ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET
PADA PERUSAHAAN KONVEKSI PT. MONDRIAN KLATEN
Tugas Akhir
Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada
Program Studi Diploma III Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh :
SEPTIA APIT WIDYANINGSIH F3107080
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
ABSTRAKSI
ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI
PT. MONDRIAN KLATEN SEPTIA APIT WIDYANINGSIH
F3107080
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian disertai dengan hambatan-hambatan.
Penelitian ini menggunakan metode analisa deskripsi mengenai mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian dalam memenuhi pesanan buyer. Sumber data yang berisi tentang berbagai keterangan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian diperoleh peneliti dengan cara wawancara pada pihak PT. Mondrian mengenai bagaimana mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian sampai saat ini. Peneliti juga melakukan observasi langsung di PT. Mondrian. Teknik pembahasan pada penelitian ini adalah pembahasan deskriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskriptif secara sistematis, faktual, aktual, dan akurat mengenai obyek yang diteliti.
Proses ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian yaitu promosi- komunikasi- offer (penawaran menggunakan telepon/ email/ fax)- order (berbentuk technical drawing dari buyer). Sedangkan teorinya yaitu promosi yang disertai brosur dan introduction letter, inquiry yang disertai dokumen letter of inquiry, offer yang disertai dokumen offersheet, order yang disertai dokumen ordersheet. Lalu hambatan dalam proses ordersheet adalah watak buyer yang kaku, klaim kerusakan barang, produksi yang kurang teratur, dan waktu penyelesaian pesanan sempit. Berdasarkan hasil penelitian di atas, peneliti memberikan beberapa saran antara lain tahapan ordersheet hendaknya berbentuk dokumen tertulis karena sebagai alat untuk mengikat kedua belah pihak untuk menjalankan hak dan kewajiban masing-masing. Dalam melakukan negoisasi hendaknya seller mempelajari karakteristik dari buyer agar negoisasi berjalan lancar. Permasalahan klaim kerusakan barang bapat diatasi dengan meningkatkan kualitas barang. Masalah kapasitas produksi kurang teratur diatasi dengan lebih meningkatkan koordinasi antara bagian PPIC (Production Planing Inventory Control) dengan manager produksi agar kegiatan tersebut bisa lebih terkontrol. Serta penyelesaian pesanan sempit, dapat dilakukan koordinasi dengan penjahit untuk mengerjakan pesanan dari buyer.
Kata kunci: Ordersheet,Introduction Letter,Offersheet, Letter of Inquiry.
AN ANALYSIS ON ORDERSHEET MECHANISM IN GARMENT COMPANY OF PT MONDRIAN IN KLATEN
SEPTIA APIT WIDYANINGSIH F. 3107080
The objective of research is to find out the ordersheet mechanism applied by PT. Mondrian and its obstacles.
This study employed a description analysis method about the ordersheet mechanism applied by PT. Mondrian in fulfilling the buyer order. The data source contained considerable information relevant to the research that was obtained by interviewing the PT. Mondrian party about the ordersheet mechanism applied in PT. Mondrian until today. The researcher conducted a direct observation in PT. Mondrian. The discussion technique used was descriptive one, that, is the one to make a systematic, factual, actual and accurate description about the object studied.
The ordersheet process applied by PT. Mondrian includes: promotion-communication-offer (via phone/email/fax) –order (in the form of technical drawing from the buyer). Meanwhile the theory includes promotion accompanied by brochure and introduction letter, inquiry accompanied with letter of inquiry document, offer accompanied with offersheet, order accompanied with ordersheet document. The obstacle of ordersheet process include the buyer’s rigid character, goods damage claim, less regular production, and limited time of order finishing. Based on the research above, the researcher gives the following recommendation: in the ordersheet stage should be in the form of written document because it serves as the binding means for both parties to undertake their own right and obligation. In doing negotiation, the seller should study the characteristics of buyer to make the negotiation runs smoothly. The goods damage claim problem can be coped with by improving the quality of goods. The less regular production capacity product can be solved by improving the coordination between PPIC (Production Planning Inventory Control) and the production manager in order that the activity can be more under control. The limited time of order finishing can be anticipated by coordinating with the sewer to work on the buyer’s order.
MOTTO
Percobaan-percobaan yang kamu alami ialah percobaan-percobaan
biasa, yang tidak melebihi kekuatan manusia. Sebab Allah setia dan
karena itu ia tidak akan membiarkan kamu dicobai melampaui
kekuatanmu. Pada waktu kamu dicobai ia akan memberikan
kepadamu jalan keluar, sehingga kamu dapat menggungnya.
(1 korintus 10:13)
Janganlah takut, sebab Aku menyertai engkau, janganlah bimbang,
sebab Aku ini Allahmu, Aku akan menenguhkan, bahkan akan
menolong engkau, Aku akan memegang engkau dengan tangan
kanan-ku yang membawa kemenangan
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini kepada :
v Ibu dan bapak tercinta, yang selalu mencurahkan kasih sayangnya dan memberi kebahagiaan dalam hidupku.
v Kakakku Eni dan ponakan kembarQ Mendy-Wendy yang sangat kusayangi dan kubanggakan.
v Teman-teman seperjuangan angkatan 2007 D-3 Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan banyak bantuan. v Sahabat-sahabatku yang telah memberikan dukungan.
v Seseorang yang menjadi penyemangat hidupku.
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, atas berkat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA
PERUSAHAAN KONVEKSI PT. MONDRIAN KLATEN” untuk memenuhi
syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Bisnis Internasional di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini mendapat banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak karena keterbatasan penulis. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyusun Tugas Akhir ini, yaitu:
1. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Hari Murti, MSi, selaku Ketua Program Diploma III Bisnis Internasional Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Ibu Nurul, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir.
4. Segenap dosen pengajar Program Diploma III Bisnis Internasional Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak memberikan ilmunya.
5. Direktur, staf, dan karyawan PT. Mondrian yang telah memberikan bantuan dan berbagi pengalaman kepada penulis.
7. Teman-teman D-3 Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas sebelas Maret angkatan 2007 khususnya sobatQ : (vien”, windhy, nitha) yang telah memberikan dukungan dan semangatnya.
8. My Fisrt Briptu Henry Ardi Nugroho, terima kasih atas semangat dan perhatiannya selama ini.
9. Semua pihak yang mendukung penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan Tugas akhir ini, untuk itu penulis mohon kritikan dan saran agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi pembaca dan PT. Mondrian sebagai obyek pengamatan.
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN ABSTRACT ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN... iii
HALAMAN PENGESAHAN... iv
HALAMAN MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI... ix
DAFTAR TABEL... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
... B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 6
E. Metode Penelitian ... 6
BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Ekspor ... 9
C. Ordersheet ... 14
D. Syarat Penyerahan Barang atau Incoterm 2000 ... 19
E. Dokumen-Dokumen Dalam Ordersheet ... 30
BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Sejarah Berdirinya PT. Mondrian ... 41
1. Tujuan Berdirinya PT. Mondrian... 42
2. Lokasi PT. Mondrian ... 43
3. Struktur Organisasi PT. Mondrian ... 44
4. Produk Yang Dihasilkan ... 53
5. Proses Produksi ... 57
6. Volume Penjualan ... 61
7. Personalia ... 62
B. Pembahasan... 65
1. Mekanisme Ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian... 65
2. Hambatan-hambatan dalam proses ordersheet PT. Mondrian ... 73
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 76 B. Saran... DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 3.1 Jam Kerja Karyawan ... 63 Tabel 3.3 Perbedaan Teori Ordersheet dengan Praktik Ordersheet pada PT.
