HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
4.1 Deskripsi Lokasi Penelitian
4.1.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1.4 Deskripsi Tugas Dan Tanggung Jawab
4.1.1.3Struktur Organisasi
Struktur organisasi gerai Alfamidi Jalan Setia Budi 1 Medan berbentuk lini dan fungsional yang merupakan perpaduan antara organisasi fungsional dan organisasi lini atau garis. Dimana wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada unit-unit organisasi yang ada dibawahnya dalam bidang-bidang pekerjaan tertentu sebagai kebutuhan organisasi. Masing-masing pimpinan dari setiap unit berhak memerintah semua kesatuan pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang tugas masing-masing. Setiap satuan pelaksana mempunyai wewenang dalam semua bidang pekerjaan. Untuk lebih jelasnya bagan struktur organisasi gerai Alfamidi Jalan Setia Budi 1 Medan dapat penulis sajikan sebagai berikut:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
PT Midi Utama Indonesia (Alfamidi)
4.1.1.4Deskripsi Tugas Dan Tanggung Jawab
Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bidang pada gerai Alfamidi Jalan Setia Budi 1 Medan adalah sebagai berikut :
KEPALA TOKO
WAKIL KEPALA MERCHANDISER
47 a. Kepala Toko
Tugas dan tanggung jawab dari Kepala Toko, yaitu: 1. Persiapan buka toko, melakukan persiapan membuka toko.
2. Store Tour atau cek area toko (kebersihan dan kerapian toko), melakukan kegiatan pengecekan keliling toko meliputi area mess, kamar mandi, dapur gudang area sales, teras depan toko, halaman toko, dan area processing fresh food.
3. Cek jumlah personil, buka menu absen di komputer server.
4. Buka log book atau buku komunikasi, mengecek catatan yang ada pada buku komunikasi sebagai salah satu bentuk koordinasi antar personil.
5. Briefing pagi, menyampaikan beberapa hal yang harus dilakukan dan dicapai oleh personil toko, seperti target harian dan bulanan toko, standar penampilan, customer service, serta pembagian tugas dan jam istirahat.
6. Proses data pagi, terdiri dari download data, update data master, buka program kasir, cetak perubahan harga (toko 24 jam dilakukan setelah EOD), cetak perubahan plano, cetak perubahan TAG, dan update harga timbangan.
7. Menyiapkan modal kasir.
8. Membuka toko, buka pintu besi toko, ubah open atau close pada pintu masuk toko.
9. Baca dan balas email, buka program thunderd bird, get mail, lihat update informasi seputar toko.
10.Melakukan ceklis tugas pejabat toko, melihat daftar tugas pejabat toko dan mengecek apa saja yang sudah dan belum dilakukan.
48
11.PO ke suplier BKL, membuat PO dengan cara buka program SIS > transaksi > PO.
12.Administrasi dan return barang saat penerimaan dari DC fresh, BKL, dan DC reguler, me-receipt faktur barang yang sudah dicek dan membuat NRB (Nota Retur Barang) sesuai kriteria kemudian memasukkan berkasnya pada masing-masing odner (barang-barang yang baru diterima) (BL, BK, SB, BRP, BTA, dan BNF).
13.Pick up uang sales (kondisional), menerima pick up sales dari kasir, menghitung ulang nominal uang serta menandatangani buku pick up-nya kemudian menyimpan uang pick up di brankas.
14.Pelayanan dan pengawasan, pejabat memastikan personil toko (crew melayani customer dengan baik, sesuai dengan standar customer service dan mengawasi barang rawan hilang sesering mungkin).
15.Kontrol dan review personil toko, mengontrol kinerja personil toko dan memberi masukan jika kinerjanya belum baik.
16.Administrasi return barang untuk dikirim besok, membuat NRB untuk barang yang akan di retur besok kemudian simpan NRB yang sudah dicetak (melakukan pengarsipan).
17.Administrasi fresh (repacking, pemusnahan), mengecek buku pemusnahan FF, mengecek barang repacking, mengecek buku komunikasi FF kemudian lanjut pada program SIS, dan melakukan pemusnahan secara fisik yang disaksikan oleh pejabat shift 1 dan shift 2.
18.Clerek kasir, serah terima (uang di brankas, bon, benda pos) dan mencatat di buku serah terima.
49
19.Isi log book atau buku komunikasi pejabat, mengisi buku komunikasi pejabat terkait dengan pekerjaan yang belum diselesaikan.
20.Informasi dan penawaran program promosi, pejabat toko harus memastikan untuk proses penyebaran mailer atau leaflet berdasarkan area coverage, memastikan sarana dan prasarana terpasang sesuai periode promosi dan mengontrol personil toko dalam hal penawaran barang promosi kepada customer.
21.Cetak KKSO per rak, buka program SO (stock opname) kemudian cetak KKSO per rak.
