commit to user (5) Rekapitulasi Jumlah Pegawai
3. Kendala dalam Implementasi Sistem Informasi Manajemen di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo
Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Kabupaten Sukoharjo saat ini masih mengalami berbagai kendala, hal
commit to user
cii
cii
tersebut salah satunya dapat dilihat bahwa saat ini SIMPEG belum mampu memberikan informasi yang lengkap untuk mendukung pengambilan keputusan di bidang kepegawaian. Menurut hasil observasi dan wawancara yang sudah peneliti lakukan di BKD Kabupaten Sukoharjo terdapat kendala-kendala yang menghambat dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Kendala tersebut yaitu:
a. Keterbatasan Anggaran
Masalah anggaran merupakan masalah penting dalam perkembangan teknologi. Anggaran yang terbatas mengakibatkan pengembangan suatu sistem informasi dapat terhambat, begitu pula yang terjadi di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo. Hal tersebut diungkapkan oleh informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, “Anggaran untuk SIMPEG ini sangat sedikit mbak, ini salah satu yang menyulitkan kita juga, kita pengen mengembangkan tapi kalau dana terbatas ya begini jadinya.”
Hal senada juga diungkapkan oleh informan I dalam wawancara tanggal 21 Maret 2012, “Biaya kita terbatas, dari pihak yang berkompeten untuk mengurusi anggaran mungkin ini anggaran SIMPEG ini tidak bisa diajukan karena anggaran digunakan untuk keperluan yang lain yang menurut mereka lebih penting.”
Pernyataan informan I dan II di atas diperkuat oleh informan III dalam wawancara tanggal 21 Maret 2012, “Anggarannya sedikit, jadi terhambat kita untuk mengembangkan SIMPEG yang ada sekarang.”
Dari hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa minimnya anggaran menjadi salah satu kendala dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo. Permasalahan anggaran ini SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo belum dapat berjalan dengan optimal.
commit to user
b. Instalasi Jaringan yang Dapat Menghubungkan Seluruh Ruangan Belum Terealisasi
Kendala yang kedua masih terkait dengan kendala yang pertama, karena terbatasnya anggaran saat ini Sistem Informasi Manajemen di BKD Kabupaten Sukoharjo masih dikuasai oleh Bidang Pembinaan dan Informasi Data Pegawai. SIMPEG belum dapat terhubung ke komputer yang terdapat di ruangan lain. Hal tersebut disampaikan oleh informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, “Saat ini belum ada jaringan untuk menghubungkan komputer di setiap ruangan.”
Hal senada diungkapkan oleh informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, “Jaringan saat ini masih peer to peer ya, masih dalam satu ruangan belum terhubung ke bidang-bidang lain, namun rencananya SIMPEG ini bisa terhubung dengan komputer di bidang-bidang lain juga.”
Pernyataan informan II dan III di atas diperkuat oleh informan VIII dalam wawancara tanggal 21 Maret 2012, “Saat ini karena ya masih baru juga SIMPEG masih dikuasai oleh Bidang Informasi Data Pegawai. Komputer di ruang ini belum bisa terhubung dengan SIMPEG.”
Dari hasil observasi yang peneliti lakukan pada tanggal 22 Maret 2012 memang saat ini belum adanya jaringan yang menghubungkan SIMPEG ke komputer yang ada di bidang-bidang di BKD Kabupaten Sukoharjo. Hal tersebut menyulitkan dalam memperoleh data dalam pengambilan keputusan, karena pihak yang memerlukan informasi SIMPEG harus menghubungi operator SIMPEG yang ada di ruangan Bidang Pembinaan dan Informasi Data Pegawai.
Dari hasil wawancara dan observasi dapat disimpulkan bahwa saat ini jaringan SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo belum dapat terealisasi. Hal tersebut dapat dilihat dari jaringan yang
commit to user
civ
civ
digunakan saat ini masih peer to peer dan komputer belum dapat terhubung dengan seluruh ruangan yang ditempati oleh berbagai bidang di BKD Kabupaten Sukoharjo.
c. Terbatasnya Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan unsur penting dalam organisasi. Aplikasi SIMPEG yang bagus tidak akan dapat berjalan tanpa adanya sumber daya manusia. Secara kualitas, pegawai yang mengelola SIMPEG memang berbasis komputer tetapi jumlahnya hanya 1 orang, hal ini tentunya tidak dapat memenuhi kebutuhan dalam pengelolaan data pegawai di BKD Kabupaten Sukoharjo. Hal tersebut disampaikan oleh informan II dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012,
SDM kita itu sangat terbatas mbak, padahal untuk mengembangkan SIMPEG berbasis web itu kita membutuhkan SDM yang banyak. Kita sudah pernah mengusulkan untuk menambahkan tenaga teknis untuk mengelola SIMPEG, tetapi belum disetujui. Apalagi sekarang ini ada moratorium, jadi kebutuhan SDM belum bisa terpenuhi.
