TINJAUAN PUSTAKA
E. Aspek Desain Formulir
Formulir merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data sesuai dengan yang dibutuhkan hingga nantinya dapat menghasilkan informasi yang berarti bagi pengguna formulir tersebut.
Formulir harus didesain sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Pada
dasarnya desain formulir dibagi menjadi 3 golongan besar (3 aspek), yaitu :
a. Aspek Fisik
Dalam aspek fisik terdapat 4 komponen, yaitu : 1. Bahan
Dalam mendesain formulir sebaiknya dipilih dari bahan yang tidak mudah rusak/kusut. Bahan formulir harus memperhatikan kegunaan formulir dan berapa lama dapat disimpan.
Terdapat 5 sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :
1.) Weight adalah berat kertas pada ukuran tertentu
2.) Grade adalah mutu kertas berdasarkan jenis material yang diinginkan dalam proses pembuatan
3.) Grain of paper adalah arah serat-serat yang membuat kertas
4.) Finish of paper adalah lapisan kimia yang diberikan pada kertas, keadaan kertas bias kasar, licin, mengkilat.
5.) Colour of paper adalah sarana/media efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik dan cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir.
Berat kertas dikelompokkan menjadi beberapa istilah, antara lain :
1.) Kertas Bond; berat antara 11-24 pounds (5500-12000 gram)
2.) Kertas Manifold/kertas tissue; berat antara 7-11 pounds (3500-5500 gram)
3.) Kertas Onin Skin; berat antara 7-11 pounds dan lapisan transparan
4.) Kertas Ledger; berat antara 24-36 pounds (12000-18000 gram)
5.) Kertas Bristol, post card, board, tag, duplikatot, safety, dan newsprint.(9)
2. Bentuk
Bentuk formulir harus disesuaikan dengan standart, pada umumnya berbentuk persegi panjang.
3. Ukuran
Ukuran yang baik dalam formulir adalah ukuran standar, sehingga akan memudahkan dalam pengelolaannya, yaitu apakah akan disimpan atau dicopy.
4. Warna
Warna kertas dalam pembuatan formulir adalah digunakan untuk memudahkan dalam penanganan formulir.
Penggunaan kertas berwarna untuk formulir merupakan media yang efektif untuk memperoleh daya tarik (eye catching). Penanganan formulir dengan tinta pengisian dan tidak menyulitkan pengguna waktu pengisian.
Persepsi warna adalah kesan yang terhadap warna yang ditentukan oleh jenis-jenis panjang gelombang cahaya serta efek psikologi warna.
Table 2.1 Efek Psikologi Warna
Warna Efek
Jarak Suhu Psikis
Biru Jauh Sejuk Menyejukkan
Hijau Jauh Sangat
Mencakup judul dan informasi mengenai formulir. Judul formulir bias terdapat pada beberapa posisi. Posisi standart yang biasa digunakan adalah kiri atas, tengah dan kanan atas, kiri
bawah atau kanan bawah. Sebuah sub judul harus digunakan kalau judul utama memerlukan panjelasan atau kualifikasi lebih lanjut. Apabila formulir akan diisi atau dikirimkan ke luar organisasi, nama dan alamat fasilitas asuhan kesehatan harus dimasukkan ke dalam judul.
Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Batas kanan bawah merupakan tempat terbaik untuk identifikasi formulir dan tanggal penerbitan, karena lokasi ini terhindar dari perobekan atau tertutupnya informasi dapat dihindarkan. Identifikasi formulir juga terlihat kalau formulir dijilid pada bagian atas atau pafa sisi kiri. Penyimpanan formulir jika akan dipermudah apabila identifikasi formulir derada dibawah.
Apabila formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak di halaman balik, maka identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir. Hal ini berfungsi untuk menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan dan membantu dalam pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. Tanggal penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.
