METODOLOGI PENELITIAN
2. House of Learning and Development (HoLD)
4.2 Hasil Analisis Data
4.2.3 Proses Komunikasi (Communicating) Konsep Kinerja Public relations
Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom
Proses communicating adalah tahap pelaksanaan komunikasi. PR
mengaplikasikan berbagai perencanaan dan penyusunan yang telah dibuat sebelumnya saat acara. PR juga secara terperinci melakukan berbagai teknik dan strategi yang sebelumnya telah ditetapkan pada saat perencanaan. Bagaimana. Informan menjelaskan tentang bagaimana proses koordinasi pada
yang diungkapkan Ellen, “Kita selalu ada weekly meeting, untuk membahas
perkembangan event Becak Terus.”39Yang pertama, mendekati event hingga
event berlangsung selalu didakan meeting dan weekly meeting. Dalam kegiatan tersebut seluruh panitia berkumpul dan membahas tentang perkembangan acara, dan berbagai hal yang membutuhkan diskusi terkait event yang sedang berlangsung.
Meeting sangat diperlukan, karena banyak hal dapat diputuskan dalam
meeting, menurut penulis, meeting dimaksudkan agar kita bisa berdiskusi
tentang segala hal, memperoleh pendapat dari berbagai pihak, sebelum dilakukan putusan atas permasalahan tersebut. Seperti yang Kesrul
kemukakan tentang meeting adalah suatu pertemuan atau persidangan yang
diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi,
perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan
profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerjasama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi,
hubungan kemasyarakatan.40 Selain melalui meeting, koordinasi antara tim
lapangan dan tim di Jakarta juga dilakukan via internet melalui email dan
media sosial seperti whatsapp, “Kita berkoordinasi menggunakan kombinasi,
email dan whatsapp, karena biar responnya cepat, ada whatsapp group dimana
39 Transkrip wawancara dengan Ellen Juniastin Tandoapu, hari Jumat 5 Agustus 2016, di Yayasan Cinta Anak Bangsa Jl. Surya Mandala, Sunrise Garden 1 No. 8D, Jakarta Barat, pukul 14.00 WIB
40
sehari-hari kita menginformasikan hal-hal yang terjadi di lapangan, dan untuk
menginformasikan hal-hal yang kita perlukan segala macam”41, ujar Gerry.
Penulis melihat bahwa pemanfaatan teknologi oleh PR YCAB sangat baik dalam mendukung semua aktifitas yang dilakukan. Semua Informan
bersepakat bahwa email dan media sosial yaitu whatsapp sangat penting
dalam proses koordinasi antarpanitia selama acara. Email adalah surat
elektronik yang dikirim dengan menggunakan internet, seperti layaknya surat
biasa email dapat ditujukan ke perorangan dan kelompok.42. J.Com
menjelaskan bahwa email berfungsi untuk memberikan update informasi
secara formal terkait hal-hal pada saat event kepada perorangan atau seluruh
anggota secara bersamaan. Sedangkan media whatsapp digunakan untuk
berkomunikasi secara cepat dengan tim, WhatsApp adalah sebuah aplikasi
pengiriman pesan gratis yang menggunakan koneksi internet dalam pengoperasiannya, aplikasi ini bisa diunduh pada berbagai ponsel pintar, hal
ini senada dengan pernyataan Hindu, WhatsApp is an application available on
the new generation of smart phones like IPhone, Android, Blackberry and Nokia mobile phones that allows users to send text messages to each other for free. Users are not charged for a text sent through WhatsApp.43 Hal ini bukan tanpa alasan, sebab dengan fitur grup yang ada di dalamnya penulis
41
Transkrip wawancara dengan Gerry C. Joeng, hari Jumat 5 Agustus 2016, di Yayasan Cinta Anak Bangsa Jl. Surya Mandala, Sunrise Garden 1 No. 8D, Jakarta Barat, pukul 11.30 WIB
42
J. Com. 2009. Jago Internet dari Nol Hingga Mahir. Yogyakarta: Multicom
43
H. Hindu. 2011. WhatsApp Comes to The Rescue. Features/Education Plus ’Education Plus Journal, vol.3, pp.23-26.
mengasumsikan bahwa ini memang memungkinkan seluruh panitia dapat terkumpul pada suatu ruang online sehingga pesan dapat langsung tersampaikan dan dapat diketahui oleh semua yang tergabung di dalam grup secara cepat. Sehingga inilah yang membuat anggota PR memilih aplikasi tersebut.