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012, “secara kualitas, SDM kita memang sudah cukup, tetapi secara kuantitas belum ya...saat ini hanya ada 1 orang yang mengelola SIMPEG di BKD.”
Pernyataan kedua informan di atas, diperkuat oleh informan I dalam wawancara tanggal 21 Maret 2012, “Kendalanya SDM, kita butuhnya 3 tapi cuma dikasih 1.”
Dari pengamatan peneliti selama melakukan observasi di BKD Kabupaten Sukoharjo, memang jumlah pegawai yang menangani SIMPEG saat ini masih sangat kurang. Saat ini hanya ada satu pegawai yang bertanggungjawab mengelola SIMPEG dan terkadang dibantu oleh Kasubid Informasi Data Pegawai.
commit to user
Dari hasil wawancara dan observasi, peneliti dapat menyimpulkan bahwa SDM yang ada memang sangat terbatas, belum mampu untuk memenuhi kebutuhan yang ada apalagi terkadang petugas yang mengelola SIMPEG ada tugas untuk ke luar kota sehingga hal ini menghambat dalam pengembangan SIMPEG dan pengelolaan data pegawai.
d. Keterlambatan dalam Input Data
Suatu Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dituntut untuk menghasilkan informasi yang valid, up to date dan akurat sebagai bahan laporan dan pendukung dalam pengambilan keputusan. Untuk mendapatkan informasi yang valid, up to date dan akurat ini database harus selalu di update. Saat ini dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo masih mengalami kendala dalam update database karena input data sering kali mengalami keterlambatan. Hal tersebut diungkapkan oleh informan I dalam wawancara tanggal 13 Maret 2012,
Kendala diinternal kita itu sering kali terlambat melaporkan perubahan data PNS mbak. Dari bidang kepangkatan itu misalnya kadang tidak segera melaporkan siapa saja yang naik pangkat yang naik berkalanya, kemudian dari bidang P3 itu kadang juga terlambat melaporkan pegawai yang mutasi,dan sebagainya.
Hal senada juga diungkapkan oleh informan III dalam wawancara tanggal 15 Maret 2012,
Informasi yang dihasilkan saat ini masih belum bisa 100% valid ya mbak karena terkadang input perubahan data PNS itu terlambat, dari bidang-bidang tertentu kadang tidak segera melaporkan jadi kita tidak bisa segera melakukan update data dalam SIMPEG.
Pernyataan informan I dan III di atas diperkuat oleh informan IV dalam wawancara tanggal 15 Maret 2012,
Kekurangan SIMPEG kita itu datanya belum 100% valid ya mbak, kadang ada pegawai yang rumahnya sudah pindah tapi alamatnya belum diganti, data kepegawaian itu kan sangat
commit to user
cvi
cvi
dinamis ya, jadi update data harus rutin dan sekarang ini input perubahan data masih sering terlambat.
Dari hasil observasi yang peneliti lakukan pada tanggal 15 Maret 2012, di dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo memang masih terdapat kendala dalam input data PNS, temuan tersebut sesuai dengan yang telah diungkapkan oleh informan I dan III. Keterlambatan input data tersebut mengakibatkan database SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo menjadi kurang valid.
Dari hasil wawancara dan observasi yang sudah peneliti lakukan, dapat disimpulkan bahwa salah satu kendala dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo adalah sering mengalami keterlambatan dalam input data PNS. Keterlambatan tersebut mengakibatkan informasi yang dihasilkan untuk mendukung pengambilan keputusan menjadi kurang valid, uptodate dan akurat.
C. Pembahasan
Di era globalisasi sekarang ini perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin cepat. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberikan konsekuensi bagi para pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan (decision making). Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam manajemen organisasi publik merupakan salah satu jawaban dari tantangan yang dihadapi oleh penyelenggaraan administrasi publik. Pemanfaatan teknologi informasi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi dalam setiap instansi akan menghasilkan efisiensi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras (hardware) , program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.
