Nama narasumber: Ellen Juniastin Tandoapu
Jabatan: Volunteer Specialist
Fact Finding
Mencari dan mengumpulkan data serta fakta melalui berbagai cara yaitu dengan menganalisis situasi yang sedang terjadi, mengidentifikasikan masalah-masalah, dan mengumpulkan berbagai pendapat serta opini yang diperlukan dalam pencapaian tujuannya.
1. Bagaimana awal mulanya ide fundraising dari special event Becak Terus ini
muncul ? Apa yang melatarbelakanginya?
Scott Thompson beberapa tahun yang lalu pernah melakukan fundraising
bekerjasama dengan YCAB. Meskipun secara hidup dia sudah mapan, namun dia merasa kalau dia belum berbuat banyak dalam hidupnya buat orang lain, jadi dia bikin berlari terus sama becak terus ini.. Nah dia ingin melakukan aksi itu, namun dia ingin di daerah luar Jawa, maka atas berbagai pertimbangan
dipilihlah start Aceh dan finish di perbatasan Jakarta yaitu The Breeze,
Tangerang. Dia juga ingin meningkatkan awareness masyarakat akan isu-isu social terutama pendidikan dengan aksinya ini.
2. Mengapa harus menggunakan becak dan figur seorang Bule yaitu Scott
Thompson yang menjadi aktor dalam aksi amal ini?
Kenapa becak? Karena dia melihat perjuangan masyarakat underprivileged di
Indonesia ini banyak yang berprofesi sebagai tukang becak, dan menurutnya becak dekat dengan masyarakat Indonesia dan symbol sebuah perjuangan. Kenapa figure bule, karen Scott yang melakukan aksi itu adalah seorang WNA, memberi sign juga kepada masyarakat bahwa seorang WNA saja peduli, masa kita tidak.
Mencari informasi mungkin ya, kita identifikasi pihak-pihak yang akan diajak kerjasama seperti sponsor dan donatur, lalu mencari informasi tentang komunitas yang bisa diajak kerjasama juga. Informasi tentang perizinan ke pemda juga dilakukan. Persiapan sekitar bulan Mei-Agustus.
32.Bagaimana kegiatan perancangan format acara Becak Terus?
Kalau pas awal-awal ada omongan dengan tim Scot itu sekitar bulan April-Mei 2015, lalu eksekusi sekitar Agustus-Oktober
33.Siapa saja key informants yang dijadikan sebagai sumber informasi dalam
mengumpulkan data terkait keperluan special events?
Waktu itu yang lebih banyak mencari informasi dan berbagai hal itu dari tim komunikasi yaitu Ester, lalu untuk koordinasi berbagai hal, lalu Bu Moni juga jadi saluran untuk informasi kita.
34.Adakah forum atau komunitas yang diikutsertakan dalam kegiatan? Bagaimana
penentuan komunitas tersebut dana apa saja pertimbangannya?
Kalau forum yang diajak bekerjasama lebih ke forum online mungkin ya? Seperti KitaBisa dot com, lalu komunitas seperti 3 yayasan lainnya yaitu wisma
chesire, yayasan puspita, dan, lalu komunitas sports seperti Technobike dan
Indorunner
35.Adakah tokoh-tokoh yang ditunjuk oleh organisasi sebagai orang yang bertugas
untuk survei secara langsung ke masyarakat? Hal-hal apa saja yang diperoleh? Tim advanced, seperti Bu Moni, Kak Erna dan tim General Affair. Mereka audiensi dengan pemda berbagai daerah yang dilewati, pendekatan ke polsek, polda, polres untuk membantu kita mengawal pas acara.
36.Adakah tokoh-tokoh diluar organisasi yang ditunjuk sebagai dewan/komite
dalam kegiatan ini? Misalnya sebagai penasihat dalam kerjasama dengan organisasi kita.
Tidak ada sepertinya, karena tertinggi itu Pak Farhan sebagai project director
Planning and Programming
Perincian secara teratur dan berurutan tentang langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam suatu acara untuk mencapai tujuan tertentu.
37.Apa tujuan dari pelaksanaan event Becak Terus? Jelaskan secara detail.
