BAB II : TINJ AUAN PUSTAKA
2.4 Perbaikan Kualitas
2.4.1 Delapan Langkah Perbaikan Kualitas
Sebelum menjelaskan mengenai delapan langkah perbaikan kualitas, maka lebih baik harus dimengerti dahulu masalah PDCA (Plan-Do-Check-Action). PDCA adalah simbol prinsip pemeahan masalah secara berulang dengan membuat perbaikan langkah demi langkah (step-by-step) dan mengulangi siklus perbaikan berulang kali.
1. Plan (Mengembangkan rencana perbaikan)
Mengembangkan rencana perbaikan merupakan langkah setelah dilakukan pengujian ide perbaikan masalah. Rencan perbaikan disusun berdasarkan prinsip 5-W (what, why, who, when dan where) dan 1 H (how), yang dibuat secara jelas dan terperinci serta menetapkan sasara dan target yang harus dicapai. Dalam menetapkan sasaran dan target harus diperhatikan prinsip SMART (Spesific, Meansurable, Attainable, Reasonable dan Time).
2. Do (Melaksanakan rencana)
Rencana yang telah disusun diimplementasikan secara bertahap, mulai dari skala kecil dan pembagian tugas seara merata sesuai dengan kapasitas dan kemampuan dari setiap personil. Dalam melaksanakan rencana harus dilakukan pengendalian, yaitu mengupayakan agar seluruh rencana dilaksanakan dengan sebaik mungkin agar sasaran dapat dicapai.
3. Chech (Memeriksa atau meneliti hasil yang dicapai)
Memeriksa atau meneliti merujuk pada penetapan apakah pelaksananya berada dalam jalur, sesuai dengan rencana dan memantau dengan kemajuan perbaikan yang direncanakan. Alat atau piranti yang dapat digunakan untuk memeriksa adalah diagram pareto, histogram dan diagram kontrol.
4. Action (Melakukan tindakan penyesuaian yang diperlukan)
Penyesuaian dilakukan bila dianggap perlu, yang didasarkan hasil analisa di atas. Penyesuaian berkaitan dengan standarisasi prosedur baru, guna menghindari timbulnya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.
Action (A) Bertindak Check (C) Memeriksa Plan (P) Merencanakan Do (D) Melaksanakan A P C D
Siklus PDCA tersebut berputar secara berkesinambungan, segera setelah suatu perbaikan dicapai, keadaan perbaikan tersebut dapat memberikan inspirasi untuk perbaikan selanjutnya. Oleh karenanya, manjemen harus secara terus menerus merumuskan sasaran dan target-target perbaikan baru. (Nasution, 2005, hal 32).
Perbaikan
Gambar 2.1 Siklus PDCA (Nasution. M. N, 2005, hal 32)
Dimana :
P (Plan) : Mengadakan riset konsumen dan menggunakannya perencanaan
produk.
D (Do) : Melaksanakan sesuai dengan rencana untuk menghasilkan produk.
C (Check) : Memeriksa produk yang dihasilkan, apakah telah sesuai dengan rencana.
A (Action) : Memasarkan produk tersebut.
Dalam siklus PDCA terdapat umpan balik (feed back) untuk pengecekan agar tidak kehilangan arah tujuan perbaikan. Dalam konteks ini sangan penting
untuk segera menyampaikan perbaikan produks atau jasa kepada konsumen atau ke proses berikutnya untuk memperoleh umpan balik.
Sedangkan mengenai ke delapan langkah perbaikan kualitas merupakan proses yang berurutan yang terdiri dari :
1. Identifikasi masalah
2. Menganalisa masalah
3. Mencari penyebab
4. Membuat rencana perbaikan
5. Melaksanakan perbaikans
6. Memeriksa hasil perbaikan
7. Membuat standarisasi
8. Menentukan masalah berikutnya
Gambar 2.2 Delapan Langkah Perbaikan Kualitas (Continous Improvement)
Adapun penjelasan adalah sebagai berikut : 1. Identifikasi masalah
Pertama-tama harus membentuk tim perbaikan kualitas (Quality Improvement Identifikasi masalah Menganalisa masalah Mencari penyebab Membuat rencan perbaikan Menentukan masalah berikutnya Membuat standarisasi Memeriksa hasil perbaikan Melaksanan perbaikan
tugasnya tim GKM ini sebaiknya dibimbing oleh manager, agar lebih terarah dan efektif dalam proses mencari atau mengidentifikasi masalah. Kemudian tim melakukan pendalaman masalah, dengan menggunakan alat bantu seperti : brainstromin, diagram alir, flow chart, parameter dan parameter kritis.
Brainstrorming dilakukan dengan cara semua anggota tim memberitahukan tentang maslah-masalah yang ada, kemudian dicatat dan setelah itu diseleksi yang nantinya akan didapatkan satu masalah.
2. Menganalisa masalah
Setelah pada langkah pertama satu maslah terpilih dengan tema tertentu, langkah berikutnya adalah melakukan pengumpiulan dan analisa data. Pada langkah ini dapat menggunakan beberapa alat bantu seperti : lembar data (chech shet), startifikasi, diagram pareto, grafik, histogram dan diagram sebar.
