Nama narasumber: Erna Setiawati
Jabatan: Marketing Communication Excutive
Fact Finding
Mencari dan mengumpulkan data serta fakta melalui berbagai cara yaitu dengan menganalisis situasi yang sedang terjadi, mengidentifikasikan masalah-masalah, dan mengumpulkan berbagai pendapat serta opini yang diperlukan dalam pencapaian tujuannya.
1. Bagaimana awal mulanya ide fundraising dari special event Becak Terus ini
muncul ? Apa yang melatarbelakanginya?
Awalnya dari Pak Scott, jadi kita memang sudah bekerjasama beberapa tahun
lalu untuk event fundraising yaitu Berlari terus dari Bali ke Jakarta, lalu pada
tahun 2015 kemarin dia memiliki ide lagi untuk fundraising bekerjasama degan
YCAB dan beberapa yayasan lain untuk menarik becak dari Aceh sampai Jakarta
2. Mengapa harus menggunakan becak dan figur seorang Bule yaitu Scott
Thompson yang menjadi aktor dalam aksi amal ini?
Kami selalu menerima siapapun yang ingin melsayakan fundraising dan
bekerjasama dengan YCAB, kebetulan karena Scott adalah seorang warga
negara Skotlandia, maka fundraising tersebut dilakukan oleh bule. Scott
memiliki hati yang baik dan suka berderma maka keahliannya yaitu tenaga ia pergunakan untuk membantu. Becak itu kendaraan tradisional khas Indonesia,
namun dikenal sebagai hal yang akrab dengan masyarakat underprivileged,
maka Scott ingin membuktikan bahwa sebenarnya becakpun dapat digunakan utuk membantu orang-orang yang kekurangan.
3. Adakah pesan khusus yang ingin disampaikan dari event Becak Terus?
Ingin menyampaikan pesan bahwa dengan hanya memberikan tenagapun sebenarnya kita sudah bisa membantu masyarakat yang memamng
membutuhkan dan untuk menginspirasi masyarakat Indonesia juga, bahwa seorang bulepun bisa peduli kepada Indonesia, kenapa kita belum.
4. Riset apa saja yang dilsayakan sebelum penyelenggaraan event? Berapa lama?
Riset sih tidak ada, tapi lebih ke pencarian informasi, seperti misalnya
bagaimana perizinan untuk event ini salah satunya, karena kita akan melintasi
beberapa provinsi. Persiapan kurang lebih dari awal Mei hingga Agustus.
5. Bagaimana kegiatan perancangan format acara Becak Terus?
Selama ini dari sebelum acara hingga selesai kami selalu melsayakan weekly
meeting untuk memantapkan berbagai hal dari mulai Kick Off hingga Welcome
Home, lalu meeting dengan sponsor untuk menjelaskan bagaimana format
acara. Akhirnya ditetapkan bahwa lokasi Kick Off itu di Museum Tsunami
Aceh, lalu Welcome Home atau penyambutan dilaksanakan di The Breeze, BSD
Tangerang Selatan.
6. Siapa saja key informants yang dijadikan sebagai sumber informasi dalam
mengumpulkan data terkait keperluan special events?
Kebetulan saya sendiri yang waktu itu termasuk melsayakan pencarian
informasi terkait keperluan event. Karena salah satunya kita memang harus
mendapatkan perizinan dari pemda, polda, polres segala macam di beberapa
daerah. Saya sangat concern terhadap keselamatan Pak Scott ini, karena
beliaukan WNA juga. Sebelumnya saya kan juga sudah pernah melalukan hal
serupa waktu event berlari dari Bali ke Jakarta, nah untuk event ini saya
mengurus perizinan ke 7 provinsi dan itu sangat tidak mudah. Maka saya meminta bantuan tim dua orang untuk terbang langsung ke daerah tersbut dan mengurus perizinan. Karena kita gak mungkin kalau hanya sekadar mengurus via email, istilahnya kita kulo nuwun lah untuk pendekatan, karena iadalah seorang WNA yang melaksanakan aksi, maka pengawalan itu sangat penting untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. sehingga ada beberapa hal terkait perizinan yang lebih banyak harus diselesaikan. Setelah surat izin didapatkan, selanjutnya kita menyerahkan ke mabes polri untuk diurus.
7. Adakah forum atau komunitas yang diikutsertakan dalam kegiatan? Bagaimana penentuan komunitas tersebut dana apa saja pertimbangannya?
