commit to user
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH KABUPATEN SUKOHARJO
TAHUN 2012
SKRIPSI
Oleh:
Riana Isti Muslikhah NIM K 7408022
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
ii
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Riana Isti Muslikhah
NIM : K7408022
Jurusan/Prog.Studi : P.IPS / Pendidikan Ekonomi BKK PAP
Menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul “IMPLEMENTASI SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH KABUPATEN SUKOHARJO TAHUN 2012 “ ini benar-benar
merupakan hasil karya saya sendiri. Selain itu, sumber informasi yang dikutip dari
penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil
jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta, Mei 2012
Yang membuat pernyataan,
commit to user
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH KABUPATEN SUKOHARJO
TAHUN 2012
Oleh:
Riana Isti Muslikhah NIM K 7408022
SKRIPSI
Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Studi Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus
Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
commit to user
iv
iv
PERSETUJUAN
Skripsi ini telah disetujui oleh para pembimbing untuk dipertahankan di
hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, Mei 2012
Pembimbing I, Pembimbing II,
Dr.Djoko Santoso Th,M.Pd Tutik Susilowati,S.Sos,M.Si
commit to user
PENGESAHANSkripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima
untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Hari : Rabu
Tanggal : 16 Mei 2012
Tim Penguji Skripsi
Nama Terang Tanda Tangan
Ketua : Susantiningrum,S.Pd.,SE.,MAB ...
Sekretaris : Dra.Patni Ninghardjanti,M.Pd ...
Anggota I : Dr.Djoko Santoso Th,M.Pd ...
Anggota II : Tutik Susilowati,S.Sos.,M.Si ...
Disahkan oleh
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret
Dekan,
Prof.Dr.H.M.Furqon Hidayatullah,M.Pd
NIP 196007271987021001
commit to user
vi
vi
ABSTRAK
Riana Isti Muslikhah. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN SUKOHARJO TAHUN 2012. Skripsi.Surakarta. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret. Mei 2012.
Tujuan penelitian ini adalah untuk (1) Mengetahui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo, (2) Mengetahui dukungan informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam pengambilan keputusan bidang
kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo, (3) Mengetahui kendala dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo.
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian studi kasus. Sumber data yang didapatkan dalam penelitian ini berasal dari informan, tempat dan peristiwa/lokasi penelitian serta dokumen. Teknik pengumpulan data adalah dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Validitas data menggunakan triangulasi sumber dan metode. Sedangkan analisis data yang digunakan adalah teknik analisis interaktif dimana reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan saling berkaitan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa (1) Dalam proses implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo terdapat sub sistem pengumpulan data, sub sistem input data, sub sistem pengolahan data dan sub sistem output informasi, serta didukung oleh komponen-komponen pendukung yang terdiri dari hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), database, sumber daya jaringan dan brainware (SDM). (2) Informasi yang dihasilkan oleh SIMPEG di BKD saat ini sudah mampu mendukung dalam pengambilan keputusan penempatan, mutasi dan pensiun pegawai, namun belum sepenuhnya mendukung dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian di BKD Kabupaten Sukoharjo. (3) Kendala yang dihadapi dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu: keterbatasan anggaran, instalasi jaringan yang menghubungkan seluruh ruangan belum terealisasi, terbatasnya sumber daya manusia dan keterlambatan dalam input data.
commit to user
ABSTRACT
Riana Isti Muslikhah. IMPLEMENTATION PERSONNEL MANAGEMENT
INFORMATION SYSTEMS IN HUMAN RESOURCE DEPARTMENT O F SUKOHARJO REGENCY IN THE YEAR 2012. Thesis. Surakarta. Faculty of Teacher Training and Education of Sebelas Maret University of Surakarta. May 2012
The purposes of this study were (1) to know the Implementation Personnel Management Information Systems in Human Resource Department of Sukoharjo Regency, (2) know the support information generated by Implementation Personnel Management Information Systems in Human Resource Department of Sukoharjo Regency in the field of staffing decisions. (3) know the obstacles in the Implementation Personnel Management Information Systems in Human Resource Department of Sukoharjo Regency
This study used qualitative research methods. Types of research was the case study. The source of data used in this study were informants, places and events / research sites and documents. Data collection techniques were by interview, observation and documentation. The validity of data used triangulation of data sources and methods. The analysis of the data used the interactive analysis technique in which data reduction, data presentation, and drawing conclusions related to each other.
The results showed that (1) In the Implementation Personnel Management Information Systems in Human Resource Department of Sukoharjo Regency there are sub data collection systems, sub system of data input, data processing sub-systems and sub systems output information, and supported by supporting parts consisting of hardware, software, databases, netware and brainware (2) The information generated by Personnel Management Information Systems at Human Resource Department of Sukoharjo Regency are now able to support decision making in placement, transfer and retirement of employees, but not fully support in the implementation of management staffing in the Human Resource Department of Sukoharjo Regency. (3) The obstacle that is encountered in implementation of the Personnel Management Information Systems in Human Resource Departement of Sukoharjo Regency are : limited budget, the instalation of the network which connected all the rooms has not been realized, limited human resources and delays in the input data.
Keyword: implementation, personnel management information system, decison making
commit to user
viii
viii
MOTTO
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah selesai dari
urusan, kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lain
(QS. Al Insyirah 6-7)
Jadilah engkau orang yang kakinya berada di tanah, namun ilmunya berada di langit
(La Tahzan)
Jika kita hanya mengerjakan yang sudah kita ketahui, kapankah kita akan mendapat
pengetahuan yang baru ? Melakukan yang belum kita ketahui adalah pintu menuju
pengetahuan (Mario Teguh)
Kesuksesan bukan berasal dari orang-orang yang luar biasa, tetapi dari orang yang mampu
melakukan hal yang luar biasa (SHS)
Man Jadda Wajada (Siapa yang bersunguh-sungguh dia akan berhasil)
(Pepatah Arab)
Innal Hayata ‘Aqidatun wa Jihadun (Sesungguhnya hidup adalah keyakinan dan
perjuangan)
commit to user
PERSEMBAHANTeriring sujud syukurku pada Allah SWT, kupersembahkan karyaku untuk:
Bapak dan Ibu
Doamu yang tiada terputus dan pengorbananmu tak bisa terbalaskan Pak, Bu...Terimakasih atas dukungan dan doanya selama ini, inilah
persembahan pertamaku untuk Ibu dan Bapak...I Love U
Adikku Noviana Kusuma Asharriyah
Terimakasih semangatnya dek, terimakasih atas canda dan tawanya.
