BAB II LANDASAN TEORI,KERANGKA TEORI DAN ASUMSI DASAR
2.1.5 Definisi Kearsipan
Aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen sering disebut dengan istilah kearsipan. Menurut Wursanto
(2007: 19) “kearsipan ataufilingadalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.”Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan
warkat atau arsip yang sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku. Pendapat itu berkenaan dengan kegiatan kearsipan yang dikemukakan oleh Sularso Mulyono, dkk (1985: 3) bahwa ada 3 (tiga) unsur pokok
dalam kearsipan yang meliputi: “a) Penyimpanan (Storing), b) Penempatan (Placing), c) Penemuan Kembali (Finding)”.
2.1.6 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pengelolaan arsip dinamis menurut PP No 28 tahun 2012 tentang Kearsipan Dinamis bahwa “pengelolaan arsip dinamis adalah
proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan: sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan.
Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip juga mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi lancar. Berikut adalah uraian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan:
1. Penciptaan arsip dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainya, gambar dan rekaman merupakan aktifitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktifitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
2. Penggunaan arsip
Penggunaan arsip ialah proses pemakaian arsip untuk kepentingan organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah disimpan pada suatu organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman oleh atasan dan pegawai dalam suatu organisasi ataupun orang diluar organisasi. Arsip yang dipinjam juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman arsip membutuhkan waktu untuk penemuan kembali arsip.
3. Pemeliharaan arsip
Penyebab kerusakan arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya.
Sedangkan faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia (Suparjati, Dkk, 2004: 30).
Pendapat dari Suparjati, dkk (2004: 28) yang mengatakan
bahwa “ruang penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari
keramaian aktifitas kantor lain dan tidak dilalui oleh saluran air. Ruang penyimpnan hendaknya dilengkapi dengan Air Conditioner (AC), penerangan dan pengaturan temperatur
ruangan”. Selain itu, ruang penyimpnan arsip harus selalu bersih
dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun dari sisa makanan. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa usaha pemeliharaan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tidakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Mengingat begitu pentingya peranan arsip bagi suatu lembaga, maka pemeliharaan arsip ini harus mendapat perhatian yang baik supaya arsip tetap terjaga keamanannya.
4. Penyusutan arsip
Sebelum dilakukannya penyusutan, maka arsip tersebut perlu diadakan penilaian untuk menggolongkan arsip ke dalam
kelas-kelas tertentu menurut kepentingannya. Penggunaan cara seperti itu untuk pengelolaan arsip dapat berlangsung secara aman dan efisien. Aman dalam arti bahan penyusutan dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan dapat dijamin bahwa arsip yang disingkirkan adalah arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi. Penyusutan arsip juga digunakan untuk menilai arsip berdasarkan jenisnya, fisiknya, maupun informasi. Penilaian arsip (terutama dari segi informasinya) adalah sangat penting dalam rangka menentukan tindakan penyusutan selanjutnya.
Secara berkala nilai kegunaan setiap warkat yang disimpan sebagai arsip perlu ditentukan sehingga petugas arsip dapat menentukan kapan warkat yang bersangkutan dapat disusut. Warkat atau arsip yang memperoleh prioritas untuk disusut terlebih dahulu adalah warkat atau arsip yang mempunyai nilai guna paling kecil. Arsip yang disusut adalah arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi merupakan daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman kebijaksanaan penyusutan arsip. jadwal retensi dibuat oleh masing-masing organisasi yang disesuaikan dengan jenis arsip yang disimpan dan telah diidentifikasi menurut golongan yaitu arsip vital, arsip penting, arsip berguna, dan arsip
tidak berguna.
2.2 Penelitian Terdahulu
Peneliti terdahulu adalah kajian penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya yang dapat diambil dari berbagai sumber ilmiah seperti skripsi , tesis, jurnal maupun disertasi. Adapun dalam penelitian ini, peneliti memasukan dua penelitian terdahulu yang dalam fokus penelitian membahas mengenai kajian manajemen arsip. Dasar atau acuan yang berupa teori atau temuan-temuan melalui hasil berbagai penelitian sebelumnya merupakan hal sangat perlu dan dapat disajikan sebagai data pendukung. Penelitian terdahulu dapat bermanfaat dalam mengelola dan memecahkan masalah yang timbul dalam pengarsipan. Dalam penelitian mengenai manajemen arsip dinamis pada kantor kecamatan cipocok jaya kota serang banten. Berikut hasil penelitian terdahulu yang peneliti baca.
Pertama, menurut Maryudi (2013) yang berjudul “sistem kearsipan pada badan keluarga berencana dan keluarga sejahtera kabupaten Bone”, dengan hasil
penelitian yaitu system pengarsipan yang dipakai di Badan keluarga berencana dan keluarga sejahtera kabupaten Bone adalah system abjad dan pokok soal (subjek). Dengan menggunakan system abjad dapat memperlancar penyimpanan arsip dan mempermudah penemuan kembali surat maupun arsip. Selain itu, proses penciptaan arsip yakni surat masuk maupun surat keluar di badan keluarga berencana tersebut menggunakan asas sentralisasi dan asas desentralisasi yang
artinya bahwa proses pengurusan surat baik itu surat masuk maupun keluar dilakukan bersama-sama yaitu antara sub bagian lainnya dimana dalam hal ini penyampaian surat keluar dan penanganan kearsipannya dilakukan oleh masing-masing sub bagian tetapi proses pembagian nomor dilakukan pada sub bagian umum dan sebaliknya untuk surat masuk, penyampaian surat masuk dilakukan oleh sub bagian umum yang kemudian diteruskan ke sub bagian lainnya.
