DAFTAR ISTILAH
III. METODE PENELITIAN
3.2. Metode Pengembangan Sistem Informasi SDM
3.2.3. Desain Sistem Informasi SDM
Fase perancangan sistem informasi ini dilakukan dengan merancang basis data dan merancang tampilan antarmuka sistem informasi SDM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan basis data dilakukan dengan pembuatan
Conseptual Data ModeldanPhysical Data Model yang kemudian digenerasi ke dalam
PHP My Admin dari Appserv 2.6.0 (AppservNetwork.org, 2011) sehinggga didapat
representasi fisik sistem basis data dinamis yang akan digunakan dalam perancangan antarmuka suatu sistem informasi. Untuk tahap pembuatan paket program digunakan bahasa pemrograman java dengan menggunakan IDE Netbeans 6.7.0 (Netbeans.org, 2011) untuk pembangunan sistem dan perancangan antarmuka. Untuk perancangan laporan (report) digunakan perangkat lunak pendukung berupa iReport 4.1.0. (JasperForge.org, 2011). Luaran dari tahap ini adalah berupa aplikasi program aplikasi komputer sistem informasi sumber daya manusia bernama HR_On V.1.0.
3.2.4. Uji Penerimaan dan Evaluasi Sistem
Uji penerimaan merupakan tahapan untuk mengetahui apakah program yang dibuat menghasilkan keluaran sesuai yang diinginkan atau tidak. Pada proses pemodelan sistem telah dilakukan pembuatan diagram kasus untuk analisis kebutuhan sistem yang akan dibangun. Dalam tahap uji penerimaan sistem ini, sistem yang dibuat dibandingkan dengan hasil analisa kebutuhan sehingga diketahui kebutuhan yang telah dianalisa sebelumnya terpenuhi atau tidak oleh sistem yang telah dibuat. Proses uji penerimaan dilakukan selama pembuatan dan setelah selesai pembuatan sistem. Hal ini dilakukan untuk memastikan kehandalan perangkat lunak. Tahap ini dilanjutkan dengan memperbaiki sistem yang telah dibangun bila terjadi suatu kesalahan sistem.
Evaluasi sistem dilakukan dengan menganalisa kelebihan dan kekurangan sistem informasi sumber daya manusia yang dibuat dengan sistem manual yang ada di perusahaan. Dengan adanya evaluasi sistem, maka dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi yang dibuat untuk kemudian dijadikan dasar perbaikan sistem.
3.3. Metode Pengolahan Data
3.3.1. Seleksi Karyawan Baru
3.3.1.1. Tes Psikologi
Tes psikologi yang digunakan dalam proses seleksi di PT. TRUST menggunakan tiga macam tes kepribadian dari Lauster (1990) yang terdiri dari tes kepercayaan diri, tes daya tahan menghadapi tekanan, dan tes keambisiusan diri. Masing-masing tes dilakukan dalam paket tertentu yang terdiri dari beberapa soal dimana dari jumlah skor yang didapat dapat disimpulkan kepribadian masing-masing calon karyawan berdasarkan rentang usianya. Rentang usia dibagi menjadi tiga, yaitu untuk usia 17 sampai 21 tahun, usia 22 sampai 30 tahun, dan usia 30 tahun ke atas.
