ANALISA SISTEM BERJALAN
STRUKTUR ORGANISASI PT. LEMINDO ABADI JAYA
3.5. Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan
Kamus data sistem akuntansi berjalan pada PT Lemindo Abadi Jaya yang bersumber dari bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran dengan menggunakan notasi tipe data dan notasi struktur data.
1. Nama Arus Data : PP
Alias : Permintaan Pembelian
Penjelasan : Dokumen pengajuan pesanan barang Bentuk Data : Dokumen cetakan
Arus Data : Bagian PPIC – Proses 1.0
Periode : Setiap akan mengajukan permintaan bahan baku Volume : Rata-rata perbulan lima kali permintaan
Puncak 10 kali permintaan Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Judul + Tanggal + No Keterangan :
Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *Permintaan Pembelian*
Tanggal = tanggal + bulan + tahun
No *nomor urut permintaan terdiri dari 19 digit*
Isi = Nomor + Nama_Barang + Satuan + Stock + Jumlah_Permintaan + Permintaan_Kedatangan + Keterangan
Keterangan :
Nama_Barang *nama barang yang akan dipesan* Satuan *kilogram atau sesuai kemasan*
Stock *sisa stock fisik yang ada di gudang*
Jumlah_Permintaan *jumlah barang yang dipesan* Keterangan *penjelas*
Footer = Note + Pemohon + Mengetahui + Tanggal Keterangan :
Note *penjelasan tambahan*
Pemohon *tandatangan pembuat PP* Mengetahui *tandatangan Manager PPIC* Tanggal = tanggal + bulan + tahun
2. Nama Arus Data : PO
Alias : Purchase Order, PO Acc, PO Acc Sup Penjelasan : Bukti pesanan barang ke supplier Bentuk Data : Dokumen cetakan
Arus Data : Proses 2.0 – Direktur produksi Direktur produksi – Proses 2.0 Proses 2.0 - Supplier
Supplier – Proses 2.0 Periode : Setiap hari
Volume : Rata-rata perbulan dua puluh Puncak empat puluh
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul + Kepada_Yth + No + Tanggal + Refr + Syarat_Pembayaran Keterangan :
Nama_Perusahaan *PT. Lemindo Abadi Jaya* Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya* Judul *PURCHASE ORDER*
Kepada_Yth *nama supplier*
No *nomor urut PO terdiri dari 20 digit* Tanggal = tanggal + bulan + tahun Tanggal *tanggal dikeluarkan PO*
Refr *nomor permintaan pembelian dari PPIC terdiri dari 19 digit
Syarat_Pembayaran *jatuh tempo hutang*
Isi = No + Nama_Barang + Jumlah_Pesanan + Satuan + Harga_Satuan + Jumlah_Harga + Total
Keterangan : No *nomor urut*
Nama_Barang *nama barang yang dipesan* Jumlah_Pesanan *jumlah barang yang dipesan* Satuan *kemasan*
Harga_Satuan *harga satuan barang* Jumlah_Harga *total harga satuan*
Total *total harga barang yang dipesan*
Footer = Tempat_Pengiriman + Tanggal_Pengiriman + Bagian_Pembelian + Disetujui_Oleh + Supplier
Keterangan :
Tempat_Pengiriman *tujuan barang dikirim* Tanggal_Pengiriman *tanggal barang dikirim*
Bagian_Pembelian *tandatangan manager pembelian* Disetujui_Oleh *tandatangan direktur produksi* Supplier *tandatangan supplier*
3. Nama Arus Data : SJ
Alias : Surat Jalan, SJ Acc Penjelasan : Bukti pengiriman barang Bentuk Data : Dokumen cetakan Arus Data : Supplier – Proses 3.0
Proses 3.0 – Bagian Gudang Periode : Setiap hari
Volume : Rata-rata perbulan sepuluh Puncak dua puluh
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Tanggal + Surat_Jalan_No + PO_No + Nama_Customer + Kepada_Yth Keterangan :
Alamat_Lengkap *alamat supplier*
Tanggal = Jakarta + tanggal + bulan + tahun Tanggal *tanggal dikeluarkannya SJ* Surat_Jalan_No *nomor SJ dari supplier*
PO_No *nomor PO dari PT. Lemindo Abadi Jaya* Nama_Customer *PT. Lemindo Abadi Jaya* Kepada_Yth *alamat PT. Lemindo Abadi Jaya* Isi = Banyaknya + Nama_Barang
Keterangan :
Banyaknya *jumlah barang yang dikirim* Nama_Barang *nama barang yang dikirim* Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima Keterangan :
Hormat_Kami *tandatangan supplier*
Tanda_Terima *tandatangan bagian Gudang PT. Lemindo* 4. Nama Arus Data : BPB
Alias : Buku Penerimaan Barang, BPB Acc Penjelasan : Bukti penerimaan barang
Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Bagian Gudang – Proses 3.0 Proses 3.0 – Bagian PPIC Bagian PPIC – Proses 3.0 Periode : Setiap hari
Volume : Rata-rata perbulan sepuluh Puncak dua puluh
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Judul + No + Tanggal Keterangan :
Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *BUKU PENERIMAAN BARANG*
No *nomor BPB terdiri dari dua belas digit* Tanggal = tanggal + bulan + tahun
Isi = No + Nama_Barang + Jumlah + Keterangan Keterangan :
No *no urut*