Koordinasi antar tim, strategi PR yang dilakukan pada saat acara juga meliputi bagaimana tentang kegiatan PR YCAB dalam menjalin kooordinasi dengan publik eksternal seperti misalnya awak media, serta kegiatan komunikasi yang dilakukan dengan masyarakat melalui media sosial. Seperti yang diungkapkan oleh Ester,
“Jadi ketika misalnya Scott akan melewati kota A, kita langsung
menghubungi kontaknya mereka yang sebelumnya sudah kita hubungi
lewat email bahwa nanti rencananya Scott melewati wilayah mereka, kalau
misalnya mau interview bisa kontak ke Jakarta atau PIC yang ada di
lapangan yaitu Gerry. Misalnya hari itu Scott akan melewati Jambi, maka media yang di Jambi bisa janjian untuk ketemuan dengan kita, kurang lebih seperti itu.”44
Informan menuturkan bahwa komunikasi dengan awak media atau wartawan dilakukan ketika Scott akan tiba di salah satu kota yang merupakan tempat dimana media lokal tersebut berada. Seperti misalnya, Informan telah membuat kerjasama dengan media lokal di Jambi sebelumnya untuk meliput ketika Scott tiba di Kota Jambi. Maka, ketika Scott akan tiba di Jambi, informan akan mengabari media lokal tersebut dan memberikan informasi
agar bisa mengatur lokasi interview. Hal tersebut juga dikoordinasikan
44 Transkrip wawancara dengan Ester Widyastuti, hari Jumat 5 Agustus 2016, di Yayasan Cinta Anak Bangsa Jl. Surya Mandala, Sunrise Garden 1 No. 8D, Jakarta Barat, pukul 10.00 WIB
langsung dengan informan yang berada di lapangan menemani Scott yaitu Gerry. Hingga akhirnya sesuai tempat dan waktu yang telah ditetapkan
dilakukan interview.
Penulis juga mengamati bahwa pengemasan informasi melalui media
sosial oleh informan yang merupakan seorang social media specialist yaitu
Gerry juga diperhatikan. Ia yang juga mendampingi Scott di perjalanan menjadi penghubung untuk memberikan informasi kepada tim di Jakarta sekaligus memperbarui informasi pada media sosial YCAB dan Becak Terus setiap harinya dan mengatur informasi yang disebarkan melalui media sosial juga.
Media sosial yang digunakan antara lain Instagram, facebook, twitter. Cara
mengemas pesan menjadi sebuah informasi yang menarik bagi netizen sangat
dibutuhkan. Kualitas publisitas sangatlah bergantung bagaimana event tersebut
dilaksanakan dan dapat menciptakan hasil yang baik dan bermanfaat serta menimbulkan inspirasi bagi orang lain.
“Angle komunikasinya kita mengambil Scott sebagai main figure, dan
menceritakan dengan ambil beberapa hal atau kriteria yang orang can be
inspired, kayak misalnya foto-foto ketika capek tapi pantang menyerah. Di mana pada saat itu juga kabut dan dia terus menggowes becak. Itu yang ingin dibagi kepada orang-orang bahwa merekapun bisa jika mereka memiliki tekad dan niat. Jadi angle komunikasinya diharapkan gak hanya
pas acara ini aja tapi di kemudian hari mereka bisa do something more.”45
Penulis mengapresiasi dalam hal ini, dimana emang terlihat salah satu postingan foto yang diambil secara acak merupakan jenis foto atau video yang menggambarkan sifat humanis dimana menonjolkan sisi kerja keras, pantang menyerah dari sebuah objek. Seperti misalnya foto saat Scott sedang mengayuh becak di tengah kabut asap di daerah Sumatera. Hal ini memang memiliki pesan tersirat kepada masyarakat agar bisa memiliki semangat seperti Scott untuk
45 Transkrip wawancara dengan Gerry C. Joeng, hari Jumat 5 Agustus 2016, di Yayasan Cinta Anak Bangsa Jl. Surya Mandala, Sunrise Garden 1 No. 8D, Jakarta Barat, pukul 11.30 WIB
Gambar 4.7 Salah satu bentuk postingan media sosial yang dibuat oleh Social Media Specialist untuk menggambarkan sifat humanis dan perjuangan Scott. Sumber: Instagram YCAB
melakukan sesuatu yang lebih dan bermanfaat bagi sesamanya di kemudian hari. Gaya bercerita pada konten di media sosial tersebut merupakan salah satu strategi yang cukup baik bagi sebuah LSM dalam menceritakan tentang organisasinya.
