ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR RM 1 DI RS MARDI RAHAYU KUDUS
PERIODE 2012
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma ( Amd, PK ) pada Program Studi DIII RMIK
Oleh :
RETNO PAMUNGKAS NIM : D22.2008.00808
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG 2012
@2012
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Peneliti
iii
MARDI RAHAYU KUDUS PERIODE 2012
KARYA TULIS ILMIAH
TAHUN 2012
Disusun oleh : RETNO PAMUNGKAS NIM : D22.2008.00808
Karya tulis ilmiah ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Semarang, 23 juli 2012
Tim penguji
Ketua : Enny Rachmani, SKM, M.Kom ( ……….. ) Anggota : 1.Supriyono Asfawi, SE, Mkes ( ……….. )
2. Retno Astuti S, SS, MM ( ……….. )
Mengtahui, Dekan
Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes
ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR RM 1 DI RS MARDI RAHAYU KUDUS PERIODE 2012
Disusun Oleh :
RETNO PAMUNGKAS D22.2008.00808
Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian Karya Tulis Ilmiah
Tanggal : 6 Juli 2012
Pembimbing
Enny Rachmani, SKM, M.Kom
iv
Karya Tulis Ilmiah ini aku bPersembahkan untuk : Allah SWT yang selalu melimpahkan Rahmat, Hidayah dan Inayahnya,..
Ibu dan almarhumah bapak tercinta yang selalu memberi motifasi untuk selalu berusaha dan yang tak pernah berhenti untuk berdoa baut putrimu ni,…semoga bapak tenang disana,.
SuamiQ (Roni Sasono) dan Putra kecilQ (ilyasa Tanaya Cahya Winata) yang sudah menjadi penyemangat dalam hidupQ,. Tanpa kalian aku g bisa sampai seperti ini,.
Mbak dan masQ (mb’yani + mas Miranto, mb’farid + mas Said, mb’atik + mas Baim) yang selalu memberi motifasi dan mau ngajak putraQ saat aku lgi kulaih,..
ponakanQ (Gian, Fadhil, arka)lek ana sayang kalian semua,.
Bu Rahma yang selalu membingbing aku, makasih bu.tanpa bimbinganmu.saya g bsa apa2.,.
Kawand – kawand ku tante, pay, febri,dana, shofa, dini yang selalu dapat di andalkan, selalu bisa bertukar fikiran , memberikan masukan-masukan yang berguna ...
Kawand – kawand DIII RMIK angkatan 2008, kita bersama sama berjuang untuk lulus . . Semuapihak RS. Mardi Rahayu Kudus, bu lilik, bu heti,bu harning, bu yuni, pak johan, bu wahyu, bu dewi terima kasih banyak atas bimbingannya selama saya magang di RS.Mardi Rahayu Kudus Dan semua pihak yang tidak bisa aku sebutkan satu persatu,.
Makasih juga buat nunuk, indah ma apri yg mau membantu aq,., Buat ponakanQ yang baru lahir kmrin, seneng bngt rasanya,pnya ponakan cantik sndirim,..
Terima kasih banyak,,….,
v
Nama : Retno Pamungkas
Tempat, Tanggal Lahir : Kudus, 31 Oktober 1990
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Mancasan, Onggopatran Srimulyo Piyungan Bantul
Riwayat Pendidikan :
1. SD Negeri 3 Mejobo Kudus, tahun 1996 – 2002 2. SMP Negeri 2 Mejobo Kudus, tahun 2002 - 2005 3. SMK Negeri 3 Pati, tahun 2005 – 2008
4. Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2008 – 2012
vi
atas berkat dan rahmat – Nya kepada penyusun, sehingga dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dengan judul “Analisis Desain Formulir Lembar Masuk dan Keluar RM 1 di RS. Mardi Rahayu Kudus Periode 2012” ini dengan baik.
Penulisan laporan ini tidak akan berhasil tanpa bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu peneliti dalam penulisan karya tulis ilmiah. Dengan selesainya laporan ini, penyusun menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semaran
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Enny Rachmani, SKM, M.Kom selaku dosen pembimbing.
4. Arif Kurniadi M.Kom, Selaku Ketua Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswanto.
5.
Supriyono Asfawi, SE, Mkes selalu penguji 1
6.Retno Astuti S, SS, MM selaku penguji 2
7. dr. Khrisna Nugraha Widjaja, selaku Direktur Utama RS Mardi Rahayu Kudus.
8. Dr. Dian Permatasari selaku manajer Rekam Medis 9. Liliek Sumarsih, Amd selaku KA Bagian Rekam Medis
10. Seluruh staf karyawan/karyawati RS Mardi Rahayu Kudus serta Semua Pihak yang telah membantu pelaksanaan penyusunan laporan ini.
vii
masukan untuk peningkatan pelayanan di rumah sakit agar lebih baik.
Semarang , Juli 2012
Penulis
viii
2012 ABSTRAK
RETNO PAMUNGKAS
ANALISIS DESAIN FORMULIR LEMBAR MASUK DAN KELUAR RM 1 DI RS MARDI RAHAYU KUDUS PERIODE 2012
Lembar masuk dan keluar merupakan salah satu formulir yang diabadikan, digunakan sebagai ringkasan dan keadaan pasien saat masuk dan keadaan saat keluar rumah sakit. Berdasarkan survei awal di Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus, lembar masuk dan keluar yang digunakan belum sesuai dengan kebutuhan penggunanya yaitu bahan yang digunakan kurang tebal yaitu kertas A4 70 gram, dan terhadap 17 sampel DRM yang diteliti secara acak, diketahui bahwa masih banyak pengisian yang kurang lengkap. Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk menganalisis desain formulir Ringkasan Masuk &
Keluar di Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus Periode 2012.
Metode yang digunakan dalam pengumpulan data ini adalah metode observasi dan wawancara menggunakan instrumen penelitian kuesioner. Objek dalam penelitian ini adalah formulir lembar masuk dan keluar dan subjek penelitian adalah 2 petugas TPPRI, 10 Dokter dan 83 Perawat di bagian unit rawat inap.
Berdasarkan hasil penelitian pada lembar masuk dan keluar di lihat dari aspek fisik yaitu bahan yang digunakan adalah kertas A4 70 gram, bentuk persegi panjang, warna kertas kuning muda dengan tinta warna hitam. Aspek anatomik dengan heading meliputi judul formulir terletak pada bagian tengah atas, terdapat identitas Rumah Sakit, terdapat nomor revisi dan identitas formulir.
Introduction ditunjukan oleh judul formulir, tidak terdapat instruksi dara pengisian.
Bagian body butir data yang ada sudah dikelompokkan dan butir data sudah tersusun secara sistematis. Margin yang digunakan yaitu margin kiri 2 cm, margin atas 2,2 cm, margin kanan 2,5 cm dan margin bawah 1,7 cm. Pada aspek isi, kelengkapan butir data terdiri dari data medis pasien dan data klinis pasien.
Berdasarkan hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa dari aspek fisik yaitu bahan yang digunakan belum sesuai untuk formulir yang akan diabadikan.
Aspek anatomik yaitu heading data sudah sesuai dengan teori, introduction tidak diperlukan, karena tujuan formulir sudah ditunjukkan oleh judul formulir, diperlukan adanya instruction untuk perintah pengisian. Bagian body perlu penambahan area kerja, close sudah sesuai dengan teori. Aspek isi sudah sesuai dengan teori. Dan saran utama yang harus ditambahkan yaitu merancang ulang formulir lembar masuk & keluar sesuai dengan teori dan kebutuhan pengguna.
Kata kunci : Desain Formulir, Lembar Masuk dan Keluar RM. 1 Kepustakaan : 9 (1997 – 2008)
ix
ABSTRACTION RETNO PAMUNGKAS
ANALYSIS AND DESIGN IN SHEET FORM RM 1 OUT IN RS MARDI RAHAYU KUDUS OF PERIOD 2012
Sheet in and out is one of the forms that were added, was used as a summary and the patient at admission and the current state of hospital discharge.
