commit to user BAB II
A. Kajian Pustaka dan Hasil Penelitian yang Relevan 1.Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen
3. Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dirancang untuk mendukung efisiensi dan efektifitas kinerja kepegawaian pemerintah daerah dengan mengacu pada Undang-Undang No.43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. SIMPEG merupakan sistem informasi yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan kepegawaian di Pemerintah Daerah yang efektif dan efisien. SIMPEG dapat menghasilkan suatu data dan informasi yang memungkinkan dihasilkannya output laporan yang berguna untuk kepentingan manajerial. Dengan demikian, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dapat mengolah informasi tersebut menjadi bahan untuk pengambilan keputusan yang valid dan akurat.
a. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah organisasi, keberadaan dan kelancaran aktifitas pegawai dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem Kepegawaian di pemerintahan atau perusahaan bertujuan untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung untuk kelancaran aktifitas administrasi. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) atau yang dikenal secara umum dengan nama Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik serta dapat pula digunakan sebagai alat untuk mengambil keputusan. Pengambilan keputusan yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara keseluruhan.
commit to user
Keputusan Menteri Dalam Negeri Indonesia menyatakan:
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang selanjutnya disingkat SIMPEG adalah suatu totalitas yang terpadu terdiri atas perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak; perangkat penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, berketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian (Kep Mendagri No 17 Tahun 2000).
Menurut buku aplikasi SIMPEG (2009) yang dikeluarkan Biro Kepegawaian Depdagri, yang dimaksud Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah”suatu sistem informasi kepegawaian berbasis web guna mendukung pendataan kepegawaian”(hlm.1). Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dilaksanakan dalam praktek menggunakan program komputer yang terpadu membentuk jaringan prosedur pengolahan data guna mendukung manajemen kepegawaian dalam pembinaan pegawai.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan Sistem Aplikasi multiuser, artinya aplikasi ini dapat digunakan secara bersamaan dengan banyak pengguna (user). Untuk itu diperlukan jaringan komputer yang didukung oleh peragkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) agar sistem dapat berjalan sempurna. Penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian menurut Setiawanthea (2006) dimaksudkan:
1) Untuk mendukung kelancaran TUPOKSI Biro Kepegawaian Propinsi dan Bagian Kepegawaian Kab/Kota dengan baik dan mantap sehingga menghasilkan data dan informasi yang diperlukan. 2) Terciptanya sistem informasi yang terpadu, berdayaguna dan
berhasilguna di Propinsi dan Kab/Kota.
3) Menentukan arah kebijaksanaan tentang mekanisme koordinasi, komunikasi aliran data dan informasi melalui TI.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menurut Rivai (2009) adalah “Prosedur sistematik untuk pengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, memvalidasi data yang dibutuhkan oleh
commit to user
xxxvi
xxxvi
sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM”.(Suwatno dan Priansa,2011:332)
Sistem Informasi SDM memberikan sarana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang berhubungan dengan fungsi-fungsi SDM sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian suplai pegawai melibatkan penyimpanan catatan-catatan tentang para pegawai yang ada. (Suwatno dan Priansa,2011:333)
Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu sistem yang mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan yang berhubungan dengan aktivitas mengatur, mengelola, dan mengorganisasikan data-data guna mengoptimalisasikan administrasi (manajemen) kepegawaian yang meliputi fungsi-fungsi perencanaan, penempatan, pengembangan, mutasi hingga pemensiunan pegawai secara tertib, teratur, dan berdaya guna.
b. Ruang Lingkup Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Menurut Samsudin (2006) pada sistem kepegawaian terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang berhubungan dengan hal berikut:
1) Perencanaan Sumber Daya Manusia
Adapun yang dimaksud perencanaan Sumber Daya Manusia adalah suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktivitas departemen masa mendatang. Hal ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM atau penempatan SDM pada suatu lokasi atau unit yang membutuhkan. 2) Administrasi Personalia
Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem
commit to user
kepegawaian. Dalam proses ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun proses yang termasuk di dalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti: Biodata pegawai, Sejarah kepangkatan, Sejarah jabatan, Sejarah pendidikan formal, Sejarah pendidikan penjenjangan, Sejarah pendidikan substansial, Keahlian berbahasa asing, Penggunaan fasilitas perusahaan, Sejarah kunjungan ke luar kota atau luar negeri, Daftar keluarga, Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh, Memo khusus. Pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung yang mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk sistem kepegawaian di Indonesia.
3) Kompensasi dan Benefit
Ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan benefit adalah sebagai berikut:
a) Proses penentuan gaji dan transaksinya
b) Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja di perusahaan, seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.
4) Evaluasi Kinerja Personel
Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik. Dalam melakukan pengkajian, digunakan kriteria-kriteria dasar yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Diharapkan dengan adanya sistem kepegawaian, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih objektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.
5) Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan adalah salah satu rangka keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit organisasinya.
commit to user
xxxviii
xxxviii
6) Pemutusan Hubungan Kerja atau Pensiun
Diperlukan sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personel, baik secara normal ataupun karena hal lainnya. (hlm.49)
Jadi, dapat disimpulkan bahwa, ruang lingkup proses SIMPEG itu terdiri dari, (1) Perencanaan Sumber Daya Manusia, (2) Administrasi Personalia, (3) Kompensasi dan benefit, (4) Evaluasi kinerja personel, (5) Pendidikan dan pelatihan, dan (6) Pemutusan Hubungan Kerja atau pensiun.
c. Komponen Dasar Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Sistem Informasi Manjemen Kepegawaian (SIMPEG) terbentuk dari berbagai elemen. Setiap elemen harus berfungsi dengan baik agar dapat memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi. Pada intinya, sistem merupakan suatu perangkat kegiatan yang mengambil masukan-masukan, mengubahnya ke dalam item-item yang berguna, kemudian mengeluarkan item-item tersebut ke tempat-tempat yang dimanfaatkan.
Menurut Kadir (2003), komponen-komponen sistem informasi manajemen kepegawaian adalah sebagai berikut :
1) Perangkat keras (hardware), mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
2) Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk memproses data.
3) Prosedur, sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4) Orang, semua pihak yang bertanggungjawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5) Basis data (database), sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6) Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resourches) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai (hlm:70).
commit to user
Rivai (2009) menyebutkan bahwa ada tiga komponen fungsional utama dalam setiap Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Komponen-komponen tersebut adalah:
1) Fungsi masukan, yaitu memasukan informasi pegawai ke dalam SIMPEG. Masukan-masukan dari SIMPEG serupa dengan sistem manual. Informasi pegawai, kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur SDM, dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya harus dimasukkan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukkan dari dokumen-dokumen, ke dalam komputer pribadi yang dapat dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya, atau diambil dai mesin-mesin lainnya.
2) Fungsi pemeliharaan data. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data (data
maintenance function) akan memperbaharui dan
menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. 3) Fungsi keluaran. Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah
SIMPEG adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, SIMPEG harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, setelah itu memformat presentasinya dalam dalam cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.(Suwatno&Priansa,2011:335) Sementara itu Komorotomo&Margono (2001) mengemukakan komponen sistem informasi kepegawaian sebagai berikut:
1) Manusia
2) Perangkat keras (hardware) 3) Perangkat lunak (software) 4) Data
5) Prosedur (hlm.18)
Adapun komponen-komponen SIMPEG atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menurut Jogiyanto dapat digambarkan sebagai berikut:
commit to user
xl
xl
Gambar 2.2. Komponen-komponen Sistem Informasi SDM (Sumber:Suwatno&Priansa,2011:337)