LANDASAN TEORI
H. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambar Diagram Arus Data adalah sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar (External Entity), merupakan lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya. Dilambangkan dengan simbol Bujur Sangkar.
2. Arus Data (Data Flow), menunjukkan arus data yang mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar, dapat berupa masukan sistem atau hasil dari proses sistem. Dilambangkan dengan simbol Anak Panah.
3. Proses (Process), merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Dilambangkan dengan simbol Lingkaran.
4. Simpanan Data (Data Store), merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file, arsip, filing kabinet, tabel atau agenda. Dilambangkan dengan simbol Empat Persegi Panjang Terputus.
Aturan main dalam Diagram Arus Data adalah sebagai berikut :
1. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung
2. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung
3. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya)
4. Setiap Process harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar. B. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel yang menunjukkan entity dan relasinya atau pengelompokkan atribut-atribut sehingga terbentuk relasi yang terstruktur dengan baik, dimana atribut merupakan sebuah entity set dalam domain-domain atau atribut merupakan sesuatu yang dapat memberikan karakteristik dari suatu entity. Sedangkan entity adalah objek yang terdiri dari objek lainnya yang sejenis.
Tujuan normalisasi adalah agar terjaminnya struktur data yang minimal dan stabilitas. Adapun manfaat dari normalisasi yaitu :
a. Meminimalkan jumlah storage space yang diperlukan untuk menyimpan data. b. Meminimalkan kemungkinan up date dan delete anomly.
c. Memaksimalkan stabilitas dan struktur data. Bentuk Normalisasi :
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Data yang direkam dengan tidak memperhatikan format tertentu. b. Bentuk Normalisasi Pertama (1NF)
Sifat 1NF yaitu tidak ada set atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap fieldnya hanya satu pengertian.
c. Bentuk Normalisasi Kedua (2NF)
Bentuk normal 2NF mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal ke satu atribut bukan kunci, harus bergantung secara kunci pada fungsi utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditemukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mewakili atribut lain yang sudah menjadi anggotanya.
d. Bentuk Normalisasi Ketiga (3NF)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada
e. Boyce – Codd Normal Form (BCNF)
Relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut super key.
Dalam pembuatan normalisasi harus memperhatikan dan mengetahui beberapa field atau atribut kunci seperti tersebut dibawah ini yaitu :
1. Super Key
himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set.
2. Candidate key
satu atribut atau minimal satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.
3. Primary key
satu atribut atau minimal satu set atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
4. Alternate key
kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. 5. Foreign key
yaitu suatu atribut atau set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak adalah satu ke banyak (one to many) relationship.
Data sederhana dapat kita himpun kedalam satu organisasi data file dan yang dikenal sebagai suatu organisasi file. Tipe organisasi file diantaranya adalah :
a Sequential, metode ini mempunyai ciri yaitu rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai kuncinya.
b Random, metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak (random). Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang akan muncul lebih dari satu kali, dan alamat yang tidak pernah muncul sama sekali.
c Indexed sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri yaitu merupakan gabungan antara metode sequential dan random, record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci, masing-masing record diberi indeks, pengamatan dilakukan secara acak dan perlu penimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.
Selain itu juga terdapat dua jenis data file yang digunakan yaitu : 1. SASD (Sequential Access Storage Device)
Atau juga disebut piranti akses serial, peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tipe. Dan piranti ini mempunyai cirri yaitu proses pembacaan rekaman harus berurutan dan data harus disimpan dalam blok-blok dan proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.
2. DASD (Direct Access Storage Device)
Atau juga disebut akses direct. Contoh dari piranti akses tipe direct ini adalah cakram magnetic (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk, dan mempunyai ciri-ciri seperti pembacaan rekaman tidak harus urut, mempunai
alamat, data dapat disimpan dalam karakter atau blok dan proses write dapat dilakukan beberapa kali.
Dalam mengumpulkan data, dapat kita himpun kedalam suatu data file yang memuat informasi tentang hubungan antara item yang terdapat didalamnya. File didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe file, dan kegunaan tipe dari file tersebut antara lain yaitu :
1. File Master (Mater File)
File induk berisi data-data permanent yang biasanya hanya sekali dibentuk, kemudian dipakai didalam pengolahan data selanjutnya.
2. File Transaksi (Transaction File)
File ini berisi data-data untuk suatu periode waktu atau sesuatu bidang kegiatan atau suatu periode waktu yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan. 3. File Laporan (Report File)
File yang berisi atau yang akan ditampilkan. Isi dari file ini biasanya diambil dari file master untuk mempersiapkan pembuatan laporan.
4. File Sejarah (History File)
File ini berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.
5. File Pelindung (Backup File)
File ini merupakan salinan dari file-file yang masih aktif didalam database pada suatu saat. Atau disebut juga file cadangan jika file database rusak atau hilang.