ORGANISASI PROYEK
5.3 PEMILIHAN STRUKTUR ORGANISASI
Setelah rencana proyek, tahap selanjutnya adalah menyeleksi struktur organisasi proyek, yang akan menjelaskan tentang tanggung jawab personel proyek. Sebelum memilih struktur proyek, tim harus benar-benar memahami perilaku dari pekerjaan yang harus dikerjakan dan persyaratannya. Struktur harus dapat menjelaskan spesialisasi fungsi, perkiraan departemen, standar batasan manajemen, hubungan operasional dan persyaratan produk. Besar kecilnya struktur harus didasarkan pada efektifitas informasi dan proses keputusan.
Organisasi secara tradisional setidaknya menggambarkan (Badiru, 1995) adanya; aliran informasi, pengambilan keputusan, birokrasi, sosial dan struktur sistim. Pengambilan keputusan terkait dengan penanganan kebijakan dan arahan umum dari seluruh proyek. Birokrasi konsern terhadap proses ketertiban administrasi. Yang perlu diperhatikan dengan sungguh-sungguh bahwa proses birokrasi seringkali tidak berhubungan pencapaian tujuan proyek dan justru mengakibatkan bertambahnya waktu penyelesaian proyek.
Bentuk organisasi sangat tergantung kepada beberapa hal misalnya kultur perusahaan, besar kecilnya kegiatan, spesifikasi proyek , dll. Lebih lanjut Kerzner, (2001) mengidentifikasi beberapa faktor yang mempengaruhi dalam memilih bentuk struktur organisasi proyek antara lain:
- Besar kecilnya ukuran proyek - Lamanya proyek
- Pengalaman manajemen dalam organisasi proyek - Philosofi dan visi manajemen
- Lokasi proyek
- Ketersediaan sumber daya - Aspek keunikan dari proyek.
5.4 BENTUK ORGANISASI
Kerzner (2001) mengatakan bahwa organisasi dapat didefinisikan sebagai kelompok manusia yang berkoordinasi dalam suatu aktifitas untuk memenuhi tujuan organisasi. Untuk mengkoordinasikan fungsi masing-masing maka diperlukan komunikasi yang kuat dan saling pengertian yang jernih terhadap hubungan dan saling ketergantungan antar individu. Oleh sebab itu maka struktur organisasi sangat ditentukan oleh faktor teknologi, kompleksitas, ketersediaan sumber daya, produk atau layanan, dll. Berikut ini beberapa bentuk organisasi yang umum dijumpai pada proyek antara lain (diakomodasi dari anonim (1997), Badiru (1997), Kerzner (2001), Barrie (1995), dan Wysocki (2000) sebagai berikut:
5.4.1. ORGANISASI TRADISIONAL
Bentuk organisasi trasional dapat dilihat dalam gambar dibawah ini.
Karakteristik positif dari bentuk tradisional (Badiru, 1995) antara lain; ketersediaan personel yang luas, identifikasi staf teknis, pengelompokan spesialis menurut pengetahuannya, kemungkinan penugasan personel dalam proyek yang berbeda, hirarki supervisi yang jelas, kontinuitas dan konsistensi fungsi pendidikan, kontinuitas karier personel, konsistensi kebijakan departemental, prosedur dan misi. Selain itu sisi negatif dari bentuk tradisional dijelaskan antara lain; tidak seorangpun secara langsung bertanggung jawab terhadap total proyek, tidak terdapat laporan yang jelas terinci dari tingkatan dibawahnya, koordinasi komplek, group fungsional yang kuat akan dapat mengklaim otoritas proyek.
Sementara itu menurut Kerzner (2001) menerangkan keunggulan bentuk tradisional sebagai berikut:
a. Lebih mudah menyusun biaya dan dapat difungsikan sebagai kontrol biaya. b. Lebih mudah dalam mengontrol masalah keteknikan karena:
- Spesialis dikelompokkan berdasarkan pengetahuan dan tanggung jawabnya.
- Personel dapat digunakan dalam berbagai proyek yang berbeda - Semua proyek akan memperoleh manfaat dari teknologi yang terbaru.