Kedua, Menurut Mareta Merliana (2013) yang berjudul “ Pengelolaan Arsip Dinamis di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta” dengan
hasil penelitian system penyimpanan arsip dinamis di badan kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta menggunakan system nomor berdasarkan kode klasifikasi. Asas penyimpanan arsip yang digunakan adalah asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Peralatan dan perlengkapan belum memadai baik dari segi kualitas mapun kuantitas dan kemampuan yang dalam hal pengetahuan dan ketrampian masih terbatas karena rata-rata pendidikan pegawai bukan pendidikan khusus kearsipan dan belum pernah di adakan diklat tentang kearsipan. Lingkungan kerja yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta dari segi pencahayaan dan kebersihan sudah cukup tetapi dari segi kenyamanan masih kurang karena arsip yang disimpan masih menyatu dengan ruang kerja dan juga ruang penyimpanan arsip kepegawaian belum terpasang AC. Sudah adanya alat pemadam kebakaran sebagai salah satu upaya pengamanan arsip dinamis dan fungisasi yang dilakukan setiap tahun sekali sebagai bentu perawatan arsip. Pelaksanaan penyusutan hingga pemusnahan
dilakkan oleh arsiparis dari arpusda, pegawai kearsipan di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta hanya melakukan pemindahan arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif.
2.3 Kerangka Berfikir
Kerangka berpikir merupakan alur pemikiran peneliti dalam penelitian dan sebagai kelanjutan dari kajian teori untuk memberikan penjelasan dari implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang kearsipan, maka dalam penelitian ini dibuatkanlah kerangka berpikir. Sehingga dengan adanya kerangka berpikir ini, baik peneliti maupun pembaca dari penelitian ini mudah memahami dan mengetahui tujuan yang ingin dicapai dari penelitian. Penelitian ini diawali dengan melihat permasalahan-permasalahan yang terdapat pada latar belakang masalah yaitu:
1. Pelaksanaan pengelolaan arsip masih belum maksimal 2. Arsip yang masih belum tertata dengan rapi
3. Petugas kearsipan belum mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan.
4. Latar belakang pendidikan pegawai kearsipan yang belum sesuai bidang kearsipan sehingga menghambat pengelolaan arsip.
5. Keterbatasan alat, sarana, dan prasarana yang menunjang untuk pengelolaan kearsipan yang kurang baik.
Didalam penelitian ini meliat adanya kesesuaian permasalahan Implementasi Peraturan Pemerintah No.28 tahun 2012 tentang kearsipan dengan menggunakan model implementasi kebijakan Donald Van Meter dan Carl Van Horn , yaitu Model ini merupakan model implementasi yang paling klasik. Penggunaan model tersebut yang dirumuskan oleh Meter dan Horn disebut dengan A Model
of The Policy Implementation. Artinya dalam proses implementasi, sebuah abstraksi atau performansi suatu implementasi kebijakan yang ada secara sengaja dilakukan untuk meraih kinerja implementasi kebijakan publik yang tinggi yang berlangsung dalam hubungan berbagai variabel.
Model ini mengandaikan bahwa implementasi kebijakan berjalan secara linear dari kebijakan publik, implementor, dan kinerja kebijakan publik. Dikemukakan bahwa jalan yang menghubungkan antara kebijaksanaan dan prestasi kerja dipisahkan oleh sejumlah variabel-variabel yang saling berkaitan (Ali, Alam, 2012:110). Beberapa variabel yang dimasukan sebagai variabel yang mempengaruhi kebijakan publik adalah variabel :
1. Ukuran dan Tujuan Kebijakan. 2. Sumber daya.
3. Aktivitas implementasi dan komunikasi antarorganisasi. 4. Karakteristik dari agen pelaksana/implementor.
5. Kondisi ekonomi, sosial dan politik.
6. Kecenderungan dari pelaksana/implementor.
Dari enam pilar penilaian dari implementasi kebijakan tersebut dianggap cocok untuk menjawab permasalahan-permasalahan terhadap pelaksanaan atau implementasi dari Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang kearsipan, serta diharapkan dengan adanya hal itu pengelolaan arsip dinamis dapat berjalan dengan baik dan tujuan dari Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang kearsipan dapat tercapai. untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Masalah
1. Pelaksanaan pengelolaan arsip masih belum maksimal 2. Arsip yang masih belum tertata dengan rapi
3. Petugas kearsipan belum mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan.
4. Latar belakang pendidikan pegawai kearsipan yang belum sesuai bidang kearsipan sehingga menghambat pengelolaan arsip.
5. Keterbatasan alat, sarana, dan prasarana yang menunjang untuk pengelolaan kearsipan yang kurang baik
Teori Implementasi Donald Van Meter dan Carl Van Horn (Agustino : 2008 )
1. Ukuran dan Tujuan Kebijakan. 2. Sumber daya.
3. Aktivitas implementasi dan komunikasi antarorganisasi. 4. Karakteristik dari agen pelaksana/implementor.
5. Kondisi ekonomi, sosial dan politik.
6. Kecenderungan dari pelaksana/implementor.
Terciptanya pengelolaan arsip yang maksimal sesuai dengan PP No.28 tahun 2012