a. Tes Kepercayaan Diri
Tes kepercayaan diri terdiri dari 32 soal sederhana yang mencerminkan tingkat kepercayaan diri seseorang. Dalam tes ini calon karyawan diharapkan membayangkan dirinya sendiri sedang dalam persoalan atau situasi yang diberikan oleh soal. Dengan persoalan tersebut terdapat lima pilihan apakah calon karyawan tidak pernah, jarang, kadang-kadang, sering, atau sangat sering memikirkan persoalan tersebut. Contoh soal tes kepercayaan diri ini dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Contoh soal tes kepercayaan diri
Dalam setiap soal yang diajukan, terdapat lima pilihan jawaban dimana masing-masing jawaban mempunyai skor tersendiri. Setiap jawaban tidak pernah diberikan skor 0 (nol), setiap jawaban jarang diberikan nilai 1 (satu), setiap jawaban kadang-kadang diberikan nilai 2 (dua), setiap jawaban sering diberikan nilai 3 (tiga), dan setiap jawaban sangat sering diberikan nilai tertinggi yaitu 4 (empat). Setelah semua pertanyaan dijawab, maka skor yang diperoleh di masing-masing nomor dijumlahkan dan dianalisa hasilnya. Analisa hasil didasarkan pada usia kandidat, sehingga hasil tes ini dapat menghasilkan analisa yang berbeda walaupun hasil skor
yang didapat sama. Metode analisa berdasarkan usia kandidat dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Metode analisa tes kepercayaan diri
17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat kepercayaan pada
diri sendiri
angka angka angka
0-20 0-12 0-15 Sangat kuat
21-36 13-25 16-29 Kuat
37-44 26-40 30-46 Rata-rata kuat
45-69 41-59 17-66 Rata-rata lemah
70-128 60-128 67-128 Lemah
Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat dicapai apabila skor yang didapat untuk rentang usia 17-21 tahun adalah sebesar 0-20, untuk rentang usia 22-30 tahun adalah sebesar 0-12, sedangkan untuk usia 30 tahun ke atas adalah sebesar 0-15. Perhitungan yang sama dilakukan juga untuk tingkat kepercayaan diri yang kuat, rata- rata kuat, rata-rata lemah, dan lemah. Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat berarti dalam diri calon karyawan tersebut jarang merasa khawatir apakah dirinya akan membuat kesan yang baik pada orang lain atau tidak. Calon karyawan tidak mempunyai keraguan ataupun perasaan rendah diri. Tingkat kepercayaan diri yang kuat berarti calon karyawan tersebut mempunyai tingkat kepercayaan diri yang baik dibandingkan dengan orang lain dalam kelompok umur yang sama. Dengan tingkat ini, calon karyawan jarang merasa ragu dan rendah diri. Tingkatan kepercayaan diri yang ketiga yaitu rata-rata sampai kuat, mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan diri calon karyawan dalam batas normal dan cenderung kuat. Untuk tingkatan selanjutnya rata-rata lemah mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan pada diri sendiri calon karyawan berada dalam batas normal cenderung agak kurang kuat. Calon karyawan cenderung merasa ragu, khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain dan mempunyai rasa rendah diri. Sedangkan untuk tingkat kepercayaan diri yang lemah mengindikasikan bahwan calon karyawan sering khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain. Calon karyawan seperti ini sebaiknya mendekati persoalan hidup dengan rasa yang lebih percaya diri dan bersikap tidak emosional. Hasil yang baik dan dapat diterima adalah calon karyawan yang mempunyai tingkat kepercayaan diri yang rata-rata kuat sampai sangat kuat.
b. Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan
Dalam tes ini calon karyawan baru diberikan 18 soal sederhana yang digunakan untuk menilai reaksi calon karyawan dalam situasi tertentu dibawah tekanan atau disaat sedang dalam suasana genting. Contoh soal yang diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Contoh Soal Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan
Dari 18 soal dengan enam jawaban di setiap soal, skor tes ini diperoleh dengan menjumlahkan seluruh jawaban yang bernilai a. Nilai b pada soal ini dianggap bernilai nol. Metode analisa peniaian pada tes ini juga sama dengan tes sebelumnya yaitu dengan mempertimbangkan usia calon karyawan. Semakin tinggi skor yang di dapat menandakan bahwa calon karyawan mempunyai daya tahan dan ketenangan bila dihadapkan dengan tekanan semakin tinggi. Hasil yang baik sebagai karyawan perusahaan adalah dengan nilai rata-rata kuat sampai sangat kuat. Metode analisa tes daya tahan terhadap tekanan dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Model analisa penilaian daya tahan terhadap tekanan
17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat ketahanan
menghadapi cobaan
98-108 100-108 104-108 Sangat kuat
90-97 88-99 92-103 Kuat
70-89 66-87 70-91 Rata-rata sampai kuat
50-69 50-65 50-69 Rata-rata kurang
0-49 0-49 0-49 Kurang
c. Tes Keambisiusan Diri
Tes yang ketiga ini adalah tes yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar ambisi calon karyawan. Keambisiusan diri akan mempengaruhi motivasi kerja dan tingkat kinerja karyawan dalam perusahaan. Dalam tes ini diberikan 25 soal yang berupa contoh situasi atau keadaan tertentu dengan tiga pilihan jawaban, yaitu benar, sebagian benar, dan salah. Contoh bentuk soal ini dapat dilihat pada Gambar 5.
