Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang)
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana ilmu sosial pada konsentrasi manajemen publik
program studi ilmu administrasi publik
Oleh
Muhammad Adriansyah 6661111347
PRODI ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
in Cipocok Jaya District Office of Serang City). Study Program of Public Administration Science, Faculty of Social and Political Sciences, University of Sultan Ageng Tirtayasa. Supervisor I: Dr. Dirlanudin, M.Si. Supervisor II: Drs. Oman Supriyadi, M.Si.
Keywords: Archive, District, Implementation
Administrasi Pubik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Dosen Pembimbing I: Dr. Dirlanudin, M.Si. Dosen Pembimbing II : Drs. Oman Supriyadi, M.Si.
Kata Kunci: Arsip, Implementasi, Kecamatan
i
ﻢﯿﺣ ﺮﻟا ﻦﻤﺣ ﺮﻟا ﷲ ﻢﺴﺑ
Syukur Alhamdulillah segala puji penulis panjatkan kehadirat Allah
Subhanahu Wa Ta’alayang telah memberikan segala rahmat dan karunia-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul“Implementasi Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Kearsipan (Studi pada Pengelolaan arsip dinamis pada kantor Kecamatan Cipocok Jaya)”. Terimakasih yang teramat dalam juga penulis sampaikan kepada kedua orang tua atas dukungan,
motivasi dan kasih sayang yang tidak terhingga serta doa-doa yang selalu dipanjatkan
untuk penulis.
Penulisan skripsi ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan
dalam jenjang perkuliahan Strata Satu pada konsentrasi Kebijakan Publik Program
Studi Ilmu Administrasi Negara Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Dalam
penulisan skripsi ini tidak lepas dari hambatan dan kesulitan, namun berkat
bimbingan, bantuan, nasehat, dan kerjasama dari berbagai pihak, segala hambatan
tersebut dapat teratasi dengan baik. Berkaitan dengan hal tersebut, dengan rasa
hormat penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu
ii
Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
3. Yth. Ibu Rahmawati, S.Sos., M.Si.,Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
4. Yth. Bapak Iman Mukhroman, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan II Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
5. Yth. Bapak Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
6. Yth. Ibu Listyaningsih, S.Sos., M.Si., Ketua Program Studi Ilmu
Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan
Ageng Tirtayasa.
7. Yth. Ibu Dr. Arenawati, M.Si., Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi
Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng
Tirtayasa.
8. Yth. Bapak Dr. Dirlanudin, M.Si., Dosen Pembimbing I Skripsi yang telah
meluangkan waktu serta tenaganya untuk membimbing dan mengarahkan
penulisan skripsi ini.
9. Yth. Bapak Drs. Oman Supriyadi, M.Si., Dosen Pembimbing II Skripsi yang
telah meluangkan waktu serta tenaganya untuk membimbing dan
iii
11. Keluarga besar dirumah khususnya untuk ibunda (Iceu Nuraeni) serta
ayahanda (Dadang Riyadi) yang ga pernah capek untuk mengingatkan
anaknya ini agar bisa meraih gelar sarjana.
12. Buat kakak (Muhammad Andriyadi) yang terus-terusan mendorong adiknya
ini agar bisa menyelesaikan perkuliahan dan meraih gelar sarjana.
13. Untuk semua adik-adik (Muhammad Fairuz Ikhsan, Suci Andini
Ramadhanti, Medina Nurul Fauziah, Kamila Nurul Haditsa) yang selalu
memberikan motivasi agar abangnya ini dapat menyelesaikan perkuliahan
dan mendapatkan gelar sarjana.
14. Kawan-kawan mahasiswa/i jurusan adminisrtasi publik angkatan 2011
(Rahmat Ikbal, Aulia Rahim, Yandi Supandi, Besar Hariyadi, Ridwan
Hapipi, Gilang Sahudi, Singgih Yudiansyah, Indra Yanus, Ade Mulyadi,
Revi Silvia, Veronica Puspaningtyas, Nurul Fitri Sugiarto, Meta Miftahul
Jannah, Septi Rosmalia, Ariawan Lesmana, Gesti Resti Fitri, Krisna, Eko
Jumantoro, Kevin Ray Pratama, Muhammad Alexander Kautsar, Hafidz,
Kantina, Vergie, Dhani Chairani, Mursyid Ardiansyah, Panji Putra Bayu,
Ajat Sudrajat, Nira Apriliani, Yola Malinda, Nur Oktafiani, Muhammad
Aufar Mutaqqin) yang selalu support dan saling tolong menolong agar bisa
iv
Dalam penulisan skripsi ini tentunya tidak lepas dari kekurangan baik aspek
kualitas maupun aspek kuantitas dari materi penelitian yang disajikan. Semua ini
didasarkan atas keterbatasan yang dimiliki penulis. Penulis menyadari bahwa skripsi
ini jauh dari sempurna sehingga penulis membutuhkan kritik dan saran yang bersifat
membangun untuk perbaikan di masa yang akan datang. Semoga segala bantuan yang
telah diberikan mendapatkan ridho dari Allah Subhanahu Wa Ta’ala. Aamiin.
Serang, Juli 2018
Penulis
v LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK ABSTRACT MOTTO
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI...v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR... ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah...1
1.2 Identifikasi Masalah ...9
1.3 Batasan Masalah...10
1.4 Rumusan Masalah ...10
1.5 Tujuan Penelitian...11
1.6 Manfaat Penelitian...11
BAB II LANDASAN TEORI,KERANGKA TEORI DAN ASUMSI DASAR 2.1 Landasan Teori ...12
2.1.1 Pengertian Kebijakan Publik ...13
2.1.2 Implementasi Kebijakan...19
2.1.3 Model-Model Implementasi Kebijakan Publik ...27
2.1.4 Definisi Arsip ...31
vi
2.4 Asumsi Dasar Penelitian ...42
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian...43
3.2 Fokus Penelitian ...44
3.3 Lokasi Penelitian ...45
3.4 Variabel Penelitian ...45
3.4.1 Definisi Konsep ...45
3.4.2 46Definisi Operasional ...46
3.5 Instrumen Penelitian...47
3.6 Informan Penelitian ...50
3.7 Teknik pengumpulan Data ...50
3.8 Teknik Pengolahan dan Analisis Data ...56
3.9 Uji Keabsahan Data...60
3.10 Jadwal penelitian ...62
BAB IV HASIL PENELITIAN 4.1 Deskripsi objek penelitian ...63
4.1.1 Deskripsi Kota Serang...63
4.1.2 Deskripsi Kecamatan Cipocok Jaya ...65
4.1.3 Profil Kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang ...66
4.2 Deskripsi Data ...77
4.2.1 Deskripsi data penelitian ...77
4.2.2 Deskripsi Informan Penelitian...79
4.2.3 Deskripsi Hasil Penelitian ...80
vii DAFTAR PUSTAKA
viii
Tabel 3.1 Informan Penelitian………50
Tabel 3.2 Pedoman Wawancara……….53
Tabel 3.3 Jadwal Penelitian………62
Tabel 4.1 Kecamatan dan Luas Wilayahnya………..65
ix
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi pada jaman sekarang ini menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan adminisrtasi adalah arsip. Dunia perkantoran yang semakin maju, seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada umumnya dan bidang administrasi pada khususnya menyebabkan bidang kearsipan berkembang pesat.
Organisasi yang berorientasi pada keuntungan maupun non keuntungan dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil, berupa surat, formulir, laporan, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan adminisrtasi. Kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, dan lain sebagainya.