Kalau komunitas ada beberapa yang kita ajak bekerjasama, terutama untuk penyambutan Scott kemarin,. Lalu kerjasama dengan beberapa yayasan, meskipun YCAB yang lebih banyak ambil bagian, karena YCAB sudah banyak record dalam hal penyelenggaraan event. Yayasan lain juga membantu namun
tidak sedominan YCAB, jadi YCAB yang dipercaya untuk menghandle.
8. Adakah tokoh-tokoh yang ditunjuk oleh organisasi sebagai orang yang bertugas
untuk survei secara langsung ke masyarakat? Hal-hal apa saja yang diperoleh?
Ada, Pak Farhan yaitu project director kami yang memang ditunjuk sebagai
koordinator istilahnya untuk hubungan antaryayasan selama event.
9. Adakah tokoh-tokoh diluar organisasi yang ditunjuk sebagai dewan/komite
dalam kegiatan ini? Misalnya sebagai penasihat dalam kerjasama dengan organisasi kita.
Tidak ada, karena memang Pak Farhan tadi project directorevent ini.
Planning and Programming
Perincian secara teratur dan berurutan tentang langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam suatu acara untuk mencapai tujuan tertentu.
10.Apa tujuan dari pelaksanaan event Becak Terus? Jelaskan secara detail.
Scott Thompson ingin membantu sesama lewat YCAB dan yayasan lainnya, juga membangun kesadaran pada masyarakat akan isu-isu sosial.
11.Bagaimana indikator keberhasilan dari event Becak Terus ini?
Kalau dari sisi partnership adalah bagaimana kita bisa sukses melakukan branding orgsnisasi ya, lalu untuk lebih umumnya ya Scott bisa melintasi 7 provinsi dengan selamat dalam waktu yang telah ditentukan serta masyarakat lebih aware terhadap isu-isu sosial.
Tidak ada secara khusus, karena ini ditujukan untuk semua elemen masyarakat, untuk menginspirasi masyarakat bahwa membantu sesama itu bukan ketika kita mampu, namun ketika kita mau.
13.Bagaimana menetapkan panitia event ? Jelaskan tupoksi secara detail.
Pembentukan panitia ditetapkan saat meeting, disitu ditetapkan siapa bertugas
apa, dan memang biasanya yang ditunjuk adalah anggota yang pernah terlibat di event sebelumnya, jadi mereka sudah mengerti tugas masing-masing.
14.Bagaimana penentuan waktu dan tanggal kegiatan? Apa pertimbangan yang
dimiliki saat menetapkan waktu dan tanggal tersebut?
Memang Scott sudah menjadwalkan target tanggalnya, lalu kita hanya menyusun rencananya agar berjalan dengan baik dan memberikan masukan, pastinya disesuaikan dengan banyak hal, seperti waktu cuti Scott, dan persiapan fisik juga mentalnya.
15.Bagaimana penentuan lokasi event? Apa pertimbangan yang dimiliki saat
menetapkan lokasi event?
Lokasi untuk kick-off sendiri yaitu Museum Tsunami Aceh, karena salah satu alasannya adalah kita sangat menghargai Aceh, bagaimana mereka bangkit dari keterpurukan setelah Tsunami sangat menginspirasi. Tadinya mau di Jakarta, tapi karena di Jakarta tidak diperbolehkan masuk becak maka closing dilakukan di perbatasan Jakarta yaitu Tangerang, BSD.
16.Hal-hal apa saja yang dipersiapkan Scott Thompson dalam mengahadapi event?
Fisik beliau, lalu mempersiapkan becaknya yaitu Flying Merah Putih karena
persiapannya termasuk lama
17.Fasilitas komunikasi, publikasi apa saja yang mendukung dalam aksi Becak
Terus?
Website Becak Terus dan YCAB, lalu ada social media yang dimiliki YCAB
seperti twitter, facebook, Instagram, Becak Terus juga memilikinya. Lalu
media seperti koran dan siaran di TV.
Ya itu tadi, awalnya kita memang sudah ada meeting dengan tim Scott dan tim kita, YCAB sendiri sudah meminta perizinan apakah boleh membawa becak ke pusat kota, namun oleh gubernur tidak diperbolehkan, maka kita memindahkan
lokasi ke perbatasan Jakarta yaitu Tangerang Selatan, di The Breezde BSD.
19.Adakah keunikan yang ingin dijadikan pembeda bagi aksi fundraising Becak
Terus?
Baru pertama kalinya di Indonesia menggowes becak melintasi 7 provinsi
selama hampir sebulan, dan itu untuk amal, lalu fundraisernya bule yaitu warga
negara asing, kalau masyarakat biasa pasti bertanya-tanya kenapa seorang
WNA mau melakukan itu untuk Indonesia, dan event ini juga masuk Guiness
World Record.
