MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT
BOY DEWA PRIAMBADA
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Evaluasi Tata Kelola TI pada Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Menggunakan Kerangka Kerja COBIT adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apapun kepada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka di bagian akhir tesis ini.
Bogor, Juli 2012
Indonesian Agency for Agricultural Research and Development Using COBIT Framework. Under Direction of FIRMAN ARDIANSYAH and FAOZAN.
The purpose of this research is to perform measurements toward the IT utilisation in the libraries management using the COBIT framework. This research conducted an evaluation the IT utilisation by the Indonesian Agency for Agricultural Research in library management. Evaluation restricted to the control process with the priority scale obtained by using the method of AHP. The control process is managing quality, enable operation and use, manage the physical environment, and provide IT governance. From the results of the evaluation is known that the current maturity level is level 3 (defined), while the level of maturity expected the institution is level 4 (managed and measurable). Gap on maturity level can be grave implications for the overall management of the library. Corrective measures that can be done is as follows: 1. Library management conducted by professional, semi-professional personnel, and non-professional library staff, 2. The library personnel just do the work in accordance with the main task, 3. Library manager is obliged to report its activities to the head of the UK/UPT-related and PUSTAKA.
Badan Litbang Pertanian Menggunakan Kerangka Kerja COBIT. Dibimbing oleh FIRMAN ARDIANSYAH dan FAOZAN.
Perpustakaan yang diselenggarakan Badan Litbang Pertanian merupakan perpustakaan berbasis TI. Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ini merupakan jaringan perpustakaan Unit kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh propinsi. Dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI tidak terlepas dari dukungan TI. Agar perpustakaan yang diselenggarakan oleh Badan Litbang Pertanian dapat memenuhi kebutuhan pengguna dalam hal keandalan, ketersediaan, aksesibilitas, maupun kegunaan baik diakses secara online maupun offline sehingga sumberdaya informasi yang dimiliki dapat diketahui dan dimanfaatkan oleh pengguna, perlu ditunjang dengan tata kelola TI yang terstruktur dengan baik.
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan pengukuran terhadap pemanfaatan TI dalam pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan kerangka kerja COBIT. Dari hasil pengukuran tersebut diharapkan dapat diidentifikasi kondisi tata kelola TI pada saat ini, kesenjangannya dengan kondisi ideal, dan perbaikan untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas pemanfaatan TI yang selaras dengan rencana pencapaian yang ditargetkan oleh instansi.
Penelitian ini bersifat evaluatif terhadap keempat domain dalam kerangka kerja COBIT. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan kuesioner. Namun sebelumnya, dilakukan penentuan proses kontrol yang terkait dengan ketersediaan layanan dengan menggunakan metode skala prioritas AHP. Berdasarkan perhitungan tingkat kepentingan menggunakan AHP didapatkan proses kontrol yang penting untuk dievaluasi yaitu manage quality, enable operation and use, manage the physical environment, dan provide IT governance
Dari hasil perhitungan tingkat kematangan diketahui bahwa tingkat kematangan yang berjalan diinstansi saat ini adalah pada level 3 yaitu didefinisikan, dimana prosedur distandarisasi dan didokumentasi kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan. Sedangkan tingkat kematangan yang diharapkan oleh instansi sesuai dengan visi, misi, dan tantangan masa depan adalah pada level 4 yaitu dikelola, dimana proses dimonitor dan diukur menggunakan indikator kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Perbedaan ini menyebabkan terjadinya kesenjangan tingkat kematangan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan oleh instansi.
melakukan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya, dan 3. Mewajibkan pengelola perpustakaan untuk memberikan laporan baik kepada kepala UK/UPT terkait maupun PUSTAKA yang diberi mandat sebagai unit kerja pembina perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
© Hak Cipta milik IPB, tahun 2012 Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB.
MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT
BOY DEWA PRIAMBADA
Tesis
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Komputer pada
Program Studi Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITU PERTANIAN BOGOR
Nama : Boy Dewa Priambada
NRP : G651090281
Disetujui, Komisi Pembimbing
Ketua
Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si
Anggota Faozan, S.Si, M.Si.
Diketahui, Ketua Program Studi
Ilmu Komputer
Dekan Sekolah Pascasarjana
Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT. Dr. Ir. Dahrul Syah, Msc.Agr
Alhamdulillaahirobbil’aalamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah Nya sehingga penulisan tesis dengan judul “Evaluasi Tata Kelola TI pada Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Menggunakan Kerangka Kerja COBIT” berhasil diselesaikan oleh penulis.
Penyelesaian penulisan tesis ini tidak terlepas dari bantuan, arahan, dan dorongan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:
1. Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si selaku ketua komisi pembimbing dan Faozan, S.Si, M.Si selaku anggota komisi pembimbing yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis.
2. Dr. Yani Nurhadryani, S.Si., MT. selaku penguji luar komisi atas masukan-masukan yang sangat berharga kepada penulis.
3. Bapak Kepala Badan Litbang Pertanian; Bapak Kapus PUSTAKA; Ibu Dr. Eko Sri Mulyani; Bapak Hasyim Asyari, MM. yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti program S2 pada program studi Ilmu Komputer di Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor.
4. Kedua Orang Tua, Bapak Mertua, Istriku tersayang dan anak-anakku yang telah memberikan bantuan dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini.
5. Rekan-rekan Bidang Program dan Evaluasi yang memberikan dukungan moril kepada penulis.
6. Rekan-rekan pengelola perpustakaan dan pengelola TI di UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang telah membantu dalam pengumpulan data untuk tesis ini.
7. Pimpinan, staf akademik, pengajar, serta karyawan pada program studi Ilmu Komputer di Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor yang telah memberikan bantuan kepada penulis.
Kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis sampaikan terima kasih dan penghargaaan yang setinggi-tingginya. Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu penulis. Penulis menyadari bahwa penulisan tesis ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, segala saran dan kritik yang bersifat membangun guna penyempurnaan tesis ini akan diterima dengan senang hati. Akhir kata, semoga tesis ini dapat bermanfaat bagi para pembaca serta semua pihak yang memerlukannya.
Bogor, Juli 2012
Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 2 Juni 1979 sebagai anak pertama dari tiga bersaudara dari pasangan Drs. Otjim Alkasim Tjiptowardojo dan Mimin Sukaesih. Penulis menikah dengan Ira Mulyawanti, STP dan saat ini telah dikarunia dua orang anak, Muhammad Farrel Priambada dan Nakhwah Carissa Apsari.
Penulis menyelesaikan pendidikan menengah pada Sekolah Menegah Atas Negeri 109 Jakarta tahun1997. Pendidikan sarjana ditempuh di Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Komputer Universitas Gunadarma, lulus pada tahun 2001. Penulis mendapat kesempatan untuk mengikuti program S2 pada Program Studi Ilmu Komputer di Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor pada tahun 2009 atas beasiswa dari Badan Litbang Pertanian, Kementerian Pertanian.
