SKEMA PROSES PRODUKSI
G. Volume Penjualan
Dalam penjualan produk ekspor dari tahun 1992 sampai tahun 2009 ini peningkatan volume ekspor PT. Mondrian cukup tinggi. Berikut ini adalah data mengenai penjualan produk PT. Mondrian tahun 2009:
Gambar 3.3
Prosentase Penjualan Produk Ekspor PT. Mondrian Tahun 2009
H. Personalia
a. Penerimaan Tenaga Kerja
Penerimaan tenaga kerja pada PT. Mondrian didasarkan pada permintaan masing-masing unit produksi akan kebutuhan karyawan. Setiap unit mengajukan permintaan kepada bagian personalia kemudian bagian personalia merekrut karyawan baru menggunakan media :
1) Data base pelamar yang masuk
Perekrutan tenaga kerja dilakukan dengan mengumpulkan data-data pelamar secara langsung ke perusahaan.
2) Iklan melalui media cetak
Perekrutan tenaga kerja dilakukan dengan memasang iklan di media cetak.
3)Campus to campus
Bekerja sama dengan perguruan tinggi (kampus) merupakan salah satu media efektif untuk merekrut tenaga kerja.
b. Jumlah Karyawan
PT. Mondrian Klaten mempunyai karyawan sejumlah 1200 orang yang terdiri dari :
1) Tenaga kerja langsung sebanyak 720 orang 2) Tenaga kerja tidak langsung sebanyak 480 orang
c. Waktu Kerja
Waktu kerja yang diterapkan PT. Mondrian adalah jam kerja normatif berdasarkan peraturan yang berlaku yaitu :
Tabel 3.1 Jam Kerja Karyawan
Hari Masuk Istirahat Masuk
Senin-Kamis 07.30-12.00 12.00-13.00 13.00-15.30 Jum’at 07.30-11.30 11.30-13.00 13.00-15.30 Sumber : Departemen personalia PT. Mondrian.
a. Sistem Penggajian
Sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Mondrian dilakukan oleh bagian personalia.
Komponen upah karyawan PT. Mondrian adalah : 1) Upah Harian
Sistem upah ini berlaku untuk karyawan harian dan diberikan pada akhir minggu berjalan.
2) Upah Bulanan
Sistem upah ini berlaku untuk karyawan tetap dan diberikan pada akhir bulan berjalan.
3) Upah Borongan
Upah ini diberikan pada karyawan dengan memperhitungkan hasil kerja yang dicapai, semakin banyak hasil pekerjaannya maka semakin besar pula upah yang diterima. Diberikan pada akhir minggu berjalan.
e. Fasilitas Kerja
Dalam memberikan motivasi kepada karyawan, PT. Mondrian memberikan jaminan sosial selain gaji. Jaminan sosial adalah pemberian dari perusahaan yang diberikan kepada karyawan menurut keadaan, waktu dan kebutuhan masing-masing karyawan, antara lain :
1) Menjadi peserta program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). 2) Seluruh karyawan diikut sertakan dalam wadah SPSI (Serikat Pekerja
Seluruh Indonesia).
3) Karyawan yang mendapat musibah, misalnya kematian orang tua/ istri/ suami/ anak/ saudara sekandung, akan mendapatkan bantuan sosial dan uang duka dari perusahaan.
4) Cuti bagi karyawati yang melahirkan dan mendapat sumbangan dari perusahaan.
5) Apabila pekerja mengalami kecelakaan kerja, maka segala yang timbul menjadi tanggung jawab perusahaan.
6) Karyawati tetap akan mendapatkan seragam dari perusahaan
B. Pembahasan
2. Mekanisme Ordersheet yang diterapkan PT Mondrian Klaten
Di dalam transaksi jual beli barang atau jasa, harapan pembeli dan penjual adalah sama-sama dipuaskan baik dari segi pesanan maupun kemudahan pelayanan. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mencapai kesepakatan pesanan tetapi adakalanya kesepakatan tidak tercapai, oleh karena itu penulis memfokuskan penelitian dalam hal yang tercapai kesepakatan yaitu melalui analisis dari adanya ordersheet.
Ordersheet dikirim oleh pembeli kepada penjual setelah terlebih dahulu pihak pembeli mengetahui deskripsi barang dapat dilihat pada katalog yang terdapat pada website PT. Mondrian yaitu http//www.pt mondrian.com. Pembeli mengirimkan ordersheet kepada penjual dengan menyebutkan spesifikasi barang yang dikehendakinya. Dalam hal ini maka pembeli memenuhi syarat untuk mendapatkan barang yang dipesannya. Jika penjual setuju untuk memproduksi barang sesuai dengan ordersheet yang dikirim oleh pembeli maka penjual akan mengirim performa invoice melalui fax atau email kepada pembeli.