Penilaian dilakukan dengan memberikan skor untuk setiap jawaban yang dipilih oleh calon karyawan. Untuk jawaban benar diberikan skor 2, jawaban sebaian benar diberikan skor 1, dan jawaban salah diberikan skor 0 (nol). Jumlah dari skor masing-masing soal dianalisa dengan pertimbangan usia. Metode analisa dapat dilihat pada Tabel 9. Rentang usia yang digunakan sama dengan tes yang sebelumnya, sehingga apabila dihitung skor yang didapat dapat dianalisa apakah tingkat kemabisusan diri calon karyawan termasuk sangat kuat, kuat, rata-rata sampai kuat, rata-rata kurang, atau kurang.
Tabel 9. Model analisa penilaian tes keambisiusan diri
17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat keambisiusan diri
35-50 42-50 40-50 Sangat kuat
31-34 32-41 35-39 Kuat
22-30 26-31 28-34 Rata-rata sampai kuat
14-21 20-25 23-27 Rata-rata kurang
0-13 0-19 Kurang
3.3.1.2. Penilaian Wawancara
Penilaian wawancara karyawan baru dilakukan secara kuantatif dengan menggunakan 10 aspek penilaian umum, antara lain kemampuan komunikasi dalam bahasa Indonesia, kemampuan komunikasi dalam bahasa Inggris, penampilan atau performansi, daya tahan kerja, motivasi, rasa percaya diri, kepemimpinan, kontak sosial, kemampuan kerjasama tim, dan penguasaan bidang pekerjaan. Penilaian dilakukan dengan metoderating scale dimana kesepuluh aspek tersebut dinilai dengan poin yang menunjukkan seberapa baik aspek tersebut dipenuhi oleh calon karyawan yang diwawancarai. Misalnya, untuk penilaian komunikasi bahasa Inggris yang sangat baik diberi poin 4, jika baik diberi poin 3, jika cukup diberi poin 2, dan jika kurang diberikan poin hanya 1. Namun, menurut Siagian (2008), metode rating scale ini mempunyai kelemahan yang terletak pada kenyataan bahwa aspek-aspek yang dinilai belum tentu berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan seseorang. Karena penilaian wawancara dilakukan untuk subjek staf dan manajer, maka dilakukan pembobotan untuk masing- masing aspek yang dinilai disesuaikan dengan tugas pekerjaannya. Untuk setiap aspek yang dinilai disediakan bobot tertentu sesuai dengan jabatan yang diinginkan (manajer atau staf). Total nilai dapat dihitung dengan rumus :
Total Nilai :∑ (Poin Hasil Penilaian x Bobot)
Setiap calon karyawan yang telah selesai diwawancara akan mempunyai total nilai masing-masing dan akan lebih mudah dibandingkan satu sama lain.
3.3.2. Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja di perusahaan dilakukan dimana penilaian terdiri dari dua subjek utama, yaitu staf dan manajer. Penilaian kinerja staf hanya untuk menilai staf dan
penilaian kinerja manajer hanya diperuntukkan untuk menilai manajer. Penilaian kinerja dilakukan oleh atasan langsung, yaitu manajer departemen untuk penilaian kinerja staf danGeneral Manageruntuk penilaian kinerja manajer.Pada penilaian kinerja staf terdapat empat kompetensi utama yang dinilai dimana masing-masing kompetensi mempunyai indikator-indikator penilaian masing-masing. Kompetensi-kompetensi yang dinilai antara lain kompetensi pribadi, kompetensi pengetahuan teknis, kompetensi atau skill terkait pekerjaan, dan kompetensi kemampuan komunikasi atau interpersonal. Kompetensi yang dinilaikan kepada manajer sama dengan kompetensi yang dinilaikan kepada staf. Perbedaannya terletak pada indikator yang dinilai yang dapat dilihat pada Lampiran 2. Indikator-indikator yang ada dinilai dengan menggunakan metode rating scale
menggunakan skala peringkat dari 1 sampai 5.