Perkembangan teknologi yang cepat ini juga disadari oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo dengan menerapkan Sistem Informasi
commit to user
Manajemen Berbasis web untuk mengelola data kepegawaian yang akan diolah menjadi informasi dan dapat dijadikan sebagai bahan pelaporan dan pendukung dalam pengambilan keputusan. Hal ini sejalan dengan konsep Sistem Informasi Manajemen yang dikemukakan oleh Winarno (2002),
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang banyak menghasilkan berbagai informasi atau laporan, untuk keperluan pengambilan keputusan oleh manajer, terutama manajer madya dan manajer puncak. Informasi yang dihasilkan dapat bersifat hardcopy (tercetak) maupun softcopy (tidak tercetak, cukup ditampilkan di layar, atau disuarakan melalui speaker). Laporan softcopy tidak perlu dicetak, karena informasinya bersifat sementara. (hlm.2.8)
1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sukoharjo
Implementasi sebuah sistem informasi sangat dipengaruhi oleh lima komponen, demikian dalam implementasi SIMPEG sangat dipengaruhi oleh lima komponen tersebut. Lima komponen itu meliputi: 1) SumberDaya Perangkat Keras (Hardware), 2) Sumber Daya Perangkat Lunak (Software), 3) Sumber Daya Basis Data (Database), 4) Sumber Daya Jaringan (Netware) dan 5) Sumber Daya Manusia.
a. Sumber Data Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras komputer merupakan suatu alat yang dapat diprogram untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi. Perangkat keras pendukung sistem informasi bukan hanya berupa komputer melainkan juga perangkat fisik yang menunjang pengelolaan data menjadi informasi sehingga informasi tersebut dapat digunakan sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan. Mc.Leod & Schell (2008) menyebutkan “komponen utama perangkat keras yaitu prosessor, memori, ruang penyimpanan, alat input, alat output dan alat input/output.”(hlm.120)
SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo didukung oleh 6 unit komputer yang terdapat diruangan SIMPEG. Komputer tersebut
commit to user
cviii
cviii
dilengkapi dengan 5 buah printer dan scanner. Komputer yang digunakan mempunyai RAM 256 MB dan hardisk 80 GB.
b. Sumber Daya Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah sekumpulan instruksi yang diberikan untuk mengendalikan perangkat komputer. Komputer tidak akan berjalan tanpa adanya perangkat lunak. Menurut Mc.Leod & Schell (2008), “terdapat dua jenis dasar piranti lunak: piranti lunak sistem dan aplikasi. Piranti lunak sistem dibutuhkan untuk menggunakan komputer, sedangkan piranti lunak aplikasi memproses data pengguna.”(hlm.135)
1) Piranti Lunak Sistem (Operating System)
Sistem operasi yang digunakan untuk masing-masing komputer dan server untuk menunjang SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu Windows XP. Windows XP ini digunakan dan menjadi pilihan karena sistem operasi ini sudah cukup lama digunakan sehingga petugas sudah cukup mengenal dan terbiasa menggunakannya. 2) Piranti Aplikasi
a) Piranti Aplikasi Umum
Aplikasi umum yang digunakan dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo adalah ACD See, Microsoft Image Viewer, Office 2003, Avira Antivirus, Adobe reader, Mozilla Firefox dan aplikasi standar Windows XP.
b) Piranti Aplikasi Spesifik
Aplikasi khusus yang digunakan dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu aplikasi pengolah SIMPEG yang dibuat oleh Programmer, yaitu dengan menggunakan database MySqL dan programing language PHP.
Aplikasi yang digunakan di atas sesuai dengan yang dikemukakan oleh Abdul Kadir (2003:204)
commit to user
Bila dihubungkan dengan karakteristik aplikasi yang dikemukakan Mc.Leod &Schell (2007:139), aplikasi SIMPEG yang digunakan di BKD Kabupaten Sukoharjo mempunyai kelebihan dalam penggunaan bahasa, karena aplikasi SIMPEG menggunakan Bahasa Indonesia sehingga akan lebih mudah dipahami. Dalam aplikasi yang digunakan dalam mengelola SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo terdapat kotak dialog keterangan yang membantu pengguna melihat informasi data dan jalan singkat dalam menyelesaikan tugas. Menu dan daftar perintah terdapat di bagian atas seperti pada aplikasi umum yang biasa digunakan. Formulir isian yang digunakan juga tersusun dengan baik sehingga memudahkan para pengguna dalam melakukan input data.
