BAB II LANDASAN TEOR
E. Dokumen-Dokumen Dalam Ordersheet
Dalam proses ordersheet, diperlukan dokumen-dokumen sebagai berikut: 1. Introduction letter.
Sebesar apapun potensi produk yang akan diekspor tetapi harus diperkenalkan dengan pasar atau peminat posisi produk itu untuk mencapai target penjualan, yang menguntungkan kedua belah pihak. Pada umunnya media yang digunakan adalah surat menyurat atau lebih dikenal dengan korespondensi karena penjual dan pembeli berdomisili di dua negara yang berbeda. Media korespondensi dipilih kerena relatif murah jika dibandingkan dengan negosiasi tatap muka yang mengharuskan pertemuan kedua belah pihak dari negara yang berbeda dan pada akhirnya hasil negosiasi juga dikonfirmasikan pada bentuk tertulis. Hakekat dari korespondensi adalah pertukaran informasi mengenai produk yang diperdagangkan dan tawar menawar, syarat-syarat perdagangan termasuk didalamnya delivery, packing, payment, dan lain-lain. Seiring kemajuan zaman, korespondensi dapat dilakukan dengan cara pengiriman email, teleks ataupun faksimeli (Mery Maryati:Pelatihan Ekspor Costing And Pricing).
Langkah yang pertama didalam korespondensi dengan calon pembeli adalah penjual mengirimkan introduction letter kepada calon pembeli melalui email, faksimeli atau melalui teleks bahkan surat biasa. Pada intinya introduction letter atau surat pengenalan diri dari penjual kepada pembeli yang berisi tentang informasi mengenai produk yang akan dijual dengan disertai katalog produk, brosur, contoh barang ataupun foto barang tersebut.
Introduction letter dikirim oleh penjual kepada pembeli dengan tujuan agar penjual dapat memperkenalkan produknya kepada calon pembeli sehingga calon pembeli bisa memahami spesifikasi produk tersebut. Pemahaman terhadap spesifikasi produk oleh pembeli adalah hal yang penting karena dapat meminimumkan resiko perbedaan persepsi tentang jenis produk, keunggulan produk, ukuran dan kualitas barang ekspor yang ditawarkan oleh penjual. Peneliti akan menyertakan sebuah contoh introduction letter, yang ditulis oleh PT. SINAR ELEKRONIKA (penjual) kepada HILTON HOTEL Ltd (calon pembeli). Contoh introduction letter akan berisi tentang hal-hal yang seharusnya ditulis dalam sebuah introduction letter. Contoh introduction letter adalah sebagai berikut Sumber : Amir MS :2004:27 : PT. SINAR ELEKTRONIKA Jl. Kenari 17 Jakarta Pusat Indonesia Jakarta : 17 Agustus 2000 No. : 01/UK/2000 Subject : Electric Warmer
Messrs, HILTON HOTEL (London) Ltd 13, Euston Road
London C-4
Dear sir,
2. Inquiry
Calon pembeli menyatakan minatnya dengan mengirim letter of inquiry yang meminta eksportir menawarkan produknya dengan permintaan jumlah, quality, pelabuhan tertentu. Adapun tujuan surat pernyataan minat adalah agar calon pembeli mengetahui informasi lebih lengkap mengenai :
1. Mutu barang ekspor
2. Waktu penyerahan barang ekspor 3. Kuantum barang ekspor
4. Contoh barang, serta keterangan lainnya dari komoditas yang di promosikan ( Mery Maryati : Pelatihan Ekspor Costing And Pricing).
Penyampaian inquiry dari calon pembeli kepada eksportir dapat dilakukan dengan melalui teleks, faksimeli, surat biasa bahkan bisa langsung melalui telepon, teleconference. Letter of inqury adalah surat pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir tersebut (Amir MS, 2002:18).
Contoh letter of inquiry adalah sebagai berikut :
TRAYO TRADING COMPANY Ltd.
Kokusay Building Marunouci Chiyoda-ku
Tokyo,Japan
July 24, 1986
PT XYZ
Jalan Nusantara No.1 Jakarta-Indonesia.
Dear Sir,
Subject : inquiry of “ X Machines”
We have beeninformend by your commercial attache here in tokyo, that your company is realible ,” X Machines” produces
3. Offer sheet
Setelah menerima inqury eksportir akan membalas dengan offer sheet(surat penawaran harga).
Offersheet atau surat penawaran harga adalah pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual.
Offersheet merupakan dokumen yang sangat menentukan dalam suatu transaksi ekspor. Offersheet yang disetujui oleh pembeli langsung menuju pada terjadinya kesepakatan jual beli yang mengikat kedua pihak secara
hukum. Karena itu eksportir harus berhati-hati dalam menyusun surat penawaran harga.