Tujuannya memang melakukan fundraising untuk 4 yayasan yang terpilih, lalu
menumbuhkan kesadaran masyarakat akan isu-isu social yang ada di sekitar kita.
38.Bagaimana indikator keberhasilan dari event Becak Terus ini?
Yang pertama Scott berhasil melewati 7 provinsi dalam waktu yang ditentukan, lalu kita melihat banyak tidaknya publik yang terlibat, entah dia sebagai pendonor, share informasi di media social, ataupun yang hanya sekadar tahu dan menanyakan. Lalu kita memiliki target donasi ya, namun ini tidak dijadikan patokan yang mutlak.
39.Siapa publik yang ingin dibidik pada aksi Becak Terus?
Seluruh masyarakat tanpa terkecuali, orang-orang yang selama ini kurang peduli dengan isu-isu sosial.
40.Bagaimana menetapkan panitia event ? Jelaskan tupoksi secara detail.
Kami membentuk tim per divisi. Jadi masing-masing memang sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing, misalnya yang mengurus logistic dan peralatan
itu tim general affair, bendahara itu tim finance, kalau tim kerja itu ada dari
rumah belajar, koperasi, dan partnership and communication sendiri
41.Bagaimana penentuan waktu dan tanggal kegiatan? Apa pertimbangan yang
dimiliki saat menetapkan waktu dan tanggal tersebut?
Kalau waktu dan tanggal kegiatan, lebih banyak disesuaikan dengan pihak Scott, kita lebih banyak memberikan saran saja. Namun, Scott sendiri memang konsisten, ketika dia memiliki ketetapan ini, maka dia akan menjalankan ini, dia memiliki target 20 hari, maka dia menjalankannya sesuai dengan itu. Berbagai pertimbangan misalnya kesiapan dari Pak Scott sendiri, seperti kondisi fisik dan mental, kesiapan teknis seperti kendaraan yaitu Becaknya, lalu menyesuaikan dengan cuti yang diambil Pak Scott.
42.Bagaimana penentuan lokasi event? Apa pertimbangan yang dimiliki saat
menetapkan lokasi event?
Penentuan lokasi memang sudah ditetapkan bahwa start dimulai dari Museum Tsunami Aceh, dipilih karena tempat tersebut merupakan tempat bersejarah
bagi masyarakat Aceh yang memang salah satu alasan dibalik fundraising ini
adalah karena terinspirasi oleh perjuangan mereka, lalu penutupan atau Welcome Home dilakukan di The Breeze, BSD karena memang di Jakarta sendiri tidak boleh dilewati becak jadi kita memilih perbatasan Jakarta.
43.Hal-hal apa saja yang dipersiapkan Scott Thompson dalam mengahadapi event?
Fisik dan mental ya pastinya, lalu teknis yaitu kendaraan yang dia pakai.
44.Fasilitas komunikasi, publikasi apa saja yang mendukung dalam aksi Becak
Terus ?
Internet, disitu kita sering menggunakan email, lalu by phone dengan aplikasi
whatsapp group. Becak Terus juga punya website dan juga social media untuk membantu kita saat publikasi.
45.Bagaimana konsep perancangan pasca event Becak Terus dilakukan?
Karena di DKI Jakarta ada larangan becak masuk, jadi ya kita menggeser di
perbatasan yaitu di The Breeze, BSD Tangerang Selatan, disana Scott diiringi
oleh komunitas pelari dan speda yang kita ajak kerjasama dan juga disambut
oleh seluruh yang terlibat pada event Becak Terus ini seperti sponsor,
anak-anak Rumah Belajar, lalu yayasan-yayasan lain penerima manfaat.
46.Adakah keunikan yang ingin dijadikan pembeda bagi aksi fundraising Becak
Terus?
Fundraisernya bule, sudah settled atau mapan, namun masih memiliki hati untuk peduli sama Indonesia terutama di bidang pendidikan, dan juga dari ide sudah unik, kemungkinan untuk ditiru sangat sedikit.
47.Bagaimana rancangan keuangan pada special event Becak Terus?
Disini yang terlibat dalam perancangan keuangan Tim finance bersama Bu Moni.