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan
(bagian resepsionis) sampai kepada kegiatan pengambilan keputusan. Arsip diolah baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Jika arsip diolah dengan baik, maka akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip digunakan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada system dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Dalam artikel Ahmad Junaedi, meskipun sangat penting, pada realisasinya bidang kearsipan masih kurang mendapatkan tempat yang proporsional dalam organisasi pemerintahan di Indonesia, karena :
Pertama, soal image dan apresiasi, sebagian besar masyarakat Indonesia bahkan aparat di pemerintahan sendiri, baik dari level pimpinan sampai staf masih mencitrakan dan mengapresiasi arsip sebatas pada sisi fisiknya bukan dari sisi informasinya. Arsip masih di pandang hanya sebagai tumpukan kertas yang berdebu, bukan di pandang sebagai suatu bagian dari informasi dan bukti atas hak dan kewajiban warga Negara.
dalam pembangunan di Indonesia, walaupun sudah di dukung oleh PP 28 tahun 2012 yang menyebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah urusan wajib yang harus dilakukan ditingkat nasional, propinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi yang sebelumnya urusan kearsipan dalam suatu system kearsipan nasional hanya merupakan urusan penunjang pemerintahan.
Ketiga, kurangnya kepedulian dan perhatian yang serius terhadap pentingnya kegiatan pengelolaan arsip di hampir seluruh jajaran organisasi, urusan kearsipan seakan hanya tanggungjawab dan urusan unit kearsipan saja. Hal ini tentu saja sangat mempengaruhi kelanjutan dari proses daur hidup arsip itu sendiri, yaitu pada tahap penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
Keempat, lemahnya penegakan hukum terhadap penyimpangan dan penyalahgunaan dalam mengelola arsip, akibatnya tanpa melakukan pengelolaan dan penghapusan arsip yang tidak memenuhi ketentuan hukum di anggap hal yang biasa.
sehingga akhirnya berdampak pada pengembangan kegiatan kearsipan didaerah.
Keenam, sumber daya manusia (arsiparis) yang masih terbatas baik secara jumlah dan kualitas, keterbatasan SDM ini juga berpengaruh pada pengembangan kegiatan kearsipan itu sendiri.
Dari berbagai permasalahan bidang kearsipan tersebut, secara umum tentu saja mempengaruhi pelaksanaan tata kelola pemerintahan di daerah khususnya dalam proses penyelenggaraan administrasi karena aktivitas birokrasi seperti pada proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kurang mendukung oleh akuntabilitas terhadap keputusan yang diambil. Terkait dalam hal ini arsip diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti resmi dalam penyelenggaraan adminisrtasi,maka untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur.
Arsip merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi masih melaksanakan kegiatannya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Kegiatan administrasi yang terus menerus menyebabkan volume arsip pada organisasi itu smakin hari semakin bertambah. Arsip yang tidak dikendalikan secara baik hanya akan menjadi setumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Oleh karena itu, perlu dibutuhkan usaha pengaturan volume penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Penyuusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu usaha untuk mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan umtuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan seperti permasalahan yang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga, perlengkapan, dan pengadaannya. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukan peran yang sesuia dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi.
mereka beranggapan bahwa pengurusan kearsipan adalah suatu pekerjaan yang mudah sehingga banyak organisasi atau kantor yang menyerahkan urusan kearsipan kepada orang-orang yang kurang tepat. Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan. Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip dapat menghambat proses pengelolaan arsip.
bisa di lepaskan dari unsur-unsur arsip, baik itu arsip yang masuk ataupun arsip yang keluar.
Setelah peneliti melakukan observasi langsung ke lapangan, arsip pada kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang masih dalam keadaan kurang tertata karena kurangnya peralatan/fasilitas untuk pengelolaan arsip. Tidak adanya arsiparis yang khusus menangani bagian arsip juga menghambat proses pengelolaan arsip. Masalah lain adalah adanya pegawai yang belum pernah mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan sehingga kurang memahami tentang kearsipan yang dijalankan. Latar belakang pendidikan yang tidak sesuai dengan bidang kearsipan juga mengakibatkan sulitnya petugas untuk mengelola arsip.
1.2 Identifikasi Masalah
Dari pemaparan yang di jelaskan dalam latar belakang di atas, maka peneliti dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada, yaitu :
1. Pelaksanaan pengelolaan arsip masih belum maksimal 2. Arsip yang masih belum tertata dengan rapi
3. Petugas kearsipan belum mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan.
4. Latar belakang pendidikan pegawai kearsipan yang belum sesuai bidang kearsipan sehingga menghambat pengelolaan arsip.
1.3 Batasan Masalah
Dalam sebuah penelitian perlu adanya ruang lingkup objek yang diteliti. Untuk itu agar tidak keluar dari objek, maka berdasarkan pemaparan mengenai hal-hal dalam latar belakang dan identifikasi masalah diatas, peneliti membatasi masalah penelitian yaitu tentang implementasi PP nomor 28 tahun 2012 tentang kearsipan (studi pada pengelolaan arsip dinamis di kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang).
1.4 Rumusan Masalah
Masalah merupakan bagian pokok dari suatu kegiatan penelitian dimana penulis mengajukan pertanyaan terhadap dirinya tentang hal-hal yang akan dicari jawabannya melalui kegiatan penelitian. Berdasarkan latar belakang yang sudah di paparkan, maka permasalahan yang diteliti adalah :
1.5 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini, untuk mengetahui:
1. Pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang Banten.
2. Upaya mengatasi hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis pada Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang Banten.
1.6 Manfaat Penelitian Bagi peneliti :
1. Dapat menambah wawasan, pengalaman, serta pengetahuan.
2. Suatu wadah untuk latihan dalam pengembangan ilmu pengetahuan melalui kegiatan penelitian.
Bagi instansi terkait :
BAB II
LANDASAN TEORI,KERANGKA TEORI DAN ASUMSI DASAR
2.1 Landasan Teori
Landasan teori dalam suatu penelitian merupakan uraian sistematis tentang teori dan hasil-hasil penelitian yang relevan dengan variabel yang diteliti. Deskripsi teori paling tidak berisi tentang penjelasan terhadap variabel-variabel yang diteliti melalui pendefinisian dan uraian yang lengkap dan mendalam dari berbagai referensi, sehingga ruang lingkup, kedudukan dan prediksi terhadap hubungan antar variabel yang akan diteliti menjadi lebih jelas dan terarah (Sugiyono, 2012:89).
Teori dalam penelitian kualitatif menjadi faktor yang sangat penting dalam proses penelitian itu sendiri. Menurut Snelbecker dalam Moleong (2013:57-58) menyatakan ada 4 (empat) fungsi suatu teori, yaitu mensistematiskan penemuan-penemuan penelitian; menjadi pendorong untuk menyusun hipotesis dan dengan hipotesis membimbing peneliti mencari jawaban-jawaban; membuat ramalan atas dasar penemuan; dan menyajikan penjelasan. Teori atau paradigma teori digunakan untuk menuntun peneliti menemukan alat-alat analisis data. Landasan teori juga dibutuhkan untuk mengkaji lebih dalam tentang permasalahan yang telah dipaparkan pada bab sebelumnya, serta untuk mengetahui indikator-indikator apa saja yang relevan dengan permasalahan yang ada.
Hadjar dalam Taniredja dan Mustafidah (2012:20) mengatakan bahwa didalam proses penelitian, pengetahuan yang diperoleh dari kepustakaan yang relevan dengan topik sangat penting dan perlu karena dapat memberikan latar belakang informasi, memberikan arahan terhadap pendekatan teoritis yang sesuai, menunjukkan bidang-bidang topik yang harus dimasukkan ke dalam atau dikeluarkan dari fokus penelitian, dan menghindari terjadinya duplikasi penelitian yang tak perlu.
Berkaitan dengan penjelasan tersebut, maka dalam penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teori yang kemudian diselaraskan atau disesuaikan dengan masalah-masalah yang muncul. Teori-teori utama yang akan dipaparkan adalah tentang konsep kebijakan publik dan proses implementasinya serta konsep kearsipan. Berikut adalah paparan tentang konsep- konsep teori yang digunakan oleh peneliti.