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Mekanisme Kegiatan Ekspor ... 13
Gambar 2.2 Proses Ordersheet... 16
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mondrian ... 45
Gambar 3.2 Skema Proses Produksi ... 57
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan 2. Surat Keterangan 3. Purchase Order 4. Commercial Invoice 5. Packing List
6. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) 7. Persetujuan Ekspor
8. Bill of Lading (B/L) 9. Aplikasi OCBC NISP 10.Consigment Order 11.Master Airway
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kegiatan ekspor impor pada hakikatnya adalah kegiatan jual beli antar negara. Ekspor adalah upaya melakukan penjualan komoditi yang di miliki suatu negara kepada bangsa lain atau negara asing, dalam mengharapkan pembayaran dalam valuta asing, serta melakukan komunikasi dalam bahasa asing. Sebaliknya, kegiatan impor adalah melakukan penjualan komoditi yang lebih berdaya guna di negara lain, serta bersedia membayar harganya dalam valuta asing pula. Ringkasnya kegiatan ekspor impor idetik dengan jual beli biasa. Bedanya hanyalah di lakukan dengan bangsa lain, dibayar dengan valuta asing dan terpaksa memakai bahasa asing dalam berkomunikasi. Perdagangan luar negeri atau ekspor impor sangat berbeda dengan perdagangan dalam negeri atau domestik, perbedaan tersebut terletak pada peraturan ekspor impor yang diatur pemerintah yang menerapkan peraturan kepabeanan,penerapan pajak dalam perdagangan ekspor, standar mutu, prosedur ekspor, ketentuan yang mengikat larangan terhadap barang yang diekspor dan lain-lain. Pemerintah juga memberikan kebijakan dalam perdagangan ekspor impor dan mengawasi semua kegiatan ekspor impor (Amir MS ,2004 :1).
Pertukaran barang dan jasa ini terjadi karena kebutuhan barang atau jasa yang tidak terdapat pada suatu negara atau negara tersebut dapat memperoleh barang atau jasa yang lebih murah dan lebih baik mutunya dari negara lain. Pelaksanaan perdagangan lintas negara atau disebut juga ekspor impor berbeda dengan perdagangan dalam negeri. Perbedaan tersebut antara lain dalam peraturan kepabean, standar mutu produk, ukuran takaran dan timbangan serta peraturan perdagangan luar negeri yang diterapkan oleh pemerintah setempat (Amir MS, 2000:3).
Perdagangan ekspor impor juga disebut dengan perdagangan dokumen (Amir, 2002:40). Hampir seluruh kegiatan transaksi ekspor dan impor dituangkan dalam bentuk dokumen sebelum melaksanakan kegiatan ekspor, lazimnya ada empat tahapan antara lainnya adalah promosi, inqury, offersheet, ordersheet,.
Pengalaman ekspor sangat penting diperlukan untuk menjadikan usaha berkembang setiap strategi direncanakan, lalu dikerjakan dan pada akhirnya dievaluasi untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Transaksi perdagangan antara penjual dengan pembeli diluar negeri tidak jauh berbeda dengan jual beli didalam negeri. Dalam artian setelah calon pembeli mengetahui spesifikasi barang dan menggetahui lebih lanjut tentang barang yang akan dibelinya selanjutnya calon pembeli tertarik maka calon pembeli akan mengirimkan pesanan (order) kepada penjual.
besar berproduksi mebel, furniture, serta kerajinan tangan. Produk yang diekspor oleh PT. Mondrian adalah kaos, bluss, dress dan pants. Dalam melakukan ekspor, PT. Mondrian mendapat beberapa pesanan barang dari mitra kerjanya yaitu CV. Dharma Abadi, Pan Brother dan Vinsa Mandira (sub) dengan melalui proses offersheet dan ordersheet yang sederhana. Yang dimaksud offersheet yaitu pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual, sedangkan ordersheet sendiri yaitu surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum.
Salah satu hal yang menunjang dalam kegiatan ekspor dan impor adalah komunikasi. Komunikasi secara langsung dapat memudahkan eksportir mengerti keinginan buyer. Beberapa pembeli (buyer) datang langsung ke PT Mondrian untuk mengutarakan keinginan memesan barang.
sistem pembayaran yang akan dilakukan dan yang paling penting adalah penyerahan barang yang memuat tentang tempat dan lokasi penyerahan barang. Dalam pelaksanaannya dilapangan banyak perusahaan yang kehilangan peluang untuk mengikat pembeli karena proses penentuan tempat penyerahan barang dilakukan oleh pembeli yaitu tidak mengisi ordersheet pada kolom “condition”. Akibatnya penjual akan kebingungan untuk melaksanakan pekerjaan yang tercantum di dalam ordersheet, dengan demikian proses ordersheet akan terhenti atau gagal dan proses pelaksanaan ekspor tidak terjadi. Ada beberapa sebab mengapa ordersheet ditolak atau gagal antara lain:
1. Harga tidak sepakat. 2. Kapasitas tidak tercukupi.
3. Sistem pembayaran tidak sepakat. 4. Waktu penyelesaian pesanan sempit.
5. Kesulitan desain yang diminta tidak dapat terpenuhi. 6. Syarat penyerahan barang tidak ada kata sepakat.
Terkait dengan permasalahan tersebut studi ini ditujukan untuk mengetahui dan mempelajari mengenai proses ordersheet disuatu perusahaan dengan mengaplikasikan studi kasus dari PT. Mondrian yang mengandalkan transaksi ekspor. Dari hal itu penulis ingin mengangkatnya menjadi pokok permasalahan dalam penelitian dengan judul ”ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET
B. PERUMUSAN MASALAH
Perumusan masalah dimaksudkan untuk dijadikan pedoman melakukan penelitian secara cermat dan tepat sesuai prinsip suatu penelitian ilmiah. Dengan perumusan masalah diharapkan dapat mengetahui secara jelas obyek yang diteliti serta bertujuan agar tulisan dan ruang lingkup penelitian uraiannya terbatas dan terarah pada hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
Untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya,maka perumusan masalah sebagai berikut ;
1. Bagaimanakah mekanisme Ordersheet atau purchase order yang diterapkan pada perusahaan konveksi PT. Mondrian Klaten dalam melakukan transaksi ekspor ?
2. Apa saja hambatan yang dihadapi oleh PT. Mondrian dalam proses ordersheet?
C. TUJUAN PENELITIAN
Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agar penelitian tersebut dapat memberikan menfaat yang sesuai dengan apa yang dikehendaki. Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui mekanisme Ordersheet atau purchase order yang diterapkan pada perusahaan konveksi PT. Mondrian Klaten dalam melakukan transaksi ekspor
D. MANFAAT PENELITIAN 1. Bagi Penulis
Sebagai penerapan ilmu yang diperoleh dibangku perkuliahan dengan kondisi nyata dan didunia usaha
2. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan masukan, pertimbangan dan perbandingan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan sebagai evaluasi dalam menentukan kebijakan pengambilan keputusan dibidang ekspor serta sebagai acuan untuk menyusun strategi
3. Bagi Pemerintah
Penelitian ini dapat dijadikan dasar dalam pembuatan kebijakan yang berkaitan dengan ekspor,dengan adanya kebijakan tersebut diharapkan dapat membawa angin segar bagi eksportir dan lebih mendorong pada kegiatan ekspor.
E. METODE PENELITIAN
Suatu penelitian pada dasarnya adalah bagian dari mencari, mendapatkan data dan selanjutnya dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil penelitian, supaya proses tersebut dapat berjalan lancar serta hasilnya dapat di pertanggung jawabkan secara ilmiah, maka diperlukan metode penelitian. Metode penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari suatu
Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode penelitian deskriptif. Metode deskriptif merupakan prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan subyek atau obyek penelitian baik itu perseorangan, lembaga, ataupun masyarakat pada suatu komunitas tertentu pada saat sekarang dengan fakta-fakta yang nyata dan sebagaimana adanya jenis penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah analisa deskkriptif mengenai mekanisme ordersheet, waktu penelitian selama 1 bulan mulai tanggal 18 Januari- 18 Februari 2010, lokasi penelitian berada pada di PT. Mondrian yang beralamat di Jl KH Hasyim Klaten.
2. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsumg atau tidak langsung dengan pimpinan perusahaan dan karyawan PT. Mondrian Klaten.
b. Studi pustaka
Studi pustaka merupakan teknik penyimpanan data dengan mempelajari buku, literatur serta pusataka lainnya yang berkaitan dengan masalah teliti.
c. Observasi
3. Sumber Data
a. Sumber data primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya ini diperoleh dengan cara wawancara langsung pada PT Mondrian yaitu kepala bagian produksi dan pemasaran.
b. Sumber data sekunder
BAB II
LANDASAN TEORI
A. EKSPOR
Kegiatan ekspor maupun impor, identik dengan kegiatan jual beli barang biasa, bedanya hanyalah dilakukan dengan bangsa lain, dibayar dengan valuta asing dan memakai bahasa asing (Amir, 2004:1) yang di mengerti kedua belah pihak. Kegiatan ekspor terdapat beberapa pengertian ekspor yaitu sebagai berikut:
1. Ekspor adalah : upaya melakukan penjualan komoditi yang kita miliki kepada bangsa lain atau negara asing, dengan mengharapkan pembayaran dalam valuta asing, serta melakukan komunikasi dengan memakai bahasa asing (Amir, 20004:1).
2. Ekspor adalah : kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean (pasal 1 ayat 14 UU 10/95 dalam Syarif Arbi, 1999:167).
ini dikuasai oleh pemerintah. Sedangkan eksportir menerima pembayaran dalam mata uang rupiah sesuai dengan penetapan nilai lawan (kurs valuta) valuta asing yang ditentukan dalam bursa valuta.
B. Mekanisme Kegiatan Ekspor
Mekanisme kegiatan ekspor adalah serangkaian tugas-tugas yang berhubungan dengan waktu dan cara-cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menjual barang atau jasa kepada konsumen yang berada diluar negeri dengan melintasi kawasan pabean Indonesia. Prosedur ekspor terdiri dari dua belas (12) langkah, yaitu:
1. Korespondensi
Eksportir melakukan korespondensi dengan importir untuk menawarkan dan menegosiasikan komoditi yang akan dijualnya. Dalam surat penawaran barang harus tercantum janis barang, mutu barang, harga barang, syarat-syarat pengiriman, dan sebagainya.
2. Pembuatan Kontrak Dagang
3. Penerbitan Letter Of Credit
Setelah kontrak dagang ditandatangani maka importir membuka L/C melalui bank koresponden dinegaranya dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk eksportir di Indonesia. Kemudian Bank Devisa yang ditunjuk memberitahukan diterimanya L/C tersebut kepada eksportir.
4. Mempersiapkan Barang Ekspor
Dengan diterimanya L/C tersebut, maka eksportir mempersiapkan barang-barang yang dipesan importir. Keadaan barang-barang yang dipersiapkan harus sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam kontrak dagang dan L/C.
5. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Bank Devisa dengan melampirkan surat sanggup barang apabila barang ekspornya terkena pajak ekspor.
6. Pemesanan Ruang Kapal
Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran atau perusahaan penerbangan.
Eksportir sendiri dapat mengirimkan barang ke pelabuhan. Pengiriman dan pengurusan barang dapat juga dilakukan oleh perusahaan jasa pengiriman barang yaitu Freight Forwading atau EMKL. Dokumen-dokumen ekspor disertakan dalam pengiriman barang ke pelabuhan dan ke kapal.
8. Pemeriksaan Bea Cukai/ PEB
Di pelabuhan, dokumen ekspor diperiksa oleh pihak Bea Cukai. Apabila diperlukan barang-barang yang akan diekspor diperiksa juga oleh pihak Bea Cukai. Apabila barang-barang dan dokumen yang menyertainya telah sesuai dengan ketentuan maka Bea Cukai menandatangani persyaratan persetujuan muat yang ada pada PEB.
9. Pemuatan Barang ke Kapal
Setelah pihak Bea Cukai menandatangani PEB maka barang dapat dimuat ke kapal. Segera setelah barang dimuat ke kapal, pihak pelayaran menerbitkan Bill Of Lading (B/L) yang kemudian diserahkan pada eksportir.
10. Surat Keterangan Asal Barang (SKA)
Eksportir sendiri atau perusahaan freight forwading atau EMKL/EMKU melihat pemuatan barangnya dan mengajukan permohonan ke Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan untuk memperoleh SKA apabila diperlukan.
Apabila barang sudah dikapalkan, maka eksportir sudah bisa ke bank untuk mencairkan L/C. Dokumen-dokumen yang diserahkan ke bank adalah B/L, Commercial Invoice, Packing List, dan PEB.
12. Pengiriman Barang ke Importir
Barang dalam perjalanan dengan kapal dari Negara eskportir ke
5.Penyiapan barang 4.Meneruskan L/C 2.Pembukaan L/C
Sumber: PPEI, 2009:17
1. Eksportir dan importir melakukan korespondensi, yang diakhiri dengan pembuatan sales contract.
2. Importir mengaplikasikan pembukaan L/C pada bank devisanya diluar negeri atau opening bank.
3. Opening bank mengirim L/C confirmation pada bank korespondensinya diluar negeri untuk memberitahukan pada eksportir.
4. Advising bank memberitahukan kepada eksportir melalui L/C advice. 5. Eksportir mempersiapkan barang.
6. Eksportir memesan ruang kapal pada shipping company.
7. Eksportir mengurus formalitas ekspor, dengan mengisi PEB dan pembayaran pajak ekspor, kemudian PEB difiatmuatkan.
9. Setelah mempersiapkan seluruh dokumen yang dipersyaratkan pada L/C, eksportir menegosiasikan kepada negotiating bank untuk mendapat pembayaran.
10. Pengiriman dokumen L/C dari negotiating bank ke opening bank. 11. Opening bank meneruskan dokumen tersebut kepada importir.
12. Importir menyerahkan dokumen tersebut pada shipping agent untuk ditukarkan dengan delivery cargo.
C. ORDERSHEET
1. Pengertian Ordersheet
Ordersheet atau Purchase Order merupakan dasar dari eksportir untuk melakukan kegiatan produksi karena semua syarat yang diinginkan oleh pembeli, yang harus dipenuhi oleh eksportir ada didalam ordersheet. Secara harfiah purchase berarti pembelian dan order diartikan sebagai “pesanan (Pruchase Order)” (Edward G. Heinkel, 1994:165). Jadi ordersheet atau Puchase Order menurut Heinkel G. Erward dalam bukunya Dictionary of International Trade adalah pesanan pembelian.
Sedangkan menurut Amir MS. dalam bukunya “Kontrak Dagang Ekspor” tahun 2002:32 mengartikan ordersheet atau purchase order sebagai suatu pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum.
dilengkapi dengan segala syarat dan kondisi dari transaksi yang akan dilakukan (Edward G Hinkel, 1985:165).
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa ordersheet atau purchase order (PO) merupakan bukti tertulis yang menyatakan bahwa pembeli benar-benar berminat melakukan jual beli. Dalam ordersheet atau purchase order (PO) tertulis secara lengkap informasi yang diinginkan pembeli tentang barang yang dipesan, jumlahnya, harganya baik harga satuan maupun harga total, kapan barang dikirim, tujuan barang, cara pembayaran, syarat penyerahan barang, volume dan catatan lain bila ada. Dengan diterimanya ordersheet atau purchase order maka penjual akan memproduksi barang seperti yang dipesan oleh pembeli. Seandainya didalam ordersheet atau purchase order (P O) terdapat hal-hal yang tidak disetujui oleh penjual, maka penjual akan menolak purchase order (PO) tersebut dengan cara mengirim kembali ordersheet atau purchase order (P O) disertai dengan konfirmasi penolakan purchase order itu sendiri mempunyai kekuatan seperti halnya “ sales contract” .
Penjual akan melakukan proses produksi sampai barang siap untuk dikirim berdasarkan purchase order (PO). Jadi penjual melakukan aktivitas ekspor dengan menjadikan purchase order (PO) sebagai pedoman (Amir, 2000:23).
