commit to user
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DI BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH (BKD) KARANGANYAR
SKRIPSI
Oleh:
BRAMANTYA MAHARDIKA ANGGA ARISTA
K 7405034
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DI BADAN KEPEGAWAIAN
DAERAH (BKD) KARANGANYAR
Oleh:
BRAMANTYA MAHARDIKA ANGGA ARISTA
K 7405034
SKRIPSI
Ditulis dan Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan
Guna Mendapatkan Gelar Sarjana Pendidikan
Program Studi Pendidikan Ekonomi
Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran
Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
iii
PERSETUJUAN
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Skripsi Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I Pembimbing II
commit to user
iv
PENGESAHAN
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Pada hari : Jumat
Tanggal : 17 Desember 2010
Tim Penguji Skripsi :
Nama terang Tanda tangan
Ketua : Dra. C. Dyah S. I, M. Pd. ……….. Sekretaris : Dra. Patni Ninghardjanti, M.Pd ……….. Anggota I : Dr. Wiedy Murtini, M.Pd ……….. Anggota II : Anton Subarno, S.Pd., M.Pd. ...………..……….
Disahkan oleh:
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Dekan,
commit to user
v ABSTRAK
BM Angga A. ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KARANGANYAR. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Desember 2010.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui : (1) penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar, (2) usaha yang dilakukan untuk mengoptimalkan penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar, (3) keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar.
Bentuk penelitian yang digunakan adalah kualitatif, sedangkan metode yang digunakan adalah metode deskriptif dengan strategi tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan terdiri dari informan, tempat dan peristiwa, dan dokumen. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik sampel bertujuan (purposive sampling). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi. Untuk mengukur validitas data digunakan triangulasi data dan metode. Teknik analisis data menggunakan model analisis interaktif.
commit to user
vi
commit to user
vii ABSTRACT
BM Angga A.ANALISIS OF OFFICER INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM IN BKD KARANGANYAR 2010. Skripsi, Surakarta : Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, December 2010
This research is aimed to : (1) the implementation of officer management information system in BKD karanganyar (2) the effort which is done to optimalized the implementation of officer management information system in BKD karanganyar, (3) The Information security in the officer management information system in BKD karanganyar.
The research uses qualitatif and descriptive with single straight strategy. The data sources are informant, place and event, and document. Technique of data sampling is purposive sampling and snowball sampling. Technique of data collection are interview, direct observation and document. To measure the validity of data, the research uses triangulasi data and method. The data analysis uses interactive analysis model.
commit to user
viii
commit to user
ix MOTTO
Pendidikan merupakan perlengkapan paling baik untuk hari tua
(Aristoteles)
Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin
Dan hari esok adalah harapan
(Peneliti)
Cara terbaik untuk keluar dari suatu persoalan adalah memecahkannya
commit to user
x
PERSEMBAHAN
Karya ini dipersembahkan kepada:
commit to user
xi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat serta hidayah-Nya peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Melalui penulisan skripsi ini diharapkan dapat menambah wawasan dan pengalaman bagi peneliti, sehingga dapat menjadi bekal di kemudian hari. Banyak hambatan yang menimbulkan kesulitan dalam penyelesaian penulisan skripsi ini, namun berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Oleh karena itu pada kesempatan ini peneliti menyampaikan terima kasih kepada:
1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin mengadakan penelitian.
2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
3. Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
4. Ketua dan Sekretaris BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk penulisan skripsi.
5. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd. selaku Pembimbing I yang telah dengan sabar memberikan bimbingan dan pengarahan demi terselesaikannya skripsi ini. 6. Anton Subarno, S.Pd, M.Pd selaku Pembimbing II yang telah banyak
meluangkan waktunya dan dengan sabar membimbing peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
7. Bapak dan Ibu Dosen Pendidikan Ekonomi BKK PAP FKIP UNS yang telah membantu peneliti dalam pembekalan materi untuk penyusunan skripsi ini. 8. Kepala Badan KESBANG POL dan LINMAS Karanganyar dan Kepala
BAPPEDA Karanganyar yang telah memberikan ijin penelitian.
commit to user
xii
10. Dra. Herningsih Pramanawati, Drs. Agam Bintoro, Drs. M Darin, MM, Bapak Isnan Nur Aziz dan segenap pegawai BKD Karanganyar yang telah membantu memberikan berbagai informasi kepada peneliti.
11. Ibu dan ayah serta adik tersayang, terima kasih atas dorongan, doa, semangat dan motivasinya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini.
12. Teman-teman seperjuangan PAP ’05: Lupin, Lian, Ika, Apris, Basuki, Deffi, Husna, Lala, Septi, Arum, Iyut, Husna, Lilis, Lis, Fanny, Ima, Dwina, Linda, Nurul, Vina, Mita, Arif, Bayu, Prima, Rangga, Mahmud, Adit, Wuri, Panji, Fajar, Efi terima kasih atas semuanya, banyak hal yang telah kita lalui bersama dan semuanya akan menjadi kenangan yang indah.
13. Semua pihak yang telah mendukung terselesaikannya skripsi ini.
Peneliti menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat peneliti harapkan demi kesempurnaan skripsi ini.
Akhir kata semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi peneliti, sendiri, pembaca pada umumnya, dan untuk perkembangan ilmu pengetahuan.
Surakarta, Desember 2010
commit to user
xi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL……….…
...
i
HALAMAN PENGAJUAN ...
ii
HALAMAN PERSETUJUAN...
iii
HALAMAN
PENGESAHAN……….…..