2.1.1 Pengertian Kebijakan Publik
kebijakan diartikan sebagai berikut:
“Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak (pemerintah, organisasi dan sebagainya); pernyataan cita-cita, tujuan, prinsip atau maksud sebagai garis pedoman untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran".
Makna kebijakan dalam Bahasa Inggris modern (Wicaksono, 2006:53) adalah :"a coursef action or plan, a set of political purposes as opposed to administration" (Seperangkat aksi atau rencana yang mengandung tujuan politik yang berbeda dengan makna administrasi).
Berbeda dengan pandangan Dunn dalam bukunya Pengantar Analisis Kebijakan Publik (2003:51), beliau mendefinisikan kata kebijakan dari asal katanya. Secara etimologis, istilah policy atau kebijakan berasal dari bahasa Yunani, Sanksekerta dan Latin, akar kata dalam bahasa Yunani dan Sanksekerta yaitupolis(Negara-Kota) danpur(Kota).
1. Sebagai label untuk sebuah bidang aktivitas (as a label for a field of activity). Contohnya: statemen umum pemerintah tentang kebijakan ekonomi, kebijakan industry, atau kebijakan hukum dan ketertiban.
2. Sebagai ekspresi tujuan umum atau aktivitas negara yang diharapkan (as expression of general purpose or desired state of affairs).Contohnya: untuk menciptakan lapangan kerja seluas mungkin atau pegembangan demokrasi melalui desentralisasi.
3. Sebagai proposal spesifik (as specific proposal).Contohnya: membatasi pemegang lahan pertanian hingga 10 hektar atau menggratiskan pendidikan dasar.
4. Sebagai keputusan pemerintah (as decisions of government). Contohnya: keputusan kebijakan sebagaimana yang diumumkan Dewan Perwakilan Rakyat atau Presiden.
5. Sebagai otorisasi formal (as formal authorization).Contohnya: tindakan-tindakan yang diambil oleh parlemen atau lembaga-lembaga pembuat kebiijakan lainnya.
6. Sebagai sebuah program (as a programe).Contonya: sebagai ruang aktivitas pemerintah yang sudah didefinisikan, seperti program reformasi agrarian atau program peningkatan kesehatan perempuan.
7. Sebagai output (as output).Contohnya: apa yang secara aktual telah disediakan, seperti sejumlah lahan yang diredistribusikan dalam program reformasi agraria dan jumlah penyewa yang terkena dampaknya.
8. Sebagai hasil (as outcome).Contohnya: apa yang secara aktual tercapai, seperti dampak terhadap pendapatan petani dan standar hidup dan output agricultural dari program reformasi agararia. 9. Sebagai teori atau model (as a theory or
model).Contohnya apabila kamu melakukan x maka akan terjadi y, misalnya apabila kita meningkatkan insentif kepada industri manufaktur, maka output industry akan berkembang.
sebuah proses yang panjang yang dimulai dengan issues lalu bergerak melalui tujuan yang sudah di (setting), pengambilan keputusan untuk implementasi dan evaluasi.
Sedangkan Istilah "publik" dalam buku Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia (1984:771): Kamus Umum Bahasa Indonesia didefinisikan sebagai orang banyak, sekalian orang atau umum. Sedangkan dalam istilah sehari-hari di Indonesia, kata publik lebih dipahami sebagai "negara" atau umum." Hal ini dapat dilihat dalam menterjemahkan istilah-istilah public goods sebagai barang barang umum, public transportation sebagai kendaraan umum atau public administration sebagai administrasi negara.
Dalam bahasa Yunani, istilah publicseringkali disamakan pula dengan istilah Koinon atau dalam Bahasa Inggris dikenal dengan kata common yang bermakna hubungan antar individu. Oleh karenanya publicseringkali dikonsepkan sebagai sebuah ruang yang berisi aktivitas manusia yang dipandang perlu untuk diatur atau diintervensi oleh pemerintah atau aturan sosial atau setidaknya oleh tindakan bersama.
Berbagai kepustakaan dapat diungkapkan bahwa kebijakan publik dalam kepustakaan Internasional disebut sebagai public policy, yang dipahami oleh Nugroho (2004:3) sebagai :
“Suatu aturan yang mengatur kehidupan bersama yang harus ditaati dan berlaku mengikat seluruh warganya. Setiap pelanggaran akan diberi sanksi sesuai dengan bobot pelanggarannya yang dilakukan dan sanksi dijatuhkan didepan masyarakat oleh lembaga yang mempunyai tugas menjatuhkan sanksi”.
Definisi lain mengenai kebijakan publik di tawarkan Dye (Wicaksono, 2006:64) mengatakan bahwa Public policy is whats government do, why they do it, and what different it make (Kebijakan publik adalah segala sesuatu yang dikerjakan pemerintah, mengapa mereka melakukan dan apa perbedaan yang dihasilkan). Dalam bukunya yang lain, Understanding Public Policy (Wicaksono, 2006:63) beliau menyebutkan bahwa (public policy is whatever governments choose to do or not to do). (kebijakan
publik adalah apapun yang dipilih oleh pemerintah untuk dilakukan dan tidak dilakukan).
nilai-nilai tertentu dan praktek-praktek tertentu).
Definisi lain dari Anderson dalam Agustino (2008:7) memberikan pengertian atas definisi kebijakan publik sebagai berikut:
“Serangkaian kegiatan yang mempunyai maksud/tujuan tertentu yang
diikuti dan dilaksanakan oleh seorang aktor atau sekelompok aktor yang berhubungan dengan suatu permasalahan atau suatu hal yang
diperhatikan.”
Banyak pendapat yang dikemukakan oleh para pakar kebijakan mengenai pengertian kebijakan publik, dan kesemuanya tidak ada yang keliru dan saling melengkapi. Berbagai pandangan para ahli dalam mendefinisikan kebijakan publik membuktikan bahwa kebijakan public tidak bisa dimaknai secara seragam. Masing-masing dari para ahli itu memiliki perspektif dan penekanan yang berbeda-beda. Namun demikian,
kebijakan publik secara umum dimaknai sebagai, “Serangkaian tindakan
yang ditetapkan dan dilaksanakan atau tidak dilaksanakan oleh pemerintah yang mempunyai tujuan atau berorientasi pada tujuan tertentu demi seluruh
kepentingan masyarakat.” Dengan mengikuti paham bahwa kebijakan
tuntutan- tuntutan dari rakyat.
Setidaknya dari berbagai pandangan di atas dapat di simpulkan beberapa elemen penting dalam kebijakan publik yaitu:
1. Kebijakan publik dalam bentuk perdananya berupa penetapan tindakan-tindakan pemerintah.
2. Kebijakan publik tidak cukup hanya dinyatakan tetapi dilaksanakan dalam bentuk yang nyata.
3. Kebijakan publik baik untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu itu mempunyai dan dilandasi dengan maksud dan tujuan tertentu.
4. Kebijakan publik harus senantiasa ditujukan bagi kepentingan seluruh warga masyarakat.
(Sumber:Nugroho 2004)
Ada beberapa tahapan dalam proses kebijakan publik. Dari beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa terdapat tiga tahapan kebijakan publik yaitu:
1. Perumusan kebijakan 2. Implementasi kebijakan 3. Evaluasi kebijakan 2.1.2 Implementasi Kebijakan
diperhatikan.