Begitu banyak sejarah yang diceritakan secara verbal, namun di era
digital seperti sekarang ini, Public relations dituntut untuk memiliki
kemampuan menyampaikan informasi melalui konten pada media sosial, terutama PR pada organisasi non profit seperti YCAB. Berdasarkan jurnal yang
dikeluarkan oleh American Society for Information Science and Technology
pada tahun 2013, meneliti bagaimana NGO memanfaatkan media sosial untuk memberikan pengetahuan tentang organisasinya kepada khalayak melalui cerita,
“Today, digital media also play important roles in storytelling within and outside of organizational contexts…Qualitative interviews with 16 staff members working in a range of NPO (Non-Profit Organization) environments (such as health, library and social services organizations) were conducted. The findings point to the value of storytelling for sharing the organization's mission, for monitoring the NPOs reach into the community, and as a mechanism for gathering knowledge from clients and other key stakeholders.”46
Saat ini media digital memainkan peran penting dalam penceritaan bagaimana luar dan dalam organisasi kita. Wawancara kualitatif telah dilakukan dengan 16 anggota staff yang bekerja pada lingkungan organisasi nonprofit (seperti organisasi kesehatan, perpusatakaan, dan pelayanan sosial). Poin-poin
46
Lisa M. Given, Eric Forcier, Dinesh Rathi. 2013. Social media and community knowledge: An ideal partnership for non-profit organizations. Volume 50, Issue 1 by American Society for Information Science and Technology
yang ditemukan adalah manfaat bercerita untuk menyebarkan misi organisasi, mengawasi pencapaian organisasi nonprofit pada komunitas, dan sebagai mekanisme dalam mengumpulkan pengetahuan dari berbagai klien dan
stakeholders lainnya. Dalam pelaksanaan event dan selama koordinasi
berlangsung, tak jarang ditemui beberapa kendala yang terjadi. Beberapa diantaranya adalah kesulitan dalam memperbarui informasi untuk dibagikan kepada media dengan keinginan yang berbeda-beda, seperti ungkapan Ester,
“Kendalanya sih lebih kearah kayak banyak media partners, tentunya masing-masing dari mereka punya berbagai kepentingan dan tentunya punya ekspektasi masing-masing, kayak misalnya ada yang pengen nyetop Scott
dan wawancara, karena kan banyak banget medianya, lalu kita harus feed
them with updates yang terbaru, jadi ya harus ekstra kerja keras untuk itu.”47
Informan yang merupakan seorang media specialist menyatakan bahwa
salah satu kesulitan yang ditemukan adalah mengkoordinasikan media partner
yang memiliki berbagai kepentingan dan tujuan untuk pemberitaan acara ini.
Seperti misalnya setiap melewati kota yang diagendakan untuk interview,
disana begitu banyak media partner dan menunggu, yang harus dipersiapkan
adalah bagaimana memberikan suatu informasi terbaru dari acara tersebut, jadi PR dituntut untuk memiliki pengetahuan lebih dalam terhadap acara sehingga siap dalam memberikan informasi yang diinginkan oleh berbagai media tersebut. Kendala yang terjadi berikutnya berasal dari kurangnya pendekatan terhadap publik eksternal yang diajak bekerjasama saat acara penyambutan,
47
Transkrip wawancara dengan Ester Widyastuti, hari Jumat 5 Agustus 2016, di Yayasan Cinta Anak Bangsa Jl. Surya Mandala, Sunrise Garden 1 No. 8D, Jakarta Barat, pukul 10.00 WIB
yaitu komunitas sport pelari dan pesepeda. Salah satunya penjelasan dari Erna seperti berikut,
“Waktu penyambutan Scott di The Breeze BSD, kita berencana membuat
konsep Scott naik becak dibelakangnya diikuti runner, kita mengajak
kerjasama komunitas pelari, namun yang datang tidak sesuai target yaitu hanya sekitar 200an pelari. Ini adalah pertama kalinya kita bekerjasama dengan komunitas sport, jadi kita akui banyak misskomunikasi disitu, seperti misalnya pemberian tanda buat para pelari di tiap pos yang menurut
mereka kurang jelas, jadi banyak banget runner yang akhirnya kita jemput
gara-gara hampir nyasar, dan mereka komplain akan hal tersebut.”48
Penulis melihat bahwa proses pencarian fakta atau informasi yang dilakukan oleh PR YCAB belum terlalu maksimal dalam hal ini. Sehingga PR kurang mengenal karakteristik komunitas yang mereka ajak bekerjasama. Hal tersebut sangat disayangkan, mengingat komunitas-komunitas yang diajak bekerjasama oleh PR dapat menjadi suatu daya tarik bagi organisasi di mata masyarakat yang menyukai olahraga sepeda dan lari. Komunitas sendiri tentunya mempertimbangkan hal-hal sebelum mereka pada akhirnya tertarik
untuk menjadi partner dalam suatu event. McCartney juga menjelaskan bahwa
salah satu hal yang menjadi pertimbangan bagi komunitas untuk ikut
bekerjasama adalah Appreciation of arts and sports yaitu event budaya, seni
dan olahraga mempunyai peluang untuk menginspirasi mereka49. Dalam hal ini
Scott yang berlatar belakang memiliki kemampuan fisik dalam olahraga lari mencoba untuk mengayuh becak yang juga hampir mirip dengan mengayuh sepeda melakukan aksi amal melintasi 7 provinsi. Bukan tidak mungkin salah
48
Transkrip wawancara dengan Erna Setiawati, hari Kamis 11 Agustus 2016, di Yayasan Cinta Anak Bangsa Jl. Surya Mandala, Sunrise Garden 1 No. 8D, Jakarta Barat, pukul 16.30 WIB
satu alasan komunitas tersebut tertarik untuk bergabung adalah karena event ini memberikan inspirasi kepada masyarakat melalui olahraga yang mereka geluti. Maka, seharusnya pendekatan dan persiapan tentang teknis pada komunitas olahraga seharusnya dipersiapkan secara matang agar meminimalisir kegagalan
yang bisa terjadi lagi di event sejenis selanjutnya. Selain kendala yang dihadapi,
Ester juga menjelaskan hal yang terjadi diluar rencana pada saat acara.