Om ku Ahmad Fajar Romdhoni,S.Sos.,MH
Terimakasih atas bantuannya selama penelitian, maaf sudah banyak merepotkan
Mas Sunu Hasto Setiawan
Terimakasih ya mas atas semangatnya dan kesabarannya, terimakasih udah membantu dalam penulisan skripsi ini...perjalanan masih
panjang..SEMANGAT...Kita harus bisa wujudkan mimpi-mimpi kita
Semua Guru dan Dosenku
Terimakasih Pak, Bu..atas ilmu yang diberikan selama ini...
Genk Geje
Genk Geje (Nur Aini, Aish, Prita, Febri, Ani), terimakasih teman-teman atas kebersamaannya, sukses untuk semuanya..aamiin.
Teman-teman PAP A 2008
Terimakasih teman-teman, kalian salah satu semangat buat aku...terimakasih atas kebaikan dan kebersamaannya selama ini...tetap
semangatt!!! Semua terasa ISTIMEWA saat aku bersama kalian.
commit to user
x
x
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah yang Maha Pengasih dan Penyayang yang
memberi ilmu, inspirasi, dan kemuliaan. Atas kehendak-Nya peneliti dapat
menyelesaikan skripsi dengan judul “IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN SUKOHARJO TAHUN 2012 ”
Skripsi ini disusun untuk memenuhi sebagian dari persyaratan untuk
mendapatkan gelar Sarjana pada Program Stusi Pendidikan Ekonomi Bidang
Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas
Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa terselesaikannya skripsi ini tidak
terlepas dari bantuan, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak. Untuk itu,
peneliti menyampaikan terimakasih kepada:
1. Dekan beserta Pembantu Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ijin dalam penulisan
skripsi ini
2. Ketua Jurusan beserta Sekretaris Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan
Sosial FKIP UNS yang telah memberikan ijin dalam penulisan skripsi ini.
3. Ketua dan Sekretaris Program Studi Pendidikan Ekonomi yang telah
memberikan ijin dalam penulisan skripsi ini.
4. Drs.Ign.Wagimin,M.Si selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi
Perkantoran yang telah memberikan ijin penulisan skripsi ini.
5. Susantiningrum,S.Pd.,SE.,MAB selaku sekretaris BKK Pendidikan
Administrasi Perkantoran atas kemudahannya dalam pengajuan judul skripsi
ini.
6. Dr.Djoko Santoso Th,M.Pd selaku Pembimbing I yang selalu memberikan
motivasi dan bimbingan selama penulisan skripsi.
7. Tutik Susilowati,S.Sos.,M.Si selaku Pembimbing II yang selalu
commit to user
8. Drs. Djoko Sutarto selaku Kepala BAPPEDA Kabupaten Sukoharjo yang
telah memberikan ijin penelitian kepada penulis.
9. Drs.Sardiyono,M.M selaku Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sukoharjo yang telah memberikan ijin penelitian.
10. Seluruh Kabid dan Kasubid di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sukoharjo (Pak Wisnu, Pak Tony, Pak Roso, Bu Dyah, Pak Widodo, Bu
Dwi, Bu Sri Wahyuni, Pak Fajar, Bu Mardiyah) dan Pak Rudy selaku staff
Informasi Data Pegawai yang telah memberikan banyak bantuan kepada
penulis selama penelitian.
11. Bapak Drs.Sudarno dan Ibu Siti Rahayuningsih,S.Pd (Bapak dan Ibuku),
atas dukungan dan doanya selama ini.
12. Keluarga Besar Broto Tenoyo dan Darmo Wijoyo, aku bahagia punya
keluarga besar yang sangat harmonis dan selalu membuatku nyaman,
terimakasih atas doanya.
13. Seluruh dosen Pendidikan Ekonomi, atas ilmu yang telah diberikan selama
ini.
14. Teman-teman A1 dan PAP 2008, terimakasih teman atas kebersamaannya,
pasti akan sangat merindukan saat-saat bersama kalian..semuanya terasa
sangat ISTIMEWA...
15. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak
mungkin disebutkan satu persatu.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna karena
keterbatasan yang dimiliki oleh peneliti. Meskipun demikian, semoga skripsi ini
bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, Mei 2012
Peneliti
commit to user
xii
xii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN... ii
HALAMAN PENGAJUAN ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN PENGESAHAN ... v
HALAMAN ABSTRAK ... vi
HALAMAN MOTTO ... viii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... ix
KATA PENGANTAR ... x
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA A. Kajian teori dan Hasil Penelitian yang Relevan ... 7
B. Kerangka Berpikir ... 32
BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 34
B. Pendekatan dan Jenis Penelitian ... 34
C. Data dan Sumber Data ... 37
D. Teknik Sampling (Cuplikan) ... 39
commit to user
F. Uji Validitas Data ... 41
G. Analisis Data ... 42
H. Prosedur Penelitian ... 44
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Lokasi / Objek Penelitian ... 46
B. Deskripsi Temuan Penelitian ... 55
C. Pembahasan ... 90
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ... 100
B. Implikasi... 104
C. Saran ... 104
DAFTAR PUSTAKA ... 107
LAMPIRAN ... 110
commit to user
xiv
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 ... 27
commit to user
DAFTAR GAMBARHalaman
Gambar 2.1 Bagian-bagian Komponen dari Sistem ... 8
Gambar 2.2 Komponen-komponen Sistem Informasi SDM ... 24
Gambar 2.3 Perspektif SISDM dengan Aktivitas Kepegawaian ... 26
Gambar 2.4 Kerangka Pemikiran ... 33
Gambar 3.1 Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Interaktif 44 Gambar 3.2 Prosedur Penelitian ... 45
Gambar 4.1 Struktur Organisasi BKD Kabupaten Sukoharjo ... 52
Gambar 4.2 Proses Pelaksanaan SIMPEG ... 58
Gambar 4.3 Menu Login ... 68
Gambar 4.4 Data Pegawai ... 69
Gambar 4.5 Data Golongan ... 70
Gambar 4.6 Unit Kerja ... 70
Gambar 4.7 Data Jabatan ... 71
Gambar 4.8 Data Riwayat Diklat... 71
Gambar 4.9 Data Riwayat Pendidikan ... 72
Gambar 4.10 Data Riwayat Istri/Suami ... 73
Gambar 4.11 Data Riwayat Anak ... 74
commit to user
xvi
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Jadwal Penelitian ... 110
Lampiran 2. Daftar Pertanyaan Wawancara... 111
Lampiran 3. Field Note ... 120
Lampiran 4. Foto ... 135