Dalam penilaian tersebut, untuk subjek staf dan manajer dipisahkan. Penjelasan skala peringkat dijelaskan di awal penilaian beserta rumus perhitungannya. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, agar penilaian yang dilakukan lebih valid dan sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, maka pada setiap indikator dilakukan pembobotan berdasarkan jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan. Misalnya, bobot penilaian masing-masing indikator untuk manajer akan berbeda untuk staf. Hal ini dibuat untuk mengurangi ketidakterkaitan antara indikator yang dinilai dengan pekerjaan yang dilakukan staf bersangkutan. Rumus umum dalam penilaian kuantitatif kinerja karyawan adalah sebagai berikut :
Nilai masing-masing indikator = bobot indikator x nilai pencapaian (1-5)
Nilai Kinerja =∑ (nilai indikator)
3.4. Metode Pengumpulan Data
Data-data mengenai gambaran umum perusahaan adalah meliputi sejarah dan perkembangan perusahaan, misi dan tujuan perusahaan, lokasi, lingkup operasi, struktur organisasi, dan tugas-tugasnya, serta manajemen sumber daya manusia perusahaan. Data-data tersebut diperoleh dari literatur yang dimiliki perusahaan.
Data-data mengenai tahapan alur informasi sumber daya manusia perusahaan meliputi proses perekrutan dan seleksi, proses pelatihan dan pengembangan, proses penilaian kinerja, proses kompensasi, dan sebagainya. Data tersebut diperoleh melalui proses wawancara dengan pihak-pihak terkait di perusahaan dan pengamatan langsung di lapang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Wawancara juga dilakukan untuk menjelaskan dan mengklarifikasi serta menerangkan masalah-masalah teknis yang ada di kantor yang berguna untuk mendapatkan informasi tambahan. Kegiatan wawancara ini dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan topik yang dipilih seperti staf kantor, manajer HRD dangeneral manajer.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Identifikasi Permasalahan Manajemen SDM PT. TRUST
4.1.1. Keadaan Aktual Manajemen SDM Perusahaan
PT. Transamudra Usaha Sejahtera (PT. TRUST) adalah perusahaan jasa penyewaan kapal tanker untuk transportasi produk-produk agroindustri cair seperti CPO dan olein, serta produk-produk petroleum. PT. TRUST mengoperasikan empat vessel
yang digunakan untuk jangkauan transportasi di seluruh Indonesia dan sebagian Asia. Sama seperti perusahaan lain, PT. TRUST juga mempunyai SDM yang bekerja di dalamnya untuk mendukung semua proses operasional dan administratif di perusahaan. Terdapat dua jenis tenaga kerja yang bekerja di PT. TRUST, yaitu SDM darat dan SDM laut. SDM darat adalah tenaga kerja yang bekerja di kantor pusat PT. TRUST yang terletak di Kawasan Belagio Residence Mega Kuningan Jakarta, sedangkan SDM laut adalah tenaga kerja yang bekerja di kapal dan pelabuhan untuk proses operasional kapal. Manajemen SDM yang menjadi fokus pada penelitian ini adalah manajemen SDM darat karena pengelolaan SDM laut tidak lagi dilakukan langsung oleh PT. TRUST melainkan oleh agen khusus pengelola tenaga kerja laut (ship management). Jumlah karyawan PT. TRUST yang bekerja di kantor pusat sekitar 40 orang sehingga proses manajemen SDM di perusahaan tidak terlalu kompleks. Proses manajemen SDM secara umum yang dikerjakan di PT. TRUST dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7 menggambarkan keseluruhan kegiatan manajemen SDM yang dijalankan di PT. TRUST, sedangkan bagian di dalam kotak merupakan fokus bahasan dalam penelitian ini. Proses manajemen SDM yang menjadi fokus kerja pada penelitian ini terdiri dari manajemen data personalia, manajemen seleksi, manajemen penilaian kinerja, dan manajemen datapayroll.
Gambar 7. Diagram kegiatan manajemen SDM di PT. TRUST
Manajemen SDM PT. TRUST Manajemen Data Personalia
Manajemen Seleksi
Manajemen Penilaian Kinerja
Manajemen Data Payroll Data Personal Medical Check Up Training/Sertifikasi Kinerja staff Kinerja Manajer Tes Psikologi Wawancara Gaji Tunjangan Bonus Manajemen Perencanaan SDM Manajemen Rekrutmen Manajemen Absensi Open Recruitment Sakit Izin Cuti Peramalan permintaan SDM
4.1.1.1. Seleksi Karyawan Baru
Seleksi karyawan baru merupakan proses yang dilakukan setelah proses rekrutmen yaitu, pembukaan lowongan pekerjaan untuk memperoleh pelamar sebanyak-banyaknya. Proses seleksi merupakan proses pencarian calon karyawan baru yang terbaik dari sekian banyak pelamar yang mendaftarkan diri sebagai calon karyawan baru. Proses seleksi yang dilakukan di PT. TRUST meliputi seleksi berkas, tes psikologi dan tes wawancara.
