kualitas ketepatan waktu (timeliness) dari informasi yang diterimanya. Informasi pada waktu yang tidak tepat dapat menguntungkan sebagian pihak secara tidak wajar dan melawan hukum karena memungkinkan terjadinya self dealing, insider trading, penyesatan informasi dengan sengaja, atau perbuatan tidak etis lainnya. Salah satu bentuk praktik investor relations adalah penyelenggaraan RUPS dan penyiapan laporan tahunan. Pelaksanaan RUPS dan laporan tahunan secara legal merupakan tanggung jawab Direksi, namun Corporate Secretary sebagai kepanjangan fungsi Direksi bertugas menyiapkan operasional pelaksanaan RUPS agar dapat berlangsung dengan baik dan menghasilkan keputusan yang diperlukan oleh perusahaan. Kualitas informasi merupakan tanggung jawab perusahaan terhadap stakeholders, dan dalam hal ini Corporate Secretary perlu membangun komunikasi yang baik dengan komunitas pasar modal, khususnya para analis, karena usulan analis yang didasarkan pengungkapan informasi yang layak merupakan salah satu akses investor terhadap informasi, yang juga berpengaruh pada pengambilan keputusan investasi.
4. Corporate Communication
Membangun corporate citizenship dan stakeholders engagement merupakan prasyarat bagi kelangsungan hidup perusahaan. Disini, Corporate Secretary membantu pelaksanaan program perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya sebagai bagian dari elemen negara dan masyarakat, serta pemberdayaan stakeholders. Dengan strategi komunikasi perusahaan yang baik, interaksi antara perusahaan dengan stakeholders akan berjalan baik dan pada gilirannya akan memberi kontribusi kinerja bisnis. Perlu diperhatikan bahwa Corporate Secretary tak harus selalu terjun terlalu teknis dalam aktivitas komunikasi perusahaan. Mengingat fungsinya sebagai playmaker, maka Corporate Secretary menjaga konsistensi pesan dan citra yang ingin
a. Responsible for delivering corporate action information to the regulators.
b. In order to run the compliance function, the Corporate Secretary is required to carry out the government relations function aimed to create and maintain the Company’s goodwill in the eyes of regulatorsThis government relations function must be in compliance with the prevailing business ethics.
3. Investor Relations
Helps ensure that material information is conveyed to investors in a timely manner, as investors are strategic stakeholders whose decision is strongly influenced by the timeliness of the information they receive. Untimely information may benefit certain parties in an unfair and unlawful manner, as it may allow self dealing, insider triding, intentionally misleading information, or other unethical acts. Several forms of the investor relations practice are organizing the AGMS and preparing the annual report preparation. Implementation of the AGMS and preparation of the annual report are legally the responsibility of the BOD, but the Corporate Secretary as an extension of the BOD is in charge of preparing the operational aspect of the GMS so that it may result in resolutions required by the Company. The quality of information is the Company’s responsibility towards stakeholders, and in this case the Corporate Secretary needs to establish a good communication with the capital markets communities, especially analysts, because analysts’ recommendations based on proper disclosure of pertinent information is one of the investors’source of information that affects their decision-making in investing.
4. Corporate Communications
Building corporate citizenship and stakeholder engagement is a prerequisite for the survival of the Company. Here, the Corporate Secretary assists in the execution of such programs to meet the Company’s obligations as part of the the nation and the society, as well as to empower the stakeholders. With a good corporate communication strategy, the interaction between the Company and its stakeholders will work well and in turn will contribute to business performance. The Corporate Secretary is not required to carry out all the technical duties in corporate communications. Given its function as a playmaker, the Corporate Secretary maintains consistency of the image the Company wants to convey to the public while ensuring
disampaikan kepada masyarakat seraya menjaga agar informasi yang disampaikan tidak melanggar hukum.
Pelaksanaan Kegiatan 2013
Sekretaris Perseroan telah melasanakan tugas dan tanggung jawab secara optimal diantaranya:
1. Mengikuti perkembangan terakhir mengenai perkembangan dan peraturan di pasar modal
2. Memastikan tersedianya informasi bagi para pemodal dan pemangku kepentingan (stakeholders)
3. Memberikan masukan kepada Direksi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan peraturan pasar modal
4. Berperan sebagai penghubung utama dalam melayani media dan masyarakat luas