BAB 3. TINJAUAN KHUSUS LANDSON PT. PERTIWI AGUNG
3.6 Kegiatan Industri Landson PT. Pertiwi Agung
3.6.3 Departemen PPIC
Departemen PPIC merupakan departemen yang bertugas untuk merencanakan semua pembelian bahan baku dan bahan kemas yang diperlukan agar setiap proses berjalan dengan efisien serta memastikan inventory gudang memiliki kapasitas yang cukup, dan juga harus menyediakan obat jadi sesuai dengan kebutuhan atau permintaan dari Divisi Marketing, serta melakukan koordinasi Toll In and Toll Out Manufacturing, serta Export. Departemen Production Planning Inventory Control-PPIC (Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan) bertanggung jawab atas perencanaan produksi, pengadaan, penyimpanan, distribusi bahan baku dan bahan pengemas serta bertanggung jawab atas penyimpanan maupun distribusi produk jadi. Pengendalian persediaan dilakukan agar memperlancar proses produksi dan mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock-out) maupun kelebihan persediaan (stock-over).
Departemen PPIC dipimpin oleh seorang Manager yang bertanggung jawab kepada Plant Manager. Manager PPIC mempunyai 4 supervisor. Manager PPIC dibantu oleh Asisten Manajer yang membawahi dua supervisor yaitu Supervisor Toll Manufacturer dan Warehouse. Sedangkan dua supervisor lainnya yaitu Supervisor Production Planner dan Material Planner dibawahi langsung oleh Manager. Production Planner dan Material Planner bertugas untuk menyediakan semua keperluan bahan baku dan bahan kemas sesuai dengan keperluan produksi. Toll Manufacturing Supervisor memiliki tugas untuk memastikan produksi Toll In dan Toll Out berjalan dengan lancar agar produk tersedia dengan level inventory yang optimal. Supervisor Warehouse bertugas untuk memastikan stock fisik sesuai dengan sistem, kelancaran proses produksi inhouse maupun toll manufacturer dalam kaitan dengan penimbangan, penyerahan dokumen, dan pengiriman barang baik ke distributor maupun toll manufacturer serta menjamin operational warehouse berjalan dengan baik. Supervisor Production Planner bertugas untuk memastikan produksi berjalan dengan lancar agar produk tersedia dengan level inventory yang optimal. Sedangkan Supervisor Material Planner bertugas untuk Memastikan
ketersediaan material sehingga produksi dapat berjalan lancar sesuai dengan level inventory ditentukan. Struktur organisasi departemen PPIC dapat dilihat pada lampiran 11.
3.6.3.1.Gudang
Gudang di Landson PT. Pertiwi Agung dibagi mejadi tiga yaitu : 1. Gudang Bahan Baku (Raw Material Warehouse)
Gudang ini digunakan untuk penyimpanan stok bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi. Gudang bahan baku terdiri dari :
a. Area karantina, digunakan untuk menyimpan bahan baku yang baru datang dan belum lulus uji dari departemen pengawasan mutu.
b. Area penyimpanan suhu kamar, digunakan untuk menyipman bahan baku yang telah lulus uji dan tidak memerlukan kondisi penyimpanan khusus.
c. Area penyimpanan suhu sejuk (15-25°C), digunakan untuk menyimpan bahan baku yang membutuhkan kondisi penyimpanan pada suhu sejuk.
d. Area penyimpanan suhu dingin (2-8°C), digunakan untuk menyimpan bahan baku yang tidak stabil pada suhu kamar atau memerlukan suhu dingin selama penyimpanan.
e. Area penyimpanan bahan baku yang ditolak (area reject), digunakan untuk menyimban bahan baku yang tidak lolos uji dari departemen pengawasan mutu sebelum dikembalikan kepada supplier.
f. Gudang api, digunakan untuk menyimpan bahan-bahan yang mudah terbakar atau meledak seperti alkohol dan kloroform. Ruang ini letaknya terpisah dari gudang yang lain.
Sistem penyimpanan yang digunakan berdasarkan bentuk kemasan bahan baku (pack, sak atau liquid) dengan peletakan berdasarkan alphabet. Sistem pengeluaran bahan baku yang digunakan adalah sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Sistem FEFO menerapkan proses pengeluaran barang di mana barang yang memiliki tanggal kadaluarsa lebih dahulu merupakan barang yang dikeluarkan pertama kali sementara sistem FIFO menerapkan proses pengeluaran barang di mana barang yang masuk lebih dahulu merupakan barang yang dikeluarkan pertama kali.