Apabila melihat pendapat mengenai kebijakan publik diatas dapat diartikan bahwa kebijakan publik dibuat berdasarkan tujuan yang jelas guna menjadikan permasalahan terselesaikan dengan adanya kebijakan yang dibuat, dan kebijakan dibuat oleh aktor yang mempunyai wewenang guna membuat sebuah kebijakan. Dalam kaitanya dengan kebijakan public terdapat karakteristik-karakteristik utama dari suatu definisi kebijakan publik yaitu Agustino (2012;8):
a. Pada umumnya kebijakan publik perhatianya ditunjukan pada tindakan yang mempunyai maksud atau tujuan tertentu daripada prilaku yang berubah atau acak.
b. Kebijakan publik pada dasarnya mengandung bagian atau pola kegiatan yang dilakukan oleh pejabat pemerintah daripada keputusan yang terpisah-pisah. Misalnya, seuatu kebijakan tidak hanya meliputi keputusa untuk mengeluarkan peraturan tertentu tetapi juga keputusan berikutnya yang berhubunngan dengan penerapan dan pelaksanaanya.
suatu pengupah yang tidak diatur perundang-undangan. Ini artinya kebijakan publik pun memperhatikan apa yang keudian akan atau dapat terjadi setelah kebijakan itu diimplementasikan. d. Kebijakan publik dapat berbentuk positif maupu
negative, secara positif, kebijakan melibatkan beberaa tindakan pemerintah yag jelas dalam menangani suatu permasalahan secara negative, kebijakan publik dapat melibatkan suatu keputusan pejabat pemerintah untuk tidak melakukan suatu tindakan atau tidak mengerjakan apapun padahal dalam konteks tersebut keterlibatan pemerintah amat diperlukan
e. Kebijakan publik paling tidak secara positif didasarkan pada hukum dan merupakan tindakan yang bersifat memerintah.
sudah berjalan dengan baik, dan apabila didapati kekurangan dari pelaksanaan kebijakan tersebut atau tidak sesuai dari tujuan yang dibuat, maka evaluasi dari kebijakan tersebut harus dilakukan guna mengetahui kekurangan atauhal perlu di buat dari sebuah kebijakan.
Rangkaian kegiatan tersebut mencakup persiapan seperangkat peraturan lanjutan yang merupakan interpretasi dari kebijakan tersebut. Misalnya dari sebuah undang-undang muncul sejumlah Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, maupun Peraturan Daerah, menyiapkan sumber daya guna menggerakkan implementasi termasuk di dalamnya sarana dan prasarana, sumber daya keuangan, dan tentu saja siapa yang bertanggung jawab melaksanakan kebijakan tersebut, dan bagaimana mengantarkan kebijakan secara konkrit ke masyarakat.
Terdapat dua model pendekatan implementasi kebijakan dalam sejarah perembangan sutdi implementasi kebijakan yaitu pendekatantop downdan botton up. Dalam bahasa Lester dan Stewar (2000) istilah itu
dinamakan”The command and control approach (pendekatan control dan komando, yang mirip dengan top down approach) dan The market approach (pendekatan pasara, yang mirip dengan bottom up approach) “
(Agustino,2006:140). Dua Model pendekatan implementasi kebijakan ini terdii dari :
1. Pendekatantop DownDalam pendekatantop Down, implementasi kebijakan yang dilakukan tersentrlisir dan tersentralisir dan dimulai dari aktor tingka terpusat, dan keputusanya pun diambil dari tingkat pusat. Pendekatan top down bertitik tolak dari perspektif bahwa keputusan politik (kebijakan) yang telah ditetapkan oleh pebuat kebijakan harus dilaksanakan oleh administrator-administrator atau birokrat- birokrat pada level bawahnya. Jadi inti pendekatan top down ialah administrator level atas merupakan pembuat kebijakan dan level bawahanya merupakan pelaksana dari sebuah kebijakan.
sosiokontraproduktif, yang dapat menunjang keberhasilan kebijakan itu sendiri (Agustino, 2006 :140-156).
Studi implementasi merupakan suatu kajian mengenai studi kebijakan yang mengarah pada proses pelaksanaan dari suatu kebijakan. Dalam prakteknya implementasi kebijakan merupakan suatu proses yang begitu kompleks bahkan tidak jarang bermuatan politis dengan adanya intervensi berbagai kepentingan. Untuk melukiskan kerumitan dalam proses implementasi tersebut dapat dilihat pada pernyataan yang dikemukakan oleh seorang ahli studi kebijakan Eugene Bardach dalam Agustino (2014:138), yaitu:
“Adalah cukup untuk membuat sebuah program dan
kebijakan umum yang kelihatannya bagus diatas kertas. Lebih sulit lagi merumuskannya dalam kata-kata dan slogan-slogan yang kedengarannya mengenakan bagi telinga para pemimpin dan para pemilih yang mendengarkannya. Dan lebih sulit lagi untuk melaksanakannya dalam bentuk cara yang memuaskan semua orang termasuk mereka anggap
klien”.
Pernyataan diatas dipertegas oleh Chief J.O. Udoji yang dikutip dalam Agustino (2014:140) dengan mengatakan bahwa:
“Pelaksanaan kebijakan adalah sesuatu yang penting bahkan
mungkin jauh lebih penting daripada pembuatan kebijakan. Kebijakan-kebijakan hanya akan sekadar berupa impian atau rencana bagus yang tersimpan rapi dalam arsip kalau tidak
Dari pendapat diatas, kita dapat menyimpulkan bahwa membuat sebuah kebijakan dan menuangkannya dalam tulisan sehingga terbentuk suatu aturan yang terkodifikasi (undang-undang, peraturan, dan lain-lain) merupakan sesuatu yang sulit. Namun yang tersulit tetaplah pada saat proses pelaksanaan kebijakan tersebut. Karena dalam proses pelaksanaan, kita harus mampu memuaskan semua orang, baik itu para pembuat kebijakan maupun masyarakat. Dan jika suatu kebijakan yang telah dibuat tidak mampu untuk diimplementasikan, maka kebijakan tersebut hanya akan tersimpan rapi sebagai kumpulan arsip.
Dalam derajat lain Daniel Mazmanian dan Paul Sabatier dalam Agustino (2014:139) mendefinisikan implementasi kebijakan sebagai:
“Pelaksanaan keputusan kebijaksanaan dasar, biasanya dalam bentuk
undang-undang, namun dapat pula berbentuk perintah-perintah atau keputusan-keputusan eksekutif yang penting atau keputusan badan peradilan. Lazimnya, keputusan tersebut mengidentifikasikan masalah yang ingin diatasi, menyebutkan secara tegas tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, dan berbagai cara untuk menstrukturkan atau mengatur
proses implementasinya”.
yang mengatur proses implementasinya.
Van Meter dan Van Horn dalam Agustino (2014:139) mendefinisikan implementasi kebijakan sebagai:
“Tindakan-tindakan yang dilakukan baik oleh individu-individu atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah atau swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan
dalam keputusan kebijaksanaan”.
2.1.3 Model-Model Implementasi Kebijakan Publik
1. Model Donald S. Van Meter dan Carl E. Van Horn
Dikutip dari Agustino (2014:141) model pendekatan yang dirumuskan oleh Donald Van Meter dan Carl Van Horn bersifat top-down dan disebut dengan A Model of The Policy Implementations. Menurut Meter dan Horn ada enam variabel yang harus diperhatikan karena dapat memengaruhi keberhasilan implementasi, antara lain sebagai berikut.
1. Standar dan sasaran kebijakan. Yaitu perincian mengenai sasaran yang ingin dicapai melalui kebijakan beserta standar untuk mengukur pencapaiannya.
2. Sumber daya. Implementasi kebijakan perlu dukungan sumber daya, baik sumber daya manusia (human resources) maupun sumber daya non-manusia (dana, waktu dan berbagai insentif lainnya). 3. Hubungan antar organisasi. Dalam banyak program,
implementasi sebuah program perlu dukungan dan koordinasi dengan instansi lain. Untuk itu, diperlukan koordinasi dan kerjasama antar instansi bagi keberhasilan suatu program.
