Gambar 7. Skema Prosedur Penelitian
“TERWUJUDNYA APARATUR YANG BERKUALITAS“
C. Temuan Studi Yang Dihubungkan Dengan kajian Teori
Dari data kepegawaian BKD Karanganyar disimpan dan diolah untuk dijadikan sebagai bahan analisis dan penentuan keputusan Kepala BKD untuk perbaikan periode berikutnya. Hal ini sejalan dengan konsep SIMPEG yang telah diterapkan dan arti makna dari sebuah sistem informasi yang dikemukakan oleh Wahyudi Komorotomo dan Subando Agus M.
”Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi keputusan dan atau untuk mengendalikan
organisasi,” (Wahyudi Komorotomo dan Subando Agus M., 2001 : 14)
1. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Karanganyar
Penerapan sebuah sistem informasi sangat dipengaruhi oleh 5 komponen, demikian pula dalam penerapan SIMPEG sangat dipengaruhi ke-5 (lima) komponen tersebut, yaitu : 1) Sumber Daya Manusia, 2) Sumber
commit to user
Daya Software, 3) Sumber Daya Hardware, 4) Sumber Daya basis data (database), 5) Sumber Daya jaringan.
a. Sumber Daya Manusia
Karyawan / pegawai yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan / organisasi disebut sebagai spesialis informasi (information specialist). Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:95), “Spesialis informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programmer dan operator. Kemudian ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan webmaster”.
Frieyadie (2007) dalam artikelnya menyebutkan:
Pada umumnya, Sumber Daya Manusia yang mengelola Sistem Informasi Manajemen terdiri dari beberapa bagian yaitu:
1) Pimpinan Sistem Informasi Manajemen
Merupakan orang yang merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkaitan dengan sistem informasi manajemennya. Dalam hal ini, yang menjadi pimpinan SIMPEG di BKD Karanganyar adalah Kepala Bidang Pengangkatan dan Pengembangan.
2) Sistem Analis
Analis sistem adalah pakar dalam mengidentifikasi masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang. 3) Programmer
Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.
4) Operator komputer
Operator komputer menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan server.
commit to user
komputer kesemuanya dikelola oleh satu orang staff khusus yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan SIMPEG di BKD Karanganyar. 5) Data entry
User yang bertugas memasukkan data ke dalam database melalui software aplikasi yang disediakan. Semua staff dalam bidang pengangkatan dan pengembangan berperan dalam entry data SIMPEG di BKD Karanganyar. Bila dihubungkan dengan penelitian Bayu Purwanto (2010), sumber daya manusia yang mengelola sistem informasi manajemen di BKD Karanganyar mempunyai kelebihan yaitu adanya petugas data entry yang khusus bertugas melakukaninput data kedatabase.
b. Sumber Daya Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah sekumpulan instruksi yang diberikan untuk mengendalikan perangkat komputer. Komputer tidak akan berguna tanpa keberadaan perangkat lunak karena komputer bekerja atas dasar instruksi. Menurut Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:135), “terdapat dua
jenis dasar piranti lunak: piranti lunak sistem dan aplikasi. Piranti lunak sistem dibutuhkan untuk menggunakan komputer, sedangkan piranti lunak aplikasi memproses data pengguna”.
1) Piranti lunak sistem (operating system)
Sistem operasi yang digunakan untuk masing-masing komputer dan server penunjang SIMPEG di BKD Karanganyar adalah Microsoft Windows XP. Windows XP menjadi pilihan mengingat sistem operasi ini cukup lama digunakan sehingga para petugas SIMPEG sudah cukup mengenal dan terbiasa menggunakannya.
2) Piranti aplikasi
a) Program aplikasi serbaguna (aplikasi umum)
Aplikasi umum yang digunakan dalam SIMPEG BKD Karanganyar adalah ACD SEE, OFFICE 2003, ANTI VIRUS, ADOBE READER dan aplikasi standard windows XP
commit to user
Aplikasi khusus SIMPEG BKD Karanganyar adalah aplikasi pengolah SIMPEG yang dibuat sendiri oleh Programer BKD Karanganyar dengan berbasis Delphi.
Program aplikasi tersebut sesuai dengan yang dikemukakan Abdul Kadir (2003:204).