Based on a preliminary survey at the Hospital of the Holy Mardi Rahayu, sheet in and out are used not in accordance with the needs of its users is the material used is less thick and 70 grams of A4 paper, and on 17 samples randomly studied DRM, it is known that there is still much less filling complete. The general objective of this study was to analyze the design of forms Summary Log & Out at Mardi Rahayu Hospital of the Holy period of 2012.
The method used in this data collection is observation and interview methods using questionnaire research instruments. Objects in this study is a form sheet in and out, and subjects were two officers TPPRI, 10 doctors and 83 nurses in the inpatient unit.
Based on the results of research on the sheet in and out in view of the physical aspects of the material used is 70 grams A4 paper, a rectangular shape, the color of yellow paper with black ink. Anatomic aspects of the headings include the title of the form located at the top center, there is identity of the Hospital, there is a revision number and identity of the form. Introduction indicated by the title of the form, there are no virgin charging instructions. The body of existing data items are grouped and the data items are arranged systematically. The margin used is 2 cm left margin, top margin 2.2 cm, 2.5 cm right margin and bottom margin 1.7 cm. In the aspect of the content, the completeness of the data item consists of patient medical data and clinical data of patients.
Based on the observations can be concluded that the physical aspect of the materials used do not correspond to a form that will be perpetuated. Anatomic aspects of the data that is already heading in accordance with the theory, the introduction is not necessary, because the objective form is indicated by the title of the form, it is necessary instruction for filling orders. The body needs additional work area, close it in accordance with the theory. Aspect of the content is in conformity with the theory.
Key words :Design Form, Sheet Entry and Exit RM.1 Bibliography : 9 (1997 - 2008)
x
Halaman
Halaman Judul ... i
Halaman Hak Cipta ... ii
Halaman Pengesahan ... iii
Halaman Persembahan ……….. iv
Riwayat Hidup ... v
Kata Pengantar ... vi
Abstrak ... viii
Daftar Isi ... x
Daftar Tabel ... xii
Daftar Lampiran ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 6
D. Manfaat Penelitian ... 6
E. Ruang Lingkup ... 7
xi
C. Isi Ringkasan Masuk dan Keluar ... 16
D. Desain Formulir Rekam Medis ... 18
E. Aspek Desain Formulir ... 26
F. Kerangka Teori ... 35
G. Kerangka Konsep ... 36
BAB III METOOLOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 37
B. Variabel Penelitian ... 37
C. Devinisi Operasional ... 38
D. Subyek dan Objek Penelitian ... 40
E. Instrument Penelitian ... 41
F. Cara Pengumpulan Data ... 41
G. Pengolahan Data ... 43
H. Rencana dan Teknik Wawancara dan Observasi ... 44
I. Analisa Data ... 44
J. Tahapan dan Jadwal Penelitian ... 45
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Pengamatan ... 46
1. Kelemahan Penelitian ... 46
2. Gambaran Umum RS Mardi Rahayu Kudus ... 46
3. Gambaran Umum Rekam Medis dan Informasi Kesehatan RS Mardi Rahayu Kudus ... 49
xii
A. Kesimpulan ... 73 B. Saran ... 75 Daftar Pustaka
Lampiran
xiii
2.1 Efek Psikologi Warna ... 29
4.1 Wawancara Petugas TPPRI terhadap Formulir RM 1 ... 53
4.2 Persepsi Petugas TPPRI terhadap Aspek Fisik RM 1 ... 53
4.3 Persepsi Petugas TPPRI terhadap Aspek Anatomik RM 1 ... 54
4.4 Persepsi Petugas TPPRI terhadap Aspek Isi RM 1 ... 55
4.5 Wawancara Dokter terhadap Formulir RM 1 ... 55
4.6 Persepsi Dokter terhadap Aspek Fisik RM 1 ... 56
4.7 Persepsi Dokter terhadap Aspek Anatomik RM 1 ... 57
4.8 Persepsi Dokter terhadap Aspek Isi RM 1 ... 57
4.9 Wawancara Perawat terhadap Formulir RM 1 ... 58
4.10 Persepsi Perawat terhadap Aspek Fisik RM 1 ... 59
4.11 Persepsi Perawat terhadap Aspek Anatomik RM 1 ... 59
4.12 Persepsi Perawat terhadap Aspek Isi RM 1 ... 60
4.13 Desain Formulir Ditinjau dari Aspek Fisik ... 61
4.14 Desain Formulir Ditinjau dari Aspek Anatomik ... 61
4.15 Desain Formulir Ditinjau dari Aspek Isi ... 63
xiv Lampiran
1 Surat Keterangan Bahwa Telah Melakukan Penelitian 2 Pedoman Observasi
3 Formulir Lembar Keluar & Masuk RM 1
4 Redesain Formulir Lembar Keluar & Masuk RM 1 5 Tabel Checklist
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan salah satu unit pelayanan kesehatan yang melayani berbagai masalah kesehatan. Agar dapat dilakukan pelayanan yang maksimal, maka setiap sarana pelayanan kesehatan terutama RS hendaknya diselenggarakan Rekam Medis, seperti yang diatur dalam permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 disebut bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan cacatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis memiliki peran sebagai sumber informasi bagi pasien maupun pihak RS yang harus didokumentasikan data pelayanan dan data identitas pasien secara lengkap, jelas, tertulis atau elektronik.
Rekam medis harus dibuat segera setelah pasien menerima pelayanan agar keakuratan data terjaga dan kesinambungan informasi terjamin.
Setiap melakukan pencatatan, harus dibubuhi nama, waktu dan tanda tangan dokter atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan secara langsung. Jika terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan pada dokumen medis, maka boleh dilakukan adanya koreksi yaitu dengan mencoret yang salah dan memberi paraf/tanda tangan pada catatan yang sudah dibetulkan.
Formulir Rekam Medis digunakan dan dirancang untuk pemeliharaan dan pengawasan agar sesuai dengan tujuan dibuatnya
1
formulir tersebut. Antara formulir yang diabadikan maupun yang tidak harus dibedakan untuk mempermudah dalam penyimpanannya. Bahan dari formulir rekam medis sebaiknya dipilih dari bahan yang tidak mudah rusak / kuat, mudah ditulisi, dan kualitas tinta untuk mengisi data. Tetapi, jika formulir yang dirancang dengan tidak bagus, dapat menyebabkan kesalahan dalam pencatatan data, duplikasi data, dan kesulitan dalam pengumpulan data. Oleh karena itu, dalam perancangan dan pembuatan desain formulir harus dilakukan secara teliti dan benar agar tidak terjadi kesalahan pengisian data untuk selanjutnya.
Formulir ringkasan masuk dan keluar adalah formulir rekam medis yang digunankan untuk mencatat ringkasan perjalanan penyakit sejak pasien masuk sampai keluar RS. Formulir ini berisi data identitas pasien dan data klinis, termasuk ringkasan penyakit terdahulu, diagnosa awal, diagnosa utama, diagnosa komplikasi, infeksi nosokomial, tindakan dan sebab kematian. Formulir ini dapat dibuat oleh perekam medis berdasarkan formulir-formulir pendukung (formulir anamnesa, formulir pemeriksaan fisik, formulir penunjang, laporan operasi, dan lain-lain).
Formulir ini dapat diberikan kepada pasien bila diminta atau dirujuk. Bila di perlukan di pengadilan, formulir ini dapat diserahkan tanpa seizin pasien.