Ordersheet atau P urchase Order mempunyai proses tidak mudah karena ada beberapa tahapan yang harus dilalui untuk ordersheet bisa terbit dari pembeli kepada penjual. Di dalam ordersheet terdapat syarat-syarat yang di inginkan oleh kedua belah pihak. Adapun mekanisme terbitnya ordesheet dari pembeli kepada penjual adalah sebagai berikut:
GAMBAR 2.2 PROSES ORDERSHEET
Sumber : ICC Guide to Business Eksport Import
Menurut gambar tersebut, proses ordersheet melalui tahapan sebagai berikut:
1. Eksportir mempromosikan komoditas yang diekspornya melalui promosi seperti pameran dagang, iklan dikoran, majalah, radio, maupun televisi, baik diluar negeri maupun didalam negeri atau melalui badan-badan khusus urusan promosi ekspor seperti Badan
Pengembangan Ekspor Nasional (BPEN), Lembaga Penunjang Ekspor (LPE), Kamar Dagang dan Industri Indonesia (Kadin Indonesia), Atas Perdagangan RI di tiap kedutaan besar asing yang ada di jakarta, Kamar Dagang dan Industri negara asing di Jakarta dan kota-kota besar lainnya di Indonesia seperti : American Chamber of Commerce (AMCHAM), China External Trade Association (CETRA), Japan External Trade Organization (JETRO), Korea Trade Agency (KOTRA), dan lain-lain . Tujuan promosi adalah untuk menarik minat calon importir terhadap komoditas yang akan diekspor
2. Importir yang berminat mengirimkan surat permintaan harga atau letter ofinquiry kepada eksportir . Letter of Inquiry lazimnya berisikan permintaan penawaran harga dengan memberitahukan mutu barang yang diinginkan , kuantum yang dibeli, harga satuan dan total harga dalam valuta asing (US$ atau lainnya), waktu pengiriman (shipment date), nama pelabuhan tujuan yang diinginkan.
dipadang dari sudut hukum akan dianggap tetap berlaku sampai pada waktu penawaran tersebut dibatalkan. Sedangkan frim offer (penawaran tetap), dipadang dari sudut hukum tidak beda dengan penawaran lainnya, namun bila ada alasan untuk mempertahankan penawaran tersebut untuk jangka waktu tertentu, maka hal itu mengikat pihak yang menentukan batas waktu.
4. Setelah mempelajari dengan seksama offersheet dari eksportir, importer menempatkan surat pesanan dalam bentuk ordersheet atau purchase order yang berisi tentang uraian barang, harga barang, jumlah barang yang dipesan, kapal barang dikapalkan, tujuan yang dikirim, sistem pembayaran yang akan dilakukan dan yang terpenting adalah syarat penyerahan barang (Amir MS:2002:52).
D. SYARAT PENYERAHAN BARANG ATAU INCOTERMS 2000
Syarat penyerahan barang yang terdapat dalam ordersheet bisa disebut incoterms (international term), pertama kali dibuat oleh kamar dagang internasional (international chamber of commerce) tahun 1962 dan terakhir incoterm 2000 (Sudjiono:catatan perkuliahan:Transportasi Ekspor Impor).
kehilangan ataupun kerusakan barang dan incoterm juga berisi tentang tempat penyerahan barang yang dipesan. Produk yang dipesan harus diserahkan oleh eksportir kepada importir sesuai dengan tempat yang sudah ditentukan, sehingga penjual ataupun pembeli harus memahami berbagai jenis incoterm yang ada. Hal ini penting karena untuk menghidari resiko nonpayment yang disebabkan oleh penjual yang tidak menyerahkan barang sesuai dengan tempat yang diminta pembeli yang telah tertera didalam ordrsheet. Pengetahuan tentang jenis incoterm bagi pihak penjual juga penting karena jenis incoterm tertentu yang digunakan dalam kesepakatan bisnis yang tertuang didalam ordersheet tersebut dapat digunakan sebagai tolok ukur dalam kalkulasi harga jual agar pihak jual mendapat laba yang diinginkan. Ada banyak jenis incoterm yang digunakan dalam kegiatan ekspor impor, untuk lebih jelasnya peneliti akan menjelaskan tentang jenis incoterm dan kewajiban penjual serta kewajiban pembeli. Diterjemahkan dari : INCOTERMS 2000, Mulai berlaku sejak 1 Januari 2000, Jakarta, 14 November 1999Sumber (diolah) : Amir MS, 2000:18-28
1. Ex Works (ExW)………..(disebut nama tempat)
Syarat ini merupakan kewajiban yang paling ringan bagi penjual, dan pembeli wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan kewajiban untuk mengambil barang dari tempat penjual.
Namun bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual bertanggung jawab untuk memuat barang pada saat pemberangkatan dan memikul semua resiko dan biaya pemuatan itu, maka hal ini harus dijelaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli,
Syarat ini jangan dipakai bila pembeli tidak mungkin mengurus formalitas ekspor, baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam hal seperti ini, maka sebaiknya dipakai syarat FCA, asal saja penjual setuju bahwa dia akan melakukan pemuatan barang atas biaya dan risikonya sendiri.
2. Free Carrier (FCA)…….. (disebut nama tempat)
Syarat ini dapat dipergunakan tanpa memandang jenis alat angkut, termasuk alat angkut aneka wahana.
Pengangkut berarti setiap orang dalam kontrak angkutan yang bertanggung jawab untuk mengangkut atau menjamin mengangkut dengan kereta api, jalan raya, udara, laut, sungai, atau dengan kombinasi dari alat angkut itu.
Jika pembeli menunjuk orang selain dari pengangkut untuk menerima barang. maka penjual dianggap telah memenuhi kewajibannya menyerahkan barang bila barang telah diserahkan kepada orang itu.
3. Free Alongside Ship (FAS)...(disebut nama kapal pelabuhan pengapalan) “ Free Alongside Ship” berati bahwa penjual melakukan penyerahan barang, bila barang itu ditempatkan disamping kapal di pelabuhan pengapalan ( Port Of Loading) yang disebut. Ini berarti pembeli menanggung biaya dan resiko hilang atau kerusakan yang timbul saat barang tiba di samping kapal.
Syarat FAS menuntut penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini berlawanan dengan versi incoterm sebelumnya yang menuntut pembeli untuk mengurus formalitas ekspor.
4. Free On Board (F OB)...(disebut nama pelabuhan pengapalan).
“ Free On Board” berarti bahwa penjual menyerahkan barang bila barang melewati pagar kapal dipelabuhan pengapalan yang disebut. Ini berarti pembeli wajib memikul semua biaya dan risiko atas kehilangan dan kerusakan barang mulai dari titik itu. Syarat FOB menuntut penjual untuk mengurus formalitas ekspor .
Syarat ini hanya dapat dipakai untuk angkutan laut dan sungai saja. Jika pihak-pihak terkait tidak bermaksud untuk menyerahkan barang melewati pagar kapal, maka syarat FCA yang harus dipakai.
5. Cost And Freight (CF R) … … (disebut nama pelabuhan tujuan)
“ Cost And Freight ” berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang bila barang melewati pagar kapal di pelabuhan pengapalan. Penjual wajib membayar biaya-biaya dan ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai ke pelabuhan tujuan yang di sebut. Tetapi risiko hilang atau ke rusakan atas barang, termasuk setiap biaya tambahan sehubungan dengan peristiwa yang terjadi setelah waktu penyerahan, berpindah dari penjual kepada pembeli.
6. Cost Insurance And Freight (CIF ) … … ( disebut nama pelabuhan tujuan ) “ Cost Insurance And Freight ” berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang bila barang itu melewati pagar kapal dipelabuhan pengapalan.
Penjual wajib membayar semua biaya dan ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai ke pelabuhan yang di sebut. Tetapi risiko hilang atau ke rusakan atas barang, termasuk setiap biaya tambahan sehubung dengan peristiwa yang terjadi setelah waktu penyerahan, berpindah dari penjual kepada pembeli. Namun , dalam syarat CIF penjual wajib pula menutup asuransi angkutan laut terhadap risiko rugi atau kerusakan barang atas barang yang mungkin diderita pembeli selama barang dalam perjalanan.
Berkenan dengan hal itu, penjual wajib menutup asuransi dan membayar premi. Pembeli perlu mencatat bahwa dengan syarat CIF penjual diwajibkan menutup asuransi hanya dengan syarat pertangggungan minimal. Jika pembeli menginginkan perlindungan terhadap barang yang lebih besar, maka pembeli perlu ada suatu kesepakatan dengan penjual secara tegas, atau pembeli sendiri harus mengurus tambahan itu.
7. Carriage Paid To (CPT) … … ( disebut nama tujuan ).
“ Carriage Paid To …” berarti bahwa penjual menyerahkan barang kepada pengangkut yang ditunjuknya sendiri, tetapi penjual wajib pula membayar ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai ketempat tujuan yang disebut. Ini berarti pembeli memikul resiko dan membayar setiap ongkos yang timbul setelah barang diserahkan secara demikian.