DAFTAR ISI ... xix
DAFTAR TABEL ... xxii
DAFTAR GAMBAR ...xxiv
I. PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Tujuan Penelitian ... 4
1.3. Ruang Lingkup Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 5
1.5. Sistematika Penulisan ... 5
II. TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1. Konsep TI dan Tata Kelola TI ... 7
2.2. COBIT ... 11
2.3. Konsep Perpustakaan Berbasis TI ... 16
2.4. AHP ... 19
2.5. Teknik Pembuatan Skala ... 22
2.6. Validitas dan Reliabilitas Instrumen Penelitian ... 24
III. METODE PENELITIAN ... 25
3.1. Kerangka Pemikiran ... 25
3.2. Alur Penelitian ... 25
3.2.1. Teknik Pengumpulan Data ... 26
3.2.2. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ... 26
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 29
4.1. Analisis Lingkungan TI ... 29
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 29
4.1.2. Sumberdaya TI Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 31
4.2.1. Pland and Organise ... 53
4.2.2. Acquire and Implement ... 57
4.2.3. Deliver and Support ... 59
4.2.4. Monitor and Evaluate ... 63
4.3. Hasil Perhitungan Skala Prioritas ... 65
4.3.1. Plan and Organise ... 66
4.3.2. Acquire and Implement ... 67
4.3.3. Deliver and Support ... 68
4.3.4. Monitor and Evaluate ... 70
4.4. Indikator Kinerja ... 71
4.4.1. Plan and Organise ... 71
4.4.2. Acquire and Implement ... 72
4.4.3. Deliver and Support ... 73
4.4.4. Monitor and Evaluate ... 73
4.5. Pemetaan Tingkat Kematangan ... 74
4.5.1. Karakteristik Responden ... 75
4.5.2. Uji Validitas dan Reliabilitas ... 76
4.5.3. Tingkat Kematangan Manage Quality ... 78
4.5.4. Tingkat Kematangan Enable Operation and Use ... 80
4.5.5. Tingkat Kematangan Manage the Physical Environment ... 81
4.5.6. Tingkat Kematangan Provide IT Governance ... 82
4.6. Analisis Kesenjangan ... 84
4.7. Implikasi Tingkat Kematangan Proses Kontrol Terhadap Pengelolaan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 85
4.7.1. Implikasi pada Proses Kontrol Manage Quality ... 85
4.7.2. Implikasi pada Proses Kontrol Enable Operation and Use ... 86
4.7.3. Implikasi pada Proses Kontrol Manage the Physical Environment ... 87
DAFTAR TABEL
Halaman 1. Perbandingan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC 17799, dan COSO ... 10 2. Generic Maturity Model ... 16 3. Skala perbandingan berpasangan (pairwise comparasion scale) ... 21 4. Nilai tingkatan Skala Likert ... 22 5. Nilai absolut model kematangan COBIT ... 23 6. Skala pembulatan indeks ... 23 7. Inventarisasi perangkat keras yang tersedia di perpustakaan
UK/UPT Badan Litbang Pertanian sampai dengan tahun 2011 ... 39 8. Tambahan perangkat keras untuk perpustakaan UK/UPT Badan
Litbang Pertanian ... 40 9. Kondisi saat ini dan tambahan kebutuhan sumberdaya manusia
pengelola perpustakaan UK/UPT ... 47 10.Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang
Pertanian ... 48 11.Koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian ... 50 12.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas
tertinggi pada Domain Plan and Organise (PO) ... 67 13.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas
tertinggi pada Domain Acquire and Implement (AI) ... 68 14.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas
tertinggi pada Domain Deliver and Support (DS) ... 69 15.Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas
tertinggi pada Domain Monitor and Evaluate (ME) ... 70 16. Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol
proses Manage Quality (PO8) ... 77 17.Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol
19.Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol
proses Provide IT Governance (ME4) ... 77 20.Nilai reliabilitas untuk setiap kontrol proses ... 78 21.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses
kontrol manage quality (PO8) ... 78 22.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage quality
(PO8) ... 79 23.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses
kontrol enable operation and use (AI4) ... 80 24.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol enable operation
and use (AI4) ... 81 25.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses
kontrol manage the physical environment (DS12) ... 81 26.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage the
physical environment (DS12) ... 82 27.Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses
kontrol provide IT governance (ME4) ... 83 28.Perhitungan indeks kematangan proses kontrol provide IT
governance (ME4) ... 84 29.Kesenjangan kondisi tingkat kematangan saat ini dengan kondisi
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1. Pemetaan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC17799, dan COSO ... 11 2. Struktur hirarki AHP ... 20 3. Diagram aliran penelitian ... 26 4. Katalog Induk ... 34 5. Indonesiana ... 34 6. Katalog Online UK/UPT ... 34 7. Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian ... 36 8. Arsitektur pertukaran data Repository Badan Litbang Pertanian ... 37 9. Halaman depan Repository Badan Litbang Pertanian ... 38 10.Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian ... 44 11.Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian)
merupakan lembaga penelitian di bawah Kementerian Pertanian RI yang khusus
melakukan riset bidang pertanian dari hulu hingga hilir dalam mendukung
pembangunan pertanian Indonesia yang dikenal sebagai negara agraris. Badan
Litbang Pertanian mempunyai visi “Pada tahun 2014 menjadi lembaga penelitian
dan pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan
mengembangkan inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian
industrial unggul berkelanjutan berbasis sumberdaya lokal” (BPPP 2009). Salah
satu cara yang digunakan dalam pencapaian visi tersebut adalah pemberdayaan
peran perpustakaan sebagai media untuk mendiseminasikan hasil-hasil penelitian
kepada pengguna yang terdiri dari peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian
dengan berbagai bidang keilmuan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan
khususnya penelitian pertanian. Sampai dengan tahun 2009 di Badan Litbang
Pertanian terdapat tenaga peneliti sebanyak 1.634 orang, tenaga perekayasa
sebanyak 32 orang, dan tenaga penyuluh sebanyak 206 orang (BPPP 2009).
Penelitian adalah suatu proses penyelidikan secara sistematis yang ditujukan
pada penyediaan informasi untuk menyelesaikan masalah-masalah (Cooper 1996).
Penelitian umumnya diawali dengan penelitian sebelumnya, sehingga peran
perpustakaan dalam penyediaan informasi hasil penelitian terdahulu dan
termutakhir sangat diperlukan. Dalam perkembangannya perpustakaan tidak lepas
dari dukungan teknologi. Teknologi informasi (TI) dan internet telah mendorong
pada banyaknya koleksi (resource) yang tersedia dalam bentuk digital yang
memunculkan gagasan untuk membentuk perpustakaan berbasis TI (Dwiyanto
2005). Pada tahun 2007, melalui Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi
Pertanian (PUSTAKA) sebagai unit kerja eselon II yang memiliki mandat untuk
melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu
pengetahuan dan teknologi pertanian mulai membangun perpustakaan Badan
Perpustakaan Badan Litbang Pertanian ini merupakan jaringan perpustakaan
Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang
Pertanian yang tersebar di seluruh propinsi. Koordinasi dan kerjasama informasi
perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian telah mempermudah penyebaran
dan pencarian informasi pertanian yang dihasilkan para peneliti, perekayasa, dan
penyuluh pertanian. Dalam sistem ini, perpustakaan UK dan UPT memiliki dua
kewajiban, yaitu: (1) menghimpun berbagai kegiatan yang dilakukan oleh unit
kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke dalam server
perpustakaan unit kerja sehingga dapat diakses oleh seluruh staf unit kerja
bersangkutan secara internal melalui intranet dan (2) melakukan updating data
terhadap server utama sehingga informasi yang tersedia dapat diakses oleh
pengguna melalui internet (Kusmayadi 2008). Dengan kondisi tersebut, sangat
dibutuhkan keandalan infrastruktur komunikasi data atau jaringan komputer di
masing-masing perpustakaan yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung aplikasi,
aktivitas pelaporan, penyelesaian persoalan yang terjadi, dan bentuk komunikasi
lainnya. Namun demikian, dalam pelaksanaannya keandalan infrastruktur masih
menjadi suatu persoalan. Hal ini disebabkan oleh beberapa lokasi dari
perpustakaan yang masih belum terjangkau oleh jaringan infrastruktur komunikasi
data atau jaringan komputer yang memadai. Persoalan yang terjadi pada
infrastruktur tersebut dapat mengganggu aktivitas operasional dan berdampak
pada kinerja.
Badan Litbang Pertanian, dalam mengelola perpustakaan berbasis TI tidak
terlepas dari dukungan TI. Sejauh ini sudah terjadi perubahan sumberdaya TI
pendukung. Perubahan tersebut diantaranya adalah pengembangan aplikasi
(aplikasi yang digunakan sebagai sistem temu-kembali informasi pada awalnya
menggunakan CDS-ISIS dan saat ini telah menggunakan IGLOO dan
pembangunan aplikasi buku tamu), perubahan infrastruktur pendukung
(masing-masing perpustakaan UK dan UPT telah memiliki server lokal dan pada saat-saat
tertentu melakukan updating data terhadap server utama), dan
perubahan-perubahan lainnya dimaksudkan untuk memperoleh nilai TI yang mendukung
proses bisnis dengan lebih baik. Layanan TI yang saat ini terjadi dalam
fungsi TI yang bertindak sebagai penyedia layanan (container) dan fungsi atau
bagian lainnya sebagai penyedia isi (content). Fungsi TI dalam mendukung
aktivitas operasional penyedia layanan diantaranya adalah menangani masalah
yang muncul dan mencari penyelesaiannya serta memberikan dukungan lainnya
untuk kelancaran layanan tersebut. Sedangkan fungsi lainnya adalah sebagai
penyedia isi dan menjalankan atau mengoperasionalkan aplikasi dari layanan TI
yang diberikan. Bagian penyedia isi adalah pustakawan maupun pengelola
perpustakaan UK dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. Namun demikian,
dalam pelaksanaannya pembagian tugas tersebut belum berjalan dengan
sempurna. Bagian TI masih dilibatkan untuk menangani penyediaan isi. Hal ini
disebabkan oleh kurangnya kualitas kompetensi bagian penyedia isi dalam
penerapan teknologi informasi.