Rormulir Ringkasan masuk & keluar memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien. Informasi yang terkandung dalam formulir tersebut dapat digunakan lagi ketika pasien datang untuk berobat ulang sehingga tercipta kesinambungan informasi pelayanan terhadap pasien menjadi maksimal dan tepat sasaran. Formulir ini juga dapat
digunakan untuk menilai proses dan hasil pelayanan klinis guna memperoleh kebenaran ilmiah dan hukum.
Cara pengisian fermulir lebih banyak dilakukan dengan cara entry data. Formulir ini berisikan nama pasien, tanggal lahir, pekerjaan, alamat lengkap, status perkawinan, No RM, sex, agama, tanggal masuk, tanggal keluar, lama dirawat, diagnosa awal, diagnosa utama, diagnosa tambahan, penyebab luar cedera & keracunan / morfologi neoplasma, nama operasi / tindakan, golongan operasi, jenis anestesi, infeksi nosokomial, imunisasi yang pernah di dapat selama dirawat, tranfusi darah, pengobatan radio terapi / kedokteran nuklir, keadaan keluar, cara keluar, dokter yang merawat.
Berdasarkan survei awal pada bulan januari 2012 dengan mengambil 17 sampel DRM secara acak, formulir ringkasan masuk &
keluar RS Mardi Rahayu kudus masih perlu dilakukan peninjauan kembali terhadap penggunaan dan pengisian fermulir. Masih terdapat pengisian item-item data yang kurang sesuai dengan maksud dan tujuan dari item- item data tersebut meliputi alamat keluarga terdekat didapatkan 17 DRM yang kosong/ tidak diisi, dikirim oleh(dikirim dari mana / atas permintaan sendiri), pada bagian /SMF(bagian bangsal yang dituju) didapatkan 10 DRM yang tidak diisi, sebab dirawat didapatkan 7 DRM yang masih kosong / tidak terisi, nama dan tanda tangan dokter didapatkan 5 DRM yang kosong / tidak diisi.
Dalam pengisian item alamat keluarga terdekat diperoleh 17 DRM yang kosong, karna mungkin tempatnya terlalu sempit / kekecilan sehingga perlu dirubah agar mudah dibaca dan dapat diisi dengan benar.
Pada item dikirim oleh (bagian bangsal yang dituju) diperoleh 10 DRM kosong, itu dikarenakan kolomnya terlalu sempit, pada iten bagian / SMF juga sering terlewati pengisiannya, karena tulisan hurufnya terlalu kecil dan pada item nama dan tanda tangan dokter(otentikasi) diperoleh 5 DRM yang tidak diisi / kosong, dikarenakan ruang / kolom terlalu kecil.
Dari observasi diatas, diperoleh perhitungan sebagai berikut : 1) Dari 17 sampel DRM secara acak
2) Otentikasi = 175 𝑥100% = 29,41%
Dampak yang dapat terjadi jika otentikasi tidak diisi yaitu :
a. Bila terjadi kesalahan mal praktik tidak ada yang bertanggung jawab, karena tidak ada nama dan tanda tangan dokter yang merawat,
b. Berhubungan dengan kelengkapan DRM/QA, kalau tidak diisi pihak Rumah Sakit tidak mengetahui siapa yang harus bertanggung jawab terhadap pasien.
3) Bagian bangsal yang dituju = 10
17𝑥100% = 58,82%
Dampak yang terjadi jika bagian bangsal yang dituju tidak diisi yaitu :
a. Petugas kesulitan mendata pasien dimana / dibagian mana pasien dirawat,
b. Berhubungan dengan perhitungan grafik Barber Jonhson, untuk menghitung BOR, LOS, TOI, BTO juga untuk data di bagian pendaftaran rawat inap, dan untuk mengetahui bangsal nama yang sudah terisi dan mana yang masih kosong.
4) Alamat keluarga terdekat = 15
17𝑥100% = 88,23%.
Dampak jika alamat keluarga terdekat tidak diisi yaitu :
a. Jika ada hal penting mengenai kondisi pasien yang dirawat dan petugas harus segera memberikan informasi tersebut kepada keluarga pasien terdekat, maka akan mempersulit petugas dalam menyampaikan informasi tersebut.
b. Pihak Rumah Sakit tidak tahu harus menggubungi siapa jika sewaktu – waktu akan ditagih atas pembayaran pasien. (teori Quality Assurance)
Ketidak lengkapan DRM dimungkinkan oleh desain formulir yang kurang efektif dan efisien baik dari segi desain formulir maupun SDM pengentry data tersebut. Formulir yang efektif dan efisien dapat dilihat dari segi aspek fisik, anatomik maupun isi juga dari petugas pengentry data itu sendiri. Sehingga perlu dilakukan adanya control formulir untuk selanjutnya dilakukan redesain formulir agar formulir yang ada sesuai dengan kebutuhan pengguna dari segala aspek. Alasan-alasan tersebut sekiranya menjadi alasan dan pertimbangan untuk dilakukan penelitian dengan mengambil judul ” Analisis Desain Formulir Lembar Masuk dan Keluar RM 1 di RS Mardi Rahayu kudus Periode 2012”
B. Rumusan Masalah
Bagaimanakah desain formulir ringkasan keluar dan masuk pasien yang tepat dan baik sehingga dapat sesuai dengan harapan paramedik / dokter / perawat sebagai pengguna di RS Mardi Rahayu Kudus periode 2012 ?
C. Tujuan Penelitian a. Tujuan Umum
Menganalisis desain formulir ringkasan keluar dan masuk yang tepat dan baik sehingga dapat sesuai dengan harapan para medis / dokter / perawat sebagai pengguna. Sehingga formulir ringkasan keluar dan masuk dapat terisi dengan baik dan dapat menekan angka ketidak lengkapan pengisian dokumen rekam medis.
b. Tujuan Khusus
1. Mengidentifikasi dan menganalisa keluhan dari pengguna
2. Menganalisis desain formulir ringkasan keluar dan masuk yang dilihat dari 3 aspek :
a. Aspek fisik
Meliputi : bahan, bentuk formulir, ukuran serta warna kertas b. Aspek anatomik
Meliputi: heading, introduction, instruction, body, close c. Aspek isi
Meliputi: item data, terminologi, ruang entry data.
3. Merancang / merevisi formulir ringkasan keluar dan masuk
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti
Menambah wawasan dan memperoleh pengalaman nyata tentang peranan desain formulir rekam medis terutama formulir Ringkasan keluar dan masuk
2. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi bagi RS saat perevisian formulir ringksan keluar dan masuk serta mengembangkan formulir yang didesain dengan baik dan benar agar mendapatkan hasil yang lebih lengkap dan akurat.
3. Bagi Akademik
Sebagai bahan referensi dan tolak ukur dalam ilmu desain formulir
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan
Penelitian termasuk dalam ruang lingkup Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
2. Lingkup Materi
Penelitian ini dibatasi oleh aspek disain formulir, khususnya lembar formulir RM.1
3. Lingkup Lokasi
Penelitian ini dilakukan di RS Mardi Rahayu Kudus 4. Lingkup Metode
Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara 5. Lingkup Objek / Sasaran
Objek / sasaran dari penelitian ini adalah formulir lembar masuk dan keluar RS Mardi Rahayu Kudus Periode 2012
6. Lingkup Waktu
Penelitian ini mulai dilaksanakan pada bulan Maret - April tahun 2012
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis, dan pengobatan serta merekam hasilnya.(1)
Menurut Depkes, RM adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, riwayat penyakit, anamnesa, pemeriksaan fisik, diagnosa pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien pada sarana pelayanan tertentu.(2)
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia rekam medis diartikan sebagai hasil perekaman yang berupa keterangan mengenai hasil perekaman yang berupa keterangan mengenai hasil pengobatan pasien;
sedangkan rekam kesehatan yaitu hasil perekaman yang berupa keterangan mengenai kesehatan pasien.