“Carrier” berarti setiap orang yang mengadakan kontrak angkutan bertanggung jawab melakukan atau menjamin terlaksananya pengangkutan kereta api, jalan darat, udara, laut, sungai atau dengan kombinasi dari alat angkut itu.
Sekiranya dipakai pengangkut pengganti untuk meneruskan pengangkutan sampai ketempat tujuan yang dijanjikan, maka resiko (penjual) berakhir bila barang telah diserahkan kepada pengangkut pertama.
Syarat CPT mewajibkan penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini boleh dipakai untuk alat angkut apa saja, termasuk alat angkut aneka wahana (multimodal transport).
membayar setiap ongkos yang timbul setelah barang diserahkan secara demikian. Namun dalam hal CIP, penjual wajib menutup asuransi terhadap resiko rugi dan kerusakan atas barang yang menimpa pembeli selama barang dalam perjalanan.
Pembeli perlu mencatat bahwa dengan syarat CIP, penjual dituntut untuk menutup asuransi hanya dengan syarat minimum. Sekiranya pembeli menginginkan perlindungan yang lebih besar, maka pembeli perlu mengadakan persetujuan dengan penjual secara tegas atau pembeli sendiri harus mengurus asuransi tambahan itu .
“Carrier” berarti setiap orang yang mengadakan kontrak angkutan bertanggung jawab melakukan atau menjamin terlaksananya pengangkutan kereta api, jalan darat, udara, laut, sungai atau dengan kombinasi dari alat angkut itu.
Sekiranya dipakai pengangkut pengganti untuk meneruskan pengangkutan sampai ketempat tujuan yang dijanjikan, maka resiko (penjual) berakhir bila barang telah diserahkan kepada pengangkut pertama.
Syarat CIP mewajibkan penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini boleh dipakai untuk alat angkut apa saja, termasuk alat angkut aneka wahana (multimodal transport).
9. Delivered At Frontier (DAF ) … … ( disebut tempat ).
datangnya alat angkut, belum dibongkar, sudah diurus formalitas ekspornya, namun belum diurus formalitas impornya, ditempat atau pada titik yang disebut wilayah perbatasan, tetapi belum memasuki wilayah pabean dari negara yang bertetangga. Istilah “frontier“ boleh dipakai untuk daerah perbatasan mana saja, termasuk perbatasan dari Negara pengekspor itu sendiri. Oleh karena itu, penting skali untuk merumuskan secara tepat tentang perbatasan dengan selalu menyebut titik dan tempat dalam syarat itu. Namun, bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual untuk bertanggung jawab membongkar barang dari alat angkut yang baru dan memikul semua resiko serta biaya pembongkaran, maka hal ini harus dibuat sejelas-jelasnya dengan menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli bersangkutan .
Syarat ini boleh dipakai untuk alat angkut apa saja bilamana barang harus diserahkan di perbatasan daratan. Bila penyerahan itu harus dilakukan dipelabuhan tujuan, di atas kapal, atau di dermaga, dipakai syarat DES dan DEQ.
10. Delivered Ex Ship (DES) …. …. (disebut nama pelabuhan tujuan )
“Delivered Ex Ship” berarti penjual menyerahkan barang bila barang itu ditempatkan kedalam kewenangan pembeli diatas kapal, belum diurus formalitas impornya, dipelabuhan tujuan yang disebut .
dibongkar. Bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual memikul biaya dan resiko pembongkaran barang, maka sebaiknya dipakai syarat DEQ.
Syarat ini hanya dapat dipakai bila barang akan diserahkan melalui laut atau sungai atau dengan alat aneka wahana di atas kapal di pelabuhan tujuan.
11. Delivered Ex Quay (DEQ) …. …. (disebut nama pelabuhan tujuan).
“Delivered Ex Quay” berarti penjual menyerahkan barang bila barang dalam kewenangan pembeli di atas dermaga, belum diurus formalitas impornya, dipelabuhan tujuan yang disebut.
Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan barang sampai kepelabuhan tujuan yang disebut dan membongkar barang di atas dermaga. Syarat DEQ menuntut pembeli mengurus formalitas impor dan membayar biaya resmi, bea masuk, pajak, dan biaya-biaya yang dipungut atas impor.
Syarat ini merupakan kebalikan dari versi incoterms sebelumnya yang mengharuskan penjual mengurus formalitas impor
Jika pihak-pihak terkait menginginkan semua atau sebagian dari biaya pengimpornya atau barang menjadi tanggungan pihak penjual. Maka hal ini harus dijelaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli.
menginginkan untuk memasukan menjadi tanggung jawab penjual, semua resiko dan biaya pengelolaan barang mulai dari dermaga ke tempat-tempat lain (gudang, terminal, stasiun angkutan, dll) dalam kawasan pelabuhan atau di luar kawasan, dipakai syarat DDU atau DDP.
12. Delivery Duty Unpaid (DDU) …. …. (disebut nama tempat tujuan)
“Delivery Duty Unpaid” berarti penjual menyerahkan barang kepada pembeli, belum diurus formalitas impornya, dan belum dibongkar dari atas alat angkut yang baru datang ditempat tujuan yang disebut. Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan barang tersebut sampai kesana, kecuali bea masuk (istilah ini termasuk tanggung jawab mengurus formalitas pabean, pembayaran biaya resmi atau formalitas, bea masuk, pajak, dan biaya lainnya) yang diperlukan di negara tujuan. Bea masuk semacam itu harus di pikul oleh pembeli termasuk oleh semua biaya dan resiko yang disebabkan oleh kegagalan pengurus formalitas impor pada waktunya.
Namun bila pihak-pihak mennginginkan penjual yang akan mengurus formalitas kepabeanan dan memikul biaya dan resiko yang ditimbulkan, termasuk biaya impor lainnya, maka hal ini harus ditegaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang jelas dalam kontrak jual-beli.
13. Delivered Duty Paid (DDP) …. ….(disebut tempat tujuan)
“Delivered Duty Paid” berarti penjual menyerahkan barang kepada pembeli, sudah diurus formalitas impornya, namun belum dibongkar dari atas alat angkut yang baru datang ditempat tujuan yang disebut. Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan barang sampai ke sana, termasuk tanggung jawab mengurus bea masuk (istilah ini termasuk tanggungjawab mengurus formalitas pabean, pembayaran biaya resmi, atau formalitas, bea masuk, pajak, dan biaya lainnya yang diperlakukan di negara tujuan).
Sementara syarat EXW menggambarkan tanggung jawab yang minimal dari penjual, maka syarat DDP memberikan gambaran suatu tanggungjawab yang maksimal kepada penjual.
Syarat ini boleh dipakai untuk jenis alat angkut mana saja, tetapi bila penyerahan barang akan dilakukan dipelabuhan tujuan di atas sebuah kapal atau di atas dermaga, maka dipakai syarat DES atau DEQ.
E. DOKUMEN-DOKUMEN DALAM ORDERSHEET
Dalam proses ordersheet, diperlukan dokumen-dokumen sebagai berikut: 1. Introduction letter.
Langkah yang pertama didalam korespondensi dengan calon pembeli adalah penjual mengirimkan introduction letter kepada calon pembeli melalui email, faksimeli atau melalui teleks bahkan surat biasa. Pada intinya introduction letter atau surat pengenalan diri dari penjual kepada pembeli yang berisi tentang informasi mengenai produk yang akan dijual dengan disertai katalog produk, brosur, contoh barang ataupun foto barang tersebut.
