Tingkat Pendidikan (Per Orang)
B. Peningkatan Kemampuan Staf TI
4.3.1.1.10 Evaluasi Akhir
Setelah di lakukan perbandingan antara sasaran dengan keadaan aktual, akan dilakukan pengevaluasian hasil pencapaian akhir dari tiap perspektif IT BSC untuk melihat perspektif mana yang sudah baik dan perspektif mana yang perlu perbaikan. Untuk itu, dibuatlah pengkategorian hasil pencapaian menurut jarak nilai yang didapat seperti berikut:
• 0% - 25% : Warning
• 26% - 74% : Challenged
• 75% - 89% : Good
• 90% - 100% : Very Good
Hasil pencapaian akhir dari setiap perspektif IT BSC adalah sebagai berikut :
Tabel 4.27. Hasil Pencapaian Akhir IT BSC Perspektif Tujuan Strategis Hasil
Pengukuran Bobot Kontribusi Instansi Kontribusi Fungsi TI 95% Very Good
Rata-rata 95% Very Good
Orientasi Pengguna
Meningkatkan Kepuasan
Pengguna 65,5% Challenged
Meningkatkan Kemampuan
Pengguna 75.9 % Good
Meningkatkan Kerjasama (Hubungan) Dengan
Pengguna 42,4% Challenged
Meningkatkan Produktivitas
Pengguna 65,5 % Challenged
Rata-rata 62,35 % Challenged
Penyempurnaan Operasional
Meningkatkan Pengelolahan
Masalah 85,2 % Good
Operasional Yang Efektif
dan Efisien 78,79% Good
Pengembangan Sistem (Aplikasi) Yang Efektif dan
Efisien 81,25% Good
Meningkatkan Ketersediaan
Infrastruktur Teknologi 59,75% Challenged
Rata-rata 76,23% Good
Orientasi Masa Depan
Peningkatan Kualitas TI 77,9% Good Peningkatan Kemampuan
Staf TI 100% Very Good
Mengembangkan Sistem
Dan Infrastruktur TI 100 % Very Good Rata-rata 92,63% Very Good
Rata-Rata Akhir 81,55 Good
Pengevaluasian pencapaian akhir setiap perspektif :
• Perspektif Kontribusi Instansi
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa kontribusi TI terhadap Direktorat PUI (khususnya investasi) berada di dalam tahap very good, yaitu 95%, yang berarti sebagian besar proses yang dilakukan Direktorat PUI dalam menangani investasi sektor pertanian sudah didukung oleh sistem (aplikasi) selain untuk proses surat-menyurat yang masih dilakukan secara manual.
Untuk itu, akan lebih baik jika proses surat-menyurat itu disistemkan agar proses tersebut lebih mudah dilakukan dan terdokumentasi dengan baik.
• Perspektif Orientasi Pengguna
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perspektif ini berada di dalam tahap challenged, yaitu 62,35%. Pencapaian tertinggi didalam perspektif ini adalah meningkatkan kemampuan pengguna, yaitu 75,9%, yang berada di dalam tahap good, dimana walaupun PUSDATIN jarang memberikan pelatihan bagi para pengguna, tetapi pelatihan yang diberikan cukup membatu para pengguna untuk mengerti dan memahami cara mengoperasikan sistem (aplikasi) yang ada.
Pencapaian kedua tertinggi adalah meningkatkan produktivitas pengguna, yaitu 65,6%, yang berada di dalam tahap challenged, dimana pengguna merasa bahwa sistem (aplikasi) yang ada telah membantu mereka dalam pekerjaan sehari-hari dan juga mendukung peminimalisasian kesalahan yang ada tetapi masih kurang maksimal.
Pencapaian ketiga tertinggi adalah meningkatkan kepuasaan pengguna, yaitu 65,5%, dimana pengguna sudah merasa sudah cukup puas terhadap kinerja sistem (aplikasi) yang mereka gunakan sehari-hari dan juga solusi yang diberikan oleh PUSDATIN walau masih kurang maksimal.
Pencapaian terakhir adalah meningkatkan kerjasama (hubungan) dengan pengguna, yaitu 42,4%, dimana mengindikasikan bahwa pengguna (Direktorat PUI bagian investasi) melihat bahwa PUSDATIN kurang melibatkan mereka dalam pengidentifikasian dan perancangan sistem (aplikasi) baru sehingga dapat menyebabkan sistem (aplikasi) tersebut tidak
memenuhi apa yang dibutuhkan pengguna atau sistem (aplikasi) ini tidak mendapatkan user acceptance yang baik. Kekurangan user acceptance sendiri, dapat disebabkan dikarenakan pengguna kurang paham dalam mengoperasikan sistem (aplikasi), dimana untuk kasus ini, PUSDATIN juga kurang melakukan pelatihan untuk para pengguna, atau dikarenakan pengguna tidak merasa puas terhadap sistem (aplikasi) yang ada.