System pengelolaan Rekam medis mendefinisikan sebagai suatu system pengorganisasian formulir guna pencatatan dan pelaporan pada rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan untuk pelayanan pasien
8
yang digunakan oleh manajemen rumah sakit untuk pelayanan rumah sakit atau sarana kesehatan lainnya.
2. Kegunaan Rekam medis
Menurut Gilboni, kegunaan rekam medis antara lain : a. Administration (Administrasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dantanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalan mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal (hukum)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan kebenaran serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Medis
Berkas RM mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan pada pasien.
d. Financial (keuangan)
Suatu berkas RM mempunyai nilai keuangan, karena catatan medik tersebut mengandung data atau informasi yang digunakan sebagai aspek keuangan. Yaitu untuk menetapkan biaya pembayaran di RS. Tanpa adanya bukti pencatatan tindakan pelayanan maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.
e. Research (penelitian)
Suatu berkas RM mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data yang digunakan sebagai aspek penelitian atau perkembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
f. Education (pendidikan)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut informasi tentang kronologis sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan untuk referensi pengajaran.
g. Documentation (dokumentasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya memiliki sejarah medis seseorang dan sebagai sumber ingatan yang harus di dokumentasikan sehingga dapat dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan bagi rumah sakit (3).
3. Tujuan Rekam Medis
Tujuan dan pengelolaan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya kesehatan di rumah sakit. Tujuan rumas sakit secara rinci akan terlihat dalam kegunaan rekam medis itu sendiri.(3)
Tujuan utama dari rekam medis ini adalah sebagai dokumen kehidupan pasien yang memadai dan akurat sebagai sejarah kesehatannya, yang mencakup penyakit-penyakit dan perawatan-
perawatan yang diberikan pada masa lampau dan pada saat ini (Huffman, 1994).
4. Pengisian Rekam Medik
a. Data relevan (administratively and clinically relevant) yang direkam pada waktu pelayanan diberikan
b. Sebaiknya cukup sekali dan tidak duplikasi
c. Informasi dari data yang direkam dapat dimanfaatkan oleh mereka yang berwenang memanfaatkannya, di Rumah Sakit yang sama atau tempat lain.
5. Kriteria Rekam Medik a. Dapat dibaca dengan jelas
b. Struktur sama antara satu rekam medik dengan rekam medik yang lain
c. Item data yang dicatat bersifat vital, esensial dan sedikit mungkin yang non esensial
d. Mutu data dapat dipertanggung-jawabkan
6. Jenis Struktur Rekam Medik
a. Rekam medik berorientasi waktu (time oriented medical record) b. Rekam medik berorientasi sumber (source oriented medical record) c. Rekam medik berorientasi masalah (problem oriented medical
record)
7. Rekam Medik Berorientasi Waktu
a. Follow up pemeriksaan pasien dicatat dan disusun menurut tanggal dan jam
b. Laporan lab disusun menurut tanggal dan jam
c. Tindakan dan pengobatan disusun menurut tanggal dan jam d. Semua data tercampur
8. Rekam Medik Berorientasi Sumber
a. Hasil pemeriksaan dan perintah dokter ditempat tertentu b. Lab dikumpulkan di tempat tertentu
c. Hasil pemeriksaan radiologi dimasukkan di amplop yang juga berisi film
9. Rekam Medik Berorientasi Masalah (Problem Oriented Medical Record)
a. Keluhan subyektif b. Pemeriksaan obyektif
c. Penilaian (assessment) termasuk diagnosis masalah Perencanaan (plan)
d. Catatan kemajuan mengatasi masalah (progress notes)
10. Penggolongan Formulir
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam organisasi
b. Formulir yang dibuat dan dikirim kepada pihak luar organisasi c. Formulir yang diterima dari pihak luar organisasi.
B. Kelengkapan Dokumen Rekam Medis 1. Pengertian Data
Data adalah fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol – simbol, gambar – gambar, angka – angka, dan lain – lain.(4)
Ciri-ciri data yang baik adalah :
a. Akurat; data harus lengkap dan tepat merekam keadaan tertentu.
b. Valid; data masih berlaku pada waktu tertentu.
c. Terus menerus; pengumpulan data tidak putus.
d. Reliable; data dapat diandalkan atau dapat dipercaya.
Keempat ciri tersebut harus dipenuhi dalam suatu system pencatatan dan system pelaporan sebagai sarana menciptakan informasi yang berkualitas.
2. Sifat yang dapat menentukan nilai informasi a. Kemudahan dalam memperoleh informasi
Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.
b. Sifat luas dan kelengkapan informasi
Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakupan yang luas dan lengkap.
c. Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi atau akurat.
d. Kecocokan denan pengguna
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan pengguna.
e. Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat.
f. Kejelasan
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
g. Keluwesan
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
h. Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.
i. Tidak ada prasangka
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
j. Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna (5).
3. Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kelengkapan
Suatu system yang terdiri dari beberapa komponen yang mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan tertentu khususnya pelayanan kesehatan komponen tersebut terdiri dari sumber daya yang meliputi :
1. Man ( manusia )
Factor terpenting dari pelaksanaan suatu system untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal.
2. Material ( bahan )
Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan system pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit.
3. Machines ( peralatan )
Alat yang digunakan manusia untuk mengerjakan suatu pekerjaan agar lebih cepat, efisien dan sebagai penunjang pelaksanaan kesehatan di rumah sakit.
4. Methods ( metode )
Metode yang tepat akan membantu tugas – tugas seseorang akan lebih cepat dan ringan dalam pelaksanaan kesehatan di rumah sakit.
5. Money ( dana )
Dana yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu system di rumah sakit, agar pelayanan rumahsakit dapat berjalan dengan cepat sesuai kebutuhan seorang pasien.
C. Isi Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar
Formulir ringkasan masuk & keluar adalah formulir rekam medis yang digunakan untuk mencatat ringkasan perjalanan penyakit sejak pasien masuk sampai keluar RS. Formulir ini berisi data identitas pasien dan data klinis, termasuk ringkasan penyakit terdahulu, diagnosa awal, diagnosa utama, diagnosa komplikasi, infeksi nosokomial, tindakan dan sebab kematian (6).
Isi dari formulir ringkasan keluar&masuk adalah sebagai berikut : a. identitas pasien
1. Nama pasien
2. Nomor Rekam Medis 3. Alamat
4. Jenis kelamin 5. Pendidikan 6. Pekerjaan 7. Tanggal lahir 8. Agama
b. Informasi yang dicatat 1. Status perkawinan
2. Keikutsertaan dalam PBH / asuransi lain 3. Cara penerimaan pasien, melalui
4. Cara masuk, dikirim oleh
5. Nama penanggung jawab pembayaran dan alamatnya 6. Nama keluarga terdekat dan alamatnya
7. Tanggal masuk / jam masuk ruang Rawat Inap
8. Tanggal keluar / jam keluar ruang Rawat Inap 9. Bagian/spesialisasi, ruang rawat, kelas 10. Lama dirawat
11. Diagnosa awal
12. Diagnosa akhir (utama, lain – lain dan komplikasi) 13. Diagnosa komplikasi
14. Diagnosa lain
15. Operasi / tindakan (jika ada)
16. Infeksi nosokomial dan penyebabnya (jika ada) 17. Imunisasi yang pernah didapat
18. Imunisasi yang diperoleh selama dirawat 19. Transfusi darah (jika ada)
20. Keadaan keluar
21. Nama dan tanda tangan dokter c. Kegunaan dan manfaat RM 1 :
1. Sebagai informasi keluar masuk pasien 2. Sumber informasi untuk mengindeks penyakit
3. Sebagai sumber informasi dalam menyiapkan laporan RS 4. Meneliti kembali apakah tindakan tersebut sudah sesuai
dengan riwayat penyakit pasien.