Tujuan dari offersheet adalah untuk memberikan informasi yang lengkap kepada importir untuk dapat mengambil keputusan dalam menempatkan pesanan. Informasi yang diperlukan itu diantaranya adalah nama barang, mutu barang, daya tahan barang, cara pengepakan barang, jumlah (quantum) yang ditawarkan, harga jual dan tempat penyerahan, waktu pengapalan, cara pembayaran dan contoh barang (Amir MS, 2002: 21).
Dibawah ini adalah contoh dari offersheet
CV JATI PRIMA FURNITURE JL. Kalibata 15
Jakarta-Indonesia
Jakarta :15 july 2000 Ref. No: 23/VII/2000
Subject : Wooden Cupboard
Messrs,
DAICHI TRADING COMPANY 2-Chome Chioda-ku
Kanda Kamakura-Cho Tokyo-Japan
Dear sir,
Lanjutan contoh offersheet
Sumber : Amir, MS:2002:18
We glade to inform you that we have a ready stock available for export. Therefore please place your order soon, so we can arrage the shipment in due time.
Meanwhile, we are waiting your valued order in the shortest possible time. Thank you for your inquiry.
Sincerely yours ,
CV JATI PRIMA FURNITURE -)Signed(-
Rahman Tamrin Export Manager
4. Order sheet
Bila pembeli setuju dengan penawaran penjual (offersheet) yang diterima maka pembeli mengirimkan surat balasan yang disebut dengan ordersheet. Ordersheet dapat didefinisikan sebagai akseptasi atas offersheet yang dikirim oleh penjual. Pada ordersheet tersebut importir mencantumkan permintaan agar eksportir dapat memberikan persetujuan dengan cara mengembalikan salah satu salinan dari ordersheet yang sudah ditanda tangani sebagai tanda persetujuan eksportir atas keseluruhan isi ordersheet tersebut Proforma invoice ringkas dapat langsung dibuat oleh eksportir sebagai jawaban dari ordersheet yang dikirim . Legimitasi akan terjadi ketika salinan ordersheet yang telat ditanda tangani oleh eksportir diterima oleh importir (Amir MS,33:2002)
Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara lesan melalui telepon, teleconference ataupun negosiasi yang dilakukan dengan cara tatap muka (face to face negosiasi). Namun demikian, segala bentuk hasil dari negosiasi nantinya akan dituangkan kedalam format tulisan yang ditandatangani kedua belah pihak untuk mendapatkan legimitasi hukum atas pengingkaran pasal- pasal yang dilakukan oleh pihak yang terkait (eksportir dan importir ) yang telah diperjanjikan dikelak kemudian hari
(Amir MS, 2004:1)
Dibawah ini adalah contoh format ordersheet yang dilakukan dengan cara korespondensi.
TOKYO TRADING COMPANY Kokuasi Builiding Marunouchi Chiyoda-ku
Tokyo-Japan ORDER No. 2450 /imp/1986
From : PT XYZ To : Merssrs. Tokyo Trading Company Ltd Jalan Nusantara No. 1 Kokuasi Builiding Jakarta-Indonesia Marunouchi Chiyoda-ku
Tokyo-Japan
We would like to place our order for your commodities to be strietly in compliance with the particular given in ypur letter of august 4, 1986. Discrepancies, if any, will be at your own risk, unless authorized by us.
Term and condition:
Time of delivery : Not latter than september 24, 1986
Payment : a n irrevocable, transferable L/C to be opened shortly for us 1,135,00 by bank negara indonesia 1946 jakarta to the bank of tokyo, tokyo in your favour.
Documents : the fowolling document should be rendered in triplicate plus 3 copy of them which should be Airmailed to us :
1. Full set clean board ocean bill of lading 2. Signed commercial invoice
Lanjutan contoh ordersheet
Sumber : Roselyn Hutabarat :1996:52
Total F O B : US$ 1.010.00 Freight reserved : US$ 125.00 Total C & F Tanjung Priok : US$ 1.135.00
Tokyo: Jakarta, August 10 1986 Confirmed by: Yours faithfully Toyo Trading Company Ltd P.T. X Y Z
(Signed) (Signed)
Ordersheet di atas berisikan tentang alamat lengkap penjual dan pembeli, pernyataan yang menyatakan bahwa membeli menyatakan untuk melakukan pemesanan produk, waktu pengriman, jenis pembayaran yang diminta, kelengkapan dokumen yang diinginkan, alamat yang dituju, pelabuhan tujuan, pengakapalan sebagian, pindah kapal (angkutan yang digunakan), kode, jenis produk, harga satuan, harga total, tanggal dan tempat ordersheet dibuat, tanda tangan, nama terang serta jabatan pihak yang berkepentingan.