Introduction letter dikirim oleh penjual kepada pembeli dengan tujuan agar penjual dapat memperkenalkan produknya kepada calon pembeli sehingga calon pembeli bisa memahami spesifikasi produk tersebut. Pemahaman terhadap spesifikasi produk oleh pembeli adalah hal yang penting karena dapat meminimumkan resiko perbedaan persepsi tentang jenis produk, keunggulan produk, ukuran dan kualitas barang ekspor yang ditawarkan oleh penjual. Peneliti akan menyertakan sebuah contoh introduction letter, yang ditulis oleh PT. SINAR ELEKRONIKA (penjual) kepada HILTON HOTEL Ltd (calon pembeli). Contoh introduction letter akan berisi tentang hal-hal yang seharusnya ditulis dalam sebuah introduction letter. Contoh introduction letter adalah sebagai berikut Sumber : Amir MS :2004:27 :
2. Inquiry
Calon pembeli menyatakan minatnya dengan mengirim letter of inquiry yang meminta eksportir menawarkan produknya dengan permintaan jumlah, quality, pelabuhan tertentu. Adapun tujuan surat pernyataan minat adalah agar calon pembeli mengetahui informasi lebih lengkap mengenai :
1. Mutu barang ekspor
2. Waktu penyerahan barang ekspor 3. Kuantum barang ekspor
Penyampaian inquiry dari calon pembeli kepada eksportir dapat dilakukan dengan melalui teleks, faksimeli, surat biasa bahkan bisa langsung melalui telepon, teleconference. Letter of inqury adalah surat pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir tersebut (Amir MS, 2002:18).
Contoh letter of inquiry adalah sebagai berikut :
TRAYO TRADING COMPANY Ltd.
Kokusay Building
Marunouci Chiyoda-ku
Tokyo,Japan
July 24, 1986
PT XYZ
Jalan Nusantara No.1 Jakarta-Indonesia.
Dear Sir,
Subject : inquiry of “ X Machines”
We have beeninformend by your commercial attache here in tokyo, that your company is realible ,” X Machines” produces
3. Offer sheet
Setelah menerima inqury eksportir akan membalas dengan offer sheet(surat penawaran harga).
Offersheet atau surat penawaran harga adalah pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual.
hukum. Karena itu eksportir harus berhati-hati dalam menyusun surat penawaran harga.
Tujuan dari offersheet adalah untuk memberikan informasi yang lengkap kepada importir untuk dapat mengambil keputusan dalam menempatkan pesanan. Informasi yang diperlukan itu diantaranya adalah nama barang, mutu barang, daya tahan barang, cara pengepakan barang, jumlah (quantum) yang ditawarkan, harga jual dan tempat penyerahan, waktu pengapalan, cara pembayaran dan contoh barang (Amir MS, 2002: 21).
Dibawah ini adalah contoh dari offersheet
CV JATI PRIMA FURNITURE JL. Kalibata 15
Jakarta-Indonesia
Jakarta :15 july 2000 Ref. No: 23/VII/2000
Subject : Wooden Cupboard
Messrs,
DAICHI TRADING COMPANY 2-Chome Chioda-ku
Kanda Kamakura-Cho Tokyo-Japan
Dear sir,
Lanjutan contoh offersheet
Sumber : Amir, MS:2002:18
We glade to inform you that we have a ready stock available for export. Therefore please place your order soon, so we can arrage the shipment in due time.
Meanwhile, we are waiting your valued order in the shortest possible time. Thank you for your inquiry.
Sincerely yours ,
CV JATI PRIMA FURNITURE -)Signed(-
4. Order sheet
Bila pembeli setuju dengan penawaran penjual (offersheet) yang diterima maka pembeli mengirimkan surat balasan yang disebut dengan ordersheet. Ordersheet dapat didefinisikan sebagai akseptasi atas offersheet yang dikirim oleh penjual. Pada ordersheet tersebut importir mencantumkan permintaan agar eksportir dapat memberikan persetujuan dengan cara mengembalikan salah satu salinan dari ordersheet yang sudah ditanda tangani sebagai tanda persetujuan eksportir atas keseluruhan isi ordersheet tersebut Proforma invoice ringkas dapat langsung dibuat oleh eksportir sebagai jawaban dari ordersheet yang dikirim . Legimitasi akan terjadi ketika salinan ordersheet yang telat ditanda tangani oleh eksportir diterima oleh importir (Amir MS,33:2002)
Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara lesan melalui telepon, teleconference ataupun negosiasi yang dilakukan dengan cara tatap muka (face to face negosiasi). Namun demikian, segala bentuk hasil dari negosiasi nantinya akan dituangkan kedalam format tulisan yang ditandatangani kedua belah pihak untuk mendapatkan legimitasi hukum atas pengingkaran pasal-pasal yang dilakukan oleh pihak yang terkait (eksportir dan importir ) yang telah diperjanjikan dikelak kemudian hari
(Amir MS, 2004:1)
TOKYO TRADING COMPANY
Kokuasi Builiding
Marunouchi Chiyoda-ku
Tokyo-Japan
ORDER No. 2450 /imp/1986
From : PT XYZ To : Merssrs. Tokyo Trading Company Ltd
Jalan Nusantara No. 1 Kokuasi Builiding
Jakarta-Indonesia Marunouchi Chiyoda-ku
Tokyo-Japan
We would like to place our order for your commodities to be strietly in compliance with the particular
given in ypur letter of august 4, 1986. Discrepancies, if any, will be at your own risk, unless authorized by
us.
Term and condition:
Time of delivery : Not latter than september 24, 1986
Payment : a n irrevocable, transferable L/C to be opened shortly for us 1,135,00 by
bank negara indonesia 1946 jakarta to the bank of tokyo, tokyo in your
favour.
Documents : the fowolling document should be rendered in triplicate plus 3 copy of them
which should be Airmailed to us :
1. Full set clean board ocean bill of lading
2. Signed commercial invoice
Lanjutan contoh ordersheet
Sumber : Roselyn Hutabarat :1996:52
Total F O B : US$ 1.010.00
Freight reserved : US$ 125.00
Total C & F Tanjung Priok : US$ 1.135.00
Tokyo: Jakarta, August 10 1986
Confirmed by: Yours faithfully
Toyo Trading Company Ltd P.T. X Y Z
(Signed) (Signed)
Ordersheet di atas berisikan tentang alamat lengkap penjual dan pembeli, pernyataan yang menyatakan bahwa membeli menyatakan untuk melakukan pemesanan produk, waktu pengriman, jenis pembayaran yang diminta, kelengkapan dokumen yang diinginkan, alamat yang dituju, pelabuhan tujuan, pengakapalan sebagian, pindah kapal (angkutan yang digunakan), kode, jenis produk, harga satuan, harga total, tanggal dan tempat ordersheet dibuat, tanda tangan, nama terang serta jabatan pihak yang berkepentingan.
BAB III
DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah berdirinya PT.Mondrian
PT. Mondrian merupakan perusahaan konveksi yang bergerak didalam pembuatan kaos (T-shirt) dan pakaian muslim . Perusahaan konveksi ini didirikan pada tanggal 19 Desember 1992 oleh beberapa orang, antara lain: Bapak Hartono, Bapak Harri Pramono, Bapak Bambang Dwi Purnomo, Bapak Endro Sutopo, Ibu Fr Kiswari.
mampu mampu berubah bentuk menjadi sebuah perusahaan yang berbadan hukum ketat,terhitung mulai tanggal 1 April 1998 dengan nama PT Mondrian. Perusahaan telah mendapat pengesahan oleh Departemen Perindustrasian dan Perdagangan dengan no .107/KDP 11-11/3 UTD/IV/98.Saat ini PT. Mondrian dimiliki oleh pemegang saham antara lain Bapak Endro Sutopo, Bapak Bambang Dwi Pramono, Bapak Ardi Wijaya, Ibu Fr Kisawari.
Latar belakang perusahaan ini memilih nama Mondrian sebagai nama perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Nama “Mondrian” diambil dari nama seorang pelukis besar seangkatan dengan Leonardo Da Vinci nama lengkap pelukis tersebut Piet mondrian
dimana memiliki pengagum yang terbesar diseluruh dunia karena hasil lukisannya yang indah dan bagus. Maka, diharapkan PT. Mondrian mampu memproduksi barang yang sangat indah sehingga digemari oleh banyank konsumennya.
b. Nama “Mondrian“ oleh sebagai besar masyarakat atau konsumen yang memiliki hubungan maupun tidak langsung dengan aktivitas perusahaan, merupakan nama yang mudah di baca, dikenal dan mudah diingat.