• Perspektif Penyempurnaan Operasional
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perspektif ini berada di dalam tahap good, yaitu 76,23%. Pencapaian tertinggi adalah meningkatkan pengelolahan masalah, yaitu 85,2%, dimana PUSDATIN telah dapat mengatasi masalah yang ada tetapi masih dirasakan kurang cepat.
Pencapaian kedua tertinggi adalah pengembangan sistem (aplikasi) yang efektif dan efisien, yaitu 81,25%, dimana PUSDATIN telah cukup sering me-maintain sistem (aplikasi) yang mampu mendukung proses investasi dengan baik dan untuk pengembangan sistem sudah terbilang cepat yaitu rata-rata kurang dari 6 bulan.
Pencapaian ketiga tertinggi adalah meningkatkan operasional yang efektif dan efisien, yaitu 78,79%, dimana staf PUSDATIN masih harus ditingkatkan kompetensinya sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja dari sistem (aplikasi) yang digunakan oleh pengguna.
Pencapaian terakhir adalah meningkatkan ketersediaan infrastruktur teknologi, yaitu 59,75%, dimana pengguna merasa PUSDATIN telah cukup menyediakan jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak dalam
mendukung sebagian besar proses investasi yang dilakukan Direktorat PUI.
Akan tetapi, masih ada beberapa kebutuhan yang belum terpenuhi.
• Perspektif Orientasi Masa Depan
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perspektif ini berada dalam tahap very good, yaitu 92,63%, dimana mayoritas para staf PUSDATIN masih berada dalam jangkauan usia produktif yang berarti seharusnya mereka masih bisa dikembangkan kemampuannya dengan lebih mudah untuk memberikan kontribusi yang lebih tinggi dari saat ini. Oleh karena itu, PUSDATIN juga sering memberikan pelatihan untuk para stafnya, yaitu sekitar 3-4x setahun.
PUSDATIN juga selalu mengembangkan sistem dan infrastrukturnya untuk memastikan sistem dan infrastrukturnya kompatibel terhadap kebutuhan yang ada serta meningkatkan kinerjanya.
Grafik pencapaian hasil IT BSC dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 4.9. Grafik Pencapaian Akhir IT BSC
Dari tabel dan grafik diatas dapat dilihat, rata-rata pencapaian akhir IT BSC untuk kinerja PUSDATIN dikatakan baik (good), dimana hanya ada satu perspektif yang termasuk dalam kategori challenged, yaitu perspektif orientasi pengguna. Oleh karena itu, perspektif ini menjadi fokus untuk ditingkatkan dan ketiga perspektif lainnya harus dipertahankan kinerjanya.
Beberapa usulan inisiatif yang dapat digunakan dalam memperbaiki kinerja PUSDATIN diliat dari keempat perspektif IT BSC antara lain:
Tabel 4.28. Usulan Inisiatif IT BSC
Perspektif Tujuan Strategis Ukuran Strategi Usulan Inisiatif
Kontribusi
Instansi Kontribusi Fungsi TI
% Proses Direktorat PUI (khususnya investasi) yang menggunakan apalikasi sistem
informasi
• Mensistemkan proses surat-menyurat sehingga proses lebih efektif dan efisien, dan terdokumentasi dengan baik
• Mengembangkan SI yang dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas Direktorat PUI khususnya proses investasi
Orientasi Pengguna
Meningkatkan Kepuasaan Pengguna
% Tingkat kepuasaan pengguna terhadap performa
sistem (aplikasi)
• Meningkatkan kualitas dan kecepatan dari solusi PUSDATIN
• Mengevaluasi solusi yang diberikan untuk melihat seberapa efektifnya soslusi tersebut dalam menyelesaikan masalah yang ada, dan merumuskan langkah yang akan diambil jika solusi tersebut tidak dapat menyelesaikan masalah yang ada secara maksimal
• Meningkatkan kualitas dan kinerja dari sistem (aplikasi) yang saat ini digunakan oleh pengguna
• Memberikan pelatihan yang lebih intensif dan lebih berkualitas kepada para pengguna
% Tingkat kepuasaan pengguna terhadap solusi yang
diberikan
% Tingkat kemudahan pengguna dalam menggunakan
sistem (aplikasi)
Meningkatkan Kemampuan Pengguna
% Pelaksanaan pelatihan
pengguna • Mengevaluasi kemampuan pengguna terhadap sistem (aplikasi) yang ada, dan merumuskan langkah yang akan diambil untuk meningkatkan tingkat kemampuan dan pemahaman pengguna
• Memberikan pelatihan yang lebih intensif dan lebih berkualitas kepada para pengguna
• Memberikan berbagai seminar mengenai teknologi untuk meningkatkan kesadaran para pengguna mengenai seberapa pentingnya teknologi untuk pencapaian tujuan dan strategi instansi
• Mengevaluasi kemampuan pengguna yang sudah mendapatkan pelatihan untuk melihat seberapa efektifnya pelatihan yang sudah diberikan, dan merumuskan langkah yang akan diambil jika pelatihan tersebut masih kurang maksimal
% Tingkat pemahaman pengguna terhadap sistem
(aplikasi)
Meningkatkan Kerjasama (Hubungan)
% Keterlibatan pengguna dalam menentukan sistem
Meningkatkan tingkat kerjasama dengan para pengguna dalam tahap penentuan kebutuhan dan pengembangan sistem. Hal ini dilakukan
Dengan Pengguna (aplikasi) baru agar sistem baru/yang sudah ada itu menjadi sebuah solusi yang tepat guna yang dapat diterima dan digunakan dengan maksimal.