D. Desain Formulir Rekam Medis 1. Pengertian Formulir
Formulir adalah media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi, kedalam catatan. Data yang bersangkutan dengan peristiwa dan transaksi pelayanan direkam pertama kalinya sebagai data pencatatan dan pengolahan selanjutnya.(6)
2. Manfaat Formulir
a. Formulir RM untuk menetapkan tanggung jawab
Catatan yang dibuat di atas formulir dalam setiap transaksi hanya dilakukan oleh karena adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang utuk melaksanakan transaksi tersebut.
b. Formulir RM untuk rekam data
Setiap data yang timbul akibat adanya transaksi pelayanan direkam/dicatat ke dalam formulir-formulir rekam medis meliputi waktu terjadinya transaksi, nomor rekam medis dan nomor register,identitas pasien, jenis, jumlah dan bagaimana proses pelayanan dan tindakan dilakukan serta identitas petugas yang melayani
c. Formulir RM untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan Dengan mencatat/menulis semua kejadian dan perintah pelaksanaan akan memperjelas fakta kejadian atau perintah yang harus dilaksanakan.
d. Formulir RM sebagai Alat Komunikasi
Pencatatan tehadap informasi pokok yang telah dilakukan akibat adanya transaksi pelayanan harus dapat dibaca oleh orang lain yang membutuhkan.
3. Formulir Elektronik
Selain formulir yang dibuat dari secarik kertas, ada juga yang dirancang dengan komputer dan disebut formulir elektronik. Formulir ini berupa ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Keunggulan formulir elektronik yaitu :
a. Tidak pernah kehabisan, karena satu jenis formulir yang ditayangkan pada layar monitor bila telah diisi datanya akan disimpan kedalam file-file komputer sebagai data dasar (data base) yang dapat diolah dengan mengintegrasikan satu dengan yang lain sehingga menghasilkan informasi.
b. Tidak pernah ketinggalan jaman, karena formulir elektronik rancangannya mudah dilakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan.
c. Ketidakefisiensian formulir dapat dihindari, karena kedua hal diatas.
d. Tidak ada data yang mengambang, karena formulir telah dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada keraguan dalam memasukkan data kedalam komputer.
e. Pengolahan formulir lebih mudah, sehubungan dengan data yang telah diisi ke dalam elektronik kedalam komputer maka pengolahan data yang terkandung dalam formulir lebih mudah dilakukan untuk memperoleh informasiyang dibutuhkan.
4. Manfaat Formulir Elektronik
a. kemudahan penelusuran dan pengiriman informasi
b. bisa dikaitkan dengan informasi lain yang berasal dari luar rekam medik
c. penyimpanan lebih ringkas
d. data dapat ditampilkan dengan cepat sesuai kebutuhan e. abstraksi, pelaporan lebih mudah bahkan otomatis f. kualitas data dan standar dapat dikendalikan
g. dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak pendukung keputusan
5. Pengertian Formulir Rekam Medis
Formulir rekam medis adalah secarik kertas yang digunakan untuk mendokumentasikan (merekam) peristiwa transaksi pelayanan yang terjadi dalam organisasi kesehatan.(6)
6. Pengertian Desain Formulir
Desain formulir adalah suatu rancangan dalam formulir yang mengatur tata letak dan penyusunan layout dan perwajahan kolom – kolom, garis – garis maupun huruf – huruf.(6)
Desain formulir merupakan bagian dari pelaksanaan manajemen formulir, penetapan manajemen formulir merupakan control terhadap keseluruhan atas proses permintaan, desain, pembuatan, penyimpanan, penyebaran, pemeriksaan dan pemusnahan formulir Kennedy (1998) dan Martono (1997) menyebutkan bahwa manajemen formulir adalah kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian formulir, produksi, serta penggunaan formulir secara sistematik. Diamond (1995) menyebutkan manajemen formuir berfungsi untuk pertanggung jawaban atas penciptaan, desain, revisi dan control terhadap keseluruhan formulir di dalam suatu organisasi.
Menurut Diamond manajemen formulir meliputi analisis kebutuhan pengguna untuk menentukan formulir seperti apa yang dibutuhkan, mendesain formulir yang terbaik sesuai dengan kebutuhan, dan menjamin formulir tersebut dapat dihasilkan seefisien mungkin dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.(7)
Desain formulir bertujuan untuk dapat menciptakan formulir yang benar dan sesuai dengan kebutuhan dan keperluan. Menurut Irawan (1998) desain formulir yang baik akan menghasilkan suatu formulir yang mudah untuk dibaca dan dipahami, diisi serta diberkaskan. Dan dijelaskan bahwa di dalam melakukan perencanaan formulir perlu dipertimbangkan fungsi dan fisik dari formulir.(7)
7. Syarat Desain Yang Efektif
a. Menarik, menimbulkan perhatian terhadap pesannya b. Mengikat pesan dapat mudah dibaca dan dimengerti
c. Membuat kesan, sehingga konsumen ingin memiliki barang cetakannya.(8)
8. Tujuan Formulir
b. Untuk menuntut perhatian, misalnya :
I.Bisa memerlukan tanda tangan / cap jempol dan sebagainya.
II. Formulir pengumpulan data menyebabkan timbulnya dokumentasi.
c. Untuk memenuhi kebutuhan penggunanya.
d. Untuk menginstruksi pemakaiannya tentang apa yang harus dilakukan, data apa yang harus dikumpulkan, dimana data diperoleh, bagaimana mengumpulkannya, dan apa yang harus dilakukan sesudahnya.
e. Untuk memperbaiki tanggung jawab dan mengidentifikasi catatan untuk pengarsipan dan rujukan masa depan.
f. Untuk mengatur standarisasi, sehingga menjamin konsistensi pengumpulan data interpretasi.
g. Untuk komunikasi.(7)
9. Aturan-aturan Dasar dalam Perancangan Formulir a. Buatlah rancangan dengan memikirkan pengguna b. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir
c. Rancanglah formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan
d. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi, beri label semua informasi
e. Aturan urutan item-item data secara logis
f. Masukkan pedoman untuk menjaminagar pengumpulan dan interpretasi data konsisten.
10. Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir
a. sedapat mungkin memanfaatkan tembusan / copy formulir.
Bertujuan untuk efisiensi penulisan bila formulir tersebut diperlukan oleh lebih dari satu pengguna dalam pengumpulan data dan informasiyang sama.
b. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data, karena akan berakibat pemborosan kertas dan ketidak efisiennya penulisan, pemahaman akan rancau bila data yang satu berbeda dengan data yang lain, padahal objeknya sama.
c. Buatlah rancangan sesederhana dan sesingkat mungkin, hal ini bertujuan agar cara penulisan data mudah dilakukan dan isinyapadat.
d. Masukkanlah unsure internal chek dalam merancang formulir.
e. Cantumkanlah nama dan alamat organisasi pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
f. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
g. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
h. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga penulis/petugas hanya membubuhkan tanda (×) atau (√) untuk menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisian.
i. Bila ada pembagian zona,bagilah menurut blok-blok daerah yang berisi data yang terkait.
11. Faktor – faktor Pertimbangan dalam Perancanagn Formulir
a. Siapa yang memerlukan atau akan mendapatkan informasi yang dicatat dalam formulir. Hal ini untuk menentukan berapa lembar formulir tersebut dibuat.
b. Adakah formulir yang digunakan sekarang berisi informasi yang sama untuk memungkinkan penyatuan beberapa item untuk menjadi suatu formulir.
c. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis. Hal ini dapat ngengurangi kemungkinan terjaninya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian.
d. Apakah formulir tersebut akan memerlukan pengisian dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin atau dengan kedua- duanya. Hal ini untuk menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau spasi saja.
e. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip. Hal ini akan menentukan mutu kertas, ukuran dan perforasi jika dibutuhkan.