a. Seleksi berkas
Seleksi berkas dilakukan dengan penyaringan calon karyawan baru berdasarkan kompetensi dasar yang dicantumkan dalam surat lamaran. Pertimbangan utama dalam seleksi berkas umumnya adalah latar belakang pendidikan formal dan informal, serta pengalaman kerja yang telah dijalani sebelumnya. Berkas lamaran merupakan hal yang sangat menentukan penerimaan calon karyawan. Hal ini karena berkas lamaran merupakan alat yang mencerminkan diri calon karyawan dan latar belakangnya sehingga menjadi bahan pertimbangan awal untuk perekrutan karyawan baru.
b. Tes psikologi
Tes psikologi bertujuan untuk melihat kepribadian dan sifat karakter calon karyawan baru apakah sesuai dengan karakter yang diinginkan perusahaan atau tidak. Tes psikologi perlu dilakukan pada seleksi karyawan baru karena perusahaan menuntut semua karyawan untuk mempunyai kepribadian yang baik sehingga nantinya tidak merugikan perusahaan. Tes psikologi di PT. TRUST dilakukan secara mandiri tanpa menggunakan pakar untuk menginterpretasikan hasilnya. Hal ini karena bagian HR PT. TRUST menggunakan tes kepribadian dari Lauster (1990) yang di dalamnya telah terdapat juga metode interpretasi hasil tes kepribadian. Karena jumlah karyawan yang diseleksi umumnya sedikit, PT. TRUST tidak memerlukan tenaga
offsourceuntuk melakukan tes psikologi, melainkan hanya dipandu oleh staf bagian HR. Berdasarkan metode tes kepribadian dari Lauster (1990), tes psikologi di PT. TRUST ini dilakukan dengan mencakup tiga aspek, yaitu tingkat kepercayaan diri, ketahanan dalam menghadapi tekanan, dan tingkat keambisiusan diri. Berdasarkan tes psikologi yang dilakukan di PT. TRUST, kriteria kepribadian yang baik dilihat dari tingkat kepercayaan diri, tingkat ketahanan menghadapi tekanan, dan tingkat kemabisiusan diri yang kuat. Kepribadian karyawan yang buruk seperti suka menunda pekerjaan, kurang percaya diri dalam bekerja, dan sebagainya dapat mengganggu kinerja teman yang bekerja dengannya dan juga dapat mengganggu kinerja perusahaan secara umum. Perhitungan tes psikologi di PT. TRUST masih dilakukan dengan cara manual. Setelah calon karyawan selesai mengerjakan tes psikologi di lembar jawaban, maka staf bagian HR harus menghitung hasil penilaian calon karayawan satu per satu lembar jawaban sehingga proses pengkoreksian seperti ini akan memakan banyak waktu.
c. Tes wawancara
Tes wawancara dilakukan setelah calon karyawan lolos dari tahap tes psikologi dengan dianggap memenuhi kriteria kepribadian yang diminta perusahaan. Calon- calon karyawan yang lolos tahap tes psikologi kemudian diundang untuk mengikuti tes wawancara di perusahaan oleh manajer HR. Pada dasarnya. PT. TRUST mempunyai pedoman penilaian wawancara calon karyawan baru dengan menggunakan formulir penilaian seperti pada Lampiran 1. Namun, berdasarkan pengamatan langsung di PT. TRUST, penilaian menggunakan formulir tersebut tidak lagi digunakan melainkan hanya menggunakan wawancara tidak terstruktur, dimana tidak ada patokan khusus pertanyaan yang akan ditanyakan kepada calon karyawan. Hal ini menjadikan penilaian calon karyawan menjadi tidak seimbang karena kemungkinan perbedaan tingkat kesulitan pertanyaan tidak dapat terukur dengan baik. Penilain dilakukan secara subjektif dan kemudian manajer HR memberikan penilaian kuantitatif antara 1 sampai 10 sebagai bahan pertimbangan jika perlu dilakukan wawancara tahap selanjutnya. Wawancara tahap lanjut dilakukan oleh General Manager dan direktur untuk posisi jabatan khusus seperti sekretaris direktur atau manajer departemen. Untuk posisi jabatan seperti staf administrasi tidak diperlukan wawancara tahap lanjut.
