STRATEGI KONTRAK Tujuan Instruksional Umum:
6.4 DOKUMEN KONTRAK
Dokumen kontrak merupakan bentuk lanjut atau hasil dari prosedure penawaran yang kompetitif atau merupakan hasil negosiasi antara kontraktor dan pemilik. Dalam praktek universal, kontrak diformalisasikan dalam dokumen tertulis. Kegunaan utama dokumen tertulis adalah mendefinisi dengan tepat dan tegas hak dan kewajiban setiap pihak. Bentuk kontrak umumnya cukup panjang karena memuat ketentuan legal, finansial dan teknikal. Sebenarnya kontrak konstruksi terdiri atas beberapa dokumen. Dibawah ini daftar beberapa dokumen yang esensial mulai dari penawaran, negosiasi dan proses konstruksi, antara lain (Clough, 1994):
1. Undangan penawaran 2. Instruksi kepada penawar 3. Kondisi/Syarat-syarat umum 4. Syarat-syarat khusus 5. Sfesifikasi teknis 6. Gambar kerja 7. Adenndum 8. Proposal 9. Jaminan penawaran 10. Perjanjian 11. Jaminan pelaksanaan
12. Jaminan pembayaran tenaga kerja dan material.
Sementara itu (Kerzner, 2001) mengusulkan bentuk tipikal kelengkapan sebuah kontrak sebagai berikut:
1. definisi kontrak
2. definisi lingkup pekerjaan
3. skope pelayanan dan pekerjaan yang harus dilaksanakan 4. fasilitas yang disediakan oleh pemilik
5. perubahan dan tambahan 6. jaminan dan garansi 7. kompensasi
8. cara pembayaran
9. definisi dasar pembayaran jasa 10. pajak
11. perlindungan asuransi 12. syarat kontraktual lainnya 13. syarat umum lainnya
Sebagai pembanding dapat dilihat bentuk tipikal dari kontrak konstruksi di Amerika Serikat (Clough, 1994) pada lampiran bab. Selain itu juga bentuk-bentuk dokumen kontrak yang umum dipakai di Indonesia (tandar Departemen Pekerjaan Umum) dapat dilihat pada lampiran.
6.5 PERUBAHAN DALAM DOKUMEN KONTRAK
Pemilik biasanya melakukan perubahan dari proyek. Dalam banyak kasus dijumpai bahwa perubahan-perubahan dapat menimbukan perselisihan, dan oleh karena itu dokumen mengenai perubahan harus dicatat dengan hati-hati untuk melindungi kepentingan pemilik
dan kontraktor. Sejalan dengan itu, klaim karena perubahan tersebut harus dengan hati-hati dievaluasi dan dicari jalan keluarnya bagi kedua belah pihak penggugat dan tergugat.
Beberapa hal yang harus diperhatikan jika terjadi perubahan kontrak antara lain: a. Perubahan dapat terjadi karena banyak sebab atau karena merupakan hasil dari
pengurangan dari proyek. Sebab-sebab antara lain:
- Keputusan pemilik untuk melakukan perubahan lingkup pekerjaan.
- Untuk memperbaiki pengurangan, kesalahan dan kelalaian dalam sfesifikasi gambar.
- Untuk mengakomodasi revisi
- Untuk mengakomodasi saran kontraktor atau persyaratan lainnya yang kemudian disetujui oleh pemilik.
b. Perubahan yang dibuat saat yang berbeda digolongkan atas momenklatur yang berbeda sebagai berikut:
- Adendum (Addenda) : perubahan yang dibuat setelah selesainya dokumen yang digunakan untuk lelang dan digunakan atau dinegosiasikan selama proses lelang konstruksi. Perubahan ini inklusif dalam penawaran lelang yang ditawarkan.
- Amandemen (Amandment); perubahan yang dibuat setelah penawaran diterima, atau penawaran harga telah dilakukan tetapi kontrak belum dilakukan/ditandatangani.
- Modifikasi (Modification): perubahan yang dibuat setelah eksekusi kontrak konstruksi.
c. Perubahan dapat dijelaskan dengan revisi terhadap gambar orisinil dan atau sfesikasi teknis atau dengan membuat gambar atau sfesifikasi yang baru.
- Ketika gambar orisinil direvisi, maka gambar yang akan dirubah biasanya dilingkari dan disilang atau ditandai dengan diberi catatan dengan nomor tertentu.
- Ketika gambar baru dibuat yang digunakan untuk mengganti gambar yang direvisi, maka gambar baru harus diberi catatan ”Gambar Revisi”. Gambar asli harus disimpan sebagai referensi. Lembar dan tanggal
perubahan harus dicatat dalam lembar tambahan, dan termasuk juga segala informasi pendukungnya.