Secara keseluruhan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian
belum dapat dilakukan secara optimal karena selain keterbatasan sarana dan
prasarana juga disebabkan masih belum optimalnya sosialisasi kepada pengguna
baik internal maupun eksternal (Maksum 2010). Untuk saat ini layanan
perpustakaan yang dapat diakses secara online pada situs web
online, hanya
perpustakaan unit kerja Pusat Penelitan dan Pengembangan Peternakan yang
sudah memiliki koleksi pustaka dalam bentuk digital secara lengkap (fulltext)
yang dapat didownload secara online. Namun layanan perpustakaan yang diakses
secara offline atau datang langsung ke perpustakaan UK dan UPT bersangkutan,
koleksi yang dimilikinya sebagian besar sudah dialihmediakan kedalam bentuk
digital secara lengkap. Berdasarkan hasil analisis log webserver perpustakaan
Badan Litbang Pertanian sampai dengan bulan Mei tahun 2011 rata-rata
pengunjung yang mengakses layanan situs web ini per bulan adalah sebanyak
10.865 orang dengan rata-rata pengunjung per hari adalah sebanyak 350 orang.
Dari rata-rata total hit pengunjung per bulan yaitu sebesar 155.059, ada sekitar
50.225 permintaan pengunjung yang tidak dapat dilayani. Tipe permintaan
pengunjung yang tidak dapat dilayani tersebut adalah: “page not found” sebanyak
“unauthorized” sebanyak 42, “method not allowed” sebanyak 15, “bad request”
sebanyak 3, “requested range not satisfiable” sebanyak 2.
Agar perpustakaan yang dikelola oleh Badan Litbang Pertanian dapat
memenuhi kebutuhan pengguna dalam hal keandalan, ketersediaan, aksesibilitas,
maupun kegunaannya yaitu dapat diakses secara online maupun offline perlu
ditunjang dengan tata kelola TI yang terstruktur dengan baik. Dengan demikian,
sumberdaya informasi yang dimiliki dapat diketahui dan dimanfaatkan oleh
pengguna. Salah satu standar yang dapat digunakan untuk mendukung tata kelola
TI di instansi adalah menggunakan kerangka kerja Control Objectives for
Information and Related Technology (COBIT). Konsep dasar kerangka kerja
COBIT adalah bahwa penentuan kendali dalam TI didasarkan kepada informasi
yang diperlukan untuk mendukung tujuan bisnis dan informasi yang dihasilkan
dari gabungan penerapan proses TI dan sumberdaya terkait.
1.2.Tujuan
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan pengukuran terhadap pemanfaatan
TI oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan dengan
menggunakan kerangka kerja COBIT. Dari hasil pengukuran tersebut diharapkan
dapat diidentifikasi kondisi tata kelola TI pada saat ini, kesenjangannya dengan
kondisi ideal, dan perbaikan untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas
pemanfaatan TI yang selaras dengan rencana pencapaian yang ditargetkan oleh
instansi.
1.3.Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian adalah mengevaluasi kondisi tata kelola TI di
Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berdasarkan kerangka kerja COBIT pada
domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan
Monitor and Evaluate. Namun evaluasi tidak dilakukan secara keseluruhan
terhadap proses kontrol dalam setiap domain. Evaluasi hanya dilakukan kepada
proses kontrol yang diutamakan berdasarkan tingkat kepentingan dengan
1.4.Manfaat
Dengan adanya penelitian ini diharapkan perpustakaan berbasis TI yang
dikelola Badan Litbang Pertanian dapat memenuhi kebutuhan pengguna dalam hal
keandalan, ketersediaan, aksesibilitas, maupun kegunaannya yaitu dapat diakses
secara online maupun offline sehingga sumberdaya informasi yang dimiliki dapat
diketahui dan dimanfaatkan oleh pengguna. Dampak yang diharapkan adalah
Badan Litbang Pertanian adalah dapat lebih dikenal oleh khalayak luas baik
nasional maupun internasional sebagai instansi penelitian dibidang pertanian yang
menghasilkan dan mengembangkan inovasi teknologi pertanian untuk
mewujudkan pertanian industrial unggul berkelanjutan berbasis sumberdaya lokal.
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan uraian masalah-masalah yang akan
dibahas pada tiap-tiap bab. Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut.
BAB I Pendahuluan, menjelaskan isi penelitian secara umum yakni latar
belakang, tujuan, ruang lingkup, manfaat, dan sistematika
penulisan.
BAB II Tinjauan Pustaka, membahas teori-teori terkait yang digunakan
sebagai dasar dalam penelitian ini.
BAB III Metode Penelitian, berisi uraian mengenai kerangka pemikiran
dan alur penelitian.
BAB IV Hasil dan Pembahasan, berisi uraian mengenai analisis
lingkungan TI di instansi, analisis pengendalian TI, perhitungan
skala prioritas untuk kontrol proses setiap domain yang akan
dievaluasi dan dibuatkan indikator kinerjanya, dan pemetaan
tingkat kematangan, serta implikasi terhadap proses bisnis
institusi.
BAB V Kesimpulan dan Saran, memuat kesimpulan penelitian dan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep TI dan Tata Kelola TI
Teknologi informasi pada dasarnya adalah suatu istilah yang digunakan
untuk mendeskripsikan sebuah teknologi yang memungkinkan manusia untuk
mencatat, menyimpan, mengolah, mengambil kembali, mengirim, dan menerima
suatu informasi yang diinginkannya. Teknologi informasi merujuk pada segala
bentuk teknologi terapan untuk pengolahan, menyimpan, dan mengirimkan
informasi dalam bentuk elektronik (Lucas 2000). Secara lebih luas pengertian
teknologi informasi adalah semua aspek yang berhubungan dengan mesin
(komputer dan telekomunikasi) dan teknik yang digunakan untuk mengumpulkan,
menyimpan, memanipulasi, mengirimkan, dan menerima suatu bentuk informasi.
Teknologi informasi menggabungkan bidang teknologi seperti komputer,
telekomunikasi dan elektronik dengan bidang informasi seperti data, fakta, dan
proses.
Teknologi informasi telah menjadi penting dalam mendukung keberlanjutan
dan pertumbuhan bisnis di banyak organisasi. Organisasi sangat bergantung pada
penggunaan teknologi informasi dalam menghadapi arus lingkungan bisnis yang
dinamis dan bergerak cepat (Van Grembergen 2004). TI dan penggunaannya
dalam lingkungan bisnis, telah mengalami transformasi mendasar dalam dekade
terakhir. Pada masa lalu manajemen dapat mendelegasikan, mengabaikan atau
menghindari keputusan TI, tetapi tidak untuk masa sekarang (Peterson 2004).
Dengan semakin meningkatnya penggunaan TI dalam organisasi untuk
pencapaian tujuan bisnis dibutuhkan suatu metode dalam pengelolaan TI. Tata
kelola TI dipercaya sebagai solusi untuk memastikan bahwa TI dapat mendukung
pencapaian tujuan organisasi. Akademisi dan praktisi melakukan penelitian dan
mengembangkan teori dan praktik terbaik dalam tata kelola TI (Peterson 2004).