“Misalnya, kayak kejadian aku cuma set interview buat The Jakarta Post
dan Kompas, lalu pas Scott keluar ruangan tiba-tiba dateng wartawan foto
dari berbagai macem media, waktu itu kita gak prepare kita akan ngomong
apa kalau foto caption ini apa, ya maksudnya kitakan juga gak tau akan
ketemu wartawan kapan, kita juga gak boleh menghindari dengan bilang ‘no
comment. no comment’, itu kan sesuatu yang baik sebenernya yang harus
dimanfaatkan oleh kita untuk bercerita tentang program ini.”50
Keadaan diluar rencana diatas berasal dari informan yaitu Ester seorang media specialist. Ia mengungkapkan bahwa kejadian yang tidak terprediksi saat berlangsungnya acara adalah ketika saaat itu dirinya hanya menyiapkan slot interview untuk dua media, yaitu The Jakarta Post dan Kompas. Namun tanpa diperkirakan ternyata beberapa wartawan foto pun hadir saat itu dan ingin
menanyakan kepada Scott tentang caption yang tepat pada foto yang mereka
miliki. Mereka tidak mempersiapkan situasi tersebut sebelumnya, sehingga mereka awalnya kesulitan untuk menceritakan apa yang ada pada foto, namun interview dadakan tersebut tetap dilakukan dan mereka menjawab dengan baik seingat yang mereka bisa.
50
Transkrip wawancara dengan Ester Widyastuti, hari Jumat 5 Agustus 2016, di Yayasan Cinta Anak Bangsa Jl. Surya Mandala, Sunrise Garden 1 No. 8D, Jakarta Barat, pukul 10.00 WIB
Informan menjelaskan bahwa kejadian yang terjadi diluar rencana yang harus tetap dihadapi. Penulis sepakat, karena memang memenuhi kebutuhan wartawan akan informasi menjadi salah satu tugas PR dalam berhubungan dengan media. Kita tidak bisa mengatakan tidak pada konteks acara yang sedang kita lakukan yaitu Becak Terus. Karena pada saat itulah momen baik yang bisa kita manfaatkan oleh organisasi untuk bercerita lebih banyak tentang program Becak Terus. Dengan terjalinnya hubungan yang baik dengan media, lebih mudah bagi organisasi untuk memberikan informasi untuk publikasi
organisasi. Pada dasarnya, penulis melihat bahwa kegiatan media relations
yang dijalankan oleh PR sudah cukup baik. PR nya cukup expansif dan mampu mengatasi kejadian yang terjadi diluar rencana, selain itu juga akses untuk mendapatkan informasi mudah dan cukup memahami apa yang menjadi
kebutuhan wartawan. Namun, dalam melakukan kegiatan media relations tidak
hanya sekedar membangun hubungan baik saja, melainkan harus mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawab seorang PR dan wartawan secara mutlak. Semua itu harus diletakkan pada porsinya masing-masing, jangan sampai hubungan pertemanan dapat dijadikan sebuah alat agar informasi organisasi menjadi positif dimata publik. Penulis belum menemukan bagaimana cara PR untuk memilah-milih informasi yang diberikan secara eksplisit. Tidak dijelaskan bagaimana pemilahan dengan jelas berita yang layak untuk tetap disebarluaskan demi kepentingan publik atau yang tidak. Sehingga