GENERAL MANAJER
Directorate A Directorate B Directorate C
Div. A2 Div. A1
Dept. A Dept. B Dept. C
Section 1 Section 2 Directorat level Division Level Department level Section level Gambar 3.1
c. Flexibel dalam penggunaan tenaga kerja
d. Menjamin kontinuitas / disiplin fungsional dari kebijakan, prosedur, dan tanggung jawab kearah bawah mudah didefinisikan dan dimengerti. e. Sangat sesuai dengan aktivitas dengan produksi massal, dengan sfesifikasi
yang tetap.
f. Terjadinya kontrol yang baik, karena setiap orang hanya mempunyai satu atasan.
g. Komunikasi antara atasan dan bawahan terjaga dengan baik. h. Kapabilitas reaksi terhadap masalah cukup cepat.
Kekurangan dari bentuk tradisional antara lain:
a. Tidak terdapat seorangpun yang secara langsung bertanggung jawab terhadap total proyek.
b. Koordinasi menjadi komplek, dan dibutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperoleh persetujuan
c. Keputusan umumnya dibuat oleh group fungsional yang lebih kuat. d. Tidak terdapat perhatian yang penuh terhadap customer
e. Respon terhadap kebutuhan customer lemah
f. Sangat sulit meletakkan tanggung jawab pada titik tertentu.
g. Kurangnya motivati dan inovasi personil, terutama pada level bawah.
h. Ide pengembangan akan sangat tergantung kepada hirarki fungsi, dan sangat lemah terhadap seluruh sistim proyek.
5.4.2. ORGANISASI FUNGSIONAL
Bentuk organisasi yang paling umum adalah organisasi fungsional, dimana personel dikelompokkan berdasarkan dedikasi fungsionalnya. Contoh bentuk organisasi fungsional dapat dilihat pada gambar 5.2.
Keuntungan bentuk organisasi fungsional (Badiru, 1995) antara lain : a. Meningkatkan akuntabilitas personel
b. Garis kontrol dapat terlihat dengan jelas c. Flexibilitas penugasan tenaga kerja d. Mempererat persaudaraan staf teknis
e. Meningkatkan produktifitas dari personel yang terlatih khusus Kerugian dari bentuk organisasi fungsional antara lain:
a. Dapat membagi perhatian antara tujuan proyek dan fungsi bagian b. Dapat terjadi konflik antara tujuan proyek dan fungsi reguler c. Lemah koordinasi antar tanggung jawab proyek sejenis d. Struktur yang berlapi-lapis
Kelemahan yang banyak dibicarakan adalah kurangnya tanggung jawab pada lapisan bawah organisasi. Hal ini terjadi karena perbedaan pandangan terhadap fokus aktifitas antara lapisan atas (manajer) dan lapisan dibawahnya. Manajer terfokus terhadap proyek, sedangkan pekerja fungsional fokus terhadap pekerjaan. Lebih detail Badiru (1995: 79) melihat perbedaan pandangan antara proyek dan fungsional sebagai berikut:
Project concern Functional concern
Bagaimana proyek akan dikerjakan Kapan akan mengerjakan
Mengapa proyek dikerjakan Apakah sumber daya tersedia Bagaimana status proyek
Bagaimana pekerjaan dilaksanakan Dimana pekerjaan akan dilaksanakan Siapa yang akan melaksanakan Bagaimana infut fungsional akan mempengaruhi proyek
Bagaimana proyek akan mempengaruhi organisasi Sumber (Badiru, 1995 : 79) PRESIDENT VP Manufacturin g VP Marketing VP Operation VP Engineering VP PERSONNEL R&D LAB Basic research project Applied research project New technologi Project CIMS Project Capacity planning Material analysis Facility layout New product Advertising Product support Expansion project Work measurement Quality assurance Equipment acquisition Energy conservation Product design Installations Maintenance Equipment testing Gambar 5.2
5.4.3. ORGANISASI BERDASARKAN PRODUK (PRODUCT ORGANIZATION)
Pendekatan lain dalam organisasi proyek adalah dengan menggunakan produk akhir sebagai goal yang juga akan membedakan struktur personel. Ini biasanya merupakan bentuk umum atau bentuk sederhana dari organisasi proyek. Setiap proyek diset untuk menghasikan entitas yang berbeda, dan setiap unitnya akan mempunyai bagian teknik dan administrasi tersendiri.