...
iv
HALAMAN ABSTRAK...
v
HALAMAN MOTTO ...
vii
HALAMAN PERSEMBAHAN ...
viii
KATA PENGANTAR ...
ix
DAFTAR ISI………..……
...
xi
DAFTAR TABEL………
...
xiii
DAFTAR GAMBAR ...
xiv
DAFTAR LAMPIRAN...
xv
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah………...
1
B. Per
umusan Masalah……….………..
6
C. Tujuan
Penelitian……….……..…
6
D. Man
faat Penelitian……….………
6
BAB
II
LANDASAN TEORI
A. Tin
jauan Pustaka………...
8
1. Tinjauan tentang
Sistem Informasi Manajemen.…
8
2. Tinjauan ten
tang Kepegawaian …………...….….
24
3. Tinjauan tentang Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian ……….
25
B. Tinjauan Penel
itian yang Relevan ……….
31
commit to user
xii
BAB
III
METODOLOGI
A. Tempat dan
Waktu Penelitian………...
36
B. Bentuk dan S
trategi Penelitian………..…
36
C.
Sumber Data………..……
38
D. Tekn
ik Sampling………..………..
39
E. Teknik Pe
ngumpulan Data………..………..
40
F. Vali
ditas Data………..……..
41
G. Anali
sis Data………...
43
H. Prosedu
r Penelitian………...….
44
BAB IV HASIL PENELITIAN
A.
Deskripsi Lokasi Penelitian ………
46
B.
Deskripsi Permasalahan Penelitian ……….
..
55
C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan
Kajian Teori
……….
77
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A.
Simpulan ………
87
B.
Implikasi ……….
89
C.
Saran ………..
90
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Daftar Jumlah Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan dan Jenis
commit to user
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Bagian-Bagian Komponen dari Suatu Sistem yang Dapat
Mengendalikan Operasinya Sendiri. ...
9
Gambar 2. Keterkaitan antara Kompoen dan Karakteristik Suatu Sistem. ...
12
Gambar 3. Model Umum Suatu Sistem ...
12
Gambar 4. Transformasi Data Menjadi Informasi. ...
14
Gambar 5. Skema Kerangka Pemikiran. ...
35
Gambar 6. Komponen-Komponen Analisis Data Model Interaktif. ...
44
Gambar 7. Skema Prosedur Penelitian...
45
Gambar 8. Proses Pengelolaan SIMPEG. ...
59
Gambar 9. Halaman Login SIMPEG. ...
63
Gambar 10.Halaman Utama SIMPEG. ...
64
Gambar 11.Halaman Pencarian Data SIMPEG. ...
65
Gambar 12.Halaman Biodata Pegawai. ...
65
Gambar 13.Halaman Ijin Belajar. ...
66
Gambar 14. Halaman DUK...
66
commit to user
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Jadwal Penelitian
Lampiran 2. Pedoman Wawancara
Lampiran 3.
Fieldnote
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam melaksanakan pembangunan nasional, dibutuhkan sumber daya manusia bagi usaha-usaha pembangunan di segala bidang salah satunya adalah bidang pemerintahan. Pemerintahan merupakan suatu bentuk organisasi dan organisasi hanya berfungsi jika manusia yang menghimpun dirinya saling berinteraksi dalam mewujudkan volume dan beban kerjanya. Demikian pula dengan organisasi pemerintahan hanya dapat mewujudkan visinya apabila didukung oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang profesional. Kedudukan dan peranan pegawai negeri sipil sangat penting dan menentukan bagi negara karena pegawai negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara sekaligus abdi masyarakat untuk menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan dalam rangka mencapai tujuan nasional. Organisasi juga merupakan alat untuk mencapai tujuan, oleh karena itu organisasi harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan itu. Karena tugas pokok dapat berkembang dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu PNS yang diperlukan harus disesuaikan. Perkembangan tugas pokok dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah PNS yang diperlukan. Dengan makin besarnya jumlah PNS, diperlukan manajemen kepegawaian yang teratur dan terencana karena kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan nasional terutama tergantung dari kesempurnaan aparatur negara yang pada intinya adalah kesempurnaan pegawai negeri.
commit to user
data pada setiap instansi pemerintah daerah menggunakan sistem manual sehingga hal ini berdampak pada kurang efektifnya kinerja atau kegiatan pada instansi tersebut. Pemanfaatan komputerisasi dan teknologi informasi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi dalam setiap instansi akan menghasilkan efisiensi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.
Teknologi informasi dan komunikasi menjanjikan efisiensi, kecepatan penyampaian informasi, jangkauan yang global dan transparansi. Oleh karena itu dalam era otonomi daerah ini untuk mewujudkan pemerintahan yang good governance salah satu upayanya adalah menggunakan teknologi informasi dan komunikasi atau yang populer disebutelectronic Government (e-Government).
Penerapan teknologi informasi dalam pengolahan data pegawai saat ini mutlak diupayakan semenjak keterdesakan akan kebutuhan informasi yang aktual serta akurat dalam pengambilan keputusan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian melalui implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan salah satu prioritas dalam tahapan pengembangane-government.
commit to user
pengolahan data yang diterapkan. Kemampuan komputer dalam pengambilan keputusan terprogram tak diragukan lagi, oleh sebab itu pengolahan data komputer merupakan perkakas penunjang yang andal. Selain itu dengan aplikasi yang tepat, dapat memudahkan pegawai dalam mendapatkan informasi mengenai kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan di bidang kepegawaian sehingga dapat meningkatkan kinerja organisasi.