c. Sumber Daya Basis Data (Database)
Di dalam suatu organisasi, sistem basis data merupakan bagian penting pada sistem informasi. Database diperlukan untuk mengelola sumber informasi pada organisasi tersebut. Semakin berkembangnya basis data pada suatu organisasi akan memaksa organisasi tersebut untuk dapat mengelola basis data dengan baik. Metode yang digunakan untuk mengelola basis data tersebut dinamakan sistem manajemen basis data. Mc.Leod & Schell (2008) menyebutkan, “sistem manajemen basis data mengorganisasikan volume data dalam jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi sehari-hari.”(hlm.157)
Dalam buku yang sama, Mc.Leod &Schell (2008) menjelaskan, “Ada tiga cara pengorganisasian data agar pemrosesan data menjadi lebih efisien (struktur basis data) yaitu struktur basis data hierarkis, struktur basis data jaringan, dan struktur basis data relasional.” (hlm.163)
BKD Kabupaten Sukoharjo telah menerapkan sistem manajemen basis data dalam pengelolaan data kepegawaian yang masuk ke dalam database. Hal tersebut perlu dilakukan mengingat
commit to user
cx
cx
besarnya dan beragamnya data yang masuk ke dalam database sehingga dengan sistem manajemen database diharapkan data dapat diorganisasikan dengan baik dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat tersedia dengan cepat. Aplikasi database yang digunakan dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo yaitu MySql. Aplikasi ini sudah menunjang dalam pengelolaan database kepegawaian.
Agar pemrosesan data lebih efisien, maka database SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo menggunakan struktur database relasional. Alasan penggunaan struktur database relasional ini yaitu agar lebih mudah dalam penggunaannya. Antar tabel dalam basis data SIMPEG ini dapat dengan mudah saling dihubungkan dalam satu field.
Menurut Abdul Kadir (2003), Pencarian data dalam struktur database relasional ini dapat menggunakan indeks. Indeks merupakan suatu mekanisme dalam database yang memungkinkan pencarian data dengan cepat (hlm.273). Sebagai contoh, jika akan mencari data pegawai menurut nama pegawai maka cukup dengan menuliskan kata kunci, pegawai tersebut akan muncul dalam tampilan aplikasi SIMPEG.
d. Sumber Daya Jaringan (Netware)
Jaringan digunakan untuk melakukan komunikasi data, yaitu berkenaan dengan perpindahan data/informasi dalam bentuk digital dari perangkat satu ke perangkat lain. Konsep jaringan komputer dikemukakan oleh Kadir (2003) sebagai berikut:
Jaringan komputer (computer network) atau sering disingkat jaringan saja adalah hubungn dua buah simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih yang tujuan utamanya adalah untuk melakukan pertukaran data. Dalam prakteknya, jaringan komputer memungkinkan untuk berbagi perangkat lunak, perangkat keras, dan bahkan berbagi kekuatan pemrosesan.
commit to user
Nugroho (2008) menjelaskan, “terdapat beberapa cara bagaimana suatu komputer terhubung ke jaringan (topologi jaringan) yaitu tpologi bus, topologi ring, topologi star dan topologi mesh.(hlm.41). Masih dalam buku yang sama Nugroho (2008) juga menyebutkan ,”secara garis besar, model koneksi jaringan komputer yang berkembang saat ini ada dua macam, yaitu model peer to peer dan model client server.”(hlm.42)
Jaringan yang digunakan untuk mendukung implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo mempunyai fungsi utama sebagai media komunikasi data dan pertukaran informasi. Dalam hubungan antar komputer, BKD Kabupaten Sukoharjo menggunakan jaringan peer to peer, karena komputer yang dihubungkan masih dalam satu ruangan dan setiap komputer mempunyai peranan yang sama tidak ada istilah server maupun client.
e. Sumber Daya Manusia
Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
Pegawai yang mempunyai tanggungjawab utama untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam organisasi disebut spesialis informasi. Menurut Mc.Leod & Schell (2008), “spesialis informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programmer dan operator. Kemudian ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan web master.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, spesialis informasi yang bertanggungjawab dalam implementasi SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo hanya ada satu orang. Di BKD Sukoharjo kedudukan analis sistem, programmer,operator sekaligus petugas entry data saat ini dirangkap oleh satu orang pegawai saja.
commit to user
cxii
cxii
Bila dihubungkan dengan penelitian yang dilakukan oleh Arista (2010), sumber daya manusia yang mengelola SIMPEG di BKD Kabupaten Sukoharjo memiliki kekurangan karena tidak ada petugas entry data khusus yang bertugas melakukan input data ke dalam database.
2. Dukungan Informasi yang dihasilkan Sistem Informasi Manajemen