20.Bagaimana rancangan keuangan pada special event Becak Terus?
Kita menyesuaikan berbagai hal yang dibutuhkan, lalu kita plot-plotkan kebutuhan. Setelah itu kita juga menghitung anggaran yang dibutuhkan jika kita mendapatkan sponsor atau tidak mendapatkan sponsor akan seperti apa.
21.Bentuk komunikasi apa yang dipersiapkan untuk mengajak publik eksternal
seperti misalnya donatur untuk ikut terlibat?
Kita mencoba approach ke beberapa calon sponsor, menjelaskan kepada
mereka perihal eventfundraising ini, menjelaskan benefit apa saja yang mereka
peroleh, lalu kita juga jelaskan bahwa ini kegiatan sosial maka brandingnya dari segi sosial.
Communicating
Melaksanakan berbagai aksi atau tindakan nyata yang disesuaikan dengan planning
dan programming yang telah ditetapkan sebelumnya.
22.Bagaimana pengkoordinasian terhadap panitia selama jalannya event?
Kita selalu ada meeting, weekly meeting juga, selama ini kita berkoordinasi
lewat whatsapp group ya lebih sering, kadang juga melalui email untuk
beberapa update. Tapi lebih domoinan whatsapp group untuk
menginformasikan berbagai hal. Bagaimana kegiatan yang dilaksanakan oleh Scott Thompson dalam aksi Becak Terus ini?
Seperti yang di update di website ya, Scott memang mengayuh becak namun dia juga mengunjungi penerima manfaat dari YCAB juga yaitu bertemu sisa-siswi Rumah Belajar, lalu juga dia pastinya bertemu wartawan di beberapa kota yang dilalui untuk
23.Apa yang dihadapi selama event berlangsung? Bagaimana cara mengatasinya?
Kalau yang saya lihat, jujur masih ada banyak kekurangan, belum terkoordinasi
dengan baik, dengan waktu yang tidak begitu lama untuk event sebesar ini ada
beberapa miskomunikasi
24.Adakah kegiatan yang terjadi diluar perencanaan?
Mungkin lebih ke kendala-kendala teknis tim lapangan ya, lalu kita juga sempat over budget atau tidak sesuai perkiraan, namun masih bisa teratasi.
Evaluating
Penilaian terhadap apa yang telah dilsayakan dari tahap pertama dan tahap-tahap berikutnya, apakah proses-proses yang dilalui tersebut telah dilsayakan secara baik dan sesuai dengan yang diharapkan.
25.Apakah tujuan awal dari aksi fundraising Becak Terus sudah tercapai?
Menurut saya sih sudah, Scott berhasil melakukan fundraising dan dari segi
partnership saya melihat bahwa sponsor dan branding dilakukan dengan baik.
Lalu event ini juga pastinya menumbuhkan awareness pada masyarakat, dilihat
dari banyaknya support yang ada selama jalannya acara.
26.Adakah keberhasilan lain yang dicapai dari special event Becak Terus diluar
perencanaan?
Kalau saya dari sisi tim partnership, sponsor lebih banyak dari yang ditargetkan.
27.Adakah hal-hal diluar prediksi yang terjadi pada saat event Becak Terus
berlangsung?
Ya itu tadi sih dari sisi partnership sudah tercapai target sponsor dan bahkan lebih dari target.
28.Adakah hal-hal yang akan terus dipertahankan pada special event selanjutnya?
Rasa kekeluargaan antarkaryawan kali ya. karena itu sih yang membuat kita
29.Apa kekurangan dari event Becak Terus yang terjadi diluar perencanaan?
Bagaimana perbaikan yang akan dilsayakan terhadap event selanjutnya?
Kalau yang saya lihat, jujur masih ada banyak kekurangan, belum terkoordinasi
dengan baik, dengan waktu yang tidak begitu lama untuk event sebesar ini ada
beberapa miskomunikasi. Mungkin lebih kearah teknis ya kebanyakan, lalu
waktu itu tenyata runner yang mengikuti Scott pada acara Welcome Home
ternyata kebanyakan pada salah direction, karena memang dari kita sendiri baru pertama kali bekerjasama dengan komunitas olahraga, jadi kita banyak miss disitu, ini jadi pembelajaran kalau pendekatan dengan komunitas itu tidak bisa instan, kemarin kita sangat terburu-buru persiapannya. Waktu itu juga lebih ke
teknis, jadi bannernya kurang satu waktu untuk dipasang di acara penyambutan