Bertitik tolak pada hal di atas, Pegawai Negeri Sipil (PNS) perlu diatur secara menyeluruh dengan menerapkan pengatuiran sistem informasi kepegawaian yang standard dan seragam. Hal tersebut memerlukan dukungan aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian yang memadai. Dengan adanya aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian mampu menyediakan data dan informasi yang mudah dan cepat yang berhubungan dengan kepegawaian serta tercipta kesesuaian antara arus informasi dengan sistem pengolahan data yang diterapkan.
Sehubungan dengan bergeraknya sebuah organisasi menuju ke arah pelaksanaan suatu sistem informasi lengkap dan maju, maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat diterapkan pada sistem informasi manajemen kepegawaian. Sistem informasi manajemen kepegawaian dirancang sesuai dengan perkembangan dan kesiapan aplikasi sistem informasi kepegawaian yang memerlukan pengembangan melalui alih teknologi. Hal tersebut perlu dilaksanakan dengan alasan :
1. Untuk menjamin kelancaran proses administrasi diperlukan keseragaman aplikasi data yang memungkinkan pengendalian optimal atas aktivitas-aktivitas administrasi pemerintah daerah.
2. Pengolahan data yang jumlahnya besar secara manual tidak efisien lagi sehingga perlu dimanfaatkan perkakas komputer yang akurasinya dapat diandalkan dengan aplikasi yang sesuai.
3. Frekuensi perubahan data ketatausahaan semakin banyak. Untuk menyusun berkas induk yang bersih, lengkap dan up-to-date, aplikasi SIMPEG akan sangat membantu.
4. Terbentuknya database (himpunan data) kepegawaian yang dapat menampung, mengolah, menyimpan, menemukan kembali dan mendistribusikan data pegawai. Sehingga akan memudahkan pegawai dalam mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat demi tercapainya tujuan organisasi.
commit to user
Sistem informasi manajemen kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja pemerintah secara keseluruhan.
Secara spesifik tujuan dari pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian adalah untuk mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien.
Dengan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) diharapkan kecepatan dan ketepatan pelayanan dapat ditingkatkan. Kebanyakan sistem pengolahan komputer pada mulanya mengikuti rancangan sistem pengolahan manual dimana setiap penerapan diolah secara terpisah dengan memakai file terpisah pula. Metode ini mempunyai efisiensi pengolahan dan pengendalian, tetapi hal ini menjurus kepada duplikasi file dan mencerai beraikannya, sebagian mempunyai data field yang sama tetapi dengan data yang sering tidak serasi, juga dalam rancangan ini setiap penerapan terbatas oleh data yang direncanakan. Untuk hal tersebut saja sebuah penerapan analitis yang memakai data dari banyak penerapan memaksa dibuatnya sebuah filebaru yang berasal dari bagian-bagianfileterpisah yang ada.
commit to user
peremajaan tunggal dari sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua pemakaian.
Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara menyeluruh. Biasanya sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari berbagai penerapan yang layak dan efektif. Rancangan pada SIMPEG adalah berupa sistem pengolahan data dengan sebuah komputer pusat besar yang disebut “server” dan menggunakan jaringan lokal LAN (Local Area Network) yang dihubungkan dengan beberapa komputer.
commit to user
Dari latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka peneliti ingin mengkaji lebih dalam mengenai "ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DI BADAN
KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) KARANGANYAR"
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, maka perumusan masalah penelitian ini sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar?
2. Usaha apa saja yang dilakukan untuk mengoptimalkan penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar?
3. Bagaimana keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian disini adalah untuk menjawab semua permasalahan yang telah dirumuskan dalam perumusan masalah tersebut diatas. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui optimalisasi penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar .
2. Untuk mengetahui usaha apa saja yang dilakukan untuk lebih mengoptimalkan penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar. 3. Untuk mengetahui keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian di BKD Karanganyar
D. Manfaat Penelitian
commit to user 1. Manfaat Teoritis
a. Penelitian ini dapat memberikan sumbangan bagi pengembangan ilmu pengetahuan khususnya di bidang kepegawaian dan sistem informasi manajemen sehingga dapat menambah khasanah pustaka.
b. Untuk mendukung teori-teori yang sudah ada sehubungan dengan masalah yang dibahas yaitu mengenai penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian.
2. Manfaat Praktis
a. Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di BKD Karanganyar dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk menentukan kebijakan tentang manajemen kepegawaian yang didukung oleh teknologi informasi.
commit to user
8
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
1.
Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen
a.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Konsep Sistem Informasi Manajemen saat ini berkembang seiring
perkembangan fokus penggunaan teknologi komputer. Perkembangan teknologi
komputer saat ini telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi komputer
harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi untuk pengambilan
keputusan manajemen.
Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah Sistem Informasi Manajemen
akan diperoleh dengan cukup baik apabila seseorang mampu memahami tentang
sistem, informasi, dan manajemen.
1)
Sistem
Pengertian sistem menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1999 : 950),
“
Sistem adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga
membentuk suatu totalitas”. Lucas dalam bukunya Wahyudi Komorotomo dan
Subando Agus M (2004: 8) mengatakan, “secara sederhana suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu
sama lain dan terpadu”.
Pengertian sistem menurut Gordon B Davis yang diterjemahkan Andreas S.
Adiwardana dijabarkan sebagai berikut:
commit to user
B. Davis, 1997 : 68).
Sementara itu dalam bukunya, Edhy Sutanta ( 2003 : 4) mengatakan, “Secara
umum, sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen
atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara
tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna
mencapai suatu tujuan”.
Menurut Raymond McLeod, Jr. yang diterjemahkan oleh Agus Widyantara,
sistem adalah :
“A system is a group of elements that are integrated with the
common purpose achieving an objective.”