Tata kelola TI merupakan suatu struktur dan proses yang saling
berhubungan untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam
pencapaian tujuan organisasi melalui nilai tambah dan menyeimbangkan antara
manajemen yang terdiri atas kepemimpinan, struktur organisasi, serta
proses-proses yang memastikan TI mendukung objektifitas strategi bisnis organisasi
(ITGI 2007). Dengan tata kelola TI, diharapkan manajemen dapat menentukan
arah tata kelola TI dari organisasi yang dipimpinnya sehingga dengan penggunaan
TI yang sudah tertata dengan baik mampu memberikan peluang bagi
perkembangan organisasi dan menyediakan masukan yang penting bagi rencana
strategis organisasi (Van Grembergen 2004). Tata kelola TI memadukan dan
melembagakan praktik terbaik dari proses perencanaan, pengelolaan, dan
pengawasan kinerja TI yang memastikan informasi organisasi dan teknologi
terkait dapat mendukung pencapaian sasaran organisasi sehingga penggunaannya
harus sesuai dengan tujuan berikut (ITGI 2007):
1. Keselarasan TI dengan organisasi dan realisasi keuntungan yang
dijanjikan.
2. Penggunaan TI memungkinkan organisasi mengeksploitasi peluang dan
memaksimalkan keuntungan.
3. Penggunaan sumberdaya TI yang bertanggungjawab.
4. Penanganan manajemen resiko berkaitan dengan TI secara tepat.
Menurut ITGI (2007), dalam tata kelola TI terdapat 5 fokus area yang perlu
diperhatikan yaitu keselarasan strategi, value delivery, manajemen sumberdaya,
manajemen resiko, dan pengukuran kinerja. Keselarasan strategi difokuskan
terhadap keselarasan strategi organisasi dan tujuan bisnis. Value delivery
berhubungan dengan cara mengoptimalkan nilai tambah TI terhadap strategi
organisasi. Manajemen sumberdaya berhubungan dengan optimasi pengadaan dan
pengelolaan sumberdaya TI (aplikasi, informasi, infrastruktur, dan personal).
Manajemen resiko difokuskan bagaimana mengidentifikasi resiko yang mungkin
ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut. Pengukuran kinerja
difokuskan terhadap pengukuran dan pengawasan kinerja TI dan menyesuaikan
penggunaan dengan kebutuhan bisnis organisasi.
Ada berbagai kerangka kerja tata kelola TI yang banyak digunakan saat ini,
antara lain: COBIT, The IT Infrastructure Library (ITIL), ISO/IEC 17799,
Committee of the Sponsoring Organizations (COSO). COBIT adalah kerangka
menjembatani kesenjangan antara kebutuhan kontrol, masalah teknis dan risiko
bisnis (ITGI 2007). COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute yang
merupakan sebuah organisasi di Amerika Serikat yang melakukan studi model
pengelolaan TI. Konsep dasar kerangka kerja COBIT menurut ITGI (2007)
adalah penentuan kendali TI berdasarkan informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung tujuan bisnis dan informasi yang dihasilkan dari gabungan penerapan
proses TI dan sumber daya terkait. Dalam penerapan pengelolaan TI terdapat dua
jenis model kendali, yaitu model kendali bisnis (business controls model) dan
model kendali TI (IT focused control model), COBIT mencoba untuk
menjembatani kesenjangan dari kedua jenis kendali tersebut.
The IT Infrastructure Library (ITIL), merupakan sebuah kerangka kerja
pengelolaan TI dikembangkan oleh Office of Government Commerce (OGC) suatu
badan dibawah pemerintah Inggris pada tahun 1980. Namun penggunaan ITIL
baru meluas pada tahun 1990 dengan ITIL ver 2 yang berhubungan dengan ITSM
(IT Service Management), yaitu Service Delivery (Antar Layanan) dan Service
Support (Dukungan Layanan). ITIL merupakan sebuah kerangka kerja
pengelolaan layanan TI, kumpulan best practice penerapan pengelolaan layanan
TI. ITIL memberikan rekomendasi dan arahan yang dibutuhkan manajemen untuk
mengelola layanan TI dalam perusahaan (Surendro 2008).
ISO/IEC 17799 adalah kode praktis pengelolaan keamanan informasi yang
dikembangkan oleh The International Organization for Standardization (ISO) dan
The International Electrotechnical Commission (IEC) yang bertanggung jawab
terhadap standardisasi peralatan elektronik. ISO/IEC 17799 adalah panduan yang
terdiri dari saran dan rekomendasi yang digunakan untuk memastikan keamanan
informasi perusahaan (Surendro 2008).
Committee of the Sponsoring Organizations (COSO), merupakan sebuah
organisasi sukarela di Amerika Serikat yang berdedikasi untuk memperbaiki
kualitas pelaporan keuangan melalui etika bisnis, pengendalian internal yang
efektif dan tata kelola perusahaan. Kerangka kerja yang dibangun oleh COSO
merupakan suatu kerangka kerja tata kelola berfokus terhadap integrasi kontrol
internal yang mengintegrasikan antara aspek operasi dan keuangan perusahaan,
seluruh unit aktifitas perusahaan sehingga diharapkan dapat mengurangi dan
menghilangkan berbagai bentuk penyimpangan yang mungkin terjadi (Surendro
2008).
Berbagai macam tata kelola TI dalam penerapannya memiliki fokus
berbeda-beda. ITGI (2000) mencoba membuat perbandingan antara tata kelola
COBIT dengan ITIL, ISO/IEC17799, dan COSO. Perbandingan tersebut disajikan
pada Tabel 1.
Tabel 1 Perbandingan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC 17799, dan COSO
Standar PO AI DS ME
ITIL O + + -
ISO/IEC 17799 O + + O
COSO + + O -
Keterangan:
+ Frequently addressed O Moderately addressed - Not or rarely addressed Sumber: ITGI, 2000
Berdasarkan Tabel 1 dapat dilihat bahwa COBIT menganalisis setiap
komponen yang berhubungan dengan TI lebih luas dibandingkan dengan tata
kelola TI lainnya. Berdasarkan pemetaan standar COBIT dengan standar lainnya
dalam hal kelengkapan proses-proses TI yang dilihat dalam dua dimensi, yaitu
vertikal untuk melihat kedalaman standar dalam hal teknis dan operasional dan
horisontal untuk melihat kelengkapan proses TI (Gambar 1) dapat dilihat bahwa
COBIT memiliki kompromi antara dimensi vertikal dan horisontal yang lebih baik
dari standar lainnya. COSO memberikan fokus terhadap finansial, COSO
mempunyai detail yang dangkal, walaupun proses teknis dan operasionalnya
cukup luas. ITIL memberikan fokus terhadap pengelolaan layanan. ITIL
merupakan standar yang paling mendetail dan mendalam dalam mendefinisikan
proses-proses TI yang bersifat teknis dan operasional. ISO/IEC 17799
memberikan fokus terhadap keamanan informasi, ISO/IEC 17799 memiliki detail
yang jauh lebih dalam dari COSO, akan tetapi proses teknik dan operasionalnya
Gambar 1 Pemetaan COBIT dengan ITIL, ISO/IEC17799, dan COSO
(Surendro 2008)
2.2. COBIT
COBIT adalah kerangka kerja tata kelola TI dan toolset pendukung yang
memungkinkan manajer untuk menjembatani kesenjangan antara kebutuhan
kontrol, masalah teknis dan risiko bisnis. COBIT memungkinkan pengembangan
kebijakan yang jelas dan praktek yang baik untuk TI kontrol seluruh organisasi.
COBIT menekankan kepatuhan pada peraturan, membantu organisasi untuk
meningkatkan nilai yang diperoleh dari TI, memungkinkan penyelarasan dan
menyederhanakan pelaksanaan kerangka kerja COBIT.
COBIT mendefinisikan kegiatan TI dalam 34 model proses dan
mengelompokannya kedalam 4 domain, yaitu Plan and Organise, Acquire and
Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate. Berikut kerangka
kerja COBIT yang terdiri atas 34 proses yang dikelompokkan ke dalam 4 domain
(ITGI 2007):
1. Plan and organise (PO). Domain ini mencakup strategi taktis yang
memberikan perhatian dalam mengidentifikasi cara terbaik TI untuk
memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian tujuan bisnis.