4. Karakteristik agen pelaksana. Yang dimaksud karakteristik agen pelaksana adalah mencakup struktur birokrasi, norma-norma, dan pola-pola hubungan yang terjadi dalam birokrasi yang semuanya itu akan memengaruhi implementasi suatu program.
implementasi kebijakan; karakteristik para partisipan, yakni mendukung atau menolak; bagaimana sifat opini publik yang ada di lingkungan; dan apakah elite politik mendukung implementasi kebijakan.
6. Disposisi implementor. Disposisi implementor ini mencakup 3 hal penting, yakni (a) respons implementor terhadap kebijakan, yang akan memengaruhi kemauannya untuk melaksanakan kebijakan;(b) kognisi, yakni pemahamannya terhadap kebijakan; dan (c) intensitas disposisi implementor, yakni preferensi nilai yang dimiliki oleh implementor.
2. Model G. Shabbir Cheema dan Dennis A. Rondinelli
Dalam pandangan Cheema dan Rondinelli, ada 4 (empat) kelompok variabel yang dapat memengaruhi keberhasilan kinerja dan dampak suatu program, yakni: (1) kondisi lingkungan; (2) hubungan antar organisasi; (3) sumber daya organisasi untuk implementasi program; (4) karakteristik dan kemampuan agen pelaksana.
3. Model Daniel A. Mazmanian dan Paul A. Sabatier
Menurut Mazmanian dan Sabatier ada 3 (tiga) kelompok variabel yang memengaruhi keberhasilan implementasi, yakni: (1) karakteristik dari masalah (tractability of the problems); (2) karakteristik kebijakan/undang-undang (ability of the statue to structure implementation); (3) variabel lingkungan (nonstatutory variables
4. Model George Charles Edwards III
Dalam pendekatan yang diteoremakan oleh Edward III, terdapat empat variabel yang sangat menentukan keberhasilan implementasi suatu kebijakan, yaitu: komunikasi, sumber daya, disposisi, dan struktur birokrasi (Agustino, 2014:149). Proses ini merupakan sebuah abstraksi atau performansi dari suatu kebijakan yang pada dasarnya dilakukan untuk meraih kinerja implentasi kebijakan publik yang tinggi, yang berlangsung dalam hubungan berbagai variabel. Model ini mengumpamakan implementasi kebijakan berjalan secara linier dari komunikasi, sumber daya politik yang tersediadan pelaksanaan implementasi kebijakan.
1. Komunikasi berkenaan dengan bagaimana kebijakan dikomunikasikan pada organisasi atau publik dan sikap serta tanggapan dari para pihak yang terlibat.
2. Sumber daya berkenaan dengan ketersediaan sumber daya pendukung, khususnya sumber daya manusia. Hal ini berkenaan dengan kecapakan pelaksana kebijakan publik untuk carry outkebijaan secara efektif.
3. Disposisi berkenaan dengan kesediaan dari para implementor untukcarry out kebijakan publik tersebut. Kecapakan saja tidak mencukupi, tanpa kesediaan dan komitmen untuk melaksanakan kebijakan.
5. Model Merilee S. Grindle
Model implementasi lainnya yaitu model dari Grindle. Model ini menjelaskan bahwa implementasi kebijakan ditentukan oleh isi kebijakan dan konteks implementasinya. Ide dasarnya adalah bahwa setelah kebijakan ditransformasikan, maka implementasi kebijakan dilakukan. Keberhasilannya ditentukan oleh derajat implementability dari kebijakan tersebut. Isi kebijakan tersebut mencakup :
1. Kepentingan yang terpenuhi oleh kebijakan. 2. Jenis manfaat yang akan dihasilkan.
3. Derajat perubahan yang diinginkan. 4. Kedudukan pembuat kebijakan. 5. (siapa) pelaksana program. 6. Sumber daya yang dikerahkan.
Sementara itu, konteks implementasinya adalah:
1. Kekuasaan, kepentingan dan strategi aktor yang terlibat. 2. Karakteristik lembaga dan penguasa.
3. Kepatuhan dan daya tanggap.
6. Model Hogwood dan Gunn
Model yang dikembangkan oleh Hogwood dan Gunn (Dalam Ali, Alam, 2012:109) menjelaskan bahwa dalam mengimplementasikan kebijaksanaan negara secara sempurna diperlukan beberapa syarat seperti :
1. Hal yang akan menimbulkan gangguan/ kendala yang serius. 2. Untuk pelaksana program tersedia waktu dan
sumber-sumber yang cukup memadai.
benar-benar tersedia
4. Kebijaksanaan yang akan diimplementasikan didasari oleh suatu hubungan kausalitas yang andal.
5. Hubungan kausalitas bersifat langsung dan hanya sedikit mata rantai penghubung.
6. Hubungan saling ketergantungan harus kecil.
7. Pemahaman yang mendalam dan kesepakatan terhadap tujuan. 8. Tugas-tugas diperinci dan ditempatkan dalam
urutan yang tepat.
9. Komunikasi dan koordinasi yang sempurna.
10. Pihak-pihak yang memiliki wewenang kekuasaan dapat menuntut dan mendapatkan kepatuhan yang sempurna.
2.1.4 Definisi Arsip
Pada mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip (record) yang dalam
istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat.” Menurut
Barthos (2007: 2) arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali”. Sama halnya dengan pendapat Sugiarto dan Wahyono (2005:7)
mengatakan bahwa arsip adalah setiap catatan (record/dokumen) yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, (kartu, formulir), kertas film, (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (disket, pita magnetic, piringan),
kertasphotocopy, dan lain-lain.
2.1.5 Definisi Kearsipan
Aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen sering disebut dengan istilah kearsipan. Menurut Wursanto
(2007: 19) “kearsipan ataufilingadalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.”Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan
warkat atau arsip yang sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku. Pendapat itu berkenaan dengan kegiatan kearsipan yang dikemukakan oleh Sularso Mulyono, dkk (1985: 3) bahwa ada 3 (tiga) unsur pokok
2.1.6 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pengelolaan arsip dinamis menurut PP No 28 tahun 2012 tentang Kearsipan Dinamis bahwa “pengelolaan arsip dinamis adalah
proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan
arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan: sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan.
1. Penciptaan arsip dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainya, gambar dan rekaman merupakan aktifitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktifitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
2. Penggunaan arsip
Penggunaan arsip ialah proses pemakaian arsip untuk kepentingan organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah disimpan pada suatu organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman oleh atasan dan pegawai dalam suatu organisasi ataupun orang diluar organisasi. Arsip yang dipinjam juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman arsip membutuhkan waktu untuk penemuan kembali arsip.
3. Pemeliharaan arsip
Sedangkan faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia (Suparjati, Dkk, 2004: 30).
Pendapat dari Suparjati, dkk (2004: 28) yang mengatakan
bahwa “ruang penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari
keramaian aktifitas kantor lain dan tidak dilalui oleh saluran air. Ruang penyimpnan hendaknya dilengkapi dengan Air Conditioner (AC), penerangan dan pengaturan temperatur
ruangan”. Selain itu, ruang penyimpnan arsip harus selalu bersih
dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun dari sisa makanan. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa usaha pemeliharaan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tidakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Mengingat begitu pentingya peranan arsip bagi suatu lembaga, maka pemeliharaan arsip ini harus mendapat perhatian yang baik supaya arsip tetap terjaga keamanannya.