(Sebuah sistem adalah sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
suatu tujuan), (Raymond McLeod, Jr., 2001 : 9 )
Dalam buku Raymond Mc. Leod Jr. yang diterjemahkan oleh Agus
Widyantara menjelaskan bahwa tidak semua sistem memiliki kombinasi
elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar dapat diperlihatkan dalam gambar 1
sebagai berikut :
Gambar 1.
Bagian-bagian Komponen Dari Suatu Sistem yang Dapat Mengendalikan
Operasinya Sendiri.(Sumber : Raymond Mc. Leod Jr., 2001 : 10)
Sumber daya masukan (input)
diubah menjadi sumber daya keluaran
(output). Sumber daya mengalir dari elemen
input, melalui elemen transformasi, ke
Tujuan
Mekanisme
pengendalian
transformasi
commit to user
elemen
output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk
meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian
ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan
balik
(feedback look)
yang mendapatkan informasi dari
output
sistem dan
menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian
membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan
sinyal pada elemen
input
jika sistem operasi memang diperlukan.
Dalam bukunya Edhy Sutanto (2003 : 4
–
6) menyatakan :
Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut.
a)
Mempunyai komponen (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian
penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun
abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa
orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat di dalam sistem.
b)
Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem
yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk
menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan
scope
tinjauan terhadap sistem.
c)
Mempunyai lingkungan (environment)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.
Limgkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan.
Umumnya lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan
untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem
yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal
mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
d)
Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen.
Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala
sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam
sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan
setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka
menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer,
penghubung antar muka berupa berbagai macam tampilan dialog layar
monitor
yang
memungkinkan
seseorang
dapat
dengan
mudah
mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.
e)
Mempunyai masukan (input).
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut
untuk menhasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi
Manajemen, masukan disebut sebagai data.
commit to user
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama
mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para
pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolah adalah berupa
program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus.
Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan,
dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.
g)
Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam
bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam
Sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan
oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai
bahan pengambilan keputusan.
h)
Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama
dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran
berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh
sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan
merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka
waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap
tahapan tertentu.
i)
Mempunyai kendali (control)
Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai
dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bias dilakukan jika
ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian
kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat
berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa
validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat
dirancang dan dikembangkan secara terprogram.
j)
Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk
mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan
mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
commit to user
Gambar 2.
Keterkaitan Antara Komponen dan Karakteristik Suatu Sistem. (Sumber:
Edhy Sutanto, 2003 : 7)
Dalam gambar tersebut, suatu subsistem berkaitan dengan subsistem lainnya
dihubungkan oleh
interface,
membentuk satu kesatuan guna mencapai
objectives,
dan pada akhirnya diharapkan akan mencapai
goal. Suatu subsistem bisa jadi
memuat komponen
input, process, dan
output
yang dikendalikan oleh bagian
control
yang melakukan kendali berdasarkan
feedback. Dalam suatu sistem, subsistem satu
bisa juga berperan sebagai
input
bagi subsistem kedua yang berperan sebagai
process.
Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah
(process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar dibawah
ini.
Gambar 3.
Model Umum Suatu Sistem. (Sumber : Edhy Sutanto, 2003 : 7)
Berdasarkan pada berbagai teori yang dijelaskan diatas bahwasanya
Input Process Output
Subsistem 1 Subsistem 2
Subsistem n Subsistem 3
interface
Output Input
Control
Feedback Process Objectives
commit to user
sistem adalah kumpulan dari berbagai elemen yang saling terintegrasi dan merupakan
satu kesatuan di dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai.
2)
Informasi
Berbicara tentang informasi tidak akan lepas dengan istilah data.
Hendaknya perlu dibedakan pengertian antara data dan informasi. Edhy Sutanta
(2003: 9) menyatakan, “
Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan
tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam
sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah,
tindakan, atau hal
”
. Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell yang
diterjemahkan oleh Ali Akbar Y da
n Afia R. F., “data terdiri atas fakta dan angka
yang biasanya tidak bermanfaat karena volumenya yang besar dan sifatnya yang
masih belum diolah” (Raymond McLeod, Jr.&
George P. Schell, 2008 : 10).
Pengertian lain menyebutkan, “data dapat didefinisikan sebagai fakta tercatat
tentang sesuatu obyek” (Eko Nugroho, 2008: 13).
Data dapat berupa catatan-catatan
dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. Data akan
menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data
belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut. Contoh data adalah
catatan identitas pegawai, catatan identitas pasien rumah sakit, catatan transaksi
pembelian, catatan transaksi penjualan, dan lain-lain.
Perbedaan data dan informasi
menurut Wahyudi Komorotomo dan
Subando Agus M, adalah :
Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen,
gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan
semacamnya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem
pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu
berubah fungsi menjadi informasi. (W. Komorotomo dan S.A. Margono,
2001 : 11)
Pengertian informasi menurut Gordon B Davis, ”Informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
commit to user
1997 : 28) . Sedangkan Wahyudi Komorotomo dan Subando Agus Margono
menyatakan, ”Informasi adalah data yang
telah disusun sedemikian rupa sehingga
bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang
akan menggunakannya untuk membuat keputusan.” (W. Komorotomo dan S.A.
Margono, 2001:11)
Eko Nugroho (2008: 15) me
nyebutkan, “
Informasi adalah suatu
pengetahuan yang berguna untuk pengambilan keputusan”.
Jadi segala sesuatu yang
dapat dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan pada dasarnya dapat
dikelompokkan sebagai informasi.
Hubungan antara data dan informasi dapat digambarkan seperti bagan berikut:
Gambar 4.