B. Tujuan Perusahaan
PT. Mondrian adalah salah satu perusahaan garment terbesar di Kabupaten Klaten. Dalam memasarkan produk domestiknya PT. Mondrian sudah menguasai pasar diseluruh Indonesia,karena mutu dan hasil produksinya yang sesuai dengan selera para konsumen serta produk yang variatif dengan harga yang terjangkau .
Tujuan didirikan PT. Mondrian ditengah-tengah Kabupaten Klaten yang sebagian besar berproduksi mebel, furniture serta kerajinan tangan lainnya, jadi PT. Mondrian banyak memberi kesempatan kepada tenaga kerja yang ahli dalam bidang garment misalnya saja tenaga kerja dalam bidang menjahit, bidang sablon,serta desaigner dalam membuat pakaian yang selalu mengikuti perkembangan jaman.
PT. Mondrian selain memasarkan hasil produksinya dipasar domestik yang menerima pesanan dari buying agent untuk diekspor. Jadi secara tidak langsung produksi PT. Mondrian sudah dikenal oleh para pemakai diluar negeri,tetapi tidak hanya berhenti disitu saja PT. Mondrian yang sudah berencana untuk melaukan ekspor secara direct selling(langsung), karena dengan melakukan ekspor sendiri PT Mondrian akan menambah pengetahuan serta pengalamannya dalam bidang ekspor.
Pemilihan lokasi merupakan hal yang cukup penting dalam menunjang keberhasilan suatu bisnis, Pada awalnya PT. Mondrian didirikan di belakang gedung Pengadilan Negeri Klaten tepatnya berada di Jl. Manahan no.3-13 Kelurahan Jonggrangan, Kecamatan Klaten Utara, Kabupaten Klaten. Perusahaan ini menempati areal seluas 4000 m yang digunakan untuk kantor kegiatan produksi (pabrik), gudang dll.
Namun dengan seiring meningkatnya perkembangan perusahaan, tepatnya pada tanggal 1 Juli 1999 dengan izin tempat usaha No.503/1071/1999. Yang dikeluarkan oleh Pemda Klaten dan Departemen Perindustrian dan Perdagangan didirikan satu lokasi pabrik baru yang berada di Jl KH Hasyim Ashari no171 (by pass) Mojoyan, Kabupaten Klaten, sekarang ini lokasi pabrik baru menjadi pabrik utama bagi PT. Mondrian dalam melakukan aktivitas-aktivitasnya, termasuk juga untuk aktvitas produksi.
Beberapa alasan yang menjadi pertimbangan produksi dalam pemilihan lokasi sebagai berikut :
1) Pasar yang cukup besar ,terutama kebutuhan kaos dan pakaian untuk kaum muslim di kabupaten Klaten dan daerah-daerah sekitarnya.
2) Berada ditepi Jalan Raya Yogyakarta-Solo,sehingga dapat memudahkan konsumen untuk menjangkau perusahaan.
3) Biaya tenaga kerja yang cukup murah
D. Struktur Organisasi
Sruktur Organisasi didalam suatu perusahaan merupakan unsur yang paling penting dikarenakan terhadap pembagian wewenang dan tanggung jawab serta tugas masing-masing anggota organisasi atau perusahaan. Struktur organisasi yang menunjukkan hubungan antar fungsi-fungsi dan departemen-departemen atau bagian-bagian. Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda–beda, tergantung pada kebutuhan perusahaan itu sendiri.
Sumber : PT. Mondrian
KEUANGAN KONSINYASI MIS PEMBELIAN
DIREKTUR PRODUKSI
PERSONALIA HRD KENDARAAN KEAMANAN RT SARASI
Sesuai dengan bagan stuktur organisasi diatas, berikut ini merupakan tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yaitu:
1. Direktur utama
Jabatan ini dipilih oleh para komisaris pada saat diadakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Tugas dan wewenang Direktur Utama antara lain :
a. Menentukan kebijakan – kebijakan pokok bagi perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan dan pengawasan aktivitas – aktivitas perusahaan.
b. Membuat rencana – rencana umum dan mengkoordinasikan segala kegiatan perusahaan.
c. Mendelegasikan sebagian wewenang kepada direktur – direktur pada tiap – tiap unit.
d. Mengawasi segala proses dan hasil kerja, apakah telah sesuai dengan rencana.
e. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada pemilik dan bertanggung jawab atas kelancaran jalannya perusahaan.
2. Sekretaris Perusahaan
Tugas dan wewenangnya yaitu :
a. Menyiapkan semua acara dan jadwal kerja direktur utama dan direktur – direktur di tiap unit.
c. Melaksanakan saran guna membantu pekerjaan direktur utama. 3. Multimedia Information System (MIS)
Tugas dan wewenang yang dimiliki yaitu :
a. Membuat suatu sistem komputer bagi perusahaan, sehingga mempermudah segala aktivitas perusahaan.
b. Melindungi dan melakukan perawatan jaringan atau sistem komputer perusahaan.
c. Menampung segala data dan informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan melalui jaringan komputer.
4. Unit Produksi
Pada bagian ini bertanggung jawab penuh terhadap masing – masing unit usahanya. Tugas dan wewenangnya :
a. Mengatur selama proses produksi termasuk pengaturan tenaga kerja, material, dan kebutuhan lainnya.
b. Mengurusi kesiapan alat – alat produksi agar dapat digunakan dengan efektif dan efisien.
c. Memelihara kondisi alat – alat produksi.
d. Menyediakan bahan baku penolong, untuk kelancaran proses produksi.
5. Direktur Unit
PT. Mondrian memiliki beberapa unit dengan merk yang berbeda, yaitu unit Sekido, unit Dadung, unit Be-gaya. Direktur – direktur ini memiliki tugas dan wewenang yang sama antara lain :
a. Menyusun program kerja devisi perusahaan baik dari segi penyediaan, SDM, produksi, pemasaran, keuangan dan produk. b. Mengurus permasalahan mutasi dan promosi kepada karyawan. c. Membantu Direktur Utama dalam mengawasi jalannya perusahaan
pada masing – masing unit kerjanya.
d. Membantu dan mengarahkan manajer – manajer yang berada dibawahnya.
e. Menyusun rencana, koordinasi, dan pengawasan pada masing – masing unit kerjanya.
6. Unit Umum
Unit ini dibentuk supaya dapat membantu unit – unit lain yang ada di perusahaan. Dimana menyangkut hal – hal umum perusahaan. Tugas dan wewenangnya adalah:
a. Mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang ada didalam perusahaan.
b. Recruitmen dan penempatan tenaga kerja.
d. Menyediakan sarana dan prasarana bagi kelancaran aktivitas perusahaan.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. 7. Unit F.A.D
Unit ini mengatur keuangan perusahaan dan juga bertanggung jawab atas kondisi keuangan pada masing – masing unit. Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaan. b. Menyelenggarakan pembukuan keuangan perusahaan.
c. Mengurusi masalah perusahaan yang berhubungan dengan perpajakan.
d. Menyelesaikan masalah – masalah yang berhubungan dengan bank.
e. Menyelesaikan masalah utang piutang perusahaan. 8. Unit PO (Public Order)
Unit ini menerima pesanan umum dari konsumen. Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Mengatur selama proses produksi termasuk pengaturan tenaga kerja, material, dan kebutuhan lainnya.
b. Mengurusi kesiapan alat – alat produksi agar dapat digunakan dengan efektif dan efisien.
d. Menyediakan bahan baku penolong, untuk kelancaran proses produksi.
9. Sekretaris Direktur Produksi
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Membantu direktur – direktur di tiap – tiap unit dalam melaksanakan tugasnya.
b. Mengadakan hubungan dengan manajer – manajer dibawahnya. c. Bertanggung jawab kepada Direktur Unit.
10. Kepala Personalia
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Menyediakan SDM yang berkualitas dengan melakukan recruitmen.
b. Mengurusi kesejahteraan karyawan (gaji, tunjangan, bonus, jamsostek, dll).
c. Mengurusi masalah pemberhentian, pensiun, dan kepindahan karyawan.
d. Mengurusi masalah administrasi yang berhubungan dengan karyawan.