48.Bentuk komunikasi apa yang dipersiapkan untuk mengajak publik eksternal sepeti masyarakat untuk ikut terlibat?
Pendekatan lewat dunia online kali ya, seperti misalnya kampanye lewat media social yang kita miliki, dan juga website Becak Terus. Lalu kita juga kerjasama
dengan beberapa public figure untuk membantu mensosialisasikan event ini.
Lalu lewat pemberitaan di TV dan koran.
Communicating
Melakukan berbagai aksi atau tindakan nyata yang disesuaikan dengan planning
dan programming yang telah ditetapkan sebelumnya.
49.Bagaimana pengkoordinasian terhadap panitia selama jalannya event?
Kita selalu ada weekly meeting, untuk membahas perkembangan event Becak
Terus ini seperti apa, lalu untuk komunikasi lebih cepat dengan tim di lapangan,
kita menggunakan whatsapp group juga dan email. Kalau misalnya tim
lapangan terkendala sinyal internet, kami langsung menelpon mereka saat itu.
50.Bagaimana kegiatan yang dilakukan oleh Scott Thompson dalam aksi Becak
Terus ini?
Beliau mengunjungi penerima manfat YCAB yaitu siswa-siswi di Rumah Belajar di berbagai kota jika kebetulan dilewati, lalu liputan atau diwawancarai wartawan di kota.
51.Apa kendala yang dihadapi selama event berlangsung? Bagaimana cara
mengatasinya?
Waktu penyambutan Scott di The Breeze BSD, kita berencana membiuat
konsep Scott naik becak dibelakangnya diikuti runner, kita mengajak kerjasama komunitas pelari, namun yang datang tidak sesuai target yaitu hanya sekitar 200an pelari. Ini adalah pertama kalinya kita bekerjasama dengan komunitas sport, jadi kita akui banyak misskomunikasi disitu, seperti misalnya pemberian tanda buat para pelari di tiap pos yang menurut mereka kurang jelas, jadi banyak
banget runner yang akhirnya kita jemput gara-gara hampir nyasar, dan mereka
52.Adakah kegiatan yang terjadi diluar perencanaan?
Mungkin ya itu tadi, menjemput para runner yang hampir nyasar karena kita
kasih tanda di tiap posnya belum terlalu jelas.
Evaluating
Penilaian terhadap apa yang telah dilakukan dari tahap pertama dan tahap-tahap berikutnya, apakah proses-proses yang dilalui tersebut telah dilakukan secara baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
53.Apakah tujuan awal dari aksi fundraising Becak Terus sudah tercapai?
Menurutku sudah, dilihat dari berbagai aspek seperti kepedulian masyarakat
selama event yang antusias, baik mereka berdonasi maupun aktif di social
media Becak Terus, lalu jumlah donasi memang tercapai bahkan diluar ekspektasi, tapi yang paling penting awareness masyarakat untuk peka
terhadap isu-isu sosial menjadi lebih baik, dilihat dari antusiasmenya tadi dan semoga terus berlanjut.
54.Adakah keberhasilan lain yang dicapai dari special event Becak Terus diluar
perencanaan?
Oh ada, jadi kita akhirnya memecahkan Guiness World Record mengayuh
becak terjauh. Ini juga kebanggan buat Indonesia karena merupakan event
fundraising yang pertama kali masuk Guiness World Record dengan cara yang unik.
55.Adakah hal-hal diluar prediksi yang terjadi pada saat event Becak Terus
berlangsung?
Mungkin ya itu tadi, kesalahan direction untuk para runner pada saat
penyambutan Scott, lalu akhirnya kita bisa memecahkan Guiness World Record
yang memang sebenarnya sudah kita rencanakan, namun kita tidak prediksikan berhasil. Lalu kita gak pernah nyangka kalau Scott memiliki hati yang sangat lembut, karena ketika penyambutan ada sesi dimana anak-anak Rumah Belajar bernyanyi, lalu beliau menangis. Kita tidak menyangka beliau bisa begitu terharu.