22.EOD, mengirim data EOD masuk program SIS > menu utility> EOD > EOD harian > kirim data IC dan DC.
23.Menyiapkan setoran sales ke kotak peluru, pejabat merapikan benda pos, menghitung uang brankas, dan membuat setoran sales.
b. Wakil Kepala Toko
Tugas dan tanggung jawab dari Wakil Kepala Toko, yaitu:
1. Membantu karyawan toko mengkoordinir kedatangan dan pen-displayan barang.
2. Membantu karyawan toko dalam operasional dan kelancaran toko dari buka sampai tutup.
3. Membantu karyawan toko mengontrol cek stock barang dan melakukan pemajangan bersama karyawan toko terhadap barang yang kosong di area display.
4. Membantu karyawan toko dalam melakukan pengecekan stok barang baik manual maupun komputer.
50
5. Membantu karyawan toko melakukan cek kembali barang-barang yang belum dikirim oleh supplier.
6. Membantu karyawan toko dalam penerimaan barang apakah sesuai dengan PO dan menyelesaikan barang-barang yang bermasalah (pecah, rusak, dan expired date) untuk dibuatkan berita acara retur supplier.
7. Mengkoordinir dan melakukan kebersihan seluruh area kerja toko.
8. Melakukan pengecekan secara general, baik kebersihan dan keamanan sebelum dan sesudah tutup toko.
9. Melakukan pelayanan dengan baik kepada seluruh pelanggan.
10.Memberi catatan di log book, atas pekerjaan yang belum diselesaikan atau pesan penting kepada karyawan toko untuk esok atau sore harinya.
11.Bertanggung jawab penuh terhadap pencapaian target, kehilangan barang, dan pengendalian biaya operasional.
c. Merchandiser
Tugas dan tanggung jawab dari Merchandiser, yaitu:
1. Memajang, merapikan, dan menata produk sesuai standar display dari perusahaan.
2. Menjaga kebersihan produk dan pajangan.
3. Menjalankan semua program promosi dari perusahaan. 4. Mengganti produk yang rusak, pecah, dan expired date. 5. Menginformasikan perubahan planogram dan display. 6. Memberikan informasi tentang produk baru.
7. Menentukan harga jual yang tepat dan bersaing. 8. Melakukan estimasi penyediaan barang yang tepat.
51 d. Kasir
Tugas dan tanggung jawab Kasir, yaitu:
1. Melakukan persiapan sebelum transaksi, menjaga kebersihan show case, COC (check out counter), dan OHD (over head dispenser).
2. Melaksanakan stock opname harian per shift untuk susu kaleng, rokok, dan item lainnya di area kasir.
3. Mengisi buku register pelanggan.
4. Mengisi buku register penjualan manual.
5. Mengisi buku register pick up atau setoran kasir. 6. Mengisi buku register SO susu kaleng dan rokok.
7. Menyusun uang kembalian sesuai dengan prosedur yang benar. 8. Melakukan standar percakapan kasir.
9. Melakukan transaksi tunai.
10.Mengembalikan uang kembalian sesuai susunan.
e. Pramuniaga
Tugas dan tanggung jawab Pramuniaga, yaitu: 1. Menyapu halaman toko.
2. Menyapu dan mengepel teras toko. 3. Menyapu dan mengepel area sales toko. 4. Menyapu dan mengepel mess toko.
5. Membersihkan produk di rak sesuai dengan jadwal. 6. Mengerti lay out toko.
7. Mengetahui letak area food, non food dan fresh serta area kasir. 8. Men-display produk di area sales sesuai planogram.
52
9. Men-display produk di gudang sesuai dengan ketentuan. 10.Update label price.
11.Mengerti facing out (kerapian display produk). 12.Melakukan grouping produk di gudang.
13.Melakukan pengecekan barang dari DC dann BKL. 14.Membantu membawa barang ke gudang.
15.Merapikan kardus dan kontainer yang kosong untuk dikmbalikan ke DC. 16.Dapat mempersiapkan item barang yang akan diretur sesuai dengan kategori
returnya.
17.Melakukan full display pada area sales item reguler dan BKL. 18.Melakukan persiapan stock opname.
19.Merapikan gudang dan melakukan penomoran di rak gudang. 20.Menghitung barang di gudang.
21.Melakukan pre-counted dan grouping. 22.Dapat mengisi form KKSO dengan baik.
23.Melakukan stock opname rawan hilang per shift.
24.Melakukan pengawasan di area sales saat toko sepi maupun ramai sesuai titik pengawasan.
25.Melakukan penyebaran leaflet sesuai dengan sub areanya. 26.Melakukan pengawasan terhadap barang rawan hilang. 27.Membantu konsumenn mencari produk.
28.Membantu membawakan belanjaan. 29.Membantu membukakan pintu.
53 4.1.1.5Logo Perusahaan
Gambar 4.2
Logo PT Midi Utama Indonesia (Alfamidi)