commit to user 3) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN SUKOHARJO
B. Deskripsi Temuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan penelitian, dalam sub bab ini peneliti akan mengemukakan hasil temuan penelitian yang berkaitan dengan implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo. Selain itu, peneliti juga akan mengungkapkan mengenai dukungan informasi yang dihasilkan oleh SIMPEG beserta kendala-kendala dalam penerapan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo. Adapun hasil temuan penelitian mengenai implementasi penerapan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo adalah sebagai berikut:
commit to user
lxxii
lxxii
1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di BKD Kabupaten Sukoharjo mulai diterapkan pada tahun 2002. Dana yang digunakan untuk pengembangan SIMPEG ini berasal dari APBD Kabupaten Sukoharjo. Penerapan SIMPEG ini ditujukan untuk mempermudah pengelolaan administrasi pegawai negeri sipil di Kabupaten Sukoharjo yang jumlahnya saat ini mencapai 10.568 orang. Aturan yang mendasari diterapkannya SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo adalah Undang-Undang No.17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
SIMPEG mempunyai manfaat besar dalam mempermudah pencarian data pegawai, seperti yang diungkapkan informan I dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012,
Dengan adanya SIMPEG hanya dengan penyebutan nama, NIP, atau satuan kerja itu nanti kita bisa meng-cover pegawai yang dimaksud. Sehingga kita dapat mencari data pegawai dengan cepat dan tepat kemudian implikasinya nanti data itu sesuai dengan apa yang diharapkan. Kemudian setiap bulan kita juga membuat laporan. Laporan itu kan kita ambil dari situ (SIMPEG).
Demikian juga yang diungkapkan oleh informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, “Adanya SIMPEG itu tentunya memudahkan dalam pencarian data pegawai ya mbak, kemudian dengan adanya SIMPEG juga akan mempermudah kita dalam menyusun laporan setiap bulannya ke BKD Provinsi.”
Pernyataan informan I dan II tersebut diperkuat oleh informan III dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, “Setiap bulan kita mengirim laporan ke BKD Provinsi, laporan itu kita peroleh dari SIMPEG.”
Kemudian informan IV dalam wawancara tanggal 15 Maret 2012 menyatakan bahwa, “Selama ini kita memanfaatkan data-data SIMPEG dalam pengambilan keputusan, kalau kita ingin melakukan mutasi atau
commit to user
promosi kita tinggal mencari data-data dalam SIMPEG tidak perlu mencari file-file dalam tata naskah.”
Dari hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti pada tanggal 15 Maret 2012, SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo mampu menghasilkan informasi yang sangat berguna untuk mempermudah pelaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) Kabupaten Sukoharjo. SIMPEG di BKD Sukoharjo menghasilkan informasi berupa laporan nominatif dan rekapitulasi pegawai yang mempermudah dalam pembuatan laporan kepegawaian kepada BKD Provinsi Jawa Tengah setiap bulan.
Dari hasil wawancara dan observasi tersebut, diperoleh kesimpulan bahwa manfaat SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo yaitu:(1)Mempermudah Proses Pencatatan dan Pendataan Pegawai (2) Mempermudah penyimpanan dan Akses terhadap Database Pegawai (3) Mempermudah Pencarian dan Cetak Data sebagai Bahan Pelaporan dan (4) Sebagai pendukung dalam Pengambilan Keputusan.
Di dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan yaitu:
a. Prosedur Pelaksanaan SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo
Prosedur pelaksanaan SIMPEG merupakan suatu acuan dalam melaksanaakan SIMPEG pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo. Prosedur tersebut sangat berguna agar pelaksanaan SIMPEG tidak keluar dari peraturan yang ada. Prosedur pelaksanaan SIMPEG pada BKD Kabupaten Sukoharjo merujuk pada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 mengenai Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dan Pemerintah Daerah. Prosedur pelaksanaan SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo dapat dilihat pada gambar 4.2
commit to user
lxxiv
lxxiv
Gambar 4.2. Proses Pelaksanaan SIMPEG
Berdasarkan gambar 4.2, dapat dijelaskan bahwa proses pelaksanaan SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo terdiri dari beberapa sub-sub sistem. Sub-sub sistem tersebut yaitu:
1) Sub Sistem Pengumpulan Data
Sub sistem pengumpulan data adalah sub sistem yang menjadi bagian pertama dalam pengelolaan sistem informasi manajemen. Sub sistem pengumpulan data merupakan sub sistem yang mempunyai peranan untuk menghimpun data-data yang akan diinput ke dalam aplikasi SIMPEG. Proses pengumpulan data kepegawaian di BKD Kabupaten Sukoharjo diawali dengan pengisian berkas Formulir Isian Pegawai (FIP) seperti yang diungkapkan oleh informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012 sebagai berikut, “Kalau pengumpulan datanya itu diawali dari pengisian FIP itu mbak. FIP itu dihimpun ke satker kemudian di kumpulkan ke BKD.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, “Pengumpulan data itu diawali dengan Pengumpulan
FIP
Input Data Pengolahan Data Output Informasi Peremajaan Data Tata Naskah 58
commit to user
pengawai ngisi Formulir Isian Pegawai, trus FIP itu oleh satker dikumpulkan ke BKD mbak.”