2. Gudang Bahan Pengemas (Packaging Material Warehouse)
Gudang ini digunakan untuk penyimpanan stok bahan pengemas yang dibutuhkan untuk proses produksi. Gudang bahan kemas terdiri dari :
a. Area karantina, digunakan untuk menyimpan bahan kemas yang baru datang dan belum lulus uji dari departemen pengawasan mutu.
b. Area penyimpanan kemasan primer, digunakan untuk menyimpan kemasan primer yang sudah lulus uji dari departemen pengawasan mutu. Perlu diperhatikan penyimpanan khusus untuk aluminium foil dan cangkang kapsul harus disimpan pada ruangan dengan suhu sejuk.
c. Area penyimpanan kemasan sekunder, digunakan untuk menyimpan bahan kemas sekunder yang sudah lulus uji.
d. Gudang label, digunakan untuk menyimpan label, etiket, brosur
e. Area penyimpanan bahan kemas yang ditolak (area reject), digunakan untuk menyimpan bahan kemas yang tidak lulus uji dari departemen pengawasan mutu sebelum dikembalikan kepada supplier.
Sistem penyimpanan yang digunakan berdasarkan bentuk kemasan. Sistem pengeluaran bahan kemas yang digunakan adalah sistem FIFO (First In First Out). Sistem FIFO menerapkan proses pengeluaran barang di mana barang yang lebih dahulu masuk merupakan barang yang dikeluarkan pertama kali.
3. Gudang Produk Jadi (Finish Goods Warehouse)
Gudang ini digunakan untuk penyimpanan produk jadi hasil produksi yang nantinya akan didistribusikan untuk dijual. Bagian gudang produk jadi bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran produk jadi dari Landson PT. Pertiwi Agung. Sistem penyimpanan produk jadi yang digunakan berdasarkan alphabet. Sedangkan untuk sistem pengeluaran produk jadi menggunakan sistem FIFO (First In First Out). Sistem FIFO menerapkan proses pengeluaran barang di mana barang yang lebih dahulu masuk merupakan barang yang dikeluarkan pertama kali.
3.6.3.2.Alur Penerimaan Bahan Baku dan Bahan Pengemas
Penerimaan barang dimulai dari bagian marketing yang membuat perkiraan (forecast) target pemasaran. Berdasarkan forecast tersebut, PPIC selanjutnya akan
membuat Production Planning and Rolling Forecast (PPRF) yang merupakan jadwal dan target produksi dan nantinya akan mendapatkan persetujuan dari Plant Director, Plant Manager dan Marketing Manager. Selain berdasarkan forecast, PPRF ini juga dibuat berdasarkan pada data stok Gudang Obat Jadi (GOJ) serta Work In Process (WIP). Setelah PPRF dibuat, maka PPIC akan menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pengemas yang harus disediakan, apabila bahan baku dan bahan pengemas yang dibutuhkan tidak mencukupi maka PPIC akan membuat RPBB/RPBK (Rencana Pembelian Bahan Baku dan Rencana Pembelian Bahan Pengemas). Kemudian dikeluarkan Purchase Requisition (PR) yang diajukan ke bagian Procurement selanjutnya bagian Procurement membuat Purchase Order (PO) untuk dikirim ke supplier. Pihak supplier sendiri akan mengeluarkan surat jalan yang diberikan saat mengantarkan bahan baku dan bahan kemas yang dibeli oleh Landson PT. Pertiwi Agung. Setelah bahan baku dan bahan kemas datang dari supplier, maka petugas gudang akan melakukan pemeriksaan, seperti pemeriksaan keutuhan kemasan, pemeriksaan kebenaran label, ada atau tidaknya sertifikat analisis, pemeriksaan nomor batch dan expired date, dan pemeriksaan fisik lainnya apakah sesuai dengan PO. Surat jalan kemudian diberikan pada PPIC dan Procurement untuk disetujui. Barang datang diterima (receipt), dicatat dan didata oleh warehouse sub section head (gudang). Apabila sudah sesuai maka barang diperiksa dan ditimbang lalu masuk ke gudang karantina (label karantina). Tahap selanjutnya dari alur penerimaan barang adalah sampling yang dilakukan oleh QC. Di tahap ini QC akan menerima surat jalan, sertifikat CoA, dan checklist penerimaan barang dari PPIC. Selanjutnya QC akan melakukan pengujian bahan baku atau bahan kemas. QC akan melakukan pengujian terhadap bahan baku dan bahan kemas yang telah di sampling. Setelah selesai diuji maka QC akan melakukan input data secara komputerisasi yang menyatakan bahwa bahan baku dan bahan kemas telah diuji. Setelah pengujian, QC membuat Product Analysis Report (PAR) yang berisi status diterima atau ditolaknya bahan baku atau bahan kemas tersebut. Untuk bahan yang lulus uji maka langsung dimasukkan datanya dengan sistem komputerisasi oleh bagian gudang. Tahap ini disebut receiving. Tahap receiving merupakan tahapan yang penting pada alur penerimaan bahan baku dan bahan kemas ini. Pada akhirnya status dari bahan baku atau bahan kemas tersebut adalah statusnya sudah menjadi inventaris perusahaan.