Lampiran 5. Jumlah PNSD/CPNSD Kabupaten Sukoharjo ... 141
Lampiran 6. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi BKD Kab.Sukoharjo ... 165
Lampiran 8. Formulir Isian Pegawai ... 187
Lampiran 9. Surat Ijin Penulisan Skripsi ... 191
Lampiran 10. Surat Ijin Penelitian ... 192
Lampiran 11. Surat Rekomendasi dari BAPPEDA ... 193
commit to user
BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang Masalah
Dalam melaksanakan pembangunan nasional dibutuhkan sumber daya
manusia bagi usaha-usaha pembangunan di segala bidang, salah satunya adalah
bidang pemerintahan. Pemerintahan adalah suatu bentuk organisasi, dan
organisasi hanya berfungsi apabila manusia yang terlibat dalam organisasi
tersebut saling berinteraksi untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unsur terpenting bagi
organisasi, tidak terkecuali untuk organisasi pemerintahan. Tanpa adanya unsur
manusia sebagai pelaksana, maka tujuan organisasi tidak akan tercapai seperti apa
yang diharapkan. Berhasilnya suatu proses pencapaian tujuan organisasi yang
telah ditetapkan sangat tergantung pada unsur manusia yang memimpin dan
melaksanakan tugas-tugas serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mencapai
tujuan. Di dalam konteks pemerintahan, sumber daya manusia yang bertindak
sebagai pelaksana disebut Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pegawai Negeri Sipil
(PNS) merupakan alat penggerak segala pekerjaan atau kegiatan-kegiatan
penyelenggaraan negara, pemerintahan dan pembangunan. Kedudukan dan
peranan Pegawai Negeri Sipil (PNS) sangat penting dan menentukan bagi negara,
karena pegawai negeri sipil adalah unsur aparatur negara, abdi negara sekaligus
abdi masyarakat untuk menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan dalam
rangka mencapai tujuan nasional.
Pentingnya peran pegawai dan pengelolaannya membuat pengelolaan
SDM/aparatur menjadi salah satu isu strategik dalam pelaksanaan otonomi daerah.
Apabila dulu Bagian Kepegawaian baik di Propinsi ataupun Kabupaten/Kota
hanyalah sekedar berfungsi administratif, tanpa memiliki kewenangan penentuan
dan perencanaan pegawai di daerah. Saat ini sebagai konsekuensi pelaksanaan UU
No. 32 Tahun 2004 tentang Otonomi Daerah, Bagian Kepegawaian di
Kabupaten/Kota bertambah fungsi dan kewenangannya dalam mengelola urusan
kepegawaian di daerahnya. Kemudian Undang-undang No. 43 Tahun 1999
commit to user
xviii
xviii
tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang
Pokok-pokok Kepegawaian pasal 34A menegaskan: “Untuk kelancaran pelaksanaan
manajemen Pegawai Negeri Sipil di bentuk Badan Kepegawaian Daerah” (Pasal
34 A ayat (1) UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas UU No. 8 Tahun
1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian).
Guna menjamin efisiensi dan efektivitas organisasi Badan Kepegawaian
Daerah (BKD), telah ditetapkan pedoman pembentukan BKD yaitu dalam
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 159 Tahun 2000. Pada pasal 3
disebutkan bahwa BKD mempunyai tugas pokok membantu Pejabat Pembina
kepegawaian daerah dalam melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil
(PNS).
Di era otonomi daerah sekarang ini peran BKD sudah berkembang
menjadi ikut merencanakan dan melaksanakan manajemen kepegawaian di
daerah. Tugas di bidang kepegawaian harus dimulai dari perencanaan, recruitment
dan seleksi, pendidikan dan latihan, penempatan, mutasi dan promosi, serta gaji
dan kesejahteraan sampai jaminan sosial hari tua, yang membutuhkan banyak
kebutuhan pengolahan data. Demikian pula yang terjadi pada Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Sukoharjo
Pelimpahan wewenang pegawai dari instansi pusat vertikal ke
Pemerintahan Daerah setelah berlakunya otonomi daerah mengakibatkan jumlah
PNS di lingkungan Kabupaten Sukoharjo mengalami peningkatan yang sangat
signifikan. Sebagai Badan yang mengelola administrasi kepegawaian yang
bersifat makro, mengingat jumlah Pegawai Negeri Sipil Daerah Kabupaten
Sukoharjo berjumlah 10.382 orang dan 186 CPNSD yang tersebar di berbagai unit
kerja, maka dibutuhkan administrasi, manajemen, data dan informasi
kepegawaian yang benar-benar baik.
Cakupan pelayanan BKD Kabupaten Sukoharjo tersebar di berbagai
SKPD dengan total jumlah pegawai yang sangat besar bagi sebuah organisasi.
Proses administrasi bagi seluruh pegawai negeri sipil daerah yang berjumlah besar
commit to user
sistem recruitment yang baik, jalur karier yang jelas, penilaian kinerja
(performance appraisal), dan pengembangan pegawai yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
Manajemen pegawai itu hakikatnya adalah administrasi kepegawaian,
sehingga dapat dikatakan bahwa dengan melakukan kegiatan administrasi
kepegawaian yang baik, berarti memudahkan jalannya manajemen pegawai. BKD
sebagai Badan yang melaksanakan fungsi manajemen kepegawaian dituntut untuk
dapat memanfaatkan informasi dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan
informasi-informasi tersebut. Administrasi kepegawaian yang baik akan
menghasilkan informasi yang tepat dan akurat sehingga sangat mempengaruhi
jalannya pengambilan keputusan.
Di era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi semakin cepat. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
memberikan konsekuensi bagi para pimpinan organisasi dalam pengambilan
keputusan (decision making). Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi
dalam manajemen organisasi publik merupakan salah satu jawaban dari tantangan
yang dihadapi oleh penyelenggaraan administrasi publik. Pemanfaatan teknologi
informasi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi dalam setiap instansi akan
menghasilkan efisiensi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu
pemrosesan serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan.
Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras (hardware) , program
aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana
pengelolaan informasi.
Penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan data pegawai saat ini
mutlak diupayakan karena akan mendukung terciptanya good governance.
Penggunaan teknologi informasi akan berdampak pada tersedianya informasi yang
aktual serta akurat dalam pengambilan keputusan serta dapat membuat perubahan
mengenai kepercayaan masyarakat kepada pemerintah. Dampak lain yang dapat
dirasakan pemerintah adalah terjadinya perbaikan tugas-tugas yang dibebankan
kepada aparatur negara, seperti tugas untuk mengolah, mengelola, menyalurkan,
commit to user
xx
xx
Semua proses pengambilan keputusan di bidang pemerintahan
memerlukan keterpaduan informasi yang akurat dan terpercaya agar keputusan
yang dihasilkan dapat berdaya guna, misalnya pengambilan keputusan dalam
bidang kepegawaian. Salah satu upaya yang dilakukan oleh pemerintah untuk
menciptakan sistem administrasi kepegawaian yang baik serta dalam rangka
menanggapi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin
pesat yaitu dengan mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian.
Pokok pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) telah
tercantum dalam Keputusan Mendagri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah.
Sistem informasi manajemen kepegawaian dirancang sesuai dengan
perkembangan dan kesiapan aplikasi sistem informasi kepegawaian yang
memerlukan pengembangan melalui alih teknologi. Hal tersebut dapat
dilaksanakan dengan beberapa alasan, diantaranya yaitu untuk menjamin
kelancaran proses administrasi, untuk menyusun data induk yang up to date, serta
memudahkan pegawai dalam mendapatkan informasi yang cepat, tepat, akurat
demi tercapainya tujuan organisasi.
SIMPEG di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo telah
dikelola oleh Bidang Pembinaan dan Informasi Data Pegawai. SIMPEG ini
dimaksudkan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan tentang
kepegawaian. Dalam pelaksanaannya perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang semakin pesat akan selalu mempengaruhi sebuah sistem
informasi dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, BKD Kabupaten Sukoharjo
melakukan modernisasi administrasi dengan menerapkan SIMPEG berbasis web.
Dengan adanya SIMPEG berbasis web diharapkan manajemen Pegawai Negeri
Sipil (PNS) yang meliputi kegiatan perencanaan kepegawaian, rekrutmen, mutasi
pegawai, kenaikan jabatan, penilaian kinerja pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan
gaji berkala, pelatihan, dan pensiun di lingkungan Pemerintah Kabupaten
commit to user
saat ini SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo belum sepenuhnya mendukung
pengambilan keputusan dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian.
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka
peneliti akan mengkaji lebih dalam mengenai “ IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN SUKOHARJO TAHUN 2012”
dalam penelitian ini.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, maka
rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo?
2. Bagaimana dukungan informasi yang dihasilkan Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dalam pengambilan keputusan bidang
kepegawaian di Badan Kepegawaian Kabupaten Sukoharjo?
3. Apa saja kendala dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sukoharjo?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk menjawab permasalahan yang telah
dirumuskan dalam perumusan masalah tersebut di atas. Adapun tujuan dari
penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui implementasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sukoharjo.
2. Untuk mengetahui dukungan informasi yang dihasilkan Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dalam pengambilan keputusan bidang
commit to user
xxii
xxii
3. Untuk mengetahui kendala dalam implementasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Sukoharjo.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini penting karena menghasilkan uraian yang aktual dan akurat
yang dapat memberikan manfaat dalam menjawab permasalahan yang ada dalam
penelitian ini, baik secara teoritis maupun praktis. Secara teoritis dan secara
praktis penelitan ini memberi manfaat sebagai berikut:
1. Manfaat Teoritis
a. Penelitian ini dapat memberikan sumbangan bagi pengembangan ilmu
pengetahuan khususnya di bidang kepegawaian dan sistem informasi
manajemen kepegawaian sehingga dapat menambah khasanah pustaka.
b. Untuk mendukung teori-teori yang sudah ada sehubungan dengan
masalah yang dibahas yatu mengenai implementasi sistem informasi
manajemen kepegawaian.
2. Manfaat Praktis
a. Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Sukoharjo dapat digunakan sebagai bahan masukan
untuk menentukan kebijakan tentang manajemen kepegawaian yang
didukung oleh teknologi informasi.
b. Sebagai bahan acuan bagi penelti lain yang meneliti tentang masalah
commit to user
BAB II KAJIAN PUSTAKAA. Kajian Pustaka dan Hasil Penelitian yang Relevan 1. Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen
a. Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(2002) “Sistem adalah perangkat unsur yang secara teratur saling
berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas”(hlm.849). Menurut Kadir
(2003),”sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”(hlm.54).
Pengertian sistem menurut Davis yang diterjemahkan oleh
Andreas S.Adiwardana (2002) dijabarkan sebagai berikut:
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran(hlm.68).
Sementara itu, Effendy menyimpulkan bahwa sistem adalah
Suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu di dalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau sub-sistem sub-sistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan itu, berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti.”(Harsono,2011:2)
Menurut McLeod,Jr. yang diterjemahkan oleh Agus Widyantara
(2001), sistem adalah: “A system is a group of elements that are
integrated with the common purpose achieving an objective.” (Sebuah
sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan).(hlm.9)
Dalam buku Mc.Leod,Jr. yang diterjemahkan oleh Agus
Widyantara menjelaskan bahwa tidak semua sistem memiliki kombinasi
commit to user
xxiv
xxiv
elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar dapat diperlihatkan
dalam gambar 2.1 sebagai berikut:
Gambar 2.1 Bagian-bagian Komponen Dari Suatu Sistem yang Dapat Mengendalikan Operasinya Sendiri
(Sumber:Raymond McLeod, Jr.2001:10)
Sumber daya masukan (input) diubah menjadi sumber daya
keluaran (output). Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui
elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian
memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut
memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada
arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik
(feedback look) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan
menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme
pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan,
dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika operasi memang
diperlukan.