Domain PO terdiri dari 10 proses kontrol, yaitu:
PO2 Define the Information Architecture
PO3 Determine Technological Direction
PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships
PO5 Manage the IT Investment
PO6 Communicate Management Aims and Direction
PO7 Manage IT Human Resources
PO8 Manage Quality
PO9 Assess and Manage IT Risks
PO10 Manage Projects
2. Acquire and Implement (AI). Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI
yang telah ditetapkan, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan atau
diperoleh, serta diimplementasikan dan terintegrasi ke dalam proses bisnis.
Domain ini juga melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada
untuk memastikan solusi yang memenuhi tujuan bisnis. Domain AI terdiri
atas 7 proses kontrol, yaitu:
AI1 Identify Automated Solutions
AI2 Acquire and Maintain Application Software
AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure
AI4 Enable Operation and Use
AI5 Procure IT Resources
AI6 Manage Changes
AI7 Install and Accredit Solutions and Changes
3. Deliver and Support (DS). Domain ini memberikan perhatian terhadap
proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya yang meliputi service
delivery, manajemen keamanan dan kontinuitas, pelatihan dan pendidikan
untuk pengguna, dan manajemen data dan operasional. Domain DS terdiri
atas 13 proses kontrol, yaitu:
DS1 Define and Manage Service Levels
DS2 Manage Third-party Services
DS3 Manage Performance and Capacity
DS4 Ensure Continuous Service
DS6 Identify and Allocate Costs
DS7 Educate and Train Users
DS8 Manage Service Desk and Incidents
DS9 Manage the Configuration
DS10 Manage Problems
DS11 Manage Data
DS12 Manage the Physical Environment
DS13 Manage Operations
4. Monitor and Evaluate (ME). Domain ini memberikan perhatian terhadap
proses pengawasan pengelolaan TI yang difokuskan pada masalah
kendali-kendali yang diterapkan dalam organisasi, pemeriksaan internal dan
eksternal. Domain ME terdiri atas 4 proses kontrol, yaitu:
ME1 Monitor and Evaluate IT Performance
ME2 Monitor and Evaluate Internal Control
ME3 Ensure Compliance With External Requirements
ME4 Provide IT Governance
Untuk memenuhi tujuan bisnis yang berfungsi secara efektif dan sesuai
dengan kriteria kontrol tertentu perlu ditunjang dengan keberadaan informasi yang
berkualitas. COBIT mendeskripsikan karakteristik informasi yang berkualitas
dalam 7 aspek utama, yaitu (ITGI 2007):
1. Efektivitas, berkaitan dengan informasi yang relevan dan berhubungan
dengan proses bisnis yang disampaikan secara tepat waktu, benar,
konsisten, dan dapat digunakan.
2. Efisiensi, menyangkut penyediaan informasi melalui cara yang ekonomis
dengan penggunaan sumberdaya optimal.
3. Kerahasiaan, berkaitan dengan perlindungan terhadap informasi yang
sensitif dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
4. Integritas, berkaitan dengan ketepatan dan kelengkapan informasi serta
validitas sesuai dengan nilai-nilai bisnis dan harapan.
5. Ketersediaan, berkaitan dengan informasi yang tersedia pada saat
6. Compliance, informasi yang ada harus dapat dipertanggungjawabkan
kebenarannya terhadap hukum, peraturan, dan standar yang berlaku secara
internal maupun eksternal.
7. Keandalan, berkaitan dengan penyediaan informasi yang tepat bagi
manajemen untuk pengambilan keputusan.
Pencapaian kebutuhan bisnis yang sesuai dengan tujuan bisnis
membutuhkan dukungan sumberdaya TI yang baik. Organisasi perlu untuk
berinvestasi dalam sumberdaya yang dibutuhkan untuk membuat kemampuan
teknis yang memadai untuk mendukung kemampuan bisnis menghasilkan
outcome yang diharapkan. Sumberdaya TI yang dapat diidentifikasi dalam
COBIT dapat didefinisikan sebagai berikut (ITGI 2007):
1. Aplikasi adalah sistem user yang diotomasikan dan prosedur manual yang
memproses informasi
2. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki
arti dan dapat digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan
organisasi.
3. Infrastruktur adalah teknologi dan fasilitas (hardware, sistem operasi,
database management system, jaringan, multimedia, dan yang lainnya)
yang memungkinkan pemrosesan aplikasi.
4. Orang adalah personel yang diperlukan untuk merencanakan,
mengorganisir, mendapatkan, menerapkan, menyampaikan, mendukung,
memonitor dan mengevaluasi layanan dan sistem informasi.
Kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap organisasi adalah dapat
memahami status sistem TI yang dimilikinya. Organisasi perlu mengetahui apa
yang harus diukur dan bagaimana pengukuran tersebut dilakukan agar informasi
yang dibutuhkan dari sumberdaya TI dapat terpetakan dengan baik dan benar,
informasi tersebut akan membantu manajemen dalam upaya peningkatan sistem
yang diperlukan. Untuk mendapatkan kebutuhan dasar TI tersebut tidak mudah,
namun harus melalui berbagai tahap. Dalam kerangka kerja COBIT diberikan
langkah-langkah yang dapat digunakan organisasi dalam mengelola sumberdaya
1. Model kematangan, yang memungkinkan benchmarking dan identifikasi
peningkatan kebutuhan
2. Tujuan dan pengukuran kinerja untuk proses TI, menunjukkan bagaimana
proses memenuhi sasaran bisnis dan sasaran TI, dipakai untuk pengukuran
kinerja proses internal berdasarkan pada prinsip balance scorecard.
3. Tujuan aktivitas untuk kinerja proses yang efektif
Model kematangan untuk manajemen dan kontrol atas proses TI didasarkan
atas metode penilaian organisasi, sehingga dapat dinilai dari tingkat kematangan
non-existent (0) hingga optimised (5). Pendekatan ini diturunkan dari model
kematangan Software Engineering Institute (SEI) yang dibuat untuk
mendefinisikan kapabilitas pengembangan perangkat lunak. Tujuan dari model
kematangan adalah untuk mengidentifikasi di mana letak masalah dan cara
menetapkan prioritas untuk perbaikan. Penggunaan model kematangan yang
dikembangkan untuk setiap 34 proses TI dari COBIT memungkinkan manajemen
dapat mengidentifikasi (ITGI 2007):
1. Kondisi tata kelola TI pada saat ini
2. Kondisi ideal tata kelola TI
3. Target yang ingin dicapai dalam perbaikan
COBIT sebagai kerangka kerja yang dikembangkan untuk proses
manajemen TI dengan fokus pada kontrol menerapkan ukuran penilaian
kematangan yang praktis dan mudah dimengerti. Ukuran Penilai dalam model
kematangan yang praktis dan mudah dimengerti tersebut dapat membantu
pengembang untuk menjelaskan kepada manajemen dimana titik kelemahan
proses TI dan menetapkan target yang diperlukan. Manajemen sebagai pengelola
proses TI dapat dengan mudah mengartikan maksud dari ukuran penilaian tersebut
dan dapat ikut terlibat dalam memberikan penyempurnaan untuk peningkatan
kinerja yang diharapkan. Ukuran nilai dalam kerangka kerja COBIT untuk setiap
34 proses TI dikembangkan berdasarkan pada deskripsi generic maturity model
Tabel 2 Generic Maturity Model
Level Kategori Deskripsi
0 Non-Existent (tidak ada) Organisasi merasa tidak membutuhkan adanya mekanisme proses tata kelola TI yang baku sehingga organisasi tidak melakukan pengawasan.
1 Initial (inisialisasi) Sudah ada inisiatif mekanisme perencanaan, tata kelola, dan pengawasan namun sifatnya belum standar dan dilaksanakan oleh individu atau berdasarkan kasus per kasus
2 Repeatable but intuitive (dapat diulang)
Organisasi telah memiliki kebiasaan dalam merencanakan dan mengelola TI dimana prosedur yang sama dilakukan oleh orang yang berbeda, namun belum ada komunikasi atau pelatihan formal atas prosedur standar.