- Perubahan sfesifikasi biasanya dibuat dalam lembar perubahan sfesifikasi dengan tanggal dan referensi sebagai nomor revisi. - Proses administrasi perubahan biasanya merupakan sebab dari
perselisihan. Management yang hati-hati harus dikedepabkab dalam pengeluara, penerimaan dan persetujuan perubahan termasuk juga rekord tanggal memegang peranan yang penting bagi semua pihak dalam proses kontrak untuk mencegah terjadinya perselisihan.
6.6 SISTIM KONTRAK
Dalam pekerjaan pembangunan proyek konstruksi pada dasarnya ada 2 jenis (Anonim, 1997) kontrak yang dikenal yaitu: kontrak harga tetap (fixed price contract) dan kontrak berdasarkan biaya tambah jasa (prime cost contract).
Kontrak harga tetap mewajibkan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan hingga selesai sesuai dengan disyaratkan dalam kontrak atas resikonya sendiri terhadap jumlah total biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Perbedaan antara biaya total yang dikeluarkan kontraktor dan biaya yang tercantum dalam kontrak pada akhir pekerjaan merupakan keuntungan (bila biaya total lebih kecil dari biaya dalam kontrak) atau dapat juga menjadi kerugian bagi kontraktor. Kontrak dengan harga tetap dapat berubah selama masa konstruksi (anonim, 1997) untuk penyusuaian terhadap harga bahan, upah atau volume pekerjaan. Tetapi di Indonesia dalam prakteknya, tidak semua kontrak dengan harga tetap mengijinkan perubahan tersebut, terutama pada kontrak dengan pemerintah.
Dalam kontrak harga tetap dikenal 3 jenis kontrak yaitu: 1. Kontrak Lump Sum (Lump Sum Contract)
Pada kontrak lump sum, kontraktor menawarkan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan dengan biaya tetap meskipun terjai perubahan volume pekerjaan. Agar digunakan efektif, kontrak lumpsum harus diperinci dan ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan harus diketahui secara lengkap. Oleh sebab itu gambar-gambar dan sefesifikasi pekerjaan yang akan dilaksanakan harus lengkap sampai rincian terakhir sebelum pelelangan diadakan. Jenis kontrak ini digunakan bila semua detail pekerjaan yang dilaksanakan diketahui dan kemungkinan perubahan sangat kecil. Kontrak lump sum mengijinkan kenaikan sampai suatu batas tertentu yang telah disepakati oleh pemilik pekerjaan dan kontraktor.
2. Kontrak jadwal harga satuan (Schedule of rate contract)
Pada kontrak ini, kontrak menawarkan untuk menyelesaikan berbagai jenis pekerjaan dimana masing-masing pekerjaan mempunyai harga satuan yang tetap dengan volume sesuai dengan yang dikerjakan. Karena itu jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan atau kualitas yang diinginkan harus ditentukan secara jelas. Jumlah sebenarnya dari tiap pekerjaan tidak perlu ditetapkan lebih dahulu. Kontrak ini sering juga disebut sebagai kontrak unit price
3. Kontrak ”daftar Volume” (Bill of Quantity Contract).
Dengan kontrak ini, kontraktor menawarkan untuk menyelesaikan berbagai jenis pekerjaan dengan masing-masing jenis pekerjaan mempunyai harga satuan yang tetap dan volume pekerjaan berdasarkan gambar rencana.
Dalam praktek konstruksi seringkali didapatkan kombinasi dari ketiga jenis kontrak tersebut.
b. Kontrak berdasarkan biaya ditambah jasa.
Jenis kontrak ini mewajibkan pemberi tugas membayar biaya nyata yang dikeluarkan kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan ditambah biaya atas jasa yang dilakukan kontraktor. Kontrak ini sangat jarang dilakukan karena sulitnya mengendalikan biaya yang dikeluarkan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan. Kalaupun digunakan umumnya untuk jenis pekerjaan yang kecil atau sulit sekali menetapkan terlebih dahulu harga satuan/harga lump sum pekerjaan.
Kontrak berdasarkan biaya ditambah jasa dibedakan atas cara menetapkan besarnya biaya atas jasa yang diberikan kontraktor:
1. Biaya atas jasa (fee) yang ditetapkan terlebih dahulu pada jumlah yang tetap.
2. Biaya atas jasa yang besarnya berdasarkan prosentasi biaya nyata yang dikeluarkan oleh kontraktor. Prosentasi ini ditetapkan terlebih dahulu pada suatu nilai yang tetap.
3. Biaya atas jasa yang besarnya berdasarkan prosentasi biaya nyata yang dikeluarkan kontraktor, dimana prosentasi tersebut bervariasi terhadap besarnya biaya nyata. Kontrak jenis tersebut disebut juga target kontrak.
4. Biaya atas jasa ditetapkan berdasarkan suatu formula yang disepakati oleh pemberi tugas dan kontraktor, tetapi berbeda dengan yang telah disebut diatas, misalnya dengan bonus bila jumlah biaya yang dikeluarkan untuk penyelesaian pekerjaan lebih kecil dari yang direncanakan dan dikenakan hukuman (penalty) bila biaya yang dikeluarkan lebih besar dari yang direncanakan.