Transformasi Data Menjadi Informasi. (Sumber : Gordon B. Davis, 1997
: 28)
Sistem pengolahan informasi mengolah data dari bentuk yang tidak berguna menjadi
informasi yang dibutuhkan bagi penerimanya. Tidak semua data merupakan
informasi. Ada data atau catatan-catatan yang sebenarnya tidak berguna, sebaliknya
informasi ada yang perlu dilengkapi dengan data.
Eko Nugroho (2008: 16) dalam bukunya menyebutkan :
Informasi yang baik harus memenuhi kualifikasi sebagai berikut:
a)
Akurat
Maksud akurat ialah informasi tersebut bebas dari kesalahan dan bebas dari
bias. Bebas dari kesalahan berarti bahwa informasi tersebut benar-benar
menyatakan apa yang harus dinyatakan. Bebas dari bias berarti bahwa
informasi tersebut teliti.
b)
Tepat waktu
Jelas informasi harus diberikan pada waktu yang tepat. Informasi yang
Data
Pengolah
Penyimpan
data
commit to user
sudah kadaluwarsa hanya bernilai sampah, sekalipun informasinya sama
dan tidak berubah.
c)
Relevan
Artinya bahwa informasi tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pihak yang
membutuhkan informasi.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi
antara lain adalah :
a)
Kelengkapan (completeness) informasi.
“
Are necessary message items present
?” Informasi yang komplet, berarti
informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan
yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian
tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh
terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu
masalah dengan baik.
b)
Kebenaran (correctness) informasi.
“
Are message items correct
?” Informasi yang dihasilkan oleh proses
pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan
yang ada dalam proses tersebut. Sebgai contoh, jika sebuah informasi
menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai,
maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat
perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan-perhitungan
tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
c)
Keamanan (security) informasi.
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “
Did
the message reach all or only the intended systems users
?”
. (Teguh
Wahyono, 2004, II, 2)
Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu
ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian, sehingga manusia dapat
membuat suatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan.
Semakin besar bantuan informasi dalam mengurangi ketidakpastian maka semakin
tinggi pula nilai informasi tersebut.
Menurut Gordon B. Davis dalam Edhy Sutanto :
commit to user
dapat mengambil keputusan secara lebih baik.(Edhy Sutanto, 2003 : 13)
Gordon B. Davis dalam Edhy Sutanto (2003 : 13-16) mengemukakan bahwa
nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya.
10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :
a)
Kemudahan dalam memperoleh
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat
diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan
menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. Informasi dapat diperoleh
dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis data dan bagian
pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi
segala kebutuhan informasi secara mudah.
b)
Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai
lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak
lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara
baik. Sifat luas dan lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang
cukup lengkap dan terstruktur dengan baik.
c)
Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai
ketelitian yang tinggi/akhurat. Informasi menjadi tak bernilai jika tidak
akhurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
Informasi yang akurat dapat diperoleh jika basis data yang valid, baik
tipe, bentuk, maupun format datanya. Hal ini memerlukan adanya
proses validasi setiap data yang diinputkan kedalam basis data. Proses
validasi perlu dilakukan sejak pertama kali data di-input-kan, sehingga
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan
kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak
bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak
dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
e)
Ketepatan waktu
commit to user
dalam sistem informasi akan memberikan dukungan yang sangat
berarti untuk memperoleh data tepat waktu, karena komputer mampu
mengolah data dengan kecepatan yang sangat tinggi.
f)
Kejelasan (clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk
tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan
dipahami dengan lebih mudah. Hal ini memerlukan analisis kebutuhan
bentuk dan format informasi yang diperlukan, sehingga dapat
digunakan sebagai dasar perancangan
output
yang tepat. Penggunaan
sistem komputer akan membantu memenuhi kebutuhan tersebut, karena
kemampuan teknologi komputer yang berkembang saat ini telah
memungkinkan untuk menampilkan informasi dalam berbagai macam
bentuk dan format secara mudah, termasuk tabel dan grafis.
g)
Fleksibilitas/keluwesannya
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat
pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi berhubungan dengan
bentuk dan format tampilan informasi. Perubahan bentuk dan format
tampilan informasi dapat dilakukan dengan mudah dengan memanfaatkan
komputer.
Kesalahan tersebut dapat terjadi akibat kesalahan data atau prosedur
pengolahan. Informasi dapat menimbulkan keraguan jika tidak wajar.
j)
Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar
dapat mencapai nilai yang sempurna. Pengukuran informasi umumnya
dimaksudkan untuk mengukur dan melacak kembali validitas data
sumber yang diragukan.
Sementara itu, Zulkifli Amsyah (2001: 316) dalam bukunya menyebutkan :
Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik, yaitu:
a) Ketelitian (accuracy)
commit to user
pada satu proses pengolahan data tertentu.
b) Ketepatan waktu (timelines)
Informasi diharapkan dapat disediakan secepat waktu yang diperlukan.
Kendatipun informasinya akurat tetapi bila informasi tersebut terlambat
akan menyebabkan informasi menjadi tidak berguna.
c) Kelengkapan (complete)
Agar pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat,
disamping informasi dibuat dengan teliti dan tepat waktu, informasi juga
harus lengkap. Sering kali kegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan
keputusan secara cepat menjadi tertunda hanya karena kurang lengkapnya
informasi yang ada.
d) Keringkasan (conciseness)
Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan,
ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diperlukan.
e) Kesesuaian (relevancy)
Informasi hendaknya sesuai dengan keperluan pekerjaan atau keperluan
manajemen.
