IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. Analisis Pengendalian TI
4.2.3. Deliver and Support
Proses Deliver and Support yang ideal dalam penyelenggaraan perpustakaan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian sebenarnya didasarkan kepada kebutuhan yang terdapat dalam visi, misi, proses bisnis dan rencana strategis Badan Litbang Pertanian sendiri, apakah bisa menyesuaikan dengan kondisi lingkungan internal maupun eksternal yang mempengaruhinya.
4.2.3.1. Define and Manage Service Levels
Proses pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan oleh UK/UPT terkait berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pengadaan ini dilakukan dengan melewati suatu tahap perencanaan yang dilakukan oleh UK/UPT berdasarkan kebutuhan dan usulan alokasi ideal yang terdapat dalam rencana strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian yang disesuaikan dengan alokasi anggaran yang tersedia di UK/UPT. Untuk
pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan dan pengelolaan koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dilakukan oleh tim TI PUSTAKA. Sebagai penyedia TI untuk layanan perpustakaan, PUSTAKA setiap tahun mengadakan kegiatan temu koordinasi dan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendapat umpan balik dari pengelola perpustakaan UK/UPT mengenai perkembangan perpustakaan berbasis TI yang dikelolanya dibandingkan dengan Service Level Agreement (SLA) yang sudah disepakati sebelumnya.
4.2.3.2. Manage Third-party Services
Proses manajemen pihak ketiga baik internal maupun eksternal dilakukan untuk memberikan kepastian efektivitas layanan yang dilakukan oleh pihak ketiga. Proses ini telah dilaksanakan oleh UK/UPT dengan cara menuangkan peran, tanggungjawab, dan ekspektasi pihak ketiga dalam SLA. Dengan adanya SLA ini diharapkan dapat mengurangi resiko bisnis yang berhubungan dengan kinerja pihak ketiga.
4.2.3.3. Manage Performance and Capacity
Pengelolaan kinerja dan kapasitas sumberdaya TI saat ini sudah dilakukan secara periodik dimana proses ini meliputi prediksi kinerja masa depan berdasarkan beban kerja yang telah dituangkan dalam SLA. Pengelolaan ini dilakukan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakcukupan atau penurunan kinerja layanan perpustakaan yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.4. Ensure Continuous Service
Kebutuhan untuk menyediakan pengembangan kebutuhan layanan TI yang berkelanjutan, rencana perawatan dan pengujian TI, dan rencana pelatihan dilakukan secara periodik. Sebelum diimplementasikan harus dilakukan uji logika terhadap sistem yang akan diaplikasikan dan disesuaikan dengan sistem yang sudah ada sehingga dapat meminimalisir dampak yang ditimbulkan akibat adanya interupsi layanan TI yang sedang berlangsung.
4.2.3.5. Ensure Systems Security
Pengaturan keamanan penggunaan TI sudah dilakukan dengan baik.
Password login dibutuhkan untuk mengakses sumberdaya sesuai level akses yang diberikan. Seluruh koneksi ke jaringan publik yang dilakukan oleh UK/UPT terkait diamankan oleh penggunaan firewall. Untuk menjaga server, komputer pengolahan dan layanan perpustakaan, maupun jaringan komputer dari serangan
virus dan worm sudah dilengkapi perangkat lunak antivirus yang di-update dan digunakan secara berkala. Pengawasan terhadap keamanan sistem tersebut dilakukan oleh unit pengelola TI yang terdapat di UK/UPT terkait.
4.2.3.6. Identify and Allocate Costs
Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait setiap tahunnya mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan pengelolaan perpustakaan. Alokasi anggaran yang diberikan tersebut cukup bervariasi disesuaikan dengan ketersediaan anggaran di UK/UPT terkait. Namun dukungan anggaran tersebut dirasakan cukup memadai untuk operasional pengelolaan perpustakaan. Penggunaan anggaran selalu diawasi melalui mekanisme monitoring dan evaluasi pengelolaan anggaran belanja instansi pemerintah.