Bila dihubungkan dengan karakteristik aplikasi yang dikemukakan Raymond Mcleod, Jr.& George P. Schell (2007:139), aplikasi SIMPEG yang digunakan BKD Karanganyar mempunyai kelebihan dalam penggunaan bahasa dimana bahasa yang digunakan menggunakan bahasa Indonesia sehingga lebih cepat dipahami oleh petugas. Dalam aplikasi tersebut, pada bagian bawah terdapat kotak dialog keterangan yang membantu pengguna melihat informasi data dan jalan singkat dalam menyelesaikan tugas. Menu dan daftar perintah terdapat di bagian atas seperti pada aplikasi yang umum digunakan, hanya saja perintah tersebut tidak berupa icon melainkan tulisan sesuai dengan perintahnya. Formulir isian terpola dengan baik memudahkan para pengguna dalam entry data. Antarmuka aplikasi juga ditampilkan dalam bentuk grafis yang sangat mudah dipelajari pengguna sehingga pengguna baru yang awam sekalipun dapat dengan cepat belajar.
c. Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras komputer merupakan suatu alat yang dapat diprogram untuk mencatat data, mengolah data dan menyajikan informasi. Perangkat keras pendukung sistem informasi bukan hanya berupa komputer melainkan juga semua perangkat fisik yang menunjang pengelolaan data menjadi informasi hingga informasi tersebut dapat digunakan sebagai laporan dan dasar pengambilan keputusan. Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:120) menyebutkan,
“komponen utama perangkat keras yaitu prosesor, memori, ruang penyimpanan,
alat input, alat output dan alat input/output”.
SIMPEG di BKD Karanganyar didukung 18 unit komputer yang tersebar di masing-masing ruang termasuk 5 komputer dan 1 server di ruang SIMPEG. Kesemuanya mercakup dalam 1 jaringan LAN dan Wi-fi (nirkabel). Disamping
commit to user
itu terdapat 8 laptop dimana 1 laptop menjadi pengelola sistem jaringan. Alat input pendukung SIMPEG adalah 1 buah scanner dan alat output berupa 14 printer yang tersebar di masing-masing ruang serta 3 buah LCD Proyektor.
d. Sumber Daya Basis Data (Database)
Di dalam suatu organisasi, sistem basis data merupakan bagian penting pada sistem informasi, karena diperlukan untuk mengelola sumber informasi pada organisasi tersebut. Semakin berkembangnya basis data suatu organisasi memaksa organisasi tersebut harus menerapkan metode tertentu untuk dapat me-manage basis data. Metode tersebut dinamakan Sistem manajemen basis data. Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:157) menyebutkan, “sistem
manajemen basis data mengorganisasikan volume data dalam jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi-transaksinya sehari-hari”.
Dalam buku yang sama, Raymond McLeod, Jr.& George P. Schell (2008:163) menjelaskan,“Ada tiga cara pengorganisasian data agar pemrosesan data menjadi lebih efisien (struktur basis data) yaitu struktur basis data hierarkis, struktur basis data jaringan dan struktur basis data relasional”.
BKD Karanganyar telah menerapkan sistem manajemen basis data dalam pengelolaan data yang masuk ke database. Hal tersebut memang perlu dilakukan mengingat besar dan beragamnya data yang masuk ke dalam data base sehingga dengan sistem manajemen basis data diharapkan data dapat diorganisasikan dengan baik dan data tertentu yang dibutuhkan sewaktu-waktu dapat disediakan dengan cepat. Aplikasi database SIMPEG di BKD Karanganyar menggunakan MS SQL Server 2008 Express Edition. Aplikasi ini telah cukup memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi kepegawaian.
Agar pemrosesan data lebih efisien, maka database SIMPEG BKD Karanganyar menggunakan struktur basis data relasional. Selain lebih mudah digunakan, hubungan antar tabel di dalam struktur ini juga bersifat implisit. Ketika hanya dibutuhkan sebagian kecil dari data untuk dibuat laporan, maka administrator dapat secara mudah membuka data-data yang memang dibutuhkan tanpa harus melakukan navigasi ke perantara melalui record data yang lebih
commit to user
besar. Antar tabel dalam basis data SIMPEG ini dapat dengan mudah saling dihubungkan bahkan digabungkan dalam I field meski berbeda kolom. Hal tersebut sesuai dengan struktur basis data relasional yang dikemukakan McLeod, Jr.& George P. Schell sehingga basis data SIMPEG ini digolongkan di dalamnya.
e. Sumber Daya Jaringan Komputer
Jaringan yang dimaksud adalah lebih ditekankan pada komunikasi data, yaitu berkenaan dengan perpindahan data/informasi dalam bentuk digital dari suatu piranti ke piranti yang lain. Konsep jaringan komputer dijelaskan Eko Nugroho (2008: 34) dalam bukunya sebagai berikut:
Pada dasarnya ada tiga peralatan komunikasi data yaitu komputer, alat komunikasi dan media komunikasi. Data dari komputer pengirim dikodekan oleh alat komunikasi yang disebut encoder, diubah bentuknya sehingga dapat ditransmisikan lewat media komunikasi. Sinyal yang tiba pada penerima harus dikodekan kembali ke bentuk semula dengan alat komunikasi yang berupa decoder. Barulah dengan demikian data dapat diterima oleh komputer penerima.