Organisasi produk sering digunakan dalam proyek yang besar dengan multi produksi. Tidak seperti pada struktur fungsional, struktur ini mempunyai desentralisasi fungsional, yang didasarkan pada spesialisasi keahlian dalam produk. Keunggulan bentuk ini adalah bahwa anggota proyek mempunyai dedikasi yang kuat atau dikelompokkan dalam tujuan khusus tertentu.
Keuntungan struktur produk antara lain (Badiru, 1995) : a. Bentuk struktur yang simpel
b. Kesatuan dari tujuan proyek
c. Lokalisasi kegagalan hanya pada unit tertentu d. Fokus terhadap garis komunikasi
e. Oritas penuh berada pada manajer proyek GENERAL MANAJER
Product A
Manajer Product Bmanajer Product Cmanajer Product Cmanajer
desig
n manufacturing
Gambar 5.3 Struktur organisasi Produk
f. Lebih cepat mengambil keputusan karena merupakan hak penuh manajer proyek
g. Pengembangan keahlian karena terspesialisasi.
h. Peningkatan motivasi, komitmen, dan konsentrasi kerja i. Flexibilitas dalam pengaturan waktu, biaya dan performa. j. Akuntabilitas dari team proyek ke satu boss
Kelemahan sistim organisasi produk antara lain: a. Pandangan personel proyek sempit
b. Alokasi sumber daya yang mutually eksklusif
c. Duplikasi dari usaha dalam proyek yang bebeda atau sejenis d. Monopoli sumber daya perusahaan
e. Konsern terhadap keterlanjutan pasca proyek f. Menghindari/mengurangi diversifikasi keahlian.
5.4.4. STRUKTUR ORGANISASI MATRIK (MATRIX ORGANIZATION
STRUCTURE)
Organisasi matrik adalah pilihan populer dalam manajemen profesional. Organisasi matrik dibentuk dari akuntabilitas dan reponsibilitas multi manajer terhadap fungsi kegiatan. Hal ini dimaksudkan mengkombinasi keunggulan dari struktur organisasi tradisional dan struktur organisasi produk. Organisasi matrik definisikan sebagai (Badiru, 1995) :
Matrix organization is a structure of management that facilitates maximum resorce utilization and increased performance within time, cost and performance constraints.
Pada struktur organisasi matrik, terdapat dua garis komando yaitu horisontal yang vertikal. Garis horisontal berkaitan dengan responsilitas terhadap proyek dan garis pvertikal berkaitan dengan responsibilitas fungsional. Manajer proyek mempunyai tanggung jawab dan akuntabilitas terhadap kesuksesan proyek.
Manajer proyek mempunyai tanggung jawab mencapai dan memelihara unjuk kerja tenaga teknis dari personel proyek. Bentuk dari struktur matrik dapat dilihat pada gambar .5.4.dibawah ini:
Keunggulan dari struktur matrik antara lain (Badiru, 1995): - Interaksi team yang baik
- Konsolidasi terhadap tujuan - Arus informasi yang multilateral - Mobilitas dalam kemajuan pekerjaan
- Membuka kesempatan bekerja dalam berbagai variasi pekerjaan - Efisiensi penempatan sumber daya
- Mengurangi biaya karena pembagian penempatan tenaga kerja. - Kontinuitas fungsi pasca penyelesaian proyek.
- Stimulasi interaksi dengan tim fungsional lainnya Kelemahan dari bentuk matrik:
- Respon matrik terhadap waktu rendah - Operasi setiap organisasi proyek independent
- Potensi konflik yang tinggi dalam penentuan prioritas proyek. - Masalah dengan banyaknya pimpinan
- Struktur yang komplek.