Performa invoice berfungsi sebagai tanggapan bahwa penjual telah menerima ordersheet yang dikirim pembeli, dan penjual setuju memproduksi dan menjual barang sesuai yang dipesan oleh pembeli. Penentuan ukuran kontainer, pengiriman barang, waktu pengiriman barang, packing, dan tujuan pengiriman barang. Sedangkan untuk jenis
pembayaran dan persyaratan penyerahan barang telah disepakati sebelumnya antara penjual dan pembeli.
Poin mengenai syarat penyerahan barang sangat ketat sehingga harus dinegosiasikan sedemikian rupa agar terciptanya kesepakatan kedua pihak, jika syarat penyerahan barang menggunakan incoterm yang memerlukan jasa pihak asuransi maka kesepakatan harus diperjelas dan diperinci lebih jauh tentang tanggung jawab penjual dan pembeli untuk menanggung biaya asuransi maka tidak perlu diperinci lebih jauh. Untuk selanjutnya penulis akan menjelaskan secara terperinci tentang tahapan ordersheet pada PT Mondrian Klaten adalah sebagai berikut:
Gambar 3.4
Ordersheet PT. Mondrian Klaten
1. Promosi 2. Komunikasi 3. Penawaran 4. Ordersheet 5. Analisis Ordersheet 6. Negosiasi Tidak sepakat 7. Sepakat
Sumber: PT Mondrian Klaten
1) Promosi
Manager pemasaran melakukan promosi melalui internet
dengan membuka website yang beralamat
http//www.ptmondrian.com dan melakukan korespondensi dengan mengirimkan email pada alamat ptmondrian.com
2) Komunikasi
Komunikasi yang dimaksud disini adalah proses hubungan antara marketing PT Mondrian dengan calon buyer. Media
9. Proses Produksi Gagal 8. Invoice Proforma 10. Pengirimaan barang 11.Pembayaran
komunikasi yang digunakan biasanya melalui telepon, fax, dan saling berkirim email. Komunikasi semacam ini memegang peranan penting karena PT Mondrian tidak menggunakan surat-surat lazimnya proses ordersheet. Seperti yang diawali dengan introduction letter, inquiry for a quotation, offersheet, dan ordersheet.
Dalam menindaklanjuti promosi diatas, apabila pembeli (buyer) berminat dengan produk-produk PT Mondrian maka buyer langsung mengutarakan keinginan tersebut melalui telepon, fax, atau email. Informasi yang ingin diketahui oleh buyer terkait dengan pesanan barang dapat diperoleh melalui telepon, fax, atau email.
3) Penawaran/offer
Penawaran tidak selalu tertulis, secara lisanpun bisa. Tujuan dari penawaran adalah untuk memberikan informasi yang lengkap kepada pembeli (buyer) untuk dapat mengambil keputusan dalam menempatkan pesanan. PT Mondrian melakukan penawaran kepada pembeli (buyer) melalui telepon atau email.
4) Ordersheet
Ordersheet yang dikirim atau diberikan pembeli (buyer) PT Mondrian berupa technical drawing atau foto, technical drawing dapat dikirim melalui email, fax, atau datang langsung.
5) Analisis ordersheet
Setelah menerima ordersheet dari buyer, PT Mondrian menganalisis untuk mengetahui barang yang dipesan bisa dikerjakan, kerena disesuaikan dengan mesin-mesin yang dimiliki PT Mondrian . Langkah selanjutnya adalah mengecek stok dari supplier, setelah itu adalah menghitung biaya produksi, yang meliputi biaya finishing, biaya lain-lain.
6) Negosiasi
Setelah diketahui jenis barang dari supplier, berapa banyak barang tersebut, aksesoris serta biaya untuk proses finishing maka pihak PT. Mondrian mengadakan negoisasi dengan pihak buyer. Hal-hal yang menjadi bahan negosiasi meliputi harga per pieces, total harga, kualitas barang, syarat penyerahan barang, jenis pembayaran, hal-hal lain bisa ditambahkan sesuai kesepakatan dengan buyer.
7) Sepakat atau tidak sepakat
Apabila dalam negosiasi dengan pembeli (buyer) tercapai kata sepakat, maka dapat dilanjutkan proses selanjutnya. Tetapi bila dalam negosiasi mengalami jalan buntu atau tidak tercipta kesepakatan, maka proses berakhir. Dalam penelitian ini penulis menfokuskan penelitian dalam hal tercapainya kesepakatan.