4. Penyusutan arsip
kelas-kelas tertentu menurut kepentingannya. Penggunaan cara seperti itu untuk pengelolaan arsip dapat berlangsung secara aman dan efisien. Aman dalam arti bahan penyusutan dilakukan berdasarkan penilaian yang tepat dan dapat dijamin bahwa arsip yang disingkirkan adalah arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi. Penyusutan arsip juga digunakan untuk menilai arsip berdasarkan jenisnya, fisiknya, maupun informasi. Penilaian arsip (terutama dari segi informasinya) adalah sangat penting dalam rangka menentukan tindakan penyusutan selanjutnya.
tidak berguna.
2.2 Penelitian Terdahulu
Peneliti terdahulu adalah kajian penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti sebelumnya yang dapat diambil dari berbagai sumber ilmiah seperti skripsi , tesis, jurnal maupun disertasi. Adapun dalam penelitian ini, peneliti memasukan dua penelitian terdahulu yang dalam fokus penelitian membahas mengenai kajian manajemen arsip. Dasar atau acuan yang berupa teori atau temuan-temuan melalui hasil berbagai penelitian sebelumnya merupakan hal sangat perlu dan dapat disajikan sebagai data pendukung. Penelitian terdahulu dapat bermanfaat dalam mengelola dan memecahkan masalah yang timbul dalam pengarsipan. Dalam penelitian mengenai manajemen arsip dinamis pada kantor kecamatan cipocok jaya kota serang banten. Berikut hasil penelitian terdahulu yang peneliti baca.
Pertama, menurut Maryudi (2013) yang berjudul “sistem kearsipan pada badan keluarga berencana dan keluarga sejahtera kabupaten Bone”, dengan hasil
artinya bahwa proses pengurusan surat baik itu surat masuk maupun keluar dilakukan bersama-sama yaitu antara sub bagian lainnya dimana dalam hal ini penyampaian surat keluar dan penanganan kearsipannya dilakukan oleh masing-masing sub bagian tetapi proses pembagian nomor dilakukan pada sub bagian umum dan sebaliknya untuk surat masuk, penyampaian surat masuk dilakukan oleh sub bagian umum yang kemudian diteruskan ke sub bagian lainnya.
Kedua, Menurut Mareta Merliana (2013) yang berjudul “ Pengelolaan Arsip Dinamis di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta” dengan
dilakkan oleh arsiparis dari arpusda, pegawai kearsipan di Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta hanya melakukan pemindahan arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif.
2.3 Kerangka Berfikir
Kerangka berpikir merupakan alur pemikiran peneliti dalam penelitian dan sebagai kelanjutan dari kajian teori untuk memberikan penjelasan dari implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang kearsipan, maka dalam penelitian ini dibuatkanlah kerangka berpikir. Sehingga dengan adanya kerangka berpikir ini, baik peneliti maupun pembaca dari penelitian ini mudah memahami dan mengetahui tujuan yang ingin dicapai dari penelitian. Penelitian ini diawali dengan melihat permasalahan-permasalahan yang terdapat pada latar belakang masalah yaitu:
1. Pelaksanaan pengelolaan arsip masih belum maksimal 2. Arsip yang masih belum tertata dengan rapi
3. Petugas kearsipan belum mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan.
4. Latar belakang pendidikan pegawai kearsipan yang belum sesuai bidang kearsipan sehingga menghambat pengelolaan arsip.
5. Keterbatasan alat, sarana, dan prasarana yang menunjang untuk pengelolaan kearsipan yang kurang baik.
of The Policy Implementation. Artinya dalam proses implementasi, sebuah abstraksi atau performansi suatu implementasi kebijakan yang ada secara sengaja dilakukan untuk meraih kinerja implementasi kebijakan publik yang tinggi yang berlangsung dalam hubungan berbagai variabel.
Model ini mengandaikan bahwa implementasi kebijakan berjalan secara linear dari kebijakan publik, implementor, dan kinerja kebijakan publik. Dikemukakan bahwa jalan yang menghubungkan antara kebijaksanaan dan prestasi kerja dipisahkan oleh sejumlah variabel-variabel yang saling berkaitan (Ali, Alam, 2012:110). Beberapa variabel yang dimasukan sebagai variabel yang mempengaruhi kebijakan publik adalah variabel :
1. Ukuran dan Tujuan Kebijakan. 2. Sumber daya.
3. Aktivitas implementasi dan komunikasi antarorganisasi. 4. Karakteristik dari agen pelaksana/implementor.
5. Kondisi ekonomi, sosial dan politik.
6. Kecenderungan dari pelaksana/implementor.
Masalah
1. Pelaksanaan pengelolaan arsip masih belum maksimal 2. Arsip yang masih belum tertata dengan rapi
3. Petugas kearsipan belum mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan.
4. Latar belakang pendidikan pegawai kearsipan yang belum sesuai bidang kearsipan sehingga menghambat pengelolaan arsip.
5. Keterbatasan alat, sarana, dan prasarana yang menunjang untuk pengelolaan kearsipan yang kurang baik
Teori Implementasi Donald Van Meter dan Carl Van Horn (Agustino : 2008 )
1. Ukuran dan Tujuan Kebijakan. 2. Sumber daya.
3. Aktivitas implementasi dan komunikasi antarorganisasi. 4. Karakteristik dari agen pelaksana/implementor.
5. Kondisi ekonomi, sosial dan politik.
6. Kecenderungan dari pelaksana/implementor.
2.4 Asumsi Dasar Penelitian
43
3.1 Metode Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif banyak membantu terutama dalam penelitian yang bersifat longitudinal, genetic, klinik. Penelitian survei biasanya termasuk dalam penelitian ini.
Peneliti melakukan pengamatan, pembuatan kategori perilaku, mengamati gejala dan mencatat dalam buku observasi. Dengan suasana demikian peneliti terjun langsung ke lapangan. Peneliti terjun ke lapangan tanpa dibebani atau diarahkan oleh teori. Peneliti bebas mengamati objek, menjelajahi, sehingga dapat menemukan wawasan baru sepanjang melakukan penelitian.
Selanjutnya Sugiono (2011:11) berpendapat bahwa pada penelitian kualitatif, teori diartikan sebagai paradigma. Penelitian kualitatif bertujuan untuk mengungkapkan informasi kualitatif sehingga lebih menekankan pada masalah proses dan makna dengan cara mendeskripsikan suatu masalah.
menginterpretasikan atau menterjemahkan dengan bahasa peneliti tentang hasil penelitian yang diperoleh dari informan dilapangan sebagai wacana untuk mendapat penjelasan tentang kondisi yang ada menghubungkan variable-variabel dan selanjutnya akan dihasilkan diskripsi tentang objek penelitian.
3.2 Fokus Penelitian
Dalam mempertajam penelitian, peneliti kualitatif menentapkan fokus. Spradley dalam Sugiyono (2012:208) menyatakan bahwa “A focused refer to a single cultural domain or a few related domains”. Maksudnya adalah bahwa fokus itu merupakan domain tunggal atau beberapa domain yang terkait dari situasi sosial. Dalam penelitian kualitatif, penentuan fokus lebih didasarkan pada tingkat kebaruan informasi yang akan diperoleh dari situasi sosial (lapangan). Kebaruan informasi itu bisa berupa upaya untuk memahami secara lebih luas dan mendalam tentang situasi sosial. Tetapi juga ada keinginan untuk menghasilkan ilmu baru dari situasi sosial yang diteliti.
Nomor 28 Tahun 2012 Tentang kearsipan (studi pada pengelolaan arsip dinamis di kantor kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang).
3.3 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian menjelaskan tempat (locus) penelitian, serta alasan memilih lokasi penelitian tersebut. Penelitian ini dilakukan di Jl. Bhayangkara No.2, Cipocok Jaya, Kecamatan Serang, kota Serang Banten 42118, Indonesia.