3. Mencari penyebab
Langkah ketiga adalah melakukan identifikasi terhadap segalah penyebab yang mungkin dan dipilih beberapa yang besar pengaruhnya terhadap maslah yang dibahas. Untuk menganalisa sebab akibat ini dapat digunakan beberapa alat bantu seperti : diagram sebab akibat (ishikawa cause-and-effect diagram), lembar data, grafik, brainstorming dan diagram alir.
4. Membuat rencana perbaikan
Pada langkah keempat ini adalah membuat rencana perbaikan, yaitu setelah diketahui akar dari penyebab masalah, maka solusinya dapat direncanakan dengan langkah membalik akar dari penyebab tersebut.
Untuk memudahkan pembalikan akar penyebab, dibuat dalam sebuah model matriks untuk perencanaan perbaikan mutu. (wingnjosoebroto,2003: hal 130).
Tabel 2.1 Matriks Rencana Perbaikan (5 W + 1 H + 1 C)
No Penyebab Dominan Why What Whare When Who How Cost
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1 2 3 4 dsb Keterangan :
Why adalah “mengapa diperlukan perbaikan terhadap penyebab masalah” What adalah “ apa rencana perbaikan untuk mencari rencana kondisi (3)” Where adalah “lokasi yang tepat untuk melaksanakan perbaikan”
When adalah “alokasi waktu yang diperkirakan untuk perbaikan”
Who adalah “anggota tim yang melaksanakan perbaikan, memperoleh data hasil perbaikan dan memperoleh kemajuan perbaikan”
How adalah “metode untuk memperbaiki faktor penyebab utama (2)” Cost adalah “perkiraan biaya yang diperlukan untuk perbaikan”
Agar rencana perbaikan lebih terarah, maka pertama-tama kita harus menentukan target dan kriteria sebagai berikut :
1. Mencapai tingkat perbaikan mutu yang diharapkan, bila semua penyebab utama dapat dipecahkan.
3. Bechkmarking ke pesaing/ tim yang sedang melakukan proses yang sama.
5. Melaksanakan perbaikan
Langkah yang kelima adalah melaksanakan perbaikan dalam melaksanakan rencana perbaikan. Perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut ini :
1. Menjadikan tabel 5 W + 1 H + 1 C hasil dilangkah 4 di atas sebagai pengangan untuk melakukan monitoring
2. Mengatasi hambatan yang muncul di lapangan, bila perlu konsultasi dengan atasan.
3. Mencatat semua kejadian selama melaksanakan perbaikan.
4. Mengadakan pertemua evaluasi secara teratur, untuk memastikan bahwa semua rencana dilakukan secara konsisten.
Penguasaan proses perbaikan yang benar lebih jauh lebih penting dari pada hasil akhirnya. Artinya tim harus berorientasi proses (task oriented) dan bukan berorientasi pada hasil (result oriented). Result oriented biaasanya cenderung untuk mengambil tindakan “potong jalan” karena ingin cepat memperoleh hasil dengan mengabaikan proses yang benar. Tindakan semacam ini tentunya tidak akan memberikan pelajaran yang berharga bagi anggota tim maupun anggota baru berikutnya.
6. Memeriksa hasil perbaikan
Pemeriksaan hasil perbaikan bisa juga dilakukan dengan car membandingkan hasil yang dicapai setelah perbaikan deengan hasil sebelum perbaikan. Dalam membandingkannya tentu harus menggunakan cara pengukuran yang sama, sehinggah hasilnya dapat jelas terlihat apa ada perbaikan atau tidak. Adapun
alat bantu yang digunakan dalam pemeriksaan hasil implementasi rencana antara lain : grafik, diagram alir, lembar pemeriksaan dan diagram pareto.
7. Membuat standarisasi
Setelah perbaikan diuji coba dan tidak melipakan efek samping yang berarti maka langkah selanjutnya adalah membuat standarisasi, misalnya :
a. Untuk proses, dalam bentuk prosedur tetap/ SOP baru. b. Untuk kualitas, dalam bentuk performance yang baru. c. Untuk hasil akhir, dalam bentuk performance yang baru.
Buatlah sebuah pemberitahuan resmi kepada semua pihak terkait (ditandatangani oleh atasan tim) agar cara-cara perbaikan yang telah dilaksananakan menjadi standart kerja baru untuk mencapai hasil kerja yang dikehendaki. Jadikaan pencapaian perbaikan ini sebaigai standart minimal yang harus dipertahankan.
8. Menentukan maslah berikutnya
Pada langkah kedelapan ini ada dua hal yang penting yaitu :
1. Lakukan refleksi atas pengalaman yang diperoleh dari langkah 1 sampai ke 7.
2. Tim menentukan tema masalah baru/ berikutnya melalui suatu
perencanaan yang matang sesuai dengan prinsip “continous
improvement”. Perencanaan ini tentu harus konsisten dengan rencana perusahaan jangka panjanag yang memfokuskan pada kepuasan konsumen dan strategi marketing, terutama untuk proses pengembangan produk/ jasa baru dalam rangka mengatasi persaingan ketat di pasar.