8) Invoice proforma
Pihak PT. Mondrian membuat proforma invoice untuk menerima atau menyetujui proforma invoice yang dibuat PT. Mondrian yang berisi alamat PT. Mondrian , tanggal proforma invoice dibuat, deskripsi barang, kuantum barang, harga satuan, total harga, tanda tangan atau nama lengkap atau jabatan penjual. 9) Proses produksi
Setelah proforma invoice diterima dan disetujui oleh pembeli (buyer), selanjutnya PT. Mondrian melakukan koordinasi antar bagian untuk memulai proses produksi.
10) Pengiriman barang
Setelah barang pesanan jadi, maka tahap selanjutnya adalah proses pengiriman barang. Pada banyak kasus, PT. Mondrian menggunakan term FOB (Free On Board).
11) Pembayaran
Pembayaran dilakukan melalui Telegraphic Transfer (TT) beberapa hari setelah pengiriman barang atau tergantung kesepakatan dengan pembeli (buyer). Pengurusannya melalui
dokumen Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin (COO).
Berdasarkan uraian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa terdapat perbedaan antara teori ordersheet dan praktik ordersheet dengan praktiknya pada PT Mondrian . Penjelasan kali ini penulis batasi hanya pada promosi sampai pada ordersheet.
Tabel 3.2
Perbedaan Teori Ordersheet dengan Praktik Ordersheet pada PT. Mondrian Klaten Dengan Agent
No. Teori Ordersheet Praktik Ordersheet Kesimpulan
1 Promosi Berbentuk brosur dan introduction letter. Promosi PT. Mondrian menggunakan brosur untuk pameran dagang dan website
Promosi PT. Mondrian tidak menggunakan introduction letter 2 Inquiry Berbentuk letter of inquiry PT. Mondrian melakukan komunikasi melalui telepon, lalu ditanggapi melalui email, dan fax.
Permintaan keterangan harga dilakukan oleh buyer dengan cara telepon. Lalu ditanggapi PT. Mondrian lewat email atau fax.
3 Offer
Berbentuk offersheet
Tidak ada dokumen offersheet
Penawaran PT. Mondrian dilakukan melalui telepon atau bertatap muka.
4 Order
Berbentuk ordersheet
Tidak ada dokumen ordersheet
Pesanan barang oleh buyer berbentuk technical drawing atau foto.
Berdasarkan tabel 3.2 di atas menunjukkan perbedaan mendasar antara teori ordersheet dengan praktik ordersheet pada PT. Mondrian terletak pada dokumen-dokumen yang menyertai setiap proses sampai terjadinya ordersheet. Teorinya pada setiap tahap ordersheet terdapat dokumen-dokumen seperti introduction letter, letter of inquiry, offersheet, dan ordersheet. Pada PT. Mondrian tidak menggunakan surat-surat resmi dalam proses ordersheet. Proses sampai pada terjadinya ordersheet pada PT. Mondrian lebih banyak dilakukan dengan jalan bertatap muka langsung, saling berkirim email, fax, dan telepon.
3. Hambatan-hambatan dalam proses Ordersheet PT. Mondrian Klaten a. Watak buyer yang kaku
Perbedaan mengenai budaya, tradisi, agama, bentuk tubuh, iklim, dan cuaca sangat berpengaruh pada watak seseorang (buyer), khususnya dalam proses negosiasi. Eksportir memerlukan pengkajian yang mendalam untuk bisa mengetahui watak dari buyer agar proses negosiasi menjadi lancar. Ada buyer yang berwatak arogan, kaku dalam negosiasi, tetapi ada pula buyer yang berwatak hangat dan lunak dalam menjalin kerjasama.
PT. Mondrian merupakan salah satu perusahaan yang mempunyai buyer yang berwatak arogan dan kaku khususnya buyer dari Los Angeles dalam melakukan kerjasama. Hal tersebut merupakan suatu hambatan bagi PT. Mondrian yang bisa berdampak pada kegiatan bisnisnya yaitu terhambatnya proses negosiasi.
b. Klaim atas kerusakan barang
Pelayanan terhadap pelanggan atau buyer merupakan hal terpenting dalam suatu bisnis ekspor impor karena dengan pelayanan yang baik maka buyer akan merasa puas, hal tersebut yang selalu dilakukan oleh PT. Mondrian.
Tetapi suatu ketika PT. Mondrian mempunyai masalah terhadap bahan tekstil yang digunakan atau ruang stok barang yang kurang bersih atau palet yang kualitasnya jelek atau jangka waktu produksi yang terlalu lama dengan pengiriman barang serta kurangnya ketelitian dalam mengecek barang yang berpengaruh terhadap kerusakan barang yaitu terdapatnya kain yang terlalu jelek, sehingga buy er tidak merasa puas dengan pelayanan PT. Mondrian dan mengirim klaim kerusakan barang.