3.4 Variabel Penelitian 3.4.1 Definisi Konsep
Adapun definisi mengenai implementasi kebijakan dari beberapa ahli, peneliti dapat menyimpulkan bahwa implementasi kebijakan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan, yang pada akhirnya akan mendapatkan suatu hasil yang sesuai dengan tujuan atau sasaran kebijakan itu sendiri
3.4.2 Definisi Operasional
Definisi operasional merupakan penjabaran konsep atau variabel penelitian dalam bentuk rincian (indikator penelitian). Definisi operasional dimaksudkan untuk menghindari kesalahan pemahaman dan perbedaan penafsiran yang berkaitan dengan istilah-istilah dalam judul penelitian. Dalam penelitian ini, untuk menganalisa atau pun menggambarkan seberapa baik kebijakan yang telah diimplementasikan, peneliti menggunakan teori implementasi kebijakan yang dikemukakan oleh Donald Van Meter dan Carl Van Horn yang disebut denganA Model of The Policy Implementations.
Menurut Meter dan Horn ada 6 (enam) variabel yang harus diperhatikan karena dapat memengaruhi keberhasilan implementasi, antara lain sebagai berikut.
1. Standar dan sasaran kebijakan. Yaitu perincian mengenai sasaran yang ingin dicapai melalui kebijakan beserta standar untuk mengukur pencapaiannya.
2. Sumber daya. Implementasi kebijakan perlu dukungan sumber daya, baik sumber daya manusia (human resources) maupun sumber daya non-manusia (dana, waktu dan berbagai insentif lainnya).
implementasi sebuah program perlu dukungan dan koordinasi dengan instansi lain. Untuk itu, diperlukan koordinasi dan kerjasama antar instansi bagi keberhasilan suatu program. 4. Karakteristik agen pelaksana. Yang dimaksud karakteristik
agen pelaksana adalah mencakup struktur birokrasi, norma-norma, dan pola-pola hubungan yang terjadi dalam birokrasi yang semuanya itu akan memengaruhi implementasi suatu program.
5. Kondisi sosial, politik dan ekonomi. Variabel ini mencakup sumber daya ekonomi lingkungan yang dapat mendukung keberhasilan implementasi kebijakan; sejauhmana kelompok-kelompok kepentingan memberikan dukungan bagi implementasi kebijakan; karakteristik para partisipan, yakni mendukung atau menolak; bagaimana sifat opini publik yang ada di lingkungan; dan apakah elite politik mendukung implementasi kebijakan.
6. Disposisi implementor. Disposisi implementor ini mencakup 3 hal penting, yakni (a) respons implementor terhadap kebijakan, yang akan memengaruhi kemauannya untuk melaksanakan kebijakan;(b) kognisi, yakni pemahamannya terhadap kebijakan; dan (c) intensitas disposisi implementor, yakni preferensi nilai yang dimiliki oleh implementor.
3.5 Instrumen Penelitian
Oleh karena itu, peneliti sebagai human instrument sebelum terjun ke lapangan dituntut untuk memiliki pemahaman yang cukup baik mengenai metode penelitian kualitatif, penguasaan wawasan terhadap bidang yang diteliti, serta kesiapan peneliti untuk memasuki obyek penelitian, baik secara akademik maupun logistiknya. Lebih lanjut, Sugiyono (2012:306) mengatakan bahwa dalam penelitian kualitatif “the researcher is the key instrument”, jadi peneliti merupakan instrumen kunci dalam penelitian kualitatif. Nasution dalam Sugiyono (2012:307-308) mengatakan bahwa peneliti layak disebut sebagai instrumen penelitian karena memiliki ciri- ciri sebagai berikut:
1. Peneliti sebagai alat peka dan dapat bereaksi terhadap segala stimulus dari lingkungan yang harus diperkirakannya bermakna atau tidak bagi penelitian;
2. Peneliti sebagai alat dapat menyesuaikan diri terhadap semua aspek keadaan dan dapat mengumpulkan aneka ragam data sekaligus;
3. Tiap situasi merupakan keseluruhan. Tidak ada suatu instrumen berupa tes atau angket yang dapat menangkap keseluruhan situasi kecuali manusia;
4. Suatu situasi yang melibatkan interaksi manusia, tidak dapat dipahami dengan pengetahuan semata. Untuk memahaminya kita perlu sering merasakannya, menyelaminya berdasarkan pengetahuan kita;
5. Peneliti sebagai instrumen dapat segera menganalisis data yang diperoleh. Ia dapat menafsirkannya, melahirkan hipotesis dengan segera untuk menentukan arah pengamatan, untuk mentest hipotesis yang timbul seketika;
6. Hanya manusia sebagai instrumen dapat mengambil kesimpulan berdasarkan data yang dikumpulkan pada suatu saat dan menggunakan segera sebagai balikan untuk memperoleh penegasan, perubahan, atau perbaikan;
aspek yang diteliti.
Kedudukan peneliti dalam penelitian kualitatif cukup rumit. Ia sekaligus merupakan perencana, pelaksana pengumpulan data, analis, penafsir data, dan pada akhirnya ia menjadi pelapor hasil penelitiannya. Pengertian instrumen atau alat penelitian disini tepat karena peneliti menjadi segalanya dari keseluruhan proses penelitian. Instrumen penelitian disini dimaksudkan sebagai alat pengumpul data seperti seperti tes pada penelitian kuantitatif (Moleong, 2013:168).
3.6 Informan Penelitian
Informan dalam penelitian ini adalah orang-orang yang dapat memberikan informasi selengkap-lengkapnya serta relevan dengan tujuan penelitian. Peneliti menggunakan informan kunci (key informan) dan informan pendukung (secondary informan). Informan kunci yang dipilih berjumlah sembilan (9) orang dan informan pendukung berjumlah dua (2) orang.
Table 3.1 Informan Penelitian
Sumber : Hasil Analisis Konsep Peneliti
3.7 Teknik pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah strategis selanjutnya. Hal ini karena tujuan utama dari penelitian itu sendiri adalah untuk memperoleh data. Dalam penelitian ini digunakan beberapa teknik pengumpulan data, diantaranya adalah dengan melakukan wawancara, observasi/pengamatan, studi dokumentasi serta penelusuran dataonline.
No. Informan Kode
Informan
Jumlah Keterangan
1 Sekertaris camat I1 1 Key
Informan
2 Kasubag umum dan kepegawaian I2 1 Key
Informan
3 Staff kepegawaian I3 1 Key
Informan 4 Kasi kearsipan di dinas Kearsipan
dan perpustakaan Kota Serang
I4 1 Key
Informan
5 masyarakat I5 2 Secondary
1. Wawancara/Interview
Wawancara atau interview adalah sebuah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara (Nazir dalam Bungin, 2013:136). Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari informan yang lebih mendalam. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri (self-report) atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi (Sugiyono, 2012:194). Dalam penelitian ini, Peneliti akan melakukan wawancara
peneliti sedang melakukan pembicaraan dengan informan. Dengan adanya foto ini, maka keabsahan penelitian akan lebih terjamin karena peneliti betul-betul melakukan pengumpulan data.
Teknik wawancara yang digunakan selanjutnya berupa wawancara terstruktur (structured interview) dan wawancara tidak terstruktur (unstructured interview). Menurut Esterberg dalam Sugiyono (2012:319-320) wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh, peneliti juga diharuskan membawa pedoman untuk wawancara. Sedangkan wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas, dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.
organisasi; karakteristik agen pelaksana; kondisi sosial, politik dan ekonomi; serta disposisi/sikap implementor. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.2 berikut.
No. Dimensi Uraian Pertanyaan Informan
(Sumber: Olahan Peneliti, 2018)
5. Apakah tersedia sumber daya finansial (anggaran) yang cukup untuk mengimplementasikan kebijakan tersebut ?
6. Apakah tersedia waktu yang cukup untuk proses
1. Siapa saja stakeholder yang terlibat dalam proses implementasi Peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang kearsipan ?