12. Analisa Perancangan Formulir
Analisa formulir harus harus dimulai dengan pencarian fakta.
Jangan lakukan review hanya ketika waktu formulir tersebut telah habis atau ketika diminta untuk perubahan saja. Namun, harus dilakukan secara berkala sehingga formulir sesuai dengan kebutuhan pengguna tiap periode.
a. Perancangan formulir merupakan perancangan refleksi dari perancangan system, oleh sebab itu sebagai perancang harus mengenal tujuan system tersebut. Fungsi-fungsi yang terkait, serta syarat-syarat teselenggaranya system tersebut sehingga dapat menjelaskan mengapa formulir tersebut dibuat.
b. Perancangan formulir dapat lebih efektif bila disertai kebijakan pengontrol formulir yang memadai,sehingga dapat dilakukan penghematan dalam hal;
1. jumlah tenaga yang mengisi formulir
2. frekuensi kesalahan dalam melengkapi formulir
3. semua keterangan atau data dapat tersajikan dan apakah data atau informasi yang tidak penting atau diperlukan yang perlu dihilangkan.
4. percetakan kertas yang digunakan
Informasi yang dibutuhkan dalam perancangan formulir meliputi ukuran kertas, pokok keterangan/susunan, spasi, penggunaan huruf.
c. Pada dasarnya pokok keterangan/susunan terdiri dari 5 bagian, yaitu :
1. heading; judul atau nama formulir dan nomor formulir, untuk memudahkan pengontrolan penggunaan dan pengadaan formulir.
2. instruction; instruksi/informasi singkat agar tidak salah dalam pencatatan data
3. introduction; pendahuluan untuk mengantarkan isi/badan formulir sehingga pencatatan data dan pembaca formulir sudah mengerti formulir ini untuk siapa dan digunakan untuk apa.
4. body; badan formulir tergantung pada tujuan formulir dibuat
5. close; penutup/kesimpulan, merupakan bagian akhir dari formulir meskipun tidak selalu ada kesimpulan
d. Formulir yang sedikit berlainan tetap mempunyai maksud yang sama dapat dirancang kembali dengan membuat daftar check yaitu dengan tanda (X) pada data atau informasi yang sama, kemudian dianalisis apakah dapat dipadukan menjadi satu.
E. Aspek Desain Formulir
Formulir merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data sesuai dengan yang dibutuhkan hingga nantinya dapat menghasilkan informasi yang berarti bagi pengguna formulir tersebut.
Formulir harus didesain sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Pada
dasarnya desain formulir dibagi menjadi 3 golongan besar (3 aspek), yaitu :
a. Aspek Fisik
Dalam aspek fisik terdapat 4 komponen, yaitu : 1. Bahan
Dalam mendesain formulir sebaiknya dipilih dari bahan yang tidak mudah rusak/kusut. Bahan formulir harus memperhatikan kegunaan formulir dan berapa lama dapat disimpan.
Terdapat 5 sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam mendesain formulir yaitu :
1.) Weight adalah berat kertas pada ukuran tertentu
2.) Grade adalah mutu kertas berdasarkan jenis material yang diinginkan dalam proses pembuatan
3.) Grain of paper adalah arah serat-serat yang membuat kertas
4.) Finish of paper adalah lapisan kimia yang diberikan pada kertas, keadaan kertas bias kasar, licin, mengkilat.
5.) Colour of paper adalah sarana/media efektif untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik dan cara sederhana untuk memudahkan penanganan formulir.
Berat kertas dikelompokkan menjadi beberapa istilah, antara lain :
1.) Kertas Bond; berat antara 11-24 pounds (5500-12000 gram)
2.) Kertas Manifold/kertas tissue; berat antara 7-11 pounds (3500-5500 gram)
3.) Kertas Onin Skin; berat antara 7-11 pounds dan lapisan transparan
4.) Kertas Ledger; berat antara 24-36 pounds (12000-18000 gram)
5.) Kertas Bristol, post card, board, tag, duplikatot, safety, dan newsprint.(9)
2. Bentuk
Bentuk formulir harus disesuaikan dengan standart, pada umumnya berbentuk persegi panjang.
3. Ukuran
Ukuran yang baik dalam formulir adalah ukuran standar, sehingga akan memudahkan dalam pengelolaannya, yaitu apakah akan disimpan atau dicopy.
4. Warna
Warna kertas dalam pembuatan formulir adalah digunakan untuk memudahkan dalam penanganan formulir.
Penggunaan kertas berwarna untuk formulir merupakan media yang efektif untuk memperoleh daya tarik (eye catching). Penanganan formulir dengan tinta pengisian dan tidak menyulitkan pengguna waktu pengisian.
Persepsi warna adalah kesan yang terhadap warna yang ditentukan oleh jenis-jenis panjang gelombang cahaya serta efek psikologi warna.
Table 2.1 Efek Psikologi Warna
Warna Efek
Jarak Suhu Psikis
Biru Jauh Sejuk Menyejukkan
Hijau Jauh Sangat
hangat
Menyengarkan
Merah Dekat Hangat Sangat
mengganggu Orange Sangat
dekat
Sangat hangat
Merangsang
Kuning Dekat Sangat
hangat
Merangsang
Sawo matang
Sangat dekat
Netral Merangsang
Ungu Sangat
dekat
Sejuk Agresif
Putih Dekat netral Netral
Sumber : http://yuli-lian.blogspot.com/2011/04/dampak-psikologis-warna.html?m=1
b. Aspek Anatomi 1. Heading
Mencakup judul dan informasi mengenai formulir. Judul formulir bias terdapat pada beberapa posisi. Posisi standart yang biasa digunakan adalah kiri atas, tengah dan kanan atas, kiri
bawah atau kanan bawah. Sebuah sub judul harus digunakan kalau judul utama memerlukan panjelasan atau kualifikasi lebih lanjut. Apabila formulir akan diisi atau dikirimkan ke luar organisasi, nama dan alamat fasilitas asuhan kesehatan harus dimasukkan ke dalam judul.
Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Batas kanan bawah merupakan tempat terbaik untuk identifikasi formulir dan tanggal penerbitan, karena lokasi ini terhindar dari perobekan atau tertutupnya informasi dapat dihindarkan. Identifikasi formulir juga terlihat kalau formulir dijilid pada bagian atas atau pafa sisi kiri. Penyimpanan formulir jika akan dipermudah apabila identifikasi formulir derada dibawah.
Apabila formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak di halaman balik, maka identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir. Hal ini berfungsi untuk menentukan apakah edisi terbaru yang sedang digunakan dan membantu dalam pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. Tanggal penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.
Apabila terdapat halaman ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat. Nomor halaman dapat berupa angka atau huruf alphabet, dan bias terletak pada sudut kanan atas atau kanan bawah. Apabila memerlukan lembar tambahan dan agar pengguna mengetahui pada awal menggunakannya maka setiap
halaman harus diberi tempat untuk pengisian nomor halaman, misalnya “halaman ke ….. dari ……”
2. Introduction
Bagian ini menjelaskan dari formulir. Kadang-kadang tujuan ditujukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut memang diperlukan, maka pernyataan yang jelas bias dimasukkan ke dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya.
3. Instruction
Instruksi harus bias menentukan dengan cepat berapa copy yang diperlukan, siapa yang harus mengajukan formulir, dan kepada siapa copynya harus dikirim. Instruksi bias diletakkan pada bagian depan formulir apabila terdapat ruang yang cukup. Apabila diperlukan informasi yang lebih detail, sisi balik formulir dan lembar atau buku kecil terpisah dapat digunakan dengan tepat harus memberikan rujukan tentang hal tersebut pada instruksi umum.
4. Body
Body merupakan bagian utama dari formulir.