Kekompakan, karena yang yang ditunjuk sebagai panitia untuk terlibat
langsung mereka benar-benar menomorduakan kerjaannya untuk event ini,
mereka tahu ini event untuk anak-anak bangsa, dan mereka benar-benar
mencurahkan tenaga dan pikirannya untuk kesuksesan acara ini.
57.Apa kekurangan dari event Becak Terus yang terjadi diluar perencanaan?
Bagaimana perbaikan yang akan dilakukan terhadap event selanjutnya?
Kita kurang cepat dalam penentuan panitia dan pembagian tugas. Seperti misalnya tim dengan anggota ini ditunjuk sebagai apa dan semestinya punya tanggung jawab apa. Kedepannya kita harus lebih siap dan cepat dalam pembagian tugas dan fungsi agar tidak tumpang tindih pekerjaan.
Draft Wawancara 4
Nama narasumber: Moni Rejeki
Jabatan: Chief Administrative Officer
Fact Finding
Mencari dan mengumpulkan data serta fakta melalui berbagai cara yaitu dengan menganalisis situasi yang sedang terjadi, mengidentifikasikan masalah-masalah, dan mengumpulkan berbagai pendapat serta opini yang diperlukan dalam pencapaian tujuannya.
1. Bagaimana awal mulanya ide fundraising dari special event Becak Terus ini
muncul ? Apa yang melatarbelakanginya?
Awal mulanya begini, Scott adalah sahabat lama YCAB yang awalnya memang menghubungi Ketua YCAB, Ibu Veronica Colondam lewat email, beliau
mengutarakan keinginannya untuk mengadakan fundraising dengan YCAB,
karena beliau memang memililki skill di bidang sport dan pada tahun 2012
inisiasi mau berlari dari Bali sampai Jakarta. Nah, mulailah pada tahun 2015 lalu, Beliau datang kembali ke kita, beliau ingin bekerjasama lagi dengan kita, yaitu ingin mengayuh becak dari Banda Aceh menuju Jakarta. Sebenernya idenya datang dari Scott Thompson, karena dia memang ingin membuat sesuatu
yang memiliki impact yang lebih besar, karena nanti hasilnya akan lebih banyak
untuk dibagikan kepada penerima manfaat nantinya yaitu anak-anak Rumah Belajar.
2. Mengapa harus menggunakan becak dan figur seorang Bule yaitu Scott
Thompson yang menjadi aktor dalam aksi amal ini?
Karena memang awalnya dari Pak Scott, dan beliau warga negara Skotlandia. Sebab becak adalah salah satu alat tradisional tertua di Indonesia terutama, lalu becak itukan kendaraan tricycle ya, dan identik dengan Jakarta juga. Nah itu sih awal mulanya, kenapa becak, karena identik dengan Indonesia
Pesannya sebenarnya sederhana, terinspirasi dari salah satu klien koperasi kita di Tangerang Selatan yang suaminya merupakan tukang becak, namun beliau mampu menghidupi keluarganya sampai anaknya bisa berkuliah, becak yang tadinya kendaraan yang dianggap kendaraan remeh ternyata mampu memberi penghidupan bagi sebuah keluarga, bahkan bisa menyekolahkan anaknya hingga tinggi, becak tersebut merupakan symbol kerja keras.
4. Riset apa saja yang dilakukan sebelum penyelenggaraan event? Berapa lama?
Kami mencari informasi melalui pemda salah satunya, karena Pak Scott kan akan melewati sekitar 6-7 provinsi, kan belum tentu di salah satu provinsi memperbolehkan becak untuk masuk kawasannya, contohnya DKI Jakarta, waktu itu kita tidak mendapatkan izin dari Gubernur DKI Jakarta untuk memasuki balai kota, maka acara penyambutan Pak Scott dilakukan di perbatasan Jakarta yaitu BSD, Tangerang. Tentunya kita melakukan banyak koordinasi dengan polisi, pemda, namun tentunya ini bukan hal yang mudah. Pastinya begitu banyak pertanyaan, seperti misalnya “inikan WNA lho?”, kenapa YCAB mendukung seorang WNA?”, “Nanti kalau terjadi sesuatu dengan Mr Scott lalu siapa yang mau menanggungnya?”, lalu kita memberikan pengertian kepada pemda dan polisi setempat bahwa segala sesuatunya akan di cover oleh Scott Thompson sendiri. Selebihnya untuk berkaitan dengan media komunikasi ada tim komunikasi yaitu Ester dan Gerry yang berperan.