2. Bagaimana koordinasi yang dilakukan terkait pelaksanaan
1. Apakah Kantor Kecamatan Cipocok Jaya sudah sesuai untuk melakukan peraturan tersebut ? 2. Bagaimana karakteristik
organisasi pelaksana ? Apakah sudah sesuai dalam melaksanakan aturan serta dalam memberikan sanksi hokum ?
1. Apakah tersedia sumber daya ekonomi yang mencukupi untuk mengimplementasikan kebijakan tersebut ?
2. Seberapa besar dan bagaimana kebijakan dapat memengaruhi
1. Implementor dalam pelaksanaan kebijakan tersebut ?
I1,I2,I3,I4,I5
Observasi sebagai teknik
pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain. Sutrisno Hadi dalam Sugiyono (2012:203) mengemukakan bahwa observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis. Dua diantara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan. Observasi adalah kemampuan seseorang untuk menggunakan pengamatannya melalui hasil kerja pancaindra mata serta dibantu dengan pancaindra lainnya (Bungin, 2013:143).
Teknik observasi yang akan digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah observasi partisipatif (participant observation), yaitu suatu bentuk observasi dimana peneliti (observer) secara teratur berpartisipasi dan terlibat dalam kegiatan yang diamati. 3. Studi Dokumentasi
Studi dokumentasi merupakan metode pengumpulan data pelengkap. Dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang artinya barang-barang tertulis. Jadi, didalam melaksanakan metode dokumentasi, peneliti menyelidiki benda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan, laporan-laporan,dan sebagainya(Arikunto, 2006:158).
4. Metode Penelusuran Data Online
atau media jaringan lainnya yang menyediakan fasilitas online, sehingga memungkinkan peneliti dapat memanfaatkan data/informasi online yang berupa data maupun informasi teori, secepat atau semudah mungkin dan dapat dipertanggungjawabkan 3.8 Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Analisis data menurut Patton dalam Moleong (2013:280) adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Sementara Bogdan dan Biklen dalam Sugiyono (2012:334) menyatakan bahwa analisis data kualitatif adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan bahan-bahan lain sehingga dapat mudah dipahami, dan temuannya dapat diinformasikan kepada orang lain. Analisis data dilakukan dengan melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan yang akan dipelajari, dan membuat kesimpulan yang dapat diceritakan kepada orang lain.
menentukan fokus permasalah penelitian. Maka dalam penelitian ini, sebelum peneliti terjun ke lapangan, peneliti melakukan analisis terhadap berbagai data yang berkaitan dengan implementasi PP no. 28 tahun 2012 tentang kearsipan yang mana sumbernya didapat dari tulisan berbentuk karya ilmiah seperti tesis dan skripsi serta tulisan lepas lain yang didapat dari media massa elektronik. Namun dalam hal ini analisis yang dilakukan peneliti masih bersifat sementara, penelitian ini berkembang setelah peneliti berada di lapangan dan mengumpulkan data serta fakta yang berkaitan dengan masalah penelitian.
Langkah-langkah Analisis Data Interaktif Menurut Miles and Huberman
Berdasarkan gambar 3.1 tersebut, analisis data interaktif menurut Miles and Huberman yang dikutip dalam Sugiyono (2012:338-345) dapat dipaparkan sebagai berikut:
1. Data Collection/Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan proses memasuki lingkungan penelitian dan melakukan pengumpulan data penelitian. Ini merupakan tahap awal yang harus dilakukan oleh peneliti agar peneliti memperoleh informasi mengenai masalah- masalah yang terjadi di lapangan.
2. Data Reduction/Reduksi Data
data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya.
3. Data Display/Penyajian Data
Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Dalam hal ini Miles and Huberman menyatakan yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif.
Dalam pengujian keabsahan data, metode penelitian kualitatif menggunakan istilah yang berbeda dengan penelitian kuantitatif. Prosedur pengujian keabsahan data dalam penelitian ini dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan triangulasi dan mengadakanmember check.
1. Triangulasi
Teknik triangulasi adalah teknik pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah ada (Sugiyono, 2012:241). Terdapat beberapa macam triangulasi diantaranya :
a. Triangulasi Sumber yaitu mengecek data yang diperoleh dari sumber yang berbeda dengan teknik yang berbeda.
b. Triangulasi Teknik yaitu mengecek data yang diperoleh kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
c. Triangulasi Waktu yaitu mengecek data yang diperoleh di waktu yang berbeda.
Dalam penelitian ini, proses check dan recheck data yang dilakukan oleh peneliti menggunakan teknik triangulasi sumber dan teknik.
2. Member Check
63
4.1 Deskripsi objek penelitian
4.1.1 Deskripsi Kota Serang
Sebagai daerah otonom, Kota Serang terbentuk sejalan dengan ditetapkanya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2007 tentang Pembentukan Kota Serang pada tanggal 2 November 2007. Kota Serang merupakan hasil dari pemekaran wilayah Kabupaten Serang serta menjadi salah satu daerah kabupaten/kota di Provinsi Banten yang memiliki kedudukan sebagai pusat pemerintahan Provinsi Banten.
Kota Serang memiliki Visi “Terwujudnya Landasan Kota Serang yang Global dan Berwawasan Lingkungan Yang Madani”. Dengan misi:
Kota Serang merupakan kota yang strategis dengan jarak ± 70 km ke kota Jakarta, Ibukota Negara Indonesia. Batas Administrasi Kota Serang Sebelah Utara dibatasi dengan Laut Jawa (Teluk Banten); Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Pontang, Kecamatan Ciruas, Kecamatan Kragilan Kabupaten Serang; Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamataan Pabuaran, Kecamatan Waringin Kurung, Kecamatan Kramatwatu Kabupaten Serang; dan Sebelah Selatan berbatasan dengan kecamatan Cikeusal, Kecamatan Petir, Kecamatan Baros Kabupaten Serang. Wilayah Kota Serang sebagian besar adalah dataran rendah yang memiliki ketinggian kurang dari 500 mdpl dan beriklim tropis dengan suhu rata-rata tiap bulan 27,070Csuhu terendah 23,30C dan tertinggi 33,20C.Kelembaban udara 84%, rata-rata curah hujan 9,4 mm dengan curah hujan terbesar pada bulan Januari dan Desember.
Tabel 4.1
Kecamatan dan Luas Wilayah
Sumber : BPS Kota Serang tahun 2014
Dari tabel di atas Kecamatan Kasemen memiliki wilayah yang paling luas yaitu 63,36 km2 (23,75%) dan yang memiliki wilayah terkecil adalah Kecamatan Serang seluas 25,88 km2 (9,70%). Kota Serang mempunyai kedudukan yang strategis karena berada di jalur utama penghubung lintas Jawa-Sumatera. Kota Serang juga dilintasi jalan negara lintas Jakarta-Merak serta dilintasi jalur kereta api lintas Jakarta-Jakarta-Merak. Selain itu pula Kota Serang merupakan pintu gerbang atau transit perhubungan darat antar Jawa dan Pulau Sumatera.
4.1.2 Deskripsi Kecamatan Cipocok Jaya
Kecamatan Cipocok Jaya memiliki luas wilayah 31,54 km2 dengan batas-batas kecamatan sebagai berikut: sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Serang; sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Curug dan Pabuaran; sebelah Barat berbatasan dengan kecamatan Taktakan; serta sebelah Timur berbatasan dengan kecamatan Walantaka. Ibukota kecamatan Cipocok Jaya terletak pada jarak 4 km dari ibukota Kota
No. Kecamatan Luas (km
2) %
1 Curug 49,60 18,59
2 Walantaka 48,48 18,18
3 Cipocok Jaya 31,54 11,82
4 Serang 25,88 9,70
5 Taktakan 47,88 17,95
6 Kasemen 63,36 23,75