Pertimbangan hati-hati harus diberikan mengenai susunan data yang diminta atau informasi tersedia yang meliputi pengelompokkan, pengurutan dan penyusunan tepi (aligning) yang sepantasnya, margin, spacing, rules, type styles dan cara pencatatan.
a. Margin
Batas pinggir tidak saja menambah tampilan dan kegunaan formulir, tapi juga kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik. Margin minimum adalah 2/16” pada bagian atas, 3/16” bagian bawah dan 3/10” pada sisi-sisi.
Untuk stok kartu paling kurang 1/8” pada semua sisi.
b. Spacing
Spacing adalah ukuran area entri data. Untuk mendesain formulir dengan data yang ditulis tangan, maka gunakan spasi 1/10” sampai 1/12” untuk horizontal spacing.
Sedangkan 1/3” sampai ¼” untuk vertical spacing. Untuk mendesain kotak, gunakan 1/3”.
c. Rules
Rule adalah sebuah garis baik horizontal maupun vertical. Garis ini bias solid (langsung),dotted (putus-putus), atau parallel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.
Rule membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulisan untuk pemasukan data pada tempat semestinya, menginstruksikan penulisan mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan, membimbing pembaca melalui komunikasi dan menambah daya tarik fisik formulir.
d. Type style
Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah
menggunakan sesedikit mungkin jenis dan ukuran huruf, item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama di semua bagian formulir.
Biasanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus.
e. Cara pencatatan
Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik atau cetakan computer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Recogniting, yaitu pengenalan huruf secara optis) dan „bar code’, yang bekerja sebagai input langsung kedalam computer. Sebagai tambahan pada prinsip umum desain formulir yang baik, pertimbangan khusus untuk adanya peralatan OCR atau „bar code‟ merupakan hal yang penting.
5. Close
Komponen utama terahir formulir kertas adalah „close‟
atau penutup. Ini merupakan ruangan untuk tanggal, nama dan tanda tangan persetujuan.
c. Aspek Isi
1. Kelengkapan Item data/butir data
Item data/butir data haruslah lengkap, mencakup segala aspek informasi dari formulir guna keakuratan data dan kesinambungan informasi yang ada.
2. Terminology
Penggunaan terminology atau istilah kata harus sesuai dengan penggunaannya dan sudah disepakati secara umum tentang pengertian terminology tersebut, sehingga tidak menimbulkan makna ganda bagi orang yang membacanya.
3. Ruang entry data
Ruang entry data adalah ruang kosong yang disediakan didalam formulir dalam rangka pengisian informasi, meliputi ukuran ruang entry dan banyaknya ruang entry.
Dari aspek-aspek diatas diharapkan untuk memperoleh kemudahan dalam menggunakan formulir tersebut.
Dan dari aspek diatas juga dapat mengetahui mana standart yang sudah sesuai dengan standart minimal depkes dan yang tidak sesuai. Dari yang sesuai bisa untuk memudahkan siperancang dalam menggunakan formulir, dan yang belum sesuai biasanya masih mendapatkan keluhan dari si pengguna formulir tersebut.
F. Kerangka Teori
Kelengkapan data RM. 1 Bahan
Bentuk Fisik Ukuran Protap
Kebijakan RS
Warna Heading Desain Formulir
RM 1
Kemudahan Pengguna Formulir Introdoction
Anatomik Formulir
RM 1
Instruction Body 5M
Man (manusia) Matherial (bahan) Machines (peralatan) Methods (metode) Money (dana)
Close
Kolom Kelengkapan Item
Isi
Terminologi
G. Kerangka Konsep
Fisik
Bahan
Kemudahan pengguna Formulir Bentuk
Ukuran Warna
Sesuai dengan minimal Teori Heading
Anatomi Desain
Formulir RM 1 Formulir
RM 1
Introduction
Instruction Tidak sesuai dengan minimal teori
Body Close
Keluhan pengguna Formulir Kolom
Isi
Terminologi Kelengkapan Item
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif yaitu mendiskripsikan obyek berdasarkan fakta – fakta. Pendekatan yang digunakan yaitu pendekatan Cross Sectional yaitu mengambil data secara langsung pada saat penelitian
B. Variabel Penelitian
Variable penelitian ini adalah desain formulir ringkasan riwayat masuk dan keluar, meliputi beberapa yaitu :
1. Keluhan dan kemudahan pengguna (dokter, petugas RM, perawat, petugas TPPRI) terhadap desain formulir ringkasan masuk dan keluar.
2. Aspek fisik, meliputi a. Bahan
b. Bentuk c. Ukuran d. Warna e. Kemasan
3. Aspek anatomik, meliputi : a. Heading
b. Introduction
37
c. Instruction d. Body e. Close
4. Aspek isi, meliputi :
a. Kelengkapan pengisian butir data b. Terminologi
C. Devinisi operasional
No Variable Devinisi
1 Keluhan dalam penggunaan formulir ringkasan masuk dan keluar RM
Kesulitan-kesulitan yang dirasakan oleh dokter, perawat, petugas RM, serta petugas TPPRI dalam mengisi dan menggunakan formulir ringkasan masuk dan keluar.
2 Formulir ringkasan masuk dan keluar
Adalah formulir yang digunakan untuk mencatat identitas pasien dan pelayanan apa saja yang diberikan selama pasien dirawat sampei pasien keluar.
3 Aspek desain formulir a. Fisik
1. Bahan Kertas yang digunakan sebagai bahan pokok dan media untuk mengumpulkan data yang meliputi berat kertas, kualitas kertas dan bahan kertas.
2. Bentuk Format/ bentuk formulir yang digunakan misalnya persegi panjang, persegi.
3. Ukuran Ukuran panjang dan lebar kertas untuk formulir disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang dikumpulkan
4. Warna Warna yang digunakan pada kertas untuk memudahkan dalam pengisian sehingga menarik perhatian pengguna.
b. Anatomic
1. Heading Bagian formulir, yakni judul dan informasi tentang formulir (identitas formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman).
2. Introduction Bagian pendahuluan yang menjelaskan tujuan formulir.
3. Instruction Bagian dari formulir yang berisi tentang cara pengisian, penulisan ataupun petunjuk-petunjuk khusus tentang penggunaan formulir ringkasan masuk dan keluar
4. Body Bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir yang sesungguhnya, yaitu mengenai susunan data yang tersedia yang nencakup pengelompokan, pengurutan, penyususnan tepi yang sepantasnya.
5. Close Bagian penutup pada formulir yang merupauangan untuk nama, tanda tangan/persetujuan tindakan (pengidentifikasian)
c. Isi
1. Kelengkapan pengisian butir data
Kelengkapan pengisian butir data formulir harus berisikan data identitas pasien dan data medis pasien.
2. Terminologi Mencakup istilah, dan singkatan yang digunakan pada formulir ringkasan masuk dan keluar.
D. Subyek dan Objek Penelitian
1. Objek penelitian ini adalah formulir ringkasan masuk dan keluar di Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus 2012
2. Subjek penelitian ini adalah 2 petugas TPPRI, 474 perawat, 18 dokter.
Teknik pengambilan sampel dilakukan secara Random Sampling yaitu dengan undian nama – nama dari responden.
rumus sampel (n) yaitu : n= 1+𝑁(𝑑𝑁 2) Keterangan :
N = Besar populasi n = Besar sampel
d = Tingkat kepercayaan/ ketepatan yang diinginkan.(9)
Dari jumlah 2 petugas TPPRI dan 18 dokter, maka akan digunakan sepenuhnya sebagai populasi sampel penelitian.