Dari pengertian sistem menurut para ahli di atas, dapat
disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan prosedur atau
komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya bekerja
bersama sama sesuai dengan aturan yang diterapkan sehingga Tujuan
Mekanisme Pengendalian
Masukan Transformasi Keluaran
commit to user
membentuk suatu tujuan yang sama apabila ada bagian dari sistem
mengalami gangguan maka sistem tidak akan dapat berjalan dengan baik.
b. Pengertian Informasi
Informasi tidak akan lepas dengan istilah data. Hendaknya perlu
dibedakan pengertian antara data dan informasi. Komorotomo&Margono
(2001) menyatakan,”data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa
angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara, yang mewakili deskripsi
verbal atau kode tertentu dan semacamnya”(hlm.10). Menurut
Mc.Leod,Jr. & Schell yang diterjemahkan oleh Ali Akbar Y dan Afia
R.F.(2008),”data terdiri atas fakta dan angka yang biasanya tidak
bermanfaat karena volumenya yang besar dan sifatnya yang belum
diolah”.(hlm.10).
Pengertian lain menyebutkan,”data dapat didefinisikan sebagai
fakta tercatat tentang suatu objek”( Nugroho,2008:13). Data dapat berupa
catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam
basis data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data.
Oleh karenanya, suatu sata belum dapat berbicara banyak sebelum diolah
lebih lanjut. Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan
identitas pasien rumah sakit, catatan transaksi pembelian,dll.
Data yang telah disaring dan diolah melalui suatu sistem
pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang berubah
fungsi menjadi informasi. Dengan demikian yang dipakai orang di dalam
membuat keputusan adalah informasi, bukan data.
Informasi menurut Winarno (2009) “informasi adalah data yang
sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan. Istilah data
dan informasi bagi kajian ilmiah mengandung perbedaan pengertian yang
mendasar. Informasi harus dibedakan dengan data”(hlm.1).
Pengertian informasi menurut Davis (2002), “Informasi adalah
data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau
commit to user
xxvi
xxvi
suatu pengetahuan yang berguna untuk pengambilan keputusan”
(hlm.15). Jadi segala sesuatu yang dapat dimanfaatkan sebagai dasar
pengambilan keputusan pada dasarnya dapat dikelompokkan sebagai
informasi.
Sistem pengolahan informasi mengolah data dari bentuk yang
tidak berguna menjadi informasi yang dibutuhkan bagi penerimanya.
Tidak semua data merupakan informasi. Ada data atau catatan-catatan
yang sebenarnya tidak berguna, sebaliknya informasi ada yang perlu
dilengkapi dengan data.
Menurut Davis (1999), informasi dalam lingkup sistem
informasi memiliki beberapa ciri:
1) Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.
2) Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
3) Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4) Korektif. Informasi yang digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar. 5) Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.(Kadir, 2003:34)
Nugroho (2008) dalam bukunya menyebutkan Informasi yang
baik harus memenuhi kualifikasi sebagai berikut:
1) Akurat
Maksud akurat ialah informasi tersebut bebas dari kesalahan dan bebas dari bias. Bebas dari kesalahan berarti bahwa informasi tersebut benar-benar menyatakan apa yang harus dinyatakan. Bebas dari bias berarti bahwa informasi tersebut diteliti.
2) Tepat waktu
Jelas informasi harus diberikan pada waktu yang tepat. Informasi yang sudah kadaluarsa hanya bernilai sampah, sekalipun informasinya sama dan tidak berubah.
3) Relevan
Artinya bahwa informasi tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pihak yang membutuhkan informasi.(hlm.16)
commit to user
Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan
dari sesuatu ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian,
sehingga manusia dapat membuat suatu keputusan dengan kepastian
yang lebih baik dan menguntungkan. Semakin besar bantuan informasi
dalam mengurangi ketidakpastian maka semakin tinggi pula nilai
informasi tersebut.
Nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara
kebijakan optimal tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal
menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.
Berdasarkan informasi-informasi itu, maka seseorang manajer/pimpinan
dapat mengambil keputusan secara lebih baik. (Davis,2002:155)
Parker (1989) menguraikan syarat-syarat informasi yang baik
dan lengkap sebagai berikut:
1) Ketersediaan (availability)
Sudah barang tentu syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh (accessible) bagi orang-orang yang hendak memanfaatkannya.
2) Mudah dipahami (comprehensibility)
Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.
3) Relevan
Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.
4) Bermanfaat
Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji ke dalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan.
5) Tepat Waktu
commit to user
xxviii
xxviii 6) Keandalan (reliability)
Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya.
7) Akurat
Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.
8) Konsisten
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.(Komorotomo&Margono, 2001:11)
Sementara itu, Nuraida (2008) menyebutkan karakteristik
informasi yang baik dan siap pakai, yaitu:
1) Relevan
Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan keperluan pembuatan keputusan. Artinya, informasi yang diterima harus relevan dengan permasalahan yang dihadapi. Misalnya, hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyeleksi calon pegawai adalah latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, sertifikat-sertifikat pelatihan atau kursus berkaitan dengan keterampilan dan kemampuan teknis, usia, gender, dan status calon pegawai.Contoh lainnya jika akan menyusun target penjualan untuk tahun depan, maka perlu data target penjualan tahun sebelumnya, sehingga informasi mengenai kerusakan gedung atau kantor tidak relevan.
2) Akurat
Informasi yang diterima harus benar, merefleksikan realita/objektif, tepat, tidak bias, dan sebaiknya ada derajat kebenaran sebagai hasil analisis statistik.
3) Tepat waktu
Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan. Misalnya, bagian pemasaran dan bagian pemesanan barang harus mengetahui berapa jenis dan jumlah barang persediaan di gudang dari bagian pemasaran. Jangan sampai terjadi bagian pemasaran menjanjikan akan mengirimkan sejumlah barang pesanan kepada konsumen secepatnya sementara barang persediaan yang dipesan sudah habis di gudang. Bagian pemasaran perlu mengetahui berapa jumlah barang yang
commit to user
sedang dipesan dari estimasi pengiriman barang tersebut. Bagian pemesanan barang berkooordinasi dengan bagian gudang mengenai jenis dan jumlah barang yang dipesan, berapa persediaan minimum yang diharuskan, kapan harus memesan kembali, dan lain sebagainya.
4) Lengkap dan memadai
Informasi yang diterima harus lengkap danmemadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pemegang saham ingin meninjau secara keseluruhan laporan keuangan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan harus menyediakan informasi neraca keuangan, laporan rugi laba, laporan arus kas, dan lain sebagainya.
