TINJAUAN PUSTAKA
C. Isi Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar
Formulir ringkasan masuk & keluar adalah formulir rekam medis yang digunakan untuk mencatat ringkasan perjalanan penyakit sejak pasien masuk sampai keluar RS. Formulir ini berisi data identitas pasien dan data klinis, termasuk ringkasan penyakit terdahulu, diagnosa awal, diagnosa utama, diagnosa komplikasi, infeksi nosokomial, tindakan dan sebab kematian (6).
Isi dari formulir ringkasan keluar&masuk adalah sebagai berikut : a. identitas pasien
1. Nama pasien
2. Nomor Rekam Medis 3. Alamat
4. Jenis kelamin 5. Pendidikan 6. Pekerjaan 7. Tanggal lahir 8. Agama
b. Informasi yang dicatat 1. Status perkawinan
2. Keikutsertaan dalam PBH / asuransi lain 3. Cara penerimaan pasien, melalui
4. Cara masuk, dikirim oleh
5. Nama penanggung jawab pembayaran dan alamatnya 6. Nama keluarga terdekat dan alamatnya
7. Tanggal masuk / jam masuk ruang Rawat Inap
8. Tanggal keluar / jam keluar ruang Rawat Inap 9. Bagian/spesialisasi, ruang rawat, kelas 10. Lama dirawat
11. Diagnosa awal
12. Diagnosa akhir (utama, lain – lain dan komplikasi) 13. Diagnosa komplikasi
14. Diagnosa lain
15. Operasi / tindakan (jika ada)
16. Infeksi nosokomial dan penyebabnya (jika ada) 17. Imunisasi yang pernah didapat
18. Imunisasi yang diperoleh selama dirawat 19. Transfusi darah (jika ada)
20. Keadaan keluar
21. Nama dan tanda tangan dokter c. Kegunaan dan manfaat RM 1 :
1. Sebagai informasi keluar masuk pasien 2. Sumber informasi untuk mengindeks penyakit
3. Sebagai sumber informasi dalam menyiapkan laporan RS 4. Meneliti kembali apakah tindakan tersebut sudah sesuai
dengan riwayat penyakit pasien.
D. Desain Formulir Rekam Medis 1. Pengertian Formulir
Formulir adalah media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi, kedalam catatan. Data yang bersangkutan dengan peristiwa dan transaksi pelayanan direkam pertama kalinya sebagai data pencatatan dan pengolahan selanjutnya.(6)
2. Manfaat Formulir
a. Formulir RM untuk menetapkan tanggung jawab
Catatan yang dibuat di atas formulir dalam setiap transaksi hanya dilakukan oleh karena adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang utuk melaksanakan transaksi tersebut.
b. Formulir RM untuk rekam data
Setiap data yang timbul akibat adanya transaksi pelayanan direkam/dicatat ke dalam formulir-formulir rekam medis meliputi waktu terjadinya transaksi, nomor rekam medis dan nomor register,identitas pasien, jenis, jumlah dan bagaimana proses pelayanan dan tindakan dilakukan serta identitas petugas yang melayani
c. Formulir RM untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan Dengan mencatat/menulis semua kejadian dan perintah pelaksanaan akan memperjelas fakta kejadian atau perintah yang harus dilaksanakan.
d. Formulir RM sebagai Alat Komunikasi
Pencatatan tehadap informasi pokok yang telah dilakukan akibat adanya transaksi pelayanan harus dapat dibaca oleh orang lain yang membutuhkan.
3. Formulir Elektronik
Selain formulir yang dibuat dari secarik kertas, ada juga yang dirancang dengan komputer dan disebut formulir elektronik. Formulir ini berupa ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keunggulan formulir elektronik yaitu :
a. Tidak pernah kehabisan, karena satu jenis formulir yang ditayangkan pada layar monitor bila telah diisi datanya akan disimpan kedalam file-file komputer sebagai data dasar (data base) yang dapat diolah dengan mengintegrasikan satu dengan yang lain sehingga menghasilkan informasi.
b. Tidak pernah ketinggalan jaman, karena formulir elektronik rancangannya mudah dilakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan.
c. Ketidakefisiensian formulir dapat dihindari, karena kedua hal diatas.
d. Tidak ada data yang mengambang, karena formulir telah dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada keraguan dalam memasukkan data kedalam komputer.
e. Pengolahan formulir lebih mudah, sehubungan dengan data yang telah diisi ke dalam elektronik kedalam komputer maka pengolahan data yang terkandung dalam formulir lebih mudah dilakukan untuk memperoleh informasiyang dibutuhkan.