5. Bagaimana kegiatan perancangan format acara Becak Terus?
Yang pasti kami koordinasi dengan tim YCAB yang terlibat dan Pak Scott
tentang segala sesuatunya, mulai dari kcik off akan seperti apa dan dimana, lalu
rute yang beliau akan tempuh, lalu ada plan cadangan, dan juga membuat rancangan untuk penyambutan Pak Scott
6. Siapa saja key informants yang dijadikan sebagai sumber informasi dalam
mengumpulkan data terkait keperluan special events?
Yang pasti seluruh tim menjalankan fungsinya masing-masing. Seperti tim
komunikasi yaitu Ester dan Gerry bertanggungjawab dalam publikasi event ini
partnership bertanggungjawab untuk pendekatan kepada sponsor dan orang-orang di Rumah Belajar untuk acara penyambutan, Kak Erna dan tim GA juga
kerjasama mengurus perizinan event, karena memang tidak mudah untuk
mengurus perizinan apalagi untuk di beberapa provinsi yang nanti akan dilewati.
7. Adakah forum atau komunitas yang diikutsertakan dalam kegiatan? Bagaimana
penentuan komunitas tersebut dana apa saja pertimbangannya?
Ada, waktu kepulangan Scott ke daerah perbataan Jakarta Raya, kami mengengage bebrapa komunitas pelari dan sepeda, istilahnya untuk memberikan apresiasi juga kepada Scott Thompson, dan komunitas juga menyambutnya dengan baik
8. Adakah tokoh-tokoh yang ditunjuk oleh organisasi sebagai orang yang bertugas
untuk survei secara langsung ke masyarakat? Hal-hal apa saja yang diperoleh? Survey ke masyarakat sih enggak, tapi kami mengumpulkan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh tim YCAB dengan pembagian tugas tadi, tim komunikasi bertanggungjawab atas kerjasama publikasi dengan media apa saja, lalu tim partnership bertanggungjawab untuk kerjasama dengan sponsor mana saja, dan Tim General affair bersama Kak Erna dari partnership mengurus hal-hal yang menyangkut government seperti perizinan.
9. Adakah tokoh-tokoh diluar organisasi yang ditunjuk sebagai dewan/komite
dalam kegiatan ini? Misalnya sebagai penasihat dalam kerjasama dengan organisasi kita.
Kalau diluar YCAB tidak ada, karena meskipun kami bekerjasama juga dengan beberapa yayasan lainnya, namun segala sesuatunya dikoordinasikan dengan Ibu Veronica pimpinan YCAB dan Bapak Farhan , istilahnya sebagai penanggungjawab tertinggi
Planning and Programming
Perincian secara teratur dan berurutan tentang langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam suatu acara untuk mencapai tujuan tertentu.
Tujuannya adalah karena Scott memang ingin membuat sesuatu dengan impact yang lebih besar, dan juga karena nanti hasilnya akan bisa lebih banyak untuk dibagikan kepada penerima manfaat nantinya yaitu anak-anak Rumah Belajar dan yayasan-yayasan lain yang juga menjadi penerima manfaat. Lalu tentunya menumbuhkan kesadaran pada masyarakat akan pentingnya saling tolong-menolong, membantu orang lain yang mungkin kurang beruntung.
11.Bagaimana indikator keberhasilan dari event Becak Terus ini?
Ditetapkan, pokoknya dalam waktu 20 hari Mr Scott sudah harus sampai di Jakarta Raya, karena kita juga sudah publish dimana-mana, 20 hari mengayuh becak menempuh jarak 2000 sekian melewati 7 provinsi, terlepas dari saat itu memang kabut asap di Sumatera dan sekitarnya
12.Siapa publik yang ingin dibidik pada aksi Becak Terus?
Secara khusus tidak ada, namun awareness ditujukan bagi seluruh masyarakat
untuk mengajak masyarakat juga melakukan kebaikan seperti yang sudah Pak Scott rintis,
13.Bagaimana menetapkan panitia event ? Jelaskan tupoksi secara detail.