Berdasarkan paparan di atas, maka disimpulkan bahwa informasi
merupakan pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau
instruksi.
semakin banyak informasi dapat mempengaruhi atau menambah
pengetahuan seseorang dan dengan pengetahuan menimbulkan kesadaran yang
akhirnya seseorang akan berperilaku sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya.
3)
Manajemen
Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) pengolahan data menjadi
informasi sesuai dengan keperluan manajemen merupakan suatu proses kegiatan
manajer baik manajer publik ataupun privat yang dimulai dari manajer lini atas,
tengah, dan bawah.
Pengertian manajemen menurut Wahyudi Komorotomo dan Subando Agus
Margono yaitu
“Proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan atau
manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.” (W
. Komorotomo
dan S.A. Margono, 2001 : 13). Manajemen memang bisa berarti seperti itu, tetapi
bisa juga mempunyai pengertian lebih dari pada itu. Sehingga dalam kenyataannya
tidak ada defenisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang.
commit to user
mendefinisikan,
“M
anajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain
”
. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer untuk mencapai
tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai
tugas yang mungkin dilakukan. Masih dalam artikel Ritha F. Dalimunthe (2003),
Stoner mengemukakan suatu defenisi yang lebih kompleks yaitu "Manajemen adalah
suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan,
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar rnencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan". Dari
definisi di atas terlihat bahwa Stoner telah rnenggunakan kata "proses", bukan
"seni". Mengartikan manajemen sebagai "seni" mengandung arti bahwa hal itu
adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Sedangkan suatu "proses" adalah cara
sistematis untuk rnelakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses
karena semua manajer tanpa harus rnemperhatikan kecakapan atau keterampilan
khusus, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dalam
pencapaian tujuan yang diinginkan.
Dalam bukunya, Edhy Sutanta (2003:
17) memaparkan, “Manajemen dapat
diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk
mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem
kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan peke
rjaan”.
Eko Nugroho (2008: 57) dalam bukunya
menyebutkan, “
Manajemen adalah
suatu tim yang disusun dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk
mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-
sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi”.
Sementara itu, Zulkifli Amsyah mendefinisikan,
commit to user
Berdasarkan uraian diatas disimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen
merupakan kerjasama dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan
dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan
pengawasan (controlling).
4)
Sistem Informasi Manajemen
Banyak pendapat para ahli mengenai definisi sistem informasi
manajemen, di bawah ini akan disajikan beberapa pendapat mengenai definisi
tersebut.
Menurut Lucas dalam Wahyudi Komorotomo dan Subando Agus M.,
mengatakan bahwa
“Si
stem informasi manajemen adalah sekumpulan prosedur
organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi
keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi,
” (W
. Komorotomo dan S.A.
Margono, 2001 : 14)
Edhy Sutanta (2003: 19) dalam bukunya menjelaskan,
Sistem Informasi Manajemen sebagai sekumpulan subsistem yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling
berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan
cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan
(input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan
menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai
dasar
bagi
pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat
dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang,
mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut
guna mencapai tujuan.
Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell yang diterjemahkan oleh
Ali Akbar Y dan Afia R. F, Sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai
“Suatu sistem berbasis komputer yang
membuat informasi tersedia bagi para
pengguna
yang memiliki kebutuhan serupa”,
(Raymond McLeod, Jr.& George P.
Schell, 2008 : 12).
commit to user
manajemen;
Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data
yang diperkembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila
dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen
setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun bersifat
ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi. (Moekijat, 1991 : 16).
Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan dari berbagai sistem
yang mampu menyelenggarakan suatu kebutuhan informasi yang handal kepada
pihak organisasi dalam rangka untuk pengambilan keputusan ataupun sebagai
landasan mencapai tujuan dari organisasi tersebut.
b.
Keamanan Informasi Dalam Sistem Informasi Manajemen
Semua organisasi memiliki kebutuhan untuk menjaga agar sumber daya
informasi mereka aman. Keamanan informasi ditujukan untuk mendapatkan
kerahasiaan, ketersediaan serta integritas pada semua sumber daya informasi
organisasi.
1)
Pengertian Keamanan Informasi
Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008: 270) yang
diterjemahkan oleh Ali Akbar Y dan Afia R. F
, “
Istilah keamanan informasi
(information security) digunakan untuk mendeskripsikan perlindungan baik peralatan
komputer dan nonkomputer, fasilitas, data, dan informasi dari penyalahgunaan
pihak-pihak yang tidak berwenang
”
. Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa
keamanan informasi bukan hanya merujuk kepada keamanan data dan informasi
semata melainkan juga keamanan komponen fisik yang mendukung pengelolaan
informasi.
2)
Tujuan Keamanan Informasi
Dari buku Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008: 270) yang
diterjemahkan oleh Ali Akbar Y dan Afia R. F disebutkan:
commit to user
a)
Kerahasiaan
Perusahaan berusaha untuk melindungi data dan informasinya dari
pengungkapan kepada orang-orang yang tidak berwenang.
b)
Ketersediaan
Tujuan dari infrastruktur informasi perusahaan adalah menyediakan data
dan informasi sedia bagi pihak-pihak yang memiliki wewenang untuk
menggunakannya.
c)
Integritas
Semua sistem informasi harus memberikan representasi akurat atas sistem
fisik yang direpresentasikannya.
3)
Manajemen Keamanan Informasi
Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell yang diterjemahkan oleh
Ali Akbar Y dan Afia R. F, Manajemen Keamanan Informasi (information security
management) adalah aktivitas untuk menjaga agar sumber daya informasi tetap aman
(Mc. Leod, Jr& G.P Schell, 2008: 271).