4. Manfaat Formulir Elektronik
a. kemudahan penelusuran dan pengiriman informasi
b. bisa dikaitkan dengan informasi lain yang berasal dari luar rekam medik
c. penyimpanan lebih ringkas
d. data dapat ditampilkan dengan cepat sesuai kebutuhan e. abstraksi, pelaporan lebih mudah bahkan otomatis f. kualitas data dan standar dapat dikendalikan
g. dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak pendukung keputusan
5. Pengertian Formulir Rekam Medis
Formulir rekam medis adalah secarik kertas yang digunakan untuk mendokumentasikan (merekam) peristiwa transaksi pelayanan yang terjadi dalam organisasi kesehatan.(6)
6. Pengertian Desain Formulir
Desain formulir adalah suatu rancangan dalam formulir yang mengatur tata letak dan penyusunan layout dan perwajahan kolom – kolom, garis – garis maupun huruf – huruf.(6)
Desain formulir merupakan bagian dari pelaksanaan manajemen formulir, penetapan manajemen formulir merupakan control terhadap keseluruhan atas proses permintaan, desain, pembuatan, penyimpanan, penyebaran, pemeriksaan dan pemusnahan formulir Kennedy (1998) dan Martono (1997) menyebutkan bahwa manajemen formulir adalah kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian formulir, produksi, serta penggunaan formulir secara sistematik. Diamond (1995) menyebutkan manajemen formuir berfungsi untuk pertanggung jawaban atas penciptaan, desain, revisi dan control terhadap keseluruhan formulir di dalam suatu organisasi.
Menurut Diamond manajemen formulir meliputi analisis kebutuhan pengguna untuk menentukan formulir seperti apa yang dibutuhkan, mendesain formulir yang terbaik sesuai dengan kebutuhan, dan menjamin formulir tersebut dapat dihasilkan seefisien mungkin dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.(7)
Desain formulir bertujuan untuk dapat menciptakan formulir yang benar dan sesuai dengan kebutuhan dan keperluan. Menurut Irawan (1998) desain formulir yang baik akan menghasilkan suatu formulir yang mudah untuk dibaca dan dipahami, diisi serta diberkaskan. Dan dijelaskan bahwa di dalam melakukan perencanaan formulir perlu dipertimbangkan fungsi dan fisik dari formulir.(7)
7. Syarat Desain Yang Efektif
a. Menarik, menimbulkan perhatian terhadap pesannya b. Mengikat pesan dapat mudah dibaca dan dimengerti
c. Membuat kesan, sehingga konsumen ingin memiliki barang cetakannya.(8)
8. Tujuan Formulir
b. Untuk menuntut perhatian, misalnya :
I.Bisa memerlukan tanda tangan / cap jempol dan sebagainya.
II. Formulir pengumpulan data menyebabkan timbulnya dokumentasi.
c. Untuk memenuhi kebutuhan penggunanya.
d. Untuk menginstruksi pemakaiannya tentang apa yang harus dilakukan, data apa yang harus dikumpulkan, dimana data diperoleh, bagaimana mengumpulkannya, dan apa yang harus dilakukan sesudahnya.
e. Untuk memperbaiki tanggung jawab dan mengidentifikasi catatan untuk pengarsipan dan rujukan masa depan.
f. Untuk mengatur standarisasi, sehingga menjamin konsistensi pengumpulan data interpretasi.
g. Untuk komunikasi.(7)
9. Aturan-aturan Dasar dalam Perancangan Formulir a. Buatlah rancangan dengan memikirkan pengguna b. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir
c. Rancanglah formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan
d. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi, beri label semua informasi
e. Aturan urutan item-item data secara logis
f. Masukkan pedoman untuk menjaminagar pengumpulan dan interpretasi data konsisten.
10. Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir
a. sedapat mungkin memanfaatkan tembusan / copy formulir.
Bertujuan untuk efisiensi penulisan bila formulir tersebut diperlukan oleh lebih dari satu pengguna dalam pengumpulan data dan informasiyang sama.
b. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data, karena akan berakibat pemborosan kertas dan ketidak efisiennya penulisan, pemahaman akan rancau bila data yang satu berbeda dengan data yang lain, padahal objeknya sama.
c. Buatlah rancangan sesederhana dan sesingkat mungkin, hal ini bertujuan agar cara penulisan data mudah dilakukan dan isinyapadat.
d. Masukkanlah unsure internal chek dalam merancang formulir.
e. Cantumkanlah nama dan alamat organisasi pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
f. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
g. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
h. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga penulis/petugas hanya membubuhkan tanda (×) atau (√) untuk menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisian.
i. Bila ada pembagian zona,bagilah menurut blok-blok daerah yang berisi data yang terkait.
11. Faktor – faktor Pertimbangan dalam Perancanagn Formulir
a. Siapa yang memerlukan atau akan mendapatkan informasi yang dicatat dalam formulir. Hal ini untuk menentukan berapa lembar formulir tersebut dibuat.
b. Adakah formulir yang digunakan sekarang berisi informasi yang sama untuk memungkinkan penyatuan beberapa item untuk menjadi suatu formulir.
c. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis. Hal ini dapat ngengurangi kemungkinan terjaninya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian.
d. Apakah formulir tersebut akan memerlukan pengisian dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin atau dengan kedua-duanya. Hal ini untuk menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau spasi saja.
e. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip. Hal ini akan menentukan mutu kertas, ukuran dan perforasi jika dibutuhkan.
12. Analisa Perancangan Formulir
Analisa formulir harus harus dimulai dengan pencarian fakta.
Jangan lakukan review hanya ketika waktu formulir tersebut telah habis atau ketika diminta untuk perubahan saja. Namun, harus dilakukan secara berkala sehingga formulir sesuai dengan kebutuhan pengguna tiap periode.
a. Perancangan formulir merupakan perancangan refleksi dari perancangan system, oleh sebab itu sebagai perancang harus mengenal tujuan system tersebut. Fungsi-fungsi yang terkait, serta syarat-syarat teselenggaranya system tersebut sehingga dapat menjelaskan mengapa formulir tersebut dibuat.
b. Perancangan formulir dapat lebih efektif bila disertai kebijakan pengontrol formulir yang memadai,sehingga dapat dilakukan penghematan dalam hal;
1. jumlah tenaga yang mengisi formulir
2. frekuensi kesalahan dalam melengkapi formulir
3. semua keterangan atau data dapat tersajikan dan apakah data atau informasi yang tidak penting atau diperlukan yang perlu dihilangkan.
4. percetakan kertas yang digunakan
Informasi yang dibutuhkan dalam perancangan formulir meliputi ukuran kertas, pokok keterangan/susunan, spasi, penggunaan huruf.
c. Pada dasarnya pokok keterangan/susunan terdiri dari 5 bagian, yaitu :
1. heading; judul atau nama formulir dan nomor formulir, untuk memudahkan pengontrolan penggunaan dan pengadaan formulir.
2. instruction; instruksi/informasi singkat agar tidak salah dalam pencatatan data
3. introduction; pendahuluan untuk mengantarkan isi/badan formulir sehingga pencatatan data dan pembaca formulir sudah mengerti formulir ini untuk siapa dan digunakan untuk apa.
4. body; badan formulir tergantung pada tujuan formulir dibuat
5. close; penutup/kesimpulan, merupakan bagian akhir dari formulir meskipun tidak selalu ada kesimpulan
d. Formulir yang sedikit berlainan tetap mempunyai maksud yang sama dapat dirancang kembali dengan membuat daftar check yaitu dengan tanda (X) pada data atau informasi yang sama, kemudian dianalisis apakah dapat dipadukan menjadi satu.