Dalam bukunya, Eko Nugroho (2008:41) menjelaskan, “terdapat beberapa cara bagaimana suatu komputer terhubung ke jaringan (topologi jaringan) yaitu topologi bus, topologi ring, topologi stardantopologi mesh”. Masih dalam buku
yang sama, Eko Nugroho (2008:42) juga menyebutkan, “secara garis besar, model
koneksi jaringan komputer yang berkembang saat ini ada dua macam, yaitu model peer to peerdan modelclient-server”.
Jaringan komputer yang digunakan untuk mendukung SIMPEG mempunyai fungsi utama sebagai media komunikasi data dan pertukaran informasi. Komponen jaringan komputer di BKD Karanganyar terdiri dari :
- Komputer, semua komputer dan laptop di BKD Karanganyar tercakup dalam 1 jaringan komputer dengan sebuah komputer sebagaiserver.
- Terminal sebagai alat input/output di BKD Karanganyar berupa sebuah hub atauswitchyang menghubungkanserverdengan komputerclientbaik dengan kabel maupun nirkabel.
- Media transmisi, BKD Karanganyar menggunakan 2 media untuk transmisi data, yaitu dengan UTP (jaringan LAN) dan nirkabel (wi-fi).
commit to user
- Prosesor komunikasi adalah piranti yang bertindak untuk melewatkan data/informasi ke media transmisi atau penerima informasi dari media transmisi. Prosesor komunikasi di BKD Karanganyar adalah modem yang terdapat di masing-masing komputer.
Komponen tersebut sesuai dengan yang dikemukakan Abdul Kadir (2003: 311). Dalam hubungan antar komputer, BKD Karanganyar menggunakan topologi star dengan hub sebagai perangkat tambahan yang menghubungkan masing-masing komputer client ke server. Dengan demikian model koneksi komputernya adalah model client-server. Komponen jaringan, penggunaan topologi jaringan dan model hubungan antar komputer yang diterapkan dalam SIMPEG di BKD Karanganyar ini sama dengan jaringan hasil penelitian Jaka Nugraha (2007), tentang Implementasi Kebijakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam Menunjang Pelayanan Kepegawaian pada Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air Propinsi Jawa Barat.
2. Usaha yang dilakukan untuk mengoptimalkan penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar
Edhy Sutanta (2003:43) dalam bukunya menyebutkan, “Suatu SIM yang
baik harus mampu memberikan dukungan pada proses perencanaan, proses
pengendalian, dan proses pengambilan keputusan”. Diperlukan suatu sistem
informasi yang efisien agar SIM tersebut dikatakan baik. Eko Nugroho
(2008:240) menyebutkan, “Sistem informasi yang lebih efisien akan mendorong
terlaksananya pekerjaan dengan lebih cepat dan para pembuat keputusan dapat
melakukan fungsinya dengan baik”. Agar sistem informasi SIMPEG di BKD
Karanganyar lebih efisien dan dapat dikatakan baik, maka perlu usaha untuk mengoptimalisasikan masing-masing komponen dalam SIMPEG. Usaha yang dilakukan yaitu:
a. Dari Segi Sumber Daya Manusia
1) Mengadakan pelatihan-pelatihan dan workshop berkaitan dengan penerapan sistem informasi manajemen berbasis komputer
commit to user
2) Memberi arahan-arahan agar para pegawai lebih disiplin dalam melakukan pekerjaannya
3) Menyediakan anggaran tersendiri untuk pengembangan SDM
4) Melakukan penambahan pegawai yang kompeten di bidang computer b. Dari Segi Perangkat Lunak (Software)
1) Perawatan berkala terhadap piranti lunak mencakup sistem operasi, aplikasi umum dan aplikasi khusus SIMPEG
2) Memperbarui piranti lunak pendukung SIMPEG sesuai dengan kebutuhan pelayanan
c. Dari Segi Piranti Keras (Hardware)
1) Upgrade komputer terutama komputer server untuk mempercepat pengolahan data pegawai
2) Penambahan jumlah komputer agar input data dapat dilakukan lebih cepat dan sesuai target.
3) Penambahan memory pada beberapa komputer untuk meningkatkan kinerja
d. Dari Segi Basis Data
1) Memperbesar volume penyimpanan basis data mengingat data yang masuk terus bertambah.