Dalam buku Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell yang diterjemahkan
oleh Ali Akbar Y dan Afia R. F menjelaskan:
Pada bentuk yang paling dasar, manajemen keamanan informasi terdiri atas
empat tahap:
- Mengidentifikasi ancaman yang dapat menyerang sumber daya informasi
perusahaan;
- Mengidentifikasi risiko yang dapat disebabkan oleh ancaman-ancaman
tersebut;
- Menentukan kebijakan keamanan informasi;
- Mengimplementasikan pengendalian untuk mengatasi risiko-risiko tersebut.
(Mc. Leod, Jr& G.P Schell, 2008: 271).
4)
Ancaman/Gangguan Terhadap Sistem Informasi
Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell yang diterjemahkan oleh
Ali Akbar Y dan Afia R. F,
“Ancaman keamanan informasi adalah orang, organisasi,
mekanisme, atau peristiwa yang memiliki potensi untuk membahayakan sumber daya
informasi perusahaan” (Mc. Leod, Jr& G.P Schell, 2008: 272).
commit to user
Masalah perangkat keras (hardware problems), kesalahan penulisan sintak
(syntax error), kesalahan logika (logical error) perangkat lunaknya.
b)
gangguan lingkungan
Gangguan lingkungan da[pat berupa gempa bumi, kegagalan arus listrik
karena petir, api, temperature tinggi, debu dan air, banjir, dan lain-lain.
c)
kesalahan manusia (human errors)
Menggunakan data yang salah, mengoperasikan program dan basis data
yang salah, serta menghapus data tanpa sengaja.
Gangguan yang sengaja dilakukan oleh manusia terkadang didapati untuk suatu
tujuan tertentu seperti mencuri data, merusak data, dan lain-lain.(Eko Nugroho,
2008: 209-210).
5)
Metode Gangguan Sistem Informasi
Ada tiga cara untuk melakukan gangguan terhadap sistem informasi, yaitu:
a)
Pengubahan data
Cara ini dilakukan dengan mengubah data sebelum atau selama proses dan
sesudah proses dari sistem infomasi.
b)
Penyelewengan program
Dengan cara ini program komputer dimodifikasi untuk maksud kejahatan
tertentu yang memiliki beberapa teknik, antara lain virus dan
malware.
c)
Penetrasi (Hacking
atau
Cracking)
Termasuk dalam cara ini adalah
piggybacking, yaitu menyadap jalur
telekomunikasi dan ikut masuk ke dalam sistem komputer bersama-sama
dengan pemakai sistem komputer yang resmi;
masquerading
adalah
penetrasi ke sistem komputer dengan memakai identitas dan password dari
orang lain yang sah; dan
eavesdropping
adalah penyadapan informasi di
jalur transmisi privat (Eko Nugroho, 2008: 210-211).
6)
Menanggulangi ancaman/gangguan pada sistem informasi
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam menanggulangi
ancaman/gangguan pada sistem informasi diantaranya:
a)
Membina internal user
b)
Memasang pengendalian-pengendalian di sistem informasi
c)
Memeriksa efektivitas pengendalian-pengendalianm di sistem informasi
d)
Merencanakan akibat gangguan (disaster recovery planning) (Eko
Nugroho, 2008: 211)
commit to user
aturan dengan menerapkan kegiatan
backup
secara berkala atau menggunakan sistem
cadangan, membuat membuat aturan baku tentang akses computer dan jaringan
secara langsung misalnya kabel,
server
yang diletakkan di ruangan khusus, hub,
router, dan lain-lain. membuat aturan tentang akses kontrol ke ruang
server, akses
masuk dengan menggunakan id otentikasi (misalnya
barcode
atau sidik jari) agar
tidak semua
user
dapat masuk ke parameter keamanan.
2.
Tinjauan Tentang Kepegawaian
Istilah kepegawaian berasal dari kata pegawai yang artinya secara singkat
adalah orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji
dan tunjangan dari Pemerintah atau badan usaha swasta. Tanpa unsur manusia
sebagai pegawai maka tujuan organisasi / wadah yang telah ditentukan tidak akan
tercapai sebagaimana yang diharapkan. Dalam suatu organisasi, pegawai adalah alat
yang menggerakkan dan menggiatkan agar segala kegiatan organisasi dapat berjalan
menuju pada tujuannya. Manajemen kepegawaian atau manajemen personal
sebenarnya adalah merupakan alih bahasa dari kata “
Personnal Management”
.
Manajemen kpegawaian adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang
kepegawaian.
Paul Pigors dan Charles A. Myers dalam buku Musanef menyatakan bahwa:
”
Personnel Administration is the art of equiring, developing, and maintaining a
compotent work force in such a manner as to accomplish with maximum efficiency
and economy the function and objectives of the organization”
(Administrasi personal
adalah suatu kecakapan atau suatu seni dari pada perolehan, pengembangan dan
pemeliharaan angkatan kerja yang kompeten sedemikian rupa untuk melaksanakan
fungsi-fungsi
serta
tujuan
organisasi
dengan
seefisien
dan
seekonomis
mungkin).(Musanef, 1996: 5).