3 Defined (didefinisikan) Organisasi telah memiliki standar mekanisme dan prosedur tata cara dan manajemen TI yang telah didokumentasikan dan dikomunikasikan melalui pelatihan
4 Managed (dikelola) Manajemen organisasi telah menerapkan
sejumlah indikator pengukuran kinerja kuantitatif yang memungkinkan untuk memonitor dan mengambil tindakan atas ketidakefektifan proses yang terjadi
5 Optimised (dioptimalkan)
Organisasi telah menerapkan prinsip-prinsip tata kelola secara utuh sehingga organisasi dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan lingkungan yang terjadi
Sumber: ITGI, 2007
2.3. Konsep Perpustakaan Berbasis TI
Perpustakaan adalah salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk
mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka
secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi
sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan (Darmono 2001). Menurut
Yusuf (2007), perpustakaan adalah suatu tempat yang di dalamnya terdapat
kegiatan penghimpunan, pengelolaan, dan penyebarluasan (pelayanan) segala
seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, tape recorder, video, dan
komputer. Menurut Sutarno (2006) perpustakaan adalah tempat untuk
menghimpun, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan dan mengemas,
menyajikan dan memberdayakan, serta memanfaatkan dan melayankan kepada
pemakainya. Sedangkan perpustakaan berbasis TI adalah perpustakaan yang
menyediakan informasi dan data terbaca dalam bentuk elektronik, dapat diakses
secara online melalui internet oleh pengguna, dan terintegrasi dengan berbagai
sumber informasi atau perpustakaan dalam lembaga yang menaunginya maupun
dengan institusi lain yang terkait (Maksum 2010).
Peran perpustakaan berbasis TI semakin penting dan strategis diantaranya
adalah memiliki kelebihan dalam kemampuannya menyimpan dan menyebarkan
informasi secara lengkap (fulltext), dapat diakses kapan saja dan dimana saja,
informasi dapat disebarluaskan ke pengguna lain melalui fasilitas teknologi
informasi dan komunikasi, informasi yang sama dapat dibaca dan di-download
oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan, dengan sistem konsorsium
memungkinkan efisiensi faktor input penyediaan informasi dan memperluas
faktor output dalam penyebaran informasi (PUSTAKA 2008).
Menurut Subrata (2009) perpustakaan berbasis TI memiliki beberapa
keunggulan diantaranya adalah: (1) long distance service, artinya dengan
perpustakaan digital, pengguna bisa menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan
dimanapun; (2) akses yang mudah, karena pengguna tidak perlu dipusingkan
dengan mencari di katalog dengan waktu yang lama; (3) cost efective, karena
mendigitasi koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli
buku; (4) mencegah duplikasi dan plagiat; (5) publikasi karya secara global,
karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan
internet. Selain keunggulan, perpustakaan berbasis TI juga memiliki kelemahan
diantaranya adalah: (1) tidak semua pengarang mengijinkan karyanya didigitasi,
hal ini terkait dengan royalti yang akan diterima bila karyanya didigitasi; (2)
masih banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi; (3) masih sedikit
pustakawan yang sudah mengerti tentang tata cara mendigitasi koleksi
Perpustakaan berbasis TI dalam memberikan layanan membutuhkan koleksi
digital. Dalam Dictionary for Library and Information Science, definisi koleksi
digital adalah:
“A collection of library or archival materials converted to machine-readable format for preservation or to provide electronic access... Also, library materials produced in electronic formats, including e-zines, e-journals, e-books, reference works published online and on CD-ROM, bibliographic databases, and other Web-based resources...”
Koleksi digital adalah koleksi perpustakaaan atau arsip yang dikonversikan
ke dalam format yang terbaca oleh mesin untuk tujuan pelestarian atau penyediaan
akses elektronik. Termasuk materi yang diproduksi dalam bentuk elektronis, yaitu
e-zine, e-journals, e-books, karya referensi yang dipublikasikan secara online dan
dalam CD-ROM, database bibliografi, dan sumber-sumber berbasis web lainnya.
Menurut Lazinger (2001), koleksi digital dibagi dalam dua kelompok yaitu
koleksi hasil digitasi yang merupakan hasil konversi koleksi tercetak kedalam
media digital dan koleksi yang lahir dalam bentuk digital. Cara memperoleh
koleksi digital dibagi kedalam 3 jenis, yaitu: melalui hasil digitasi koleksi tercetak
yang dimiliki, melalui pembelian koleksi digital dalam bentuk CD-ROM, maupun
melanggan database online (Lang 1998).
Membangun koleksi digital tidaklah mudah, perlu sebuah keahlian dan
perancangan yang matang. Cleveland (1998) menyampaikan adanya 3 buah
metode yang digunakan dalam proses membangun koleksi digital, yaitu:
1. Digitasi, yaitu dengan cara mengubah koleksi dalam bentuk kertas dan
media lain ke bentuk digital dengan cara scanning, foto digital, atau teknik
lainnya.
2. Akuisisi karya digital asli yang dibuat oleh penerbit dan cendekiawan,
yaitu dengan cara membeli atau berlangganan koleksi database digital
seperti buku elektronik, jurnal elektronik, dan database elekronik
umumnya dalam bentuk CD-ROM.
3. Akses ke sumber eksternal, yaitu dengan cara membuat link atau jaringan
ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang
Salah satu fungsi dari perpustakaan adalah melestarikan koleksinya. Definisi
pelestarian menurut Feather (1996) adalah kegiatan pencegahan yang ditujukan
untuk melindungi dan mengamankan koleksi perpustakaan sehingga ketersediaan,
akses, dan penggunaaannya dapat terjamin. Sedangkan definisi pelestarian koleksi
digital adalah upaya mempertahankan kemampuan untuk menampilkan,
menemukan kembali, memanipulasi dan menggunaan informasi digital dalam
menghadapi perubahan teknologi yang berlangsung secara konstan (Hedstorm
1995). Tujuan pelestarian koleksi digital adalah untuk memastikan koleksi yang
diciptakan dengan teknologi saat ini masih tetap ada dan dapat digunakan dimasa
depan walaupun teknologi yang digunakan untuk mencipta koleksi tersebut sudah
tidak ada lagi (Slats 2003). Pelestarian koleksi digital menurut Graham (1995)
dibagi menjadi 3 kelompok yaitu:
1. Pelestarian Media Penyimpanan, dilakukan karena media penyimpanan
digital seperti disket, CD, dan sejenisnya memiliki usia yang terbatas
(Rothenberg 1999). Cara yang dilakukan adalah dengan membuat backup
atau menyalin kedalam media yang sejenis.
2. Pelestarian Teknologi, dilakukan karena adanya perubahan teknologi yang
dapat menyebabkan keusangan teknologi. Langkah yang dilakukan adalah
dengan melakukan migrasi sesuai dengan teknologi yang ada.
3. Pelestarian Intelektual, dilakukan untuk menjaga originalitas informasi
yang terkandung dalam suatu koleksi digital.
2.4. AHP
AHP adalah suatu metode analisis yang melibatkan berbagai jenis kriteria
masalah yang digunakan untuk mengambil keputusan atas alternatif yang ada.
AHP pada dasarnya adalah proses membentuk skor secara numerik untuk
menyusun peringkat setiap alternatif keputusan berbasis pada bagaimana
sebaiknya alternatif itu dicocokkan dengan kriteria pembuat keputusan (Supriyono
2007). Metode ini sangat berguna untuk membantu mendapatkan skala rasio dari
hal-hal yang semula sulit diukur seperti pendapat, perasaan, prilaku dan
AHP sering digunakan sebagai metode pemecahan masalah dibanding
dengan metode yang lain karena alasan-alasan sebagai berikut :
1. Struktur yang berhirarki, sebagai konsekuesi dari kriteria yang dipilih,
sampai pada subkriteria yang paling dalam.
2. Memperhitungkan validitas sampai dengan batas toleransi inkonsistensi
berbagai kriteria dan alternatif yang dipilih oleh pengambil keputusan.
3. Memperhitungkan daya tahan output analisis sensitivitas pengambilan
keputusan.
Adapun kelemahan metode AHP adalah:
1. Kebergantungan model AHP pada input utamanya. Input utama ini berupa
persepsi manusia sehingga dalam hal ini melibatkan subyektifitas. Model
menjadi tidak berarti jika penilaian yang diberikan keliru.