Dari jumlah 474 perawat, akan dihitung jumlah sampel populasi dengan perhitungan rumus n :
n = 1+𝑁(𝑑𝑁 2)
= 1+474(0,1474 2) = 474
1+474.0,01
= 474
1+4,74
= 82,58 83 perawat
Setelah dihitung menggunakan rumus n, maka 83 perawat tersebut akan menjadi sampel. Pengambilan sampel menggunakan teknik undian (Lottery Technique) yaitu dengan cara mengundi anggota populasi. Sumper data dari bagian kepala keperawatan rumah sakit. Hal ini dilakukan dengan cara membuat gulungan kertas yang berisikan nama – nama dari perawat, dan dikocok seperti arisan. Selanjutnya yang sudah terpilih, gulungan kertas tersebut tidak dimasukkan kembali. Sehingga dengan demikian yang sudah terpilih tidak akan terpilih lagi.(13)
E. Instrumen Peneitian
Instrumen penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Kuesioner
Bertujuan untuk mengetahui kemudahan juga kendala responden (petugas TPPRI, dokter dan perawat) terhadap desain formulir Ringkasan masuk & Keluar RS Mardi Rahayu Kudus.
2. Pedoman Observasi
Bertujuan sebagai bahan acuan peneliti dalam melakukan identifikasi penelitian terhadap formulir Ringkasan masuk & Keluar RS Mardi Rahayu Kudus.
F. Cara Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan secara observasi, wawancara dan cross sectional. observasi adalah melihat dan mengamati objek secara langsung formulir ringkasan masuk dan keluar. Dari aspek fisik, aspek anatomik, aspek isi.
Langkah – langkah pengumpulan data dengan observasi :
1. Melihat formulir RM.1 dari aspek fisik (bahan, bentuk, ukuran, warna dan kemasan).
2. Melihat formulir RM.1 dari aspek anatomik (heading, introduction, instruction, body dan close).
3. Melihat formulir RM.1 dari aspek isi (butir data, terminology dan ruang entri data).
Wawancara adalah proses pengumpulan data dalam bentuk tanya jawab secara langsung kepada responden (petugas TPPRI, dokter dan perawat) terhadap desain formulir RM.1 dari segi aspek fisik fisik (bahan, bentuk, ukuran, warna dan kemasan), aspek anatomik (heading, introduction, instruction, body dan close), aspek isi (butir data, terminology dan ruang entri data).
Langkah-langkah pengumpulan data dengan wawancara : 1. Membuat kuesioner.
2. Menjelaskan isi kuesioner dan tujuan penelitian.
3. Memberikan kuesioner terhadap responden (petugas TPPRI, dokter dan perawat)
4. Pengisian kuesioner oleh responden (petugas TPPRI, dokter dan perawat) yang dilakukan pada akhir pelayanan.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah 1. Data Primer
Data primer dalam penelitian ini adalah memberikan kuesiner yakni memberikan pertanyaan secara tertulis kepada responden (petugas TPPRI, dokter dan perawat) mengenai kemudahan dan kendala dalam pengisian formulir RM.1
2. Data Sekunder
Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dari melihat di ruang Rekam Medis, dan sesuai dengan standar pelayanan medis yang digunakan RS yang diterbitkan oleh IDI (Ikatan Dokter Indonesia), menyadur referensi buku dan kebijakan rumah sakit Mardi Rahayu Kudus.
Cross sectional adalah data yang dikumpulkan pada suatu waktu tertentu.(12)
G. Pengolahan Data 1. Editing
Data – data yang telah dikumpulkan secara observasi kemudian dikoreksi kelengkapan datanya. Adapun data yang dikoreksi yaitu data pada RM.1
2. Klasifikasi
Data yang telah dikoreksi tersebut kemudian dikelompokkan menurut katagori dan klasifikasi tertentu. Tujuannya adalah memudahkan dalam langkah penelitian selanjutnya.
3. Tabulating
Data – data yang telah diklasifikasikan tersebut kemudian ditempatkan dalam tabel – tabel untuk memudahkan analisa data.
H. Rencana dan Teknik Wawancara dan Observasi 1. Wawancara
a. Rencana Wawancara
Wawancara akan dilakukan pada bulan Maret tahun 2012.
b. Teknik Wawancara
Wawancara akan dilakukan dengan cara bertanya langsung kepada responden untuk menjamin kevalitan informasi yang dihasilkan.
2. Observasi
a. Rencana Observasi
Observasi akan dilaksanakan pada bulan Maret tahun 2012
b. Teknik Observasi
Observasi akan dilakukan dengan cara mengidentifikasi formulir Ringkasan Masuk & Keluar (RM.1) RS Mardi Rahayu Kudus.
I. Analisa Data
1. Mendeskripsikan data yang diperoleh yaitu dari aspek fisik (bahan, bentuk, ukuran, warna), aspek anatomik (heading, introduction, instruction, body, close), aspek isi (kelengkapan pengisian butir data, terminologi).
2. Mengevaluasi kesesuaian desain formulir dengan teori, standart, keluhan, serta kemudahan pengguna formulir.
3. Merancang ulang desain formulir apabila tidak sesuai dengan teori, standart, keluhan, serta kemudahan pengguna formulir.
J. Tahapan dan Jadwal Penelitian 1. Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian yang dilakukan antara lain : a. Pengumpulan data penelitian
b. Penyusunan proposal c. Analisis data penelitian d. Penulisan hasil penelitian
2. Jadwal Penelitian
No Kegiatan FEB MARET APRIL MEI JUNI JULI
1 Penulisan Proposal √ √ 2 Review Proposal √ √
3 Pengumpulan Data √ √ √
4 Penulisan Hasil √ √ √ √
5 Ujian √
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Pengamatan
1. Kelemahan Penelitian
Pengambilan data menggunakan cross sectional kurang efektif karena cenderung subjektif dengan responden (petugas TPPRI, Dokter dan perawat) yang merasa terpaksa pada saat melakukan wawancara.
Sehingga hasil atau informasi yang didapat kurang akurat. (12)
2. Gambaran Umum RS Mardi Rahayu Kudus
Rumah Sakit Mardi Rahayu Kudus Jl. AKBP R. Agil Kusumadya 110, Kudus, Jawa Tengah 59301 Tlp. (0291) 434707-10, 0888 0253 0101 Fax. (0291) 434711, 438398 Email: mardirahayu@gmail.com
Direktur RS : dr. Khrisna Nugraha Widjaja
Kepemilikan : Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu
Jumlah TT : 376 TT
Tipe RS : Madya
Jumlah SDM : Tenaga Medis
1. Dokter Umum 23 Orang 2. Dokter Spesialis 18 Orang
46
3. Dokter Gigi 2 Orang
4. Dokter Gigi Spesialis - Orang 5. Residen - Orang
6. Perawat 474 Orang
7. Paramedis non perawat 96 Orang 8. Non Medis 395 Orang
Pelayanan Medis Pelayanan Penunjang Fasilitas 1. Medical Check Up
2. Dokter Umum
3. Dokter Spesialis/ Sub- Spesialis
4. Dokter Gigi 5. Gizi
6. Psikologi 7. BKIA 8. Alergi 9. Anak 10. Bedah
a. Umum b. Onkologi c. Syaraf d. Tulang
11. Kebidanan & Kandungan 12. Penyakit Dalam
13. THT 14. Syaraf 15. Mata
16. Kesehatan Jiwa 17. Kulit & Kelamin 18. Paru
19. Rehabilitasi Medik
1. Radiologi:
a. (MRI)
b. Rontgen: Thorax c. CT-Scan
d. (USG) 4 Dimensi e. Panoramic 2. Laboratorium Klinik:
a. Patologi Klinik b. Patologi Anatomi c. Mikrobiologi d. Bank Darah 3. UGD
4. Ambulan Emergency
5. Rehabilitasi Medik
1. Endoscophy 2. Echocardiography 3. Audiometri
4. Spirometri 5. Treadmill 6. EEG 7. EKG
Pelayanan Pengaduan Masyarakat Hotline services: 0888 0253 0084
Motto :Kesembuhan dan Keselamatan Anda adalah Kebahagiaan Kami