Nama_Barang *nama barang yang diterima* Jumlah *jumlah barang yang diterima*
Keterangan *menjelaskan nama supplier, no SJ & no PO* Footer = Tanggal + Penerima + Mengetahui_&_Menyetujui Keterangan :
Tanggal = Bogor + tanggal + bulan + tahun Penerima *tandatangan bagian Gudang*
Mengetahui_&_Menyetujui *tandatangan manager PPIC* 5. Nama Arus Data : Faktur
Alias :
Bentuk Data : Dokumen cetakan Arus Data : Supplier – Proses 3.0
Proses 3.0 – Bagian Kasir Periode : Setiap hari
Volume : Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Tanggal + Faktur_No + PO_No + Kepada_Yth
Keterangan :
Nama_Perusahaan *nama perusahaan supplier* Alamat_Lengkap *alamat lengkap supplier* Tanggal =Jakarta + tanggal + bulan + tahun Faktur_No *nomor faktur dari supplier* PO_No *nomor PO dari PT. Lemindo*
Kepada_Yth *PT. Lemindo dan alamat wajib pajak*
Isi = Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan + Jumlah Keterangan :
Banyaknya *jumlah barang yang dibeli* Nama_Barang *jenis barang yang dibeli* Harga_Satuan *harga satuan barang* Jumlah *total tagihan*
Keterangan :
Hormat_Kami *tandatangan supplier*
Keterangan *tanggal jatuh tempo pembayaran* 6. Nama Arus Data : TANDA TERIMA
Alias :
Penjelasan : Bukti tukar faktur Bentuk Data : Cetakan manual Arus Data : Proses 3.0 – Supplier
Proses 3.0 – Bagian Kasir Periode : Setiap hari
Volume : Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Lengkap + Judul + Sudah_terima + lembar_kwitansi_dan_Faktur_Pajak_dari Keterangan :
Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Alamat_Lengkap *alamat PT. Lemindo*
Judul *TANDA TERIMA*
Sudah_terima *jumlah faktur yang diterima*
Lembar_kwitansi_dan_Faktur_Pajak_dari *nama supplier* Isi = No + Tanggal + No_Faktur + Jumlah + Keterangan
Keterangan : No *nomor urut*
Tanggal *tanggal faktur diterima* No_Faktur *nomor faktur dari supplier* Jumlah *total tagihan*
Keterangan *menjelaskan apabila ada PPN*
Footer = Tanggal + Yang_menerima + Barang_diterima_Tanggal
Keterangan :
Tanggal *tanggal + bulan + tahun
Yang_menerima *tandatangan dan nama bagian Pembelian* Barang_diterima_tanggal *tanggal penerimaan barang* 7. Nama Arus Data : BP kas
Alias : Bukti Pengeluaran, BP Kas Acc
Penjelasan : Bukti pengeluaran uang atau bukti pembayaran Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Bagian Kasir – Proses 4.0 Periode : Setiap hari
Volume : Rata-rata perbulan lima Puncak sepuluh
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Judul + Nomor + Tgl_Bayar + Kas/Bank + Dibayar_kepada + Jumlah_uang
Keterangan :
Nama_Perusahaan *PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul *BUKTI PENGELUARAN*
Nomor *nomor BP kas terdiri dari 18 digit* Tgl_Bayar = tanggal + bulan + tahun Tgl_Bayar *tanggal pembayaran*
Kas/Bank *menjelaskan sumber uang yang dikeluarkan* Dibayar_kepada *nama supplier*
Jumlah_uang *total uang yang dikeluarkan* Isi = Perkiraan + Keterangan + Jumlah_Rupiah Keterangan :
Perkiraan *nama perkiraan buku besar* Keterangan *menjelaskan transaksi*
Jumlah_Rupiah *total yang dibayar bisa dalam satuan dolar* Footer = Yang_menerima_pembayaran + Pemohon + Pimpinan + Paraf
Keterangan :
Yang_menerima_pembayaran *ttd supplier* Pemohon *ttd yang meminta pembayaran* Pimpinan *ttd General Manager Keuangan* Paraf *paraf kasir*
8. Nama Arus Data : Laporan Pembelian
Penjelasan : Mengetahui pembelian barang Bentuk Data : Formulir
Arus Data : Proses 6.0 – Manager Accounting Periode : Setiap bulan
Volume : Satu bulan sekali Struktur Data : Header + Isi + Footer
Nama_Perusahaan * PT. LEMINDO ABADI JAYA* Judul * Laporan Pembelian Raw Material*
Periode = bulan + tahun
Isi = No + Tgl_PO + No_PO + Tgl_Terima + No_BPB + Nm_Brg + Qty + Hrg_Sat + Hrg_Sat + Tot_Hrg + Tot_Hrg + Nm_Sup + Ket + Due_Date + Total_Hrg_Persupplier
Keterangan : No *nomor urut*
Tgl_PO *Tgl PO dibuat* No_PO *terdiri dari 20 digit* Tgl_Terima *tgl barang diterima* Nm_Brg *nama barang yang dibeli* Qty *jumlah barang yang dibeli*
Hrg_Sat *harga satuan barang dlm rupiah* Hrg_Sat *harga satuan barang dlm dolar* Tot_Hrg *total harga dalam rupiah* Tot_Hrg *total harga dalam dolar*
Nm_Sup *nama supplier yg mengirim barang* Ket *batas waktu pembayaran*
Due_Date *tgl jatuh tempo*
Total_Hrg_Persupplier *total harga per supplier* Footer = Tanggal + Disusun_Oleh + Mengetahui Keterangan :
Tanggal = tanggal + bulan + tahun
Disusun_Oleh *nama + tandatangan bagian pembelian* Mengetahui *nama + tandatangan manager purchasing*