4.2.3.7. Educate and Train Users
Pelatihan merupakan suatu kegiatan yang dibutuhkan oleh pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sesuai dengan bidang kerjanya. Keadaan saat ini kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sumberdaya manusia sudah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya kegiatan pelatihan maupun workshop yang dilaksanakan setiap tahun dengan melibatkan tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.8. Manage Service Desk and Incidents
Kondisi saat ini untuk penanganan insiden yang terjadi terhadap penggunaan TI di perpustakaan UK/UPT belum dilakukan secara rutin.
Penanganan insiden dilakukan hanya sewaktu-waktu jika terjadi keluhan dari pengguna. Proses pengelolaan service desk dan insiden ini meliputi tahap registrasi insiden yang terjadi, eskalasi insiden, analisis pola dan akar penyebab, serta penyelesaian. Tahapan-tahapan ini dilakukan sesuai dengan teknis pelayanan yang telah dituangkan dalam SLA yang disepakati antar pihak internal maupun eksternal.
4.2.3.9. Manage the Configuration
Keadaan pengelolaan konfigurasi data koleksi perpustakaan saat ini sudah memiliki standar yang baku sehingga apabila ada pertukaran data antar perpustakaan UK/UPT tidak diperlukan lagi konversi data tersebut. Data ayng dimiliki oleh setiap perpustakaan UK/UPT diolah menggunakan aplikasi WINISIS sedangkan aplikasi yang digunakan untuk temu kembali koleksi menggunakan aplikasi IGLOO. Dengan manajemen konfigurasi yang baik dapat meminimalkan permasalahan yang akan timbul dalam kinerja dan penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.
4.2.3.10. Manage Problems
Penanganan permasalahan yang berkaitan dengan TI dilakukan dengan mengklasifikasikan permasalahan yang ada tersebut. Klasifikasi permasalahan dapat dilakukan berdasarkan hubungan yang terjadi yaitu apakah permasalahan berhubungan dengan perangkat keras, perangkat lunak atau perangkat lunak pendukung, dampak dari permasalahan tersebut terhadap fungsi layanan, dan tingkat kepentingan untuk menentukan prioritas penyelesaiannya yang disesuaikan dengan tanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan UK/UPT. Untuk penanganan permasalahan sudah ada prosedur tersendiri yang disusun oleh PUSTAKA.
4.2.3.11. Manage Data
Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak sebanyak 166.528,
offline sebanyak 2.327, dan database sebanyak 143.664. Koleksi ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Pada saat ini pengelolaan data dilakukan oleh masing-masing pengelola perpustakaan UK/UPT terkait. Pengelola perpustakaan menghimpun berbagai koleksi yang dimiliki oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke dalam server perpustakaan unit kerja. Selain di-upload dalam server lokal, pengelola perpustakaan juga melakukan upload data terhadap server utama sehingga perpustakaan memiliki backup terhadap data yang dimilikinya.
4.2.3.12. Manage the Physical Environment
Kondisi saat ini yang berkaitan dengan lingkungan fisik telah dirancang dan dikelola dengan baik. Perancangan tata letak lingkungan fisik dibuat oleh PUSTAKA yang melibatkan bagian terkait dengan mempertimbangkan regulasi keamanan kerja yang berlaku maupun memperhitungkan resiko yang bisa disebabkan bencana, baik oleh manusia maupun alam. Untuk mengakses lingkungan tertentu maupun penggunaan fasilitas TI yang ada sudah didefisinikan dan diterapkan diseluruh perpustakaan UK/UPT. Untuk menjaga peralatan TI dari kondisi lingkungan, ruangan peralatan telah dilengkapi oleh alat pengontrol lingkungan. Namun efektivitas pengendalian pelaksanaan yang sesuai standar belum dilakukan oleh pihak manajemen.
4.2.3.13. Manage Operations
Perpustakaan UK/UPT sudah memiliki prosedur untuk pengoperasian TI. Dengan adanya prosedur tersebut diharapkan pengelola perpustakaan dapat terbiasa dengan penggunaan TI untuk membantu tugas sehari-harinya.