Hal tersebut merupakan masalah yang sangat fatal yang berpengaruh pada nama baik PT. Mondrian yang menyangkut kualitas kualitas barangnya.
c. Kapasitas produksi kurang teratur
Pesanan (order) kadangkala dalam jumlah besar, sedangkan stok barang di PT. Mondrian kurang mencukupi untuk memenuhi pesanan tersebut, sehingga PT. Mondrian harus memesan kain kepada supplier terlebih dahulu. Hal tersebut akan berdampak pada jangka waktu negosiasi dan pengiriman barang menjadi agak lama, serta proses cutting menjadi terburu-buru.
d. Waktu penyelesaian pesanan sempit
Setiap ada pesanan yang masuk selanjutnya ditindak lanjuti dengan rapat antar bagian operational manager, marketing, kepala bagian produksi, dan bagian PPIC (Production Planing Invetntory Control) untuk menentukan apakah PT. Mondrian mampu mengerjakan pesanan tepat waktu. Dan jika berdasarkan hasil rapat diperoleh bahwa waktu yang diberikan untuk proses produksi sempit yang akan berdampak pada keterlambatan pengiriman barang, maka pihak marketing harus melakukan korespondensi lagi
dengan buyer untuk menegosiasikan masalah tersebut sehingga menimbulkan kesepakatan yang saling menguntungkan.
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan uraian pada Bab III, maka dapat diambil kesimpulan mengenai mekanisme Ordersheet pada PT. Mondrian yaitu:
1. Mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian adalah promosi- komunikasi- offer (penawaran menggunakan telepon, email, atau fax)- order (berbentuk technical drawing/gambar dari buyer). Mekanisme tersebut tidak seperti teori. Proses ordersheet yang diterapkan di PT. Mondrian lebih sederhana karena tidak menggunakan dokumen-dokumen selayaknya di teori, tetapi proses ordersheet hanya menggunakan media telepon untuk selanjutnya ditanggapi dengan email dan fax.
Ordersheet yang berupa technical drawing/gambar dari Los Angeles, United States tersebut berisikan tentang kesepakatan bisnis yang mengikat kedua belah pihak, diantaranya nama barang yang dipesan, kualitas barang, kuantitas barang, harga satuan, harga total, valuta asing yang digunakan ($), jenis container yang digunakan (general 40”),
pelabuhan muat (Jakarta), pelabuhan tujuan (Los Angeles, United States), tanggal pengapalan (23 Maret 2009), cara pembayaran (D/P), cara penyerahan barang atau sering disebut incoterm (FOB Jakarta).
2. Hambatan-hambatan dalam proses Ordersheet PT. Mondrian adalah: a. Watak buyer (Los Angeles) yang kaku
b. Klaim atas kerusakan barang c. Kapasitas produksi kurang teratur d. Waktu penyelesaian pesanan sempit.
B. Saran
Dari hasil penelitian mengenai mekanisme ordersheet PT. Mondrian penulis memberikan saran sebagai berikut:
1. Tahapan-tahapan ordersheet seperti introduction letter, inquiry for a quotation, offersheet, ordersheet, dan proforma invoice hendaknya berbentuk dokumen tertulis, karena sebagai alat untuk mengikat kedua belah pihak untuk menjalankan hak dan kewajiban masing-masing.
2. Masalah watak buyer (Los Angeles) yang kaku dapat diatasi oleh pihak marketing dengan cara lebih luwes dalam negosiasi dan mempelajari
secara detail mengenai watak serta selera dari buyer untuk memperlancar proses negoisasi.
3. Masalah klaim atas kerusakan barang diatasi dengan melakukan koordinasi dengan bagian produksi dan quality control. Bagian produksi lebih memperhatikan alat-alat produksi serta kebersihan di setiap ruang produksi, dan pihak quality control lebih meningkatkan ketelitian dalam mengecek kain dari supplier, kain yang siap packing atau sebelum barang dikirim.
4. Masalah kapasitas produksi yang kurang teratur dapat diantisipasi dengan lebih meningkatkan koordinasi antara bagian PPIC (Production Planing Inventory Control) dengan manager produksi beserta karyawan bagian produksi agar kegiatan tersebut bisa lebih terkontrol.
5. Sedangkan masalah penyelesaian pesanan yang sangat sempit, PT. Mondrian dapat melakukan koordinasi dengan bagian produksi untuk mengerjakan pesanan dari pembeli (buyer).