2. Metode AHP ini hanya metode matematis tanpa ada pengujian secara
statistik sehingga tidak ada batas kepercayaan dari kebenaran model yang
terbentuk
Penggunaan AHP dimulai dengan membuat struktur hirarki atau jaringan
dari permasalahan yang ingin diteliti. Di dalam hirarki terdapat tujuan utama,
kriteria-kriteria, sub kriteria-sub kriteria dan alternatif-alternatif yang akan
dibahas. Perbandingan berpasangan dipergunakan untuk membentuk hubungan di
dalam struktur. Hasil dari perbandingan berpasangan ini akan membentuk matrik
dimana skala rasio diturunkan dalam bentuk eigenvektor utama atau fungsi-eigen.
Matrik tersebut berciri positif dan berbalikan, yakni
Nilai yang digunakan untuk mengisi matrik perbandingan berpasangan harus
dapat menggambarkan relatif pentingnya suatu kriteria diatas yang lainnya. Saaty
(1994) mengusulkan skala banding yang dapat dipakai yaitu skala rasio nilai 1
sampai dengan 9 (Tabel 3).
Tabel 3 Skala perbandingan berpasangan (pairwise comparasion scale)
Tingkat Kepentingan Definisi Penjelasan
1 Sama pentingnya Kedua aktivitas menyumbangkan sama pada tujuan
3 Agak lebih penting yang satu atas lainnya
Pengalaman dan keputusan menunjukkan kesukaan atas satu aktifitas lebih dari yang lain 5 Cukup penting Pengalaman dan keputusan
menunjukkan kesukaan atas satu aktifitas lebih dari yang lain 7 Sangat penting Pengalaman dan keputusan
menunjukkan kesukaan yang kuat atas satu aktifitas lebih dari yang lain 9 Kepentingan yang ekstrim Bukti menyukai satu aktifitas atas
yang lain sangat kuat
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menggunakan metode AHP untuk
pemecahan suatu masalah adalah sebagai berikut:
1. Menentukan jenis-jenis kriteria masalah yang akan dipecahkan
2. Menyusun kriteria-kriteria tersebut dalam bentuk matrik berpasangan
3. Transformasi nilai pecahan hasil perbandingan matrik berpasangan
tersebut menjadi nilai desimal
4. Mengalikan matrik tersebut dengan dirinya.
5. Menghitung nilai eigenvector dengan langkah-langkah: a) menjumlahkan
baris matrik hasil kuadrat, b) menghitung total hasil penjumlahan baris
matrik tersebut, dan c) membuat normalisasi dengan membagi jumlah
setiap baris dengan nilai total. Hasil normalisasi adalah nilai euigenvector.
Menurut Teknomo (1999) eigenvector adalah bobot rasio dari
6. Langkah selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dengan cara mengkalikan
matrik pada langkah 4 tersebut dengan dirinya.
7. Kembali menghitung nilai eigenvector dari hasil perkalian matrik pada
langkah 6 sesuai dengan langkah 5.
8. Menghitung perbedaan antara eigenvector dengan eigenvector hasil iterasi.
Apabila perbedaan jumlah dalam dua perhitungan tersebut tidak ada atau
sangat kecil maka nilai eigenvector hasil iterasi adalah nilai yang akan
digunakan untuk membuat ranking.
2.5. Teknik Pembuatan Skala
Terdapat beberapa cara untuk mengukur sikap, diantaranya adalah
self-report. Self- report merupakan metode penilaian sikap dimana responden ditanya
secara langsung tentang keyakinan atau perasaan mereka terhadap suatu objek
atau kelas objek. Skala Likert merupakan salah satu teknik self-report yang
digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau
sekelompok orang tentang fenomena sosial. Dengan Skala Likert, variabel yang
akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indikator tersebut
dijadikan sebagai titik tolak untuk menyusun item-item instrumen yang dapat
berupa pertanyaan atau pernyataan. Jawaban setiap item instrumen yang
menggunakan Skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat
negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain: Sangat Penting (SP), Penting (P),
Ragu-ragu (R), Tidak Penting (TP), Sangat Tidak Penting (STP). Metode yang
digunakan dalam pembuatan kuesioner pada penelitian ini adalah model
pengukuran Skala Likert. Nilai tingkatan yang digunakan terdapat pada Tabel 4.
Tabel 4 Nilai tingkatan skala Likert.
Nilai Keterangan
1 Sangat tidak baik
2 Kurang baik
3 Cukup
4 Baik
Nilai tersebut tidak menggambarkan nilai absolut dari objek tetapi hanya
memberikan urutan tingkatan dari tingkat terendah sampai dengan tingkat
tertinggi. Nilai absolut yang digunakan dalam penelitian ini adalah nilai model
kematangan yang diberikan dalam kerangka kerja COBIT (Tabel 5).
Tabel 5 Nilai absolut model kematangan COBIT.
Nilai Keterangan
0 Non-Existent (tidak ada) 1 Initial (inisialisasi)
2 Repeatable but intuitive (dapat diulang) 3 Defined (didefinisikan)
4 Managed (dikelola)
5 Optimised (dioptimalkan) Sumber: ITGI, 2007
Untuk merelasikan antara nilai tingkatan Skala Likert dengan nilai absolut dari
model kematangan COBIT dibuat perhitungan dalam bentuk indeks dengan rumus
sebagai berikut (Effendi 2008).
Untuk memudahkan relasi antara nilai indeks yang didapat dari hasil perhitungan
tersebut dengan nilai tingkat kematangan COBIT perlu dibuat skala pembulatan
indeks. Skala pembulatan indeks dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6 Skala pembulatan indeks.
Skala Pembulatan Indeks Tingkat Kematangan
0,0 – 1,00 0 - Non-Existent (tidak ada)
1,00 – 1,50 1 - Initial (inisialisasi)
1,51 – 2,50 2 - Repeatable but intuitive (dapat diulang)
2,51 – 3,50 3 - Defined (didefinisikan)
3,51 – 4,50 4 - Managed (dikelola)
2.6. Validitas dan Reliabilitas Instrumen Penelitian
Penelitian kuantitatif yang perolehan data primer maupun sekunder
menggunakan instrumen dalam bentuk kuesioner membutuhkan pengujian dan
pengukuran validitas dan reliabilitas untuk memperoleh data dan informasi yang
relevan dengan topik penelitian. Validitas adalah tingkat keandalan dan kesahihan
alat ukur yang digunakan. Validitas menunjukkan sejauh mana ketepatan dan
kecermatan suatu alat ukur dalam pengukuran (Ancok 1989). Uji validitas
berguna untuk mengetahui apakah ada pernyataan-pernyataan dalam kuesioner
yang tidak relevan. Teknik untuk mengukur validitas kuesioner adalah dengan
menghitung korelasi antar data pada masing-masing pernyataan dengan skor total.
Metode yang digunakan untuk uji validitas adalah menggunakan korelasi product
moment pearson. Instrumen dianggap valid apabila koefisien korelasi yang
dihasilkan lebih besar dari 0,30 (Setiaji 2004).
Reliabilitas adalah hasil pengukuran yang dapat dipercaya. Reliabilitas
instrumen diperlukan untuk mendapatkan data sesuai dengan tujuan pengukuran.