Sementara itu untuk bahan baku dan bahan kemas yang tidak lulus pengujian oleh QC akan dikembalikan ke pihak supplier. Alur penerimaan Bahan Baku dan Bahan Kemas dapat dilihat pada lampiran 12.
3.6.3.3.Alur Pengeluaran Bahan Baku dan Bahan Pengemas
PPIC juga bertugas untuk merencanakan produksi, membuat atau merencanakan jadwal produksi serta menyiapkan setiap bahan baku dan bahan pengemas yang diperlukan untuk proses produksi. Alur pengeluaran bahan baku dan bahan kemas berdasarkan dari forecast yang dibuat sesuai dengan permintaan atau perkiraan marketing, selanjutnya dibuat Production Planning and Rolling Forecast (PPRF). PPIC akan menentukan target produksi untuk 3 bulan mendatang, setiap minggunya PPIC akan berkerjasama dengan departemen produksi untuk membuat Rencana Produksi Mingguan (RPM). Bagian PPIC akan mengeluarkan 1 paket dokumen setiap minggunya antara lain pick list yang memuat semua bahan baku dan bahan kemas yang dibutuhkan untuk proses produksi. Catatan Pengolahan Batch (CPB) dan Catatan Pengemasan Batch (CKB) akan disiapkan oleh bagian document controller Departemen QA juga disertai dengan pick list (label identitas). Sebelum dilakukan penimbangan, bahan baku dan bahan kemas dibersihkan dahulu kemasan sekundernya di ruang penyangga, lalu oleh petugas diambil untuk ditimbang. Sisa bahan yang sudah diambil sisanya akan dicatat dalam kemasan masing-masing bahan oleh petugas penimbangan. Setelah bahan baku ditimbang, maka PPIC akan melakukan pemotongan stok yakni pemotongan jumlah bahan baku dari stok awal secara komputerisasi karena sudah diambil untuk ditimbang dan akan digunakan pada proses produksi. Tahap pemotongan stok ini merupakan tahap yang menjadi critical point pada alur pengeluaran bahan baku dan bahan kemas. Tahap selanjutnya, PPIC akan mengeluarkan dokumen Delivery Batch sebagai surat serah terima barang dari bagian PPIC ke bagian produksi. Dengan munculnya Delivery Batch tersebut, secara otomatis akan memotong stok barang yang ada dalam inventaris gudang. Alur pengeluaran bahan baku dan bahan kemas dapat dilihat pada lampiran 13.
3.6.3.4.Alur Penerimaan Produk Jadi
Tahap awal dari alur penerimaan produk jadi adalah pembuatan PTN (Product Transfer Note) oleh bagian produksi. PTN fungsinya sama seperti surat jalan yang dikeluarkan ketika supplier mengantarkan bahan baku dan bahan kemas yang dibeli oleh Landson PT Pertiwi Agung, namun kali ini yang mengeluarkan PTN adalah bagian produksi untuk mengantarkan produk jadi yang telah dihasilkan melalui proses produksi ke PPIC. Selanjutnya PPIC akan melakukan input data produk jadi ke dalam stock secara komputerisasi. Data-data yang dimasukkan antara lain adalah jumlah produk jadi, nomor batch produk jadi, dan data expired date produk jadi.
Sama seperti alur pengeluaran bahan baku dan bahan kemas, pada alur penerimaan produk jadi tahap penginputan data merupakan tahap yang paling kritis. Setelah PPIC melakukan input data, maka PPIC akan melakukan pemindahan informasi-informasi secara komputerisasi dari database produksi ke database finished goods terkait produk jadi tersebut. Setelah tahap tersebut, maka status produk jadi adalah menjadi inventaris dari gudang atau PPIC. Alur penerimaan produk jadi dapat dilihat pada lampiran 14.
3.6.3.5.Alur Pengeluaran Produk Jadi
Pengeluaran produk jadi dimulai dari diterbitkannya PO (Purchasing Order) oleh bagian distributor. Berdasarkan PO tersebut, selanjutnya PPIC akan membuat SO (Sales Order) atau daftar produk yang dipesan. Selanjutnya PPIC akan membuat lembar pengambilan barang untuk memudahkan proses pengambilan barang dan menghindari kesalahan saat mengambil barang yang dipesan. Tahap selanjutnya dari alur ini adalah packing list final yang dilakukan oleh PPIC. Tahap ini menandai adanya serah terima produk jadi dari Landson PT Pertiwi Agung melalui Departemen PPIC kepada distributor. Tahap akhir dari alur pengeluaran produk jadi adalah tahap pemotongan stok antara produk jadi yang ada di gudang dengan produk yang akan dikeluarkan dari gudang. Alur penerimaan produk jadi dapat dilihat pada lampiran 15.