Masih dalam buku Musanef,
The Liang Gie mengatakan bahwa: “Administrasi
commit to user
terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan
pemberhentian”.(Musanef, 1996: 5)
Manajemen kepegawaian lazim disebut Personnel Management atau tata
personel. Walaupun istilah-istilah tersebut nampaknya berbeda-beda namun
pengertiannya sama. Manajemen Kepegawaian bertugas untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang secara garis besarnya telah ditentukan oleh administrator
dengan menitikberatkan pada usaha :
1)
Mendapatkan tenaga kerja yang cakap dan mampu bekerja menurut kebutuhan
organisasi
2)
Menggerakkan mereka untuk tercapainya tujuan organisasi
3)
Memelihara dan mengembangkan kecakapan serta kemampuan
Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan, pengarahan dan pengontrolan “
human and natural resources
”
untuk
mencapai yang telah ditentukan lebih dahulu. Personnel (kepegawaian) adalah
orang-orang yang dikerjakan dalam suatu badan tertentu baik lembaga-lembaga pemerintah
maupun dalam badan-badan usaha. Manajemen personalia adalah manajemen yang
menitikberatkan perhatiannya kepada soal-soal kepegawaian atau personalia dalam
suatu badan tertentu. Menurut A. W. Widjaja (1990: 13) “
Personnel management
(manajemen personalia) adalah suatu cabang ilmu di manajemen yang khusus
menitikberatkan pada soal-
soal kepegawaian”.
Sementara itu menurut Heidjrachman dan Suad Husnan (2002: 5) dalam
bukunya
mendefinisikan
“Manajemen
personalia
adalah
perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari pengadaan, pengembangan,
pemberian kompensasi, pengintegrasian dan pemeliharaan tenaga kerja dengan
maksud untuk membantu mencapai tujuan perusahaan, individu dan masyarakat”.
commit to user
3.
Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Sistem informasi manajemen kepegawaian dirancang untuk mendukung
efisiensi dan efektifitas kinerja kepegawaian pemerintah daerah dengan mengacu
kepada Undang-Undang No. 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
SIMPEG merupakan sistem informasi yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan
pengelolaan kepegawaian di Pemerintah Daerah yang efektif dan efisien. SIMPEG
dapat menghasilkan suatu platform data dan informasi yang memungkinkan
dihasilkannya
output
laporan yang berguna untuk kepentingan manajerial. Dengan
demikian, pengambil keputusan dapat mengolah informasi tersebut menjadi bahan
untuk pengambilan keputusan yang valid dan akurat.
a.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Keputusan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia menyatakan :
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang selanjutnya disingkat
SIMPEG adalah suatu totalitas yang terpadu terdiri atas perangkat pengolah
meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak; perangkat
penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi
yang saling berkaitan, berketergantungan dan saling menentukan dalam
rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian. (Keputusan Mendagri No.
17/2000 Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian DEPDAGRI dan
Pemda).
Menurut buku panduan aplikasi simpeg (2009: 1) yang dikeluarkan Biro
Kepegawaian Depdagri, yang dimaksud Sistem informasi manajemen kepegawaian
adalah “suatu sistem informasi kepegawaian berbasis web guna mendukung
pendataan kepegawaian”. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaia
n dilaksanakan
dalam praktek menggunakan program dari komputer yang terpadu membentuk
jaringan prosedur pengolahan data guna mendukung manajemen kepegawaian dalam
pembinaan pegawai. Eko Nugroho (2008: 170) mengatakan bahwa :
commit to user
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan Sistem Aplikasi
multiuser, artinya aplikasi ini dapat digunakan secara bersamaan dengan banyak
pengguna (user). Untuk itu diperlukan jaringan komputer yang didukung oleh
perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware) agar sistem dapat
berjalan sempurna.
Penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian
dimaksudkan :
1) Untuk mendukung kelancaran TUPOKSI Biro Kepegawaian Propinsi dan
Bagian Keepgawaian Kab/Kota dengan baik dan mantap sehingga
menghasilkan data dan informasi yang diperlukan.
2) Terciptanya sistem informasi yang terpadu, berdayaguna dan berhasilguna di
Propinsi dan Kab/Kota.
3) Menentukan arah kebijaksanaan tentang mekanisme koordinasi, komunikasi
aliran data dan informasi melalui TI
(http://www.simpeg.blogspot.com)
b.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan adalah :
1) Sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal dan terintegrasi secara
nasional dapat menjawab berbagai informasi tentang PNS yang dibutuhkan oleh
para pengambil kebijakan untuk perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan
PNS.
2) Sistem informasi manajemen kepegawaian dapat menjamin penyelenggaraan
kebijakan di bidang manajemen kepegawaian baik secara organisasional, wilayah
maupun nasional dan pada gilirannya menjadi perekat bangsa dalam NKRI.
3) Mewujudkan data PNS yang akurat disetiap instansi baik di pusat maupun daerah
yang terintegrasi secara nasional dan untuk bahan dalam penyusunan standar
kompetensi dan klasifikasi jabatan.
commit to user
5) Mewujudkan identitas tunggal (multi guna), kartu pegawai elektronik dalam
bentuk
smart card
yang mendukung peningkatan mutu, pelayanan kepegawaian
dan kesejahteraan PNS secara nasional.
c.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Manfaat SIMPEG antara lain:
Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian.
Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi
tertentu di organisasi.
Pengelolaan data yang lebih mudah
Memberikan sistem kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai
Keuntungan SIMPEG Online (Berbasis Intranet/ Internet):
Dapat memelihara satu data besar secara bersama-sama
Kesalahan / data yang kurang valid dapat dimonitor dan dikoreksi bersama
Dapat melakukan pertukaran data dan
file
Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu
printer
untuk beberapa komputer
yang terhubung dalam jaringan computer
Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan kerja, misalnya dengan
adanya program
atau
Chatting
Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem atau
LAN, maka semua atau sebagian unit komputer dalam jaringan dapat mengakses
dengan metode
sharing connection.
d.
Komponen Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Komponen-komponen SIMPEG menurut Keputusan Menteri Dalam Negeri
No 17 Tahun 2000 meliputi:
commit to user