Yang pasti kita mengajak seluruh tim partnership dan komunikasi pastinya,
karena inikan istilahnya bagian event niasanya untuk dikelola tim tersebut, lalu
untuk bagian tim diluar partnership dan komunikasi, biasanya kita meminta
kesediaannya melalui atasannya dulu, kalau diizinkan maka akan kita dekati
untuk bergabung, namun jika ada project lainnya, maka kita gak akan
mengganggu. Meeting sih berkala, namun karena banyak kesibukan di luar
event Becak Terus juga masih banyak seperti operasional harian yang harus kita
lakukan, maka meeting biasanaya kita lakukan pas menjelang event
penyambutan lebih banyak, selebihnya dikomunikasikan melalui email ataupun
whatsapp grup.
14.Bagaimana penentuan waktu dan tanggal kegiatan? Apa pertimbangan yang
dimiliki saat menetapkan waktu dan tanggal tersebut?
Kami koordinasi dengan pak Scott pastinya, karena inikan menyangkut kesiapan fisik beliau dan juga waktu cuti yang beliau ambil dari kantor, dan
untuk pertimbangan lokasi kami yang mengusulkan, otomatis kami negosiasi dan menghasilkan kesepakatan dengan Pak Scott
15.Bagaimana penentuan lokasi event? Apa pertimbangan yang dimiliki saat
menetapkan lokasi event?
Kita sepakat bahwa start dari Museum Tsunami Aceh, awalnya karena memang Pak Scott terinspirasi dengan perjuangan masyarakat Aceh yang bisa
bangkit dari keterpurukan pasca tsunami, dan untuk welcome home kami
melakukannya di perbatasan Jakarta Raya tepatnya di Tangerang Selatan, The
Breeze, lokasi tersebut memnag sudah biasa digunaka sebagai tempat event, karena di Jakarta ada larangan juga dari pemerintah untuk becak masuk kesana.
16.Hal-hal apa saja yang dipersiapkan Scott Thompson dalam mengahadapi event?
Tentunya fisik beliau ya, beliau lebih banyak olahraga, karena di Sumatera sekitarnya juga saat itu sedang dilanda kabut asap, jadi pasti akan sangat menguras tenaga dan bisa mengganggu kesehatannya, maka dia memastikan bahwa kondisinya benar-benar fit untuk melakukan aksi ini.
17.Fasilitas komunikasi, publikasi apa saja yang mendukung dalam aksi Becak
Terus ?
Blog, website, lalu media sosial baik YCAB dan Becak Terus, lalu kita sendiri
koorsinasi lebihbanyak menggunakan whatsapp, telepon dan email.
18.Bagaimana konsep perancangan pasca event Becak Terus dilakukan?
Yang pasti kami melibatkan beberapa komunitas sepeda dan pelari tadi, lalu donatur-donatur yang mendonasikan sejumlah dana, jadi para donatur bisa melihat dan percaya bahwa dana yang didonasikan dipercayakan kepada satu orang ini, yaitu Pak Scott, yang telah melintasi 7 provinsi melewati kabut asap dan lain sebagainya, lalu juga beberapa yayasan lain yang menerima benefit ini.
19.Adakah keunikan yang ingin dijadikan pembeda bagi aksi fundraising Becak
Terus?
Tentunya ada, fundraising ini dilakukan oleh warga negara asing, yaitu warga
negara Skotlandia, menggowes becak melintasi 7 provinsi melewati kabut asap
ini juga masuk di Guiness World Record, satu-satunya di Indonesia event fundraising dengan cara menggowes becak dengan jarak terjauh yaitu 2000km lebih, dalam waktu 20 hari.
20.Bagaimana rancangan keuangan pada special event Becak Terus?
Kalau selama perjalanan, untuk kebutuhan pribadi Pak Scott, beliau sendiri yang ingin memenuhinya dan tidak ingin merepotkan orang lain, dari mulai bensin hingga makanan, beliau yang menanggung. Namun, kami juga tidak bisa tinggal diam, beliau sudah membantu sepenuhnya dengan apa yang dia miliki.