5) Up to date
Lingkungan eksternal selalu berunah-ubah dan berbeda-beda setiap saat. Perubahan dapat mendatangkan threats dan opportunities. Perubahan tersebut tidak dapat dikendalikan melainkan harus diantisipasi secara proaktif. Dengan demikian, informasi yang diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat.
6) Dapat diandalkan
Informasi harus handal, dapat dipercaya, atau dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari gosip atau isu yang tidak jelas asal-usulnya atau tidak handal dan tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dengan demikian, sumber informasi harus dapat dipercaya/diperoleh dengan cara yang tepat, kemudian diproses dengan cara yang benar dan pendistribusian informasi tersebut dapat dipercaya.
7) Dapat dimengerti
Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik (misalnya dalam bentuk angka, tabel, grafik dan sebagainya) agar informasi tersebut berguna bagi para pembuat keputusan, meskipun pengguna informasi dianggap mempunyai pengetahuna yang cukup untuk memahami informasi tersebut. Jika informasi mudah dimengerti oleh pengguna informasi maka proses pembuatan keputusan dapat dipercepat.
8) Dapat dibandingkan
commit to user
xxx
xxx
Berdasarkan paparan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
informasi merupakan data yang telah diproses menjadi sebuah bentuk
yang bermakna dan akan berguna bagi para pengambil keputusan.
Informasi yang baik harus memiliki karakteristik akurat, relevan, tepat
waktu, lengkap, dapat dibandingkan dan dapat dimengerti.
c. Pengertian Manajemen
Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) pengolahan data
menjadi informasi sesuai dengan keperluan manajemen merupakan suatu
proses kegiatan manajer baik manajer publik ataupun privat yang dimulai
dari manajer lini atas, tengah, dan bawah..
Follet mendefinisikan, “Manajemen sebagai seni dalam
penyelesaian pekerjaan melalui orang lain.” Definisi ini mengandung arti
bahwa para manajer untuk mencapai tujuan organisasi melalui
pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin
dilakukan (Handoko,2003:8). Sementara itu menurut Stoner (1982)
mengemukakan suatu definisi yang lebih kompleks yaitu “Manajemen
adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan” (Handoko,2003:8).
Dari definisi di atas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan
kata “proses”, bukan “seni”. Mengartikan manajemen sebagai “seni”
mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau keterampilan
pribadi, sedangkan suatu “proses” adalah cara sistematis untuk
melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena
semua manajer tanpa harus memperhatikan kecakapan atau keterampilan
khusus, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan
dalam pencapaian tujuan yang diinginkan.
Handoko (2003) menyimpulkan bahwa pada dasarnya
manajemen dapat didefinikan sebagai
commit to user
Bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, mengintepretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian(organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling) (hlm.10).
Sementara itu Samsudin (2006) berpendapat bahwa “manajemen
pada dasarnya adalah upaya mengatur segala sesuatu (sumber daya)
untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam kegiatan mengatur ini
kemudian timbul beberapa masalah. Siapa yang mengatur, mengapa
harus diatur, dan apa tujuan dari pengaturan tersebut”(hlm.16)
Berdasarkan uraian di atas disimpulkan bahwa pada dasarnya
manajemen manajemen merupakan proses mengelola dan
mengkoordinasi sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien
sebagai usaha untuk mencapai tujuan organisasi dengan pelaksanaan
fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling).
d. Sistem Informasi Manajemen
Banyak pendapat para ahli mengenai definisi sistem informasi
manajemen, di bawah ini akan disajikan beberapa pendapat mengenai
definisi tersebut.
Menurut Davis (2002)
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah ‘data base’(hlm.3).
Menurut Raymond McLeod,Jr. & Schell yang diterjemahkan
oleh Ali Akbar Y dan Afia R.F (2008), Sistem informasi manajemen
didefinisikan sebagai “Suatu sistem berbasis komputer yang membuat
informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan
commit to user
xxxii
xxxii
Moekijat (1991) mengemukakan definisi sistem informasi
manajemen sebagai berikut:
Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang diperkembangkan dalam suatub organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.(hlm.16)
Sedangkan Winarno (2002) menyimpulkan pengertian Sistem
Informasi Manajemen sebagai berikut :
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang banyak menghasilkan berbagai informasi atau laporan, untuk keperluan pengambilan keputusan oleh manajer, terutama manajer madya dan manajer puncak. Informasi yang dihasilkan dapat bersifat hardcopy (tercetak) maupun softcopy (tidak tercetak, cukup ditampilkan di layar, atau disuarakan melalui speaker). Laporan softcopy tidak perlu dicetak, karena informasinya bersifat sementara. (hlm.2.8)
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen untuk pengambilan
keputusan.
2. Tinjauan Tentang Manajemen Kepegawaian
Manajemen kepegawaian atau manajemen personalia adalah alih
bahasa dari kata personnal management. Seperti ilmu lain yang menyangkut
manusia, tidak ada definisi manajemen kepegawaian atau personalia yang
biasa disebut juga dengan manajemen sumber daya manusia. Masing-masing
ahli mempunyai pendapat yang berbeda antara satu dengan yang lain.
Menurut Flippo (1980)
Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian,
commit to user
pemeliharaan, dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat (Handoko, 2001:3)
Sedangkan French (1974) mendefinisikan “manajemen personalia
sebagai penarikan, seleksi, pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan
sumber daya manusia oleh organisasi” (Handoko,2001:3). Handoko (2001)
dalam bukunya menyimpulkan bahwa,”manajemen sumber daya manusia
adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan
sumber daya manusia untuk mencapai tujuan-tujuan individu atau
organisasi”(hlm.4)
Sementara itu, Sedarmayanti (2010) menyatakan bahwa
manajemen sumber daya manusia adalah kebijakan dan praktik menentukan
aspek manusia atau sumber daya manusia dalam posisi manajemen, termasuk
merekrut, menyaring, memberi penghargaan dan penilaian” (hlm.13).
Manajemen kepegawaian PNS di Indonesia diatur oleh UU Nomor
43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok kepegawaian. Menurut UU Nomor 43
Tahun 1999,
Manajemen pegawai negeri sipil adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian.