2) Perawatan memori penyimpanan basis data secara berkala e. Dari Segi Jaringan
Penambahan antena wireless untuk memperkuat jaringan nirkabel sehingga basis data dapat diakses instansi pemerintah daerah yang lain sebagai bahan pengambilan keputusan.
Beberapa usaha tersebut diatas sejalan dengan hasil penelitian Dian Hartanti (2009) tentang Analisis Sistem Informasi Kepegawaian Pemerintah Kotamadya Jakarta Barat Berbasis Web. Sistem informasi kepegawaian ini juga sangat membantu Walikota untuk mendapatkan informasi yang diperlukannya sebagai pertimbangan promosi jabatan atau kenaikan pangkat seorang pegawai. Dengan adanya menu perekaman pegawai, seorang database administrator dapat lebih mudah menginput dan mengupdate data baru pegawai. Untuk mewujudkan hal-hal
commit to user
tersebut diatas, maka didukung dari hasil penelitian Jaka Nugraha (2007) yang mengatakan bahwa perlunya ditingkatkan lagi dalam pembinaan SDM pelaksana kebijakan, serta terdapatnya anggaran secara khusus untuk membiayai Implementasi Kebijakan SIMPEG.
3. keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar
Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi. Keamanan informasi ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan informasi, menjaga ketersediaan informasi dan menjamin integritas informasi bagi suatu instansi. Keamanan informasi pada dasarnya bukan hanya merujuk pada serangan terhadap sistem, melainkan juga pengendalian terhadap komponen-komponen sistem informasi sehingga tercipta kesesuaian penggunaan sistem informasi dengan sasaran yang telah itetapkan sebelumnya. BKD Karanganyar selaku instansi yang telah menerapkan SIMPEG dimana informasi menjadi suatu sumber daya yang sangat penting, telah memperhatikan aspek keamanan informasi. Meskipun masih terdapat sedikit gangguan dalam komponen SIMPEG, hal ini tidak menjadi masalah yang berarti bagi pelaksanaan SIMPEG.
a) Tujuan keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar
Secara teoritis, McLeod, Jr.& George P. Schell (2007: 270)
mengemukakan bahwa : “Keamanan informasi ditujukan untuk mencapai tiga
tujuan utama: kerahasiaan, ketersediaan dan integritas”.
Dari keterangan yang dikumpulkan peneliti, tujuan keamanan informasi SIMPEG di BKD Karanganyar dapat disimpulkan menjadi 2 tujuan yaitu:
- Mencegah kerusakan data/informasi sehingga keakuratan data terjamin - Menjamin kerahasiaan dan ketersediaan data pegawai
commit to user
b) Gangguan yang mengancam keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar
Bila dihubungkan dengan teori yang dikemukakan Eko Nugroho (2008:209), gangguan dalam sistem informasi SIMPEG di BKD Karanganyar hanya berupa gangguan yang tidak disengaja. Gangguan tersebut berupa kesalahan teknis seperti kerusakan perangkat lunak, kerusakan perangkat keras dan ancaman virus; serta kesalahan manusia (human errors) seperti kesalahan dalam menggunakan data, kesalahan dalam pengoperasian program dan basis data dan keterlambatanentrydata.
c) Usaha mengatasi gangguan dan menjaga keamanan informasi dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di BKD Karanganyar
Manajer sistem informasi selaku orang yang bertanggung jawab terhadap jalannya sistem informasi harus dapat mengelola gangguan-gangguan terhadap sistem informasinya. Usaha yang dilakukan BKD Karanganyar dalam mengelola gangguan keamanan informasi antara lain:
- Memberikan pelatihan dan kursus guna meningkatkan SDM para pegawai di SIMPEG
- Memberikan arahan arahan kepada pegawai untuk meminimalisir kesalahan - Perawatan berkala baiksoftwaremaupunhardwarependukung SIMPEG - Antivirus dipasang di setiap komputer untuk mencegah masuknya ancaman
virus
- Membatasi penggunaan flashdisk dan alat penyimpan eksternal lain yang memungkinkan masuknya virus
- Tidak menghubungkan jaringan basis data dengan jaringan internet.
Bila dihubungkan dengan cara mengelola gangguan terhadap sistem informasi, hal ini seperti halnya dikemukakan oleh Romi Rahmadi (2008), bahwa peraturan yang khusus dan secara teknis mengatur dan mengelola SIMPEG, akan memunculkan pengelolaan data kepegawaian melalui SIMPEG tersebut menghasilkan data yang valid dan berkualitas.
commit to user
87 BAB V