% Keterlibatan pengguna dalam mengembangkan sistem
(aplikasi) baru
Meningkatkan Produktivitas Pengguna
% Penurunan waktu dalam melakukan pekerjaan
Mengembangkan kualitas dan kinerja dari sistem (aplikasi) yang saat ini digunakan oleh pengguna
% Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam
pekerjaan
% Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan
Penyempurnaan Operasional
Meningkatkan Pengelolahan Masalah
% Masalah yang diselesaikan
tepat waktu • Meningkatkan kualitas dan kecepatan dari solusi yang diberikan PUSDATIN
• Mengevaluasi solusi yang diberikan untuk melihat seberapa efektifnya soslusi tersebut dalam menyelesaikan masalah yang ada, dan merumuskan langkah yang akan diambil jika solusi tersebut tidak dapat menyelesaikan masalah yang ada secara maksimal
% Rata-rata waktu penanganan masalah
Operasional yang efektif dan efisien
% Downtime jaringan • Mengevaluasi sistem (aplikasi) yang sudah ada untuk mengetahui aspek mana saja yang harus dikembangkan/dan masalah apa saja yang terdapat di sistem (aplikasi) tersebut
• Mengembangkan SI yang dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas Direktorat PUI khususnya proses investasi
• Mengembangkan dan me-maintain network yang ada sehingga dapat berfungsi maksimal
• Mengembangkan network backup untuk mencegah terjadinya network down
% Bug yang ada dalam sistem (aplikasi)
Pengembangan sistem (aplikasi) yang efektif
dan efisien
Lama pengembangan aplikasi • Terus mengembangkan dan me-maintain terhadap hardware dan software serta network yang ada saat ini
• Meningkatkan kemampuan para staf PUSDATIN dalam
% Kegiatan pemeliharaan sistem (aplikasi)
menangani hardware, software dan network Meningkatkan
Ketersediaan Infrastruktur Teknologi
% Ketersediaan hardware • Mengevaluasi ketersediaan hardware dan software yang ada saat ini untuk melihat apakah sudah memenuhi kebutuhan dari pengguna
• Terus mengembangkan hardware dan software yang ada
% Ketersediaan software
Orientasi Masa Depan
Meningkatkan Kualitas TI
% Staf TI yang berpendidikan
minimal s1 • Mengevaluasi kinerja para staf PUSDATIN secara reguler untuk melihat sisi mana saja yang perlu perbaikan dan sisi mana saja yang perlu dipertahankan, serta melakukan penyusunan rencana untuk aksi nyata
% Usia produktif staf TI
Meningkatkan
Kemampuan Staf TI Frekuensi pelatihan staf TI
• Meningkatkan kemampuan para staf PUSDATIN dengan cara memberikan pelatihan yang lebih insentif dan berkualitas mengenai teknologi dan metode statistika
• Memberikan berbagai seminar mengenai teknologi dan metode statistika untuk para staf PUSDATIN
• Mengevaluasi kemampuan para staf PUSDATIN yang sudah mendapatkan pelatihan untuk melihat seberapa efektifnya pelatihan yang sudah diberikan
Mengembangkan Sistem Dan Infrastruktur TI
Frekuensi pengembangan sistem dan infrastruktur
• Mengikuti berbagai seminar mengenai teknologi dan metode statistika untuk mengikuti perkembangan yang ada saat ini, dan merumuskan langkah-langkah selanjutnya jika ada teknologi/metode yang dapat diterapkan dalam rangka meningkatkan kinerja PUSDATIN dan Direktorat PUI
• Mengevaluasi sistem dan infrastruktur yang ada saat ini untuk melihat apakah ada yang perlu dikembangkan