Dari pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa
manajemen kepegawaian adalah segala aktivitas yang berkenaan dengan
pemberdayaan sumber daya pegawai dalam suatu kerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu. Aktivitas yang berkenaan dengan pemberdayaan sumber daya
pegawai tersebut yaitu:
a. Perencanaan
b. Pengadaan
c. Pengembangan
d. Penempatan
commit to user
xxxiv
xxxiv f. Penggajian
g. Kesejahteraan
h. Pemberhentian
3. Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dirancang untuk
mendukung efisiensi dan efektifitas kinerja kepegawaian pemerintah daerah
dengan mengacu pada Undang-Undang No.43 Tahun 1999 tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian. SIMPEG merupakan sistem informasi yang dibangun
untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan kepegawaian di Pemerintah Daerah
yang efektif dan efisien. SIMPEG dapat menghasilkan suatu data dan
informasi yang memungkinkan dihasilkannya output laporan yang berguna
untuk kepentingan manajerial. Dengan demikian, Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dapat mengolah informasi tersebut
menjadi bahan untuk pengambilan keputusan yang valid dan akurat.
a. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen
adalah sebuah organisasi, keberadaan dan kelancaran aktifitas pegawai
dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem Kepegawaian di pemerintahan
atau perusahaan bertujuan untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi
unsur pendukung untuk kelancaran aktifitas administrasi. Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) atau yang dikenal secara
umum dengan nama Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia
yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam
penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik serta dapat
pula digunakan sebagai alat untuk mengambil keputusan. Pengambilan
keputusan yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja
pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar akan membawa perbaikan
kinerja perusahaan atau pemerintah secara keseluruhan.
commit to user
Keputusan Menteri Dalam Negeri Indonesia menyatakan:
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang selanjutnya disingkat SIMPEG adalah suatu totalitas yang terpadu terdiri atas perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak; perangkat penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, berketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian (Kep Mendagri No 17 Tahun 2000).
Menurut buku aplikasi SIMPEG (2009) yang dikeluarkan Biro
Kepegawaian Depdagri, yang dimaksud Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian adalah”suatu sistem informasi kepegawaian berbasis web
guna mendukung pendataan kepegawaian”(hlm.1). Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian dilaksanakan dalam praktek menggunakan
program komputer yang terpadu membentuk jaringan prosedur
pengolahan data guna mendukung manajemen kepegawaian dalam
pembinaan pegawai.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan Sistem
Aplikasi multiuser, artinya aplikasi ini dapat digunakan secara bersamaan
dengan banyak pengguna (user). Untuk itu diperlukan jaringan komputer
yang didukung oleh peragkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware) agar sistem dapat berjalan sempurna. Penerapan sistem
informasi manajemen kepegawaian menurut Setiawanthea (2006)
dimaksudkan:
1) Untuk mendukung kelancaran TUPOKSI Biro Kepegawaian Propinsi dan Bagian Kepegawaian Kab/Kota dengan baik dan mantap sehingga menghasilkan data dan informasi yang diperlukan. 2) Terciptanya sistem informasi yang terpadu, berdayaguna dan
berhasilguna di Propinsi dan Kab/Kota.
3) Menentukan arah kebijaksanaan tentang mekanisme koordinasi, komunikasi aliran data dan informasi melalui TI.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menurut Rivai (2009)
adalah “Prosedur sistematik untuk pengumpulan, menyimpan,
commit to user
xxxvi
xxxvi
sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM”.(Suwatno dan
Priansa,2011:332)
Sistem Informasi SDM memberikan sarana pengumpulan,
peringkasan, dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan
manajemen SDM dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang
berhubungan dengan fungsi-fungsi SDM sangatlah banyak. Sebagai
contoh, penilaian suplai pegawai melibatkan penyimpanan
catatan-catatan tentang para pegawai yang ada. (Suwatno dan Priansa,2011:333)
Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu sistem yang mempunyai
kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan yang
berhubungan dengan aktivitas mengatur, mengelola, dan
mengorganisasikan data-data guna mengoptimalisasikan administrasi
(manajemen) kepegawaian yang meliputi fungsi-fungsi perencanaan,
penempatan, pengembangan, mutasi hingga pemensiunan pegawai secara
tertib, teratur, dan berdaya guna.
b. Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Menurut Samsudin (2006) pada sistem kepegawaian terdapat
suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses
yang berhubungan dengan hal berikut:
1) Perencanaan Sumber Daya Manusia
Adapun yang dimaksud perencanaan Sumber Daya Manusia adalah
suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan SDM sesuai dengan data
rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi, dikaitkan
dengan rencana pengembangan aktivitas departemen masa mendatang.
Hal ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM atau
penempatan SDM pada suatu lokasi atau unit yang membutuhkan.
2) Administrasi Personalia
Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam
commit to user
kepegawaian. Dalam proses ini dilakukan pengumpulan informasi
yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses
administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel.
Adapun proses yang termasuk di dalamnya adalah proses perekaman
data umum kepegawaian seperti: Biodata pegawai, Sejarah
kepangkatan, Sejarah jabatan, Sejarah pendidikan formal, Sejarah
pendidikan penjenjangan, Sejarah pendidikan substansial, Keahlian
berbahasa asing, Penggunaan fasilitas perusahaan, Sejarah kunjungan
ke luar kota atau luar negeri, Daftar keluarga, Sejarah hukuman dan
penghargaan yang diperoleh, Memo khusus. Pada sistem ini telah
dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung yang mengacu pada
standar pengkodean yang ditetapkan untuk sistem kepegawaian di
Indonesia.
3) Kompensasi dan Benefit
Ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan benefit
adalah sebagai berikut:
a) Proses penentuan gaji dan transaksinya
b) Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan
diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan
jaminan rasa aman selama bekerja di perusahaan, seperti fasilitas
medikal dan tabungan pensiun.
4) Evaluasi Kinerja Personel
Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah
pengkajian dan umpan balik. Dalam melakukan pengkajian,
digunakan kriteria-kriteria dasar yang telah ditentukan sebelumnya
oleh manajemen. Diharapkan dengan adanya sistem kepegawaian,
dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih objektif, yang
mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.
5) Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan adalah salah satu rangka keberhasilan personel dalam
commit to user
xxxviii
xxxviii
6) Pemutusan Hubungan Kerja atau Pensiun
Diperlukan sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal
yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personel, baik secara
normal ataupun karena hal lainnya. (hlm.49)
Jadi, dapat disimpulkan bahwa, ruang lingkup proses SIMPEG
itu terdiri dari, (1) Perencanaan Sumber Daya Manusia, (2) Administrasi
Personalia, (3) Kompensasi dan benefit, (4) Evaluasi kinerja personel, (5)
Pendidikan dan pelatihan, dan (6) Pemutusan Hubungan Kerja atau
pensiun.
c. Komponen Dasar Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Sistem Informasi Manjemen Kepegawaian (SIMPEG) terbentuk
dari berbagai elemen. Setiap elemen harus berfungsi dengan baik agar
dapat memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi. Pada
intinya, sistem merupakan suatu perangkat kegiatan yang mengambil
masukan-masukan, mengubahnya ke dalam item-item yang berguna,
kemudian mengeluarkan item-item tersebut ke tempat-tempat yang
dimanfaatkan.
Menurut Kadir (2003), komponen-komponen sistem informasi
manajemen kepegawaian adalah sebagai berikut :
1) Perangkat keras (hardware), mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
2) Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk memproses data.
3) Prosedur, sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4) Orang, semua pihak yang bertanggungjawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5) Basis data (database), sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6) Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resourches) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai (hlm:70).
commit to user
Rivai (2009) menyebutkan bahwa ada tiga komponen fungsional
utama dalam setiap Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG). Komponen-komponen tersebut adalah:
1) Fungsi masukan, yaitu memasukan informasi pegawai ke dalam SIMPEG. Masukan-masukan dari SIMPEG serupa dengan sistem manual. Informasi pegawai, kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur SDM, dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya harus dimasukkan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukkan dari dokumen-dokumen, ke dalam komputer pribadi yang dapat dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya, atau diambil dai mesin-mesin lainnya.
2) Fungsi pemeliharaan data. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data (data
maintenance function) akan memperbaharui dan
menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. 3) Fungsi keluaran. Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah
SIMPEG adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, SIMPEG harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, setelah itu memformat presentasinya dalam dalam cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.(Suwatno&Priansa,2011:335)
Sementara itu Komorotomo&Margono (2001) mengemukakan
komponen sistem informasi kepegawaian sebagai berikut:
1) Manusia
2) Perangkat keras (hardware) 3) Perangkat lunak (software) 4) Data
5) Prosedur (hlm.18)
Adapun komponen-komponen SIMPEG atau Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia menurut Jogiyanto dapat digambarkan sebagai
commit to user
xl
xl
Gambar 2.2. Komponen-komponen Sistem Informasi SDM (Sumber:Suwatno&Priansa,2011:337)
INPUT SDM
MODEL SDM
OUTPUT SDM
Data Eksternal
SDM
Sistem Informasi Akuntansi
Data Internal
SDM
Informasi Lingkungan
Kerja Informasi
Benefit Informasi Kompensasi
Informasi Rekrutmen
Informasi Pengolahan Tenaga Kerja
Informasi Perencanaan Tenaga Kerja
BASIS DATA SDM
commit to user
Jadi, dapat disimpulkan bahwa komponen Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian atau SIMPEG itu terdiri dari:
1) Fungsi masukan atau input, yaitu memasukkan informasi mengenai
pegawai ke dalam SIMPEG
2) Fungsi pengolahan atau proses, yaitu memperbaharui dan
menambahkan data ke dalam basis data yang ada.
3) Fungsi keluaran atau output.
4) Perangkat keras atau hardware
5) Perangkat lunak atau software
e. Peranan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam Pengambilan Keputusan Kepegawaian
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian atau yang memiliki
nama lain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang memiliki semua
karakteristik yang dikehandaki pada umunya seperti tepat waktu, akurat,
ringkas, relevan, dan lengkap maka akan memudahkan dan terjamin
akurasinya bagi perusahaan atau organisasi dalam segala aktivitas
kepegawaian, termasuk di dalamnya adalah dalam melakukan penilaian
kinerja pegawai. Veithzal Rivai (2005) menggambarkan perspektif
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dengan segala aktivitas
kepegawaian sebagai berikut:
1) Didapatnya melalui perekrutan; seleksi; penempatan; paramalan, perencanaan SDM; perencanaan karir; dan lain-lain.
2) Pemeliharaan melalui pemberian Kompensasi; Ganti Rugi; Keuntungan; Pelatihan; Keselamatan dan Kesehatan; dan Hubungan pekerja.
3) Pemanfaatan melalui Penempatan; Pembinaan Manajemen; Keterampilan Menginventarisasi; Penilaian Kinerja; dan Standar Prestasi.
commit to user
Adapun bentuk dukungan lain yang diberikan dari sistem
informasi SDM yang memiliki karakteristik secara akurat, ringkas,
relevan, tepat waktu, dan lengkap yang akan memudahkan perusahaan
atau organisasi dalam melakukan segala aktivitas kepegawaian, seperti
yang dikemukakan oleh Azhar Susanto (2004) sebagai berikut:
Tabel 2.1 Dukungan yang Diberikan oleh Sistem Informasi SDM
Penempatan
Jadi, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian memiliki
hubungan atau keterkaitan dengan berbagai pengambilan keputusan di
bidang kepegawaian, diantaranya yaitu dapat digunakan sebagai
informasi untuk perencanaan pegawai, pengembangan pegawai,
pemberian kompensasi, penilaian kinerja, pembinaan berupa pendidikan
dan pelatihan pegawai, dan sebagainya.
f. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
memberikan sarana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisisan data
yang berhubungan erat dengan manajemen kepegawaian dan
commit to user
xliv
xliv
fungsi-fungsi kepegawaian sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian
suplai pegawai melibatkan penyimpanan catatan-catatan tentang para
pegawai yang ada di seluruh perusahaan. Aktivitas-aktivitas rekruitmen,
seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, kompensasi, dan
hubungan pegawai juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat
untuk pengambilan keputusan. Jika informasi tidak relevan dengan
rencana-rencana strategis bisnis perusahaan, maka informasi tersebut
tidak dimasukkan dalam SIMPEG.
Manfaat khusus SIMPEG menurut Rivai (2005) meliputi:
1) Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan saat ini guna mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.
2) Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, akan pensiun atau akan diberhentikan.
3) Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi melebihi kadar normal.
4) Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5) Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi,
pelatihan, dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan.
6) Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian-pergantian dan promosi.
7) Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi, keseluruhan, dan biaya-biaya-biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi.
8) Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau menemukan tempat yangb paling produktif guna mencapai calon-calon baru.
9) Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut. (Suwatno & Donni, 2011:341)