11. Kepala rumah tangga
Tugas dan wewnangnya antara lain :
a. Mengurusi dan mengatur koperasi khusus karyawan.
b. Menyediakan dan memelihara saran peribadatan (mushola). c. Mengurusi masalah kebersihan dan keindahan lingkungan
perusahaan (kebersihan gedung, toilet, kamar mandi, kantin, dll). 12. Manajer Keamanan
Tugas dan wewenangnya yaitu :
a. Menyediakan berbagai sarana dan prasarana yang berhubungan dengan keamanan perusahaan.
b. Mengkoordinasikan tenaga satuan pengaman (satpam) perusahaan. 13. Manajer Kendaraan
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Menyediakan kendaraan – kendaraan guna menunjang kegiatan perusahaan.
b. Memelihara kendaraan – kendaraan inventaris milik perusahaan. 14. Manajer Keuangan
a. Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaan. b. Menyelenggarakan pembukuan keuangan perusahaan.
c. Mengurusi masalah perusahaan yang berhubungan dengan perpajakan.
d. Menyelesaikan masalah – masalah yang berhubungan dengan bank.
e. Menyelesaikan masalah utang piutang perusahaan 15. Manajer pemasaran dan penjualan
Bagian ini juga memiliki kesamaan dengan dengan bagian keuangan, dimana setiap unit memiliki bagian pemasaran dana penjualan masing – masing, dan bertanggung jawab kepada masing – masing unit pula. Tugas dan wewenangnya yaitu :
a. Mencacat dan mengecek produk yang akan dijual atau didistribusikan kepada konsumen.
b. Mendistribusikan produknya ke daerah – daerah yang telah ditentukan.
c. Mengadakan studi pasar.
E. Produk yang dihasilkan. 1. Produk Ekspor
Ekspor di PT Mondrian adalah melalui buying agent, jadi perusahaan ini hanya menerima CMT (cutting, making and treaming) atau CMP (cutting, making and packing) jadi untuk produk ekspor PT Mondrian hanya melaksanakan proses produksi kemudian pihak buying agent yang mengurus transaksi, dokumen ekspor, sistem pembayaran, serta pengiriman barang sampai ke luar negeri.
a) Jenis produk yang di hasilkan yaitu: (1). Blouse
(2). Dress (3). T-shirt (4). Tank Top (5). Polo Shirt (6). Jaket
(7). Baju muslim b) Pemasaran produk
(1). Promosi
(2). Buying agent
Perusahaan garment yang telah bekerja sama dengan PT Mondrian dalam memasarkan produk ekspor adalah:
(a). PT Westa Pustaka (b). PT Dewi Samudra (c). PT Cahya Nugroho Jati (d). SC Interpersis
(e). CV Adhitana (f). PT Panrama Fiesta
(H). PT Mataram Tunggal Garment
(3). Negara tujuan
Wilayah negara yang di tuju oleh bagian agent untuk memasarkan produk dari PT Mondrian yaitu :
(a). Amerika (USA) (b). Inggris (UK) (c). Italy
(d) Timur Tengah (e). Perancis
2. Produk Domestik
PT. Mondrian memiliki beberapa jenis usaha yang menghasilkan produk yang berbeda-beda, antara lain :
a) Kaos fashion
Jenis kaos ini memiliki variasi model dan warna yang beraneka macam sesuai dengan perkembangan mode yang digemari konsumen saat ini. Jenis produk seperti ini dihasilkan oleh unit Dadung dan Be-Gaya dengan kategori produk seperti :
(1) Dewasa (original), terdiri dari : regular, kombinasi, lengan pendek, lengan panjang, dan lengan ¾.
(2) Remaja (funkies), terdiri dari : regular, kombinasi, lengan pendek, lengan panjang, dan lengan ¾.
(3) Wanita (female), terdiri dari : kombinasi lengan pendek, lengan panjang, dan lengan ¾.
(4) Anak (kids), terdiri dari : regular, kombinasi, lengan pendek, lengan panjang, dan lengan ¾.
b) Pakaian muslim
Untuk pakaian jenis ini diproduksi oleh unit Sekido, produk-produk yang dihasilkan unit ini antara lain : baju muslim wanita, baju koko, jilbab, dan lain sebagainya.
2) Bahan baku produksi
a) Benang 100 % cotton combed 24 S mercirized yang dirajut menjadi kaos 100% cotton combed single net, sehingga menghasilkan kaos yang bersifat dingin, menyerap keringat, dan terlihat rapi.
b) Kain cotton cardet single net atau kaos semi katun.
c) Bahan sablon seperti : rubber, akrafon, foam, dan mutiara untuk menghasilkan warna sablon yang betul-betul sempurna.
Bahan baku tersebut diperoleh dengan sebagian besar atau bahkan 99% dari perusahaan-perusahaan di Bandung, perusahaan tersebut antara lain :
(1) Sapta Jaya Textile (2) Sandang Jaya (3) Ayoetex
(4) Bahtera Jaya Textile (5) Sinar Makin Mulya (6) Muktiasa
(7) Multi sandang (8) Tama Jaya (9) Mulya Lestari
F. Proses Produksi dan Alat-alat Produksi
a. Proses Produksi
Kegiatan produksi merupakan kegiatan utama dalam seluruh aktivitas perusahaan. PT. Mondrian termasuk perusahaan manufacturing, yang artinya mengolah bahan baku atu bahan mentah atau bahan setengah mentah menjadi bahan jadi.
Adapun proses produksinya dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.2
SKEMA PROSES PRODUKSI
Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa dalam memproses bahan baku menjadi bahan jadi, ada tiga tahapan utama yaitu :
1) Tahap persiapan produksi
langkah-langkah dalam tahap ini antara lain : a) Pembuatan desain
Pembuatan desain atau gambar atau tulisan untuk kaos maupun pakaian, dilakukan oleh para desainer yang sudah ahli dan berpengalaman. Desain juga disesuaikan dengan perkembangamn mode/ trend.
b) Pembuatan klise
Setelah desain dibuat, maka dilanjutkan dengan pembuatan klise untuk sablon. Pembuatan klise ini dibedakan menurut jumlah warna pada desain kaos atau pakaian.
2) Tahap proses Produksi
Langkah-langkah dalam tahap ini, antara lain : a) Pemotongan bahan
Gulungan-gulungan kain atau bahan kaos kemudian dipotong-potong sesuai dengan model dan ukurannya.
b) Penyablonan
c) Penjahitan
Bahan yang telah dipotong-potong dan telah disablon, kemudian dijahit agar terlihat lebih rapi. Setelah badan dijahit, kemudian dilakukan pemasangan barcode, handtage, label, kancing, zipper bila diperlukan.
3) Tahap penyelesaian
Urutan-urutan pada tahap ini antara lain: a) Pemotongan benang sisa
Kaos atau pakaian yang sudah jadi kemudian dibersihkan dari benang jahitan yang tersisa. Kegiatan tersebut dinamakan bradil atau treaming. b) Penyetrikaan
Setelah kaos atau pakaian di bradil, kemudian dilakukan proses penyetrikaan, hal tersebut dilakukan agar pakaian atau kaos lebih terlihat rapi.
c) Pengemasan
b. Alat-alat produksi 1) Mesin potong
Mesin ini digunakan untuk memotong kain atau bahan sesuai dengan ukuran atau model yang telah ditentukan.
2) Mesin jahit
Mesin ini digunakan untuk menjahit kain atau bahan setelah dipotong-potong sesuai dengan pola atau bentuk.
3) Mesin obras
Mesin ini digunakan untuk mengobras kain atau bahan setelah disablon. 4) Alat sablon
Alat ini digunakan untuk mencetak gambar atau tulisan desain ke kaos yang akan disablon.
5) Gunting
Alat ini digunakan untuk membersihkan sisa-sisa benang atau untuk membradil.
6) Mesin pelobang dan pemasang kancing
7) Setrika (uap)
Alat ini digunakan untuk merapikan kaos atau pakaian sebelum dikemas dan setelah itu didistribusikan ke konsumen.
G. Volume Penjualan
Dalam penjualan produk ekspor dari tahun 1992 sampai tahun 2009 ini peningkatan volume ekspor PT. Mondrian cukup tinggi. Berikut ini adalah data mengenai penjualan produk PT. Mondrian tahun 2009:
Gambar 3.3
Prosentase Penjualan Produk Ekspor PT. Mondrian Tahun 2009