Apabila terdapat halaman ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat. Nomor halaman dapat berupa angka atau huruf alphabet, dan bias terletak pada sudut kanan atas atau kanan bawah. Apabila memerlukan lembar tambahan dan agar pengguna mengetahui pada awal menggunakannya maka setiap
halaman harus diberi tempat untuk pengisian nomor halaman, misalnya “halaman ke ….. dari ……”
2. Introduction
Bagian ini menjelaskan dari formulir. Kadang-kadang tujuan ditujukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut memang diperlukan, maka pernyataan yang jelas bias dimasukkan ke dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya.
3. Instruction
Instruksi harus bias menentukan dengan cepat berapa copy yang diperlukan, siapa yang harus mengajukan formulir, dan kepada siapa copynya harus dikirim. Instruksi bias diletakkan pada bagian depan formulir apabila terdapat ruang yang cukup. Apabila diperlukan informasi yang lebih detail, sisi balik formulir dan lembar atau buku kecil terpisah dapat digunakan dengan tepat harus memberikan rujukan tentang hal tersebut pada instruksi umum.
4. Body
Body merupakan bagian utama dari formulir.
Pertimbangan hati-hati harus diberikan mengenai susunan data yang diminta atau informasi tersedia yang meliputi pengelompokkan, pengurutan dan penyusunan tepi (aligning) yang sepantasnya, margin, spacing, rules, type styles dan cara pencatatan.
a. Margin
Batas pinggir tidak saja menambah tampilan dan kegunaan formulir, tapi juga kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik. Margin minimum adalah 2/16” pada bagian atas, 3/16” bagian bawah dan 3/10” pada sisi-sisi.
Untuk stok kartu paling kurang 1/8” pada semua sisi.
b. Spacing
Spacing adalah ukuran area entri data. Untuk mendesain formulir dengan data yang ditulis tangan, maka gunakan spasi 1/10” sampai 1/12” untuk horizontal spacing.
Sedangkan 1/3” sampai ¼” untuk vertical spacing. Untuk mendesain kotak, gunakan 1/3”.
c. Rules
Rule adalah sebuah garis baik horizontal maupun vertical. Garis ini bias solid (langsung),dotted (putus-putus), atau parallel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.
Rule membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulisan untuk pemasukan data pada tempat semestinya, menginstruksikan penulisan mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi dan menambah daya tarik fisik formulir.
d. Type style
Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah
menggunakan sesedikit mungkin jenis dan ukuran huruf, item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir.
Biasanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus.
e. Cara pencatatan
Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik atau cetakan computer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Recogniting, yaitu pengenalan huruf secara optis) dan „bar code’, yang bekerja sebagai input langsung kedalam computer. Sebagai tambahan pada prinsip umum desain formulir yang baik, pertimbangan khusus untuk adanya peralatan OCR atau „bar code‟ merupakan hal yang penting.
5. Close
Komponen utama terahir formulir kertas adalah „close‟
atau penutup. Ini merupakan ruangan untuk tanggal, nama dan tanda tangan persetujuan.
c. Aspek Isi
1. Kelengkapan Item data/butir data
Item data/butir data haruslah lengkap, mencakup segala aspek informasi dari formulir guna keakuratan data dan kesinambungan informasi yang ada.
2. Terminology
Penggunaan terminology atau istilah kata harus sesuai dengan penggunaannya dan sudah disepakati secara umum tentang pengertian terminology tersebut, sehingga tidak menimbulkan makna ganda bagi orang yang membacanya.
3. Ruang entry data
Ruang entry data adalah ruang kosong yang disediakan didalam formulir dalam rangka pengisian informasi, meliputi ukuran ruang entry dan banyaknya ruang entry.
Dari aspek-aspek diatas diharapkan untuk memperoleh kemudahan dalam menggunakan formulir tersebut.
Dan dari aspek diatas juga dapat mengetahui mana standart yang sudah sesuai dengan standart minimal depkes dan yang tidak sesuai. Dari yang sesuai bisa untuk memudahkan siperancang dalam menggunakan formulir, dan yang belum sesuai biasanya masih mendapatkan keluhan dari si pengguna formulir tersebut.