4.1.1.2. Manajemen Data Personalia
Data-data personalia yang disimpan dan diatur oleh bagian HR di PT. TRUST antara lain adalah data diri personal karyawan, datamedical check up, serta data pelatihan dan sertifkasi. Data personal karyawan meliputi biodata karyawan, informasi kontak, pendidikan, dan informasi jabatan. Data medical check up merupakan data-data hasil pemeriksaan medis yang dilakukan rutin oleh masing-masing karyawan setiap periode waktu tertentu. Setiap karyawan di PT. TRUST mendapatkan hak untuk melakukan tes kesehatan minimal satu tahun sekali untuk maintenance kondisi kesehatan karyawan, sedangkan jika terdapat karyawan yang melakukan pelatihan atau sertifikasi khusus, maka informasi mengenai pelatihan dan sertifikasi tersebut juga disimpan oleh bagian HR. Manajemen data personalia di PT. TRUST masih dilakukan dengan manual dan berbasis
file. Data-data masih diketik oleh staf bagian HR menggunakan perangkat lunak pengolah kata atau spreadsheet yang kemudian disimpan di server pusat perusahaan. Hal ini menyebabkan pencarian data menjadi lama dan terdapat banyak redudansi data.
4.1.1.3. Penilaian Kinerja Karyawan
Proses penilaian kinerja dilakukan yang dilakukan di PT. TRUST masih dengan cara manual dengan menyebarkan semacam kuesioner kepada manajer untuk menilai kinerja stafnya dan kepada General Manager untuk menilai kinerja manajer. Penilaian kinerja yang digunakan adalah penilaian kinerja untuk menilai empat macam kompetensi dasar karyawan. Kompetensi yang dinilai adalah kompetensi pribadi, kompetensi pengetahuan teknis, kompetensi atau skill terkait dengan pekerjaan, dan kompetensi kemampuan komunikasi atau interpersonal. Masing-masing kompetensi tersebut mempunyai indikator-indikator yang harus dinilai sesuai dengan keadaan staf dan
manajer yang dinilai. Indikator-indikator yang dinilai dapat dilihat pada Lampiran 2. Nilai kompetensi didapatkan dengan menjumlahkan poin-poin yang didapatkan oleh masing- masing indikator tersebut. Dengan proses yang masih manual tentunya proses penilaian kinerja akan berjalan tidak efisien dan memakan waktu lama terutama bila jumlah karyawan di bagian HR sendiri hanya sedikit.
4.1.1.4. Manajemen DataPayroll
Manajemen data payroll adalah manajemen data untuk segala kompensasi yang diterima oleh karyawan. Kompensasi atau payroll adalah keseluruhan balas jasa yang diterima oleh pegawai sebagai akibat dari pelaksanaan pekerjaan di perusahaan dalam bentuk uang atau yang lainnya, yang dapat berupa gaji, upah, bonus, insentif, dan tunjangan lainnya seperti tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya, uang makan,uang tranpostasi, dan lain-lain. Segala macam kompensasi yang diberikan oleh perusahaan direkap oleh bagian HR masih dengan sistem manual berbasisfile. Hampir sama dengan perekapan data personalia, data-data payroll masih diketik oleh staf bagian HR menggunakan perangkat lunak pengolah kata atauspreadsheetyang kemudian disimpan di server pusat perusahaan. Hal ini menyebabkan pencarian data menjadi lama dan menjadikan banyak terdapat redudansi data.
4.1.2. Deskripsi Sistem Informasi SDM
Berdasarkan keadaan aktual manajemen SDM di PT. TRUST, maka perlu dibangun sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) yang terpadu untuk membantu proses manajemen SDM perusahaan agar berlangsung lebih cepat dan efisien. SISDM yang dikembangkan adalah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang menggunakan UML (Unified Modeling Language). Sistem ini menyajikan informasi-informasi yang menunjang pelaksanaan manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST juga membantu dalam proses pengambilan keputusan pada proses seleksi karyawan baru dan penilaian kinerja sistem. Dalam sistem ini terdapat empat subsistem dasar yaitu subsistem personalia yang mencakup informasi dasar karyawan yang bekerja di PT. TRUST, subsistem seleksi karyawan yang mencakup proses tes psikologi