Tinggi rendahnya reliabilitas, secara empiris ditunjukkan oleh suatu angka yang
disebut koefisien reliabilitas. Secara teoritis, besarnya koefisien reliabilitas
berkisar antara 0 sampai dengan 1. Semakin tinggi nilai reliabilitas maka semakin
andal skala tersebut. Namun demikian, pada kenyataannya koefisien reliabilitas
sebesar 1 tidak pernah dicapai dalam pengukuran karena manusia sebagai subjek
pengukuran psikologis merupakan sumber kekeliruan yang potensial. Untuk
mencapai hal tersebut, salah satu metode yang dapat digunakan adalah alpha
Cronbach. Uji reliabilitas yang dilakukan dengan metode alpha Cronbach,
diukur berdasarkan skala alpha Cronbach 0 sampai 1. Apabila skala itu
dikelompokkan ke dalam lima kelas dengan range yang sama, maka ukuran
kemantapan alpha dapat diinterprestasikan sebagai berikut:
1. Nilai alpha Cronbach 0,00 s.d. 0,20, berarti kurang reliabel
2. Nilai alpha Cronbach 0,21 s.d. 0,40, berarti agak reliabel
3. Nilai alpha Cronbach 0,42 s.d. 0,60, berarti cukup reliabel
4. Nilai alpha Cronbach 0,61 s.d. 0,80, berarti reliabel
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
Penelitian ini mempelajari kondisi tata kelola TI yang diterapkan oleh
Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI. Dengan
menggunakan model kematangan yang diadopsi dari kerangka kerja COBIT
mengidentifikasi pada bagian mana proses TI yang sudah baik dan bagian mana
proses TI yang perlu mendapatkan perhatian untuk perbaikan dan peningkatan
sehingga dapat tercapai kondisi yang sesuai dengan visi, misi, dan rencana
strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
Pada penelitian ini, data kondisi tata kelola TI yang ada pada instansi
didapatkan melalui data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang
diperoleh langsung dari responden maupun informan, meliputi: 1) tujuan bisnis;
2) sumberdaya TI yang terdiri atas aplikasi, informasi, infrastruktur, dan personal;
3) proses TI, dan 4) tujuan TI. Data primer diperoleh melalui wawancara dengan
menggunakan kuesioner kepada responden dan wawancara mendalam (indepth
interview) dengan sejumlah informan terpilih. Selain itu, data primer juga akan
diperoleh melalui pengamatan langsung sepanjang pelaksanaan penelitian.
Data sekunder, merupakan data yang telah tersedia sebelumnya di Badan
Litbang Pertanian seperti: keadaan umum perpustakaan Badan Litbang Pertanian,
kebijakan yang terkait dengan pengembangan sistem informasi berbasis TI untuk
mendukung kegiatan komunikasi inovasi pertanian, rencana strategis TI, data
infrastruktur jaringan informasi dan komunikasi serta sarana prasarana yang
terkait lainnya di lokasi penelitian. Data ini juga diperoleh dari buku, jurnal yang
diakses secara tercetak maupun elektronis melalui internet.
3.2. Alur Penelitian
Alur penelitian yang digunakan dalam evaluasi tata kelola TI pada
perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan kerangka kerja COBIT
.
Gambar 3 Diagram alir penelitian.
3.2.1. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui survey
dengan menggunakan: 1) wawancara dan kuesioner yang disebarkan pada
responden yang telah ditentukan sebelumnya sesuai dengan kerangka kerja
COBIT, 2) pengamatan langsung terhadap kondisi di lokasi penelitian dan
dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan oleh instansi. Data tersebut akan
ditabulasikan untuk memudahkan pengukuran dan visualisasi.
3.2.2. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Metode analisis dalam penelitian ini adalah metode analisis kuantitatif
terhadap kondisi tata kelola TI di instansi pada saat ini berbasis kerangka kerja
COBIT. Tahapan-tahapan yang digunakan untuk analisis meliputi: Mulai
Studi Pustaka dan Perumusan Masalah
Selesai
Pengumpulan Data dan Observasi
Pengolahan Data
Kesimpulan dan Saran
Penentuan Domain
Pada tahap ini ditentukan domain yang akan dievaluasi berdasarkan
kebutuhan layanan TI dari instansi dengan mengadopsi standar domain yang
terdapat dalam kerangka kerja COBIT. Dalam penelitian ini domain yang akan
diteliti adalah empat domain yang terdapat dalam kerangka kerja COBIT, yaitu
Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor
and Evaluate.
Penentuan Proses Kontrol dengan Skala Prioritas AHP
Pada tahap ini dibuat daftar skala prioritas terhadap proses kontrol yang
terdapat dalam masing-masing domain yang telah ditentukan pada tahap
sebelumnya. Untuk mendapatkan daftar skala prioritas proses kontrol dibuat
kuesioner yang disebarkan kepada 12 orang Kepala Unit Kerja lingkup Badan
Litbang Pertanian. Teknik pembuatan kuesioner disesuaikan dengan
langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menggunakan metode AHP. Tujuan yang
ingin dicapai pada tahap ini adalah untuk menentukan tingkat kepentingan dalam
pemilihan proses kontrol yang akan dievaluasi lebih lanjut.
Penentuan Indikator Kinerja
Pada tahap ini dibuat indikator kinerja untuk masing-masing proses kontrol
yang telah ditentukan dalam tahap sebelumnya. Indikator kinerja mendefinisikan
bagaimana bisnis proses, fungsi TI atau proses TI dapat dilaksanakan dengan baik
yang dimungkinkan untuk mencapai suatu tujuan. Penentuan indikator kinerja
dibuat berdasarkan control objectives dari masing-masing proses kontrol dalam
kerangka kerja COBIT.
Pemetaan Tingkat Kematangan
Pada tahap ini dilakukan pemetaan tingkat kematangan tata kelola TI di
instansi dengan menggunakan alat ukur model kematangan yang diadopsi dari
standar COBIT. Data diperoleh dari kuesioner yang disebar kepada pengelola
perpustakaan, pengelola TI, dan staf lainnya yang terlibat dalam pengelolaan
perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Teknik pembuatan kuesioner
menggunakan skala Likert. Dari kuesioner yang terkumpul akan dilakukan
digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode alpha
Cronbach. Sedangkan metode yang digunakan untuk memastikan reliabilitas data
tersebut adalah uji validitas menggunakan Korelasi Pearson. Untuk mendapatkan
nilai pengukuran tingkat kematangan setiap proses kontrol, data kuesioner yang
sudah melewati uji validitas dan reliabilitas tersebut kemudian diproses lebih
lanjut dengan menggunakan persamaan matematika 1. Hasil yang diperoleh akan
dibulatkan dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5.
Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisis Lingkungan TI
Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan
perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan
Litbang Pertanian.
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu
mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut
telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan
dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk
pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada
dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui
kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi.
Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan
Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku
pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut
belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA
sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan
perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi
pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis
TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor
penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi
kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006):
a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam
penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas
b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk
c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya
d. Minat baca masyarakat masih rendah
e. Kurangnya dukungan kelembagaan yang menyebabkan pengelola
perpustakaan kurang termotivasi kreatifitas dan keahliannya
Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA berupaya melakukan berbagai
pemecahan masalah melalui langkah-langkah berikut:
a. Mempercepat pengembangan perpustakaan berbasis TI di seluruh
UK/UPT Badan Litbang Pertanian dengan cara membangun prototype atau
model
b. Sosialisasi perpustakaan model serta pemanfaatan database elektronis
mendukung penelitian dan pengembangan pertanian
c. Membuat rekomendasi kepada pengambil kebijakan untuk menyediakan
infrastruktur perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang
Pertanian
d. Menyelenggarakan pembinaan tenaga melalui peningkatan kapasitas
sumberdaya manusia perpustakaan
Pembangunan perpustakaan model sebagai percontohan dilaksanakan pada
tahun 2006 di BPTP Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat
Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun 2007 pembangunan perpustakaan
model dilanjutkan dilima lokasi BPTP yaitu di Sumatera Utara, Sumatera Barat,
Sulawesi Selatan, Kalimantan Selatan, dan Jawa Timur (Suryantini 2007).
Pengembangan perpustakaan model menjadi perpustakaan berbasis TI dimulai
tahun 2008 terhadap 50 perpustakaan UK/UPT. Pada tahun 2009 pengembangan
perpustakaan berbasis TI telah dilaksanakan di 60 UK/UPT lingkup Badan
Litbang Pertanian (Maksum 2009).
Implementasi perpustakaan berbasis TI di 60 UK/UPT meliputi instalasi
hardware, instalasi jaringan internet dan intranet, pembuatan aplikasi buku tamu,
pembuatan antarmuka perpustakaan, instalasi database, sosialisasi, pelatihan
tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI, serta pelatihan terhadap
pengguna e-journal yang dilanggan Badan Litbang Pertanian.
Agar pengelolaan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian tetap