Dari hasil observasi yang peneliti lakukan pada tanggal 15 Maret 2012, sub sistem pengumpulan data memang diawali dengan berkas formulir isian pegawai. Formulir isian pegawai (FIP) merupakan sarana untuk mengumpulkan data master maupun data mutasi kepegawaian. FIP tersebut berisikan tentang data pokok pegawai dan data riwayat pegawai,. Formulir isian pegawai ini kemudian dikumpulkan ke BKD Kabupaten Sukoharjo untuk di input. Selama proses pengumpulan data ini tidak ada masalah yang berarti, karena dalam FIP sudah ada prosedur pengisian yang jelas yang memudahkan pegawai untuk mengisi formulir tersebut. Dari hasil wawancara dan observasi dapat disimpulkan bahwa pengumpulan data SIMPEG di awali dengan pengisian FIP kemudian FIP dihimpun oleh Satuan Kerja masing-masing pegawai, selanjutnya FIP tersebut dikumpulkan ke BKD Kabupaten Sukoharjo untuk di input.
2) Sub Sistem Input Data
Sub sistem input data adalah salah satu bagian dari SIMPEG yang berfungsi untuk memasukkan data yang sudah terkumpul ke dalam database. Data yang terdapat dalam FIP tersebut kemudian diteliti dan disesuaikan dengan dokumen pendukung. Setelah diteliti kemudian data yang terdapat dalam FIP di input ke dalam aplikasi SIMPEG.
Berdasarkan hasil observasi dan dokumen perancangan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo, Input data SIMPEG ini meliputi
a) Data Pokok Pegawai, terdiri dari lokasi kerja, identitas pegawai, pengalaman kerja, pengangkatan sebagai calon pegawai, pengangkatan sebagai PNS, pangkat terakhir, pendidikan terakhir, dan jabatan terakhir.
commit to user
lxxvi
lxxvi
b) Data Riwayat Pegawai, terdiri dari riwayat kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan umum, riwayat pendidikan dan latihan jabatan, riwayat keluarga
Input tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012,
Inputnya yaitu data pokok PNS, nama,NIP, golongan, Tempat tanggal lahir, satuan kerja, dan itu ada data riwayat, baik riwayat pribadi, riwayat pendidikan, riwayat kepangkatan, riwayat diklat, dll sesuai yang diisikan dalam Formulir Isian Pegawai.
Pernyataan informan II di atas, diperkuat oleh informan III dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012,
Inputnya ya seperti yang ada dalam FIP mbak, ada data pokok seperti nama, alamat, NIP. Kemudian ada riwayat pegawai, lalu ada juga riwayat mutasinya mbak, contohnya pegawai itu pernah menduduki jabatan apa, seperti itu inputnya.
Dari hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa input SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo berasal dari Formulir Isian Pegawai (FIP) yang berisi tentang data pokok pegawai dan data riwayat pegawai.
3) Sub Sistem Pengolahan Data
Sub sistem pengolahan data yaitu bagian dari sistem informasi manajemen yang mempunyai tugas untuk mengolah masukan menjadi keluaran. Pengolahan data (Data Processing) adalah suatu manipulasi atau merubah simbol seperti huruf dan angka dengan tujuan meningkatkan nilai gunanya.
Proses pengolahan data SIMPEG secara garis besar diungkapkan oleh informan III dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012,
Secara garis besar proses pengolahan data itu ya diawali dengan input tadi, kemudian ada beberapa proses dalam pengolahan data. Ada coding, klasifikasi data, terus ada penghitungan data itu misalnya untuk merekap jumlah
commit to user
pegawai, terus ada akumulasi data, kalau sudah data bisa ditampilkan dan dicetak.
Berdasarkan pengamatan dan kajian terhadap dokumen perancangan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yang dilakukan oleh peneliti, operasi pengolahan data kepegawaian meliputi:
a. Coding Data.
Coding data yaitu merubah data menjadi kode-kode. Coding data ini terlihat dalam proses mengubah jenis kelamin perempuan dengan angka 2, kemudian jenis kelamin laki-laki diberi kode 1.
b. Classifying data
Classifying data yaitu mengelompokkan data ke dalam grup berdasarkan karakteristik tertentu. Pengelompokkan data dalam pengolahan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo meliputi, pengelompokkan menurut satuan kerja, jenis kelamin, agama dan usia, serta pengelompokan berdasarkan golongan. Klasifikasi data juga dilakukan dengan menggabungkan data ke dalam satu form dengan kriteria tertentu sesuai kebutuhan.
c. Calculating
Calculating yaitu proses operasi aritmatik terhadap field kepegawaian. Calculating ini dilakukan untuk menghitung jumlah pegawai dalam instansi tertentu, menghitung jumlah pegawai berdasarkan tingkat pendidikan menghitung pegawai berdasarkan golongan ruang dan menghitung pegawai berdasarkan jabatan dan jumlah eselon.
d. Summarizing
Summarizing adalah proses akumulasi data, proses
summarizing ini terlihat dalam kegiatan penambahan masa kerja pegawai
commit to user
lxxviii
lxxviii e. Displaying result
Displaying Result ini adalah suatu proses yang akan menampilkan hasil informasi pegawai ke dalam monitor ataupun dalam hasil cetakan (print out).
f. Reproducing
Reproducing yaitu mencetak dan menggandakan hasil
informasi kepegawaian untuk para pemakai yang membutuhkan, misalnya laporan bulanan yang dikirim ke BKD Provinsi Jawa tengah dan Bupati Sukoharjo.
Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan kajian terhadap dokumen SIMPEG yang sudah penulis lakukan dapat disimpulkan bahwa pengolahan data SIMPEG di BKD Kabuapten Sukoharjo melalui beberapa tahapan sebagaimana dalam tahapan pengolahan data Sistem Informasi Manajemen pada umumnya. Dalam pengolahan data SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo terdapat proses coding, classifying, calculating, summarizing, displaying dan reproducing.
4) Sub Sistem Output Informasi
Sub Sistem Output yaitu sub sistem yang berisi tentang hasil dari pemrosesan data. Data kepegawaian yang telah diolah menghasilkan output berupa informasi kepegawaian yang dapat digunakan diantaranya untuk pengambilan keputusan. Hal tersebut diungkapkan oleh informan I dalam wawancara tanggal 15 Maret 2012, “SIMPEG itu kan menghasilkan laporan-laporan ya mbak, laporan itu mendukung untuk pengambilan keputusan, misalnya untuk mutasi.”
Output yang dihasilkan oleh SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu Biodata Pegawai, Rekapitulasi Pegawai, Daftar Nominatif Pegawai, Nominatif Pegawai yang akan Pensiun, Daftar 62
commit to user
Urut Kepangkatan. Hal tersebut sesuai yang diungkapkan oleh Informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012,
Output SIMPEG disini itu ada beberapa mbak, ada DUK, Rekapitulasi jumlah PNS, Biodata Pegawai, Nominatif yang akan pensiun, kemudian output itu digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan diinternal kita, setiap bulan kita juga mengirimkan laporan ke BKD Provinsi, terkadang dari BPS juga minta data dari kita, kita ambilkan dari SIMPEG itu.
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, ”Outputnya itu ada Daftar Urut Kepangkatan, laporan nominatif PNS berdasarkan satuan kerja, berdasarkan golongan, jabatan, kemudian kita mengirimkan outputnya ini ke BKD provinsi dalam bentuk file dan print out.” Dari hasil observasi yang dilakukan oleh penulis pada tanggal 15 Maret 2012, penulis dapat menyimpulkan bahwa output yang dihasilkan oleh SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu biodata pegawai, rekapitulasi jumlah pegawai, DUK, daftar nominatif pegawai serta nominatif pegawai yang akan pensiun.
Dari hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa
output yang dihasilkan oleh SIMPEG di BKD Kabupaten
Sukoharjo berupa: a) Biodata Pegawai
b) Rekapitulasi Jumlah Pegawai c) Daftar Urut Kepangkatan d) Daftar Nominatif Pegawai
e) Nominatif Pegawai yang akan Pensiun
b. Komponen Sistem Informasi Manajemen di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo
Dalam proses pengembangan SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo dikelola oleh Bidang Pembinaan dan Informasi Data Pegawai. Komponen-komponen dalam pelaksanaan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu:
commit to user
lxxx
lxxx 1) Perangkat Keras (Hardware) 2) Perangkat Lunak (Software) 3) Basis Data (Database) 4) Sistem Jaringan (Netware) 5) Sumber Daya Manusia
Dalam pelaksanaan SIMPEG, komponen-komponen tersebut saling berhubungan satu sama lain. Penggunaan komponen-komponen yang ada harus menggikuti perkembangan teknologi informasi.
1) Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware)
Secara fisik, komputer terdiri dari beberapa komponen yang merupakan suatu sistem. Sistem adalah komponen-komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Apabila salah satu komponen tidak berfungsi, akan mengakibatkan tidak berfungsinya proses-proses yang ada komputer dengan baik. Komponen komputer ini termasuk dalam kategori elemen perangkat keras (hardware). Berdasarkan fungsinya, perangkat keras komputer dibagi menjadi :
a) input device (unit masukan) b) process device (unit Pemrosesan) c) output device (unit keluaran) d) storage device ( unit penyimpanan) e) Periferal ( unit tambahan)
BKD dalam melaksanakan SIMPEG juga tidak lepas dari adanya sarana komputer tersebut. Dimana teknologi komputerisasi merupakan aspek penunjang di dalam SIMPEG.
Saat ini terdapat enam buah komputer yang dapat digunakan untuk mengakses aplikasi SIMPEG. Spesifikasi hardware untuk pengelolaan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu:
a) Processor Pentium IV b) RAM 256MB